Procesverbetering met Datagedreven Strategieën
Ontdek hoe Six Sigma met Process Mining, ontwerp en simulatie procesverbetering kan transformeren.
Abonneer op onze nieuwsbrief
Om u op onze mailinglijst te plaatsen, hebben we uw toestemming nodig om uw e-mailadres voor dit doel op te slaan. Vink alstublieft het selectievakje aan.
U kunt zich op elk moment uitschrijven. Voor meer informatie kunt u ons Privacybeleid bekijken.
U kunt zich op elk moment uitschrijven. Voor meer informatie kunt u ons Privacybeleid bekijken.
Wat is Process Mapping?
Process Mapping is een visueel hulpmiddel dat illustreert hoe werk wordt gedaan en toont een reeks gebeurtenissen die leiden naar een eindresultaat. Ook bekend als een flowchart of workflowdiagram, helpt het bedrijven bij het identificeren van verbeterpunten. Deze gids behandelt process maps, hun types en voordelen, en biedt best practices voor het gebruik van Process Mapping in jouw bedrijf. Ten slotte vergelijken we Process Mapping en Process Mining en hoe ze kunnen worden gecombineerd voor een volledige benadering van procesanalyse en verbetering.
Waarom Je Process Mapping Nodig Hebt
Hier zijn 20 redenen waarom je Process Mapping in je bedrijf nodig hebt:
- Verbeter Efficiëntie
Identificeer en elimineer knelpunten, herhalingen, en vertragingen in processen. - Verhoog Communicatie
Faciliteer betere communicatie tussen teamleden, partners, en stakeholders. - Standaardiseer Processen
Zorg voor consistente uitvoering van taken en behoud kwaliteitsnormen. - Visualiseer Workflows
Bied een duidelijke, visuele weergave van de stroom van werk van begin tot eind. - Identificeer Verbeterpunten
Spot inefficiënties en gebieden die verfijning nodig hebben. - Documenteer Processen
Creëer gedetailleerde documentatie voor referentie- en nalevingsdoeleinden. - Train Werknemers
Gebruik process maps als trainingshulpmiddel om nieuwe werknemers hun rollen te laten begrijpen. - Ondersteun Continu Verbeteren
Blijf bedrijfsprocessen verfijnen en optimaliseren. - Verduidelijk Rollen en Verantwoordelijkheden
Definieer eigenaarschap van processen en verantwoordelijkheden duidelijk. - Zorg voor Naleving van Regelgeving
Voldoen aan wettelijke en regelgevende vereisten middels gedocumenteerde processen.
- Plan Projecten
Gebruik process maps om projecten effectief te plannen en te beheren. - Monitor Prestatie
Definieer en volg proces prestatie-indicatoren. - Ondersteun IT Projecten
Helpen bij software evaluatie, selectie en maatwerk. - Faciliteer Business Process Optimization
Analyseer huidige processen en ontwikkel alternatieven. - Benchmarking
Vergelijk processen binnen het bedrijf en met concurrenten. - Ondersteun Kwaliteit en Milieubeheer
Handhaaf normen en nalevingsvereisten. - Bereid Voor op Organisatorische Veranderingen
Beheer veranderingen zoals fusies, overnames, en IT systeemimplementaties. - Verhoog Proces Begrip
Bied een volledig inzicht in bedrijfsprocessen. - Ondersteun Outsourcing Beslissingen
Evalueer en beslis over het uitbesteden van bedrijfstaken. - Behaal Concurrentievoordeel
Gebruik process maps om voordeel te behalen in aanbestedingen en zakelijke partnerschappen.
Business Process Modeling (BPM)
Geïntroduceerd door Frank Gilbreth in 1921 aan leden van ASME als de presentatie “Process Charts—First Steps in Finding the One Best Way”, Process Mapping is geëvolueerd tot Business Process Modeling (BPM), wat populair werd in de jaren ‘90.
Process Mapping
Process Mapping is een visueel hulpmiddel dat illustreert hoe werk wordt uitgevoerd door een reeks gebeurtenissen te tonen die een eindresultaat opleveren. Het wordt vaak gebruikt om gebieden voor verbetering binnen een bedrijf of organisatie te identificeren. Process maps helpen bij het standaardiseren van repetitieve taken, het visualiseren van workflows en het verhogen van de productiviteit door knelpunten en inefficiënties te signaleren. Ze stellen teams in staat om input en beslispunten te coördineren en communiceren de stappen en afhankelijkheden in een proces van begin tot eind.
Process Modeling
Process Modeling is een geavanceerde en gedetailleerde benadering die bedrijfsprocessen vastlegt en vertegenwoordigt voor analyse, verbetering en automatisering. Business Process Modeling (BPM) maakt vaak gebruik van IT-systemen zoals event logs om processen nauwkeurig te modelleren. BPM wordt doorgaans uitgevoerd door business analisten in samenwerking met inhoudelijke experts. Het wordt voornamelijk gebruikt in business process management, softwareontwikkeling en systeemengineering. BPM maakt een diepere analyse van processen mogelijk, waardoor organisaties verschillende scenario’s kunnen simuleren, uitkomsten kunnen voorspellen en op data gebaseerde beslissingen kunnen nemen. Het biedt een volledig inzicht in bedrijfsprocessen en ondersteunt continue verbetering door inefficiënties te identificeren en alternatieven te ontwikkelen.
Process Mapping vs. Process Modeling: Belangrijke Verschillen
Process mapping en process modeling zijn beide essentieel voor het begrijpen en optimaliseren van workflows, maar ze dienen verschillende doelen. De tabel hieronder benadrukt hun verschillen in termen van doel, detailniveau, tools, samenwerking en gebruikscasussen.
| Aspect | Process Mapping | Process Modeling |
|---|---|---|
| Doel | Richt zich op het visualiseren en begrijpen van de huidige staat van een proces om verbeterpunten te identificeren. | Gericht op het analyseren, verbeteren en automatiseren van processen, vaak met behulp van geavanceerde tools en technieken. |
| Detailniveau | Biedt een overzicht op hoog niveau van een proces, met de volgorde van stappen en interacties. | Biedt een gedetailleerde en uitgebreide weergave van een proces, inclusief datastromen, beslispunten en mogelijke uitkomsten. |
| Tools en Technieken | Maakt gebruik van eenvoudige visuele tools zoals stroomschema’s en diagrammen. | Maakt gebruik van geavanceerde modelleertechnieken en softwaretools, zoals BPMN (Business Process Model and Notation). |
| Samenwerking | Betrekt vaak teamleden en belanghebbenden om een gedeeld begrip van het proces te creëren. | Vereist samenwerking tussen business-analisten en experts om ervoor te zorgen dat modellen nauwkeurig en gedetailleerd zijn. |
| Gebruikscasussen | Geschikt voor het identificeren van inefficiënties, het standaardiseren van taken en het trainen van werknemers. | Ideaal voor het simuleren van scenario’s, het voorspellen van uitkomsten en het ondersteunen van IT-projecten en business process optimalisatie. |
Wil je meer blogposts zoals deze in je inbox ontvangen? Abonneer je nu om op de hoogte te blijven!
Types of process maps
Er zijn verschillende soorten process maps, elk ontworpen om een specifiek doel te dienen. De keuze van een process map hangt af van de complexiteit van het proces, het vereiste detailniveau en het beoogde publiek. Hier zijn enkele veelvoorkomende soorten process maps:
1. Flowchart [Wiki]
Beschrijving: Toont de stappen binnen een proces sequentieel met gebruik van mapping-symbolen voor het identificeren van inputs, outputs, en beslispunten.
Toepassingen: Continue verbetering, informatieoverdracht, integratieprojecten.
2. BPMN 2.0 Diagram [Wiki]
Beschrijving: Gebruikt gestandaardiseerde symbolen om business processen gedetailleerd te modelleren.
Toepassingen: Business process management, softwareontwikkeling, systeemengineering.
Dit is de standaard die ProcessMind heeft aangenomen. Zie Wat is BPMN 2.0? voor de ultieme gids over BPMN 2.0.
3. Value Stream Map [Wiki]
Beschrijving: Verbindt werk met de waarde die het aan de klant levert, en illustreert stappen van grondstof of idee tot de klant.
Toepassingen: Lean praktijken, productie, continue verbetering.
4. SIPOC Diagram [Wiki]
Beschrijving: Illustreert leveranciers, inputs, proces, outputs en klanten voor belangrijke proces elementen.
Toepassingen: Het definiëren van projectomvang, processen met meerdere stakeholders.
5. Swimlane Diagram [Wiki]
Beschrijving: Toont de noodzakelijke stappen in een proces dat zich over meerdere functionele gebieden uitstrekt, waarbij elke lane zich op een specifiek gebied richt.
Toepassingen: Sprint planning, cross-functionele processen.
Swimlanes zijn ook beschikbaar in BPMN 2.0 diagrams als Participants en Lanes. Zie Wat is BPMN 2.0? voor meer informatie.
6. Gantt Chart [Wiki]
Beschrijving: Visualiseert projectplanning, toont taken, duur en afhankelijkheden.
Toepassingen: Projectmanagement, planning.
7. PERT-diagram [Wiki]
Beschrijving: Toont taken in een project, hun duur en afhankelijkheden.
Toepassingen: Projectplanning, tijdbewaking.
8. Oorzaak-en-Gevolg Diagram (Fishbone) [Wiki]
Beschrijving: Identificeert mogelijke oorzaken van een probleem en categoriseert ze in takken.
Toepassingen: Root cause-analysis, probleemoplossing.
9. Workflow Diagram [Wiki]
Beschrijving: Visualiseert de stroom van taken en activiteiten in een proces.
Toepassingen: Workflow-optimalisatie, procesverbetering.
10. Mind Map [Wiki]
Beschrijving: Representeert ideeën en concepten rond een centraal thema.
Toepassingen: Brainstorming, ideeën genereren.
11. Organizational Chart [Wiki]
Beschrijving: Toont de structuur van een organisatie, inclusief rollen en relaties.
Toepassingen: Organisatieplanning, HR-beheer.
12. Decision Tree [Wiki]
Beschrijving: Visualiseert beslispunten en mogelijke uitkomsten.
Toepassingen: Besluitvorming, risicoanalyse.
Wil je meer blogposts zoals deze in je inbox ontvangen? Abonneer je nu om op de hoogte te blijven!
Het Ultieme Proces voor het Creëren en Gebruiken van een Process Map
Process mapping is een systematische benadering om een proces van begin tot eind te visualiseren. Het omvat het identificeren van de stappen, inputs, outputs en beslispunten in een proces en deze op een duidelijke en beknopte manier weer te geven. Hier is het ultieme proces voor het creëren en gebruiken van een process map:
Identificeer het Probleem
- Bepaal het proces dat gevisualiseerd moet worden.
- Schrijf de titel van het proces bovenaan het document.
Definieer Grenzen
- Stel vast waar of wanneer het proces begint.
- Bepaal waar of wanneer het proces stopt.
Brainstorm Activiteiten
- Lijst alle activiteiten op die bij het proces betrokken zijn.
- Bepaal het detailniveau dat moet worden opgenomen.
- Identificeer wie wat doet en wanneer het gedaan wordt.
Interview Stakeholders
- Verzamel input van teamleden, stakeholders, partners, leveranciers en besluitvormers.
- Zorg ervoor dat aan nalevingsnormen wordt voldaan indien van toepassing.
- Bevorder samenwerking en eigenaarschap bij alle leden.
Volgorde van Stappen
- Rangschik de stappen in logische volgorde.
- Gebruik werkwoorden om de beschrijving van elke stap te beginnen.
- Neem beslispunten op die de processtroom beïnvloeden.
Teken de Process Map
- Kies het juiste type process map.
- Gebruik standaard process mappingsymbolen voor duidelijkheid:
- Ovalen voor het begin of einde van een proces.
- Rechthoeken voor operaties of activiteiten.
- Pijlen voor de stroomrichting.
- Ruiten voor beslispunten.
- Parallellogrammen voor invoer of uitvoer.
- Verbind stappen met pijlen om de stroom te illustreren.
Review en Valideer
- Deel de process map met stakeholders en breng noodzakelijke wijzigingen aan.
- Zorg ervoor dat de volgorde correct is en er niets ontbreekt.
- Verkrijg validatie voor vroege acceptatie en voortdurende verbetering.
- Neem belangrijke informatie op zoals titel en datum.
- Stel vragen om het proces te valideren:
- Wordt het proces uitgevoerd zoals het zou moeten?
- Zullen teamleden het in kaart gebrachte proces volgen?
- Is iedereen het eens met de stroom van de process map?
- Is er iets overbodig of ontbreekt er iets?
Implementeer en Monitor
- Implementeer de process map en houd de prestaties in de gaten.
- Verwacht dat de process map evolueert met bedrijfsontwikkeling en veranderende vereisten.
- Gebruik takenbeheer software, Gantt-diagrammen en roadmap software om de process map te raadplegen.
- Begin met de geïmplementeerde process maps voor toekomstige wijzigingen.
Stappen voor Proces Verbetering
- Identificeer doelen, reikwijdte, spelers en werkgebieden.
- Verzamel procesfeiten van degenen die het werk doen.
- Zet feiten om in een process map.
- Analyseer de map, daag elke stap uit.
- Ontwikkel en installeer nieuwe methoden om het proces te verbeteren.
- Beheer de process map, beoordeel regelmatig en monitor op veranderingen.
Dit is een uitgebreide lijst, dus pas toe wat het beste werkt voor jouw specifieke behoeften. Wees duidelijk over je doelen en sta open voor feedback. Vergeet niet, process mapping is een continue verbetertool dat je bedrijf kan helpen groeien en slagen.
Topfouten te Vermijden bij Process Mapping
Process mapping is een krachtig hulpmiddel voor het visualiseren en verbeteren van bedrijfsprocessen. Er zijn echter veelvoorkomende fouten die de effectiviteit van process maps kunnen belemmeren. Hier zijn de topfouten om te vermijden bij process mapping:
Vermijd Overcomplicatie van de Map
Voeg geen onnodige details toe die de map verwarrend en moeilijk te volgen kunnen maken.Sluit Belangrijke Stakeholders Niet Uit
Zorg ervoor dat alle relevante teamleden en stakeholders betrokken zijn bij het process mapping om het missen van kritieke informatie te voorkomen.Negeer Feedback Niet
Het niet incorporeren van feedback van stakeholders kan leiden tot een onnauwkeurige of onvolledige process map.Vermijd Gebruik van Inconsistente Symbolen
Gebruik van verschillende symbolen voor dezelfde elementen kan verwarring en misinterpretatie veroorzaken.Sla Validatie Niet Over
Beoordeel en valideer altijd de process map met stakeholders om nauwkeurigheid en volledigheid te garanderen vóór implementatie.
Vermijd Het Maken van Aannames
Ga er niet van uit dat je alle stappen kent; verzamel input van degenen die de taken uitvoeren.Verwaarloos Updates Niet
Het niet bijwerken van de process map na veranderende processen kan deze verouderd maken.Vermijd Gebrek aan Detail
Laat geen kritieke stappen of beslispunten weg, omdat dit tot misverstanden kan leiden.Vergeet Training Niet
Zorg ervoor dat teamleden getraind zijn in het lezen en effectief gebruikmaken van de process map.Vermijd Geïsoleerde Creatie
Maak de process map niet in isolatie; samenwerking is cruciaal voor het nauwkeurig vastleggen van het volledige proces.
Process Mapping vs Process Mining
Laten we nu de verschillen tussen Process Mapping en Process Mining verkennen. Beide zijn cruciaal voor het begrijpen en verbeteren van bedrijfsprocessen, maar ze hebben verschillende doelen en maken gebruik van verschillende technieken.
Laten we eerst Process Mapping en Process Mining definiëren:
Process mapping
Process mapping is een visuele tool die illustreert hoe werk wordt gedaan door een reeks gebeurtenissen te tonen die een eindresultaat opleveren. Het wordt vaak gebruikt om verbeterpunten binnen een bedrijf of organisatie te identificeren. Process maps helpen bij het standaardiseren van repetitieve taken, het visualiseren van workflows en het verhogen van de productiviteit door knelpunten en inefficiënties te spotten. Ze stellen teams in staat om inputs en beslispunten te coördineren en communiceren de stappen en afhankelijkheden in een proces van begin tot eind. Process mapping is een praktische manier om elk bedrijfsproces te verfijnen en wordt veel gebruikt in continue verbeterprojecten.
Process mining
Process mining is een techniek die wordt gebruikt om bedrijfsprocessen te analyseren en te monitoren op basis van event logs. Het houdt in het extraheren van kennis uit event logs die tegenwoordig beschikbaar zijn in informatiesystemen om de werkelijke processen te visualiseren en analyseren zoals ze worden uitgevoerd. Process Mining biedt inzichten in de echte prestaties van processen, onthult afwijkingen van de beoogde processtroom, identificeert knelpunten en belicht verbeterpunten. Het maakt gebruik van datagedreven technieken om een gedetailleerd en nauwkeurig beeld te creëren van hoe processen in werkelijkheid functioneren.
Belangrijke Verschillen
| Aspect | Process Mapping | Process Mining |
|---|---|---|
| Doel | Richt zich op het visualiseren en begrijpen van de huidige staat van een proces om verbeterpunten te identificeren. | Gericht op het analyseren, verbeteren en monitoren van processen op basis van werkelijke gegevens uit event logs. |
| Detailniveau | Biedt een overzicht op hoog niveau van een proces, met de volgorde van stappen en interacties. | Biedt een gedetailleerde en uitgebreide weergave van een proces, inclusief datastromen, beslispunten en mogelijke uitkomsten. |
| Tools en Technieken | Maakt gebruik van eenvoudige visuele tools zoals stroomschema’s en diagrammen. | Maakt gebruik van geavanceerde data-analysetechnieken en softwaretools om event log gegevens te extraheren en te analyseren. |
| Samenwerking | Betrekt vaak teamleden en belanghebbenden om een gedeeld begrip van het proces te creëren. | Vereist samenwerking tussen data-analisten en proceseigenaren om ervoor te zorgen dat de analyse nauwkeurig en gedetailleerd is. |
| Gebruikscasussen | Geschikt voor het identificeren van inefficiënties, het standaardiseren van taken en het trainen van werknemers. | Ideaal voor het monitoren van procesprestaties, het identificeren van afwijkingen en het ondersteunen van continue verbeterinitiatieven. |
Hoe Process Mining Process Mapping Kan Helpen
Process mining kan process mapping aanzienlijk verbeteren door datagedreven inzichten te verschaffen in hoe processen daadwerkelijk functioneren. Hier zijn enkele manieren waarop process mining process mapping kan helpen:
Validatie van Process Maps: Process mining kan de nauwkeurigheid van process maps valideren door de in kaart gebrachte processen te vergelijken met de werkelijke processen zoals geregistreerd in event logs. Dit zorgt ervoor dat de process maps de ware aard van de processen weerspiegelen.
Identificatie van Afwijkingen: Process mining kan afwijkingen van de beoogde processtroom identificeren, waardoor gebieden worden belicht waar het werkelijke proces afwijkt van het in kaart gebrachte proces. Dit helpt bij het aanwijzen van inefficiënties en verbeterpunten.
Ontdekking van Verborgen Processen: Process mining kan verborgen processen blootleggen die mogelijk niet zichtbaar zijn in traditionele process maps. Deze verborgen processen kunnen cruciaal zijn voor het begrijpen van de volledige reikwijdte van het proces en het identificeren van verbeterkansen.
Prestatieanalyse: Process mining biedt gedetailleerde prestatie-indicatoren, zoals doorlooptijden, wachttijden en throughput rates. Deze metrics kunnen worden gebruikt om process maps te verbeteren door prestatiegegevens op te nemen, wat ze informatiever en actiegerichter maakt.
Continue Monitoring: Process mining maakt het mogelijk om processen continu te monitoren, wat realtime inzichten biedt in procesprestaties. Dit stelt organisaties in staat hun process maps actueel te houden en in lijn te brengen met de werkelijke processen.
Hoe Process Mapping Process Mining Kan Sturen
Process mapping kan ook process mining inspanningen sturen door een gestructureerd raamwerk voor analyse te bieden. Hier zijn enkele manieren waarop process mapping process mining kan sturen:
Bepalen van de Scope: Process maps kunnen helpen de reikwijdte van process mining inspanningen vast te stellen door de belangrijkste processen en activiteiten te identificeren die geanalyseerd moeten worden. Dit zorgt ervoor dat de process mining analyse gefocust en relevant is.
Identificeren van Belangrijke Metrics: Process maps kunnen helpen bij het identificeren van de belangrijkste metrics en prestatie-indicatoren die door process mining gemonitord moeten worden. Dit zorgt ervoor dat de analyse aansluit bij de doelen en doelstellingen van de organisatie.
Bieden van Context: Process maps bieden context voor de data die door process mining wordt geanalyseerd. Ze helpen bij het begrijpen van de relaties tussen verschillende activiteiten en de algehele processtroom, waardoor de analyse meer betekenis krijgt.
Faciliteren van Communicatie: Process maps kunnen communicatie tussen data-analisten en proceseigenaren vergemakkelijken door een visuele weergave van het proces te bieden. Dit helpt ervoor te zorgen dat de analyse in overeenstemming is met het begrip en de verwachtingen van de proceseigenaren.
Ondersteunen van Verbeterinitiatieven: Process maps kunnen verbeterinitiatieven ondersteunen door een basislijn voor vergelijking te bieden. De inzichten verkregen uit process mining kunnen worden gebruikt om process maps bij te werken en te verfijnen, waardoor ze nauwkeuriger en actiegericht worden.
Het Beste van Beide Werelden: Combineren van Process Mapping en Process Mining
Het combineren van process mapping en process mining biedt een uitgebreide benadering van procesanalyse en verbetering. Deze combinatie verhoogt de nauwkeurigheid, waardoor process maps betrouwbaarder en representatief zijn voor werkelijke processen, wat bijdraagt aan betere besluitvorming. Door zowel visuele representaties als datagedreven inzichten te integreren, biedt het een grondige analyse, wat leidt tot een holistisch begrip en identificatie van verbeterkansen.
Een ander voordeel is verbeterde communicatie, aangezien zowel visuele als datagedreven inzichten betere afstemming van belanghebbenden bevorderen. Deze combinatie ondersteunt ook continue verbetering door realtime inzichten in procesprestaties te bieden en regelmatige updates van process maps mogelijk te maken, zodat processen geoptimaliseerd zijn en in lijn met organisatiedoelen.
Weloverwogen besluitvorming wordt sterk verbeterd, omdat een volledig begrip van processen en hun prestaties ervoor zorgt dat beslissingen gebaseerd zijn op accurate en betrouwbare informatie. Concluderend zijn process mapping en process mining complementaire technieken die, wanneer gecombineerd, een krachtige benadering van procesanalyse en verbetering bieden. Samen verhogen ze de efficiëntie, communicatie en afstemming met organisatiedoelstellingen.
Voor meer informatie over Process Mining en Process Mapping, bezoek ProcessMind.
Klaar om je bedrijfsprocessen te optimaliseren? Start vandaag nog je gratis proefperiode!
Gerelateerde Blog Posts
Ontvang deskundige inzichten over BPM en workflowoptimalisatie in je inbox
De geheimen van Process Mining: Hoe Data Verborgen Workflows Onthult
Ooit afgevraagd wat er gebeurt binnen de processen van uw bedrijf? Process Mining gebruikt data om inefficiënties en verbeterpunten bloot te leggen.
Hoe ProcessMind Duurzaamheid Ondersteunt met Process Intelligence
In de wereld van vandaag is duurzaamheid geen keuze meer, maar een noodzaak. Organisaties in verschillende sectoren zoeken actief naar manieren om hun ecologisc…
Process Mining: Verheldert Financiële Procesefficiëntie
Vergeet giswerk. Process Mining levert duidelijke, data-gedreven inzichten voor uw processen, voor volledige transparantie en efficiëntie.
Ontdek alle productfuncties gratis!
Je hoeft ons niet eerst veel informatie te geven. Ervaar naadloos business process management met ons self-service Process Intelligence tool.
Onze software combineert process mapping, process mining en process simulation om je workflows moeiteloos te optimaliseren.
Verkrijg waardevolle inzichten en bereik operationele excellentie met gemak.
Geen creditcard nodig, alleen je e-mailadres.
Begin direct met je gratis proefperiode!