Guida strategica al miglioramento processi data-driven
Guida pratica per migliorare i processi aziendali con dati e tecnologie moderne.
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Cos’è il Process Modeling?
Il Process Modeling è uno strumento visuale che mostra come si svolge il lavoro, rappresentando una serie di eventi che portano a un risultato. Noto anche come flowchart o workflow diagram, aiuta le aziende a individuare punti di miglioramento. In questa guida scopri cos’è una process map, le sue tipologie, i vantaggi e le best practice per integrarla nel tuo business. Infine, confrontiamo Process Modeling e Process Mining e come combinarli per una process analysis davvero efficace.
Perché il Process Modeling è fondamentale
Ecco 20 motivi per cui il Process Modeling è utile nella tua azienda:
- Migliora l’efficienza
Identifica e riduci colli di bottiglia, ripetizioni e rallentamenti nei processi. - Favorisce la comunicazione
Migliora la collaborazione tra team, partner e stakeholder. - Standardizza i processi
Garantisce esecuzione uniforme dei task e mantiene gli standard di qualità. - Visualizza i workflow
Offre una panoramica visiva e chiara dei flussi operativi end-to-end. - Individua aree di miglioramento
Scopri inefficienze e punti critici da ottimizzare. - Documenta i processi
Crea documentazione dettagliata per referenze e compliance. - Forma i collaboratori
Utilizza process map per accelerare onboarding e training del personale. - Supporta il continuous improvement
Ottimizza e migliora i processi aziendali in modo continuo. - Chiarisce ruoli e responsabilità
Definisce ownership e responsabilità su ogni processo. - Garantisce la compliance normativa
Rispetta i requisiti legali tramite la documentazione dei processi.
- Pianifica i progetti
Usa process map per pianificare e gestire i progetti in modo efficace. - Monitora le performance
Definisci e traccia i KPI dei processi aziendali. - Supporta i progetti IT
Facilita valutazione, scelta e personalizzazione di software. - Favorisce la business process optimization
Analizza i processi attuali e valuta alternative più efficienti. - Benchmarking
Confronta i processi interni e con i competitor. - Supporta la gestione qualità e ambiente
Mantieni standard e requisiti di compliance. - Gestione del cambiamento organizzativo
Gestisci fusioni, acquisizioni e implementazioni IT. - Migliora la comprensione dei processi
Offre una visione completa dei processi aziendali. - Supporta decisioni di outsourcing
Valuta e pianifica cosa esternalizzare. - Vantaggio competitivo
Utilizza process map per distinguerti in gare e partnership.
Business Process Modeling (BPM)
Introdotto da Frank Gilbreth nel 1921 agli associati ASME con la presentazione “Process Charts—First Steps in Finding the One Best Way”, il Process Modeling si è evoluto nel Business Process Modeling (BPM), diventato popolare negli anni ‘90.
Process Modeling
Il Process Modeling è uno strumento visuale che mostra come viene svolto un lavoro, illustrando una sequenza di eventi che porta a un risultato finale. Si usa spesso per individuare opportunità di miglioramento in aziende o organizzazioni. Le process map aiutano a standardizzare attività ripetitive, visualizzare workflow e aumentare la produttività, individuando colli di bottiglia e inefficienze. Consentono ai team di coordinare input e punti decisionali e comunicare chiaramente tutte le fasi e le dipendenze del processo.
Process Modeling
Il Process Modeling è un approccio avanzato e dettagliato che cattura e rappresenta i processi aziendali per analisi, miglioramento e automazione. Il Business Process Modeling (BPM) sfrutta spesso sistemi IT come event log per modellare precisamente i processi. Il BPM è svolto da business analyst insieme agli esperti di dominio e viene usato soprattutto nel business process management, nello sviluppo software e nell’ingegneria dei sistemi. Permette analisi approfondite, simulare scenari diversi, prevedere risultati e prendere decisioni data-driven. Offre una visione completa dei processi aziendali e supporta il miglioramento continuo, aiutando a individuare inefficienze e sviluppare alternative di valore.
Process Modeling vs Process Modeling: le differenze principali
Sia il Process Modeling che il process modeling sono fondamentali per comprendere e ottimizzare i workflow, ma hanno scopi diversi. La tabella qui sotto evidenzia le differenze per scopo, livello di dettaglio, strumenti, collaborazione e use case.
| Aspetto | Process Modeling | Process Modeling |
|---|---|---|
| Scopo | Focus sulla visualizzazione e comprensione dello stato attuale per identificare aree da migliorare. | Mira ad analizzare, migliorare e automatizzare processi, usando spesso tool e tecniche avanzate. |
| Livello di dettaglio | Visione generale che mostra step e interazioni principali. | Rappresentazione dettagliata che include flussi di data, decision point e potenziali outcome. |
| Strumenti e tecniche | Semplici strumenti visuali come flowchart e diagrammi. | Tecniche avanzate di modeling e software come BPMN (Business Process Model and Notation). |
| Collaborazione | Coinvolge team e stakeholder per una comprensione condivisa del processo. | Richiede collaborazione tra business analyst ed esperti di dominio per modelli precisi. |
| Use case | Ideale per individuare inefficienze, standardizzare task e formare il personale. | Perfetto per simulare scenari, prevedere outcome e supportare progetti IT e ottimizzazione processi di business. |
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Tipi di Process Map
Esistono diversi tipi di process map, ognuno progettato per servire un scopo specifico. La scelta del process map dipende dalla complessità del processo, dal livello di dettaglio richiesto e dal pubblico di riferimento. Ecco alcuni tipi comuni di process map:
1. Flowchart [Wiki]
Descrizione: Mostra le fasi di un processo in sequenza, usando simboli standard per identificare input, output e punti decisionali.
Use Cases: Continuous improvement, trasferimento informazioni, progetti di integrazione.
2. BPMN 2.0 Diagram [Wiki]
Descrizione: Utilizza simboli standardizzati per modellare in dettaglio i processi aziendali.
Use Cases: Business process management, sviluppo software, systems engineering.
Questo è lo standard adottato da ProcessMind. Scopri di più nella nostra guida a BPMN 2.0 .
3. Value Stream Map [Wiki]
Descrizione: Collega le attività al valore per il cliente, mostrando dalle materie prime/idea al risultato finale. Use Cases: Lean practices, produzione, continuous improvement.
4. SIPOC Diagram [Wiki]
Descrizione: Mostra supplier, input, processi, output e customer per ogni elemento chiave. Use Cases: Definizione dello scope di progetto, processi con più stakeholder.
5. Swimlane Diagram [Wiki]
Descrizione: Mostra i passaggi di un processo trasversale con una lane per ogni funzione coinvolta. Use Cases: Sprint planning, processi cross-funzionali.
Le swimlane sono presenti anche nei diagrammi BPMN 2.0 come Participants e Lanes. Scopri di più: What is BPMN 2.0?
6. Gantt Chart [Wiki]
Descrizione: Visualizza pianificazioni di progetto, mostrando task, durate e dipendenze. Use Cases: Project management, scheduling.
7. PERT Chart [Wiki]
Descrizione: Mostra task, durate e dipendenze di un progetto. Use Cases: Project planning, time management.
8. Cause and Effect Diagram (Fishbone) [Wiki]
Descrizione: Identifica possibili cause di un problema, suddividendole per categorie. Use Cases: Root cause analysis, problem-solving.
9. Workflow Diagram [Wiki]
Descrizione: Visualizza il flusso di task e attività di un processo. Use Cases: Workflow optimization, process improvement.
10. Mind Map [Wiki]
Descrizione: Rappresenta idee e concetti attorno a un tema centrale.
Use Cases: Brainstorming, generazione di idee.
11. Organizational Chart [Wiki]
Descrizione: Mostra la struttura di un’organizzazione, con ruoli e relazioni. Use Cases: Organizzazione aziendale, HR management.
12. Decision Tree [Wiki]
Descrizione: Visualizza i punti decisionali e i possibili outcome. Use Cases: Decision-making, risk analysis.
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Come Creare e Usare una Process Map: Guida Completa
Il Process Modeling è un approccio sistematico per visualizzare un processo dall’inizio alla fine. Significa identificare step, input, output e punti decisionali, rappresentandoli in modo chiaro e semplice. Ecco il processo ideale per creare e usare una process map:
- Identifica il Problema
- Scegli il processo da visualizzare.
- Scrivi il titolo del processo in alto al documento.
- Definisci i Limiti
- Stabilisci dove/quando il processo inizia e finisce.
- Raccogli le Attività
- Elenca tutte le attività coinvolte nel processo.
- Decidi il livello di dettaglio.
- Individua chi fa cosa e quando.
- Coinvolgi gli Stakeholder
- Raccogli input da team, stakeholder, partner, fornitori e decisori.
- Controlla la compliance se serve.
- Favorisci la collaborazione e la partecipazione.
- Sequenzia i Passaggi
- Metti i passaggi in ordine logico.
- Inizia ogni step con un verbo.
- Includi punti decisionali che cambiano il flow.
- Disegna la Process Map
- Scegli il tipo di process map più adatto.
- Usa simboli standard di Process Modeling:
- Ovali per inizio/fine processo.
- Rettangoli per attività/operazioni.
- Frecce per il flow.
- Diamanti per decisioni.
- Parallelogrammi per input/output.
- Collega i passaggi con frecce per illustrare il flusso.
- Revisiona e Valida
- Condividi la process map con stakeholder e aggiorna se serve.
- Verifica che la sequenza sia corretta e completa.
- Ottieni validazione per favorire l’adozione e il miglioramento.
- Inserisci informazioni chiave come titolo e data.
- Controlla:
- Il processo viene svolto correttamente?
- Il team seguirà la mappa?
- Tutti sono d’accordo sul flow?
- Ci sono step superflui o mancanti?
- Implementa e Monitora
- Applica la process map e monitora le performance.
- Prevedi modifiche con la crescita o cambio requisiti.
- Usa software di task management, Gantt chart e roadmap per consultare la mappa.
- Parti sempre dalla mappa applicata per le revisioni future.
- Migliora il Processo
- Definisci obiettivi, ambito, player e aree di lavoro.
- Raccogli dati reali da chi svolge le attività.
- Trasforma i dati in una process map.
- Analizza la mappa, mettendo in discussione ogni step.
- Trova e applica nuove soluzioni di miglioramento.
- Tieni aggiornata la mappa, rivedendola regolarmente.
La lista è ricca: applica ciò che funziona meglio per te. Sii chiaro sugli obiettivi e aperto al feedback. Ricorda: il Process Modeling è uno strumento di miglioramento continuo che aiuta la crescita aziendale.
Errori da Evitare nel Process Modeling
Il Process Modeling è un potente strumento per visualizzare e migliorare i processi aziendali, ma alcuni errori comuni possono comprometterne l’efficacia. Ecco le principali criticità da evitare:
Non Complicare la Mappa Evita dettagli inutili che rendono la mappa confusa e difficile da seguire.
Coinvolgi Gli Stakeholder Assicurati che tutte le persone e gli stakeholder chiave siano coinvolti nel Process Modeling, per non perdere informazioni fondamentali.
Incorpora il Feedback Ignorare suggerimenti e commenti può portare a una process map poco precisa o incompleta.
Usa Simboli Coerenti Simboli diversi per elementi uguali creano solo confusione e fraintendimenti.
Valida Sempre la Mappa Prima di implementare, revisiona e valida la process map con tutti i coinvolti.
Non Fare Assunzioni Non dare per scontato di conoscere tutti i passaggi: raccogli input da chi svolge realmente le attività.
Aggiorna la Mappa Non trascurare gli aggiornamenti: un processo che cambia può rendere la mappa obsoleta.
Non Omettere Passaggi Chiave Non saltare step fondamentali o punti decisionali, per evitare incomprensioni.
Forma il Team Assicurati che tutti sappiano leggere e utilizzare la process map.
Non Creare in Isolamento Collabora sempre: evitare il lavoro in autonomia assicura un processo davvero completo.
Process Modeling vs Process Mining
Vediamo ora le differenze tra Process Modeling e Process Mining. Entrambi sono fondamentali per comprendere e ottimizzare i processi aziendali, ma hanno scopi distinti e usano tecniche diverse.
Definiamo prima Process Modeling e Process Mining:
Process Modeling
Il Process Modeling è uno strumento visuale che mostra come viene svolto il lavoro tramite una sequenza di event che porta a un risultato finale. È spesso usato per identificare aree di miglioramento in azienda. Le process map aiutano a standardizzare task ripetitivi, visualizzare i workflow e aumentare la produttività grazie all’individuazione di colli di bottiglia e inefficienze. Permettono ai team di coordinare input e decision point e di comunicare step e dipendenze dall’inizio alla fine del processo. Il Process Modeling è un modo concreto per migliorare ogni processo aziendale, ed è molto usato nei progetti di continuous improvement.
Process Mining
Il Process Mining è una tecnica utilizzata per analizzare e monitorare i processi aziendali basandosi sui log di eventi. Comporta l’estrazione di conoscenze dai log di eventi disponibili nei moderni sistemi informativi per visualizzare e analizzare i processi reali così come vengono eseguiti. Il Process Mining fornisce informazioni sulle reali prestazioni dei processi, individuando deviazioni dal flusso di processo previsto, identificando colli di bottiglia e evidenziando aree di miglioramento. Utilizza tecniche basate sui dati per creare un quadro dettagliato e accurato di come i processi operano nella realtà.
Differenze chiave
| Aspetto | Process Modeling | Process Mining |
|---|---|---|
| Scopo | Visualizzazione e comprensione dello stato attuale per individuare aree di miglioramento. | Analisi, miglioramento e monitoraggio di processi su dati reali da event log. |
| Livello di dettaglio | Fornisce una panoramica generale mostrando step e interazioni. | Rappresentazione dettagliata con flussi di data, decision point e possibili outcome. |
| Strumenti e tecniche | Strumenti visuali semplici come flowchart e diagrammi. | Tecniche evolute di data analysis e software per estrarre e analizzare event log. |
| Collaborazione | Spesso coinvolge team e stakeholder per una comprensione condivisa. | La collaborazione tra data analyst e process owner assicura analisi accurate. |
| Use case | Utile per trovare inefficienze, standardizzare task e formare il team. | Ideale per monitorare le performance, individuare deviazioni e sostenere continuous improvement. |
Come il Process Mining aiuta il Process Modeling
Il Process Mining migliora il Process Modeling con insight data-driven su come funzionano realmente i processi. Ecco come può aiutare:
Validazione delle process map: Il Process Mining verifica l’accuratezza delle process map confrontando i processi mappati con quelli reali dagli event log. Così le mappe rappresentano la realtà dei processi.
Individuazione delle deviazioni: Identifica dove il flow effettivo si discosta dalla process map, evidenziando inefficienze e punti critici.
Scoperta di processi nascosti: Rileva processi non visibili nelle mappe classiche, utili per comprendere tutto il range di attività e trovare nuove opportunità.
Analisi delle performance: Offre metriche dettagliate come cycle time, tempi di attesa e throughput. Integra questi dati nelle process map per renderle più pratiche e utili.
Monitoraggio continuo: Permette un monitoraggio real-time dei processi, aggiornando le process map in base alle performance reali.
Come il Process Modeling può guidare il Process Mining
Il Process Modeling può guidare il process mining offrendo una struttura solida per l’analisi. Ecco alcuni modi in cui il Process Modeling può supportare il process mining:
Definizione dello scope: Le process map aiutano a definire l’ambito delle attività di process mining individuando processi e attività chiave da analizzare. Così l’analisi è mirata e rilevante.
Identificazione dei KPI chiave: Le process map permettono di individuare i principali indicatori e metriche da monitorare con il process mining, allineando l’analisi agli obiettivi aziendali.
Fornire il contesto: Le process map danno il contesto ai dati analizzati con il process mining. Aiutano a capire le relazioni tra le attività e il flow generale, rendendo l’analisi più solida.
Facilitare la comunicazione: Le process map favoriscono il dialogo tra data analyst e process owner grazie a una rappresentazione visuale del processo. Così si garantisce che l’analisi rispecchi la visione e le aspettative di chi gestisce il processo.
Supportare il miglioramento: Le process map offrono un baseline per i confronti nel tempo. Gli insight ottenuti dal process mining servono per aggiornare e migliorare le mappe, rendendole più efficaci e operative.
Il meglio di entrambi: Process Modeling e Process Mining insieme
La combinazione di Process Modeling e process mining offre un approccio completo per l’analisi e il miglioramento dei processi. Questo mix aumenta l’accuratezza, rendendo le process map più affidabili e aderenti ai processi reali, favorendo così un decision-making superiore. Integra sia rappresentazioni visuali sia insight data-driven per un’analisi approfondita e la scoperta di opportunità di miglioramento.
Un altro vantaggio è una comunicazione migliore, poiché insight visuali e data-driven favoriscono l’allineamento degli stakeholder. Questo mix sostiene anche il continuous improvement offrendo insight in tempo reale sulle performance e permettendo aggiornamenti frequenti delle process map, mantenendo i processi ottimizzati e in linea con gli obiettivi aziendali.
L’informed decision-making è facilitato da una visione completa dei processi e delle loro performance, garantendo decisioni basate su dati affidabili. In sintesi, Process Modeling e process mining sono tecniche complementari che insieme offrono un approccio potente per l’analisi e il miglioramento dei processi, aumentando efficienza, comunicazione e allineamento con gli obiettivi aziendali.
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