프로세스 모델링과 process mining, 함께할 때 더 효과적입니다

프로세스 모델링은 업무가 어떻게 진행되어야 하는지 설명합니다. Process mining은 이벤트 데이터를 바탕으로 실제 업무 흐름을 재구성합니다. 두 방법을 함께 사용하면 목표 상태와 실제 실행을 비교하고, 의미 있는 차이를 찾아 무엇을 바꿀지 결정할 수 있습니다. 적합성 검사를 통해 이 비교를 명확히 할 수 있습니다.

프로세스 관리의 두 축

프로세스 모델링과 process mining은 같은 프로세스에 대해 서로 다른 질문에 답합니다. 모델링은 담당자의 지식과 설계 판단에서 출발합니다. Process mining은 업무를 기록하는 시스템의 이벤트 로그를 분석합니다.

모델링을 통해 팀은 의도한 프로세스를 함께 이해할 수 있습니다. Process mining은 기록된 이벤트를 바탕으로 사례가 실제로 거친 경로를 보여 주며, 문서에 없는 변형도 드러낼 수 있습니다. 어느 한쪽이 다른 쪽을 대체하지는 않습니다. 모델만으로는 업무가 모델대로 진행되는지 알 수 없고, 분석 데이터만으로는 프로세스가 어떻게 되어야 하는지 정할 수 없습니다.

프로세스 모델링으로 얻을 수 있는 것

프로세스 모델은 업무에 관한 판단을 눈에 보이게 하고 검토할 수 있도록 합니다. 다음과 같은 도움을 얻을 수 있습니다.

• 공통 언어. 다이어그램은 인계, 의사결정, 단계에 관해 의견이 다를 때 구체적인 기준이 됩니다.
• 목표 상태. Process mining으로 현재 프로세스를 확인할 수는 있지만, 조직이 어떤 경로를 따를지는 정할 수 없습니다. 모델에 그 의도를 기록합니다.
• 교육 및 온보딩 자료. 명확한 다이어그램은 비공식적인 설명에 의존하지 않고도 담당 업무와 순서를 이해하는 데 도움이 됩니다.
• 자동화 설계의 기준. 단계를 자동화하기 전에 그 단계의 기능, 사용하는 정보, 완료 기준을 정의해야 합니다. 모델링을 통해 이러한 판단을 명확히 할 수 있습니다.

프로세스 모델링 방법은 자유로운 스케치부터 체계적인 BPMN 다이어그램까지 다양합니다. 적절한 상세 수준은 독자와 모델이 뒷받침해야 할 의사결정에 따라 달라집니다. 팀 간에 정확하고 공통된 표기법이 필요하다면 BPMN 2.0을 사용해 프로세스 흐름을 표준 방식으로 표현할 수 있습니다.

Process mining으로 얻을 수 있는 것

Process mining은 일반적으로 사례 식별자, 활동, 타임스탬프가 포함된 이벤트 데이터를 사용해 프로세스 실행을 재구성합니다. 다음과 같은 내용을 확인할 수 있습니다.

• 사례가 실제로 거친 경로. 단계가 생략되거나, 이전 단계로 돌아가거나, 재작업이 필요한 사례를 포함해 기록된 순서를 확인합니다.
• 프로세스 변형. 모든 사례가 문서화된 경로를 따른다고 가정하지 않고, 실제로 나타나는 여러 경로를 비교합니다.
• 병목과 대기 시간. 활동 사이에 걸린 시간을 측정해 사례가 어디에서 기다리는지 파악합니다.
• 비교 근거. 의도한 프로세스 모델이 있으면 기록된 실행이 모델과 어떻게 다른지 확인할 수 있습니다.

Process mining만으로 이탈이 잘못된 것인지 판단할 수는 없습니다. 조사에 필요한 근거를 제공합니다. 데이터가 보여 주는 내용을 해석할 때는 프로세스에 대한 지식과 모델이 도움이 됩니다.

두 결과의 차이가 비용으로 이어지는 이유

문서화된 프로세스와 사람 및 시스템이 실제로 수행하는 프로세스는 다를 수 있습니다. 오래된 모델을 기준으로 인력 배치, 변경, 자동화를 계획하면 실제와 다른 업무에 집중하게 될 수 있습니다. 반면 우회 작업과 재작업은 눈에 띄지 않은 채 남을 수 있습니다.

흔히 나타나는 차이는 다음과 같습니다.

• 모델에는 있지만 실제로 수행되지 않는 단계. 계획된 검토가 실제 업무에서는 생략될 수 있습니다. 실행 여부를 확인하지 않고 이를 기준으로 설계하면 잘못된 변경으로 이어질 수 있습니다.
• 실제 업무에만 존재하는 단계. 우회 작업이 문서화되거나 담당자가 지정되지 않은 채 일상적인 절차로 자리 잡았을 수 있습니다.
• 모델에 없는 재작업 경로. 다이어그램에는 바로 다음 단계로 넘어가는 흐름이 표시되어도, 이벤트 데이터에서는 이전 활동으로 돌아가는 사례가 드러날 수 있습니다.
• 지연되는 인계. 모델은 책임이 바뀌는 지점을 보여 주고, process mining은 그 지점에서 사례가 얼마나 오래 대기하는지 측정할 수 있습니다.

모델링만으로는 문서화된 프로세스가 실제 실행과 일치하는지 알 수 없습니다. Process mining만으로는 관찰된 업무 방식이 적절한지 판단할 수 없습니다. 두 결과를 비교해야 하는 이유는 바로 이 차이에 있습니다.

두 방법을 함께 활용하는 방법

개선 주기는 의도한 프로세스와 실제 실행의 근거를 연결합니다. 송장 승인 프로세스를 예로 들어 세 단계로 살펴보겠습니다.

1. 현재 프로세스를 분석합니다. 이벤트 데이터를 사용해 송장이 어떤 경로를 거치는지, 활동 사이에 얼마나 오래 대기하는지, 수정 때문에 어느 단계로 되돌아가는지 확인합니다. 문서에 적힌 경로가 아니라 실제 실행을 파악할 수 있습니다.
2. 목표 상태를 모델링합니다. 원하는 승인 단계, 의사결정 지점, 인계 방식에 합의합니다. 팀이 참고할 수 있도록 목표 상태를 프로세스 모델에 기록합니다.
3. 적합성을 확인합니다. 모델을 기록된 사례와 비교합니다. 송장이 승인을 건너뛰었는지, 다른 순서로 진행됐는지, 예상하지 못한 경로를 거쳤는지 검토합니다. 각 차이가 실행상의 문제인지, 모델에서 허용해야 할 예외인지, 다시 검토해야 할 목표 상태인지 판단합니다.

그런 다음 확인한 내용을 바탕으로 프로세스나 모델을 수정하고, 새로운 근거가 생기면 다시 비교합니다. 모든 이탈을 없애야 한다는 뜻은 아닙니다. 어떤 차이가 중요한지 체계적으로 판단할 수 있도록 돕는 방법입니다.

어느 부분을 살펴봐야 할지 아직 모른다면 process mining부터 시작할 수 있습니다. 이미 합의된 목표 상태를 검증하려면 모델링부터 시작할 수 있습니다. 어느 쪽이든 첫 모델이나 분석은 출발점으로 삼고, 더 많은 정보를 얻을 때마다 갱신하세요.

프로세스 하나를 골라 첫 분석을 실행하고 이벤트 데이터로 무엇을 확인할 수 있는지 살펴보세요.

적합성 검사: 모델과 실제 실행을 비교하는 방법

적합성 검사는 의도한 프로세스 모델과 기록된 실행을 비교합니다. 활동이 생략됐거나 순서가 달라졌거나 모델에 표시된 경로가 관찰되지 않은 사례를 확인할 수 있습니다.

차이가 발견됐다고 해서 결함이 입증된 것은 아닙니다. 프로세스에서 유효한 예외를 허용할 수도 있고, 모델이 불완전할 수도 있으며, 이벤트 데이터에 관련 활동이 기록되지 않았을 수도 있습니다. 범위가 명확한 프로세스와 모델부터 살펴보고, 업무를 잘 아는 담당자와 결과를 검토하세요.

ProcessMind에서 적합성 검사가 어떻게 작동하는지 알아보세요. 사례가 실제로 따르는 여러 경로는 프로세스 변형에서 확인할 수 있습니다.

기존 방식의 장단점

프로세스 모델과 process mining 결과를 별도 도구에서 관리하는 방식은 기존 모델링 또는 분석 워크플로를 갖춘 팀에 적합할 수 있습니다. 각 도구를 목적에 맞게 활용하고, 팀의 필요에 따라 표기법과 분석 환경을 선택할 수 있습니다.

대신 두 도구를 연결하는 데 수고가 듭니다. 모델을 내보내고 분석 결과를 준비하며 활동 이름을 맞추고 버전을 수작업으로 조정해야 할 수 있습니다. 비교에 너무 많은 노력이 들면 프로젝트에서 한 번만 진행하고 반복하지 않을 수 있습니다. 그러면 모델과 근거가 다시 서로 달라집니다.

모델과 데이터를 일관되게 맞출 방법이 있고, 책임자가 분명하며, 실제로 따르는 검토 절차가 있다면 별도 도구를 사용해도 괜찮습니다. 중요한 것은 프로세스가 바뀔 때마다 팀이 비교 작업을 반복할 수 있는지입니다.

실무에 적용하는 프로세스 모델링 안내

유용한 프로세스 모델링은 모델이 뒷받침해야 할 의사결정부터 정하는 데서 시작합니다. 그리기 전에 프로세스의 범위, 모델을 사용할 사람, 필요한 상세 수준에 합의하세요.

1. 범위를 명확히 정합니다. 시작과 끝이 분명한 프로세스 하나를 선택하세요. 주문부터 대금 회수까지처럼 범위가 넓은 업무는 유용하게 모델링하기 전에 더 작은 프로세스로 나눠야 할 수 있습니다.
2. 상세 수준을 정합니다. 다이어그램은 한 수준에 집중하세요. 상위 단계와 세부 시스템 작업을 섞으면 이해하기 어려워질 수 있습니다.
3. 익숙한 용어를 사용합니다. 팀에서 쓰는 표현으로 활동과 역할을 표시하세요. 명확한 이름을 사용하면 모델을 검토하기 쉽고 이벤트 데이터와 비교하기도 수월합니다.
4. 주요 흐름을 먼저 그리고 예외를 추가합니다. 드물게 발생하는 경로를 추가하기 전에 일반적인 흐름을 쉽게 읽을 수 있도록 하세요. 의사결정이나 책임에 영향을 주는 예외는 포함합니다.
5. 담당자를 지정하고 모델 버전을 관리합니다. 검토 책임자를 정하고 변경 이력을 기록하세요. 담당자나 이력이 없으면 모델이 최신 상태인지 확인하기 어렵습니다.
6. 검토 주기를 정합니다. 프로세스가 바뀔 때와 합의된 검토 시점에 모델을 다시 확인하세요. 아무도 관리하지 않는 다이어그램은 결국 팀의 신뢰를 잃습니다.

표기법은 작업의 일부일 뿐입니다. 기호와 표기 규칙은 BPMN 2.0 안내에서 확인하세요. ProcessMind에서 프로세스를 문서화하려면 BPMN 모델링 개요를 참고하세요. 프로세스 매핑 방법을 폭넓게 살펴보려면 프로세스 매핑을 읽어 보세요.

개선 주기를 지속적인 프로세스 개선으로 이어가기

프로세스가 바뀔 때마다 개선 주기를 반복하면 실질적인 효과를 얻을 수 있습니다. 매번 담당자를 정하고 답을 구할 질문을 구체적으로 설정하세요. 예를 들어 대기 시간이 긴 원인을 조사하거나, 변경 후 사례의 경로가 달라졌는지 확인하거나, 모델이 여전히 목표 상태를 반영하는지 검토할 수 있습니다.

검토는 실무에 도움이 되도록 진행하세요.

• 범위를 좁혀 변경합니다. 한 번에 프로세스 전체를 재설계하기보다 구체적인 문제 하나를 선택하세요.
• 근거를 확인합니다. Process mining으로 기록된 실행을 검토하고, 적절한 경우 프로세스 시뮬레이션으로 가능한 시나리오를 살펴보세요.
• 모델을 갱신합니다. 목표 상태가 바뀌면 모델을 수정해 계속 참고할 수 있도록 합니다.
• 예외를 검토합니다. 이탈이 허용된 경로인지, 데이터 문제인지, 조치가 필요한 문제인지 판단하세요.

체계적인 개선 주기를 알아보려면 데이터 기반 프로세스 개선 안내를 참고하세요.

ProcessMind의 활용 방식

ProcessMind는 프로세스 모델링과 process mining을 하나의 플랫폼에서 제공합니다. 목표 상태를 문서화하고 기록된 실행을 분석한 뒤, 별도 도구 간 수작업으로 넘기지 않고 두 결과를 비교할 수 있습니다. 시나리오를 검토할 수 있는 프로세스 시뮬레이션도 제공됩니다.

모델과 분석을 한곳에서 관리하면 비교 작업을 반복하기 쉽습니다. 하지만 어떤 이탈이 중요한지 판단하거나 프로세스를 대신 변경해 주지는 않습니다. 근거를 해석하고 다음 조치를 결정하는 책임은 팀에 있습니다.

먼저 process mining을 이해하려면 process mining이란 무엇인지 읽어 보세요. ProcessMind에서 두 기능을 어떻게 연결하는지 알아보려면 BPMN 모델링과 process mining을 확인하세요.

프로세스 하나의 개선 주기를 완성하세요

프로세스 하나를 선택해 현재 실행을 분석하고 목표 상태를 모델링한 뒤, 업무를 잘 아는 담당자와 차이를 검토하세요. 무료 체험에서 첫 분석을 진행할 수 있습니다.