調達から支払いまで:請求書処理のデータテンプレート
調達から支払いまで:請求書処理のデータテンプレート
- 詳細な分析に向けて収集する推奨属性
- 請求書のライフサイクル全体で追跡すべき主要なアクティビティ
- Microsoft Dynamics 365からデータを抽出する方法
調達から支払いまで:請求書処理の属性
| 名前 | 説明 | ||
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アクティビティ名
ActivityName
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請求書処理ライフサイクルの中で、ある時点に発生した特定の業務イベントまたはタスクの名称です。 | ||
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説明
アクティビティ名は、「請求書登録」「請求書を承認に送信」「支払い実行済み」など、請求書プロセスにおける具体的なステップやステータス変更を示します。プロセスマップを作成し、イベントの順序を理解するうえで欠かせないデータです。 この属性を分析すると、プロセスフローや一般的な経路を把握し、逸脱やボトルネックを明らかにできます。アクティビティ間のサイクルタイム、たとえば承認から転記までの所要時間の計算や、却下や支払ブロックなど特定イベントの発生頻度の測定にも使われます。
重要な理由
プロセスマップ上のステップを定義し、プロセスフローを可視化するとともに、異なるアクティビティ間の遷移を分析できるようにします。
入手先
通常、請求書処理に関連するDynamics 365の各種テーブルにあるステータス項目、取引タイプ、変更ログの記録を組み合わせて生成します。
例
請求書を承認に送信照合差異の検出支払い実行
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イベント時刻
EventTime
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特定のアクティビティまたはイベントが発生した正確なタイムスタンプです。 | ||
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説明
イベント時刻、つまりタイムスタンプは、アクティビティが発生した正確な日時を記録します。イベントログの重要な構成要素であり、アクティビティを正しい順序に並べ、所要時間を計算するために必要です。 分析では、このタイムスタンプが時間に関するすべての指標の基礎になります。アクティビティの所要時間、ステップ間のサイクルタイム(承認時間など)、請求書ごとのエンドツーエンドの総処理時間の計算に使われます。また、時間の推移に沿った傾向分析も可能にします。
重要な理由
このタイムスタンプは、イベントの順序付け、すべてのサイクルタイムと所要時間の計算、プロセスのボトルネック特定に欠かせません。
入手先
VendInvoiceInfoTable、VendTrans、ワークフロー履歴テーブルなど、複数のテーブルにあるcreatedDateTimeやmodifiedDateTimeなどの日付/時刻項目から取得します。
例
2023-04-15T09:00:12Z2023-05-20T14:30:00Z2023-06-01T11:05:45Z
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請求書番号
InvoiceNumber
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各仕入先請求書を一意に識別する番号であり、ライフサイクルを追跡する主要なケースIDです。 | ||
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説明
請求書番号は、1件の仕入先請求書に関連するすべてのアクティビティを結び付ける一意のキーです。請求書の受領と登録から、照合、承認、最終支払いまでの流れをエンドツーエンドで追跡できます。 プロセスマイニング分析では、この属性が基本となります。ケースを定義し、各請求書のプロセスフローを再構築できるようにします。これにより、総サイクルタイムの計算、プロセスバリアントの特定、請求書ごとの特性や結果の分析が可能になります。
重要な理由
関連するすべてのイベントを結び付ける必須のケースIDであり、個々の請求書のライフサイクル全体を分析できます。
入手先
通常、VendInvoiceInfoTableなどの仕入先請求書メインテーブルにあるNum項目です。
例
INV-10056773245-AUS-001-98432
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ソースシステム
SourceSystem
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イベントデータの抽出元となる記録システムです。 | ||
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説明
アクティビティデータの発生元となるアプリケーションを識別する属性です。このプロセスでは通常、「Microsoft Dynamics 365」が設定されます。 外部OCRやデータ取り込みソリューションなど、複数のシステムを利用する環境では、プロセスの各ステップがどのシステムで発生したかを区別できます。データの系譜を明確にし、データ抽出の問題を調査する際にも役立ちます。
重要な理由
データの出所に関する重要な背景情報を提供し、データ検証やプロセスのシステム構成の理解に役立ちます。
入手先
データ変換時にデータセットの出所を示すために付与する固定値「Microsoft Dynamics 365」です。
例
Microsoft Dynamics 365
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最終データ更新
LastDataUpdate
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ソースシステムからこのプロセスのデータが最後に更新された時点を示すタイムスタンプです。 | ||
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説明
Microsoft Dynamics 365からデータセットが最後に抽出・更新された時点を記録する属性です。通常、1回のデータ読み込みに含まれるすべてのレコードで同じ値になります。 分析対象データの鮮度を把握するうえで重要な情報です。プロセス分析がどの時点の情報に基づくかを理解でき、データ更新スケジュールの管理やデータパイプラインの検証にも役立ちます。
重要な理由
データの更新時期をユーザーに伝え、分析がどの程度新しいものか、次回のデータ更新がいつ予定されているかを把握できるようにします。
入手先
データ抽出またはETLプロセスの実行時に、そのプロセスがデータセットへ生成・付与するタイムスタンプです。
例
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
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ユーザー
User
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アクティビティを実行した担当者のユーザーIDまたは氏名です。 | ||
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説明
特定のプロセスステップを実行した従業員またはシステムユーザーを識別する属性です。自動処理の場合は、システムアカウントまたはサービスアカウントが設定されることがあります。 ユーザー別にプロセスを分析すると、業務量の分布やトレーニングの必要性を把握し、個人またはチーム間のパフォーマンスを比較できます。作業がユーザー間を行き来する手戻りループの分析や、同じタスクをユーザーごとに異なる方法で完了している状況の把握にも欠かせません。
重要な理由
ユーザーまたはチーム別のパフォーマンスと業務量を分析し、自動化の度合いや手戻りの発生源を特定できます。
入手先
createdbyやmodifiedbyなど、取引テーブルまたはワークフロー履歴テーブルのユーザーID項目から取得します。ワークフロー追跡テーブルに含まれる場合もあります。
例
j.doea.smithAX_Admin
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仕入先番号
VendorNumber
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請求書を提出した仕入先またはサプライヤーを一意に識別する番号です。 | ||
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説明
仕入先番号は、マスターデータ上でサプライヤーを一意に識別するコードです。請求書取引を特定の仕入先に結び付け、仕入先単位の分析を可能にします。 この属性は、プロセスデータを仕入先別に分類するうえで欠かせません。「承認時間が最も長い仕入先はどこか」「特定の仕入先で照合差異が多く発生していないか」といった問いに答えられます。仕入先別のパフォーマンスを分析することで、サプライヤーとの協力やプロセス改善の機会を見つけられます。
重要な理由
仕入先別のフィルタリングと根本原因分析が可能になり、特定のサプライヤーに関連するパフォーマンス上の問題や傾向を特定できます。
入手先
通常、VendInvoiceInfoTableなどの仕入先請求書テーブルのヘッダーにあり、VendTableの主要な仕入先マスターデータに関連付けられています。
例
V-1001V-2050V-8342
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支払期日
PaymentDueDate
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合意した支払条件に基づき、請求書の支払いを完了すべき日付です。 | ||
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説明
Payment Due Dateは、請求書の日付と仕入先の支払条件に基づいて計算されます。支払いに関する契約上の期限を示します。 この日付は、財務パフォーマンスの測定や仕入先との関係管理に欠かせません。実際の「Payment Executed」日と比較して「On-Time Payment Rate」KPIを計算する際の基準になります。分析することで、支払い遅延の原因となる組織的な問題を特定できます。こうした遅延は、仕入先との関係悪化や早期支払割引の適用漏れにつながる可能性があります。
重要な理由
期日どおりの支払実績を測定する基準であり、財務健全性と仕入先関係を示す重要なKPIです。
入手先
通常は、請求書の日付と支払条件に基づいてシステムが計算し、VendTransなどの仕入先取引テーブルに保存します。
例
2023-05-152023-06-302023-07-20
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発注書番号
PurchaseOrderNumber
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請求書に関連する発注書(PO)の識別子です。 | ||
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説明
発注書番号は、請求書を元の調達書類に結び付けます。請求書、発注書、入荷記録の2者間または3者間照合を行うプロセスでは欠かせません。 この属性により、発注書あり請求書と発注書なし請求書を分けて分析できます。両者は異なるプロセス経路をたどることが多いため、照合プロセスの有効性や照合差異を分析し、発注書に基づく請求書のストレートスルー処理率を測定するうえで重要です。
重要な理由
発注書に基づく請求書と発注書なし請求書を区別します。プロセスのばらつきを生む主な要因であり、照合分析に欠かせません。
入手先
通常、VendInvoiceInfoTableなどの請求書ヘッダーテーブルにあり、PurchIdなどの項目に格納されています。
例
PO-001234PO-005678PO-009101
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終了時刻
EndTime
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特定のアクティビティまたはイベントが完了した正確なタイムスタンプです。 | ||
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説明
End Timeには、アクティビティが終了した時刻が記録されます。Start Time(EventTime)と組み合わせることで、各ステップの完了にかかった時間を正確に計算できます。 この属性は、各アクティビティの「ProcessingTime」を計算するために欠かせない指標です。プロセスのどのステップに最も時間がかかっているかを特定し、対象を絞った改善に役立ちます。たとえば、手作業によるコード入力や承認ステップの正確な所要時間を測定できます。
重要な理由
アクティビティの処理時間を直接計算できるため、プロセスで最も時間のかかるステップの特定に役立ちます。
入手先
StartTimeと同様に、さまざまな日付・時刻項目から取得します。アクティビティによっては、次のアクティビティのStartTimeを使う場合があります。また、「完了日時」を示す特定のタイムスタンプを使う場合もあります。
例
2023-04-15T09:15:20Z2023-05-20T18:00:00Z2023-06-01T11:05:45Z
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請求書ステータス
InvoiceStatus
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データ抽出時点における請求書の現在のステータスです。 | ||
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説明
Invoice Statusは、請求書のライフサイクルにおける現在の状態を示します。たとえば、「承認待ち」「承認済み」「転記済み」「支払済み」などです。請求書の進捗状況を把握するためのスナップショットとして利用できます。 この属性は、現在の処理量や滞留状況を示す運用ダッシュボードの作成に主に使われます。プロセスの各段階に何件の請求書があるかを管理者が把握しやすくなり、リソース配分や運用状況の監視に役立ちます。「Invoice Processing Throughput & Status」ダッシュボードの基盤となる属性です。
重要な理由
すべての請求書の現在の状態を把握できます。運用状況の監視、処理量の管理、現在のボトルネックの特定に欠かせません。
入手先
通常は、VendInvoiceInfoTableなど、請求書のメインテーブルにあるステータス項目から取得します。
例
承認待ち計上済み支払済み
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請求書金額
InvoiceAmount
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請求書の合計金額です。 | ||
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説明
仕入先請求書に記載された支払総額を示す属性です。各ケースにおける基本的な財務データ項目です。 請求書金額は、分類や分析に広く使われます。高額請求書に、より厳格な承認プロセスが適用されているか、処理に時間がかかっているかを確認できます。また、ダッシュボードで金額別の請求書件数を分析したり、集計して分析対象の総支出額を把握したりする際にも使われます。
重要な理由
金額に基づく分析が可能になり、高額請求書を対象とした改善施策の優先順位付けや、コスト要因の把握に役立ちます。
入手先
請求書ヘッダーテーブル(例:VendInvoiceInfoTable)のInvoiceAmountやAmountなどの項目にあります。
例
1500.00250.7512500.50
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不一致の種類
MatchingDiscrepancyType
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請求書と発注書の照合プロセスで見つかった不一致の種類を分類します。 | ||
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説明
2-wayまたは3-way照合で不一致が発生した場合、この属性は問題の種類を示します。たとえば、「価格の不一致」「数量の不一致」「入荷記録の欠落」などです。 このデータは、「Matching Discrepancy Resolution Time」ダッシュボードの中心となります。不一致の種類ごとの発生頻度を分析すると、照合失敗の根本原因を特定できます。たとえば、価格の不一致が頻発する場合は古いマスターデータに、数量の不一致が多い場合は出荷上の問題に原因がある可能性があります。
重要な理由
照合失敗を分類し、根本原因の分析を可能にすることで、不一致率の低減とストレートスルー処理の向上につなげられます。
入手先
専用の照合ログまたは例外ログのテーブルに保存される場合があります。また、ステータスメッセージやワークフローのコメントから導出する必要がある場合もあります。
例
価格不一致数量不一致入荷記録なし
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会社コード
CompanyCode
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請求書を処理する組織内の法人または会社を識別するコードです。 | ||
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説明
Company Codeは、請求書に対して財務上の責任を負う特定の法人を示します。複数の会社で構成される組織では、財務セグメントを分けるための重要なデータです。 この属性を使うと、法人ごとにプロセス分析を絞り込んだり、比較したりできます。グループ内の特定の会社に、プロセスパフォーマンス、方針、ボトルネックが集中しているかどうかを明らかにし、各組織に合わせた改善を進められます。
重要な理由
法人単位でプロセス分析を分けられるため、複数の会社を抱える大規模な組織で特に役立ちます。
入手先
Dynamics 365の多くの財務テーブルに標準で用意されている項目です。DataAreaIdと呼ばれることがよくあります。
例
USMFDEMFGBSI
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却下理由
RejectionReason
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請求書を却下した承認者が入力する理由です。 | ||
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説明
承認ワークフロー中に請求書が却下されると、通常は承認者が理由を入力します。この属性には、その説明が記録されます。あらかじめ定義されたコードの場合も、自由記述の場合もあります。 「Invoice Rejection Analysis」ダッシュボードに欠かせない属性です。「発注書番号の誤り」「請求書の重複」「価格の不一致」など、却下の根本原因を理解するために必要な定性的な情報を提供します。理由を分析することで、却下率を下げるための対策に優先順位を付けられます。
重要な理由
請求書が却下された理由を直接把握できるため、手戻りを減らし、初回正解率を高めるための対策につなげられます。
入手先
通常は、ワークフロー処理テーブルのコメントまたは履歴ログに記録されています。
例
数量が不正重複請求書承認限度額超過
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支払ブロック理由
PaymentBlockReason
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請求書に支払ブロックが設定された理由を示すコードです。 | ||
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説明
支払ブロックが設定されると、請求書を支払えなくなります。この属性にはブロックの理由が記録されます。通常は、ユーザーが「請求金額に異議あり」や「入荷待ち」などの標準コードを選択します。 「Payment Block Frequency & Duration」ダッシュボードに欠かせない属性です。支払ブロックの主な理由を分析すると、調達から支払いまでのプロセスにある根本的な問題を特定できます。原因を解消することで、支払いの遅延を大幅に減らし、仕入先との関係を改善できます。
重要な理由
支払いが意図的に遅れている理由を示し、支払ブロックの原因となる上流工程の問題の特定と解消に役立ちます。
入手先
通常は、仕入先取引または請求書レコードの項目です。支払ブロックのステータスに関連付けられていることが多く、VendTransなどのテーブルを確認します。
例
品質に関する異議クレジットメモ待ち手動ブロック
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支払条件
PaymentTerms
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「Net 30」や「2% 10, Net 30」など、仕入先との支払条件に関する合意です。 | ||
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説明
Payment Termsは、支払期間や適用可能な割引など、仕入先への支払いに関する合意条件を定めます。通常は、仕入先マスターデータまたは発注書から取得します。 この属性は、Payment Due DateとOn-Time Payment Rate KPIを理解するための重要な情報です。特定の支払条件が支払遅延と関連しているかを分析すると、運用上の課題を明らかにできます。財務計画や運転資本の管理にも役立ちます。
重要な理由
支払期日の背景を把握でき、支払時期が財務に与える影響や、割引の適用率を分析できます。
入手先
この情報は仕入先マスター(VendTable)に保存され、VendInvoiceInfoTableなどの取引テーブルにコピーされます。
例
30日後払い60日後払い10日以内2%割引、30日後払い
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期日どおりの支払いかどうか
IsOnTimePayment
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請求書が支払期日までに支払われたかどうかを示す計算済みフラグです。 | ||
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説明
この真偽値属性は、「Payment Executed」アクティビティのタイムスタンプと「Payment Due Date」を比較して導出します。支払日が支払期日以前であれば値はtrue、それ以外はfalseです。 この属性は、「On-Time Payment Rate」KPIと「Payment Terms Compliance」ダッシュボードを直接支えます。請求書ごとの結果を明確な二値で示すため、支払遅延を簡単に絞り込み、仕入先、部門、国別に根本原因を調査できます。
重要な理由
支払条件へのコンプライアンスを直接測定でき、「On-Time Payment Rate」KPIの計算や関連分析を簡単にします。
入手先
この属性はデータ変換レイヤーで計算します。ロジックは次のとおりです:(「Payment Executed」アクティビティのタイムスタンプ)<=(Payment Due Date)。
例
truefalse
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総サイクル時間
TotalCycleTime
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1件の請求書を受領してから支払うまでの、処理全体にかかる期間です。 | ||
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説明
Total Cycle Timeは、請求書がプロセス内に滞在する全期間を測定します。請求書番号ごとに、最初のアクティビティ(例:「Invoice Registered」)と最後のアクティビティ(例:「Payment Executed」)の時間差として計算します。 プロセス全体の効率を測定する主要KPIです。パフォーマンスを大局的に把握でき、「Invoice End-to-End Cycle Time」ダッシュボードで利用します。この指標の傾向を分析し、仕入先や金額などの属性で分けて見ることで、幅広い改善機会を特定できます。
重要な理由
プロセス全体の速度と効率を示す主要な上位KPIであり、請求書ごとのパフォーマンスを要約します。
入手先
プロセスマイニングツール内またはデータ準備の段階で、ケース単位に計算します。各CaseIdについて、最初と最後のイベントのタイムスタンプの時間差を求めます。
例
P15DP22DT5H30MP7D
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自動処理かどうか
IsAutomated
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アクティビティがシステムによって自動的に実行されたか、人が実行したかを示すフラグです。 | ||
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説明
この真偽値属性(true/false)は、システムが実行したイベントと、ユーザーが手動で行ったタスクを区別します。たとえば、請求書の照合は自動化されていても、不一致への対応は手動で行う場合があります。 この属性を分析すると、プロセスの自動化レベルを把握できます。自動化施策の成果を測定し、残っている手作業のボトルネックを特定するとともに、効率向上とエラー削減に向けた追加の自動化機会を見つけられます。
重要な理由
プロセスの自動化レベルを測定し、手作業のボトルネックと効率向上の機会を特定できます。
入手先
通常は「User」属性に基づいて判定します。ユーザーが既知のシステムアカウントまたはサービスアカウントの場合、このフラグはtrueに設定されます。
例
truefalse
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請求書通貨
InvoiceCurrency
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請求書金額に使用される通貨コードです(例:USD、EUR)。 | ||
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説明
請求書通貨は、請求書金額の通貨を示します。さまざまな国の仕入先と取引する多国籍組織にとって重要です。 この属性は請求書金額の解釈に必要な情報を提供し、特にグローバル業務でのフィルタリングやレポート作成に使われます。財務数値を正しく解釈し、通貨別の分析や標準レポート通貨への換算を行えるようにします。
重要な理由
財務金額の解釈に必要な背景情報を提供し、地域ごとに異なる請求書金額を正確に理解・分析できます。
入手先
請求書金額と同じ請求書ヘッダーテーブルにあり、例としてVendInvoiceInfoTableのCurrencyCode項目が挙げられます。
例
USDEURGBP
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部門
Department
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請求書の費用を配賦するコストセンターまたは部門です。 | ||
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説明
Departmentは、請求書の費用を負担する事業部門またはコストセンターを示します。通常は、請求書のコード入力アクティビティで決定されます。 部門別にプロセスを分析すると、支出、承認時間、コンプライアンスにおける部門間の違いを把握できます。請求書の例外処理が最も多い部門や、承認サイクルが最も長い部門を特定できるため、対象を絞った周知やトレーニングの基盤になります。
重要な理由
部門別のコスト分析とプロセス分析が可能になり、組織全体におけるパフォーマンスとコンプライアンスの違いを明らかにできます。
入手先
請求書の明細またはヘッダーに関連付けられた財務ディメンションから取得します。ディメンション関連のデータ構造を照会する必要があります。
例
営業マーケティングIT運用
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調達から支払いまで:請求書処理のアクティビティ
| アクティビティ | 説明 | ||
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支払い実行
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最終アクティビティです。支払仕訳帳を転記して支払いを作成し、請求書を決済したことを示します。請求書ライフサイクルを完了させる明示的な取引イベントです。 | ||
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重要な理由
請求書から支払いまでのプロセスが正常に完了したことを示します。「期日どおりの支払い率」とエンドツーエンドの総サイクルタイムを測定する基準になります。
入手先
支払仕訳帳の転記から明示的に記録します。決済情報はVendSettlementなどのテーブルに記録され、支払いと請求書が関連付けられます。
取得
仕入先取引を決済する支払仕訳帳の転記時刻です。
イベントタイプ
explicit
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請求書と発注書の照合完了
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請求書の詳細が発注書および入荷情報と一致し、照合が正常に完了したことを示します。請求書の照合ステータスが「合格」に更新された時点で推定します。 | ||
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重要な理由
照合の成功は、発注書に基づく請求書にとって重要な節目です。支払い前に請求内容の妥当性を確認できるため、照合の効率や自動処理率を追跡するうえで欠かせません。
入手先
仕入先請求書のヘッダーまたは明細(例:VendInvoiceInfoTable)の照合ステータス項目が「合格」または「照合成功」に更新されたことから推定します。
取得
請求書照合の検証詳細で、ステータスが「合格」に変わった時点のタイムスタンプです。
イベントタイプ
inferred
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請求書を承認に送信
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請求書をレビューと承認のためにワークフローへ正式に送信したことを示します。Dynamics 365のワークフローエンジンが、この送信イベントを明示的に記録します。 | ||
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重要な理由
承認サイクル全体の測定開始点です。承認プロセスが始まるまで請求書がどのくらい待機しているかを把握でき、承認関連KPIの起点になります。
入手先
請求書がワークフローに送信された際に、ワークフロー履歴テーブル(例:WorkflowTrackingStatusTable)へ明示的に記録されるイベントです。
取得
ワークフロー履歴における送信レコードの作成時刻です。
イベントタイプ
explicit
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請求書承認
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ワークフロー内で請求書の最終承認が正常に完了し、転記と支払いが可能になったことを示します。完了時にワークフローエンジンが明示的に記録するイベントです。 | ||
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重要な理由
承認プロセスを完了する重要な節目です。「請求書を承認に送信」からこのイベントまでの時間は、承認効率を測る重要な指標であり、ボトルネックの特定にも役立ちます。
入手先
ワークフローのステータスが「承認済み」に変わった際に、ワークフロー履歴テーブル(例:WorkflowTrackingStatusTable)へ明示的に記録されるイベントです。
取得
ワークフロー履歴に「承認済み」ステータスが記録された時点のタイムスタンプです。
イベントタイプ
explicit
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請求書登録
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請求書をシステムに最初に登録し、詳細情報の処理前に仮のレコードを作成する処理です。仕入先請求書登録仕訳帳に新しいレコードが作成された時点で、このアクティビティが記録されます。 | ||
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重要な理由
このアクティビティは、請求書処理ライフサイクルの正式な開始を示します。この時点からの経過時間を分析することで、処理全体の所要時間を測定し、初期段階の遅延を特定できます。
入手先
通常、VendInvoiceRegisterJournalTableまたは同様の保留中請求書テーブルにレコードが作成された際に記録される明示的なイベントです。
取得
仕入先請求書登録仕訳帳のレコード作成時刻です。
イベントタイプ
explicit
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請求書転記
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承認済み請求書を総勘定元帳に記録し、債務を計上する正式な会計イベントです。システム上で明示的に記録される取引イベントです。 | ||
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重要な理由
転記は支払い前の最終ステップであり、財務管理上の重要な統制ポイントです。「請求書承認」から「請求書転記」までの時間で、最終的な会計処理の効率を測定できます。
入手先
VendTransなどのテーブルに転記済み仕入先取引が作成され、関連するGeneralJournalEntryおよびLedgerEntryレコードが作成されたことから明示的に記録します。
取得
仕入先取引テーブル(VendTrans)のレコード作成時刻です。
イベントタイプ
explicit
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支払い予定設定
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転記済み請求書が支払提案または支払仕訳帳に含まれ、支払いが実行される前に発生します。支払仕訳帳の明細行を作成する明示的な処理です。 | ||
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重要な理由
買掛金管理から資金管理業務へ移行する節目です。このステップを分析すると、請求書転記から支払い開始までの遅延を把握できます。
入手先
転記済み仕入先取引を決済する支払仕訳帳の行(LedgerJournalTrans)が作成されたことから明示的に記録します。
取得
請求書を参照する支払仕訳帳の行が作成された時点のタイムスタンプです。
イベントタイプ
explicit
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支払ブロック解除
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支払保留が解除され、請求書を支払スケジュールに進められる状態になったことを示します。支払ブロック項目がクリアされるか、ブロック解除状態に変更された時点で記録します。 | ||
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重要な理由
支払保留の原因となった問題の解消にかかった時間を測定します。ブロック設定から解除までの時間が長い場合、問題解決プロセスに非効率があることを示します。
入手先
転記済み仕入先取引(VendTrans)の支払保留またはブロック項目がクリアされた変更から推定します。変更ログからタイムスタンプを取得できます。
取得
仕入先取引の支払ブロック項目がクリアされた更新時点のタイムスタンプです。
イベントタイプ
inferred
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支払ブロック設定
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請求書に保留が設定され、支払いができなくなった際に発生します。転記済み請求書レコードの支払ブロックまたは保留ステータス項目の変更から記録します。 | ||
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重要な理由
支払ブロックは、支払い遅延の主な原因です。いつ、なぜ設定されたかを分析することは、期日どおりの支払いと取引先との関係を改善するうえで重要です。
入手先
転記済み仕入先取引(VendTrans)の支払保留またはブロック項目の変更から推定します。変更ログを使ってタイムスタンプを取得できます。
取得
仕入先取引の支払ブロック項目が設定された更新時点のタイムスタンプです。
イベントタイプ
inferred
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照合差異の検出
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請求書、発注書、入荷情報の不一致により請求書照合に失敗した際に発生します。請求書の照合ステータスが「失敗」または「差異」に設定された時点で記録されます。 | ||
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重要な理由
差異がいつ、なぜ発生したかを特定することは、「照合差異率」KPIの把握に欠かせません。このアクティビティは、解消プロセスの開始点を示し、長い遅延の原因になることが多い箇所です。
入手先
仕入先請求書(例:VendInvoiceInfoTable)の照合ステータス項目が「失敗」に更新されたことから推定します。失敗理由も記録されることが一般的です。
取得
照合中にステータスが「失敗」または「差異」に変わった時点のタイムスタンプです。
イベントタイプ
inferred
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照合差異の解消
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特定済みの照合差異が解消され、請求書を次の処理に進められる状態になったことを示します。「失敗」した請求書の再照合が成功した場合や、手動で例外処理された場合に推定します。 | ||
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重要な理由
このアクティビティで、差異解消のサブプロセスが完了します。「照合差異の検出」からこのイベントまでの時間は、解消効率を測定する重要なKPIです。
入手先
同じ請求書について「照合差異の検出」の後に発生した、照合成功イベント(「請求書と発注書の照合完了」)から推定します。
取得
「失敗」ステータスのタイムスタンプに続く「合格」ステータスのタイムスタンプを特定します。
イベントタイプ
inferred
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請求書コード付与
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請求書明細に総勘定元帳の勘定配分が割り当てられたことを示します。通常、請求書に関連付けられた勘定配分の作成または確定から推定します。 | ||
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重要な理由
コード付与は、財務データの正確性を左右する重要なステップです。請求書へのコード付与にかかった時間を測定すると、経理レビューのボトルネックを特定でき、「データ入力からコード付与までの平均時間」KPIの把握にも役立ちます。
入手先
保留中の仕入先請求書に関連する勘定配分テーブル(例:AccountingDistribution)のレコード作成と検証から推定します。
取得
請求書の勘定配分が保存され、検証された時点のタイムスタンプです。
イベントタイプ
inferred
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請求書データ入力完了
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照合または承認に送る前に、ヘッダーと明細を含む請求書データの入力が完了したことを示します。請求書レコードのステータスが「新規」または「登録済み」から「処理可能」に変わった時点で推定されることが一般的です。 | ||
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重要な理由
このアクティビティを追跡すると、手入力または自動処理(OCR)によるデータ入力の効率を測定できます。ここでの遅延は、プロセス全体に波及する可能性があります。
入手先
保留中の仕入先請求書レコード(例:VendInvoiceInfoTable)のステータス変更から推定します。必要な項目がすべて入力され、請求書が次のステップに進める状態になった時点でイベントが発生します。
取得
保留中請求書テーブルで、データ入力の完了を示すステータス変更を検出します。
イベントタイプ
inferred
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請求書却下
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承認者が請求書を却下し、処理が停止して通常は修正のために差し戻されたことを示します。ワークフローエンジンが、この却下イベントを明示的に記録します。 | ||
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重要な理由
却下を追跡すると、手戻りの量や、コード付与の誤り、ポリシー違反などの主な失敗理由を把握できます。「請求書却下率」KPIの管理にも直接役立ちます。
入手先
ワークフローのステータスが「却下」または「キャンセル」に変わった際に、ワークフロー履歴テーブル(例:WorkflowTrackingStatusTable)へ明示的に記録されるイベントです。
取得
ワークフロー履歴に「却下」ステータスが記録された時点のタイムスタンプです。
イベントタイプ
explicit
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抽出ガイド
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