部署: Accounts Payable（買掛金管理）

買掛金プロセスの最適化

はじめに

Financial Solutions Inc.（ニューヨーク拠点の中堅企業）は、多様なクライアントに金融コンサルティングとサービスを提供しています。買掛金（AP）部門はベンダー請求書や支払いの管理に非常に重要ですが、APプロセスには非効率があり、支払遅延やベンダーとの関係悪化が発生していました。これらの課題解決のため、Financial Solutions Inc.はProcess Mining・プロセス設計・プロセスシミュレーションを活用したプロセス改善プロジェクトを開始しました。

課題

Financial Solutions Inc.の買掛金プロセスには、主に次のような課題がありました:

• 支払遅延: 多くのベンダー支払いが遅れて関係悪化や遅延料が発生
• 高エラー率: 請求書入力ミスや処理の不統一が多発
• 非効率なワークフロー: 標準化されておらず、ボトルネックや重複作業がある
• 可視性不足: プロセス全体が見えにくく、素早い問題発見・対応が困難

メソドロジー

プロセス改善プロジェクトは以下のステップで進行しました:

1. Process Mining:

• Process Miningツールで現状のAPプロセスを分析
• ERPやトランザクションログ、請求書データなど複数のデータを収集
• プロセスマップでボトルネックや無駄・逸脱を可視化

2. プロセス設計:

• ステークホルダーとのワークショップでインサイトや改善案を抽出
• ワークフローを整理し、自動化や無駄な作業の排除を推進
• ベストプラクティスやコンプライアンス要件を取り入れた標準のProcess Modelを作成

3. プロセスシミュレーション:

• 再設計したAPプロセスをシミュレーションし効果や課題を予測
• さまざまなシナリオで処理時間・エラー率・コストなどKPIへの影響を評価
• シミュレーション結果からProcess Modelをさらに改善

結果

プロセス改善施策の導入により、Financial Solutions Inc.は大きな効果を得ました:

• 支払遅延の解消: 期日通りの支払率が60%から90%に達し、遅延料が大幅減、ベンダー満足度も向上
• エラー率大幅削減: 自動処理やチェックの導入で入力ミスを70%削減
• 業務効率化: 冗長工程を排除し、請求書処理の平均時間を半分に短縮
• 可視性向上: Process MiningでAP全体をリアルタイムに見える化し、課題の早期発見・解決が可能に
• コスト削減: AP部門の運用コストを30%削減

このようにProcess Mining・プロセス設計・シミュレーションを戦略的に活用し、業務効率とベンダー関係が大きく向上しました。本事例は主要業務の効率化におけるプロセス改善手法の有効性を示しています。