Adatsablon a Record to Report időszakzárási és egyeztetési folyamatához

SAP S/4HANA
Adatsablon a Record to Report időszakzárási és egyeztetési folyamatához

Adatsablon a Record to Report időszakzárási és egyeztetési folyamatához

Ez a sablon útmutatást ad a Record to Report időszakzárási és egyeztetési folyamatának elemzéséhez szükséges adatok összegyűjtéséhez. Bemutatja a fontos adatattribútumokat és folyamattevékenységeket, valamint részletes útmutatást ad az adatok kinyeréséhez. Használja az adat-előkészítés egyszerűsítésére, és kezdje el a process mining alkalmazását.
  • Javasolt attribútumok
  • A folyamatelemzéshez követendő fő tevékenységek
  • Útmutató az adatok kinyeréséhez, lépésről lépésre
Most ismerkedik az eseménynaplókkal? Tudja meg, hogyan készíthet process mining eseménynaplót.

A Record to Report időszakzárási és egyeztetési folyamatának attribútumai

Az alábbi adatmezőket érdemes felvenni az eseménynaplóba a Record to Report időszakzárási és egyeztetési folyamatának részletes elemzéséhez.
3 Kötelező 7 Javasolt 11 Nem kötelező
Név Leírás
Pénzügyi időszak
FinancialPeriod
A pénzügyi beszámolási ciklus egyedi azonosítója, például „2023-12” 2023 decemberére. Ez az időszak végi zárási folyamat esetazonosítója.
Leírás

A pénzügyi időszak az az esetazonosító, amely egy adott időszak, jellemzően egy naptári hónap vagy üzleti időszak könyvelési zárásához kapcsolódó összes tevékenységet összefogja. Minden pénzügyi időszak az időszak végi folyamat egy teljes lefutását jelenti.

A process mining elemzésben ez az attribútum lehetővé teszi az időszaki zárás teljes életciklusának nyomon követését a kezdetektől a végleges beszámolásig. Segítségével összehasonlíthatók a különböző időszakok ciklusidejei, azonosíthatók a gyakori folyamatútvonalak, és elemezhetők a havi, negyedéves és éves zárások közötti eltérések. Ha minden időszakot külön esetként kezel, az elemzők időben mérhetik a teljesítményt és feltárhatják a rendszerszintű szűk keresztmetszeteket.

Miért fontos?

Ez az elemzés alapjául szolgáló esetazonosító. Lehetővé teszi az időszaki zárások teljesítményének időbeli összehasonlítását, valamint a trendek és visszatérő problémák feltárását.

Hol szerezhető be?

A pénzügyi bizonylatok fejlécéből, jellemzően a BKPF táblából származó üzleti év (GJAHR) és könyvelési időszak (MONAT) mező összekapcsolásával állítható elő.

Példák
2023-122024-032024. I. negyedév
Kezdési idő
EventTime
Az az időbélyeg, amely megmutatja, mikor kezdődött egy adott tevékenység, vagy mikor rögzítették a rendszerben.
Leírás

Az esemény időpontja megadja, hogy egy tevékenység pontosan mikor történt. Pénzügyi könyveléseknél ez gyakran a bizonylat létrehozási ideje (CPUTM) vagy könyvelési dátuma (BUDAT). Állapotváltozásoknál és feladatoknál az állapotváltozás naplózásának időbélyegét jelenti.

Ez az attribútum elengedhetetlen a tevékenységek időrendi sorrendbe rendezéséhez, és minden időalapú elemzés alapja. Segítségével kiszámítható a tevékenységek közötti ciklusidő, az egyes feladatok időtartama és a teljes folyamat végpontok közötti időtartama. Közvetlenül támogatja az olyan KPI-k mérését, mint az időszaki zárás átlagos ciklusideje és az egyeztetés átlagos jóváhagyási ideje.

Miért fontos?

Ez a kötelező időbélyeg teszi lehetővé az események időrendi sorrendbe rendezését, és ez az alapja az időtartam- és teljesítményszámításoknak.

Hol szerezhető be?

A BKPF-hez hasonló táblák időbélyegmezőiből, például a létrehozás dátumából (CPUDT) és idejéből (CPUTM), illetve a különböző állapottáblák módosítási dátummezőiből (például CDHDR, CDPOS) származik.

Példák
2023-12-28T09:15:30Z2024-01-02T14:00:12Z2024-01-05T11:21:00Z
Tevékenység
ActivityName
Az időszaki zárási folyamat egy adott üzleti lépésének vagy feladatának neve, például „Helyesbítő naplóbejegyzés könyvelése” vagy „Időszak lezárása könyvelésre”.
Leírás

Ez az attribútum az időszaki zárási és egyeztetési folyamat egyetlen eseményét vagy feladatát jelöli. A tevékenységek alkotják a folyamattérkép építőelemeit, és megmutatják a munka lépéseinek sorrendjét. Gyakran tranzakciókódok, dokumentumtípusok vagy az SAP S/4HANA rendszerben rögzített állapotváltozások alapján határozhatók meg.

A tevékenységek elemzése a process mining alapja. Segít megjeleníteni a folyamat menetét, feltárni a standard eljárástól való eltéréseket és a túl sokáig tartó tevékenységek szűk keresztmetszeteit, valamint megérteni a feladatok gyakoriságát és sorrendjét. Ez fontos az olyan dashboardokhoz, mint az időszaki zárás változatainak elemzése és az aktuális időszaki zárás állapota.

Miért fontos?

Meghatározza a folyamat lépéseit, alapot ad a folyamattérképhez, és lehetővé teszi a folyamat menetének, az eltéréseknek és a szűk keresztmetszeteknek az elemzését.

Hol szerezhető be?

Különböző forrásokból származhat, például tranzakciókódokból (TCODE), dokumentumtípusokból (BLART) vagy a pénzügyi zárási feladatokhoz kapcsolódó táblák állapotmezőiből (például az SAP Financial Closing Cockpit rendszerből).

Példák
Időszak megnyitása könyvelésreFőkönyvi számla egyeztetése megkezdődöttPénzügyi kimutatások elkészültekVállalatközi egyeztetés megkezdődött
Befejezési idő
EndTime
Az az időbélyeg, amely megmutatja, mikor fejeződött be egy tevékenység.
Leírás

A befejezési idő jelzi egy feladat végét. A rendszerben naplózott, azonnali eseményeknél megegyezhet a kezdési idővel. A mérhető időtartamú tevékenységeknél a befejezés időpontját jelöli.

A kezdési idővel együtt ez az attribútum szükséges az egyes tevékenységek ProcessingTime értékének kiszámításához. Ez alapvető a teljesítmény elemzéséhez, a szűk keresztmetszetek feltárásához és az erőforrások elosztásának optimalizálásához. Az erőforrás-elosztás hatékonyságát bemutató dashboardok pontos befejezési időkre támaszkodnak annak kiszámításához, mennyi idő alatt végzik el a felhasználók a feladatokat.

Miért fontos?

Lehetővé teszi a tevékenységek időtartamának (feldolgozási idő) kiszámítását, ami szükséges a teljesítmény szűk keresztmetszeteinek feltárásához és a hatékonyság elemzéséhez.

Hol szerezhető be?

A kezdési időhöz hasonlóan ez is különböző időbélyegmezőkből származhat. Egyes tevékenységeknél megegyezhet a kezdési idővel, másoknál külön „befejezés dátuma” vagy „módosítás dátuma” mezőben szerepelhet az alkalmazás tábláiban vagy a változásnaplókban (CDHDR, CDPOS).

Példák
2023-12-28T09:16:10Z2024-01-02T17:30:00Z2024-01-05T11:21:00Z
Bizonylatszám
DocumentNumber
A pénzügyi bizonylat, például egy könyvelési tétel egyedi azonosítója.
Leírás

Az SAP minden pénzügyi könyveléshez egyedi kulcsként rendeli hozzá a bizonylatszámot. Ez az időszakzárási folyamat tevékenységeit alkotó egyedi tranzakciók nyomon követésének és ellenőrzésének elsődleges hivatkozási alapja.

Bár önmagában nem esetazonosító, közvetlen kapcsolatot biztosít a forrásrendszerhez. Az elemzők a bizonylatszám alapján a process mining nézetéből az SAP S/4HANA konkrét tranzakciós adataihoz léphetnek, és feltárhatják a kiváltó okokat. Különösen hasznos az egyes helyesbítő könyvelési tételek vagy egyeztetési könyvelések vizsgálatakor.

Miért fontos?

Közvetlen hivatkozást ad az SAP-ban rögzített tranzakcióhoz, így a folyamatmodellből könnyen megnyithatók a részletek, és az adatok ellenőrizhetők.

Hol szerezhető be?

A pénzügyi bizonylatok BKPF fejléc táblájában (BELNR mező), valamint az olyan tételsorokat tartalmazó táblákban található, mint a BSEG vagy az ACDOCA.

Példák
100000045190000001300000023
Egyeztetési állapot
ReconciliationStatus
Egy számlaegyeztetési tevékenység állapota, például „Nyitott”, „Folyamatban” vagy „Jóváhagyva”.
Leírás

Ez az attribútum az adott számlához vagy feladathoz tartozó egyeztetés állapotát követi. Megmutatja, hogy az egyeztetést elkezdték-e, felülvizsgálatra benyújtották-e, jóváhagyták-e vagy elutasították-e. Az állapotváltozások fontos események a folyamatban.

A „Reconciliation Rework Analysis” dashboard alapjául szolgál. Az állapotok sorrendjét elemezve azonosítható, ha a „Jóváhagyva” állapotot további helyesbítések követik, ami utómunkára utal. A „First-Pass Reconciliation Rate” KPI kiszámítását is támogatja: megmutatja, mely egyeztetéseket hagyták jóvá elutasítás vagy újbóli megnyitás nélkül.

Miért fontos?

Nyomon követi az egyeztetési feladatok előrehaladását és eredményét, így feltárható az utómunka, mérhető a jóváhagyási arány, és elemezhetők a szűk keresztmetszetek.

Hol szerezhető be?

Az adatokat általában az adott egyeztetési eszközhöz kapcsolódó táblák tárolják, például az SAP Financial Closing cockpit vagy a BlackLine SAP Account Substantiation and Automation megoldása.

Példák
Nincs elkezdveElőkészítés alattJóváhagyvaElutasítva
Felelős felhasználó
ResponsibleUser
Annak a személynek a felhasználói azonosítója, aki végrehajtotta a tevékenységet, vagy felelős a feladatért.
Leírás

Ez az attribútum azonosítja azt a munkatársat, aki elvégzett egy adott feladatot, például könyvelt egy naplóbejegyzést vagy jóváhagyott egy egyeztetést. A rendszer naplóiban és a bizonylatok fejlécében általában felhasználói azonosítóként szerepel.

A felhasználók szerinti elemzés segít megérteni a munkaterhelés eloszlását, az egyéni teljesítményt és a képzési igényeket. Az erőforrás-elosztás hatékonyságát bemutató dashboard ezt az attribútumot használja a felhasználók tevékenység-feldolgozási idejének megjelenítésére. Az ismétlődő, sok felhasználó által végzett feladatok feltárásával az automatizálásra alkalmas területek azonosításában is segíthet.

Miért fontos?

Összekapcsolja a folyamati tevékenységeket az azokat végrehajtó munkatársakkal, így elemezhető a munkaterhelés, optimalizálhatók az erőforrások és nyomon követhető a teljesítmény.

Hol szerezhető be?

Gyakran megtalálható a bizonylatfejlécek tábláiban, például a BKPF táblában (USNAM mező, felhasználónév), illetve a változásdokumentumok tábláiban, például a CDHDR táblában (USERNAME mező).

Példák
ABROWNCSMITHDJOHNSON
Főkönyvi számlaszám
GlAccountNumber
A főkönyv egy adott számlájának azonosítója.
Leírás

A főkönyvi számlaszám az egyes pénzügyi tranzakciók rögzítésére használt számlákat azonosítja, például a pénzeszközök, a szállítói kötelezettségek vagy a bevételek számláit. Számos időszakzárási tevékenység, például az egyeztetés és a helyesbítő könyvelés, közvetlenül kapcsolódik egy-egy főkönyvi számlához.

Ez az attribútum nélkülözhetetlen a pénzügyi folyamatok részletes elemzéséhez. Az „Adjusting Journal Entry Analysis” dashboard számlánként mutatja a helyesbítések számát, így segít feltárni a problémás területeket. Az „Avg GL Account Reconciliation Time” KPI is ezt használja az egyes számlákhoz kapcsolódó késedelmek azonosítására.

Miért fontos?

A folyamattevékenységeket konkrét pénzügyi számlákhoz kapcsolja. Így részletesen elemezhetők az egyeztetések és a könyvelési tételek, és feltárhatók a problémák kiváltó okai.

Hol szerezhető be?

A pénzügyi bizonylatok tételsoraiban található, elsősorban a BSEG táblában (HKONT mező) vagy az S/4HANA univerzális naplótáblájában, az ACDOCA-ban.

Példák
113100004000000073000000
Tervezett befejezési dátum
TargetCompletionDate
Egy fontos tevékenység, például a pénzügyi kimutatások elkészítésének tervezett vagy határidőként megadott dátuma.
Leírás

A tervezett befejezési dátum az időszakzárási folyamat egy adott mérföldkövéhez tartozó belső vagy külső határidő. Ez az a dátum, ameddig a feladatot el kell végezni.

Az attribútum a határidők betartásának és a teljesítménynek a méréséhez szükséges. Erre épül a „Reporting Deadline Adherence” dashboard és a „Financial Statement On-Time Rate” KPI, amelyek ezt a dátumot az ActualCompletionDate értékével vetik össze. Az eltérések elemzésével a szervezet megértheti, hogyan javíthatja a határidőre történő zárást.

Miért fontos?

Lehetővé teszi a határidők betartásának elemzését, és segít mérni, majd javítani a kritikus zárási tevékenységek időben történő befejezésének arányát.

Hol szerezhető be?

Az adat gyakran feladatkezelő vagy ütemező rendszerben található, például az SAP Financial Closing cockpitban, ahol a zárási feladatlistákhoz tervezett befejezési dátumok tartoznak.

Példák
2024-01-05T23:59:59Z2024-04-04T23:59:59Z2024-07-05T23:59:59Z
Vállalatkód
CompanyCode
Az SAP-szervezeten belüli jogi személy vagy vállalat egyedi azonosítója.
Leírás

A Company Code a vállalaton belüli önálló számviteli egységet jelöli, amelyhez teljes, önálló számlarendszer hozható létre. Az időszakzárás minden tevékenysége Company Code szinten történik.

A pénzügyi elemzés egyik alapvető szervezeti dimenziója. A process mining segítségével összehasonlítható, hogyan zajlik az időszakzárás a különböző jogi személyeknél. A „Period Close Variant Analysis” dashboard a Company Code alapján tárja fel az eltéréseket, és támogatja a zárási eljárások egységesítését.

Miért fontos?

Fontos szervezeti kontextust ad: lehetővé teszi a különböző jogi személyek folyamatainak összehasonlítását, valamint az eltérések és a bevált gyakorlatok feltárását.

Hol szerezhető be?

Az SAP pénzügyi tábláinak szinte mindegyikében megtalálható, különösen a BKPF fejléc táblában (BUKRS mező).

Példák
10001710US01DE01
Automatizált
IsAutomated
Logikai jelző, amely megmutatja, hogy a tevékenységet rendszerfelhasználó vagy automatizált folyamat végezte-e.
Leírás

Ez a jelző különbözteti meg a felhasználó által manuálisan végzett feladatokat a rendszer által automatikusan végrehajtottaktól, például az ütemezett devizaértékelési kötegelt feladatoktól vagy az automatikus kiegyenlítési futásoktól. Az érték jellemzően a ResponsibleUser azonosítója alapján (például ha a felhasználó „SAP_BATCH”), vagy a TransactionCode alapján származtatható.

Az attribútum segít felmérni az időszakzárási folyamat automatizáltságát. A nagy volumenű manuális feladatok megmutatásával feltárja a további automatizálás lehetőségeit. A kiváltó okok elemzésekor azt is megmutatja, hogy a szűk keresztmetszetek manuális vagy automatizált lépéseknél jelentkeznek-e.

Miért fontos?

Megkülönbözteti az emberi és a rendszer által végzett tevékenységeket. Ez segít feltárni az automatizálási lehetőségeket, és külön elemezni mindkettő hatékonyságát.

Hol szerezhető be?

Származtatott attribútum, amelyet gyakran a „ResponsibleUser” mezőre alkalmazott szabály alapján határoznak meg, például rendszer- vagy kötegelt felhasználói azonosítók („BATCHUSER”) keresésével, illetve a tranzakciókód alapján.

Példák
truefalse
Bizonylat összege
DocumentAmount
A pénzügyi könyvelés teljes összege a bizonylat pénznemében.
Leírás

Ez az attribútum a pénzügyi bizonylathoz tartozó pénzösszeget jelöli. Az időszak végi helyesbítéseknél például az elhatárolás vagy a könyvelt korrekció összegét mutathatja.

Az összeg elemzése segít a lényegesség megítélésében. Az elemzők előre vehetik a nagy összegű helyesbítő tételek vizsgálatát, amelyek nagyobb pénzügyi kockázatot jelenthetnek. A folyamattérkép egy adott értékhatár feletti tranzakciókra is szűrhető, így a nézet a legjelentősebb tevékenységekre összpontosít.

Miért fontos?

Pénzügyi dimenzióval egészíti ki az elemzést, így a problémák pénzügyi hatásuk és lényegességük alapján rangsorolhatók.

Hol szerezhető be?

Az értéket általában a tételsorokat tartalmazó táblákból, például a BSEG-ből vagy az ACDOCA-ból kell összesíteni (WRBTR mező, összeg a bizonylat pénznemében).

Példák
15000.00250.75-500.00
Bizonylat pénzneme
DocumentCurrency
A pénzügyi bizonylat összegeinek pénznemkódja.
Leírás

Ez az attribútum jelzi, milyen pénznemben rögzítették a tranzakciót, például USD, EUR vagy JPY. A DocumentAmount attribútum értelmezéséhez is szükséges.

A több országban működő szervezeteknél fontos lehet a pénznem szerinti elemzés. Így az összegek helyesen értelmezhetők, és az összesített elemzéshez egyetlen jelentési pénznemre válthatók át. E kontextus nélkül a DocumentAmount értékei nem hasonlíthatók össze és nem adhatók össze érdemben.

Miért fontos?

Megadja a pénzösszegek értelmezéséhez szükséges kontextust, különösen akkor, ha több pénznem szerepel az adatokban.

Hol szerezhető be?

A pénzügyi bizonylatok BKPF fejléc táblájában található (WAERS mező).

Példák
USDEURJPY
Forrásrendszer
SourceSystemId
Annak az SAP S/4HANA-példánynak vagy kliensnek az azonosítója, amelyből az adatokat kinyerték.
Leírás

Ez az attribútum megadja az adatok forrásrendszerét. Több SAP-példányt használó környezetben, például különböző régiók vagy üzleti egységek esetén, ez a mező segít megkülönböztetni az adatforrásokat.

Elsősorban adatirányításra, auditálásra és az adatok sértetlenségének biztosítására használják. Az elemzésben szűrőként is alkalmazható a különböző forrásrendszerek folyamatainak összehasonlításához, ha az adatokat egyetlen process mining modellben egyesítik.

Miért fontos?

Segít nyomon követni az adatok eredetét és megérteni a hátterüket, különösen több rendszert használó környezetben.

Hol szerezhető be?

Ez általában az adatkinyerés során hozzáadott metaadat, amelyet gyakran az SAP rendszerazonosítójából (SY-SYSID) vagy kliensazonosítójából (SY-MANDT) vesznek át.

Példák
S4H_PROD_100S4H_QAS_200ECC_LEGACY_001
Határidőre teljesült
IsOnTime
Logikai jelző, amely akkor igaz, ha egy mérföldkő a tervezett dátumon vagy az előtt befejeződött.
Leírás

Ez az attribútum egyszerű, kétértékű eredményt ad a határidő betartásáról. Egy adott mérföldkő, például a pénzügyi kimutatások jóváhagyása esetén az ActualCompletionDate és a TargetCompletionDate összevetésével számítható ki.

Ez a „Financial Statement On-Time Rate” KPI alapja. A dátumok összehasonlítását egyértelmű „határidőre” vagy „késve” állapottá alakítja, amely dashboardokon és jelentésekben könnyen megjeleníthető. Segít mérni, mennyire eredményesek a zárás felgyorsítását célzó kezdeményezések.

Miért fontos?

A határidő-betartás elemzését egyértelmű, sikeres vagy sikertelen eredménnyé egyszerűsíti, így könnyen nyomon követhető és jelenthető az időben történő teljesítés.

Hol szerezhető be?

Számított mező: ActualCompletionDate <= TargetCompletionDate.

Példák
truefalse
Időszakzárási ciklusidő
PeriodCloseCycleTime
A pénzügyi időszak első tevékenységétől az utolsóig eltelt teljes idő.
Leírás

Ez a mutató egyetlen eset (Financial Period) teljes időszakzárási folyamatának időtartamát jelzi. Az adott időszak első és utolsó tevékenységének időbélyege közötti különbségként számítható ki.

Ez az egyik elsődleges teljesítménymutató. Közvetlenül támogatja a „Period Close Cycle Time Overview” dashboardot és az „Average Period Close Cycle Time” KPI-t. Átfogó képet ad a zárási folyamat hatékonyságáról és sebességéről, így az eredmények időben, illetve a különböző Company Code-ok között is összehasonlíthatók.

Miért fontos?

A teljes folyamat időtartamának elsődleges KPI-ja, amely lehetővé teszi a hatékonyság javulásának hosszú távú nyomon követését.

Hol szerezhető be?

Esetszinten számítva: minden FinancialPeriod esetén MAX(EventTime) - MIN(EventTime).

Példák
P5D10H30MP7D2HP6D
Könyvelési tétel típusa
JournalEntryType
A könyvelt pénzügyi bizonylat típusa, amely megkülönbözteti a normál könyveléseket, az elhatárolásokat és a helyesbítéseket.
Leírás

A könyvelési tétel típusa, az SAP szóhasználatában a bizonylattípus, a számviteli bizonylatokat osztályozó kulcs. Meghatározza, hogy a bizonylat milyen számlatípusokra könyvelhető, és megkülönbözteti az üzleti tranzakciókat, például a szállítói számlát (KR), a főkönyvi könyvelést (SA) vagy a vevői befizetést (DZ).

Az időszakzárás során ez az attribútum segít elkülöníteni az egyes tevékenységtípusokat. Az elemzők például a helyesbítő könyvelési tételekre szűrhetnek az „Adjusting Journal Entry Analysis” dashboard és az „Adjusting Journal Entries Count” KPI használatához. Az attribútum a „Manual Postings Ratio” kiszámításában is segít.

Miért fontos?

Osztályozza a pénzügyi tranzakciókat, így az elemzés egyes könyveléstípusokra, például a manuális helyesbítésekre összpontosíthat, amelyek fontosak a gördülékeny időszakzáráshoz.

Hol szerezhető be?

Az SAP pénzügyi bizonylatainak BKPF fejléc táblájában található szabványos mező (BLART mező).

Példák
SAKRAB
Tényleges befejezési dátum
ActualCompletionDate
Az a tényleges dátum, amikor egy fontos tevékenység vagy a teljes időszakzárás befejeződött.
Leírás

Ez az attribútum egy fontos mérföldkő tényleges befejezési dátumát rögzíti. Ez lehet például a pénzügyi kimutatások végső jóváhagyásának vagy a könyvelési időszak lezárásának időpontja.

A TargetCompletionDate párja, és nélkülözhetetlen a határidőre történő teljesítés méréséhez. A „Reporting Deadline Adherence” dashboard és a „Financial Statement On-Time Rate” KPI közvetlenül összeveti a tényleges és a tervezett dátumot az eltérés és a határidő-betartás kiszámításához.

Miért fontos?

Megadja a mérföldkövek tényleges időpontját, így mérhető a tervezett határidőkhöz viszonyított teljesítmény, és elemezhetők a késedelmek.

Hol szerezhető be?

A sorozat utolsó tevékenységének EventTime értékéből származik, például a „Financial Statements Approved” vagy a „Period Closed For Posting” eseményből.

Példák
2024-01-06T10:00:00Z2024-04-05T17:00:00Z2024-07-04T11:00:00Z
Tranzakciókód
TransactionCode
A tevékenység végrehajtásához használt SAP-tranzakciókód (T-code).
Leírás

A tranzakciókód egy adott SAP-funkció vagy -program indítására szolgáló parancsikon. Például az FB01 bizonylat könyvelésére, az FAGLB03 pedig főkönyvi számlaegyenlegek megjelenítésére használható. A T-code gyakran egyértelműen jelzi, milyen tevékenység történt.

Ez az attribútum segít meghatározni a folyamatmodell tevékenységeit. Megbízhatóan különbözteti meg a manuális és az automatizált tevékenységeket, és megmutatja, hogyan végezték el a feladatot a rendszerben. A T-code-ok elemzésével feltárhatók a nem szabványos vagy nem hatékony munkamódszerek.

Miért fontos?

Rendszerszintű, technikai képet ad a tevékenység végrehajtásáról. Segít megkülönböztetni a manuális és az automatizált lépéseket, valamint feltárni a nem szabványos eljárásokat.

Hol szerezhető be?

A pénzügyi bizonylatok BKPF fejléc táblájában (TCODE mező) vagy a módosítási naplókban található.

Példák
FB01FAGL_FCVF.13
Utolsó adatfrissítés
LastDataUpdate
Az az időbélyeg, amely megmutatja, mikor frissítették vagy nyerték ki utoljára az adatokat a forrásrendszerből.
Leírás

Ez az attribútum rögzíti a legutóbbi adatkinyerés dátumát és időpontját. Megmutatja, mennyire frissek a process mining eszközben elemzett adatok.

Elsősorban adatirányítási és tájékoztatási célokat szolgál. A dashboardot megtekintők ellenőrizhetik, mennyire aktuális az elemzés. Ez különösen fontos a közel valós idejű nyomon követést biztosító dashboardoknál, például az aktuális időszaki zárás állapotánál. Segít megállapítani, hogy a mai, a tegnapi vagy a múlt heti adatokat látják-e.

Miért fontos?

Tájékoztatja a felhasználókat az adatok frissességéről, így megítélhetik, mennyire aktuálisak a folyamatelemzés eredményei.

Hol szerezhető be?

Az adatkinyerő vagy ETL-eszköz által a végrehajtáskor létrehozott és az adatkészlethez rendelt metaadat.

Példák
2024-06-10T08:00:00Z2024-06-09T08:00:00Z
Utómunkával járó egyeztetés
IsReconciliationRework
Logikai jelző, amely akkor igaz, ha egy egyeztetési tevékenységet elutasítás vagy további helyesbítés követ.
Leírás

Ez a számított attribútum azonosítja az egyeztetési alfolyamatban végzett utómunkát. Megjelöli azokat a tevékenységeket vagy eseteket, amelyeknél az egyeztetést elutasítják, benyújtás után újra megnyitják, vagy a főkönyvi számla egyeztetésének lezárása után helyesbítő tételeket könyvelnek.

A jelző a „Reconciliation Rework Analysis” dashboard és a „Reconciliation Rework Rate” KPI alapjául szolgál. Az összetett folyamatsorozatokat egyszerűen mérhető attribútummá alakítja, amely számszerűsíti az utómunka mértékét, és segít a csapatoknak az elsőre megfelelő teljesítés javítására összpontosítani.

Miért fontos?

Közvetlenül számszerűsíti az utómunkát, a folyamat hatékonytalanságának egyik fontos formáját. Így célzottan elemezhető és javítható az egyeztetések minősége.

Hol szerezhető be?

A tevékenységek sorrendje alapján számítható ki. A jelző például akkor kap igaz értéket, ha ugyanabban az időszakban és ugyanahhoz a főkönyvi számlához a „Reconciliation Approved” eseményt az „Adjusting Journal Entry Posted” követi.

Példák
truefalse
Kötelező Javasolt Nem kötelező

A Record to Report időszakzárási és egyeztetési folyamatának tevékenységei

Ezeket a fő folyamatlépéseket és mérföldköveket rögzítse az eseménynaplóban a pontos folyamattérképezéshez és optimalizáláshoz.
7 Javasolt 7 Nem kötelező
Tevékenység Leírás
Főkönyvi számla egyeztetése jóváhagyva
Ez a tevékenység a főkönyvi számla egyeztetésének végső jóváhagyását jelzi. Megerősíti, hogy az egyenleg alá van támasztva, és minden problémát rendeztek. Az esemény az egyeztető eszköz „Jóváhagyva” állapotából következtethető ki.
Miért fontos?

Ez a mérföldkő egy fontos kontrolltevékenység befejezését jelzi. A jóváhagyási idők nyomon követése segít feltárni az ellenőrzési folyamat szűk keresztmetszeteit, és szükséges az ismételt munka, valamint az elsőre sikeres teljesítés méréséhez.

Hol szerezhető be?

Az esemény egy egyeztetéskezelő rendszerből, például az SAP Account Substantiation and Automation megoldásból olvasható ki a végső jóváhagyási állapot időbélyegének követésével.

Rögzítés

Azonosítsa azt az időbélyeget, amikor az egyeztetés állapotmezője a végleges „Jóváhagyva” értékre változik.

Eseménytípus inferred
Főkönyvi számla egyeztetése megkezdődött
A főkönyvi számlaegyenlegek alátámasztására szolgáló manuális vagy részben automatizált folyamat kezdetét jelzi. Az esemény abból következtethető ki, hogy az egyeztetés állapota „Új” értékről „Folyamatban” értékre változik, vagy naplózzák az előkészítő első műveletét.
Miért fontos?

Ez fontos mérföldkő a mérlegszámlák alátámasztásához szükséges idő és munka megértésében. Segít feltárni, mely számlák vagy részlegek kezdik későn az egyeztetést.

Hol szerezhető be?

Az esemény általában egy külön egyeztető eszközből, például a BlackLine SAP Account Substantiation and Automation megoldásából vagy más külső rendszerből olvasható ki. Az esemény az állapotváltozás időbélyegéből következtethető ki.

Rögzítés

Kövesse nyomon az adott főkönyvi számla egyeztetésénél a „Nincs elkezdve” állapotból történő első állapotváltozás időbélyegét.

Eseménytípus inferred
Helyesbítő naplóbejegyzés könyvelése
Az első egyeztetések után rögzített helyesbítő naplóbejegyzést jelzi, amely általában az ellenőrzés során feltárt eltéréseket rendezi. Ez egy konkrét, főkönyvbe könyvelt tranzakció.
Miért fontos?

A helyesbítő tételek gyakori előfordulása arra utal, hogy a megelőző folyamatok vagy egyeztetések elsőre nem megfelelő minőségűek. Ezek elemzésével feltárhatók a hibák kiváltó okai és csökkenthető az ismételt munka.

Hol szerezhető be?

A tételek konkrét dokumentumként szerepelnek az ACDOCA és BKPF táblákban. Dokumentumtípus, a zárási ciklus végéhez közeli könyvelési dátum vagy meghatározott szövegleírás alapján azonosíthatók.

Rögzítés

Szűrje a BKPF naplóbejegyzéseit a dokumentumtípus és az egyeztetési tevékenységekhez viszonyított könyvelési dátum kombinációja alapján.

Eseménytípus explicit
Időszak lezárása könyvelésre
Ez a ciklus utolsó tevékenysége: a könyvelési időszakot hivatalosan lezárják, hogy ne lehessen további tranzakciókat rögzíteni. Ezzel biztosítható a végleges pénzügyi beszámolók adatainak sértetlensége.
Miért fontos?

Ez a tevékenység a folyamat egyértelmű záró eseménye. Szükséges a teljes időszaki zárási ciklusidő kiszámításához és a folyamat befejezésére vonatkozó trendek elemzéséhez.

Hol szerezhető be?

Az időszak megnyitásához hasonlóan ez az esemény a T001B könyvelési időszakokat vezérlő táblát az OB52 tranzakción keresztül módosító változásdokumentumokból (CDHDR és CDPOS táblák) olvasható ki.

Rögzítés

Szűrje a T001B táblához tartozó változásnaplókat a megfelelő üzleti év és időszak lezárásának azonosításához.

Eseménytípus explicit
Időszak megnyitása könyvelésre
Ez jelzi a pénzügyi időszak kezdetét, amikor megnyitják a könyvelési időszakot a tranzakciók rögzítéséhez. Az SAP-ban egy pénzügyi adminisztrátor által végrehajtott, naplózott konfigurációmódosítás teszi lehetővé az új időszak naplóbejegyzéseinek rögzítését.
Miért fontos?

Ez a tevékenység az időszak végi zárási folyamat elsődleges kezdő eseménye. Segítségével pontosan mérhető a teljes ciklusidő, és egyértelműen kijelölhető a folyamatelemzés kezdőpontja.

Hol szerezhető be?

Az esemény a T001B könyvelési időszakokat vezérlő táblát módosító változásdokumentumokból (CDHDR és CDPOS táblák) olvasható ki. A módosítást általában az OB52 tranzakcióval hajtják végre.

Rögzítés

Szűrje a T001B táblához tartozó változásnaplókat a megfelelő üzleti év és időszak alapján.

Eseménytípus explicit
Pénzügyi kimutatások elkészültek
Ez a tevékenység a hivatalos pénzügyi kimutatások, például a mérleg és az eredménykimutatás elkészítését jelzi. Ezzel zárul az időszak végi könyvelési és konszolidációs folyamat.
Miért fontos?

Ez fontos mérföldkő a főkönyvi ciklusban. Időzítése meghatározó a beszámolási határidők betartásához és ahhoz, hogy az érintettek időben megkapják az információkat.

Hol szerezhető be?

Az esemény legpontosabban egy pénzügyi záráskezelő eszközből, például az SAP Financial Closing Cockpit rendszerből olvasható ki, ahol külön feladatként szerepel. Ennek hiányában a jelentéskészítési naplókból vagy a fájlok létrehozási időbélyegéből kell következtetni rá.

Rögzítés

Kövesse nyomon a „Pénzügyi kimutatások elkészítése” feladat befejezési állapotát a zárási eszközben, vagy elemezze a jelentésfuttatások naplóit.

Eseménytípus inferred
Vállalatközi egyeztetés megkezdődött
Ez a tevékenység jelzi az azonos vállalatcsoporthoz tartozó vállalatkódok közötti tranzakciók párosításának és egyeztetésének kezdetét. Gyakran egy egyeztetési feladat futtatásával vagy egy új egyeztetési eset létrehozásával indítják el az SAP ICMR eszközében.
Miért fontos?

A vállalatközi egyeztetés gyakran összetett és időigényes. Időtartamának és folyamatának elemzése segít egyszerűsíteni a csoportszintű zárást és biztosítani az összevont pénzügyi adatok pontosságát.

Hol szerezhető be?

Az esemény az SAP Intercompany Matching and Reconciliation (ICMR) moduljában bekövetkező állapotváltozásokból, illetve az adott időszak első egyeztetési dokumentumának létrehozásából következtethető ki.

Rögzítés

Kövesse nyomon az adott időszak ICMR-eszközében szereplő egyeztetési egységek létrehozási dátumát vagy állapotváltozásának időbélyegét.

Eseménytípus inferred
Automatikus kiegyenlítési futtatás végrehajtva
Az SAP automatikus kiegyenlítő programjainak, például a GR/IR (árubeérkezés/számlabeérkezés) kiegyenlítési futtatásának végrehajtását jelzi. Ezek a feladatok meghatározott főkönyvi számlák nyitott tételeit párosítják és egyenlítik ki, csökkentve a manuális egyeztetési munkát.
Miért fontos?

Ez a tevékenység megmutatja, milyen mértékben automatizált az egyeztetési folyamat. A futtatások hibái vagy kivételei jelentős manuális munkához és késedelmekhez vezethetnek.

Hol szerezhető be?

Az esemény az automatikus kiegyenlítéshez használt F.13 vagy F.13E tranzakciókhoz hasonló kötegelt feladatok végrehajtási naplóiból olvasható ki. A TBTCO és TBTCP feladatnapló-táblák tartalmazzák a végrehajtás részleteit.

Rögzítés

Az SAP feladatnaplóiban kövesse nyomon az F.13-hoz hasonló tranzakciókhoz kapcsolódó feladatok kezdési és befejezési időbélyegét.

Eseménytípus explicit
Devizaátértékelés futtatása
Ez egy szokásos hónap végi eljárás, amelynek során a nyitott tételeket és a devizaegyenlegeket az időszak végi árfolyamok alapján átértékelik. A program végrehajtásakor könyvelik az ebből eredő értékelési különbözeteket.
Miért fontos?

Ez biztosítja a számviteli standardoknak való megfelelést és a pénzügyi helyzet pontos bemutatását. A tevékenység nyomon követésével ellenőrizhető, hogy minden devizaátértékelés időben megtörtént-e.

Hol szerezhető be?

Az esemény a devizaátértékelő program, például a FAGL_FCV végrehajtási naplóiból olvasható ki. A feladat részleteit a TBTCO és TBTCP táblák tárolják.

Rögzítés

Kövesse nyomon a FAGL_FCV tranzakcióhoz vagy az azt végrehajtó programhoz kapcsolódó feladatok naplóit.

Eseménytípus explicit
Elhatárolások és céltartalékok könyvelése
Ez az esemény az időbeli elhatárolásokhoz és más céltartalékokhoz kapcsolódó manuális naplóbejegyzések létrehozását rögzíti. Ezekre az eredményszemléletű számvitel szerinti pontos pénzügyi beszámoláshoz van szükség. A főkönyvbe könyvelt, konkrét tranzakciókról van szó.
Miért fontos?

Ezeknek a könyveléseknek a nyomon követésével elemezhető a manuális helyesbítések mennyisége és időzítése. A nagy mennyiség automatizálási vagy a megelőző folyamatokat érintő fejlesztési lehetőségekre utalhat.

Hol szerezhető be?

A tételek konkrét naplóbejegyzésként szerepelnek az ACDOCA univerzális napló táblában és a BKPF fejléc táblában. Az elhatárolásokhoz beállított dokumentumtípusok alapján azonosíthatók.

Rögzítés

Szűrje a BKPF táblában szereplő dokumentumokat dokumentumtípus (például „SA” vagy egyéni típusok) és az időszakon belüli könyvelési dátum alapján.

Eseménytípus explicit
Főkönyvi alrendszerek adatátadása befejeződött
Azt jelzi, hogy befejeződtek azok a kötegelt feladatok, amelyek az összesített adatokat a vevői, szállítói és eszköznyilvántartási alrendszerekből a főkönyvbe továbbítják. Így a zárási eljárások megkezdése előtt minden kapcsolódó működési tranzakció megjelenik a főkönyvben.
Miért fontos?

Az alrendszerek zárásának késedelme jelentős szűk keresztmetszetet okozhat a teljes folyamatban. Ennek a tevékenységnek a nyomon követésével feltárhatók a forrásrendszerekből történő adatgyűjtés és -integráció problémái.

Hol szerezhető be?

Az esemény a főkönyvi elszámolásért és adatátadásért felelős kötegelt feladatok sikeres befejezési állapotából következtethető ki. A feladatnaplók a TBTCO és TBTCP táblákban találhatók.

Rögzítés

Az SAP feladatáttekintőjében (SM37 tranzakció) azonosítsa és kövesse nyomon a releváns kötegelt feladatok befejezési időbélyegeit.

Eseménytípus explicit
Főkönyvi kivonat elkészült
Azt jelzi, hogy elkészült és ellenőrzésre elmentették a főkönyvi kivonatot. Ez fontos ellenőrzési pont a végleges pénzügyi kimutatások elkészítése előtt. Az esemény rögzítése gyakran attól függ, hogy mentik-e a jelentés kimenetét.
Miért fontos?

A főkönyvi kivonat elkészítése fontos minőségellenőrzési pont. Az időzítés elemzésével felmérhető, mennyire áll készen a folyamat a végleges beszámolásra, és feltárhatók a megelőző tevékenységek késedelmei.

Hol szerezhető be?

Ez gyakran nem önálló, közvetlenül rögzített esemény. Egy adott jelentéskészítő tranzakció végrehajtásából következtethető ki, ha a változatokat felhasználóval és dátummal együtt mentik, vagy ha a folyamatot például az SAP Financial Closing Cockpit eszközben kezelik.

Rögzítés

Rendszerelemzés szükséges annak megállapításához, hogy rendelkezésre áll-e megbízható naplózási megoldás, például a jelentésfuttatások naplója vagy a zárási cockpit feladatlistája.

Eseménytípus inferred
Konszolidációs feladatok végrehajtva
Az SAP Group Reporting rendszerben végrehajtott konszolidációs tevékenységeket jelzi, például a devizaátváltást, az átsorolást és a vállalatközi nyereség kiszűrését. Ezeket a feladatokat általában a konszolidációs monitorban kezelik és naplózzák.
Miért fontos?

Több jogi személlyel működő szervezeteknél a konszolidáció a zárás kritikus útvonalának része. A feladatok nyomon követése segít egyszerűsíteni a csoportszintű zárást és időben elkészíteni az összevont beszámolót.

Hol szerezhető be?

Az esemény az SAP S/4HANA Group Reporting adatmonitorának vagy konszolidációs monitorának állapotnaplóiból olvasható ki. Minden feladathoz általában felhasználó, időbélyeg és állapot tartozik.

Rögzítés

Nyerje ki a feladat-végrehajtási naplókat a Group Reporting konszolidációs monitorának alapjául szolgáló táblákból.

Eseménytípus explicit
Pénzügyi kimutatások jóváhagyva
Azt jelzi, hogy a közzététel előtt a felhatalmazott vezetők véglegesen jóváhagyták a pénzügyi kimutatásokat. Ez gyakran offline folyamat, de rögzíthető, ha van hivatalos digitális jóváhagyási lépés.
Miért fontos?

Ez az utolsó minőségellenőrzési és kontrollpont. Időzítésének követése segít megérteni, hogy a szervezet betartja-e a beszámolási határidőket, és mennyire hatékony a vezetői ellenőrzési ciklus.

Hol szerezhető be?

Az esemény akkor rögzíthető, ha a kimutatások jóváhagyásához munkafolyamat vagy állapotmező tartozik, például az SAP Financial Closing Cockpit rendszerben vagy egy dokumentumkezelő rendszerben.

Rögzítés

Azonosítsa azt az adatmezőt és időbélyeget, amely a pénzügyi kimutatáscsomag végső jóváhagyását jelzi.

Eseménytípus inferred
Javasolt Nem kötelező

Adatkinyerési útmutatók

Adatok kinyerése SAP S/4HANA rendszerből

Kezdheti?

Ezzel az adatsablonnal hatékonyabbá teheti szervezete működését és javíthatja a megfelelést. Kezdje el még ma a Record to Report folyamat fejlesztését.

Optimalizálja még ma a Record to Report zárási és egyeztetési folyamatát

Tárja fel a hatékonysági problémákat, és csökkentse akár 30%-kal a zárási ciklus idejét.

Próbálja ki ingyen

Nincs szükség bankkártyára. Néhány perc alatt elkezdheti.