Record to Report: időszakzárási és egyeztetési adatsablon

SAP ECC
Record to Report: időszakzárási és egyeztetési adatsablon

Record to Report: időszakzárási és egyeztetési adatsablon

Ez a sablon útmutatást ad a Record to Report időszakzárási és egyeztetési folyamatának elemzéséhez szükséges adatok összegyűjtéséhez. Bemutatja az eseménynapló összeállításához szükséges attribútumokat és tevékenységeket, valamint gyakorlati tanácsokat ad az adatok SAP ECC-ből történő kinyeréséhez.
  • Javasolt attribútumok
  • Nyomon követendő fő tevékenységek
  • Útmutató az adatok kinyeréséhez
Most ismerkedik az eseménynaplókkal? Tudja meg, hogyan készíthet process mining eseménynaplót.

A Record to Report időszakzárási és egyeztetési folyamatának attribútumai

Az alábbi adatmezőket javasoljuk felvenni az eseménynaplóba a Record to Report időszakzárási és egyeztetési folyamatának részletes elemzéséhez.
5 Kötelező 7 Javasolt 9 Nem kötelező
Név Leírás
Pénzügyi időszak
FinancialPeriod
A pénzügyi beszámolási ciklus egyedi azonosítója, amely jellemzően a pénzügyi évet és a könyvelési időszakot egyesíti.
Leírás

A pénzügyi időszak az eset elsődleges azonosítója. Egy adott beszámolási ciklushoz tartozó összes zárási és számlaegyeztetési tevékenységet csoportosítja, például a 2023. decemberi időszakot jelölő „2023-12” értéket. Így minden időszak teljes zárási folyamata elejétől a végéig elemezhető.

Az elemzésben ez teszi lehetővé az egyes zárások teljes ciklusidejének követését, az időszakok teljesítményének összehasonlítását, valamint a trendek és rendellenességek feltárását. Ha minden pénzügyi időszak külön esetként szerepel, láthatóvá és mérhetővé válik a zárási folyamat hatékonysága, a szűk keresztmetszetek és az időbeli eltérések.

Miért fontos?

Ez az elemzés alapjául szolgáló esetazonosító, amely lehetővé teszi a zárási ciklusidők, a munkaterhelés és a folyamatkövetés időszakok közötti összehasonlítását.

Hol szerezhető be?

Ez az attribútum jellemzően a pénzügyi dokumentumok fejlécéből, például a BKPF táblából származó pénzügyi év (GJAHR) és könyvelési időszak (MONAT) összefűzésével áll elő.

Példák
2023-122024-032023. IV. negyedév
Adatok utolsó frissítése
LastDataUpdate
Az időpont, amikor az adatokat legutóbb frissítették vagy kinyerték a forrásrendszerből.
Leírás

Ez az attribútum jelzi, mennyire frissek az elemzett adatok. Megmutatja, mikor futott le utoljára az adatfolyamat, így az elemzési eredmények aktualitása is értelmezhető.

A dashboardokon, különösen a valós idejű előrehaladást követő nézetekben, ez az időbélyeg segít megállapítani, hogy a felhasználó a legfrissebb vagy egy korábbi napi adatokat látja-e. Kezeli az elvárásokat, és segít helyesen értelmezni az elemzést.

Miért fontos?

Tájékoztatja a felhasználókat az adatok frissességéről, ami elengedhetetlen ahhoz, hogy az elemzések és dashboardok időszerűek és relevánsak legyenek.

Hol szerezhető be?

Ezt az időbélyeget az adatkinyerő vagy ETL-eszköz hozza létre, és minden adatbetöltés végén hozzáadja az adatokhoz.

Példák
2024-05-21T04:00:00Z2024-05-20T04:00:00Z2024-05-19T04:00:00Z
Esemény időpontja
EventTime
Az a dátum és időpont, amikor egy tevékenység vagy esemény történt.
Leírás

Az esemény időpontja minden tevékenység pontos dátumát és idejét tartalmazza, így ez adja az elemzés időrendi alapját. Jellemzően a bizonylat létrehozásának dátumából és időpontjából áll össze.

Az időbélyeg elengedhetetlen az események helyes sorrendbe rendezéséhez és a folyamat menetének rekonstruálásához. Ezzel számíthatók ki az időtartam-alapú mutatók, többek között a tevékenységek közötti ciklusidők, a várakozási idők és a teljes időszakzárási idő. Az időbélyegek elemzése segít feltárni a késedelmeket és megérteni a munka időbeli eloszlását.

Miért fontos?

Kötelező attribútumként megadja az események időrendi sorrendjét, amely a ciklusidők kiszámításához és a folyamat szűk keresztmetszeteinek feltárásához szükséges.

Hol szerezhető be?

Pénzügyi dokumentumok esetén ez jellemzően a BKPF tábla bizonylatrögzítési dátumából (CPUDT) és időpontjából (CPUTM) származik.

Példák
2023-12-28T14:30:15Z2024-01-02T09:05:00Z2024-01-05T17:21:45Z
Forrásrendszer
SourceSystem
Annak a forrásrendszernek az azonosítója, amelyből az adatokat kinyerték.
Leírás

Ez az attribútum az eseményadatok forrását jelöli, például az adott SAP ECC-példány nevét vagy azonosítóját. Több ERP- vagy pénzügyi rendszerrel működő szervezeteknél elengedhetetlen a különböző forrásokból származó adatok megkülönböztetéséhez.

Egyetlen rendszer esetén is fontos metaadat az adatirányítás, az auditálás és a hibaelhárítás szempontjából. Megerősíti az adatok eredetét, ami elengedhetetlen az elemzésbe vetett bizalomhoz és az adatok útjának átláthatóságához.

Miért fontos?

Az adatok eredetének igazolásával segíti az adatirányítást, több rendszer esetén pedig elengedhetetlen a folyamatok megkülönböztetéséhez.

Hol szerezhető be?

Ez jellemzően az adatkinyerés során hozzáadott, állandó érték, amely az adott SAP-klienst és rendszerazonosítót jelöli (például a T000 táblából).

Példák
ECC_PROD_100SAP_E74_200ECC_FINANCE
Tevékenység
ActivityName
Az időszakzárási folyamat során végrehajtott üzleti esemény vagy feladat neve.
Leírás

Ez az attribútum rögzíti a Record to Report ciklus egyes lépéseit, például a „Helyesbítő könyvelési tétel rögzítve” vagy a „Pénzügyi kimutatások generálva” eseményt. Ez adja a folyamattérkép alapját, és megmutatja az időszakzárást alkotó események sorrendjét.

A tevékenységek elemzése a process mining alapja. Segít megjeleníteni a folyamat menetét, azonosítani a feladatok sorrendjét, feltárni a folyamatváltozatokat, valamint mérni az egyes lépések gyakoriságát és időtartamát. Így könnyebb megtalálni a szűk keresztmetszeteket, a nem szabványos folyamatútvonalakat és a szabványosítási vagy automatizálási lehetőségeket.

Miért fontos?

Ez az attribútum elengedhetetlen a folyamattérkép elkészítéséhez, mert lehetővé teszi az időszakzárási feladatok sorrendjének megjelenítését és elemzését.

Hol szerezhető be?

Ez az attribútum SAP-tranzakciókódok (TCODE), bizonylattípusok (BLART) vagy adott programok futtatása, például a devizaértékelést végző FAGL_FCV alapján áll elő.

Példák
Helyesbítő könyvelési tétel rögzítveSzámlaegyeztetés megkezdveKönyvelési időszak lezárva
Bizonylatszám
BELNR
A számviteli bizonylat egyedi azonosítója az adott pénzügyi évben és vállalatkódban.
Leírás

A számviteli bizonylatszám a SAP pénzügyi könyveléseinek elsődleges kulcsa. Minden könyvelési tételhez, számlához vagy fizetési bizonylathoz egyedi szám tartozik.

A bizonylatszámot általában nem használják magas szintű folyamatelemzéshez, részletes vizsgálathoz azonban nélkülözhetetlen. A process mining dashboardról az elemzők közvetlenül megnyithatják a megfelelő SAP-tranzakciót, és megvizsgálhatják például a szokatlanul nagy helyesbítő tételt vagy a késedelmes egyeztetési tételt. Így az elemzési eredmény közvetlenül összekapcsolható a forrásként szolgáló tranzakcióval.

Miért fontos?

Közvetlen hivatkozást ad a forrásként szolgáló SAP-tranzakcióhoz, így a folyamatnézetből részletesen megvizsgálhatók az egyes könyvelési tételek.

Hol szerezhető be?

A BKPF táblában található (BELNR), elsődleges kulcsként.

Példák
100000456719000001233000008901
Bizonylattípus
BLART
A számviteli bizonylatok különböző típusait jelölő kód.
Leírás

Az SAP-ban a bizonylattípus különbözteti meg az üzleti tranzakciókat, például a szállítói számlákat (KR), a vevői fizetéseket (DZ) és a főkönyvi könyveléseket (SA). A bizonylatszám-tartományhoz hasonló tulajdonságokat is szabályoz.

Az időszakzárás elemzésekor a bizonylattípus hasznos szűrési szempont. Segítségével elkülöníthetők bizonyos tevékenységek, például az elhatárolások, a céltartalékok vagy a sztornótételek. Így elemezhető a záráshoz kapcsolódó tranzakciók mennyisége és pénzügyi hatása, valamint meghatározhatók a folyamatmodell egyes tevékenységei.

Miért fontos?

Segít a tranzakciók kategorizálásában és szűrésében, így elkülöníthetők és elemezhetők az olyan tevékenységek, mint az elhatárolások, a sztornók vagy a vállalatközi könyvelések.

Hol szerezhető be?

A bizonylatfejléc-táblában, a BKPF-ben található (BLART).

Példák
SAABKR
Felelős felhasználó
USNAM
Annak a személynek az SAP-felhasználói azonosítója, aki létrehozta vagy végrehajtotta a tranzakciót.
Leírás

Ez a mező rögzíti annak a felhasználónak az azonosítóját, aki bizonylatot könyvelt, jelentést futtatott vagy záráshoz kapcsolódó programot hajtott végre. Megmutatja, ki felel az adott tevékenységért.

A felhasználók szerinti elemzés segít megérteni a munkaterhelés eloszlását, feltárni a képzési igényeket és kivizsgálni a folyamateltéréseket. A felhasználónkénti tevékenységeket megjelenítő dashboardok rávilágíthatnak a túlterhelt csapattagokra vagy azokra, akik nem szabványos eljárásokat követnek. A pénzügyi csapat teljesítményének értékelését és az erőforrások elosztását is támogatja.

Miért fontos?

Lehetővé teszi a munkaterhelés eloszlásának és a csapat teljesítményének elemzését, valamint az egyes személyekhez köthető folyamateltérések azonosítását.

Hol szerezhető be?

A bizonylatok létrehozásához a BKPF táblában (USNAM) található. Kötegelt feladatok esetén a TBTCO táblában (SDLUNAME) kereshető.

Példák
JSMITHRDOEFIN_ADMIN
Főkönyvi számla
HKONT
Annak a főkönyvi számlának a száma, amelyre a tételt könyvelik.
Leírás

A főkönyvi számla a pénzügyi törzsadatok alapvető eleme, amely a tranzakciókat kategorizálja. Minden pénzügyi könyvelési tétel egy vagy több főkönyvi számlához tartozik.

Az időszakzárás során a főkönyvi számla szerinti elemzés elengedhetetlen a „Számlaegyeztetési szűk keresztmetszetek” és a „Helyesbítő tételek mennyiségének elemzése” dashboardokhoz. Segít megállapítani, mely számlákat a legnehezebb egyeztetni, melyek igénylik a legtöbb helyesbítést, és hol a legnagyobb a lényeges hibás kimutatás kockázata. Így a csapatok a problémás számlákra összpontosíthatják a munkájukat.

Miért fontos?

Célzottan elemezhetők az egyeztetések és a helyesbítő tételek, így azonosíthatók a késedelmet okozó vagy gyakori korrekciót igénylő problémás számlák.

Hol szerezhető be?

A pénzügyi dokumentumok tételtáblájában, a BSEG-ben található (HKONT).

Példák
113100400500750000
Könyvelési tétel típusa
JournalEntryType
A könyvelési tételek besorolása, például „Normál”, „Helyesbítő”, „Elhatárolás” vagy „Sztornó”.
Leírás

Ez egy származtatott attribútum, amely a pénzügyi dokumentumokat az időszakzárásban betöltött üzleti szerepük szerint kategorizálja. Meghatározása gyakran a bizonylattípus (BLART), a sztornó oka (STGRD) és a használt főkönyvi számlák kombinációján alapul.

Ez a besorolás alapvető a „Helyesbítő tételek mennyiségének elemzése” dashboard és a kapcsolódó KPI-k szempontjából. A helyesbítő és elhatárolási tételek egyértelmű azonosításával az elemzők mérhetik azok számát és értékét, követhetik az időbeli változásokat, és feltárhatják, miért volt szükség rájuk. Segít megkülönböztetni a szokásos operatív könyveléseket az időszak végi helyesbítésektől.

Miért fontos?

A könyvelési tételek célzott elemzését teszi lehetővé. Segítségével követhetők és mérhetők a fontos tételtípusok, például a helyesbítések és az elhatárolások, amelyek a folyamat állapotáról is képet adnak.

Hol szerezhető be?

Ez egy származtatott mező. Az üzleti szabályokat meg kell határozni, jellemzően a BKPF táblából származó bizonylattípus (BLART) alapján.

Példák
HelyesbítőElhatárolásSztornóNormál
Összeg helyi pénznemben
DMBTR
A tranzakciós tétel pénzügyi értéke a vállalatkód helyi pénznemében kifejezve.
Leírás

Ez az attribútum a pénzügyi könyvelési tételhez tartozó pénzösszeget jelöli. Ez mutatja meg, milyen mértékben érinti a tranzakció a főkönyvet.

Az összeg elemzése segít a problémák rangsorolásában és a pénzügyi kockázat megértésében. A „Helyesbítő tételek mennyiségének elemzése” dashboard például sokkal hasznosabb, ha meg tudja különböztetni a kis összegű helyesbítések nagy számát a nagy összegű helyesbítések kis számától. Így a pénzügyileg jelentős tranzakciókra irányítható a figyelem.

Miért fontos?

Számszerűsíti a tranzakciók pénzügyi hatását, így azok jelentőségük szerint elemezhetők, például azonosíthatók a nagy összegű helyesbítő tételek.

Hol szerezhető be?

A bizonylatok tételtáblájában, a BSEG-ben található (DMBTR).

Példák
1500.75-25000.00123456.00
Vállalatkód
BUKRS
Az a szervezeti egység, amely egy önálló jogi személyt képvisel, és amelyre pénzügyi kimutatások készülnek.
Leírás

A vállalatkód a SAP Financials egyik alapvető szervezeti egysége. Önálló vállalatot jelöl, saját, kiegyensúlyozott könyveléssel. Minden pénzügyi tranzakciót vállalatkód szintjén könyvelnek.

A process miningben a vállalatkód szerinti szűrés elengedhetetlen ahhoz, hogy összehasonlítsa a vállalaton belüli különböző jogi személyek időszakzárási folyamatait. Így azonosíthatók a jól teljesítő egységek bevált gyakorlatai, valamint azok, amelyeknél késedelmek, sok helyesbítés vagy folyamateltérések jelentkeznek. Ez az elemzés egyik fontos dimenziója.

Miért fontos?

Lehetővé teszi az időszakzárás teljesítményének és a folyamatkövetésnek az összehasonlítását a különböző jogi személyek között, ami elengedhetetlen a csoportszintű pénzügyi elemzéshez.

Hol szerezhető be?

Ez a mező szinte minden SAP pénzügyi dokumentumtáblában megtalálható, elsősorban a BKPF (fejléc) és a BSEG (tétel) táblában.

Példák
10002000US01DE01
Automatizált
IsAutomated
Jelzi, hogy a tevékenységet felhasználó vagy automatizált rendszer végezte-e.
Leírás

Ez a logikai attribútum különbözteti meg a manuális feladatokat a rendszer által automatikusan végrehajtottaktól, például az ütemezett devizaátértékelési kötegelt feladattól vagy az ismétlődő tételeket könyvelő bottól. Az érték gyakran a tranzakcióhoz tartozó felhasználónév (például „BATCHUSER”) alapján állapítható meg.

Az automatizáltság mértékének ismerete segít feltárni a hatékonyság növelésének lehetőségeit. Az attribútum elemzésével láthatóvá válik, mely folyamatlépések manuálisak, és hol érdemes automatizálást mérlegelni. A rendszer által létrehozott tevékenységek kizárásával az emberi munkaterhelés is pontosabban mérhető.

Miért fontos?

Megkülönbözteti a manuális és a rendszer által végzett tevékenységeket. Ez segít feltárni az automatizálási lehetőségeket, és pontosan mérni a manuális munkaterhelést.

Hol szerezhető be?

Ez egy származtatott attribútum. Az értékét jellemzően a User Name (USNAM) alapján határozzák meg: az ismert rendszer- vagy kötegelt felhasználói azonosítók listája jelzi az automatizált feladatokat.

Példák
truefalse
Egyeztetés állapota
ReconciliationStatus
A számlaegyeztetés aktuális állapota, például „Nyitott”, „Felülvizsgálat alatt” vagy „Jóváhagyva”.
Leírás

Ez az attribútum követi a számlaegyeztetés állapotát a munkafolyamat során. Megmutatja, hogy az egyeztetést megkezdték-e, felülvizsgálatra benyújtották-e, jóváhagyták-e vagy elutasították-e.

Ez az attribútum fontos az egyeztetési tevékenységek előrehaladásának valós idejű figyeléséhez. Segít azonosítani, mely egyeztetések akadtak el, és mennyi ideje, valamint támogatja az olyan KPI-k mérését, mint a számlaegyeztetési ciklusidő. Átláthatóvá teszi a jóváhagyási folyamatot, és elengedhetetlen az egyeztetési szűk keresztmetszeteket és a csapat munkaterhelését követő dashboardokhoz.

Miért fontos?

Átláthatóvá teszi az egyeztetési munkafolyamatot, így követhető az előrehaladás, azonosíthatók a szűk keresztmetszetek, és mérhető a felülvizsgálat, valamint a jóváhagyás időtartama.

Hol szerezhető be?

Ez az információ gyakran külön egyeztetőeszközben (például a BlackLine SAP Account Substantiation and Automation megoldásában) vagy egy egyedi státuszmezőben található. A BKPF/BSEG táblákban általában nincs ilyen szabványos mező.

Példák
Nincs elkezdveFolyamatbanJóváhagyvaElutasítva
Lejárt
IsOverdue
Számított jelző, amely azt mutatja, hogy egy tevékenység a tervezett határidő után fejeződött-e be.
Leírás

Ez a logikai attribútum összeveti a tevékenység tényleges befejezési idejét (EventTime) a tervezett határidővel (TargetCompletionDate). Ha az esemény időpontja későbbi a tervezett dátumnál, a jelző értéke igaz lesz.

Az attribútum közvetlenül támogatja a „Zárási megfelelés és lejárt feladatok” dashboardot és az „Időben lezárt időszakok aránya” KPI-t. Egyértelműen jelzi az ütemtervtől való eltéréseket, így a vezetők gyorsan azonosíthatják a késő feladatokat, felmérhetik azok hatását a teljes ütemezésre, és számon kérhetik a határidők betartását.

Miért fontos?

Egyértelműen jelzi az ütemterv be nem tartását, így gyorsan azonosíthatók a késő feladatok, és mérhető az időben történő teljesítés.

Hol szerezhető be?

Ez egy számított attribútum, amelyet a process mining eszköz az EventTime és a TargetCompletionDate összehasonlításával határoz meg.

Példák
truefalse
Partner
VBUND
A vállalatközi tranzakcióban részt vevő kapcsolt vállalat azonosítója.
Leírás

A partnerazonosító jelöli a vállalatközi tranzakcióban részt vevő másik vállalatkódot. Ez elengedhetetlen a kapcsolt jogi személyek közötti számlaegyeztetéshez.

Ez az attribútum közvetlenül támogatja a „Vállalatközi egyeztetési folyamat” dashboardot és a „Vállalatközi egyeztetés ciklusideje” KPI-t. Ha a partnerrel rendelkező tranzakciókra szűr, kifejezetten a vállalatközi egyeztetés hatékonyságát és időszerűségét vizsgálhatja. Ez a folyamat gyakran komoly nehézséget okoz az időszakzárás során.

Miért fontos?

Kifejezetten a vállalatközi tranzakciókat azonosítja, így célzottan elemezhető a gyakran összetett és időigényes vállalatközi egyeztetés.

Hol szerezhető be?

A bizonylatok tételtáblájában, a BSEG-ben található (VBUND).

Példák
1000US013000
Pénzügyi év
GJAHR
Az a pénzügyi év, amelyben a tranzakciót könyvelték.
Leírás

A pénzügyi év a pénzügyi adatok rendszerezésének alapja. A Financial Period esetazonosító egyik fontos eleme, és minden tranzakció értelmezéséhez szükséges.

Bár gyakran az esetazonosító része, külön attribútumként is hasznos a hosszú távú trendek elemzéséhez. Segítségével évről évre összehasonlítható a zárási ciklusok időtartama, a korrekciók száma és más KPI-k alakulása. Így több év adatai alapján is azonosíthatók a teljesítmény javulásai és romlásai.

Miért fontos?

Megadja az időbeli összefüggéseket, és lehetővé teszi a zárási folyamat teljesítményének évek közötti összehasonlítását.

Hol szerezhető be?

A bizonylatfejléc-táblában, a BKPF-ben érhető el (GJAHR).

Példák
202320242022
Részleg
Department
A tevékenységért vagy tranzakcióért felelős funkcionális részleg vagy költséghely.
Leírás

Ez az attribútum azonosítja a tranzakcióhoz kapcsolódó üzleti részleget, például a pénzügyet, az értékesítést vagy a logisztikát. Az érték gyakran a könyveléshez kapcsolódó költséghely törzsadataiból vagy a felhasználó törzsadataiból származik.

A részleg szerinti elemzés támogatja a „Zárási csapat munkaterhelésének megoszlása” dashboardot. Segít megérteni, hogyan járulnak hozzá a különböző üzleti területek az időszak végi munkaterheléshez, különösen azáltal, hogy olyan tranzakciókat indítanak, amelyek később helyesbítést vagy egyeztetést igényelhetnek. Rávilágíthat azokra a pénzügyi csapaton kívüli területekre is, amelyek hatással vannak a zárási folyamatra.

Miért fontos?

Segít elemezni a munkaterhelést és a folyamatok betartását az üzleti területeken, valamint feltárni, hogyan befolyásolják a különböző részlegek a pénzügyi zárás hatékonyságát.

Hol szerezhető be?

Gyakran a BSEG táblában szereplő költséghelyből (KOSTL) vagy a felelős felhasználó HR-törzsadataiból származik. Ehhez több tábla összekapcsolására lehet szükség.

Példák
Vállalati pénzügySzállítói számlákPénzügyi tervezés és elemzés
Sztornó oka
ReversalReason
Azt jelölő kód, hogy miért sztornóztak egy pénzügyi bizonylatot.
Leírás

Amikor egy bizonylatot sztornóznak az SAP-ban, okkódot rendelhetnek hozzá, amely megmagyarázza a sztornó célját, például „Sztornózás az aktuális időszakban” vagy „Hibás könyvelés”.

Ez az attribútum fontos információt ad arról, miért kellett újra elvégezni a munkát. A sztornóokok elemzése segít feltárni a hibák mintázatait, például a pontatlan adatbevitelt vagy a hibás dátumokat. Az eredmények alapján megelőző intézkedések vezethetők be, javítható a képzés, és fejleszthetők a rendszerellenőrzések. Így csökkenthető a hibák és az ezekből következő sztornók száma, és hatékonyabbá válhat a zárás.

Miért fontos?

Közvetlenül rávilágít a hibák és az ismételt munka kiváltó okaira, így feltárhatók a folyamatfejlesztés és a hibamegelőzés lehetőségei.

Hol szerezhető be?

A bizonylatfejléc-táblában, a BKPF-ben található (STGRD).

Példák
010205
Tervezett befejezési dátum
TargetCompletionDate
Egy tevékenység vagy a teljes időszakzárás tervezett határideje.
Leírás

A tervezett befejezési dátum az az ütemezés, amelyhez az időszakzárás folyamatának teljesítményét mérjük. Ez az a határidő, ameddig az egyes mérföldköveket vagy a teljes zárást el kell végezni.

Ez az attribútum nélkülözhetetlen a teljesítmény és a megfelelés elemzéséhez. Ebből számítható ki az „Időben lezárt időszakok aránya” KPI, és ez szolgál a „Zárási megfelelés és lejárt feladatok” dashboard alapjául. A rendszer a tényleges eseményidőt a tervezett dátummal összevetve megállapítja, hogy a feladatok a tervek szerint haladnak, késnek, vagy fennáll a késés veszélye. Így a zárási folyamat még időben kezelhető.

Miért fontos?

Alapot ad annak méréséhez, hogy a zárási tevékenységek időben befejeződnek-e, így támogatja a megfelelés és a teljesítmény nyomon követését, valamint az időben történő teljesítés KPI-jait.

Hol szerezhető be?

Ez jellemzően külön naptárban, záráskezelő eszközben (például SAP Financial Closing cockpitban) vagy táblázatban karbantartott törzsadat. Nem része a tranzakciós adatoknak.

Példák
2023-12-29T23:59:59Z2024-01-03T17:00:00Z2024-01-02T12:00:00Z
Utómunka
IsRework
Számított jelző, amely az utómunkát jelentő tevékenységeket, például a visszafordítást vagy az elutasított egyeztetést azonosítja.
Leírás

Ez a logikai attribútum megjelöli azokat az eseményeket vagy eseménysorozatokat, amelyek a folyamatban ismétlődő körökre vagy javításokra utalnak. Például utómunkának jelölhető, ha a „Reconciliation Reviewed” tevékenységet ugyanazon a számlán egy újabb „Adjusting Journal Entry Posted” követi.

Az attribútum segít számszerűsíteni a folyamatveszteséget, és támogatja a „Egyeztetési utómunkák száma” dashboardot, valamint az „Egyeztetési utómunka aránya” KPI-t. Az utómunkák elkülönítésével a csapatok feltárhatják a kiváltó okokat, mérhetik a ciklusidőre gyakorolt hatást, és nyomon követhetik, mennyire eredményesek azok a folyamatfejlesztési kezdeményezések, amelyek célja, hogy elsőre jól végezzék el a feladatot.

Miért fontos?

A javítások és ismétlések megjelölésével számszerűsíti a folyamat hatékonyságvesztését, és segít mérni, majd csökkenteni a felesleges munkát.

Hol szerezhető be?

Ez egy számított attribútum. A logikát a process mining eszközben kell meghatározni, konkrét tevékenységsorozatok (például ismétlődő körök) vagy attribútumok (például ha a ReversalReason nem null értékű) alapján.

Példák
truefalse
Kötelező Javasolt Nem kötelező

A Record to Report időszakzárási és egyeztetési folyamatának tevékenységei

Az alábbi folyamatlépéseket és mérföldköveket érdemes rögzíteni az eseménynaplóban az időszakzárási tevékenységek pontos feltárásához és fejlesztéséhez.
6 Javasolt 6 Nem kötelező
Tevékenység Leírás
Devizaértékelési futtatás
Ez egy olyan program futtatását jelenti, amely az időszak végi árfolyamok alapján átértékeli a devizában nyilvántartott nyitott tételeket és egyenlegeket. A futtatásra jellemzően kötegelt feladatként, az időszakzárás részeként kerül sor.
Miért fontos?

Ez a lépés elengedhetetlen a pontos pénzügyi beszámoláshoz a nemzetközi szervezeteknél. A futtatás időpontjának és időtartamának elemzése segít feltárni az automatizálási és teljesítményoptimalizálási lehetőségeket.

Hol szerezhető be?

A devizaértékelési program, például a FAGL_FCV vagy az F.05 futtatási naplóiból rögzíthető. A TBTCO és TBTCP táblák kötegelt feladatokra vonatkozó adatai tartalmazzák a futtatás időbélyegeit.

Rögzítés

A FAGL_FC_VALUATION vagy SAPF100 programhoz tartozó kötegelt feladatok naplóiból (TBTCO tábla).

Eseménytípus explicit
Helyesbítő könyvelési tétel rögzítve
A helyesbítő könyvelési tételt az időszak kezdeti tranzakciófeldolgozása után könyvelik a számlaegyenlegek korrigálására. Az SAP ezt standard pénzügyi bizonylatként rögzíti.
Miért fontos?

Ez az elemzés elengedhetetlen a helyesbítő tételek mennyiségének vizsgálatához. A sok helyesbítés arra utalhat, hogy a megelőző folyamatok pontatlanok, ezért ez a folyamatfejlesztési kezdeményezések egyik fontos célterülete.

Hol szerezhető be?

A BKPF és BSEG táblákban található. Ezeket a tételeket jellemzően egy kifejezetten helyesbítésekhez fenntartott bizonylattípus (BKPF-BLART), illetve a 13–16. speciális zárási időszakokban történő könyvelés alapján lehet azonosítani.

Rögzítés

Szűrje a BKPF táblát a speciális időszakokban könyvelt vagy helyesbítő bizonylattípusú dokumentumokra.

Eseménytípus explicit
Időszak megnyitva könyvelésre
Ez jelöli a pénzügyi időszak hivatalos kezdetét, amelytől a tranzakciók könyvelhetők a főkönyvbe. A jogosult felhasználó egyértelmű konfigurációmódosítással nyitja meg a könyvelési időszakot egy vagy több vállalatkódhoz.
Miért fontos?

Ez az esemény jelöli az időszakzárási folyamat esetének hivatalos kezdetét. Az ettől az időponttól számított idő elemzésével megérthető a pénzügyi időszak teljes életciklusa.

Hol szerezhető be?

Az OB52 tranzakcióval végzett könyvelésiidőszak-módosításokat naplózza a rendszer. Ezek a T001B konfigurációs tábla változásdokumentumainak, jellemzően a CDHDR és CDPOS tábláknak az elemzésével nyerhetők ki.

Rögzítés

Kinyerés a T001B tábla változásdokumentumaiból (CDHDR/CDPOS).

Eseménytípus explicit
Könyvelési időszak lezárva
A könyvelési időszak hivatalos lezárását jelenti, amely megakadályozza a további operatív könyvelési tételek rögzítését. Ez védi a lezárt időszak pénzügyi adatainak sértetlenségét, és kifejezett konfigurációmódosítással jár.
Miért fontos?

Ez az időszakzárási folyamat hivatalos záróeseménye. Elengedhetetlen a teljes időszakzárási ciklusidő pontos kiszámításához és a határidőre történő teljesítés méréséhez.

Hol szerezhető be?

A rendszer rögzíti az időszakok OB52 tranzakcióval történő lezárását. Ezek a módosítások a T001B konfigurációs tábla változásdokumentumainak (CDHDR és CDPOS táblák) elemzésével találhatók meg.

Rögzítés

Kinyerés a T001B tábla változásdokumentumaiból (CDHDR/CDPOS).

Eseménytípus explicit
Pénzügyi kimutatások generálva
Azt az időpontot jelöli, amikor elkészülnek a hivatalos pénzügyi kimutatások, például az eredménykimutatás és a mérleg. Ezt az eseményt jellemzően egy adott jelentéskészítő program futtatásának követésével rögzítik.
Miért fontos?

Ez fontos mérföldkő: az adatfeldolgozás végét, valamint a végső ellenőrzési és jóváhagyási szakasz kezdetét jelzi. A jóváhagyásig eltelt idő fontos KPI.

Hol szerezhető be?

A rendszer-auditnaplókból, például az STAD-ból következtethető ki, amelyek rögzítik a pénzügyi kimutatásokat előállító program futtatását, leggyakrabban az F.01 tranzakcióét.

Rögzítés

Az F.01 pénzügyi kimutatási tranzakció futtatását rögzítő rendszer naplóiból (STAD).

Eseménytípus inferred
Számlaegyeztetés megkezdve
A főkönyvi számlák egy adott időszakra vonatkozó egyeztetési folyamatának kezdetét jelöli. A standard SAP ECC-ben ez nem különálló esemény, ezért jellemzően kapcsolódó tevékenységekből, például egy fontos jelentés első futtatásából következtethető ki.
Miért fontos?

Ez az esemény fontos mérföldkövet ad a teljes egyeztetési szakasz időtartamának méréséhez. Az egyeztetés kezdetének ismerete elengedhetetlen a számlaegyeztetési ciklusidő KPI méréséhez.

Hol szerezhető be?

Az eseményt a rendszer nem naplózza kifejezetten. Más adatforrásokból kell kikövetkeztetni, például az STAD tranzakció rendszer-auditnaplójából, amely rögzítheti egy egyenlegkimutatás, például a FAGLB03 vagy FS10N első futtatását.

Rögzítés

Következtessen a rendszer naplóiban szereplő releváns jelentéstranzakciók (például FAGLB03) első futtatásából.

Eseménytípus inferred
Egyeztetés felülvizsgálva
Azt jelzi, hogy egy adott számla vagy számlacsoport egyeztetését felülvizsgálták és jóváhagyták. A standard SAP ECC ezt az eseményt nem naplózza kifejezetten, a kezelése gyakran offline ellenőrzésekkel vagy egyedi megoldásokkal történik.
Miért fontos?

A felülvizsgálatok időzítésének követése segít feltárni a zárási folyamat ellenőrzési és felügyeleti szakaszainak szűk keresztmetszeteit. Rávilágíthat a vezetők elérhetetlensége vagy az ismételt munka okozta késedelmekre.

Hol szerezhető be?

Ez az információ nem érhető el a standard ECC-táblákban. Rögzítéséhez egyedi megoldásra van szükség, például egy állapotmezőre egy egyedi Z-táblában, egy egyszerű munkafolyamatra vagy egy erre szakosodott külső egyeztetőeszközzel való integrációra.

Rögzítés

Ha van ilyen megoldás, rögzítse az állapotváltozást az egyedi munkafolyamatból vagy Z-táblából.

Eseménytípus inferred
Elhatárolás vagy céltartalék könyvelése
Ez egy elhatárolás, időbeli elhatárolás vagy céltartalék könyvelését jelenti, amelyre jellemzően az időszak végén kerül sor. Az SAP-ban nincs külön eseménytípus erre, ezért az esemény a jellemzőik alapján azonosított könyvelési tételekből következtethető ki.
Miért fontos?

Ezeknek a tételeknek az elkülönítése segít az elhatárolások kezelését végző részfolyamat elemzésében. Az elhatárolások nagy száma vagy gyakori módosítása a folyamatfejlesztés lehetőségére utalhat.

Hol szerezhető be?

A BKPF és BSEG pénzügyi dokumentumtáblákból következtethető ki. A tételek azonosíthatók egy adott bizonylattípus (BKPF-BLART), egyedi főkönyvi számla (BSEG-HKONT) vagy a fejlécszövegben szereplő kulcsszavak (BKPF-BKTXT) alapján.

Rögzítés

A BKPF/BSEG táblák szűrése bizonylattípus, adott főkönyvi számlák vagy szövegmezők alapján.

Eseménytípus inferred
Főkönyvi kivonat generálva
A főkönyvi kivonatot előállító jelentés futtatását jelöli. Ez fontos lépés annak ellenőrzéséhez, hogy a tartozik és követel összegek megegyeznek-e a hivatalos pénzügyi kimutatások elkészítése előtt.
Miért fontos?

Ez fontos ellenőrzési pont a végleges beszámoló elkészítése előtt. Ha a jelentést többször is lefuttatják, az arra utalhat, hogy a mögöttes adatokban hibákat találtak és javítottak, ami késedelmet okozhat.

Hol szerezhető be?

A rendszer-auditnaplókból, például az STAD tranzakcióból következtethető ki, amely rögzítheti a főkönyvi kivonatot készítő jelentések, például az S_ALR_87012277 vagy az F.01 futtatását.

Rögzítés

A jelentésfuttató tranzakciókódokat rögzítő rendszer naplóiból (STAD).

Eseménytípus inferred
GR/IR kiegyenlítési futtatás végrehajtva
Az áruátvételi/számlaátvételi számla automatikus kiegyenlítő programjának futtatása. A program összepárosítja a megfelelő áruátvételeket és számlaátvételeket, majd kiegyenlíti egymással a tételeket.
Miért fontos?

A GR/IR számla gyakran okoz egyeztetési problémákat. Ennek az eseménynek a figyelése megmutatja, hogy az automatizált lépés megfelelően fut-e, és segít számszerűsíteni a manuális utánkövetést igénylő kivételeket.

Hol szerezhető be?

A futtatást a kötegelt feladatok naplói rögzítik (SM37 tranzakció). A program jellemzően az SAPF124, amelyet az F.13 tranzakcióval futtatnak. A feladatnaplókat tároló táblák, például a TBTCO, tartalmazzák a szükséges időbélyegeket.

Rögzítés

Az SAPF124 kiegyenlítő program kötegelt feladatainak naplóiból (TBTCO tábla).

Eseménytípus explicit
Stornóbizonylat könyvelve
Ez az esemény egy korábban könyvelt tételt visszafordító bizonylat könyvelését rögzíti, amelyre gyakran hiba javítása miatt kerül sor. Az SAP kifejezett kapcsolatot hoz létre a stornóbizonylat és az eredeti bizonylat között.
Miért fontos?

A sok sztornó pontatlan adatbevitelre vagy a folyamatellenőrzés hiányosságaira utalhat. Ezeknek az eseményeknek a követése segít mérni az elsőre helyes teljesítés arányát, és feltárni a fejlesztendő területeket.

Hol szerezhető be?

A stornóbizonylatok a BKPF táblában találhatók. Gyakran az FB08 tranzakcióval hozzák létre őket, és a BKPF-STBLG mezőben hivatkoznak a sztornózott bizonylat számára.

Rögzítés

Azonosítsa azokat a bizonylatokat, amelyeknél a BKPF-STBLG mező ki van töltve, vagy amelyeket sztornózó T-kódokkal hoztak létre.

Eseménytípus explicit
Vállalatközi bizonylat kiegyenlítése
Ez az esemény két különböző vállalatkód közötti nyitott tétel kiegyenlítését jelöli, vagyis azt, hogy a vállalatközi tranzakciót rendezték vagy egyeztették. Az SAP ezt kifejezett pénzügyi könyvelésként, jellemzően kiegyenlítő bizonylatként rögzíti.
Miért fontos?

A vállalatközi tételek kiegyenlítésének késedelme gyakori szűk keresztmetszet a zárási folyamatban. Ennek az eseménynek a követése elengedhetetlen a vállalatközi egyeztetési ciklusidő méréséhez és javításához.

Hol szerezhető be?

A BKPF és BSEG pénzügyi dokumentumai alapján azonosítható. A kiegyenlítő bizonylat összekapcsolja és lezárja a nyitott tételeket, az esemény időbélyege pedig a kiegyenlítés dátuma (BSEG-AUGDT). A vállalatközi tranzakciók a partnerre vonatkozó mezők alapján azonosíthatók.

Rögzítés

A BKPF/BSEG táblákban azonosítsa azokat a kiegyenlítő bizonylatokat, amelyek partnerrel rendelkező tételeket érintenek.

Eseménytípus explicit
Javasolt Nem kötelező

Útmutatók az adatok kinyeréséhez

Adatok kinyerése SAP ECC-ből

Kezdheti?

Használja ezt az adatsablont a process mining elemzés elindításához, és szerezzen hasznos képet a pénzügyi zárás működéséről. Kezdje el még ma a Record to Report folyamat fejlesztését!

Fejlessze a Record to Report zárást, és csökkentse a ciklusidőt

Szüntesse meg a szűk keresztmetszeteket, és csökkentse 30%-kal a Record to Report zárási ciklusidejét.

Próbálja ki ingyen

Nincs szükség bankkártyára. Kezdje el a 14 napos próbaverziót.