RACI-mátrix sablon: töltse le, töltse ki és importálja

A RACI-mátrix egyetlen táblázatból áll: az egyik oldalon a folyamatlépések vagy döntések, felül a szerepkörök, a cellákban pedig az R, A, C vagy I jelölések. Ezen az oldalon letölthető, kitölthető táblázatot talál, megismerheti a használhatóságát biztosító szabályt, és megtudhatja, hogyan tarthatja összhangban a folyamattal ahelyett, hogy egy mappában hagyná.

A négy betű jelentéséről és használatáról a RACI-magyarázóban olvashat. Ez az oldal magáról a táblázatról szól, és arról, hogyan tarthatja naprakészen.

Mit tartalmaz a RACI-mátrix sablon?

A fájl egy fejlécsort és hat oszlopot tartalmaz. A fejléc nem díszítés: pontosan ezt írja ki a ProcessMind a RACI-mátrix exportálásakor, így az itt összeállított fájl utólagos átalakítás nélkül visszaimportálható.

A cellákban szerepkörnevek vagy rövidítések szerepelnek. Ha egy lépésnél több szerepkör tölti be ugyanazt a szerepet, pontosvesszővel válassza el őket: AP manager; Buyer. A nevek fontosabbak a formázásnál, mert importáláskor a rendszer mindegyiket megkeresi a szerepkör-könyvtárban, az ismeretlen neveket pedig kihagyja.

A sablonban már szerepelnek az oldalon bemutatott számlajóváhagyási és munkavállalói beléptetési példák. Így láthatja a táblázat felépítését, mielőtt a saját folyamatának soraival helyettesíti őket. A fejlécet hagyja változatlanul, és írja felül az alatta lévő tartalmat.

A fájl a hozzárendeléseket tartalmazza, nem a teljes folyamatot. A hatókör, a kezdő- és végpontok, az egyes lépésekhez használt rendszerek és a folyamatot elindító esemény a folyamat dokumentációjába tartozik. A mátrix is ott jelenik meg. Ezeket az adatokat táblázatban is rögzítheti, de semmi nem tartja őket összhangban a modellel, ha a folyamat megváltozik.

RACI-tábla, RACI-diagram vagy RACI-mátrix: melyik elnevezést használja?

A csapatok többféle néven keresik ezt az eszközt: RACI-sablon, RACI-mátrix-formátum, RACI-diagram vagy RACI-diagram-sablon, RACI-táblasablon, RACI-modellsablon, RACI-elemzési sablon vagy egyszerűen felelősségi mátrix. Mind ugyanazt jelenti: egy táblázatot, négy betűt és egy szabályt arról, ki hagyja jóvá az eredményt. Használja azt az elnevezést, amelyre a csapata keres, a fejlécneveket pedig hagyja változatlanul. Így a fájl továbbra is felcserélhető marad.

Hogyan töltse ki?

Először állítsa össze a sorokat. Vegye sorra a folyamatlépéseket és döntéseket a munka tényleges sorrendjében. Ehhez használhat folyamattérképet, végigkövethet egy valós esetet, vagy elemezheti az eseménynaplót. Az osztálynevek nem jó sorcímek: a „Pénzügy” vagy a „Jogi osztály” azt mutatja meg, milyen osztályok vannak, nem azt, hogy ki mit végez.

Ezután minden sort olvasson végig, és tegye fel a kérdést mindegyik betűnél:

Két szabály segít használhatóvá tenni a mátrixot. Minden sorhoz pontosan egy felelős szerepkört rendeljen: két felelős megosztja a felelősséget, felelős nélkül pedig senki nem vállalja az eredményt. C-t csak akkor jelöljön, ha az illető véleménye módosíthatja a munkát, mert minden bevont szerepkör további egyeztetést igényel. Döntésnél általában az a felelős, aki a költségkeretért vagy a kockázatért felel, nem feltétlenül a legmagasabb beosztású jelenlévő.

Bontson egy tág lépést több sorra, ha különböző szerepkörök a különböző részeiről dönthetnek. A „Jogi osztály ellenőrzi a szerződést” például a felelősségre, a fizetési feltételekre és az alkalmazandó jogra is vonatkozhat. Ha ezek alól három különböző szerepkör adhat felmentést, hozzon létre három sort. Így a mátrix olyan információt is megmutat, amely a folyamatmodellből nem derül ki.

Ne írjon személyneveket a fájlba. A szerepkör átnevezhető, összevonható vagy másnak adható anélkül, hogy a mátrixot módosítani kellene. A ProcessMindban a szerepkör betöltői a szerepkör-könyvtárban szerepelnek hozzárendeltként. Ha egy adott projekthez személynevekre is szüksége van, rögzítse őket külön megjegyzésben, a mátrix pedig továbbra is a szerepköröket mutassa.

Hogyan néz ki egy kitöltött RACI-mátrix?

Az alábbi két példa már szerepel a sablonban, így láthatja a felépítésüket, mielőtt a saját folyamata soraival helyettesíti őket. Az első az oldalon végig használt RACI-példa: egy háromlépéses számlajóváhagyási folyamat öt szerepkörrel. Mindkét példánál ugyanaz a mérce: soronként egy felelős szerepkör, bevonandó szerepkör pedig csak akkor, ha a véleménye módosíthatja a munkát.

A szállítói számlákkal foglalkozó ügyintéző végzi a munkát, de nem ő felel az eredményért. A beszerző véleményezi a számla és a megrendelés egyeztetését, valamint az eltérést, mert mindkét feladat érinti. A jelentős eltéréseket a pénzügyi igazgató hagyja jóvá.

Ez a kivételes eset felvet egy fontos kérdést minden jóváhagyásnál: milyen gyakran fordul elő? Ha ritkán kell eltérést jóváhagyni, valódi kivételről van szó, és a küszöbérték teszi a dolgát. Ha gyakran előfordul, érdemes felülvizsgálni a küszöbértéket vagy a folyamatot. Az eseménynaplóból kiderül, melyikre van szükség.

Új munkavállaló beléptetése

A beléptetés a HR, az IT, az üzemeltetés és a felvételt végző vezető munkáját is érinti. A mátrix gyorsan láthatóvá teszi az átadásokat.

A mátrix kijelöli a fiókok és hozzáférések létrehozásáért felelős szerepkört, de ettől még nem biztos, hogy időben elkészül a munka. Azt viszont egyértelművé teszi, kitől kell választ kérni, ha hiányzik a hozzáférés. Érdemes az átadást folyamatadatok alapján is ellenőrizni: a késés két lépés között is kialakulhat, nem csak valamelyik lépésen belül.

Hogyan importálja a sablont a ProcessMindba?

1. Először exportálja az aktuális mátrixot

   Nyissa meg a folyamatot, majd a Dokumentáció panelt, azon belül a RACI-mátrix részt, végül válassza a RACI exportálása lehetőséget. A fájl neve raci-matrix- kezdetű, és időbélyeget tartalmaz. Ugyanazt a hat oszlopot találja benne, mint a sablonban. Ezt a fájlt használhatja biztonsági másolatként és összehasonlítási alapként.

2. Töltse ki a fájlt

   Cserélje le a példasorokat a saját folyamati lépéseire és szerepköreire, az oszlopfejléceket pedig hagyja változatlanul. A tevékenységeket a modellben szereplő nevükön tüntesse fel, mert az importálás ezek alapján párosítja őket.

3. Importálja a fájlt

   Ugyanebben a RACI-mátrix menüben válassza a RACI importálása lehetőséget, majd válassza ki a CSV-fájlt. A tevékenységek neve alapján kapcsolódnak a megnyitott folyamathoz, a szerepkörcellák pedig a szerepkör-könyvtár elemeihez, név vagy rövidítés alapján.

4. Ellenőrizze az importált adatokat

   Tekintse meg a mátrixot a Szerepkörök vagy a RACI elrendezésben. Ha egy név nem egyezik, a megfelelő sorban üres cella marad. Így gyorsan megtalálhatja a fájl és a modell közötti eltéréseket.

A RACI exportálása ugyanazt a hat oszlopot írja ki, így a fájl és a modell felváltva használható: exportálja, szerkessze táblázatban, majd importálja vissza. Ezzel az oda-vissza folyamattal hasonlíthatja össze a folyamatban rögzített felelősségi köröket a csapat megállapodásaival.

A fájlt a megbeszélés előtt is használhatja. Küldje el a sablont előre kitöltött folyamatlépésekkel, és kérje meg az egyes szerepkörök felelőseit, hogy jelöljék a saját oszlopukat. Így már a megbeszélés előtt láthatók az eltérések, a végén pedig egyetlen lépésben frissítheti a folyamatot az importtal.

Miért eszközben készítse el a RACI-mátrixot Excel vagy Word helyett?

Táblázatkezelőben kényelmesen elkészítheti a mátrix első változatát, de nem ideális ott naprakészen tartani. A fájl nincs összekapcsolva a folyamattal, ezért észrevétlenül elavul: a folyamat megváltozik, a fájl nem, és mire valaki döntést hoz belőle, a megosztott meghajtón lévő RACI-dokumentum már egyéves.

A különbség a mindennapi munkában is látszik. Ha átnevez egy szerepkört, a könyvtár minden folyamatban egységesen frissül, miközben hat táblázatban továbbra is a régi név szerepel. Ha töröl egy lépést, a modellből eltűnik a sor, a fájl viszont továbbra is egy már nem végzett munkát tartalmaz. Ha felelőst vált, a dokumentáció a következő megnyitáskor már az új adatot mutatja, táblázatmásolás nélkül. A változások előzményei hiányoznak leginkább, ha elvesznek: egy fájlból nem derül ki, ki és mikor törölt egy felelős szerepkört.

Hogyan állítja össze a ProcessMind a RACI-mátrixot a folyamat alapján?

Négy lépés, a szokásos sorrendben.

1. Vegye fel a szerepköröket a könyvtárba. A szerepkörök egy helyen szerepelnek, névvel, rövidítéssel, a hozzájuk tartozó architektúraszinttel, leírással, Markdown-formátumú felelősségi körökkel, címkékkel és hozzárendelt személyekkel. Ha most kezdi, a szerepkör-varázsló létrehoz egy készletet az Ön által kiválasztott osztályok alapján. Igény szerint a saját fájljai is segíthetik a folyamatot. A könyvtár JSON- vagy CSV-fájlként importálható és exportálható, így nem kell kétszer begépelnie a szerepkörök listáját. Az itt megadott nevek kerülnek a sablonba is, ezért az egységes könyvtár megkönnyíti a későbbi importálást és exportálást. Ha egy szerepkör még nem létezik, elég egyszer felvennie, és minden folyamatban elérhető lesz.

2. Rendeljen szerepkört és RACI-szintet minden tevékenységhez. Minden tevékenységnek van egy Dokumentáció lapja, ahol ezeket a hozzárendeléseket kezelheti. A szerepkörök a tevékenységhez tartoznak, így a mátrix és a folyamat nem kerülhet ellentmondásba.

3. Nyissa meg a mátrixot. A folyamat Dokumentáció paneljén a RACI-mátrix mutatja a teljes képet. Az oszlopokban szerepkörök vagy az R/A/C/I betűk jeleníthetők meg. A nézet nagyítható képernyőmegosztáshoz, a sorok pedig a folyamat sorrendje vagy az elemek neve szerint rendezhetők. A szerepköroszlopokat hozzáadhatja, eltávolíthatja és átrendezheti.

4. Tartsa összhangban a modellt és a mátrixot. A Alkalmazás sávokként funkció úgy alakítja át a modellt, hogy minden szerepkör külön sávot kapjon. Így a RACI-modell a sávos ábrák olvasói számára is könnyen áttekinthető. A szerepkör-előzmények rögzítik a könyvtár minden módosítását, és bármely korábbi állapot visszaállítható.

Figure 1 — A RACI-mátrix a ProcessMindban: felül a szerepkörök, oldalt a tevékenységek, valamint egy folyamatszintű sor az egyes lépések felett álló felelősségi körök számára.

A szerepkör hozzárendelése egy elemhez a modell része. A mátrixnézet, az általa megjelenített dokumentáció és a Process Portal a Process Architecture licenccel érhető el, a hierarchiaszintekkel és az irányítással együtt. Nézze meg, mit tartalmaznak az egyes csomagok.

Hogyan ellenőrizheti a mátrixot a tényleges működés alapján?

A mátrix feltételezés arról, hogyan kellene zajlania a munkának, az érintettek megállapodása alapján. A rendszerek már rögzítették, ki mit végzett, ezért a kettő összevethető, nem kell pusztán a mátrixra hagyatkoznia.

• Ki végzi az egyes lépéseket? Ha az adatok szerint egy lépést több szerepkör végez, miközben a mátrix csak egyet jelöl, akkor a hozzárendelés elavult, vagy a munka nincs dokumentálva.
• Hol várakozik a munka? A lépések közötti késés jóváhagyásra vagy átadásra utalhat, és gyakran arra, hogy egy lépéshez egyáltalán nincs felelős rendelve.
• Milyen gyakran fordulnak elő kivételek? Ha az esetek többségében jóvá kell hagyni az eltérést, az nem kivétel, bármit is sugall a mátrix.

A folyamatváltozatok megmutatják, ha az esetek különböző útvonalakat követnek. A megfelelőség-ellenőrzés pedig összeveti a tervezett folyamatot az eseménynaplóban rögzített működéssel.

Ha a kettő eltér, döntse el, melyik hibás: a mátrix, amely olyan szerepkört sorol fel, amely már nem vesz részt a lépésben, vagy a lépés, amelynek felelősségét soha nem rögzítették. Mindkettő fontos megállapítás, és most olcsóbb kijavítani, mint az audit előtti héten.

Hogyan jelenik meg a RACI a folyamat dokumentációjában?

A mátrix nem külön fájl, amelyet valakinek naprakészen kell tartania. A folyamat dokumentumának számozott részeként jelenik meg, általában 3.2 RACI címmel, a kockázatok és kontrollok után, a hivatkozási részek előtt. Ugyanazok a tevékenységek szerepelnek a sorokban, és ugyanazok a szerepkörök az oszlopokban.

Figure 2 — A folyamatdokumentum 3.2 szakaszaként megjelenített RACI-mátrix, mellette a kapcsolódó előzményeket és következő lépéseket bemutató részekkel.

Innen többféleképpen is továbbadhatja, újraépítés nélkül:

• Exportálás. Exportálhat Word-, PDF- vagy Markdown-fájlba, illetve nyomtathat. Minden export a folyamat aktuális állapotát mutatja, a RACI-mátrixszal és a csatolt fájlokkal együtt. A Word-exportban a mátrix valódi táblázat, nem kép.
• Csatolás. Az űrlapok, ellenőrzőlisták és munkautasítások a hozzájuk tartozó szakasz mellett jelennek meg, így aki a RACI-mátrixhoz ér, rögtön megtalálja a kapcsolódó utasítást is.
• Közzététel. A közzétett dokumentációt a Process Portal megtekintői is elolvashatják. Így a mátrix azokhoz is eljut, akiknek követniük kell.

A Szerepkörök és RACI útmutató részletesen bemutatja a folyamatot, a folyamatdokumentáció pedig ismerteti, mi minden szerepel még a dokumentumban.

Ennek az audit előtti héten van a legnagyobb jelentősége. A dokumentumcsomagban szereplő mátrix a folyamatban rögzített adatokat mutatja, tevékenységenként. Így senkinek nem kell táblázatot és modellt összevetnie ahhoz, hogy kiderítse, ki mit hagyott jóvá.

Milyen hibák nehezítik a RACI-mátrix használatát?

Öt gyakori hiba, amelyet könnyű elkerülni:

1. Több A, vagy egy sem. Minden sorhoz pontosan egy felelős szerepkört rendeljen.
2. C jelölés olyanoknál, akiknek csak tájékoztatásra van szükségük. Nekik I jelölés jár. Ha C-vel jelöli őket, lassítja a munkát.
3. Osztályok szerepeltetése a sorokban. A sorokban folyamatlépések és döntések legyenek, így a munka, nem pedig a szervezeti ábra jelenik meg.
4. Személynevek használata a szerepköroszlopokban. Szerepköröket használjon, így egy átszervezés vagy előléptetés nem teszi érvénytelenné a mátrixot.
5. A mátrix felülvizsgálatának elmulasztása. Ha a folyamat megváltozik, a mátrix viszont nem, az emberek többé nem bíznak benne.

Az utolsó hibát nem pusztán odafigyeléssel, hanem egy következetes folyamattal lehet megelőzni. Vizsgálja felül a mátrixot, ha változik a folyamat vagy a felelősségi kör, audit előtt, valamint az Ön által meghatározott felülvizsgálati időpontban. Exportálja, majd importálja vissza a fájlt, és vesse össze a hozzárendeléseket az eseménynaplóval. Így a mátrix a tényleges munkát írja le, nem annak emlékét. A folyamatirányítás részletesebben bemutatja a felülvizsgálatot.