Plantilla de Datos: Hire to Retire - Ciclo de Vida del Empleado

El ID del Empleado es la piedra angular del análisis del proceso de Contratación a Jubilación. Vincula todos los eventos relacionados, desde la solicitud de empleo inicial hasta la terminación final, en un único trayecto cohesivo. Al rastrear este ID, las organizaciones pueden construir un historial completo de la trayectoria de un empleado, incluyendo cambios de rol, revisiones de rendimiento y pasos de incorporación.

En Process Mining, cada actividad se asocia con un ID de Empleado, permitiendo una visión integral de los ciclos de vida individuales y agregados de los empleados. Esto posibilita el análisis de las duraciones de los procesos, la identificación de rutas comunes y el descubrimiento de cuellos de botella que afectan a los empleados en diferentes etapas de sus carreras.

Este atributo es esencial para unir todos los eventos del ciclo de vida de un único empleado, lo que permite una vista completa del proceso de principio a fin.

Este es un campo central (core field) en Workday HCM, que se encuentra típicamente en los perfiles de trabajadores y en las transacciones de procesos de negocio.

El Nombre de la Actividad describe un paso específico en el proceso de Contratación a Jubilación, como 'Oferta Aceptada', 'Verificación de Antecedentes Completada' o 'Ascenso Aprobado'. Estas actividades forman los nodos del mapa de procesos, mostrando la secuencia de eventos que componen el trayecto del empleado.

Analizar estas actividades ayuda a las organizaciones a comprender el flujo de trabajo, identificar rutas frecuentes y poco comunes, y localizar las etapas donde ocurren retrasos o reelaboración. Una nomenclatura de actividades consistente y clara es crucial para construir un modelo de proceso preciso y comprensible.

Define los pasos en el mapa de procesos, que es la base de todo análisis y visualización de Process Mining.

Derivado del Paso del Proceso de Negocio o Nombre del Evento dentro de los registros de transacciones de Workday.

Este atributo proporciona el contexto temporal para cada actividad, registrando cuándo ocurrió. La secuencia y el orden cronológico de estas marcas de tiempo se utilizan para construir el flujo del proceso y calcular todas las métricas basadas en el tiempo, como los tiempos de ciclo y las duraciones.

En el análisis, la marca de tiempo del evento (Event Timestamp) es fundamental para comprender el rendimiento del proceso. Permite calcular el tiempo entre pasos, identificar retrasos y analizar el comportamiento del proceso en diferentes períodos, como comparar la velocidad de contratación trimestre a trimestre.

Este atributo es crítico para ordenar los eventos correctamente y calcular todas las métricas de rendimiento como el tiempo de ciclo y los cuellos de botella.

Esto es parte estándar de cualquier registro de transacciones de procesos de negocio en Workday, a menudo denominado 'Fecha Efectiva' (Effective Date) o 'Momento de Finalización' (Completed Moment).

Este atributo representa el departamento asignado al empleado, como 'Ventas', 'Ingeniería' o 'Recursos Humanos'. Es una dimensión crítica para segmentar y comparar el rendimiento del proceso en distintas áreas de la organización.

En el análisis de procesos, filtrar por Departamento permite responder preguntas como: '¿Es el tiempo de contratación (time-to-hire) más largo para el departamento de Ingeniería que para el de Ventas?' o '¿Qué departamentos presentan la tasa más alta de desviaciones en la incorporación (onboarding deviations)?'. Esto ayuda a identificar problemas localizados y a adaptar las mejoras del proceso.

Permite un potente análisis comparativo, ayudando a identificar si las ineficiencias del proceso se concentran en áreas de negocio específicas.

Esto forma parte de los datos organizacionales y del puesto principal del empleado en Workday HCM, vinculados a su puesto.

Este atributo identifica al individuo, rol o sistema responsable de completar una tarea. Podría ser un gerente de contratación que aprueba una oferta, un especialista de RRHH que inicia la incorporación, o un proceso del sistema que genera una notificación.

Analizar el Ejecutor del Evento es clave para comprender la asignación de recursos, la distribución de la carga de trabajo y la adopción por parte del usuario. Puede ayudar a identificar equipos sobrecargados, resaltar oportunidades de automatización donde usuarios manuales realizan tareas repetitivas, y analizar diferencias de rendimiento entre individuos o departamentos.

Este atributo ayuda a analizar la distribución de la carga de trabajo, el rendimiento del usuario e identifica quién está involucrado en el proceso, lo cual es clave para mejoras específicas.

Disponible en los registros de transacciones de los procesos de negocio de Workday, a menudo asociado con el usuario que completó un paso.

Mientras que StartTime indica cuándo comenzó una actividad, Event End Time marca su conclusión. La diferencia entre ambos representa el tiempo de procesamiento de la actividad. Esto es particularmente útil para tareas que no son instantáneas, como 'Verificación de Antecedentes' o 'Evaluación de Desempeño'.

En el análisis, este atributo es crucial para calcular la métrica de tiempo de procesamiento. Ayuda a diferenciar entre el tiempo de espera entre actividades y el tiempo real dedicado a trabajar en una actividad, lo que lleva a una comprensión más precisa de dónde se gasta el tiempo en el proceso.

Permite el cálculo del tiempo de procesamiento real de una actividad, ayudando a distinguir el tiempo de trabajo activo del tiempo de espera inactivo.

Para algunos procesos de negocio en Workday, se registran tanto las marcas de tiempo de inicio como las de finalización. Esto podría requerir unir eventos.

El ID de Requisición de Puesto vincula todas las actividades iniciales de contratación, como la publicación de una oferta de empleo, el cribado de candidatos y la generación de ofertas, a una necesidad empresarial específica. Actúa como un ID de case secundario para la fase de reclutamiento del ciclo de vida del empleado.

El análisis por ID de Requisición de Puesto puede revelar insights sobre la eficiencia del proceso de contratación para diferentes roles o departamentos. Ayuda a rastrear todo el embudo desde la creación de la requisición hasta la aceptación de la oferta, respaldando KPIs como el 'Tiempo Promedio de Contratación'.

Agrupa todas las actividades previas a la contratación bajo un único identificador, lo que permite un análisis detallado de la parte de reclutamiento del proceso.

Encontrado dentro del módulo de Reclutamiento de Workday. Está asociado con la solicitud del candidato y el evento de contratación posterior.

Este atributo ofrece una clasificación de alto nivel para las diferentes trayectorias dentro del proceso de Contratación a Retiro. Al etiquetar cada caso como 'Incorporación' (Onboarding), 'Movilidad Interna' o 'Desvinculación' (Termination), resulta mucho más fácil filtrar el mapa de procesos y analizar estos subprocesos distintos de forma aislada.

Por ejemplo, para analizar el dashboard de 'Tiempo de Movilidad Interna y Promoción', se filtrarían los casos donde el Tipo de Evento de Ciclo de Vida (Lifecycle Event Type) sea 'Movilidad Interna' o 'Promoción'. Esta segmentación es crucial para crear análisis específicos y dashboards que respondan a preguntas de negocio concretas.

Permite segmentar la trayectoria general del empleado en subprocesos distintos, posibilitando un análisis enfocado en la incorporación, desvinculación o promociones.

Esto se deriva típicamente al mapear nombres específicos de Procesos de Negocio en Workday (por ejemplo, 'Contratación', 'Cambio de Puesto', 'Desvinculación') a estas categorías durante la transformación de datos.

Este atributo identifica instancias de retrabajo, donde una tarea debe realizarse más de una vez para el mismo empleado. Ejemplos incluyen la reenvío de documentación incorrecta o la repetición de una verificación de antecedentes fallida. Se identifica típicamente al ver el mismo nombre de actividad aparecer múltiples veces dentro del registro de eventos de un caso.

Analizar el retrabajo es clave para mejorar la eficiencia y calidad del proceso. El indicador 'EsRetrabajo' facilita cuantificar la cantidad de retrabajo, identificar sus causas raíz y medir el impacto de las mejoras destinadas a hacer las cosas bien a la primera. Apoya directamente el dashboard de Análisis de Retrabajo y Repetición.

Ayuda a cuantificar la ineficiencia y el desperdicio del proceso al señalar actividades que se repiten, indicando problemas de calidad o comunicación.

Este es un indicador calculado (calculated flag). La lógica se aplica durante el análisis de Process Mining al detectar actividades repetidas dentro del mismo caso.

Este indicador identifica actividades que son críticas para el cumplimiento legal, regulatorio o de políticas, como la firma de un acuse de recibo de una política o la realización de una formación obligatoria. Ayuda a separar estas tareas críticas de las administrativas regulares.

En el análisis, este atributo permite crear dashboards y KPIs centrados específicamente en el cumplimiento, como la 'Tasa de Actividades Críticas de Cumplimiento' (Critical Compliance Activity Rate). Ayuda a las organizaciones a supervisar y asegurar que los pasos regulatorios más importantes se completen a tiempo para todos los empleados, reduciendo el riesgo organizacional.

Permite un monitoreo enfocado de los pasos críticos de Cumplimiento para asegurar el cumplimiento normativo y mitigar riesgos.

Este es un atributo derivado, típicamente creado durante la transformación de datos al mapear una lista de nombres de actividades relacionadas con el cumplimiento a un indicador de verdadero/falso.

Este atributo indica el estado actual del empleado dentro de la organización. Es un campo dinámico que cambia a medida que el empleado avanza en su ciclo de vida. Por ejemplo, un nuevo empleado comienza como 'Pre-contratación' o 'Incorporación' y se vuelve 'Activo' al finalizar.

En Process Mining, este atributo proporciona información de estado valiosa. Se puede utilizar para verificar el cumplimiento del proceso, por ejemplo, asegurando que la nómina solo se configure para empleados 'Activos'. También ayuda a filtrar poblaciones específicas, como analizar el proceso de desvinculación para todos los empleados 'Terminados'.

Ofrece una instantánea del estado actual del empleado, lo cual es útil para validar la lógica del proceso y para filtrar análisis a poblaciones de empleados específicas.

Un campo central en el perfil del trabajador en Workday HCM.

Este atributo define la fecha límite del Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA) para una tarea específica. Establece la expectativa de cuánto tiempo deben tomar ciertos procesos y sirve como referencia para medir el rendimiento.

Esto es esencial para KPIs como 'Puntualidad en la Revisión de Desempeño' y dashboards enfocados en el cumplimiento del SLA. Al comparar la fecha de finalización real (EventTimestamp) con la SlaTargetDate, es posible identificar automáticamente incumplimientos, medir el rendimiento a tiempo y gestionar proactivamente los retrasos.

Proporciona un punto de referencia claro para medir el desempeño a tiempo y es esencial para calcular los KPI de cumplimiento de SLA.

Para procesos como las Revisiones de Desempeño en Workday, a menudo se configura una fecha de vencimiento. Estos datos deberían extraerse junto con los eventos del proceso.

El ID de Puesto identifica el rol específico que ocupa un empleado dentro de la estructura de la organización. Cada puesto tiene atributos definidos, como el perfil de puesto, la ubicación y la estructura de informes. Es más específico que un título de puesto, ya que varios puestos pueden compartir el mismo título.

El análisis por ID de Puesto ayuda a comprender los procesos relacionados con roles específicos. Por ejemplo, se podría analizar el trayecto de incorporación para todos los puestos de 'Ingeniero de Software Senior' para ver si hay patrones comunes o retrasos únicos para ese rol.

Permite un análisis granular basado en roles específicos, ayudando a comprender cómo difieren los procesos para diversas posiciones dentro de la empresa.

Un campo estándar asociado a la asignación de puesto del empleado en Workday HCM.

Este atributo captura el motivo por el cual finalizó la relación laboral de un empleado, como 'Renuncia Voluntaria', 'Involuntaria - Rendimiento' o 'Jubilación'. Esta información es crítica para analizar la rotación y el proceso de desvinculación.

En Process Mining, el Motivo de Terminación proporciona contexto a la trayectoria de desvinculación. Se puede utilizar para analizar si los diferentes tipos de terminación siguen procedimientos de desvinculación distintos o tardan diferentes cantidades de tiempo. Esto ayuda a comprender la rotación de empleados y a garantizar que el proceso de desvinculación se gestione adecuadamente para cada situación.

Proporciona un contexto crucial para analizar el proceso de desvinculación y ayuda a correlacionar los problemas del proceso con las razones de la rotación.

Capturado durante el proceso de negocio 'Terminar Empleado' en Workday.

Workday permite la creación de diferentes planes de onboarding adaptados a diversos roles, ubicaciones o niveles de antigüedad. Este atributo identifica qué plan específico se utilizó para un nuevo empleado.

Analizar por Nombre del Plan de Onboarding ayuda a evaluar la efectividad y eficiencia de diferentes estrategias de onboarding. Permite una comparación directa, por ejemplo, entre un 'Plan de Onboarding Ejecutivo' y un 'Plan de Onboarding Estándar para Empleados', para ver cuál tiene mejores tasas de finalización de tareas o tiempos de ciclo más rápidos.

Esto ayuda a evaluar el rendimiento de diferentes programas de incorporación para identificar las mejores prácticas y las áreas de mejora.

Es probable que esta información esté disponible dentro del módulo de Incorporación (Onboarding module) de Workday, asociada con el proceso de negocio 'Contratación'.

Este atributo calculado proporciona un sencillo indicador de verdadero/falso sobre si un paso del proceso cumplió con su acuerdo de nivel de servicio (SLA). Se deriva comparando la marca de tiempo de finalización de la actividad (EventTimestamp) con su fecha límite (SlaTargetDate).

Este indicador (flag) es extremadamente útil para dashboards e informes, ya que permite un fácil recuento y visualización de los incumplimientos de SLA. Sirve de base para KPIs como 'Puntualidad de las Evaluaciones de Desempeño' (Performance Review Timeliness) y simplifica la creación de alertas o informes sobre tareas atrasadas, ayudando a los equipos a enfocarse en los retrasos más críticos.

Simplifica la monitorización del rendimiento al señalar claramente todas las instancias en las que no se cumplieron los plazos acordados.

Campo calculado: true si EventTimestamp > SlaTargetDate, de lo contrario false.

Este atributo identifica el origen de los datos. Si bien en esta vista nos centramos en Workday Onboarding, un proceso completo de Ciclo de Vida del Empleado podría involucrar datos de otros sistemas como un Sistema de Seguimiento de Candidatos (ATS) o un proveedor de nómina independiente. Especificar el sistema de origen es clave para la gobernanza de datos y para comprender el contexto del evento.

En un análisis multisistema, este campo permite filtrar la vista del proceso para eventos de un sistema específico o analizar los traspasos entre diferentes sistemas.

Proporciona contexto crucial sobre el origen de los datos, esencial para la validación de datos y para análisis que combinan datos de múltiples sistemas.

Este es típicamente un valor estático ('Workday Onboarding') añadido durante el proceso de extracción y transformación de datos.

El Tiempo de Contratación es un KPI crítico de reclutamiento que mide la eficiencia de todo el embudo de contratación. Se calcula como la duración entre el evento de 'Creación de Solicitud de Puesto' y el evento de 'Oferta Aceptada' para el mismo empleado o solicitud.

Este atributo calculado es la base para el KPI de 'Tiempo Medio de Contratación' y los dashboards relacionados. Su seguimiento a lo largo del tiempo permite a los departamentos de RR. HH. medir el impacto de las mejoras de proceso, identificar cuellos de botella en la búsqueda de candidatos o las entrevistas, y establecer plazos de contratación realistas para los gerentes.

Mide directamente la eficiencia del proceso de reclutamiento, un KPI clave para cualquier organización de RRHH.

Calculado a nivel de caso al determinar la duración entre el timestamp de la actividad 'Puesto de Trabajo Creado' y la actividad 'Oferta Aceptada'.

Esta métrica calcula el tiempo transcurrido entre el inicio y el fin de una actividad (EventEndTime - StartTime). Representa la duración real del trabajo, a diferencia del tiempo de espera entre actividades. Por ejemplo, podría medir cuánto tiempo se procesó activamente una verificación de antecedentes.

Analizar el Tiempo de Procesamiento (Processing Time) ayuda a identificar qué tareas específicas requieren el mayor esfuerzo, en lugar de solo qué etapas del proceso tienen los retrasos más largos. Esto permite mejoras más específicas destinadas a hacer el trabajo en sí más eficiente.

Aísla el tiempo dedicado al trabajo de valor agregado del tiempo inactivo, proporcionando un objetivo claro para mejoras de eficiencia a nivel de tarea.

Campo calculado: EventEndTime menos EventTimestamp.

Este atributo clasifica la naturaleza del acuerdo de empleo. Los diferentes tipos de empleo a menudo siguen variantes de proceso distintas para la incorporación, la nómina y la configuración de beneficios.

Al utilizar este atributo como filtro, las organizaciones pueden comparar los procesos del ciclo de vida para diferentes categorías de trabajadores. Esto puede resaltar si, por ejemplo, el proceso de incorporación para contratistas es significativamente más rápido o menos conforme que el de los empleados a tiempo completo, lo que permite ajustes de proceso dirigidos.

Ayuda a comparar variaciones de proceso entre diferentes categorías de trabajadores, como empleados a tiempo completo y contratistas, quienes pueden seguir procedimientos distintos.

Un campo estándar en los detalles de puesto del empleado en Workday HCM.

El atributo de Ubicación especifica el país, estado o ciudad donde se encuentra el empleado. Esta dimensión geográfica es esencial para comparar el rendimiento del proceso y el cumplimiento en diferentes regiones.

El análisis utilizando la Ubicación puede descubrir variaciones regionales en los tiempos de contratación, la eficiencia de la incorporación o los procedimientos de terminación. Ayuda a responder preguntas como: '¿Las verificaciones de antecedentes tardan más en Alemania que en Estados Unidos?' y apoya la monitorización del cumplimiento para regulaciones específicas de cada región.

Permite el análisis geográfico para identificar variaciones regionales de procesos, que pueden estar influenciadas por la gestión local, las regulaciones o la cultura.

Parte de los datos de posición y asignación organizacional del empleado dentro de Workday HCM.

Este atributo indica cuándo se actualizó por última vez el conjunto de datos. Ofrece transparencia sobre la actualidad de los datos analizados, lo cual es fundamental para tomar decisiones de negocio oportunas y relevantes, basadas en las perspectivas del Process Mining.

Para los dashboards y el monitoreo continuo, esta marca de tiempo ayuda a los usuarios a comprender si están viendo los datos más actuales disponibles. Es un elemento clave de los metadatos para mantener la integridad de los datos y la confianza del usuario en el análisis.

Garantiza que los usuarios conozcan la actualidad de los datos, lo cual es crítico para la relevancia y precisión del análisis del proceso.

Este es un campo de metadatos generado y añadido al conjunto de datos durante el proceso de ingesta de datos o ETL (Extract, Transform, Load).