您的采购到付款流程:采购订单数据模板

SAP ECC
您的采购到付款流程:采购订单数据模板

您的采购到付款流程:采购订单数据模板

此模板将引导您准备在SAP ECC中分析采购到付款流程:采购订单所需的关键数据。模板列出了需要收集的重要属性、需要跟踪的关键活动,并提供从系统中提取这些信息的实用指导。使用此资源为流程挖掘项目构建可靠的事件日志。
  • 建议收集的属性
  • 需要跟踪的关键活动
  • SAP ECC数据提取指南
刚接触事件日志?了解 如何创建流程挖掘事件日志.

采购到付款-采购订单属性

以下是建议纳入事件日志的必要数据字段,用于全面分析采购到付款-采购订单流程。
3 必需 6 建议 12 可选
名称 说明
事件时间
EventTime
活动发生的准确日期和时间。
说明

此时间戳标记事件发生的准确时刻,例如PO获批或收货过账的时间,并确定案例中所有活动的时间顺序。

时间戳是流程挖掘的基础,因为所有基于时间的分析都依赖于它,包括计算活动间周期时间、识别延迟、分析流程吞吐量以及根据服务级别协议(SLA)衡量绩效。

为什么重要

此时间戳对于计算周期时间和瓶颈等所有基于持续时间的指标,以及按时间顺序排列事件至关重要。

获取位置

根据SAP表中的多个日期和时间字段生成,例如EKKO-AEDAT(变更日期)、CDHDR-UDATE/UTIME(变更日志时间戳)或EKBE-BUDAT(过账日期)。

示例
2023-04-15T10:05:31Z2023-04-16T14:22:00Z2023-05-01T09:00:15Z
活动
Activity
采购订单生命周期中发生的具体业务事件或步骤的名称。
说明

该属性描述流程中的一个具体步骤,例如“采购订单已创建”“采购订单已批准”或“收货已过账”。这些活动的顺序构成每张采购订单的流程路径。

分析活动之间的顺序、频率和持续时间,是流程挖掘的核心。它有助于识别瓶颈、返工循环以及偏离标准流程的情况,从而支持有针对性的改进和标准化工作。

为什么重要

活动定义流程中的各个步骤。分析活动的顺序和时间,可以揭示实际流程路径、瓶颈和偏差。

获取位置

根据SAP中的多个表和事务日志生成,例如记录变更的CDHDR/CDPOS、记录GR/IR的EKBE以及记录采购申请的EBAN。通常需要通过自定义逻辑或提取程序生成。

示例
创建采购订单采购订单已批准已过账收货
采购订单
PurchaseOrder
采购订单(PO)单据的唯一标识符,作为跟踪采购流程的主要案例标识。
说明

采购订单编号是连接从创建到最终收货和完成的所有活动的核心标识符。每个唯一的采购订单编号代表采购流程的一个实例。

在流程挖掘中,该属性对于还原每次采购的端到端路径至关重要。它支持详细分析每张订单的周期时间、流程变体和一致性检查,是完整流程模型的基础。

为什么重要

这是连接所有相关事件的核心标识,可用于分析每个采购订单的完整生命周期。

获取位置

表:EKKO,字段:EBELN

示例
450001762345000176244500017625
供应商编号
VendorNumber
供应商的唯一标识符。
说明

这是唯一标识货物或服务供应商的代码,是采购流程中的关键主数据。

该属性是供应商分析的基础,可用于评估供应商交付绩效、比较不同供应商的交付周期以及分析支出模式,也是“供应商交付绩效”仪表板的主要维度。

为什么重要

支持供应商绩效分析,帮助识别可靠供应商,以及导致延迟或质量问题的供应商。

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表:EKKO,字段:LIFNR

示例
100345V-20598700112
公司代码
CompanyCode
发起采购的法人实体或公司的标识符。
说明

公司代码在SAP中代表独立法人实体。所有交易均在公司代码层级过账,因此它是基础组织单位。

按公司代码分析流程,可以比较不同业务部门或国家的采购效率和合规情况,识别可复制的最佳实践,也能定位流程表现不佳的具体单位。

为什么重要

代表法律实体,可用于比较组织不同部分的流程绩效并开展一致性检查。

获取位置

表:EKKO,字段:BUKRS

示例
10002100US01
单据类型
DocumentType
用于区分不同采购订单类型的代码。
说明

单据类型是SAP中的一项配置,用于控制采购订单的编号范围、字段选择和整体流程路径。例如,标准采购订单、服务采购订单或库存调拨订单可能使用不同类型。

该属性是一个重要的分析维度,因为不同单据类型通常会有意采用不同流程。按单据类型筛选,可以更准确地对比周期时间和流程路径。

为什么重要

区分不同类型的采购流程,例如标准采购、服务采购和退货采购,这些流程通常具有不同路径和绩效预期。

获取位置

表:EKKO,字段:BSART

示例
NBFOUB
物料组
MaterialGroup
用于将具有相似特征的物料或服务归为一组的分类。
说明

物料组或采购类别用于对采购的货物或服务类型进行分类,例如“IT硬件”“办公用品”或“专业服务”。

该属性对于支出分析和了解采购模式至关重要。它支持按类别筛选流程,分析不同类别的处理方式、审批人员及供应商,也是“采购订单价值分析”仪表板的关键维度。

为什么重要

支持按产品或服务类别细分流程,揭示不同支出类型对应的行为、周期时间或供应商差异。

获取位置

表:EKPO,字段:MATKL

示例
00101IT_HWCONSULT
用户名
UserName
执行该活动人员的用户ID。
说明

此属性记录创建、变更或审批单据的员工SAP用户名。对于自动化步骤,可能显示系统用户或批处理用户ID。

按用户分析有助于识别培训需求、高绩效人员或潜在合规问题,也是构建工作量分配、审批矩阵合规相关仪表板,以及了解不同团队或个人绩效的关键。

为什么重要

将用户操作归因于具体人员,从而分析用户绩效、工作量及对合规规范的遵循情况。

获取位置

表:EKKO,字段:ERNAM(创建人);表:CDHDR,字段:USERNAME(变更人)。

示例
JSMITHMBROWNBATCH_USER
订单金额
OrderAmount
采购订单项目的货币总价值。
说明

此属性表示采购订单中特定项目的总价值,按数量乘以净价计算。要获得完整PO价值,需要汇总各项目金额。

按订单金额分析流程,对于识别需要更严格控制或不同审批路径的高价值交易至关重要。它支持“采购订单价值分析”仪表板,并帮助优先改进财务影响最大的订单流程。

为什么重要

量化每次采购的财务影响,支持基于价值的分析,从而优先处理高价值订单或识别节省成本的机会。

获取位置

表:EKPO,字段:NETWR(订单净值)。

示例
1500.00250.7512345.50
上次数据更新
LastDataUpdate
表示数据最近一次从源系统刷新时间的时间戳。
说明

此属性记录最近一次数据提取或更新的日期和时间,帮助了解当前分析数据的新鲜度。

在仪表板中显示此信息,有助于用户判断洞察基于近实时数据还是历史快照,明确数据时效并确保决策基于已知时间范围内的数据。

为什么重要

告知用户数据的时效性,确保用户了解分析是否反映运营的最新状态。

获取位置

此时间戳由数据提取或ETL流程在执行时生成并添加。

示例
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
供应商名称
VendorName
供应商的法定名称。
说明

供应商的描述性名称,比供应商编号更便于用户理解,通常取自供应商主数据。

供应商编号用于关联和唯一标识,而供应商名称对于面向用户的仪表板和报告至关重要,可让不熟悉供应商代码的业务用户更直观地理解分析结果。

为什么重要

提供易于理解的供应商名称,让业务用户更容易看懂仪表板和报告。

获取位置

表:LFA1,字段:NAME1。需要将EKKO-LIFNR与LFA1-LIFNR关联。

示例
Staples Inc.Global Tech SolutionsOffice Supply Co.
工厂
Plant
货物交付地点或工厂的实际位置。
说明

工厂是代表生产设施、仓库或其他货物和服务接收地点的组织单位。

按工厂分析有助于了解采购流程的地域差异,发现不同地点的供应商交付时间差异,或识别收货流程低效的具体工厂,从而支持收货及时性分析。

为什么重要

指定交付地点,可用于分析区域流程差异和物流绩效。

获取位置

表:EKPO,字段:WERKS

示例
100011002000
拒绝原因
RejectionReason
用于说明采购申请或采购订单为何被拒绝的原因代码或文本。
说明

此属性记录采购订单在审批工作流中被拒绝时提供的具体原因。这些信息对于了解返工和延误的根本原因至关重要。

分析拒绝原因有助于识别定价错误、预算超支或供应商选择不合规等常见问题。借助这些洞察,企业可以解决根本原因,提高采购订单初始创建质量,并简化审批流程。

为什么重要

直接揭示审批失败的原因,帮助企业采取针对性改进措施,减少返工并缩短审批周期。

获取位置

这类信息可能难以定位,可能存储在长文本字段中,或取决于自定义工作流配置。通常需要具备特定的实施知识。

示例
价格错误超出预算重复申请
是否为审批后变更
IsPostApprovalChange
用于标记初始审批后是否发生过采购订单变更。
说明

如果同一采购订单在检测到“Purchase Order Approved”活动后又检测到“Purchase Order Changed”活动,则此布尔属性为true。它有助于定位流程后期发生的问题变更。

此计算字段直接支持“Post-Approval PO Change Rate”KPI和“Purchase Order Rework and Changes”仪表板。它有助于量化并突出可能导致延误、需要重新审批的干扰性变更,从而指向初始规格定义或范围界定中的问题。

为什么重要

直接衡量审批后的返工情况,是评估流程稳定性和效率的关键KPI。比率较高通常表明上游需求定义存在问题。

获取位置

这是根据事件日志中的活动顺序计算得出的属性。

示例
truefalse
是否按时交付
IsOnTimeDelivery
用于标记货物是否在要求的交付日期当天或之前收到。
说明

如果“Goods Receipt Posted”活动的时间戳早于或等于“Requested Delivery Date”,则此布尔属性为true。它为每个采购订单行项目提供清晰的二元交付绩效结果。

此属性是“On-Time Goods Receipt Rate”KPI的基础。通过便于汇总和筛选按时交付与延迟交付的数据,它简化了供应商绩效和内部收货效率分析。

为什么重要

为交付及时性提供清晰的成功或失败指标,直接支持供应商绩效KPI和仪表板。

获取位置

这是通过比较收货过账日期(EKBE-BUDAT)与要求的交付日期(EKPO-EINDT)计算得出的属性。

示例
truefalse
源系统
SourceSystem
提取数据的系统。
说明

此属性标识数据来源,通常是SAP ECC实例标识符,例如“ECC_PROD_100”。在多系统环境中,它有助于区分不同数据源。

对于治理和数据血缘,了解源系统至关重要。它有助于确保数据完整性,并排查数据提取或质量问题,尤其是在合并不同ERP系统或模块的数据时。

为什么重要

标识数据来源,对于数据治理、验证以及管理跨多个系统的分析至关重要。

获取位置

通常是在数据提取过程中添加的静态值,用于标记数据集的来源系统。

示例
SAP_ECC_PRODECC_EU_100S4H_FIN
要求交付日期
RequestedDeliveryDate
业务方向供应商要求交付货物或服务的日期。
说明

这是采购订单中指定的目标交付日期,也是衡量实际交付绩效的基准。

该日期对于计算“按时收货率”KPI至关重要。通过将实际收货日期与要求交付日期进行比较,组织可以量化评估供应商可靠性和内部收货效率,并为“供应商交付绩效”仪表板提供依据。

为什么重要

这是交付目标日期,对于计算按时交付绩效KPI和评估供应商可靠性至关重要。

获取位置

表:EKPO,字段:EINDT

示例
2023-06-102023-07-222023-08-01
货币
Currency
采购订单金额使用的货币代码。
说明

此属性指定采购订单价值的计价货币,例如USD、EUR或GBP,为所有金额提供必要背景。

对于全球化组织,货币是准确开展财务分析的基础。它支持正确汇总和比较订单价值,所有货币类KPI都必须结合相应货币进行解读。

为什么重要

为所有金额提供必要背景,确保财务分析准确,尤其适用于跨国组织。

获取位置

表:EKKO,字段:WAERS

示例
USDEURJPY
采购申请
PurchaseRequisition
采购订单之前采购申请的标识符。
说明

此属性将采购订单关联回其来源采购申请。并非所有PO都有前置采购申请。

该关联对于分析“申请到订单转换”仪表板和“PR到PO转换率”KPI至关重要。它支持衡量从初始申请到正式订单创建的上游流程效率,并识别未经过采购申请直接创建的不合规PO。

为什么重要

将PO关联到来源申请,支持分析PR到PO转换流程,并识别未经过前置采购申请直接创建的PO。

获取位置

表:EKPO,字段:BANFN

示例
1001589010015891
采购组
PurchasingGroup
负责采购活动的具体采购员或采购员团队。
说明

采购组代表负责某项采购活动的采购员或团队,是供应商的主要联系人。

该属性提供比采购组织更细粒度的分析视角,有助于了解采购员之间的工作量分配和绩效差异,为资源配置和培训提供依据。

为什么重要

以更细粒度展示采购负责人,支持在采购员或团队层面详细分析工作量和绩效。

获取位置

表:EKKO,字段:EKGRP

示例
001002N01
采购组织
PurchasingOrganization
负责协商价格以及采购物料或服务的组织单位。
说明

采购组织是SAP中负责采购活动的关键组织单位,可以覆盖整个公司的集中式组织,也可以按工厂或区域分散设置。

按采购组织分析流程绩效,有助于识别效率最高的采购团队,并比较不同组织单位的周期时间、返工率和成本,发现最佳实践及需要支持的领域。

为什么重要

标识负责采购的团队,支持比较不同组织单位的绩效并开展分析。

获取位置

表:EKKO,字段:EKORG

示例
1000US01DE01
必需 建议 可选

采购到付款-采购订单活动

以下是应在事件日志中记录的关键流程步骤和里程碑,为准确发现流程并识别瓶颈提供基础。
6 建议 8 可选
活动 说明
创建采购申请
此活动表示正式的货物或服务申请已创建。当用户保存新的采购申请单据时,会记录这一明确事件,例如使用ME51N等事务码,并在EBAN表中生成唯一记录。
为什么重要

这是采购流程的主要起点。分析从该事件到采购订单创建之间的时间,有助于衡量将内部需求转化为可执行订单的效率。

获取位置

在采购申请抬头表EBAN中创建条目时记录。EBAN-BADAT中的创建日期和时间作为该事件的时间戳。

采集

根据创建日期识别EBAN表中的新条目。

事件类型 explicit
创建采购订单
此活动表示正式采购订单单据已创建,该单据构成与供应商之间具有约束力的合同。当用户创建并保存PO时会记录这一明确事件,例如通过ME21N事务码操作,并在EKKO和EKPO表中生成条目。
为什么重要

标志着采购订单生命周期正式开始。这是衡量PR到PO转换时间以及端到端订单履行时间的关键里程碑。

获取位置

从采购订单抬头表EKKO中对应PO编号EKKO-EBELN的创建日期EKKO-AEDAT获取。

采集

使用EKKO表中每个新采购订单的创建时间戳。

事件类型 explicit
已过账收货
此活动表示已根据特定采购订单实际收到供应商交付的货物。过账收货是明确执行的操作,例如通过MIGO事务码完成,会创建物料凭证并更新库存。
为什么重要

这是跟踪供应商交付绩效以及发票校验流程开始的关键里程碑,可用于计算按时交付率和收货及时性。

获取位置

在创建物料凭证时记录。事件时间戳取自物料凭证抬头表MKPF中的过账日期MKPF-BUDAT或创建日期MKPF-CPUDT,并通过项目表MSEG与PO关联。

采集

使用MKPF表中引用该PO的物料凭证的过账或创建时间戳。

事件类型 explicit
采购订单已发送给供应商
此活动标志着已批准的采购订单正式传输给供应商,例如通过EDI、电子邮件或打印方式发送。当输出消息成功处理时,会在消息控制表中记录这一明确事件。
为什么重要

这是供应商交付周期开始计时的关键里程碑。分析从该事件到收货之间的时间,是评估供应商绩效和交付及时性的关键。

获取位置

记录在消息状态表NAST中。当相关PO输出类型的处理状态NAST-VSTAT为“1”(处理成功)时,可从NAST-DATVR和NAST-UHRVR获取时间戳。

采集

使用NAST表中PO输出消息的处理时间戳。

事件类型 explicit
采购订单已完成
表示采购订单项目已视为全部交付。这是一个推断事件,通常根据采购订单项目上的“交付完成”指示器被自动或手动设置来确定。
为什么重要

此活动是订单履行流程的逻辑终点,对于计算从创建到完成的端到端PO周期时间至关重要。

获取位置

根据变更凭证CDHDR/CDPOS推断,这些记录显示采购订单项目的“交付完成”指示器EKPO-ELIKZ被设置为“X”。最后一个项目标记完成时,可视为整个PO完成。

采集

从变更凭证中识别EKPO-ELIKZ标志被设置时的时间戳。

事件类型 inferred
采购订单已批准
表示采购订单已获得最终批准,可以发送给供应商。通常根据PO发布状态变更为“完全发布”或“已批准”状态来推断这一关键里程碑。
为什么重要

此活动对于计算PO审批周期时间KPI、识别审批工作流中的瓶颈至关重要,也是向供应商发送订单等后续活动的前提。

获取位置

通过跟踪采购订单抬头表EKKO的变更日志CDHDR/CDPOS推断,查找最终发布代码的应用时间,或整体发布状态指示器EKKO-FRGKE被设置为“已发布”的时间。

采集

识别PO整体发布状态EKKO-FRGKE变更为最终批准状态的时间戳。

事件类型 inferred
已录入服务确认
对于服务类采购订单,此活动表示服务已完成并得到确认。当创建服务条目表时会记录这一明确事件,例如通过ML81N事务码操作。
为什么重要

这相当于服务采购中的收货,是跟踪服务订单履行情况的必要环节,并会触发服务付款的财务流程。

获取位置

从服务条目表抬头表ESSR中的创建日期ESSR-ERDAT获取。采购订单与ESSR的关联位于ESLL表中。

采集

使用与PO关联的服务条目表在ESSR表中的创建时间戳。

事件类型 explicit
已执行质量检验
表示收到的货物已完成质量检验。通常在收货时创建的检验批在质量管理模块中做出使用决策后,推断出该活动。
为什么重要

对于质量要求较高的行业,此活动有助于分析检验流程的持续时间和结果。此处的延迟可能在收货与货物可用之间形成瓶颈。

获取位置

根据质量管理模块推断。收货时会在QALS表中创建检验批,创建使用决策时标记该活动,相关记录位于QAVE表并包含时间戳。

采集

识别QAVE表中与物料凭证关联的检验批的使用决策时间戳。

事件类型 inferred
已请求采购订单审批
表示已创建或变更的采购订单已根据配置的发布策略提交审批。当发布策略被触发且PO进入待审批状态时,可推断出该事件。
为什么重要

区分PO创建与审批流程开始,有助于准确衡量审批周期时间KPI,也能突出审批工作流启动前的延迟。

获取位置

根据采购订单对象EINKBELEG的变更凭证CDHDR/CDPOS推断,相关记录显示发布状态的初始设置;也可在整体发布状态EKKO-FRGKE首次设置为表示审批流程已启动的值时识别。

采集

识别触发PO发布策略的第一条变更凭证记录。

事件类型 inferred
货物已退回
表示将之前收到的货物退回供应商,通常原因是质量问题或发货错误。这是一个明确事件,在使用退货专用移动类型过账物料凭证时记录。
为什么重要

此活动反映供应商质量或订单准确性问题,是流程返工的重要指标,也是计算收货差异率KPI的关键。

获取位置

当使用退货移动类型时,记录在物料凭证表MKPF/MSEG中,例如“122”(退回供应商)。过账日期MKPF-BUDAT作为时间戳。

采集

识别使用退货移动类型(例如122)且引用原始PO的物料凭证。

事件类型 explicit
采购申请已批准
表示采购申请已正式获批,可以转换为采购订单。该事件根据采购申请数据中发布状态字段的变化推断得出,相关变化由SAP的发布策略工作流跟踪。
为什么重要

跟踪审批对于识别下单前阶段的瓶颈、确保符合审批政策至关重要。此处的延迟会直接影响整体采购周期时间。

获取位置

根据采购申请表EBAN的变更日志推断,重点监控发布状态字段的变化,例如EBAN-FRGZU,或分析CDHDR/CDPOS中针对EBAN对象的变更凭证。

采集

监控EBAN发布状态字段的变更凭证,以识别最终审批的时间戳。

事件类型 inferred
采购订单已删除
表示采购订单项目被取消或逻辑删除,无法继续收货或开票等处理。这是一个推断事件,在PO项目上设置删除指示器时记录。
为什么重要

这是表示订单已取消的终止活动。分析订单被删除的原因和时间,有助于发现需求规划或供应商选择方面的问题。

获取位置

根据变更凭证CDHDR/CDPOS推断,这些记录显示采购订单项目的删除指示器EKPO-LOEKZ被设置为“L”。

采集

从变更凭证中识别EKPO-LOEKZ标志被设置时的时间戳。

事件类型 inferred
采购订单已变更
表示采购订单初次创建后发生的任何修改,例如数量、价格或交付日期变更。这些变更会明确记录在SAP的变更凭证系统中。
为什么重要

频繁变更,尤其是审批后的变更,通常表明流程低效、初始规划不足或范围蔓延。此活动是PO返工与变更仪表板及相关KPI的基础。

获取位置

明确记录在采购订单对象EINKBELEG对应的变更凭证抬头表CDHDR和项目表CDPOS中。每次变更都会生成一条带时间戳的新记录。

采集

从与采购订单编号关联的CDHDR和CDPOS表中提取变更事件及时间戳。

事件类型 explicit
采购订单已拒绝
当审批人在审批工作流中拒绝采购订单时,会发生此活动。这是一个推断事件,根据PO发布策略数据中的状态变化得出,表示订单已被拒绝。
为什么重要

跟踪拒绝情况有助于识别PO数据质量问题、政策不合规或审批矩阵问题。此类问题通常会导致返工并延长整体周期时间。

获取位置

根据采购订单发布状态的变更凭证CDHDR/CDPOS推断。通常在发布代码被取消或设置特定拒绝状态时记录拒绝。

采集

监控变更日志,识别发布代码取消或表示拒绝的状态变化。

事件类型 inferred
建议 可选

提取指南

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