您的记录到报告流程:日记账分录数据模板

SAP ECC
您的记录到报告流程:日记账分录数据模板

您的记录到报告流程:日记账分录数据模板

此模板为收集数据提供清晰指引,帮助您分析并优化记录到报告流程中的日记账分录环节。模板列出需要收集的关键属性、需要跟踪的重要活动,以及从SAP ECC提取相关信息的实用指南。按照模板准备数据,有助于您发现低效环节并改进财务报告。
  • 全面分析建议纳入的属性
  • 需要跟踪的日记账分录关键活动
  • SAP ECC数据提取实用指南
刚接触事件日志?了解 如何创建流程挖掘事件日志.

记录到报告流程:日记账分录属性

以下是建议纳入事件日志的数据字段,可用于全面分析SAP ECC中的记录到报告流程日记账分录环节。
5 必填 6 建议填写 7 选填
名称 说明
事件时间
EventTime
表示日记账分录中某项活动或事件发生时间的时间戳。
说明

事件时间记录日记账分录流程中每项活动的确切日期和时间。计算周期时间、处理时长和步骤间延误等所有时间指标,都离不开这些数据。时间戳的来源因活动而异,可能是凭证创建日期和时间(CPUDT/CPUTM),也可能是日志中的更改时间戳(CDHDR-UDATE/UTIME)。

在分析中,事件时间用于按时间顺序排列事件,是构建流程图的基础。它对于计算所有与时间相关的KPI至关重要,例如日记账分录平均周期时间、平均审批时间以及审批至过账的时间。

重要性

此时间戳是所有时间相关分析的基础,可用于计算周期时间、处理时长并识别瓶颈。

获取途径

根据活动从不同字段获取,主要包括BKPF中的创建时间戳(CPUDT、CPUTM)或CDHDR中的更改凭证时间戳(UDATE、UTIME)。

示例
2023-10-26T09:00:00Z2023-10-26T14:30:15Z2023-10-27T11:05:00Z
日记账分录ID
JournalEntryId
用于唯一标识财务会计凭证,由公司代码、凭证编号和会计年度组成。
说明

日记账分录ID是跟踪日记账分录生命周期的主要案例标识符。它是一个复合键,通常由公司代码(BUKRS)、凭证编号(BELNR)和会计年度(GJAHR)拼接而成,确保其在整个SAP系统中唯一。

在流程分析中,此ID用于关联创建、暂存、提交、审批、驳回和过账等相关活动。通过跟踪此标识符,您可以还原每笔日记账分录的端到端流程,衡量周期时间,并识别特定分录的流程偏差或瓶颈。

重要性

这是跟踪日记账分录从创建到最终过账的关键标识,可用于端到端流程分析和流程变体对比。

获取途径

此属性通常由BKPF表中的多个字段拼接而成:公司代码(BUKRS)、凭证编号(BELNR)和会计年度(GJAHR)。

示例
1000-1000000123-20232000-1900000456-20231000-1800000789-2024
活动名称
ActivityName
日记账分录流程中某个时间点发生的业务活动或事件名称。
说明

活动名称用于描述日记账分录生命周期中的具体步骤,例如“日记账分录已创建”“日记账分录已批准”或“日记账分录已过账”。此属性通常根据SAP中的多个数据源得出,包括交易代码(TCODE)、更改凭证日志(表CDHDR和CDPOS)以及凭证状态字段。

活动分析是流程挖掘的核心。它可以将流程图可视化、计算步骤之间的转换时间,并识别返工循环(例如“日记账分录已驳回”后接“日记账分录已更正”)。这些数据是周期时间、返工率和流程变体相关仪表板的基础。

重要性

此属性定义流程图中的步骤,使日记账分录工作流能够可视化、分析和优化。

获取途径

数据来自多个来源,包括BKPF中的交易代码(TCODE)、凭证状态、SWW_WI2OBJ等表中的工作流日志,以及CDHDR和CDPOS中的更改凭证。

示例
日记账分录已创建日记账分录已批准日记账分录已驳回日记账分录已过账
上次数据更新
LastDataUpdate
表示上次从源系统提取或刷新数据时间的时间戳。
说明

此属性记录最近一次从SAP ECC提取数据的日期和时间。它是一个元数据字段,对于了解所分析数据的新鲜度和时效性至关重要。

在任何流程挖掘仪表板或分析中,了解上次更新时间对于建立用户对数据的信任并支持有依据的决策都很重要。它有助于回答“这些信息更新到什么时候?”这一问题。

重要性

让用户了解数据的时效性,明确分析所覆盖的时间范围,帮助用户信任分析结果。

获取途径

此元数据字段由数据提取工具或ETL流程在数据刷新时生成并保存。

示例
2024-05-20T04:00:00Z2024-05-21T04:00:00Z2024-05-22T04:00:00Z
源系统
SourceSystem
提取流程数据的系统。
说明

此属性标识数据来源,在此处指具体的SAP ECC实例。通常在数据提取过程中添加一个静态值。

在包含多个ERP系统或数据源的环境中,此属性虽然简单,却十分重要。它能清晰呈现数据沿袭,并支持按来源系统筛选或细分分析。

重要性

清晰呈现数据沿袭,对于跟踪数据质量至关重要,尤其是在存在多个源系统的环境中。

获取途径

通常在数据转换过程中添加一个静态值,用于标识具体的SAP ECC实例(例如'ECC_PROD_100')。

示例
SAP ECC EHP8ECC_FIN_PRODSAP_ERP_60
交易代码
TransactionCode
用于创建或处理日记账分录的SAP交易代码。
说明

交易代码(T-Code)是SAP中特定功能或程序的唯一标识符。对于日记账分录,它表示分录的创建方式,例如手工创建(FB01、F-02)、暂存(FV50)或通过自动接口创建。

此属性对于“手工活动优化”仪表板十分重要。通过分析T-Code,可以区分手工活动和自动活动,找出最耗时的手工流程,并发现自动化机会,从而减少手工工作、提升效率。

重要性

帮助区分手工流程和自动化流程,识别自动化和流程标准化的机会。

获取途径

位于凭证抬头表BKPF的TCODE字段。

示例
FB01F-02FV50FBD1
公司代码
CompanyCode
代表独立法人实体的组织单位,需以此为单位编制财务报表。
说明

公司代码是SAP财务管理中的基本组织单位,代表一个独立法人实体,也是日记账分录凭证抬头中的关键字段。

此属性对于按法人实体细分流程分析至关重要。它支持比较组织不同部分的流程绩效、合规率和KPI结果。例如,可用于判断审批延误或冲销率偏高是否集中在某些公司代码。

重要性

支持按组织内不同法人实体或业务单元筛选和比较流程绩效。

获取途径

位于凭证抬头表BKPF的BUKRS字段。

示例
10002000US01DE01
凭证类型
DocumentType
用于对会计凭证分类,并控制其处理和存储方式。
说明

凭证类型用于区分不同类型的业务交易,例如总账分录(SA)、供应商发票(KR)或资产过账(AA)。它在系统配置期间定义,并分配给每笔日记账分录。

此属性对于分析至关重要,可按交易性质细分流程。“按类型统计日记账分录处理量”仪表板和“按日记账分录类型统计平均周期时间”KPI都直接使用此字段。它有助于发现某些类型的分录是否更容易出现延误、返工或冲销。

重要性

支持按交易类型细分分析,帮助识别流程问题是否集中在某些类型的日记账分录中。

获取途径

位于凭证抬头表BKPF的BLART字段。

示例
SAKRREAA
是否已冲销
IsReversed
用于标记日记账分录是否已冲销的布尔值。
说明

此标记用于识别后来被另一张会计凭证冲销的日记账分录。在SAP中,被冲销的凭证会关联到冲销凭证,形成清晰、可追溯的审计记录。

此属性是“日记账分录冲销分析”仪表板和“日记账分录冲销率”KPI的基础。您可以据此筛选已冲销的分录,调查数据录入错误或会计处理不当等根本原因,从而减少冲销发生次数。

重要性

标记后来被撤销的分录,直接支持冲销分析,帮助您查明错误根因并提升数据完整性。

获取途径

根据BKPF表中的冲销凭证编号字段(STBLG)得出。若STBLG不为空,则此标记为true。

示例
truefalse
用户
User
创建或更改日记账分录的人员的SAP用户ID。
说明

此属性记录负责某项活动(如创建、暂存或过账凭证)的SAP用户名。数据直接来自凭证抬头表或更改日志表。

分析用户属性有助于了解团队和个人的绩效。通过跟踪每位用户的活动量和处理时间,它为用户生产力仪表板提供数据支持。此属性还有助于识别参与返工循环、冲销或合规偏差的人员,从而有针对性地开展培训或流程改进。

重要性

识别每项活动的负责人,支持分析用户绩效、工作量分配和返工模式。

获取途径

通常来自BKPF表(创建者字段USNAM)或CDHDR表(更改者字段USERNAME)。

示例
ABROWNCJONESDSMITH
过账日期
PostingDate
交易记入总账并影响财务期间的日期。
说明

过账日期决定日记账分录计入哪个会计期间。从财务和合规角度看,这是一个关键日期字段,必须符合会计期间结账安排和相关法规。

在流程挖掘中,此日期用于监控合规情况。“合规遵循监控”仪表板和“合规一致性率”KPI会使用此属性,检查分录是否在正确期间内过账。它还可用于分析日记账分录数量随时间变化的趋势。

重要性

对于财务报告和合规分析至关重要,可确保分录在正确的会计期间过账。

获取途径

位于凭证抬头表BKPF的BUDAT字段。

示例
2023-10-312023-11-302024-01-15
冲销原因
ReversalReason
用于说明日记账分录被冲销原因的代码。
说明

冲销凭证时,SAP允许用户指定原因代码。此代码以结构化方式记录冲销原因,例如过账日期错误或数据录入错误。

此属性是“日记账分录冲销分析”仪表板的重要输入。分析最常见的冲销原因,有助于组织发现流程中的系统性问题或培训缺口,并采取有针对性的措施,避免后续错误、降低冲销率。

重要性

直接揭示冲销发生的原因,帮助您有针对性地分析根因,减少后续错误。

获取途径

位于凭证抬头表BKPF的STGRD字段。

示例
010205
凭证总金额
TotalDocumentAmount
日记账分录按凭证币种计价的总金额。
说明

此属性表示日记账分录的财务总额,通常通过汇总该凭证所有借方或贷方行项目的绝对值计算得出。

按金额分析流程有助于发现重要规律。例如,高金额分录可能需要遵循不同且更严格的审批路径。您可以用此属性筛选或细分分析,了解周期时间、驳回率或审批延误是否与分录金额相关。

重要性

支持分析财务影响,例如日记账分录金额与处理时间或驳回率之间的关系。

获取途径

此字段通过汇总BSEG表中指定日记账分录所有行项目的金额字段(WRBTR或DMBTR)计算得出。

示例
1500.0025000.75125.50
审批时间
ApprovalTime
从日记账分录提交审批,到获批或被拒绝所经过的时间。
说明

此指标衡量审批子流程的耗时,而审批往往是整体周期时间的重要组成部分。计算方式为“日记账分录已提交”活动与对应的“日记账分录已批准”或“日记账分录已拒绝”活动之间的时间差。

审批时间是“日记账分录审批表现”仪表板和“日记账分录平均审批时间”KPI的核心指标。分析审批耗时有助于您发现审批工作流中的瓶颈、衡量审批人的表现,并为调整审批阈值等流程变更提供依据。

重要性

量化审批阶段的耗时,帮助您定位并解决审核与审批工作流中的延误。

获取途径

用“日记账分录已批准”或“日记账分录已拒绝”事件的时间戳,减去“日记账分录已提交”事件的时间戳。

示例
P1DT2HPT4H15MP3D
成本中心
CostCenter
控制范围内的组织单位,代表发生成本的地点。
说明

成本中心是管理会计(CO)模块中的关键主数据,通常分配到日记账分录的行项目,用于跟踪特定部门、职能或地点的成本。

纳入成本中心后,您可以更细致地分析日记账分录流程,例如判断哪些部门返工较多、周期时间较长,或手工录入量较大,从而按部门了解流程效率。

重要性

按部门或职能领域分析流程表现,帮助您定位局部效率问题。

获取途径

位于凭证行项目表BSEG的KOSTL字段。

示例
4100CC_FINANCE_US10010101
是否暂存
IsParked
布尔标记,表示日记账分录过账前是否曾保存为暂存凭证。
说明

暂存凭证可让用户保存尚未完成的日记账分录,而不影响财务余额。之后,其他用户可以补全或审核该凭证,再进行过账。此标记用于识别经过暂存环节的分录。

分析此属性有助于了解暂存功能的使用情况。您可以判断暂存是否被用作非正式审核环节,并识别由此造成的延误。此属性也支持端到端周期时间分析,区分直接过账的分录和先暂存的分录。

重要性

识别使用暂存功能的分录。暂存可能造成延误,也可能表明存在非正式审核流程。

获取途径

根据BKPF表中的凭证状态字段(BSTAT)得出。值为“V”表示暂存凭证。

示例
truefalse
是否返工
IsRework
布尔标记,表示日记账分录是否经历返工循环,例如被拒绝后再更正。
说明

此标记用于识别偏离“理想路径”并需要纠正的案例。对于某笔日记账分录,如果观察到“日记账分录已拒绝”后接“日记账分录已更正”等活动序列,通常会将此标记设为true。

此属性是计算“日记账分录返工率”KPI以及分析“返工与拒绝率”仪表板的关键依据。它有助于量化流程低效程度,并为调查返工根因提供依据,例如要求不明确或文档不足。

重要性

标记需要更正的分录,帮助您量化返工、分析根因并提高一次做对的比例。

获取途径

这是一个计算属性,根据案例的活动顺序得出。出现拒绝或更正活动时,即识别为返工循环。

示例
truefalse
货币代码
CurrencyKey
日记账分录中记录金额所使用的货币代码。
说明

此属性表示日记账分录使用的货币,例如USD、EUR或JPY,为凭证中的金额提供必要背景信息。

货币通常不是主要分析维度,但正确解读金额离不开这一信息。在跨国组织中,您也可以按货币细分分析,比较外币和本币分录对应的流程是否存在差异。

重要性

为所有金额提供必要背景信息,确保财务分析和解读准确。

获取途径

位于凭证抬头表BKPF的WAERS字段。

示例
USDEURGBPJPY
必填 建议填写 选填

记录到报告流程:日记账分录活动

以下是建议纳入事件日志的关键流程步骤和里程碑,可用于准确发现并优化日记账分录流程。
5 建议填写 9 选填
活动 说明
日记账分录冲销已处理
此活动表示冲销之前已过账的日记账分录。冲销会生成一张新的会计凭证,用于抵消原分录。
重要性

这是衡量数据质量和流程准确性的关键事件。冲销率偏高说明初始数据录入或审批阶段可能存在系统性问题,而且每次冲销都意味着返工。

获取途径

此事件可从原凭证抬头(BKPF表)中识别。凭证被冲销时,SAP会填入冲销凭证编号(BKPF-STBLG)和冲销原因(BKPF-STGRD)。事件时间戳为新冲销凭证的过账日期。

采集

识别原凭证中的BKPF-STBLG何时填入数据;时间戳为冲销凭证的过账日期。

事件类型 explicit
日记账分录已批准
此活动标志着工作流中的日记账分录已获最终批准,符合过账条件。工作流日志会在最后的“放行”或“批准”步骤完成时记录此事件。
重要性

这是审批流程结束的关键节点。审批完成前的时长是衡量审批效率的重要KPI,而此事件至过账之间的时间则反映审批后的延迟。

获取途径

根据SAP业务工作流日志中最终审批步骤的完成时间戳推断。这是凭证过账或准备过账之前的最后一项审批操作。

采集

在工作流日志中识别最后的“放行”或“批准”步骤是否已完成。

事件类型 inferred
日记账分录已提交
此活动表示暂存的日记账分录已由创建者完成,现可进入审核和审批环节。通常通过启动与暂存凭证关联的SAP业务工作流任务来记录此活动。
重要性

此活动标志着分录从创建者移交给审批人,并开始计算审批周期时间KPI。它是衡量审批工作流效率的重要节点。

获取途径

根据与财务凭证对象关联的审批工作流实例的开始时间推断。需要分析SWW_WI2OBJ等工作流日志表,查找为特定公司代码、凭证编号和会计年度启动的工作流。

采集

识别暂存凭证对象对应的工作流开始事件。

事件类型 inferred
日记账分录已过账
此活动表示日记账分录已正式记入总账,并影响财务报表。当凭证状态设为“已过账”并分配过账日期时,系统会明确记录此事件。
重要性

这是最重要的节点,标志着日记账分录已成功处理。端到端周期时间通常计算至此节点,也是财务结账分析的关键事件。

获取途径

当BKPF表中的凭证具有过账日期(BKPF-BUDAT)时,即可识别此事件。对于暂存凭证,此事件对应状态BKPF-BSTAT从'V'变为空的时刻。过账时间戳为录入日期BKPF-CPUDT。

采集

识别BKPF-BSTAT从'V'变为空的时刻;对于直接过账,则识别凭证创建事件。

事件类型 explicit
日记账分录暂存
此活动表示日记账分录已初步创建,但尚未正式过账至总账。在SAP中,用户通过暂存交易保存凭证并将其状态设为“已暂存”时,系统会明确记录此活动。
重要性

这是涉及审核和审批流程的关键开始事件。分析暂存至过账之间的时间,有助于发现过账前处理和审批阶段的延误。

获取途径

此事件从凭证抬头表BKPF中识别。凭证创建时若状态为BKPF-BSTAT = 'V',则视为已暂存。事件时间戳为创建日期和时间,即BKPF-CPUDT和BKPF-CPUTM。

采集

在BKPF中查找BKPF-BSTAT为'V'的凭证创建记录。

事件类型 explicit
已识别手工录入
此活动用于识别日记账分录是通过在线手工交易创建,还是通过自动接口或批处理创建。它不是用户操作,而是根据系统数据计算得出的分录属性。
重要性

区分手工分录和自动分录是有针对性地改进流程的关键。手工流程通常是标准化和自动化举措的重点。

获取途径

通过分析凭证抬头表BKPF中的字段计算此属性。'FB01'、'FB50'或'FV50'等交易代码(BKPF-TCODE)表示手工录入;其他T代码或特定批量输入名称(BKPF-AWKEY)则可能表示自动处理。

采集

根据BKPF-TCODE或凭证抬头中的其他源系统标识进行判断。

事件类型 calculated
已识别跨公司过账
此计算所得的活动用于标记影响多个公司代码的日记账分录。通过分析单张财务凭证的行项目即可确定。
重要性

跨公司交易的处理和审批要求可能更复杂。识别此类交易后,可以单独分析其周期时间和流程路径,找出特有的瓶颈。

获取途径

检查指定凭证编号(BELNR)对应的行项目表BSEG。如果行项目中包含多个不同的公司代码(BSEG-BUKRS),则该分录属于跨公司过账。

采集

检查单个BKPF-BELNR是否对应多个不同的BSEG-BUKRS值。

事件类型 calculated
已附加文档
此活动表示用户将发票或电子表格等支持文件附加到日记账分录。标准会计事件日志不会明确记录此事件,通常需要检查与会计凭证对象关联的附件是否已创建,以此推断。
重要性

跟踪此活动有助于确认是否遵循了文档留存政策。附件延迟可能是审批周期过长的根本原因。

获取途径

此事件难以可靠地捕获为带时间戳的事件。可以分析通用对象服务(GOS)附件表(如SOOD),并将附件创建时间戳与日记账分录对象键关联,以推断此事件。

采集

根据GOS表(如SOOD)中关联对象的创建时间戳进行推断。

事件类型 inferred
日记账分录已创建
表示日记账分录已直接创建并过账,之前没有暂存步骤。用户通过SAP直接过账交易创建凭证时,系统会记录此活动。
重要性

对于无需审批工作流的简单日记账分录,此活动可作为另一种起始点。它有助于区分简单的直接过账和较复杂的暂存分录。

获取途径

此事件对应BKPF表中的凭证创建记录,凭证状态BKPF-BSTAT为空(已过账)。事件时间戳为创建日期BKPF-CPUDT。对于此类凭证,“已创建”和“已过账”事件同时发生。

采集

在BKPF中查找BKPF-BSTAT为空的凭证创建记录。

事件类型 explicit
日记账分录已更正
此活动表示原创建者在日记账分录被退回修改后,对暂存分录进行了修改。可通过检测“需要修改”事件之后对凭证所做的更改来推断。
重要性

跟踪更正情况有助于量化返工所耗费的精力。从提出修改要求到完成更正之间的时间,可以反映解决已提交分录问题所需的时间。

获取途径

分析暂存凭证的更改凭证日志表CDHDR和CDPOS即可推断此事件。工作流驳回后记录的更改表示已完成更正。时间戳取自CDHDR表。

采集

在驳回事件之后,识别CDHDR/CDPOS中的更改日志记录。

事件类型 inferred
日记账分录已驳回
此活动表示日记账分录被最终驳回,之后不会再过账。在审批工作流中,这通常是终止状态,暂存凭证随后会被删除。
重要性

跟踪驳回情况对质量管理至关重要。分析驳回原因和频率,有助于提高日记账分录首次做对的比例。

获取途径

此结果记录在SAP业务工作流日志中,表示最终的“驳回”用户决策已终止流程。暂存凭证之后可能会被删除。

采集

在凭证的工作流日志中识别终止状态“驳回”。

事件类型 inferred
日记账分录行项目已清账
此活动表示对按未清项目管理的总账科目行项目(如银行清算科目)进行核销。将某个行项目与另一个项目匹配并结清时,就会发生此活动。
重要性

对于银行对账等流程,项目清账所需时间是重要的KPI。此活动有助于分析对账和月末结账流程的效率。

获取途径

此事件从行项目表BSEG中获取。行项目清账后,清账日期(BSEG-AUGDT)和清账凭证(BSEG-AUGBL)字段会填入数据。事件时间戳为清账日期。

采集

识别行项目的清账日期(BSEG-AUGDT)何时填入数据。

事件类型 explicit
日记账分录需要修改
表示审批人在工作流中审核日记账分录后,将其退回创建者修改。此事件可从工作流日志中识别,日志会记录“驳回”或“退回”等用户决策。
重要性

此活动对于识别返工循环至关重要。返工循环是造成效率低下和流程偏差的主要原因之一。此事件频繁发生,通常说明分录质量有问题或要求不明确。

获取途径

此事件根据SAP业务工作流日志中特定用户决策步骤的时间戳推断,该步骤对应“驳回”或“退回修改”操作。

采集

在工作流日志中识别“驳回”或“返工”决策的时间戳。

事件类型 inferred
暂存的日记账分录已删除
表示删除了从未过账的暂存日记账分录。分录被驳回或创建有误时,可能会发生此情况。
重要性

此活动标志着流程未能成功完成。分析暂存凭证被删除的原因,有助于发现重复分录或对流程理解不清等问题。

获取途径

当BKPF表中暂存凭证的状态发生更改时,系统会记录此事件。状态字段BKPF-BSTAT会更新为'Z'(暂存凭证已删除)。更改时间戳可从凭证更改日志CDHDR中获取。

采集

识别BKPF-BSTAT更新为'Z'的时刻。

事件类型 explicit
建议填写 选填

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