您的服务请求管理数据模板

通用流程挖掘模板
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通用流程挖掘模板

这是适用于服务请求管理的通用流程挖掘数据模板。如需更具体的指导,请使用系统专用模板。

选择具体系统
  • 标准化数据字段,确保跨系统分析的一致性。
  • 映射关键流程活动,全面发现流程。
  • 优化任意服务请求工作流的灵活基础。
刚接触事件日志?了解 如何创建流程挖掘事件日志.

服务请求管理属性

以下是建议纳入事件日志的数据字段,可为深入分析服务请求管理流程提供全面背景信息。
5 必需 6 建议 6 可选
名称 说明
开始时间
StartTime
表示活动或事件开始时间的时间戳。
说明

Start Time记录特定活动开始的准确日期和时间。此时间戳对于按时间顺序排列事件,以及计算活动持续时间和整个案例生命周期至关重要。流程中的每项活动都应有对应的Start Time,以构建准确的事件日志。

在流程分析中,Start Time用于计算周期时间、活动间等待时间和活动处理时间等关键绩效指标。它支持创建基于时间的流程视图,突出显示延迟,并帮助识别最耗时的步骤。准确的时间戳是所有绩效分析的基础。

为什么重要

此时间戳对于正确排列事件,以及计算周期时间和瓶颈等所有时间相关指标至关重要。

获取位置

位于事件日志或审计轨迹表中,通常作为每条活动记录的“创建日期”或“事件时间戳”保存。

示例
2023-10-26T10:00:00Z2023-10-26T11:30:15Z2023-10-27T14:05:00Z
服务请求ID
CaseId
每个服务请求案例的唯一标识符,用于跟踪单个请求从创建到关闭的全过程。
说明

服务请求ID是贯穿整个生命周期、唯一标识每个服务请求的主键。它充当案例标识符,将所有相关活动、状态变更和属性关联起来,形成完整的流程实例。

在流程挖掘分析中,该ID是重建每个请求端到端历程的基础。通过将所有事件归入同一个CaseId,分析人员可以可视化流程,计算案例持续时间,并识别不同请求处理方式的差异。它是服务请求管理流程分析的基础。

为什么重要

此ID对于串联服务请求的所有事件至关重要,可形成完整的端到端流程视图。

获取位置

通常位于服务请求的标头或主交易表中。

示例
SR-2023-00123REQ0045891TICKET-98765
活动
Activity
服务请求生命周期中发生的特定任务、事件或状态变更的名称。
说明

Activity属性描述服务请求执行的具体步骤或操作。这些活动构成流程的顺序组成部分,例如“请求已创建”“请求已分配”“处理中”和“请求已关闭”。每项活动都代表服务请求历程中的一个明确时间点。

活动分析是流程挖掘的核心。它可以帮助发现并可视化实际流程。通过检查活动的顺序和频率,分析人员可以识别常见路径、偏离标准流程的情况、请求停滞的瓶颈,以及不必要地重复步骤的返工循环。

为什么重要

它定义流程中的步骤,帮助发现实际流程、瓶颈和偏差。

获取位置

通常来自与服务请求对象关联的状态变更日志、事件表或审计轨迹。

示例
服务请求已创建请求已分配请求已解决服务请求已关闭
最后数据更新时间
LastDataUpdate
表示数据最近一次从源系统刷新时间的时间戳。
说明

Last Data Update提供最近一次数据提取或刷新的时间戳,帮助用户了解所分析数据的新鲜度,判断分析反映的是当前状态还是过去的快照。

此属性对运营监控和报告至关重要,可为洞察的时效性提供背景。它有助于用户信任数据,并根据数据的新近程度做出明智决策。例如,最后更新于一周前的仪表板,与一小时前更新的仪表板,其解读方式会有所不同。

为什么重要

表示数据的新鲜度,有助于确保分析具有相关性,并基于最新信息。

获取位置

这是通常在数据提取(ETL)过程中生成并保存的元数据字段。

示例
2023-10-27T08:00:00Z2023-10-26T23:59:59Z
源系统
SourceSystem
标识服务请求数据来源的系统或应用程序。
说明

源系统属性用于指定提取数据的IT服务管理(ITSM)平台或其他应用程序名称。在包含多个系统的环境中,该字段有助于区分数据源,并确保数据沿袭清晰。

虽然它通常不直接用于流程分析,但对于数据治理、验证和故障排查至关重要。合并多个数据源时,分析人员可以按系统划分流程视图,从而发现不同平台在流程执行或数据质量方面的差异。

为什么重要

这对数据治理和故障排查至关重要,尤其在多个系统集成的环境中,可明确数据来源。

获取位置

此值通常在数据提取(ETL)过程中添加,并非源系统固有字段。

示例
ServiceNowJira Service ManagementZendesk
SLA截止日期
SlaDueDate
根据服务级别协议(SLA),请求预计应完成解决的日期和时间。
说明

SLA Due Date是根据请求关联的服务级别协议计算出的目标时间戳。它由请求优先级、类型和创建时间等因素决定,用于定义预期解决时限。

此属性是所有SLA合规分析的基础。通过比较实际解决时间与SLA Due Date,组织可以判断请求是否按时解决,或是否发生SLA违约。这是衡量服务质量的关键KPI,也用于识别导致延迟和违约的系统性问题。

为什么重要

这是衡量绩效的基准,用于计算SLA合规率并识别发生违约的请求。

获取位置

通常是服务请求记录中的计算字段,由所应用的SLA策略确定。

示例
2023-10-28T17:00:00Z2023-11-01T09:00:00Z
已分配代理
AssignedAgent
当前负责处理服务请求的用户或代理。
说明

Assigned Agent表示在特定时间点负责处理服务请求的人员。请求在生命周期内可能会分配给不同代理。

此属性是绩效和工作负载分析的关键。它支持组织衡量和比较各代理的绩效,包括平均解决时间和处理请求量,也可用于分析代理之间的重新分配,从而发现初始分诊、代理专长或工作负载平衡方面的问题。

为什么重要

支持分析个人代理绩效、工作负载分配,以及代理之间的重新分配频率。

获取位置

可在服务请求记录中找到。此字段的变更通常会记录在审计日志或历史表中。

示例
John SmithJane Doeagent_user_123
已分配团队
AssignedTeam
当前负责服务请求的支持组或团队。
说明

Assigned Team表示负责服务请求的具体支持组。根据所需专业能力,请求通常会在不同团队之间路由,例如一级服务台、网络团队或软件开发团队。

分析团队之间的交接是服务管理流程挖掘的核心内容。此属性支持可视化团队间转交,帮助识别沟通缺口或延迟,也支持团队绩效基准比较,包括效率、请求量,以及无需进一步升级即可解决请求的能力。

为什么重要

对于分析团队间的流程交接、识别转交延迟和比较团队绩效至关重要。

获取位置

服务请求记录中的标准字段。此字段的变更会记录在审计日志中。

示例
服务台一线网络运营人力资源系统支持
服务类型
ServiceType
用户请求的服务类别或类型。
说明

Service Type用于对服务请求的性质进行分类,范围可能包括新硬件请求、软件访问权限、一般咨询或技术支持。此分类有助于将请求路由至正确团队,并了解不同服务的需求量。

在流程分析中,Service Type是用于细分数据的重要维度。按不同服务类型筛选流程图后,组织可以发现某些请求类型遵循完全不同的流程、周期时间更长或返工更多,从而针对特定服务类别开展流程改进。

为什么重要

支持筛选和比较不同请求类别的流程,发现各类型特有的瓶颈或低效环节。

获取位置

服务请求记录中的标准字段,通常与服务目录关联。

示例
硬件申请软件访问密码重置一般咨询
请求优先级
RequestPriority
分配给请求的优先级,用于表示其业务影响和紧急程度。
说明

Request Priority用于帮助支持团队确定请求处理顺序,通常综合请求对业务的影响和紧急程度确定。常见优先级包括Low、Medium、High和Critical。

此属性对绩效分析和资源分配十分重要。分析人员可以比较不同优先级下的周期时间和SLA合规情况,确保高优先级请求得到适当处理。同时,它还有助于识别低优先级请求是否被忽视,以及支持团队是否正确执行优先级规则。

为什么重要

对于分析请求是否按业务重要性处理,以及了解优先级如何影响解决时间至关重要。

获取位置

通常是主服务请求记录中的标准字段。

示例
严重
请求状态
RequestStatus
事件发生时服务请求的当前或历史状态,例如“In Progress”或“Closed”。
说明

请求状态表示服务请求在生命周期某个时间点所处的状态。常见状态包括“新建”“处理中”“待处理”“已解决”和“已关闭”。该属性可以反映请求在整体流程中的位置。

分析请求状态是了解流程和状态转换的关键。您可以使用它筛选案例、识别停留在特定状态的请求,并衡量每种状态的停留时间。例如,分析请求在“待处理”状态下持续多久,可以发现因等待用户或外部团队提供信息而造成的延迟。

为什么重要

它支持分析请求在每种状态中的停留时间,突出流程中的瓶颈或延迟。

获取位置

可在主服务请求表或状态历史日志中找到。

示例
处理中等待客户回复已解决已关闭
提交渠道
SubmissionChannel
提交服务请求所使用的方式或渠道。
说明

Submission Channel表示服务请求的创建方式,例如通过自助服务门户、电子邮件、电话或API提交。不同渠道可能对应不同流程或用户预期。

按提交渠道分析流程可以发现重要洞察。例如,通过自助服务门户提交的请求通常结构更规范、解决速度更快,而通过电子邮件提交的请求可能需要人工录入数据。此类分析有助于组织推广更高效的渠道,或改进效率较低渠道对应的流程。

为什么重要

有助于判断提交方式是否影响流程效率、解决时间或首次联系解决率。

获取位置

通常是服务请求记录中的标准字段。

示例
门户电子邮件电话聊天
是否发生SLA违约
IsSlaBreached
表示服务请求是否在SLA截止日期之后才解决的标志。
说明

此布尔属性表示服务请求是否未达到规定的服务级别协议。如果请求在“SlaDueDate”之后解决,则为true,否则为false。

此属性简化了SLA合规报告和分析。无需在每个查询中执行日期比较,使用此标志即可轻松筛选和汇总。它是SLA绩效仪表板的主要指标,可快速识别未达到服务目标的请求数量和占比。

为什么重要

为SLA绩效分析提供清晰、简单的标志,便于筛选和报告发生违约的请求。

获取位置

这是一个派生属性,在数据转换过程中通过比较最终解决时间戳与“SlaDueDate”字段计算得出。

示例
truefalse
结束时间
EndTime
表示活动或事件完成时间的时间戳。
说明

End Time记录特定活动完成的准确日期和时间。Start Time标记开始,End Time标记结束,两者共同定义单个流程步骤的持续时间。并非所有事件都有明确的End Time,因为有些事件可瞬时完成。

此属性对于计算单项活动的处理时间至关重要。通过End Time减去Start Time,分析人员可以衡量代理或系统实际处理任务所用的时间,从而定位最耗时、最适合优化或自动化的具体活动。

为什么重要

支持计算活动处理时间,帮助识别流程中最耗时的具体步骤。

获取位置

位于事件日志或审计轨迹表中。如果没有明确记录,可能需要使用下一项活动的Start Time推导。

示例
2023-10-26T10:05:12Z2023-10-26T15:00:45Z2023-10-28T09:20:00Z
解决代码
ResolutionCode
表示请求最终结果或关闭原因的代码或类别。
说明

Resolution Code提供结构化方式,用于对服务请求的处理结果进行分类。示例包括“Solved by User”“Hardware Replaced”“Software Deployed”或“Duplicate Request”。通常由代理在关闭请求时填写。

这些代码对根因分析很有价值。通过分析不同解决代码的频率,组织可以识别反复出现的问题、常见解决方案,以及创建知识库文章或自动化解决方案的机会。例如,大量“Password Reset”解决记录可能说明有必要投资建设自助密码重置工具。

为什么重要

通过对请求解决方式进行分类,支持根因分析,帮助识别趋势和主动问题管理机会。

获取位置

通常由代理在解决或关闭服务请求时手动填写的字段。

示例
已履行用户错误用户取消不再需要
请求方部门
RequestorDepartment
提交请求的用户所属业务部门或单位。
说明

此属性标识发起服务请求人员所属的部门或业务单位,为请求提供组织背景。

按部门分析请求,有助于识别部门特有的需求、趋势或问题。例如,财务部门大量提交某类请求,可能表明需要开展针对性培训或改进系统。它还支持分摊计费报告,并帮助了解整个组织对IT服务的需求。

为什么重要

提供组织背景,支持按业务单位分析请求模式和服务需求。

获取位置

此信息通常从员工目录或ITSM系统中的请求方用户档案提取。

示例
财务人力资源市场营销IT运营
重新分配次数
ReassignmentCount
请求在不同代理或团队之间重新分配的总次数。
说明

重新分配次数是指服务请求从一个代理或团队转交给另一个代理或团队的总次数。次数较高可能表明存在初始路由错误、代理知识不足或流程责任不清等问题。

这是识别流程低效的重要指标。在流程挖掘中,该指标有助于量化请求经历的“乒乓式”转交。分析重新分配次数较高的案例,可以发现改进分诊流程、加强代理培训或明确团队职责的机会,确保请求首次即可正确路由。

为什么重要

这是识别流程低效的重要指标。重新分配次数较高通常与更长的解决时间和更低的用户满意度相关。

获取位置

这是一个计算指标,通过统计指定“CaseId”对应记录中“AssignedAgent”或“AssignedTeam”字段的变更次数得出。

示例
0135
必需 建议 可选

服务请求管理活动

此表列出了服务请求工作流中需要记录的关键流程步骤和重要里程碑,以准确发现流程。
7 建议 9 可选
活动 说明
工作进行中
已分配的代理或团队已开始积极处理服务请求。这表示请求已从队列进入处理中状态。
为什么重要

此活动标志着实际处理时间的开始。分析这一阶段的持续时间,是识别流程低效问题的关键。

获取位置

通常可根据分配后首次将状态变更为“In Progress”或“Active”来推断。

采集

记录请求分配后首次变更为“In Progress”等活动状态的时间戳。

事件类型 inferred
已请求信息
处理代理需要请求方提供更多信息才能继续。请求通常会进入待处理或搁置状态,处理计时也会暂停。
为什么重要

此活动反映了对请求方的依赖,是周期时间延长的主要原因之一。跟踪其频率和持续时间,有助于发现沟通缺口。

获取位置

通常可根据状态变更为“Pending Customer”“Awaiting User Information”或“On-Hold”等状态来推断。

采集

使用请求状态变更为表示等待用户响应的状态时的时间戳。

事件类型 inferred
服务请求已关闭
服务请求已正式关闭并移入归档状态,无法再执行后续操作。这是生命周期中的最后一个活动。
为什么重要

此活动标志着流程的最终结束。解决与关闭之间的时间,可以反映确认解决方案时的流程延迟。

获取位置

通常是最终变更为“Closed”的状态,且请求在“Resolved”状态停留一段时间后自动关闭。

采集

使用事件日志中状态变更为“Closed”时的时间戳。

事件类型 explicit
服务请求已创建
这是流程中的第一个活动,标志着新服务请求的正式提交和记录。当用户通过门户、电子邮件或其他渠道提交请求并生成唯一案例标识时,系统会记录该活动。
为什么重要

该活动确定流程生命周期的起点,是计算整体周期时间和分析请求量的基础。

获取位置

这通常是主交易表或工单表中的明确创建事件,并在记录创建时加盖时间戳。

采集

使用主要服务请求记录的创建时间戳。

事件类型 explicit
请求已分配
服务请求已分配给负责完成工作的具体履行代理或团队。这标志着流程从初始分诊转入履行队列。
为什么重要

这是衡量分配耗时KPI和了解团队及个人工作量分布的关键里程碑。

获取位置

通过跟踪请求审计轨迹或历史日志中“受派人”或“分配组”字段的变化来记录。

采集

确定受派人或分配组字段首次填入值的时间戳。

事件类型 explicit
请求已解决
代理已完成处理工作,并确认服务请求已得到满足。请求进入“Resolved”状态,SLA计时通常也会停止。
为什么重要

这是处理流程中最关键的里程碑。从创建到解决的时间,是衡量绩效的主要KPI。

获取位置

几乎总是请求历史日志中记录的、状态变更为“Resolved”或“Fulfilled”的明确事件。

采集

使用事件日志中状态首次变更为“Resolved”或等效状态时的时间戳。

事件类型 explicit
请求已重新打开
此前已解决的服务请求已恢复为活动状态。通常是因为请求方表示解决方案无效,或问题再次出现。
为什么重要

重新打开的请求直接反映了返工和首次解决率偏低。分析这些事件对提升服务质量至关重要。

获取位置

通常可根据状态从“Resolved”或“Closed”变更回开放或处理中状态来推断。

采集

记录状态从已解决状态恢复为活动状态时的时间戳。

事件类型 inferred
SLA已违约
基于时间的服务级别协议,例如响应时间或解决时间要求,未得到满足。这是计算得出的事件,而非用户手动操作。
为什么重要

跟踪SLA违约对合规报告和识别未及时处理的请求至关重要。

获取位置

部分系统会将其记录为明确事件。否则,需要将解决时间戳与SLA目标时间戳进行比较后计算得出。

采集

将解决或响应时间戳与定义的SLA截止日期进行比较。如果解决日期晚于截止日期,则生成此事件。

事件类型 calculated
已启用外部依赖
服务请求已转交外部供应商或其他内部部门处理。请求将进入等待状态,等待第三方响应。
为什么重要

这有助于单独识别并衡量外部方造成的延迟,对准确的绩效分析和SLA管理至关重要。

获取位置

通常可根据状态变更为“Pending Vendor”或“Awaiting Third Party”,或分配给供应商专属团队来推断。

采集

确定状态变更为表示存在第三方依赖的状态时的时间戳。

事件类型 inferred
已提供信息
请求方已回复所需信息,使处理代理能够恢复工作。此事件通常会使请求退出待处理状态。
为什么重要

这标志着由用户引起的等待期结束。从“Information Requested”到此活动之间的时间,是分析依赖关系的重要指标。

获取位置

通常可根据请求状态从待处理状态恢复为活动状态来推断,常见触发原因是用户发表评论或更新信息。

采集

记录状态从等待用户状态恢复为活动状态时的时间戳。

事件类型 inferred
已确认解决
请求方已主动确认服务交付满意,请求已解决。这为成功解决提供了积极确认。
为什么重要

此活动可用于衡量客户满意度,并在最终关闭前验证解决方案的有效性。

获取位置

这可能是明确的状态变更,也可能根据解决后用户提交的正向调查回复或特定评论推断得出。

采集

确定用户确认事件的时间戳,例如由用户触发的状态变更或关联调查回复。

事件类型 inferred
已请求审批
服务请求已提交给指定审批人或审批组,正在等待决定。对于涉及成本、安全或资源影响的请求,这一步很常见。
为什么重要

跟踪该活动有助于识别审批阶段的延迟,而审批阶段往往是履行工作开始前的重要瓶颈。

获取位置

通常可根据请求历史日志中的状态变化推断,例如状态变为“待审批”或“等待审批”。

采集

记录请求状态变为待审批状态时的时间戳。

事件类型 inferred
服务请求已取消
服务请求在完成处理前已被撤回。请求方或服务台均可发起取消。
为什么重要

这表示流程以另一种未成功的方式结束。分析取消情况,有助于了解请求为何失去必要性或因错误而创建。

获取位置

通常是请求状态历史中明确变更为“Canceled”或“Withdrawn”。

采集

记录状态更新为“Canceled”状态时的时间戳。

事件类型 explicit
请求已批准
服务请求已由所需审批方正式批准,履行流程可以进入下一阶段。
为什么重要

这标志着一个关键里程碑,并结束审批子流程。“已请求审批”到“请求已批准”之间的时间是一项关键KPI。

获取位置

该事件通常记录在审批日志中,或可根据状态从“待审批”变为活动状态来推断。

采集

使用审批记录中的时间戳,或请求审计日志中的状态变更事件时间戳。

事件类型 explicit
请求已拒绝
服务请求在审批阶段被正式拒绝。这是一个终止状态,会在任何履行工作开始前停止流程。
为什么重要

分析被拒绝的请求有助于了解拒绝原因,并发现请求定义、政策或用户预期方面的问题。

获取位置

通常会在请求状态历史中记录为“已拒绝”或“已驳回”等具体状态。

采集

记录请求状态更新为“已拒绝”或类似终止状态时的时间戳。

事件类型 explicit
请求已重新分配
服务请求的负责人在首次分配后已从一名代理或一个团队转交给另一名代理或另一个团队。这通常表示请求路由错误或发生了升级处理。
为什么重要

频繁重新分配可能反映初始分诊、代理技能或流程复杂性方面的问题,并常常导致解决时间延长。

获取位置

在首次分配完成后,跟踪“Assignee”或“Assigned Group”字段的任何变更即可记录此活动。

采集

记录代理或分配团队字段更新时的每个时间戳,但排除首次分配。

事件类型 explicit
建议 可选

提取指南

如何获取用于流程挖掘的数据。

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