BPMN 2.0: modele e melhore seus processos de negócio

BPMN 2.0

O guia completo do BPMN 2.0: elementos, benefícios e casos de uso

Processos de negócio complexos são difíceis de gerenciar. Você pode precisar coordenar várias tarefas, acompanhar cada etapa e manter as operações funcionando sem problemas. O Business Process Model and Notation (BPMN) 2.0 ajuda você a visualizar, entender e simplificar o gerenciamento de processos de negócio. Ao mapear seus Workflows, você consegue identificar ineficiências, otimizar processos e melhorar a eficiência operacional.

O que é BPMN 2.0?

O que é BPMN 2.0? BPMN 2.0 é uma linguagem universal para mapear processos de negócio. Criado e mantido pelo Object Management Group (OMG), ele oferece uma notação padronizada para diagramas de processos de negócio claros e consistentes. Como o BPMN 2.0 é independente de fornecedores, você pode usar qualquer software e ainda garantir que outras pessoas consigam entender e interpretar seu diagrama BPMN 2.0.

Nosso produto SaaS de insights de processos usa BPMN 2.0 para reunir Process Mining, design e simulação. Com esse software, você pode monitorar, avaliar e melhorar seus Workflows para aumentar a eficiência e a produtividade.

Por que usar BPMN 2.0?

O BPMN 2.0 oferece vários benefícios para o gerenciamento de processos de negócio. Veja alguns deles:

• Melhor comunicação e colaboração: o BPMN 2.0 oferece a analistas de negócio, desenvolvedores, gestores e outras partes interessadas uma linguagem comum para discutir processos. Isso melhora a comunicação e o trabalho em equipe, apoiando um gerenciamento mais eficiente.
• Mais clareza nos processos: os diagramas BPMN 2.0 facilitam a identificação de gargalos, redundâncias e oportunidades de melhoria. Essa visibilidade ajuda você a otimizar os processos para obter mais eficiência.
• Documentação e análise mais claras: os diagramas BPMN 2.0 oferecem uma fonte central de referência para seus processos de negócio. Eles reduzem a necessidade de documentações extensas em texto e facilitam a análise dos processos.
• Mais eficiência e menos erros: processos bem definidos reduzem erros e melhoram a eficiência. O BPMN 2.0 apoia esse objetivo com uma estrutura organizada para o design e a implementação de processos.

Entenda os elementos básicos dos diagramas BPMN 2.0

Pense em um diagrama BPMN 2.0 como a planta do seu processo de negócio, criada a partir de um conjunto de elementos básicos:

O BPMN usa quatro tipos de elementos para mapear um processo de negócio:

• Objetos de fluxo: Events, Gateways e Activities
• Objetos de conexão: Sequence Flow, Message Flow e Associations
• Raias: pools e Lane
• Artefatos: Data Objects, Groups e Annotations

Vamos analisar cada elemento e sua função.

Events

Events iniciam, alteram ou concluem um processo de negócio. Eles aparecem como círculos com símbolos dentro. Cada símbolo representa um tipo específico de evento:

• Um start event aparece como um círculo com uma borda fina.
• Um end event aparece como um círculo com uma borda grossa.
• Um intermediate event aparece como um círculo com uma borda dupla.

Start Event

Um diagrama BPMN pode incluir vários start events. Somente os eventos conectados ao start event relevante são ativados. Por exemplo, um processo de recebimento de pedidos pode depender de como o pedido chega: pelo site, por telefone ou por uma solicitação presencial. O start event correspondente inicia o processo.

End Event

Um end event marca a conclusão de um processo depois que todas as etapas necessárias do diagrama são concluídas. Um processo pode ter vários resultados, como sucesso ou falha. Por isso, você pode usar vários end events para mostrar resultados diferentes. Por exemplo, um pedido processado com sucesso termina com um evento de sucesso, enquanto dados incorretos do cartão que causam uma falha na transação resultam em um pedido malsucedido.

Este exemplo mostra como end events podem representar resultados diferentes. Dê um nome distinto a cada end event para evitar confusão.

Intermediate Event

Um intermediate event ocorre entre os pontos de início e fim de um processo. Ele pode receber ou enviar (“throw”) informações. Os elementos de conexão no diagrama mostram se o evento captura ou lança informações.

No diagrama, o recebimento de uma mensagem inicia o processo. As tarefas seguintes verificam a disponibilidade do item. Quando o item está disponível, um intermediate event envia um link de confirmação. O processamento do pedido continua somente depois que o link de confirmação é recebido e termina com a conclusão do pedido (end event).

Intermediate events podem usar diferentes símbolos de gatilho que afetam o fluxo do evento. Os gatilhos incluem mensagens, timers, erros, compensações, fluxos condicionais, sinais, eventos múltiplos, escalações e processos paralelos. Cada um representa uma interação ou condição específica.

Activities

No BPMN, Activities representam as tarefas que você precisa concluir dentro de um processo, como verificar um pedido ou enviar um produto. Você pode adicionar marcadores para mostrar ações repetidas, como loops.

Tasks

Você categoriza Tasks pelo participante envolvido e pelos objetos que eles usam, consomem ou geram durante o processo.

Tarefa Genérica

Uma tarefa genérica é um tipo básico de tarefa no seu modelo de processo. Você pode adicioná-la rapidamente e refiná-la depois para um subtipo específico.

Manual Task

As pessoas executam Manual Tasks sem interação direta com um mecanismo de processos. Alguns exemplos são organizar documentos, resolver problemas de faturas por telefone e ajudar clientes em balcões de atendimento.

User Task

As pessoas executam User Tasks, que o mecanismo de processos atribui diretamente à fila de tarefas de cada pessoa. Depois que a tarefa é concluída, o mecanismo exige uma confirmação, geralmente por meio da inserção de dados ou do clique em um botão. User Tasks são parte essencial dos sistemas de Human Workflow Management.

Alguns exemplos são revisar faturas, aprovar solicitações de férias e tratar tickets de suporte.

Receive Task

Receive Tasks modelam o recebimento de uma mensagem como uma tarefa distinta no fluxo do processo. Elas oferecem uma alternativa a um evento que captura mensagens e são representadas no BPMN 2.0 por um símbolo de envelope vazio.

Receive Task (Instantiating)

Um Receive Task (Instantiating) tem um pequeno ícone de evento no canto superior esquerdo. Ele inicia um processo como alternativa a um evento de início de mensagem.

Send Task

O mecanismo de processos executa Send Tasks para chamar serviços web de forma assíncrona por meio de filas de mensagens e tratar tarefas técnicas.

Script Task

O mecanismo de processos executa Script Tasks diretamente. Você precisa escrevê-las em uma linguagem que o mecanismo consiga interpretar.

Service Task

Service Tasks são operações realizadas por aplicativos de software e executadas automaticamente como parte do Workflow do processo. O BPMN normalmente pressupõe que serviços web forneçam essas funções, embora você possa usar outras implementações. Service Tasks permitem a integração orientada a processos e estão estreitamente alinhadas aos princípios da Service-Oriented Architecture (SOA).

Business Rule Task

Introduzidas no BPMN 2.0, Business Rule Tasks aplicam regras específicas dentro de um processo.

Outros tipos de Activity

Outros tipos importantes de Activity incluem Subprocesses recolhidos, Tasks de múltiplas instâncias e AdHoc Subprocesses. Eles ajudam você a representar claramente comportamentos complexos de processos.

Subprocess recolhido

Um Subprocess recolhido agrupa uma série de Tasks dentro do processo maior para manter o diagrama claro. Ele representa essas etapas como um único elemento, enquanto uma visualização expandida separada mostra os detalhes em outra parte do diagrama.

AdHoc Subprocess

AdHoc Subprocesses não têm uma ordem de execução predefinida. Você pode executar as Tasks em qualquer ordem ou ignorá-las, dependendo dos requisitos do processo.

Loop Task

Loop Tasks se repetem em um ciclo, de forma semelhante a um loop “do while” em programação. A Task ou o Subprocess é executado uma vez antes que o mecanismo avalie a condição de saída. Se a condição não for atendida, a Activity é executada novamente. Quando a condição é atendida, o processo continua para as próximas Activities.

Multi-instance

Uma Activity de múltiplas instâncias repete uma Task para um número definido de objetos ou itens. Ela funciona como um loop for-each: a Task ou o Subprocess é executado uma vez para cada item de uma coleção. Cada item tem sua própria instância, e a Activity só termina depois que todas as instâncias são concluídas. Linhas verticais mostram que os itens são executados simultaneamente, ou em paralelo. Linhas horizontais mostram que os itens são executados um após o outro, ou sequencialmente.

Remuneração

Compensation Tasks tratam eventos de compensação em um Workflow. Você sempre as conecta ao diagrama do processo com Associations, nunca com Sequence Flows.

Compensation combinada

Você pode combinar Compensation Tasks com loops e múltiplas instâncias. Nesses casos, o marcador de compensação aparece ao lado do marcador de loop ou de múltiplas instâncias. Você também pode combinar Compensation Tasks com qualquer tipo de Task descrito acima. Isso permite cenários como uma Manual Task que se repete até ser concluída com sucesso ou uma Task executada repetidamente em paralelo sempre que possível.

Gateways

Gateways são pontos de decisão que direcionam o fluxo do processo com base em condições ou eventos. Nos diagramas BPMN, eles aparecem como losangos. Os tipos mais comuns incluem Gateways inclusivos, exclusivos, paralelos e complexos. Gateways também podem usar gatilhos de dados ou eventos.

Gateway exclusivo

Gateway inclusivo

Gateway paralelo

Gateway de eventos

Gateway exclusivo

Um Gateway exclusivo aparece como um losango, com ou sem um “X” dentro. Ele direciona o fluxo do processo para exatamente um caminho de saída possível.

Gateway inclusivo

Um Gateway inclusivo aparece como um losango com um círculo dentro. Ele pode dividir o fluxo do processo em vários caminhos simultaneamente. O processo precisa concluir todos os caminhos ativados antes que eles se unam em um Gateway posterior.

Gateway paralelo

Um Gateway paralelo aparece como um losango com um sinal de mais (“+”) dentro. Quando divide o fluxo, ele ativa todos os caminhos de saída ao mesmo tempo. Quando os caminhos convergem, ele espera que todos os ramos de entrada sejam concluídos antes de continuar.

Gateway de eventos

Um Gateway de eventos aparece como um losango com um círculo de borda dupla contendo um pentágono. Ele representa um ponto de decisão baseado em eventos e direciona o Workflow com base no primeiro evento ou na primeira Task a ocorrer, como o recebimento de uma mensagem.

Objetos de conexão

Sequence Flow

Message Flow

Association

Objetos de conexão mostram como os elementos se relacionam dentro de um processo. O BPMN define três tipos de conectores: Sequence Flow, Message Flow e Association.

Sequence Flow

Sequence Flow mostra a ordem em que as Tasks são executadas. Ele aparece como uma linha reta com uma ponta de seta e pode representar um caminho condicional ou padrão.

Message Flow

Message Flow mostra a comunicação entre diferentes Pools ou limites organizacionais, como departamentos. Você não pode usá-lo para conectar Events ou Activities dentro do mesmo Pool. Ele aparece como uma linha tracejada que começa com um círculo e termina com uma ponta de seta aberta.

Association

Association usa linhas pontilhadas para conectar Activities e Artifacts. Ela adiciona contexto sem alterar a sequência do processo.

Pools e Swimlanes

Pools representam os principais grupos de participantes de um processo, como empresas ou departamentos. As Swimlanes dentro de um Pool organizam as Activities por papel ou responsabilidade, criando o que você pode chamar de mapa de processo com Swimlanes. Uma Swimlane também pode representar um sistema, não apenas um departamento ou papel.

Pool recolhido

No BPMN 2.0, um Pool recolhido representa um participante ou entidade externa, ocultando seus processos e Activities internos. Um Pool normalmente representa um participante, como uma organização, departamento ou sistema.

• Pool recolhido: O Pool mostra apenas seu contorno, enquanto suas Tasks e Activities internas permanecem ocultas. Isso é útil quando você precisa reconhecer o envolvimento de um participante sem mostrar seus detalhes internos.

• Caso de uso: Use um Pool recolhido para mostrar interações entre vários participantes sem detalhar os processos internos de cada participante no seu diagrama.

Um Pool recolhido no BPMN 2.0 é útil quando você quer se concentrar nas interações entre participantes, em vez dos detalhes das Tasks de cada participante.

Artifacts

Artifacts adicionam contexto aos diagramas BPMN. Eles incluem Data Objects, Groups e Text Annotations, que ajudam você a entender o processo e seus participantes.

Data Objects

Data Objects definem as informações exigidas por uma Activity do processo. Um Data Store fornece um repositório para coletar ou armazenar informações e as preserva depois que o processo termina. Você também pode diferenciar Data Input, que descreve os dados necessários, de Data Output, que documenta os dados gerados.

Group

Um Group categoriza logicamente as Activities para facilitar a compreensão do diagrama sem alterar seu fluxo.

Text Annotation

Text Annotations adicionam explicações ou contexto a partes específicas de um diagrama, facilitando a compreensão dos seus componentes.

Como construir um diagrama BPMN

O BPMN gira em torno do conceito de processo. Para criar um diagrama BPMN, comece descrevendo o processo em etapas simples. Depois, adicione detalhes enquanto refina o modelo.

Veja um guia passo a passo, fácil de seguir para iniciantes, sobre como criar um diagrama BPMN:

1. Identifique as etapas essenciais: Comece identificando as etapas principais, além dos pontos de início e fim. Por exemplo, quando um cliente faz um pedido, identifique ações importantes, como receber o pedido, verificar o crédito, atender ao pedido e emitir uma fatura.

2. Explore caminhos alternativos: Procure rotas alternativas que possam levar a resultados diferentes, como a conclusão do pedido. Adicione Gateways para representar esses processos e direções alternativas.

3. Implemente Pools e Swimlanes: Identifique as principais partes interessadas, os departamentos e os papéis de cada entidade. Organize suas Activities em Pools e Swimlanes para mostrar as responsabilidades com clareza.

4. Facilite a comunicação por mensagens: Adicione as trocas de Message necessárias entre diferentes Pools ou dentro do mesmo Pool para apoiar o fluxo de informações.

5. Adicione Artifacts e detalhes: Adicione Artifacts relevantes, incluindo documentos e papéis dos participantes. Divida Tasks complexas em Subprocesses.

6. Trate os erros: Por fim, identifique possíveis erros e adicione mecanismos para gerenciá-los dentro do processo.

Resumo

• Events: Mostram os pontos de início e fim do processo ou ações importantes, como fazer um pedido ou receber um pagamento.
• Activities: Representam Tasks específicas do processo, como verificar pedidos ou enviar produtos.
• Gateways: Representam pontos de decisão que direcionam o fluxo do processo com base em critérios, como a verificação do valor de um pedido.
• Sequence Flows: Usam setas para mostrar a ordem das Activities.
• Data Objects: Representam informações usadas ou geradas pelo processo, como dados do cliente ou detalhes do pedido.

Ao entender esses elementos essenciais e como eles interagem, você pode criar um modelo BPMN que capture os principais detalhes dos seus processos de negócio em BPMN.

O BPMN 2.0 ajuda você a projetar, documentar e gerenciar qualquer Workflow BPMN. Sua abordagem padronizada de modelagem visual melhora a comunicação, a clareza e a eficiência operacional.

Explore mais o BPMN 2.0 para descobrir como ele pode apoiar sua organização. Você encontra muitos recursos online, incluindo o site oficial do BPMN (https://www.bpmn.org/), para ajudar você a começar.

O ProcessMind combina process mining, design e simulação para melhorar a gestão de processos de negócio. Use nosso software para monitorar, analisar e otimizar Workflows, aumentando a eficiência e a produtividade.

Boas práticas de modelagem em BPMN

Conhecer os símbolos é uma coisa; criar um modelo que as pessoas realmente consigam ler é outra. Estes hábitos mantêm o modelo útil muito depois do workshop em que ele foi criado.

Defina o escopo antes de desenhar. Decida de antemão para que o modelo servirá, seja para melhoria, automação ou documentação, porque isso define o nível de detalhe. Modele um processo ou subprocesso por vez e expanda apenas quando isso trouxer valor. Envolva cedo as pessoas que realizam o trabalho: elas identificam as etapas que nunca entraram na descrição do processo.

Trabalhe de cima para baixo. Comece com uma visão geral de alto nível que mostre as principais etapas e depois divida as etapas relevantes em subprocessos. O leitor deve conseguir parar em qualquer nível e ainda entender o fluxo.

Use o padrão e mantenha a consistência. Use os símbolos corretos do BPMN 2.0 em vez de inventar suas próprias convenções e nomeie os elementos como a empresa os chama. A consistência dos nomes e do layout é o que torna um modelo fácil de navegar meses depois.

Organize com pools e raias. Os pools separam participantes; as raias separam funções dentro de um participante. Se todas as tarefas caírem na mesma raia, ela não acrescentará nada. Divida-as onde a responsabilidade realmente mudar de mãos.

Mantenha a simplicidade. Subprocessos e tarefas reutilizáveis são melhores do que uma parede com 200 elementos. Se um modelo precisa de uma legenda para ser lido, o problema está no modelo.

Valide o modelo. Percorra o fluxo com as pessoas que o executam, faça uma simulação de cenários hipotéticos para verificar se ele se comporta como esperado e, depois que o modelo for mapeado para os dados, deixe os próprios números mostrarem onde a realidade diverge.

Faça a manutenção. Os modelos envelhecem. Revise-os quando o processo mudar, mantenha versões de estados relevantes para comparar antes e depois e arquive o que você não usa mais, em vez de deixá-lo parcialmente atualizado.

O ProcessMind oferece suporte direto a esses hábitos: a tela, o layout automático e o histórico de versões estão descritos em Modelagem.

BPMN 2.0: Modelo e Notação de Processos de Negócio

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Agradecimentos

Este pôster foi criado em 2010 e traduzido por pesquisadores e profissionais de todo o mundo. Agradecemos às instituições e às pessoas que apoiaram esta iniciativa e tornaram possível compartilhar o pôster com você.

Agradecemos especialmente às seguintes pessoas e instituições:

Autores originais: Gero Decker, Jakob Freund, Alexander Lübbe, Jan Mendling, Frank Puhlmann, Torben Schreiter, Matthias Weidlich

Traduções fornecidas pelas seguintes pessoas/organizações: Francês: Trisotech; Espanhol: Ildefonso Montero, Luciano García-Bañuelos, Marlon Dumas; Russo: Business Process Technology Group do Hasso-Plattner-Institute; Sueco: Birger Andersson e Petia Wohed; Holandês: Thauris.nl; Português: Lucinéia Heloisa Thom, Cirano Iochpe; Polonês: MGX Infoservice; Hebraico: Ofir Nimitz e Iftah Peretz; Ucraniano: Oleksandr Maistrenko e Artem Polyvyanyy; Chinês: A/Prof Zhang e Lecturer Ms Bai, da School of Software Engineering da Beijing Jiaotong University; Húngaro: Istvan Gerecs; Persa: Hamidreza Sarabadani.

fonte: https://bpm-conference.org/BPMNPoster/