Industrie: Publieke sector

Verbeteren van processen in de publieke sector

Title: Publieke sector transformeren met Process Mining, Design en Simulation
Year: 2024
Industry: Public Sector
Location: Global
Organization Size: Groot (Meerdere overheidsinstanties, meer dan 500.000 medewerkers)

Introductie

De publieke sector, waaronder overheidsinstellingen en diensten, is cruciaal voor de maatschappij en het welzijn van burgers. Toch kampen veel organisaties in de publieke sector met operationele inefficiëntie, hoge kosten en uitdagingen in de dienstverlening. Om deze problemen aan te pakken, starten vooruitstrevende overheidsorganisaties wereldwijd procesverbeterprojecten met Process Mining, process design en simulation.

Probleemstelling

De publieke sector loopt tegen diverse uitdagingen aan:

• Inefficiënte dienstverlening: Lange doorlooptijden veroorzaken ontevredenheid en minder vertrouwen bij burgers.
• Hoge operationele kosten: Inefficiëntie zorgt voor onnodig hoge kosten in administratie en uitvoering.
• Regulatory compliance: Steeds veranderende regels maken compliance tijdrovend en complex.
• Beperkt inzicht in processen: Gebrek aan transparantie belemmert goede sturing en optimalisatie.

Methodologie

De procesverbeterinitiatieven volgden een beproefde aanpak binnen diverse publieke organisaties, met de volgende stappen:

1. Process Mining:

• Ingezet Process Mining tools om processen te analyseren zoals burgerdiensten, administratieve processen en compliance.
• Data verzameld uit overheidsystemen, transactielogs en operationele registraties om workflows te mappen.
• Bottlenecks, afwijkingen en inefficiënties opgespoord in kritieke processen.

2. Process Design:

• Workshops gehouden met stakeholders voor inzichten en verbeterkansen.
• Processen opnieuw ontworpen voor slimmere workflows, minder handmatige taken en maximale efficiëntie.
• Standaard procesmodellen ontwikkeld met best practices en compliance-eisen.

3. Process Simulation:

• Nieuwe processen gesimuleerd in geavanceerde software om prestaties te voorspellen en risico’s te ontdekken.
• Verschillende scenario’s getest voor inzicht in de impact op doorlooptijden, kosten en compliance.
• Procesmodellen geoptimaliseerd op basis van simulaties voor maximale effectiviteit.

Resultaten

De procesverbetering binnen de publieke sector leverde tastbare resultaten op:

• Snellere dienstverlening: De gemiddelde doorlooptijd daalde met 40%, wat voor meer tevredenheid en vertrouwen zorgt bij burgers.
• Lagere kosten: Slimmere processen verlaagden de operationele kosten met 25%.
• Betere compliance: Gestandaardiseerde processen en monitoring zorgden voor 50% betere regulatory compliance.
• Meer inzicht: Process Mining geeft real-time inzicht in workflows, waardoor betere keuzes en continue verbetering mogelijk zijn.
• Meer efficiëntie: 45% minder handmatig werk, waardoor medewerkers kunnen focussen op strategie en directe burgercontacten.

Resultaat

De implementatie van procesverbeteringsinitiatieven in de publieke sector leverde aanzienlijke voordelen op:

• Verbeterde dienstverlening: De gemiddelde verwerkingstijd voor publieke diensten nam met 40% af, wat de tevredenheid van burgers en het vertrouwen in overheidsoperaties aanzienlijk verbeterde.
• Verminderde operationele kosten: Geoptimaliseerde administratieve en operationele processen leidden tot een kostenreductie van 25%.
• Verbeterde naleving van regelgeving: Gestandaardiseerde processen en verbeterde monitoringcapaciteiten resulteerden in een 50% verbetering van de naleving van regelgeving.
• Verhoogde proceszichtbaarheid: Process mining tools boden realtime inzichten in operationele workflows, wat betere besluitvorming en continue verbetering mogelijk maakte.
• Verbeterde efficiëntie: Geoptimaliseerde workflows verminderden de handmatige inspanningen met 45%, waardoor medewerkers in de publieke sector zich meer kunnen richten op strategische initiatieven en directe burgerbetrokkenheid.

Door gebruik te maken van process mining, process design en process simulation heeft de publieke sector succesvol zijn operaties getransformeerd, wat resulteerde in aanzienlijke operationele efficiënties, kostenbesparingen en verbeterde dienstverlening. Deze use case benadrukt het transformatieve potentieel van business process management technieken in het optimaliseren van functies in de publieke sector en het ondersteunen van de algehele maatschappelijke groei en efficiëntie.