Industrie: Publieke sector

Use case: Procesverbetering in de Publieke Sector

Titel: Transformatie van Publieke Sector Operaties met Process Mining, Design en Simulatie
Jaar: 2024
Industrie: Publieke Sector
Locatie: Wereldwijd
Organisatiegrootte: Groot (Meerdere overheidsinstanties, meer dan 500.000 medewerkers)

Introductie

De publieke sector, bestaande uit overheidsinstanties en openbare diensten, is essentieel voor het behoud van maatschappelijke infrastructuur en het publieke welzijn. Ondanks dit belang hebben veel organisaties in de publieke sector te maken met operationele inefficiënties, hoge kosten en uitdagingen in de dienstverlening. Om deze problemen aan te pakken, hebben toonaangevende publieke sectororganisaties wereldwijd procesverbeteringsprojecten uitgevoerd met behulp van process mining, process design en process simulation technieken.

Probleemstelling

De publieke sector stuitte op verschillende gemeenschappelijke uitdagingen binnen organisaties:

• Inefficiënte dienstverlening: Lange verwerkingstijden voor publieke diensten leidden tot ontevredenheid bij burgers en verminderde het vertrouwen in overheidsoperaties.
• Hoge operationele kosten: Inefficiënties in administratieve en operationele processen resulteerden in verhoogde uitgaven.
• Naleving van regelgeving: Complexe en veranderende regelgeving maakte compliance management intensief in het gebruik van middelen.
• Beperkte proceszichtbaarheid: Onvoldoende zicht op operationele workflows belemmerde effectieve besluitvorming en procesoptimalisatie.

Methodologie

De procesverbeteringsinitiatieven volgden een uitgebreide methodologie bij meerdere publieke sectororganisaties, bestaande uit de volgende stappen:

1. Process Mining:

• Gebruikte process mining tools om verschillende processen zoals burgerdienstverlening, administratieve operaties en naleving van regelgeving te analyseren.
• Verzamelde data uit overheidssystemen, transactielogs en operationele gegevens om huidige workflows in kaart te brengen.
• Identificeerde knelpunten, afwijkingen en inefficiënties in kritieke processen.

2. Process Design:

• Organiseerde workshops met belangrijke stakeholders om inzichten te verzamelen en gebieden voor verbetering te identificeren.
• Herontworpen processen om workflows te optimaliseren, handmatige tussenkomst te verminderen en efficiëntie te verbeteren.
• Ontwikkelde gestandaardiseerde procesmodellen die best practices en nalevingsvereisten opnemen.

3. Process Simulation:

• Simuleerde de herontworpen processen met geavanceerde software om prestatie-uitkomsten te voorspellen en potentiële problemen te identificeren.
• Testte verschillende scenario’s om de impact van voorgestelde veranderingen op belangrijke prestatiestatistieken zoals dienstverleningstijden, operationele kosten en naleving van regelgeving te evalueren.
• Verbeterde de procesmodellen op basis van simulatieresultaten om optimale efficiëntie en effectiviteit te waarborgen.

Resultaat

De implementatie van procesverbeteringsinitiatieven in de publieke sector leverde aanzienlijke voordelen op:

• Verbeterde dienstverlening: De gemiddelde verwerkingstijd voor publieke diensten nam met 40% af, wat de tevredenheid van burgers en het vertrouwen in overheidsoperaties aanzienlijk verbeterde.
• Verminderde operationele kosten: Geoptimaliseerde administratieve en operationele processen leidden tot een kostenreductie van 25%.
• Verbeterde naleving van regelgeving: Gestandaardiseerde processen en verbeterde monitoringcapaciteiten resulteerden in een 50% verbetering van de naleving van regelgeving.
• Verhoogde proceszichtbaarheid: Process mining tools boden realtime inzichten in operationele workflows, wat betere besluitvorming en continue verbetering mogelijk maakte.
• Verbeterde efficiëntie: Geoptimaliseerde workflows verminderden de handmatige inspanningen met 45%, waardoor medewerkers in de publieke sector zich meer kunnen richten op strategische initiatieven en directe burgerbetrokkenheid.

Resultaat

De implementatie van procesverbeteringsinitiatieven in de publieke sector leverde aanzienlijke voordelen op:

• Verbeterde dienstverlening: De gemiddelde verwerkingstijd voor publieke diensten nam met 40% af, wat de tevredenheid van burgers en het vertrouwen in overheidsoperaties aanzienlijk verbeterde.
• Verminderde operationele kosten: Geoptimaliseerde administratieve en operationele processen leidden tot een kostenreductie van 25%.
• Verbeterde naleving van regelgeving: Gestandaardiseerde processen en verbeterde monitoringcapaciteiten resulteerden in een 50% verbetering van de naleving van regelgeving.
• Verhoogde proceszichtbaarheid: Process mining tools boden realtime inzichten in operationele workflows, wat betere besluitvorming en continue verbetering mogelijk maakte.
• Verbeterde efficiëntie: Geoptimaliseerde workflows verminderden de handmatige inspanningen met 45%, waardoor medewerkers in de publieke sector zich meer kunnen richten op strategische initiatieven en directe burgerbetrokkenheid.

Door gebruik te maken van process mining, process design en process simulation heeft de publieke sector succesvol zijn operaties getransformeerd, wat resulteerde in aanzienlijke operationele efficiënties, kostenbesparingen en verbeterde dienstverlening. Deze use case benadrukt het transformatieve potentieel van business process management technieken in het optimaliseren van functies in de publieke sector en het ondersteunen van de algehele maatschappelijke groei en efficiëntie.