Indústria: Setor Público

Caso de uso: Melhoria de Processos no Setor Público

Título: Transformação das Operações do Setor Público com Process Mining, Design e Simulação
Ano: 2024
Indústria: Setor Público
Localização: Global
Tamanho da Organização: Grande (Várias agências governamentais, mais de 500.000 funcionários)

Introdução

O setor público, que engloba agências governamentais e serviços públicos, é essencial para manter a infraestrutura social e o bem-estar coletivo. Apesar da sua importância, muitas organizações do setor público enfrentam ineficiências operacionais, altos custos e desafios na entrega de serviços. Para enfrentar esses desafios, organizações líderes do setor público em todo o mundo realizaram projetos de melhoria de processos usando técnicas de Process Mining, design e simulação de processos.

Declaração do Problema

O setor público enfrentou vários desafios comuns entre as organizações:

• Entrega de Serviço Ineficiente: Tempos prolongados de processamento para serviços públicos levaram à insatisfação dos cidadãos e à diminuição da confiança nas operações governamentais.
• Altos Custos Operacionais: Ineficiências nos processos administrativos e operacionais resultaram em despesas elevadas.
• Conformidade Regulatória: Requisitos regulatórios complexos e em constante evolução tornaram a gestão de conformidade intensiva em recursos.
• Visibilidade Limitada de Processos: Visibilidade inadequada nos fluxos de trabalho operacionais dificultou a tomada de decisão eficaz e a otimização de processos.

Metodologia

As iniciativas de melhoria de processos seguiram uma metodologia abrangente entre múltiplas organizações do setor público, consistindo nos seguintes passos:

1. Process Mining:

• Utilização de ferramentas de Process Mining para analisar diversos processos como entrega de serviços aos cidadãos, operações administrativas e conformidade regulatória.
• Coleta de dados de sistemas de informação governamentais, registros de transações e registros operacionais para mapear os fluxos de trabalho atuais.
• Identificação de gargalos, desvios e ineficiências em processos críticos.

2. Design de Processos:

• Realização de workshops com partes interessadas chave para coletar insights e identificar áreas para melhoria.
• Redesenho de processos para simplificar fluxos de trabalho, reduzir intervenções manuais e otimizar a eficiência.
• Desenvolvimento de modelos de processo padronizados incorporando melhores práticas e requisitos de conformidade.

3. Simulação de Processos:

• Simulação dos processos redesenhados usando software avançado para prever resultados de desempenho e identificar potenciais problemas.
• Teste de vários cenários para avaliar o impacto das mudanças propostas em métricas-chave de desempenho como tempos de entrega de serviços, custos operacionais e conformidade regulatória.
• Refinamento dos modelos de processo com base nos resultados de simulação para garantir eficiência e eficácia ótimas.

Resultado

A implementação de iniciativas de melhoria de processos no setor público gerou benefícios significativos:

• Melhoria na Entrega de Serviços: O tempo médio de processamento para serviços públicos diminuiu 40%, melhorando significativamente a satisfação dos cidadãos e a confiança nas operações governamentais.
• Redução de Custos Operacionais: Processos administrativos e operacionais otimizados levaram a uma redução de 25% nos custos operacionais.
• Melhora na Conformidade Regulatória: Processos padronizados e capacidades de monitoramento aprimoradas resultaram em uma melhoria de 50% na conformidade regulatória.
• Aumento na Visibilidade de Processos: Ferramentas de Process Mining forneceram insights em tempo real nos fluxos de trabalho operacionais, facilitando melhor tomada de decisões e melhoria contínua.
• Aumento na Eficiência: Fluxos de trabalho otimizados reduziram esforços manuais em 45%, permitindo que funcionários do setor público se concentrem mais em iniciativas estratégicas e no envolvimento direto com cidadãos.

Resultado

A implementação de iniciativas de melhoria de processos no setor público gerou benefícios significativos:

• Melhoria na Entrega de Serviços: O tempo médio de processamento para serviços públicos diminuiu 40%, melhorando significativamente a satisfação dos cidadãos e a confiança nas operações governamentais.
• Redução de Custos Operacionais: Processos administrativos e operacionais otimizados levaram a uma redução de 25% nos custos operacionais.
• Melhora na Conformidade Regulatória: Processos padronizados e capacidades de monitoramento aprimoradas resultaram em uma melhoria de 50% na conformidade regulatória.
• Aumento na Visibilidade de Processos: Ferramentas de Process Mining forneceram insights em tempo real nos fluxos de trabalho operacionais, facilitando melhor tomada de decisões e melhoria contínua.
• Aumento na Eficiência: Fluxos de trabalho otimizados reduziram esforços manuais em 45%, permitindo que funcionários do setor público se concentrem mais em iniciativas estratégicas e no envolvimento direto com cidadãos.

Ao utilizar Process Mining, design e simulação de processos, o setor público transformou com sucesso suas operações, alcançando eficácias operacionais significativas, economias de custo e melhoria na entrega de serviços. Este caso de uso destaca o potencial transformador das técnicas de gestão de processos de negócios na otimização das funções do setor público e no apoio ao crescimento e eficiência da sociedade como um todo.