Endüstri: Kamu Sektörü

Kamu Sektörü Süreç İyileştirme

Başlık: Process Mining, Tasarım ve Simülasyon ile Kamu Operasyonlarını Dönüştürün
Yıl: 2024
Sektör: Kamu Sektörü
Lokasyon: Global
Organizasyon Büyüklüğü: Büyük (Birden çok devlet kurumu, 500.000+ çalışan)

Giriş

Kamu sektörü; devlet kurumları ve kamu hizmetlerini kapsar, toplumsal altyapı ile refahın sağlanması için kritik önemdedir. Ancak birçok kamu kurumu, operasyonel verimsizlikler, yüksek maliyetler ve hizmet sunumunda zorluklarla karşılaşıyor. Bu sorunları çözmek için, lider kamu kuruluşları globalde Process Mining, süreç tasarımı ve süreç simülasyonu ile süreç iyileştirme projeleri başlatıyor.

Sorunlar

Kamu kurumlarında görülen başlıca zorluklar şunlardı:

• Verimsiz Hizmet Sunumu: Kamu hizmetlerinde uzun işlem süreleri vatandaş memnuniyetini düşürüp güveni azalttı.
• Yüksek Operasyonel Maliyet: İdari ve operasyonel süreçlerdeki verimsizlikler, gereksiz maliyetlere yol açtı.
• Mevzuat Uyumu: Karmaşık ve sürekli değişen mevzuat, compliance yönetimini zorlaştırdı.
• Süreç Görünürlüğü Eksikliği: Operasyonel workflow’larda düşük şeffaflık, etkili karar alma ve optimizasyonu engelledi.

Metodoloji

Başlatılan süreç iyileştirme projeleri, birçok kamu kurumunda kapsamlı bir metodoloji ile yürütüldü. Adımlar şunlardı:

1. Process Mining:

• Vatandaş hizmetleri, idari operasyonlar ve mevzuat uyumu gibi süreçler Process Mining araçları ile analiz edildi.
• Devlet bilgi sistemlerinden, işlem loglarından ve operasyonel kayıtlardan data toplanarak mevcut workflow haritalandı.
• Kritik süreçlerde darboğazlar, sapmalar ve verimsizlikler tespit edildi.

2. Süreç Tasarımı:

• İyileştirme fırsatlarını belirlemek için ana paydaşlarla atölye çalışmaları düzenlendi.
• Workflow’lar yeniden tasarlanarak manuel müdahaleler azaltıldı, verimlilik artırıldı.
• En iyi uygulamalar ve uyumluluk şartlarını içeren standart süreç modelleri geliştirildi.

3. Süreç Simülasyonu:

• Yeniden tasarlanan süreçler, gelişmiş yazılım ile simüle edilerek performans çıktıları tahmin edildi ve potansiyel sorunlar tespit edildi.
• Farklı senaryolar ile değişikliklerin hizmet sunum süresi, operasyon maliyetleri ve uyum üzerindeki etkisi ölçüldü.
• Simülasyon sonuçlarına göre süreç modelleri revize edildi, maksimum verimlilik sağlandı.

Sonuçlar

Kamu sektöründe uygulanan süreç iyileştirme projeleri önemli faydalar sağladı:

• Gelişmiş Hizmet Sunumu: Ortalama işlem süreleri %40 azalarak vatandaş memnuniyeti ve güveni arttı.
• Azalan Operasyonel Maliyet: İdari ve operasyonel süreçlerin streamline edilmesi %25 maliyet düşüşü sağladı.
• Artan Mevzuat Uyumu: Standart süreçler ve gelişmiş izleme, compliance başarısını %50 artırdı.
• Yüksek Süreç Görünürlüğü: Process Mining araçları sayesinde operasyonel workflow’lara gerçek zamanlı bakış kazandırıldı, daha iyi kararlar ve sürekli iyileştirme mümkün oldu.
• Artan Verimlilik: Optimize edilen workflow’lar manuel işleri %45 azalttı; çalışanlar daha stratejik projelere ve vatandaş ile doğrudan etkileşime odaklandı.

Sonuç

Kamu sektöründe süreç iyileştirme girişimlerinin uygulanması önemli faydalar sağladı:

• Geliştirilmiş Hizmet Sunumu: Kamu hizmetleri için ortalama işlem süresi %40 azaldı ve bu durum vatandaş memnuniyetini ve hükümet operasyonlarına güveni önemli ölçüde artırdı.
• Azaltılmış Operasyonel Maliyetler: İdari ve operasyonel süreçlerin basitleştirilmesi, operasyonel maliyetlerde %25’lik bir azalmaya yol açtı.
• Geliştirilmiş Düzenleyici Uyum: Standartlaştırılmış süreçler ve geliştirilmiş izleme yetenekleri, düzenleyici uyumu %50 oranında artırdı.
• Artan Süreç Görünürlüğü: Süreç madenciliği araçları, operasyonel iş akışlarına gerçek zamanlı içgörüler sağlayarak daha iyi karar almayı ve sürekli iyileştirmeyi kolaylaştırdı.
• Geliştirilmiş Verimlilik: Optimizasyon yapılmış iş akışları, manuel çabaları %45 azalttı ve kamu sektörü çalışanlarının stratejik girişimlere ve doğrudan vatandaş etkileşimine odaklanmasını sağladı.

Süreç madenciliği, süreç tasarımı ve süreç simülasyonundan yararlanarak, kamu sektörü operasyonlarını başarıyla dönüştürdü, önemli operasyonel verimlilikler, maliyet tasarrufları ve geliştirilmiş hizmet sunumu sağladı. Bu kullanım durumu, iş süreç yönetimi tekniklerinin kamu sektörü işlevlerini optimize etme ve genel toplumsal büyüme ve verimliliği destekleme konusundaki dönüştürücü potansiyelini vurgulamaktadır.