Industria: Settore Pubblico

Caso d’uso: Miglioramento dei Processi nel Settore Pubblico

Titolo: Trasformare le Operazioni del Settore Pubblico con Process Mining, Design e Simulazione
Anno: 2024
Settore: Pubblico
Località: Globale
Dimensione dell’Organizzazione: Grande (Più agenzie governative, oltre 500.000 dipendenti)

Introduzione

Il settore pubblico, che include agenzie governative e servizi pubblici, è fondamentale per mantenere l’infrastruttura sociale e il benessere pubblico. Nonostante la sua importanza, molte organizzazioni del settore pubblico affrontano inefficienze operative, alti costi e sfide nella fornitura dei servizi. Per affrontare questi problemi, le principali organizzazioni del settore pubblico a livello globale hanno intrapreso progetti di miglioramento dei processi utilizzando tecniche di process mining, design dei processi e simulazione dei processi.

Dichiarazione del Problema

Il settore pubblico ha incontrato diverse sfide comuni tra le organizzazioni:

• Erogazione Inefficiente dei Servizi: Tempi di elaborazione prolungati per i servizi pubblici hanno portato a insoddisfazione dei cittadini e diminuita fiducia nelle operazioni governative.
• Alti Costi Operativi: Inefficienze nei processi amministrativi e operativi hanno portato a spese elevate.
• Conformità Normativa: Requisiti normativi complessi e in continua evoluzione hanno reso la gestione della conformità dispendiosa in termini di risorse.
• Visibilità Limitata dei Processi: Visibilità inadeguata nei flussi di lavoro operativi ha ostacolato un’efficace presa di decisione e ottimizzazione dei processi.

Metodologia

Le iniziative di miglioramento dei processi hanno seguito una metodologia complessiva attraverso più organizzazioni del settore pubblico, costituita dai seguenti passaggi:

1. Process Mining:

• Utilizzo di strumenti di process mining per analizzare diversi processi come l’erogazione dei servizi ai cittadini, le operazioni amministrative e la conformità normativa.
• Raccolta di dati dai sistemi informativi governativi, registri delle transazioni e archivi operativi per mappare i flussi di lavoro attuali.
• Identificazione di colli di bottiglia, deviazioni e inefficienze nei processi critici.

2. Process Design:

• Conduzione di workshop con i principali stakeholder per raccogliere intuizioni e identificare aree di miglioramento.
• Ridisegno dei processi per razionalizzare i flussi di lavoro, ridurre l’intervento manuale e ottimizzare l’efficienza.
• Sviluppo di modelli di processi standardizzati che incorporano le migliori pratiche e requisiti di conformità.

3. Process Simulation:

• Simulazione dei processi ridisegnati utilizzando software avanzati per prevedere i risultati delle performance e identificare potenziali problemi.
• Testare vari scenari per valutare l’impatto delle modifiche proposte su metriche di performance chiave come i tempi di consegna dei servizi, i costi operativi e la conformità normativa.
• Raffinare i modelli di processo basati su risultati della simulazione per garantire efficienza ed efficacia ottimali.

Risultato

L’implementazione delle iniziative di miglioramento dei processi nel settore pubblico ha portato a benefici significativi:

• Erogazione dei Servizi Migliorata: Il tempo medio di elaborazione per i servizi pubblici è diminuito del 40%, migliorando significativamente la soddisfazione dei cittadini e la fiducia nelle operazioni governative.
• Riduzione dei Costi Operativi: Processi amministrativi e operativi razionalizzati hanno portato a una riduzione del 25% dei costi operativi.
• Conformità Normativa Migliorata: Processi standardizzati e capacità di monitoraggio potenziate hanno portato a un miglioramento del 50% nella conformità normativa.
• Aumentata Visibilità dei Processi: Strumenti di process mining hanno fornito intuizioni in tempo reale nei flussi di lavoro operativi, facilitando una migliore presa di decisione e un miglioramento continuo.
• Efficienza Migliorata: Flussi di lavoro ottimizzati hanno ridotto gli sforzi manuali del 45%, permettendo ai dipendenti del settore pubblico di concentrarsi maggiormente su iniziative strategiche e coinvolgimento diretto dei cittadini.

Risultato

L’implementazione delle iniziative di miglioramento dei processi nel settore pubblico ha portato a benefici significativi:

• Erogazione dei Servizi Migliorata: Il tempo medio di elaborazione per i servizi pubblici è diminuito del 40%, migliorando significativamente la soddisfazione dei cittadini e la fiducia nelle operazioni governative.
• Riduzione dei Costi Operativi: Processi amministrativi e operativi razionalizzati hanno portato a una riduzione del 25% dei costi operativi.
• Conformità Normativa Migliorata: Processi standardizzati e capacità di monitoraggio potenziate hanno portato a un miglioramento del 50% nella conformità normativa.
• Aumentata Visibilità dei Processi: Strumenti di process mining hanno fornito intuizioni in tempo reale nei flussi di lavoro operativi, facilitando una migliore presa di decisione e un miglioramento continuo.
• Efficienza Migliorata: Flussi di lavoro ottimizzati hanno ridotto gli sforzi manuali del 45%, permettendo ai dipendenti del settore pubblico di concentrarsi maggiormente su iniziative strategiche e coinvolgimento diretto dei cittadini.

Sfruttando process mining, design dei processi e simulazione dei processi, il settore pubblico ha trasformato con successo le sue operazioni, raggiungendo significative efficienze operative, risparmi sui costi e miglioramenti nella fornitura dei servizi. Questo caso d’uso evidenzia il potenziale trasformativo delle tecniche di gestione dei processi aziendali nell’ottimizzazione delle funzioni del settore pubblico e nel supporto alla crescita e all’efficienza generale della società.