Branche: Öffentlicher Sektor

Prozessoptimierung im öffentlichen Sektor

Titel: Öffentliche Verwaltung neu gestalten mit Process Mining, Design und Simulation
Jahr: 2024
Branche: Öffentlicher Sektor
Region: Global
Organisationsgröße: Groß (mehrere Behörden, über 500.000 Mitarbeitende)

Einleitung

Der öffentliche Sektor mit Behörden und öffentlichen Dienstleistungen ist zentral für unsere Gesellschaft. Doch viele Organisationen kämpfen mit Ineffizienz, hohen Kosten und Problemen bei der Service-Erbringung. Führende Behörden setzen daher weltweit auf digital unterstützte Prozessoptimierung mit Process Mining, Prozessdesign und Simulation, um diese Herausforderungen gezielt zu meistern.

Herausforderungen

Im öffentlichen Sektor treten häufig ähnliche Probleme auf:

• Langsame Service-Erbringung: Lange Bearbeitungszeiten führen zu Unzufriedenheit und weniger Vertrauen der Bürger.
• Hohe Betriebskosten: Ineffizienz in Verwaltung und Prozessen verursacht erhöhte Ausgaben.
• Regulatorische Vorgaben: Stetig wachsende und komplexe Regularien erschweren Compliance Management.
• Geringe Prozess-Transparenz: Fehlende Übersicht über Workflows behindert fundierte Entscheidungen und Prozessoptimierung.

Methodik

Die Prozessoptimierung folgte in zahlreichen öffentlichen Organisationen einer bewährten Methode mit diesen Schritten:

1. Process Mining:

• Analyse von Prozessen wie Bürger-Services, Verwaltung und Compliance mit Process Mining Tools.
• Daten aus Behörden-Systemen, Transaktions-Logs und Protokollen zur Workflow-Map genutzt.
• Engpässe, Abweichungen und Ineffizienzen identifiziert.

2. Process Design:

• Workshops mit wichtigen Stakeholdern, um Optimierungspotenziale zu ermitteln.
• Prozesse neu gestaltet, Workflows digitalisiert, manuelle Tätigkeiten reduziert.
• Standardisierte Prozessmodelle nach Best Practices und Compliance-Anforderungen aufgebaut.

3. Process Simulation:

• Die neuen Prozesse mit moderner Software simuliert, um Performance zu prognostizieren und Risiken früh zu erkennen.
• Verschiedene Szenarien getestet, um Auswirkungen auf Servicezeiten, Kosten und Compliance zu bewerten.
• Prozessmodelle auf Basis der Simulation gezielt weiterentwickelt.

Ergebnisse

Die Umsetzung dieser Prozessoptimierung führte zu messbaren Verbesserungen:

• Bessere Service-Erbringung: Die durchschnittlichen Bearbeitungszeiten sanken um 40 %. Bürgerzufriedenheit und Vertrauen in die Verwaltung stiegen.
• Niedrigere Kosten: Optimierte Prozesse senkten die Betriebskosten um 25 %.
• Mehr Compliance: Standardisierte Abläufe und Monitoring steigerten die Einhaltung regulatorischer Vorgaben um 50 %.
• Transparenz: Process Mining ermöglichte Echtzeit-Einblicke in Workflows und unterstützte bessere Entscheidungen.
• Höhere Effizienz: Manuelle Tätigkeiten wurden um 45 % reduziert, Mitarbeitende konnten sich mehr auf strategische Aufgaben und Bürgerbetreuung fokussieren.

Ergebnis

Die Umsetzung von Prozessverbesserungsinitiativen im öffentlichen Sektor brachte signifikante Vorteile:

• Verbesserte Servicebereitstellung: Die durchschnittliche Bearbeitungszeit für öffentliche Dienstleistungen sank um 40 %, wodurch Bürgerzufriedenheit und Vertrauen in Regierungsoperationen erheblich verbessert wurden.
• Gesunkene Betriebskosten: Gestraffte administrative und operative Prozesse führten zu einer 25%igen Reduktion der Betriebskosten.
• Verbesserte regulatorische Compliance: Standardisierte Prozesse und erweiterte Überwachungsmöglichkeiten führten zu einer 50%igen Verbesserung der regulatorischen Compliance.
• Erhöhte Prozesssichtbarkeit: Process Mining-Tools lieferten Echtzeiteinblicke in betriebliche Workflows und erleichterten bessere Entscheidungsfindung und kontinuierliche Verbesserung.
• Erhöhte Effizienz: Optimierte Workflows reduzierten den manuellen Aufwand um 45 %, wodurch Mitarbeiter des öffentlichen Sektors sich stärker auf strategische Initiativen und direkte Bürgerbeteiligung konzentrieren können.

Durch den Einsatz von Process Mining, Process Design und Process Simulation hat der öffentliche Sektor erfolgreich seine Operationen transformiert und erhebliche operative Effizienz, Kosteneinsparungen und verbesserte Servicebereitstellung erreicht. Dieser Anwendungsfall hebt das transformative Potenzial von Business Process Management-Techniken hervor, um öffentliche Sektorfunktionen zu optimieren und das allgemeine gesellschaftliche Wachstum und die Effizienz zu unterstützen.