Branche: Öffentlicher Sektor

Anwendungsfall: Prozessverbesserung im öffentlichen Sektor

Titel: Transformation öffentlicher Sektor-Operationen mit Process Mining, Design und Simulation
Jahr: 2024
Industrie: Öffentlicher Sektor
Standort: Global
Organisationsgröße: Groß (Mehrere Regierungsbehörden, über 500.000 Mitarbeiter)

Einführung

Der öffentliche Sektor, bestehend aus Regierungsbehörden und öffentlichen Dienstleistungen, ist essentiell für die Aufrechterhaltung der gesellschaftlichen Infrastruktur und des öffentlichen Wohlergehens. Trotz seiner Bedeutung stehen viele Organisationen im öffentlichen Sektor vor operativen Ineffizienzen, hohen Kosten und Herausforderungen in der Servicebereitstellung. Um diesen Problemen zu begegnen, haben führende öffentliche Organisationen weltweit Verbesserungsprojekte initiiert, die Process Mining, Process Design und Process Simulation nutzen.

Problemstellung

Der öffentliche Sektor stand vor mehreren gemeinsamen Herausforderungen über Organisationen hinweg:

• Ineffiziente Servicebereitstellung: Verlängerte Bearbeitungszeiten für öffentliche Dienstleistungen führten zu Bürgerunzufriedenheit und verringertem Vertrauen in Regierungsoperationen.
• Hohe Betriebskosten: Ineffizienzen in administrativen und operativen Prozessen führten zu erhöhten Ausgaben.
• Regulatorische Compliance: Komplexe und sich entwickelnde regulatorische Anforderungen machten das Compliance-Management ressourcenintensiv.
• Eingeschränkte Prozesssichtbarkeit: Unzureichende Sichtbarkeit in betriebliche Workflows behinderte effektive Entscheidungsfindung und Prozessoptimierung.

Methodik

Die Prozessverbesserungsinitiativen folgten einer umfassenden Methodik über mehrere öffentliche Organisationen hinweg, bestehend aus den folgenden Schritten:

1. Process Mining:

• Verwendung von Process Mining-Tools zur Analyse verschiedener Prozesse wie Bürgerdienstleistung, Verwaltungsoperationen und regulatorische Compliance.
• Daten aus Regierungsinformationssystemen, Transaktionsprotokollen und Betriebsaufzeichnungen sammeln, um aktuelle Workflows abzubilden.
• Engpässe, Abweichungen und Ineffizienzen in kritischen Prozessen identifizieren.

2. Process Design:

• Workshops mit wichtigen Beteiligten durchführen, um Einsichten zu gewinnen und Verbesserungsbereiche zu identifizieren.
• Prozesse neu gestalten, um Workflows zu straffen, manuelle Eingriffe zu reduzieren und Effizienz zu optimieren.
• Standardisierte Prozessmodelle entwickeln, die Best Practices und Compliance-Anforderungen integrieren.

3. Process Simulation:

• Die neu gestalteten Prozesse mit fortschrittlicher Software simulieren, um Leistungsergebnisse vorherzusagen und potenzielle Probleme zu identifizieren.
• Verschiedene Szenarien testen, um den Einfluss von vorgeschlagenen Änderungen auf wesentliche Leistungskennzahlen wie Servicezeiten, Betriebskosten und regulatorische Compliance zu bewerten.
• Die Prozessmodelle basierend auf den Simulationsergebnissen verfeinern, um optimale Effizienz und Effektivität sicherzustellen.

Ergebnis

Die Umsetzung von Prozessverbesserungsinitiativen im öffentlichen Sektor brachte signifikante Vorteile:

• Verbesserte Servicebereitstellung: Die durchschnittliche Bearbeitungszeit für öffentliche Dienstleistungen sank um 40 %, wodurch Bürgerzufriedenheit und Vertrauen in Regierungsoperationen erheblich verbessert wurden.
• Gesunkene Betriebskosten: Gestraffte administrative und operative Prozesse führten zu einer 25%igen Reduktion der Betriebskosten.
• Verbesserte regulatorische Compliance: Standardisierte Prozesse und erweiterte Überwachungsmöglichkeiten führten zu einer 50%igen Verbesserung der regulatorischen Compliance.
• Erhöhte Prozesssichtbarkeit: Process Mining-Tools lieferten Echtzeiteinblicke in betriebliche Workflows und erleichterten bessere Entscheidungsfindung und kontinuierliche Verbesserung.
• Erhöhte Effizienz: Optimierte Workflows reduzierten den manuellen Aufwand um 45 %, wodurch Mitarbeiter des öffentlichen Sektors sich stärker auf strategische Initiativen und direkte Bürgerbeteiligung konzentrieren können.

Ergebnis

Die Umsetzung von Prozessverbesserungsinitiativen im öffentlichen Sektor brachte signifikante Vorteile:

• Verbesserte Servicebereitstellung: Die durchschnittliche Bearbeitungszeit für öffentliche Dienstleistungen sank um 40 %, wodurch Bürgerzufriedenheit und Vertrauen in Regierungsoperationen erheblich verbessert wurden.
• Gesunkene Betriebskosten: Gestraffte administrative und operative Prozesse führten zu einer 25%igen Reduktion der Betriebskosten.
• Verbesserte regulatorische Compliance: Standardisierte Prozesse und erweiterte Überwachungsmöglichkeiten führten zu einer 50%igen Verbesserung der regulatorischen Compliance.
• Erhöhte Prozesssichtbarkeit: Process Mining-Tools lieferten Echtzeiteinblicke in betriebliche Workflows und erleichterten bessere Entscheidungsfindung und kontinuierliche Verbesserung.
• Erhöhte Effizienz: Optimierte Workflows reduzierten den manuellen Aufwand um 45 %, wodurch Mitarbeiter des öffentlichen Sektors sich stärker auf strategische Initiativen und direkte Bürgerbeteiligung konzentrieren können.

Durch den Einsatz von Process Mining, Process Design und Process Simulation hat der öffentliche Sektor erfolgreich seine Operationen transformiert und erhebliche operative Effizienz, Kosteneinsparungen und verbesserte Servicebereitstellung erreicht. Dieser Anwendungsfall hebt das transformative Potenzial von Business Process Management-Techniken hervor, um öffentliche Sektorfunktionen zu optimieren und das allgemeine gesellschaftliche Wachstum und die Effizienz zu unterstützen.