Data-template: Van Aanname tot Uittreding - Werknemerslevenscyclus

De Activity Name beschrijft een enkele stap of mijlpaal binnen het Hire-to-Retire proces. Elke geregistreerde event vertegenwoordigt een activity, wat de reeks events vormt die de reis van de werknemer omvat.

Dit attribute is fundamenteel voor het construeren van de proceskaart. Door de sequentie en frequentie van verschillende activities te analyseren, kunnen organisaties gemeenschappelijke procespaden, afwijkingen en knelpunten identificeren. Het helpt bijvoorbeeld om het pad van 'Job Requisition Created' naar 'Offer Accepted' te visualiseren om de wervingsefficiëntie te meten.

Dit definieert de stappen in de proceskaart, waardoor visualisatie en analyse van de medewerkerslevenscyclus, van aanwerving tot uitdiensttreding, mogelijk is.

Dit attribuut wordt doorgaans afgeleid van statuswijzigingen, voltooide taken of vastgelegde gebeurtenissen binnen verschillende modules van Dynamics 365 HR, zoals Recruiting, Onboarding en Core HR.

Event Time registreert de precieze datum en tijd van elke activiteit in de personeelslevenscyclus. Deze temporele data is essentieel voor het analyseren van procesduren, het identificeren van vertragingen en het begrijpen van de opeenvolging van events.

Bij process mining wordt deze timestamp gebruikt om events correct te ordenen en de tijd tussen activiteiten (cycle time) en de totale duur van een proces (case duration) te berekenen. Het vormt de basis voor bijna alle tijdgerelateerde KPI's, zoals 'Gemiddelde Tijd tot Aanname' en 'Onboarding Cycle Time'.

Deze timestamp is cruciaal voor het ordenen van events, het berekenen van alle tijdsgebonden metrics, en het ontdekken van knelpunten en vertragingen in het proces.

Dit komt overeen met timestamps voor creatie of statusupdates op records binnen Dynamics 365 HR, zoals de sollicitatiedatum, indiensttredingsdatum of datum voltooiing functioneringsgesprek.

Het Werknemers-ID is de hoeksteen van de analyse van het Van Werving tot Uittreding-proces. Het koppelt elke gebeurtenis, van de initiële sollicitatie tot de uiteindelijke uittreding, aan een specifiek persoon. Dit biedt een compleet, end-to-end overzicht van de loopbaan van een werknemer binnen de organisatie.

In process mining wordt dit attribuut gebruikt om alle gerelateerde activiteiten in één case te groeperen. Het analyseren van processen op basis van het Werknemers-ID helpt de totale duur van het dienstverband van een werknemer, de opeenvolging van functies die zij bekleedden, en de frequentie van gebeurtenissen zoals functioneringsgesprekken of promoties voor elke persoon te begrijpen.

Dit is de essentiële case-identificatie die alle medewerkergerelateerde events verbindt, waardoor het mogelijk wordt om de complete reis en levenscyclus van een individu te traceren.

Dit is doorgaans het veld 'Personeelsnummer' gekoppeld aan het Worker record in Dynamics 365 Human Resources.

Dit attribuut specificeert de bron van de event data, in deze context 'Microsoft Dynamics 365 HR'. Het is belangrijk voor datagovernance en traceerbaarheid, vooral in omgevingen waar data mogelijk wordt geïntegreerd vanuit meerdere HR-systemen, zoals een apart applicant tracking systeem of salarisverwerker.

In analyse helpt het de data-integriteit te waarborgen en kan het worden gebruikt om te filteren op events die alleen afkomstig zijn van een specifiek leidend systeem. Dit is waardevol voor het valideren van de scope van het process mining project.

Dit biedt cruciale context voor data origin en gegevensbeheer, wat traceability waarborgt en helpt de analyse te isoleren tot een specifiek system of record.

Dit is een statische waarde die moet worden toegevoegd tijdens het data-extractie- en transformatieproces om de herkomst van de records te labelen.

Dit attribuut registreert wanneer de dataset voor het laatst is bijgewerkt. Het biedt cruciale context voor de actualiteit van de analyse en helpt gebruikers te begrijpen hoe actueel de procesinzichten zijn.

Voor dashboards en rapportages wordt deze timestamp vaak weergegeven om gebruikers te informeren over de actualiteit van de data. Het zorgt ervoor dat beslissingen worden genomen op basis van inzicht in hoe recent de data is, wat verkeerde interpretaties door verouderde informatie voorkomt.

Dit informeert gebruikers over de actualiteit van de data, zodat zij het tijdsbestek van de analyse begrijpen en beslissingen nemen op basis van actuele informatie.

Deze waarde wordt doorgaans gegenereerd en opgeslagen tijdens het ETL (Extract, Transform, Load) proces wanneer data wordt opgehaald uit Dynamics 365 HR.

De Aannemende manager is de persoon die verantwoordelijk is voor de vacatureaanvraag en uiteindelijk voor het invullen van de functie. Het bijhouden van dit attribuut is cruciaal voor het begrijpen van de prestaties van verschillende managers en teams in het wervingsproces.

Dit attribuut maakt het mogelijk om de analyse per manager te segmenteren, wat variaties kan onthullen in doorlooptijden van werving, acceptatiepercentages van aanbiedingen en de effectiviteit van onboarding. Het ondersteunt direct het dashboard 'Analyse doorlooptijd werving' door te helpen identificeren welke managers of afdelingen het meest efficiënt zijn.

Dit koppelt procesprestaties aan specifieke managers, wat gerichte feedback en identificatie van best practices of verbeterpunten in het wervingsproces mogelijk maakt.

Dit wordt doorgaans opgeslagen op het vacatureaanvraagrecord binnen de recruitmentmodule van Dynamics 365 HR.

Dit attribuut specificeert de toegewezen afdeling van de medewerker. Het is een cruciale dimensie voor het segmenteren en vergelijken van procesprestaties binnen verschillende bedrijfsonderdelen.

In analyse wordt Department gebruikt om proceskaarten en KPI's te filteren om vragen te beantwoorden zoals: 'Welke afdeling heeft het hoogste personeelsverloop?' of 'Is de Time to Hire langer voor de afdeling Engineering vergeleken met Marketing?'. Het is cruciaal voor de 'Employee Turnover Trends' en 'HR Workflow Variant Analysis' dashboards.

Het maakt krachtige segmentatie van het proces mogelijk, waardoor prestatieverschillen, knelpunten en verlooptrends specifiek voor elke afdeling zichtbaar worden gemaakt.

Deze informatie is gekoppeld aan de positiegegevens van de medewerker binnen de Core HR-module van Dynamics 365 HR.

De Eindtijd markeert de voltooiing van een activiteit die een bepaalde duur heeft, zoals een achtergrondcheck of een trainingsmodule. Hoewel veel HR-gebeurtenissen ogenblikkelijk zijn (vastgelegd met StartTime), hebben sommige een gedefinieerd begin en einde.

Dit attribuut is essentieel voor het nauwkeurig berekenen van de verwerkingstijd van individuele activiteiten. Het maakt het mogelijk te analyseren welke stappen de meeste tijd kosten, ter ondersteuning van dashboards zoals 'Prestaties Onboardingproces', door te meten hoe lang specifieke taken duren.

Dit maakt de precieze berekening van de duur van individuele activiteiten mogelijk, wat cruciaal is voor het identificeren van de meest tijdrovende stappen in het proces.

Dit kan een apart veld zijn in Dynamics 365 HR voor taken met een doorlooptijd, of het kan de StartTime zijn van de daaropvolgende activiteit in het proces.

De Functierol definieert de positie van de medewerker binnen de organisatie, zoals 'Software Engineer' of 'Account Manager'. Dit biedt een gedetailleerder niveau dan de afdeling voor procesanalyse.

Het wordt gebruikt om aanwervingsprocessen voor specifieke rollen te analyseren, loopbaanpaden te volgen en verloopstrends te identificeren die aan bepaalde posities zijn gekoppeld. Het helpt bijvoorbeeld te beantwoorden of de Time to Hire aanzienlijk langer is voor technische rollen, of dat een specifieke functierol een hoog verloop kent in de vroege fase.

Dit maakt een gedetailleerde analyse van HR-processen per specifieke functie mogelijk, wat helpt om verbeteringen op maat te maken en rolspecifieke problemen te identificeren.

Deze informatie is opgeslagen als onderdeel van de positie- of functiegegevens van de medewerker in Dynamics 365 HR.

Locatie specificeert de fysieke of regionale werkplek van de medewerker. Dit kan een land, staat, stad of specifiek kantoorgebouw zijn.

Het analyseren van HR-processen per locatie is essentieel voor grote, gedistribueerde organisaties. Het helpt bij het identificeren van regionale verschillen in aanwervingstijden, verlooppercentages en procescompliance. Dit attribuut ondersteunt vrijwel alle dashboards door een geografisch filter te bieden voor dieper onderzoek.

Dit biedt een geografische dimensie voor analyse, wat helpt bij het blootleggen van regionale verschillen in procesprestaties en medewerkerstrends.

Dit is doorgaans onderdeel van het positie- of werknemersrecord van de medewerker, vaak gekoppeld aan een specifiek kantoor- of juridische entiteitadres in Dynamics 365 HR.

Dit attribuut categoriseert de reden waarom het dienstverband van een werknemer is geëindigd. Deze redenen zijn vaak gestandaardiseerd binnen het HR-beleid en zijn cruciaal voor het begrijpen van de drijfveren van werknemersverloop.

In analyse is de Reden van Uittreding het sleutelattribuut voor het dashboard 'Trends in Werknemersverloop'. Het stelt de organisatie in staat onderscheid te maken tussen gewenst en ongewenst verloop, en patronen te identificeren, zoals een hoog aantal vrijwillige ontslagen in een specifieke afdeling, wat kan duiden op problemen met het management of de compensatie.

Dit is essentieel voor het begrijpen van de oorzaken van medewerkerverloop, wat gerichte retentiestrategieën en het aanpakken van de grondoorzaken van uitstroom mogelijk maakt.

Deze informatie wordt doorgaans vastgelegd als onderdeel van het offboarding- of uitdiensttredingsproces binnen de Core HR-module van Dynamics 365 HR.

De Vacatureaanvraag-ID is een unieke code die wordt toegewezen aan een aanvraag om een nieuwe werknemer aan te nemen. Het koppelt alle gerelateerde wervingsactiviteiten, van het plaatsen van de vacature tot het doen van een aanbod, aan één wervingsinspanning.

Dit attribuut is zeer nuttig voor een gedetailleerde analyse van het wervingsdeelproces. Het maakt het mogelijk om alle kandidaten die voor dezelfde functie hebben gesolliciteerd te groeperen en de 'Time to Hire' voor elke specifieke vacatureaanvraag te meten. Het is een cruciaal veld voor het opzetten van het dashboard 'Analyse doorlooptijd werving'.

Dit groepeert alle wervingsactiviteiten voor een specifieke vacature, wat nauwkeurige meting en analyse van de hiring funnel voor elke positie mogelijk maakt.

Dit is de primaire identificatie voor records in de recruitment- of applicant tracking module van Dynamics 365 HR.

De Processing Time meet de tijd die aan een enkele activity wordt besteed. Deze wordt berekend door de StartTime af te trekken van de EndTime voor een gegeven event.

Deze metric is fundamenteel voor het identificeren van knelpunten op activity-niveau. In dashboards zoals 'Employee Journey Bottlenecks', zou dit attribute worden gebruikt om te benadrukken welke specifieke stappen, zoals 'Background Check Completed', de meeste tijd in beslag nemen binnen het algehele proces.

Dit kwantificeert de duur van individuele stappen, waardoor het gemakkelijk wordt om de meest tijdrovende activiteiten die procesknelpunten veroorzaken, op te sporen en te analyseren.

Dit wordt berekend tijdens datatransformatie door de StartTime af te trekken van de EndTime (EndTime - StartTime).

Dit attribuut beschrijft de aard van het dienstverband. Het is fundamentele informatie voor personeelsplanning en -analyse.

Het segmenteren van de werknemerslevenscyclus op basis van Dienstverbandtype kan verschillende procespaden en doorlooptijden onthullen. Het onboardingproces voor een contractor kan bijvoorbeeld aanzienlijk anders en sneller zijn dan dat voor een fulltime werknemer. Dit attribuut biedt waardevolle context voor HR workflow variantanalyse.

Het maakt het mogelijk om HR-processen voor verschillende soorten werknemers te vergelijken, context te bieden en variaties te ontdekken in de manier waarop verschillende dienstverbandcategorieën worden beheerd.

Dit is een standaard veld op het worker- of positierecord in de Core HR-module van Dynamics 365 HR.

Dit attribuut identificeert de specifieke gebruiker (zoals een HR business partner, recruiter of manager) die een bepaalde activiteit heeft uitgevoerd. Het registreert de menselijke interactie met het systeem gedurende de gehele werknemerslevenscyclus.

Door activiteiten per gebruiker te analyseren, krijgt men inzicht in werkbelastingen, kunnen trainingsbehoeften worden geïdentificeerd en wordt duidelijk waar processtappen door verschillende personen worden afgehandeld. Het kan bijvoorbeeld aantonen of vertragingen bij 'Salarisadministratie Voltooid' consistent geassocieerd zijn met een specifieke gebruiker, wat kan wijzen op een mogelijke behoefte aan aanvullende training of ondersteuning.

Dit koppelt procesactiviteiten aan specifieke personen, wat analyse van werkdrukverdeling, gebruikersprestaties en trainingsmogelijkheden mogelijk maakt.

Dit wordt vaak vastgelegd in systeemauditlogs of 'Modified By' velden op diverse records binnen Dynamics 365 HR.

Dit attribuut controleert de volledigheid van belangrijke werknemersgegevens, zoals Afdeling en Functie, nadat de activiteit 'Werknemer Onboarded' heeft plaatsgevonden. Het dient als een datakwaliteitscontrole voor de initiële opzet van een werknemersdossier.

Deze vlag wordt gebruikt om de KPI 'Percentage ontbrekende verplichte data' te berekenen. Door cases met onvolledige data vroeg in de levenscyclus te identificeren, kunnen organisaties data-invoerfouten aanpakken en de betrouwbaarheid van hun HR-informatiesystemen verbeteren.

Dit meet de initiële data quality van nieuwe aannames, wat helpt bij het identificeren en verminderen van HR gegevensinvoerfouten en het waarborgen van betrouwbare rapportage.

Dit is een berekend veld afgeleid tijdens datatransformatie. Het controleert of velden zoals 'Department' en 'JobRole' niet null zijn voor een case nadat de onboarding is voltooid.

De SLA-doeldatum vertegenwoordigt de uiterlijke datum voor een specifieke tijdgevoelige activiteit. Dit wordt meestal gebruikt voor terugkerende gebeurtenissen zoals jaarlijkse functioneringsgesprekken of de voltooiing van verplichte trainingen.

Dit attribuut is essentieel voor het berekenen van compliance-gerelateerde KPI's. Het wordt direct gebruikt in het dashboard 'Naleving functioneringsgesprekken' om de daadwerkelijke voltooiingsdatum ('EventTime') te vergelijken met de doeldatum, wat de berekening van de KPI 'Tijdigheid functioneringsgesprekken' mogelijk maakt.

Dit biedt een benchmark voor het meten van tijdigheid en compliance, wat cruciaal is voor KPI's gerelateerd aan functioneringsgesprekken en andere tijdgebonden HR-taken.

Deze datum kan worden opgeslagen in het functioneringsgesprek record zelf of berekend op basis van de indiensttredingsdatum van de medewerker en de bedrijfsbeleidsregels.

Dit berekende attribuut geeft een eenvoudige 'waar' of 'onwaar' indicator van compliance met deadlines voor functioneringsgesprekken. Het is afgeleid door de EventTime van de activiteit 'Performance Review Conducted' te vergelijken met de bijbehorende SlaTargetDate.

Deze vlag wordt gebruikt om het 'Performance Review Adherence' dashboard aan te sturen en berekent direct de 'Performance Review On-Time Rate' KPI. Het vereenvoudigt de analyse door gebruikers in staat te stellen snel te filteren op alle te late of tijdige beoordelingen.

Dit vereenvoudigt nalevingsmonitoring door elk functioneringsgesprek duidelijk te markeren als op tijd of te laat, waardoor het gemakkelijk wordt om nalevingspercentages te berekenen.

Dit is een berekend veld afgeleid tijdens datatransformatie: WAAR als EventTime <= SlaTargetDate, anders ONWAAR.

Time to Hire is een cruciale case-niveau KPI die de efficiëntie van de gehele recruitmentcyclus meet. Het wordt berekend als de duur tussen de activiteit 'Job Requisition Created' en de activiteit 'Offer Accepted' voor een bepaalde medewerker of vacatureaanvraag.

Deze metric is de primaire focus van het 'Time to Hire Analysis' dashboard en de 'Average Time to Hire' KPI. Het analyseren van deze duur helpt HR-afdelingen inefficiënties te identificeren in sourcing-, interview- of aanbodprocessen en benchmarks voor verbetering vast te stellen.

Dit is een cruciale prestatie-indicator voor recruitment-efficiëntie, die direct meet hoe snel de organisatie openstaande posities kan invullen.

Dit is een case-niveau metric berekend door het tijdsverschil te vinden tussen de timestamps van de 'Job Requisition Created' en 'Offer Accepted' activiteiten binnen dezelfde case.