Uw Order to Cash - Facturatie & Debiteurenbeheer Data Template

Het Invoice Number is de hoeksteen van de analyse van het facturatieproces. Het functioneert als de Case ID, en groepeert alle events van factuuraanmaak tot uiteindelijke betaling en afsluiting. Dit maakt een compleet, end-to-end overzicht mogelijk van de levenscyclus van één factuurdocument.

In process mining maakt analyse per Invoice Number de visualisatie van procesvarianten, de berekening van doorlooptijden voor individuele facturen en de identificatie van knelpunten of rework loops die specifieke transacties beïnvloeden, mogelijk. Het is essentieel voor dashboards zoals 'Invoice End-to-End Cycle Time' en voor het berekenen van fundamentele KPI's zoals Days Sales Outstanding (DSO) op basis van een per-factuur basis.

Dit attribute is essentieel, aangezien het alle gerelateerde facturatie- en betalingsactiviteiten verbindt tot één case, waardoor een complete en accurate analyse van de factuurlevenscyclus mogelijk is.

Dit is doorgaans het Transaction Number (TRX_NUMBER) uit de RA_CUSTOMER_TRX_ALL tabel in Oracle Fusion Financials.

De Event Timestamp registreert het exacte moment waarop een activiteit plaatsvond. Het geeft de chronologische volgorde van events voor elke factuur weer, wat essentieel is voor het construeren van de procesflow en het uitvoeren van elke tijdsgebaseerde analyse.

Dit attribute is de basis voor alle duur- en prestatieberekeningen. Het wordt gebruikt om de tijd tussen activiteiten te meten, end-to-end doorlooptijden te berekenen, te bepalen of betalingen op tijd zijn, en trends over tijd te analyseren. KPI's zoals 'Gemiddelde Factuur Goedkeuringstijd' en 'End-to-End Factuur Doorlooptijd' worden direct berekend uit deze timestamps.

Timestamps zijn essentieel voor het berekenen van alle prestatiemetrics, inclusief doorlooptijden, vertragingen en het naleven van deadlines, en vormen de basis van kwantitatieve procesanalyse.

Dit is afkomstig van verschillende datumvelden in Oracle Fusion Financials tabellen, zoals CREATION_DATE in RA_CUSTOMER_TRX_ALL of status update timestamps in workflow tabellen.

De Activity Name beschrijft een stap in het facturatieproces, zoals 'Factuur Aangemaakt', 'Factuur Goedgekeurd' of 'Klantbetaling Ontvangen'. Deze events vormen de reeks acties die de procesflow voor elke factuur vormen.

Dit attribute is fundamenteel voor process discovery, waardoor de mining tool een visuele kaart kan construeren van hoe facturen daadwerkelijk worden verwerkt. Het wordt gebruikt om procesvarianten te analyseren, rework loops zoals meerdere goedkeuringsstappen te identificeren, en de frequentie en duur van elke fase te meten. Alle dashboards en KPI's zijn afhankelijk van dit attribute om de procesflow te begrijpen.

Dit attribute definieert de stappen in de process map, waardoor het mogelijk wordt inefficiënties in de factuur workflow te visualiseren, analyseren en identificeren.

Deze informatie is afgeleid van verschillende tabellen en statuswijzigingen binnen Oracle Fusion Financials, zoals workflow history tabellen (bijv. gerelateerd aan goedkeuringen) en transactiestatusvelden.

De Business Unit vertegenwoordigt de organisatorische entiteit die verantwoordelijk is voor de transactie. Dit is een belangrijk data-element voor financiële segmentatie en rapportage in grote ondernemingen.

Dit attribute maakt het mogelijk om procesprestaties te vergelijken tussen verschillende onderdelen van het bedrijf. U kunt bijvoorbeeld analyseren of de DSO significant varieert tussen business units of dat één unit een veel hogere rework rate heeft. Dit helpt bij het richten van verbeterinitiatieven waar ze het meest nodig zijn.

Maakt prestatievergelijking tussen verschillende organisatorische eenheden mogelijk, wat helpt bij het identificeren van best practices en gebieden die verbetering behoeven op een granulair niveau.

Beschikbaar in transactietabellen zoals RA_CUSTOMER_TRX_ALL, vaak als ORG_ID, dat linkt naar business unit definities.

Dit attribute vertegenwoordigt het totale bedrag dat verschuldigd is op de factuur. Het is een kritieke financiële metric voor het begrijpen van de monetaire waarde die door het facturatieproces stroomt.

In analyse wordt Invoice Amount gebruikt om transacties met hoge waarde te prioriteren, de totale waarde van openstaande vorderingen te berekenen en KPI's zoals Days Sales Outstanding (DSO) te wegen. Het maakt segmentatie van het proces mogelijk op basis van financiële impact, bijvoorbeeld het analyseren of facturen met hoge waarde een ander goedkeuringspad volgen of langer duren om betaald te worden.

Biedt de financiële context voor elke case, waardoor waardegedreven analyse, prioritering van waardevolle facturen en de berekening van belangrijke financiële KPI's mogelijk is.

Te vinden in de RA_CUSTOMER_TRX_ALL tabel, waarschijnlijk in een veld zoals INVOICE_AMOUNT of een gerelateerd veld dat het transactietotaal vertegenwoordigt.

Factuurstatus geeft een momentopname van waar een factuur zich in het proces bevindt. Veelvoorkomende statussen zijn open (onbetaald), gesloten (betaald), betwist of geannuleerd (voided).

Dit attribuut is nuttig voor monitoring en filtering op hoog niveau. Het Real-Time Cash Flow Forecast dashboard gebruikt deze status bijvoorbeeld om openstaande bedragen te categoriseren. Het helpt bij het snel identificeren van de populatie facturen die achterstallig zijn, in geschil zijn of volledig zijn afgehandeld.

Biedt een snel, overzichtelijk inzicht in de huidige status van een factuur, waardoor efficiënte filtering en categorisatie mogelijk is voor financiële rapportage en operationeel beheer.

Afgeleid van statusvelden in tabellen zoals RA_CUSTOMER_TRX_ALL of AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL (bijv. STATUS-veld).

Dit attribute identificeert de klant die aan de factuur is gekoppeld. Het is een primaire dimensie voor het segmenteren en filteren van de procesdata.

Analyse van het proces per Customer Name helpt te identificeren welke klanten de langste betalingscycli hebben, welke het meest waarschijnlijk facturen betwisten, en welke consequent op tijd betalen. Dit is cruciaal voor het DSO Trend dashboard en voor het afstemmen van incassostrategieën op specifiek klantgedrag.

Maakt segmentatie van het proces per klant mogelijk, en onthult verschillende gedragingen, betalingspatronen en potentiële relatieproblemen die de cashflow beïnvloeden.

Afgeleid door de transactietabel (RA_CUSTOMER_TRX_ALL) te koppelen met klant stamdata tabellen zoals HZ_PARTIES.

De Due Date is een kritiek datum attribute dat de betalingstermijn voor een factuur definieert, zoals bepaald door de betalingsvoorwaarden.

Dit attribute is essentieel voor het monitoren van incasso's en financiële gezondheid. Het is de basislijn voor het berekenen van de On-Time Payment Rate KPI en voor het creëren van openstaande postenrapporten. In dashboards wordt het gebruikt om de cashflow te voorspellen door te tonen wanneer betalingen worden verwacht en om achterstallige facturen te identificeren die incassoactiviteiten vereisen.

Dit is de primaire benchmark voor het meten van de tijdigheid van betalingen, het berekenen van DSO en het beheren van de ouderdomsanalyse van debiteuren.

Te vinden in de AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL tabel, doorgaans in het DUE_DATE veld.

Dit attribute specificeert hoe een klant zijn factuur heeft betaald. Deze informatie kan nuttig zijn voor het analyseren van betalingstrends en -kosten.

Verschillende betalingsmethoden kunnen verschillende verwerkingstijden en transactiekosten hebben. Analyse per betalingsmethode kan helpen begrijpen of bepaalde methoden gevoelig zijn voor afstemmingsfouten of vertragingen. Het kan ook strategieën informeren om klanten aan te moedigen efficiëntere betalingskanalen te gebruiken.

Helpt bij het analyseren van de efficiëntie van betalingsverwerking, transactiekosten en afstemmingsfoutpercentages die gepaard gaan met verschillende betaalkanalen.

Te vinden in de kasontvangsttabellen, zoals AR_CASH_RECEIPTS_ALL, die een veld zouden bevatten dat de betaalmethode aangeeft.

Betalingsvoorwaarden definiëren de regels voor wanneer en hoe een factuur moet worden betaald, inclusief mogelijke kortingen voor vroegtijdige betaling. Deze informatie is cruciaal voor het beheer van debiteuren en cashflow.

Dit attribuut is essentieel voor het berekenen van de juiste vervaldatum en voor het identificeren van mogelijkheden voor vroegbetalingskortingen. De Early Payment Discount Capture Rate KPI is direct afhankelijk van deze data om te bepalen welke facturen in aanmerking kwamen voor een korting.

Definieert de betalingsregels voor een factuur, wat direct van invloed is op de berekening van de vervaldatum en de mogelijkheid om het benutten van vroegbetalingskortingen te volgen en te optimaliseren.

Te vinden in de RA_TERMS tabel en gekoppeld aan de transactie via een term_id in RA_CUSTOMER_TRX_ALL.

Dit attribute identificeert de bronapplicatie waar de data vandaan komt. Voor dit proces zal dit doorgaans Oracle Fusion Financials zijn, maar het kan ook een specifieke module binnenin specificeren, zoals Oracle Receivables (AR).

In omgevingen met meerdere geïntegreerde systemen helpt dit veld bij het onderscheiden van databronnen en is het cruciaal voor datavalidatie en -governance. Het zorgt ervoor dat de analyse gebaseerd is op de correcte en bedoelde dataset.

Identificeert de herkomst van de data, wat cruciaal is voor data governance, troubleshooting en ervoor zorgen dat de analyse gebaseerd is op het correcte systeem van record.

Dit is doorgaans een statische waarde ('Oracle Fusion Financials') die wordt toegevoegd tijdens het data-extractie- en transformatieproces.

Days Sales Outstanding (DSO) is een kritieke financiële metriek die de gemiddelde tijd meet die nodig is om een betaling te innen nadat een factuur is uitgeschreven. Dit attribuut berekent dit voor elke individuele factuur.

Hoewel de totale DSO een belangrijke KPI is, maakt het berekenen ervan op individueel factuurniveau een veel diepere analyse mogelijk. Het kan worden gebruikt om trend dashboards te creëren, de kenmerken van facturen met een hoge DSO te identificeren en de financiële impact van procesvertragingen te meten. Deze granulaire berekening levert de benodigde data om de drijfveren achter de geaggregeerde DSO KPI te begrijpen.

Berekent een kritieke cashflow metriek op individueel factuurniveau, wat gedetailleerde analyse mogelijk maakt van wat de incassotijden en financiële prestaties beïnvloedt.

Dit wordt berekend door het verschil te vinden tussen de timestamp van de activiteit 'Klantbetaling Ontvangen' en het 'Invoice Date' attribute.

De Event End Time registreert het moment waarop een activiteit is voltooid. Hoewel veel events ogenblikkelijk zijn, kunnen sommige activiteiten, zoals 'Factuur Goedkeuring', een duur hebben, beginnend bij indiening en eindigend wanneer een beslissing wordt genomen.

Het hebben van een eindtijd maakt een precieze berekening van de verwerkingstijd van activiteiten mogelijk. Dit is nuttig voor het analyseren van de tijd die gebruikers besteden aan specifieke taken. Het verbetert de nauwkeurigheid van knelpuntanalyse door onderscheid te maken tussen wachttijd en daadwerkelijke verwerkingstijd.

Maakt de precieze berekening van activiteitsverwerkingstijden mogelijk, waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen actieve werktijd en inactieve wachttijd, wat essentieel is voor gedetailleerde knelpuntanalyse.

Dit wordt vaak afgeleid door de Start Time van de daaropvolgende activiteit in het proces te nemen. Voor sommige activiteiten kan een specifiek eindtijdveld bestaan in workflow logs.

Dit attribute identificeert het specifieke team of de afdeling binnen de organisatie die het facturatieproces heeft afgehandeld. Het biedt een extra laag organisatorische context voor analyse.

Door het proces te segmenteren per Facturatieafdeling, kan een bedrijf de efficiëntie en nauwkeurigheid van verschillende teams vergelijken. Het kan helpen te identificeren welke afdelingen hogere rework rates, langere goedkeuringscycli hebben, of meer bijdragen aan een hoge DSO, wat kansen benadrukt voor gerichte training of processtandaardisatie.

Maakt prestatievergelijking tussen interne teams mogelijk, wat helpt bij het identificeren van best practices, resourcebehoeften of gebieden die procesverbetering vereisen.

Deze informatie kan worden afgeleid van de gebruiker die de factuur heeft aangemaakt, door de gebruiker te koppelen aan hun toegewezen afdeling in het HR-systeem (bijv. via PER_ALL_ASSIGNMENTS_F).

De Invoice Date, ook bekend als de transactiedatum, is de datum die op het factuurdocument staat vermeld. Het dient als startpunt voor de berekening van de betalingstermijn.

Deze datum is een cruciaal onderdeel voor het berekenen van Days Sales Outstanding (DSO), aangezien DSO de tijd meet vanaf de Invoice Date tot de betalingsdatum. Het verschilt van de aanmaakdatum in het systeem en vertegenwoordigt de officiële start van de betalingscyclus vanuit het perspectief van de klant.

Dient als de officiële startdatum voor de levenscyclus van een factuur en is de basislijn voor het berekenen van de Days Sales Outstanding (DSO) KPI.

Te vinden in de RA_CUSTOMER_TRX_ALL tabel, in het TRX_DATE veld.

Dit attribute meet de end-to-end duur van de gehele factuurlevenscyclus voor één case. Het wordt berekend als het tijdsverschil tussen de allereerste activiteit, doorgaans 'Factuur Aangemaakt', en de laatste activiteit, 'Factuur Afgesloten'.

Deze metric biedt een hoogwaardig overzicht van de algehele procesefficiëntie. Het is de primaire maatstaf voor het 'End-to-End Invoice Cycle Time' dashboard. Door dit attribute te analyseren over verschillende dimensies zoals klant of business unit, kunnen organisaties identificeren welke typen facturen het langst duren om te verwerken en de hoofdoorzaken onderzoeken.

Biedt een enkele, cruciale maatstaf voor de totale processnelheid, die helpt snel te identificeren welke facturen het langst duren om van begin tot eind te voltooien.

Dit is een berekende metric, afgeleid door het verschil te nemen tussen de maximale en minimale Event Timestamp voor elk uniek Invoice Number.

Het User attribute identificeert de persoon of geautomatiseerde agent die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van een processtap. Dit kan de gebruiker zijn die de factuur heeft aangemaakt, de manager die deze heeft goedgekeurd, of de incassomedewerker die een herinnering heeft verzonden.

Analyse per gebruiker helpt bij het identificeren van trainingsmogelijkheden, werkverdeling en prestatieverschillen tussen individuen of teams. Het kan onthullen of bepaalde gebruikers geassocieerd zijn met hoge foutenpercentages of als specifieke goedkeurders consistente knelpunten zijn.

Wijs verantwoordelijkheid toe voor processtappen, waardoor analyse van gebruikersprestaties, workload balancing en identificatie van trainingsbehoeften mogelijk wordt.

Afkomstig van gebruikers-ID-velden zoals CREATED_BY of LAST_UPDATED_BY in verschillende transactie- en workflow tabellen. Dit ID wordt vervolgens gekoppeld aan gebruikersdirectorytabellen (bijv. PER_ALL_PEOPLE_F) om de naam van de gebruiker te verkrijgen.

Dit berekende attribute markeert activiteiten die onnodig of redundant werk vertegenwoordigen. Voorbeelden zijn een factuur die wordt afgewezen en vervolgens opnieuw wordt ingediend voor goedkeuring, of een correctie die wordt aangebracht na de initiële aanmaak.

Door rework te markeren, wordt het gemakkelijk om de impact ervan op het proces te kwantificeren. De Billing Rework Rate KPI wordt direct uit dit attribute berekend. Dashboards kunnen de frequentie van rework visualiseren en de extra cyclustijd meten die het toevoegt, wat helpt om de bronnen van inefficiëntie en fouten vast te stellen.

Kwantificeert direct procesinefficiëntie door onnodig of herhaald werk aan te merken, waardoor het eenvoudig is om de kosten- en tijdsimpact van kwaliteitsproblemen te meten.

Dit wordt berekend tijdens data-transformatie op basis van de volgorde van activiteiten. Als bijvoorbeeld een 'Factuur Goedgekeurd' activiteit wordt voorafgegaan door een 'Factuur Afgewezen' activiteit voor dezelfde case, wordt dit gemarkeerd als rework.

Dit attribute geeft de timestamp van de meest recente data-extractie. Het is een metadata-veld dat essentieel is voor het begrijpen van de actualiteit van de data die wordt geanalyseerd.

Analisten gebruiken deze informatie om te bevestigen dat ze werken met up-to-date informatie en om de recentheid van de data te begrijpen. Het is met name belangrijk voor dashboards die beweren 'realtime' of bijna realtime te zijn, omdat het transparantie biedt over mogelijke data-lag.

Informeert gebruikers over de versheid van de data, en zorgt ervoor dat analyses en conclusies gebaseerd zijn op informatie met een bekend en acceptabel niveau van actualiteit.

Dit is een metadata-veld dat wordt gegenereerd tijdens het data-extractie, -transformatie en -lading (ETL) proces. Het komt doorgaans overeen met de uitvoeringstijd van de data pipeline.

Wanneer een klant een factuur betwist, wordt de reden van het geschil vastgelegd. Dit kan betrekking hebben op prijzen, kwantiteit, servicekwaliteit of andere problemen.

Het analyseren van geschillenredenen is een krachtige manier om root cause analysis uit te voeren. Door de meest voorkomende redenen voor geschillen te begrijpen, kan de organisatie onderliggende problemen in prijzen, orderafhandeling of data quality aanpakken. Dit helpt de Gem. Factuur Geschillen Afhandelingstijd te verkorten en de klanttevredenheid te verbeteren.

Biedt direct inzicht in de hoofdoorzaken van betalingsvertragingen en klantontevredenheid, waardoor de organisatie systeemproblemen kan aanpakken.

Deze informatie kan worden opgeslagen in Oracle Collections of een gerelateerde geschillenbeheermodule. Het kan in een specifieke geschillentabel staan of als een redencode op de transactie zelf.

Regio biedt de geografische context voor de factuur, meestal gebaseerd op de locatie van de klant. Dit maakt een ruimtelijke analyse van procesprestaties mogelijk.

Analyse per regio kan variaties blootleggen die worden veroorzaakt door lokale regelgeving, marktomstandigheden of regionale teamprestaties. Dashboards zoals DSO Trend en Invoice End-to-End Cycle Time kunnen per regio worden gesegmenteerd om te zien of bepaalde gebieden unieke uitdagingen ondervinden bij het betaald krijgen van facturen.

Maakt geografische segmentatie van het proces mogelijk, wat regionale verschillen in prestaties, klantgedrag of compliance kan benadrukken.

Dit is doorgaans afgeleid van de adresinformatie van de klant, opgeslagen in de TCA (HZ_LOCATIONS, HZ_PARTY_SITES). Het is geen direct veld op de factuur zelf.

Dit berekende attribute geeft een eenvoudige waar/onwaar indicator van de tijdigheid van betalingen. Het wordt afgeleid door de datum van de activiteit 'Klantbetaling Ontvangen' te vergelijken met het 'Due Date' attribute van de factuur.

Deze vlag vereenvoudigt analyse en rapportage voor de On-Time Payment Rate KPI. Het maakt eenvoudige filtering en segmentatie mogelijk om te begrijpen welke factoren, zoals klant, regio of factuurbedrag, correleren met late betalingen. Het is een belangrijke metric voor het evalueren van de effectiviteit van incasso's.

Vereenvoudigt de meting van incassoprestaties en maakt eenvoudige analyse mogelijk van de factoren die bijdragen aan tijdige versus late betalingen.

Berekend door de timestamp van de uiteindelijke betaalactiviteit te vergelijken met het DueDate attribuut. De logica is: PaymentTimestamp <= DueDate.