구매부터 지급까지, 송장 처리 데이터 템플릿

NetSuite
구매부터 지급까지, 송장 처리 데이터 템플릿

구매부터 지급까지, 송장 처리 데이터 템플릿

이 템플릿은 NetSuite의 송장 처리를 분석하는 데 필요한 데이터를 수집하는 방법을 안내합니다. 필수 데이터 필드와 주요 프로세스 단계, 데이터를 효율적으로 추출하는 방법을 확인할 수 있습니다. 템플릿에 따라 준비하면 이벤트 로그를 빠짐없이 구성해 process mining 분석에 활용할 수 있습니다.
  • 수집 권장 속성
  • 추적할 주요 활동
  • NetSuite 데이터 추출 안내
이벤트 로그가 처음이신가요? 알아보기 process mining 이벤트 로그 만드는 방법.

구매부터 지급까지, 송장 처리 속성

구매부터 지급까지의 송장 처리 분석에 필요한 맥락을 빠짐없이 담을 수 있도록 이벤트 로그에 포함할 데이터 필드를 권장합니다.
5 필수 7 권장 7 선택 사항
이름 설명
송장 번호
InvoiceNumber
시스템에서 공급업체 송장을 식별하는 고유 번호입니다.
설명

송장 번호는 주요 케이스 식별자로, 공급업체 청구서 생성부터 최종 지급까지 관련된 모든 활동과 이벤트를 연결합니다. 송장별 전체 처리 과정을 추적하는 데 필요한 속성입니다.

프로세스 분석에서 이 번호를 사용하면 송장의 전체 수명 주기를 재구성할 수 있습니다. 관련 활동을 공통 식별자 아래에 묶으면 분석 담당자가 프로세스 흐름을 시각화하고, 주기 시간을 측정하며, 개별 송장에 영향을 미치는 편차나 병목을 찾을 수 있습니다.

중요한 이유

지급 프로세스에서 각 송장의 처리 과정을 추적하는 데 필요한 식별자로, 케이스별 전체 분석을 가능하게 합니다.

확보 방법

일반적으로 NetSuite의 Vendor Bill 기록에 있는 'Transaction ID' 또는 'Invoice #' 필드입니다.

예시
INV-0012345789-ABC-654202405-101
마지막 데이터 업데이트
LastDataUpdate
원본 시스템에서 데이터를 마지막으로 새로 고치거나 추출한 시점의 타임스탬프입니다.
설명

이 속성은 원본 시스템에서 데이터를 가장 최근에 추출한 날짜와 시간을 나타냅니다. 분석 중인 데이터가 얼마나 최신인지 파악하는 데 필요한 정보입니다.

마지막 데이터 업데이트 시점을 알면 사용자가 현재 보고 있는 정보가 최신인지 판단할 수 있습니다. 데이터 지연에 대한 기대치를 관리하고, 데이터의 기준 시점을 알고 의사결정을 내리는 데 도움이 됩니다.

중요한 이유

데이터의 최신성을 알려주므로 분석 담당자가 의사결정 시 데이터의 시점을 고려할 수 있습니다.

확보 방법

이 타임스탬프는 데이터 추출 및 적재(ETL) 과정에서 생성되어 추가됩니다.

예시
2024-05-21T02:00:00Z
시작 시간
EventTime
활동이 발생한 시점을 나타내는 타임스탬프입니다.
설명

이 속성은 특정 활동이나 이벤트가 시스템에 기록된 날짜와 시간을 정확히 나타냅니다. 전체 프로세스의 시간 순서를 파악하는 데 필요한 정보입니다.

타임스탬프는 시간 기반 프로세스 분석의 기본 데이터입니다. 활동 간 소요 시간과 케이스 전체 주기 시간을 계산하고, 서비스 수준 계약에 따른 성과를 분석하는 데 사용합니다. 병목과 프로세스 지연을 파악하려면 정확한 타임스탬프가 필요합니다.

중요한 이유

모든 소요 시간, 주기 시간, 성과 지표를 계산하는 데 필요한 시간 정보를 제공하며, 시간 기반 프로세스 분석의 토대가 됩니다.

확보 방법

Vendor Bill 기록과 관련 거래 기록의 날짜 필드 또는 시스템 로그에서 가져옵니다. 예를 들어 'Date Created', 'Last Modified Date', 승인 날짜 필드가 있습니다.

예시
2023-04-15T09:00:00Z2023-04-16T14:30:15Z2023-04-20T11:05:45Z
원본 시스템
SourceSystem
데이터가 생성된 시스템을 나타냅니다.
설명

이 속성은 이벤트 데이터가 생성된 원본 애플리케이션을 나타냅니다. 이 프로세스에서는 일반적으로 'NetSuite'입니다.

여러 시스템이 연동된 환경에서는 데이터 계보를 파악하고 데이터 품질을 평가하는 데 이 필드가 중요합니다. 시스템별로 발생한 활동을 구분하고 프로세스 전체를 파악하는 데도 도움이 됩니다.

중요한 이유

데이터의 출처를 파악할 수 있어 여러 시스템을 사용하는 환경에서 문제 해결과 데이터 검증에 도움이 됩니다.

확보 방법

일반적으로 데이터 추출 과정에서 추가하는 고정값('NetSuite')입니다.

예시
NetSuite
활동
ActivityName
수행된 비즈니스 프로세스 단계의 이름입니다.
설명

이 속성은 송장 처리 과정에서 발생한 특정 작업이나 이벤트를 나타냅니다. 예를 들어 '공급업체 청구서 생성', '청구서 승인', '청구서 전액 지급' 등이 있습니다. 각 활동은 프로세스의 개별 단계를 나타냅니다.

활동은 프로세스 맵을 구성하는 기본 요소입니다. 활동의 순서와 빈도를 분석하면 실제 프로세스 흐름을 파악하고, 표준 절차에서 벗어난 부분을 확인하며, 반복되는 재작업이나 비효율적인 단계를 찾을 수 있습니다.

중요한 이유

프로세스 맵의 기본 요소로, 송장 수명 주기에서 이벤트가 발생한 순서를 시각화하고 분석할 수 있게 합니다.

확보 방법

시스템 로그, Vendor Bill 기록의 상태 변경 또는 시스템에 기록된 특정 사용자 작업에서 가져옵니다.

예시
공급업체 청구서 생성청구서 승인지급 배치에 포함
공급업체명
VendorName
송장을 제출한 공급업체의 이름입니다.
설명

이 속성은 송장과 관련된 공급업체의 법적 명칭을 나타냅니다. 공급업체는 구매부터 지급까지 프로세스의 주요 주체입니다.

공급업체별로 프로세스를 분석하면 특정 공급업체와 관련된 문제를 찾을 수 있습니다. 승인 시간이 가장 긴 공급업체, 재작업이 필요한 송장을 가장 많이 제출하는 공급업체, 지급이 자주 늦어지는 공급업체가 어디인지 확인할 수 있습니다. 이러한 구분은 공급업체 관계 관리와 성과 분석의 기본입니다.

중요한 이유

공급업체별 병목, 지급 성과, 규정 준수 문제를 파악할 수 있도록 프로세스 데이터를 구분합니다.

확보 방법

Vendor Bill 기록의 'Vendor' 또는 'Supplier' 필드에서 가져오며, 공급업체 기준 데이터와 연결됩니다.

예시
오피스 서플라이즈 주식회사.글로벌 테크 서비스크리에이티브 마케팅 에이전시
기한 내 지급 여부
IsPaidOnTime
송장이 지급 기한 당일 또는 그 전에 지급되었는지 나타내는 플래그입니다.
설명

이 계산된 불리언 속성은 'Bill Paid In Full' 활동의 타임스탬프와 'Payment Due Date'를 비교합니다. 기한 내 지급된 경우 'true', 그렇지 않으면 'false'입니다.

이 속성은 재무 관리와 공급업체 관계 관리에 중요한 '기한 내 지급률' KPI를 뒷받침합니다. 지급 지연을 쉽게 필터링하고 분석해 승인 지연이나 지급 실행 일정 문제와 같은 근본 원인을 찾을 수 있습니다.

중요한 이유

지급 조건 준수 여부를 직접 측정합니다. 공급업체 관계 유지, 연체료 방지, 재무 계획에 중요합니다.

확보 방법

계산 필드: 최종 지급 활동의 타임스탬프가 'PaymentDueDate'보다 빠르거나 같으면 TRUE입니다.

예시
truefalse
송장 금액
InvoiceAmount
공급업체 송장의 총 금액입니다.
설명

이 속성은 세금과 기타 비용을 포함해 송장에 명시된 총 지급액을 나타냅니다. 각 케이스의 주요 재무 지표입니다.

송장 금액은 여러 분석에 활용됩니다. 예를 들어 송장을 금액대별로 구분해 고액 송장과 소액 송장의 처리 시간이나 승인 경로가 다른지 확인할 수 있습니다. 재무 보고, 단계별 송장 금액 계산, 지급 지연의 재무 영향 분석에도 필요합니다.

중요한 이유

재무 분석과 금액별 구분을 지원해 고액 송장의 우선순위를 정하고 비용 발생 요인을 파악할 수 있습니다.

확보 방법

NetSuite의 Vendor Bill 기록 헤더에 있는 'Total' 또는 'Amount' 필드에 해당합니다.

예시
1500.75250.0012500.50
송장 상태
InvoiceStatus
송장의 현재 처리 상태입니다.
설명

이 속성은 공급업체 청구서의 현재 수명 주기 상태를 나타냅니다. 예를 들어 'Pending Approval', 'Approved', 'Paid in Full', 'Rejected' 등이 있습니다.

상태를 통해 특정 시점에 송장이 프로세스의 어느 단계에 있는지 확인할 수 있습니다. 운영 대시보드에서 현재 업무량과 처리량을 모니터링하는 데 사용합니다. 상태 전환은 활동을 정의하는 기준이 되는 경우가 많아 process mining에서도 중요합니다.

중요한 이유

송장 처리 현황을 실시간으로 파악해 업무량 관리와 처리량 분석을 지원합니다.

확보 방법

NetSuite의 Vendor Bill 기록에 있는 'Status' 필드입니다.

예시
미결승인 대기승인됨전액 지급됨
승인자
Approver
송장을 승인하거나 거부할 책임이 있는 사용자입니다.
설명

이 속성은 송장 승인 단계를 수행한 직원이나 관리자를 나타냅니다. 여러 단계의 승인이 필요한 workflow에서는 가장 최근 승인자나 최종 승인자를 기록할 수 있습니다.

승인자를 추적하면 승인 주기를 분석할 수 있습니다. 개인이나 부서별 평균 승인 시간을 비교해 승인 프로세스의 병목을 찾는 데 도움이 됩니다. 이 정보를 활용해 업무량을 조정하거나 추가 교육을 제공할 수 있습니다.

중요한 이유

승인 프로세스의 병목을 찾고 개인 또는 부서별 성과를 분석해 개선 대상을 구체적으로 정할 수 있습니다.

확보 방법

Vendor Bill 거래와 연결된 workflow 또는 승인 이력 로그에서 가져옵니다. 'System Notes'나 사용자 지정 승인 로그에 기록되어 있을 수 있습니다.

예시
존 스미스제인 도재무 부서장
자동 대조 여부
IsAutoMatched
수동 처리 없이 송장이 구매 주문과 자동으로 대조되었는지 나타내는 플래그입니다.
설명

이 불리언 속성은 사전 정의된 규칙과 허용 오차를 기준으로 시스템이 송장을 구매 주문 및 입고 내역과 자동으로 대조했는지 나타냅니다. 3자 대조 시나리오에서 값이 'true'이면 수작업 없이 대조가 완료된 것입니다.

이 속성은 '송장 자동 대조율' KPI의 기준이 됩니다. 자동 대조율이 높으면 송장 처리 시스템의 효율성과 자동화 수준이 높다는 뜻입니다. 값이 'false'인 사례를 분석하면 대조 실패 원인과 자동화 개선 기회를 찾을 수 있습니다.

중요한 이유

송장 대조 프로세스의 자동화 수준과 효율성을 직접 측정하고, 수작업을 줄일 기회를 보여 줍니다.

확보 방법

일반적으로 파생 속성입니다. 'Matching Discrepancy Identified' 활동이 없거나, 시스템 사용자가 짧은 시간 안에 청구서를 생성하고 승인했는지 확인해 추론할 수 있습니다.

예시
truefalse
지급 기한
PaymentDueDate
합의된 지급 조건을 준수하기 위해 송장을 지급해야 하는 날짜입니다.
설명

지급 기한은 송장 날짜와 공급업체와 합의한 지급 조건(예: Net 30, Net 60)을 기준으로 계산합니다. 실제 지급을 완료해야 하는 주요 기한입니다.

이 날짜는 기한 내 지급 성과를 측정하는 데 중요합니다. 기한 내 지급 성과는 공급업체 관계와 재무 건전성을 보여주는 주요 KPI입니다. 실제 지급일과 기한을 비교하면 지급 적시성을 추적하고, 지급이 지속적으로 늦어지는 공급업체를 파악하며, 현금 흐름을 더 효과적으로 관리할 수 있습니다.

중요한 이유

기한 내 지급 성과를 측정하는 기준입니다. 지급 성과는 공급업체 관계에 직접 영향을 미치며 연체료를 피하는 데도 도움이 됩니다.

확보 방법

Vendor Bill 기록의 'Due Date' 필드입니다. 보통 'Terms' 필드에 따라 자동으로 계산됩니다.

예시
2023-05-152023-06-302023-07-01
구매 주문 번호
PurchaseOrderNumber
송장과 관련된 구매 주문의 식별자입니다.
설명

이 속성은 공급업체 송장을 해당 상품이나 서비스의 구매를 승인한 구매 주문(PO)과 연결합니다. 송장은 PO 기반일 수도 있고 PO 없이 처리될 수도 있습니다.

PO별로 분석하면 송장 대조 효율성을 파악하는 데 필요한 맥락을 얻을 수 있습니다. 자동 대조와 수동 처리의 비율을 확인하고, 송장과 PO, 입고 내역 간의 불일치를 찾는 데 도움이 됩니다. 불일치가 자주 발생한다면 조달 프로세스에 문제가 있을 수 있습니다.

중요한 이유

송장을 조달 프로세스와 연결합니다. 송장 대조 효율성과 3자 대조 규정 준수를 분석하는 데 필요합니다.

확보 방법

Vendor Bill 레코드에서 확인할 수 있으며, 일반적으로 품목 행이나 PO와 연결된 헤더 필드에 있습니다.

예시
PO-005678PO-005891해당 없음
반려 사유
RejectionReason
승인 과정에서 송장이 반려될 때 입력하는 사유입니다.
설명

승인자가 송장을 반려할 때는 일반적으로 '금액 오류', '중복 송장', 'PO 누락'과 같은 사유를 입력합니다. 이 속성에는 해당 사유가 기록됩니다.

이 정보는 프로세스 비효율의 근본 원인을 분석하는 데 중요합니다. 반려 사유를 분류하고 추이를 살펴보면 특정 공급업체 관련 문제나 데이터 입력 오류처럼 반복되는 문제를 찾아 재작업과 지연을 줄이는 개선 조치를 취할 수 있습니다.

중요한 이유

재작업과 프로세스 실패의 근본 원인을 파악하고, 최초 처리 성공률을 높이는 데 도움이 됩니다.

확보 방법

일반적으로 승인 워크플로에서 반려 단계에 메모나 댓글로 기록합니다. 'System Notes' 또는 사용자 지정 필드에 저장될 수 있습니다.

예시
수량 오류중복 송장PO와 가격 불일치
자회사
Subsidiary
조직 내에서 송장을 담당하는 회사 또는 법인입니다.
설명

여러 법인으로 구성된 조직에서 Subsidiary 속성은 공급업체 청구서가 어느 법인에 속하는지 나타냅니다. NetSuite OneWorld 계정에서 기본이 되는 조직 데이터입니다.

자회사별로 프로세스를 분석하면 사업부나 지역 간 성과를 비교할 수 있습니다. 조직 내에서 효율이 높은 부문과 모범 사례를 공유할 수 있는 영역, 특정 프로세스 문제가 있는 영역을 파악하는 데 도움이 됩니다.

중요한 이유

조직 내 여러 법인이나 사업부의 성과를 비교하고 분석할 수 있습니다.

확보 방법

NetSuite OneWorld 계정의 모든 거래 레코드에 있는 표준 'Subsidiary' 필드입니다.

예시
미국 서부유럽·중동·아프리카 본사아시아·태평양 서비스
지급 보류 사유
PaymentBlockReason
승인된 송장의 지급이 보류된 사유입니다.
설명

지급 승인을 받은 송장도 공급업체 분쟁, 입고 상품의 품질 문제, 자금 관리 결정 등 여러 이유로 지급이 보류될 수 있습니다. 이 속성에는 보류의 구체적인 사유가 기록됩니다.

지급 보류 사유와 해소까지 걸리는 시간을 분석하면 현금 흐름을 개선하고 공급업체와의 관계를 유지하는 데 도움이 됩니다. 송장이 정상적으로 처리되고 승인된 뒤에도 지급을 지연시키는 반복 문제를 찾을 수 있습니다.

중요한 이유

승인된 송장이 지급되지 않는 이유를 보여 주어 지급을 늦추는 운영 또는 재무 문제를 파악할 수 있습니다.

확보 방법

Vendor Bill의 사용자 지정 'Payment Hold' 또는 'Payment Block' 확인란과 이에 대응하는 사유 목록이나 텍스트 필드로 관리하는 경우가 많습니다.

예시
거래가 보류된 공급업체 계정품질 검사 대기 중대변 메모 대기 중
통화
Currency
송장 금액의 통화입니다.
설명

이 속성은 송장 금액의 통화를 나타냅니다. 예를 들어 USD, EUR, GBP 등이 있습니다. 여러 국가에서 사업을 운영하는 기업에 특히 중요합니다.

통화 정보는 모든 금액을 해석하는 데 필요한 맥락을 제공합니다. 분석 시 재무 데이터를 올바르게 해석하고, 여러 지역의 재무 지표를 합산할 때 적절한 환율을 적용할 수 있습니다.

중요한 이유

모든 재무 금액에 필요한 통화 정보를 제공해 다중 통화 환경에서 정확한 재무 분석을 지원합니다.

확보 방법

Vendor Bill 레코드의 'Currency' 필드이며, 일반적으로 Vendor 마스터 레코드의 값이 기본으로 설정됩니다.

예시
USDEURGBP
할인 적용 기한
DiscountDate
조기 지급 할인을 받기 위해 송장을 지급해야 하는 기한입니다.
설명

이 속성은 지급 조건(예: '2% 10, Net 30')에 따라 공급업체가 제공하는 조기 지급 할인을 받으려면 송장을 언제까지 지급해야 하는지 나타냅니다.

이 날짜는 '조기 지급 할인 적용률' KPI를 계산하는 데 필요합니다. 기한 내 지급 실적을 추적하면 절감 기회를 놓친 사례를 파악하고 지급 전략을 개선해 할인 적용을 늘릴 수 있습니다. 이는 수익성에 긍정적인 영향을 줄 수 있습니다.

중요한 이유

조기 지급 할인을 확인하고 적용할 때 기준이 되는 날짜로, 비용 절감과 수익성에 직접 영향을 줍니다.

확보 방법

Vendor Bill 레코드의 송장 날짜와 'Terms' 필드에서 산출합니다. NetSuite에서는 이 날짜를 'Discount Date'로 계산합니다.

예시
2023-04-252023-05-10
할인 적용 여부
DiscountTaken
이용 가능한 조기 지급 할인이 실제로 적용되었는지 나타내는 플래그입니다.
설명

이 계산된 불리언 속성은 할인 대상 송장이 'Discount Date' 당일 또는 그 전에 지급되었는지 확인합니다. 할인이 적용되면 'true', 기회를 놓쳤으면 'false'입니다.

이 속성은 '조기 지급 할인 적용률' KPI를 계산하는 데 필요합니다. 재무 부서에서 놓친 절감액을 파악하고, 유리한 지급 조건을 활용하지 못하게 하는 승인 지연 등의 프로세스 병목을 찾을 수 있습니다.

중요한 이유

비용 절감 기회를 얼마나 잘 활용하는지 측정하며, 기업의 수익에 직접 영향을 줍니다.

확보 방법

계산 필드: 송장에 'DiscountDate'가 있고 최종 지급 활동이 해당 날짜 당일 또는 그 전에 발생한 경우 TRUE입니다.

예시
truefalse
필수 권장 선택 사항

구매부터 지급까지, 송장 처리 활동

정확한 프로세스 탐색과 송장 워크플로의 병목 파악을 위해 이벤트 로그에 기록할 주요 프로세스 단계와 이정표입니다.
5 권장 9 선택 사항
활동 설명
공급업체 지급 생성
공급업체 청구서를 결제하는 지급 거래가 생성된 시점을 나타냅니다. 청구서와 연결된 Vendor Payment 기록의 생성으로 확인하는 명시적 이벤트입니다.
중요한 이유

지급이 실행된 시점을 나타내며, 기한 내 지급 분석과 현금 흐름 예측에 중요한 단계입니다. 프로세스 종료 전의 주요 이정표이기도 합니다.

확보 방법

Vendor Payment 거래 기록의 생성일에서 가져옵니다. 지급 기록의 'Apply' 하위 목록에서 결제 대상 Vendor Bill을 참조할 수 있습니다.

기록

Vendor Payment 거래가 생성된 타임스탬프입니다.

이벤트 유형 explicit
공급업체 청구서 생성
이 활동은 NetSuite에서 공급업체 청구서 기록이 생성된 시점을 나타내며, 송장 처리 과정의 시작점입니다. 공급업체 청구서 거래 기록의 생성일을 기준으로 확인합니다.
중요한 이유

송장 수명 주기의 주요 시작 이벤트입니다. 이 활동부터 다른 활동까지 걸린 시간을 분석하면 전체 처리 시간을 파악하고 초기 데이터 입력 지연을 확인할 수 있습니다.

확보 방법

공급업체 청구서 기록의 'Date Created' 또는 거래일 필드에서 가져옵니다. 각 공급업체 청구서에는 고유한 내부 ID와 거래 번호가 있습니다.

기록

공급업체 청구서 거래가 생성된 타임스탬프입니다.

이벤트 유형 explicit
청구서 승인
공급업체 청구서의 최종 승인을 나타내며, 지급을 허용하는 단계입니다. 일반적으로 시스템 승인 워크플로에서 상태가 'Approved'로 변경된 기록으로 확인합니다.
중요한 이유

지급 절차를 진행하기 위한 중요한 단계입니다. 이 단계의 지연은 흔한 병목이며, 지급 적시성과 현금 흐름을 관리하려면 이 활동을 추적해야 합니다.

확보 방법

공급업체 청구서의 시스템 메모 또는 감사 추적에서 'Approval Status' 필드가 'Approved'로 설정된 타임스탬프를 확인합니다.

기록

공급업체 청구서 감사 추적에서 상태가 'Approved'로 변경된 타임스탬프입니다.

이벤트 유형 explicit
청구서 전액 지급
공급업체 청구서가 전액 지급되어 상태가 이에 맞게 변경된 것을 나타냅니다. 청구서 자체의 상태 변경을 바탕으로 확인하는 프로세스의 정상 완료입니다.
중요한 이유

송장 수명 주기의 일반적인 정상 경로가 끝나는 지점입니다. 이 상태에 도달하기까지 걸린 전체 시간을 측정하면 프로세스의 처음부터 끝까지 걸리는 주기를 파악할 수 있습니다.

확보 방법

공급업체 청구서 기록의 시스템 메모 또는 감사 추적에서 상태가 'Paid in Full'로 변경된 타임스탬프를 확인해 추정합니다.

기록

공급업체 청구서 상태가 'Paid in Full'로 변경된 타임스탬프입니다.

이벤트 유형 inferred
총계정원장에 청구서 반영
승인된 공급업체 청구서가 총계정원장에 반영되는 시점을 나타냅니다. NetSuite의 표준 설정에서는 청구서 최종 승인 시 자동으로 반영됩니다.
중요한 이유

부채가 정확히 인식되도록 하는 중요한 재무 통제 지점입니다. 전기 전에 지급되는 경우와 같은 이탈을 모니터링하는 일은 규정 준수 분석에 중요합니다.

확보 방법

공급업체 청구서의 'Posting' 플래그가 true로 설정됩니다. 전기는 보통 승인과 동시에 이루어지므로 승인 이벤트 날짜를 타임스탬프로 사용할 수 있습니다.

기록

총계정원장 반영을 시작하는 최종 승인 작업의 타임스탬프입니다.

이벤트 유형 explicit
대변 메모 적용
공급업체 대변 메모를 청구서에 적용해 미지급액을 줄이는 작업입니다. Vendor Credit 거래의 적용 기록으로 확인하는 명시적 이벤트입니다.
중요한 이유

현금으로 직접 지급하지 않고 송장을 정산하는 대체 경로를 보여줍니다. 대변 메모가 자주 발생한다면 최초 주문의 정확성이나 공급업체 성과에 문제가 있을 수 있습니다.

확보 방법

Vendor Credit과 Vendor Bill을 연결하는 적용 기록에서 가져옵니다. 적용 날짜를 이벤트 타임스탬프로 사용합니다.

기록

Vendor Credit 거래가 Vendor Bill에 적용된 타임스탬프입니다.

이벤트 유형 explicit
대사 불일치 확인
구매 주문과 대사해야 하는 청구서가 자동 대사 규칙을 통과하지 못해 수동 검토가 필요한 경우 발생합니다. 대개 청구서 상태가 'Matching Hold' 또는 'Discrepancy'로 변경된 기록을 바탕으로 확인합니다.
중요한 이유

수작업 재처리를 유발하는 구매 및 입고 프로세스의 비효율을 보여줍니다. '송장 대사 효율' 대시보드와 '대사 불일치 재작업률' KPI를 분석하는 데 활용할 수 있습니다.

확보 방법

공급업체 청구서 상태가 보류 또는 예외 상태로 변경된 기록을 확인하거나, PO와 연결된 청구서가 승인 전에 대폭 수동 수정된 경우를 찾아 추정합니다.

기록

상태가 'hold' 또는 'mismatch'로 변경된 타임스탬프입니다. 사용자 지정 필드나 workflow를 분석해야 할 수 있습니다.

이벤트 유형 inferred
조기 지급 할인 기회 상실
조기 지급 조건이 적용되는 송장이 할인 기한 내에 지급되지 않았음을 나타내는 계산 이벤트입니다. 지급일과 할인 기한을 비교해 산출합니다.
중요한 이유

'조기 지급 할인 적용률' KPI를 직접 뒷받침하며, 놓친 절감액을 수치로 보여줍니다. 할인을 적용하지 못하게 하는 프로세스 또는 현금 흐름 문제를 찾는 데 도움이 됩니다.

확보 방법

계산 이벤트입니다. 적용된 Vendor Payment 거래의 'Date'와 원본 Vendor Bill 기록의 'Discount Date' 필드를 비교해야 합니다.

기록

Vendor Payment 날짜와 Vendor Bill 할인 날짜를 비교합니다. 지급일이 할인 날짜보다 늦으면 이벤트가 발생합니다.

이벤트 유형 calculated
지급 배치에 포함
승인된 송장을 선택해 나중에 실행할 지급 배치에 포함합니다. 청구서를 Vendor Payment Batch에 추가하거나 'Pay Bills' 페이지에서 처리하는 명시적 작업입니다.
중요한 이유

승인된 부채가 실제 현금 유출 예정 상태로 바뀌는 과정을 보여줍니다. 승인부터 지급 일정 등록까지의 지연을 분석하면 현금 관리 방식이나 지급 실행 과정의 비효율을 파악할 수 있습니다.

확보 방법

별도의 이벤트로 기록하기 어려울 수 있습니다. 지급 생성 과정의 일부로 처리되는 경우가 많으며, 청구서가 포함된 지급 배치 기록의 생성일을 바탕으로 추정할 수 있습니다.

기록

송장을 참조하는 지급 배치 기록의 생성 타임스탬프입니다.

이벤트 유형 inferred
지급 보류 설정
승인된 송장에 지급 보류가 설정되어 지급이 차단된 상태입니다. 특정 확인란이 선택되거나 사용자 지정 'Hold' 상태가 적용된 기록을 바탕으로 확인하는 경우가 많습니다.
중요한 이유

이 활동은 '지급 보류 해제 분석' 대시보드에 중요합니다. 승인부터 지급 준비까지 걸리는 지연을 파악해 공급업체 관계에 미칠 수 있는 영향을 확인합니다.

확보 방법

공급업체 청구서 거래의 'Payment Hold' 확인란 또는 사용자 지정 상태 필드에 대한 감사 추적을 바탕으로 추정합니다.

기록

'Payment Hold' 또는 유사한 필드가 변경된 타임스탬프입니다.

이벤트 유형 inferred
지급 보류 해제
송장에 설정된 지급 보류가 해제되어 다시 지급할 수 있게 된 상태입니다. 'Payment Hold' 확인란이 해제되거나 상태가 'Hold'에서 다른 값으로 변경된 기록을 바탕으로 확인합니다.
중요한 이유

'Payment Block Set'부터 이 활동까지 걸린 시간을 측정하면 보류 해제 프로세스의 효율을 파악할 수 있습니다. 반복되는 보류 사유를 찾아 해제 절차를 간소화하는 데 도움이 됩니다.

확보 방법

공급업체 청구서의 'Payment Hold' 확인란이 해제되거나 사용자 지정 상태 필드가 변경된 감사 추적을 바탕으로 추정합니다.

기록

'Payment Hold' 또는 유사한 필드가 해제된 타임스탬프입니다.

이벤트 유형 inferred
청구서 거부
승인자가 공급업체 청구서를 거부하면 활성 처리 대기열에서 제외됩니다. 상태가 'Rejected'로 명시적으로 변경된 기록으로 확인하며, 다시 제출하지 않는 한 보통 최종 상태로 간주합니다.
중요한 이유

중복 송장이나 잘못된 공급업체 정보 등 프로세스 실패를 보여줍니다. 거부 빈도와 사유를 추적하면 최초 처리 정확도를 높이고 불필요한 작업을 줄일 수 있습니다.

확보 방법

공급업체 청구서의 시스템 메모 또는 감사 추적에서 'Approval Status' 필드가 'Rejected'로 설정된 타임스탬프를 확인합니다.

기록

공급업체 청구서 감사 추적에서 상태가 'Rejected'로 변경된 타임스탬프입니다.

이벤트 유형 explicit
청구서 승인 요청
생성된 공급업체 청구서가 정식 승인 워크플로에 제출된 시점을 나타냅니다. 일반적으로 청구서 상태가 'Open' 또는 'Pending Submission'에서 'Pending Approval'로 변경된 기록을 바탕으로 확인합니다.
중요한 이유

승인 주기가 시작되는 시점입니다. 이 이벤트부터 'Bill Approved' 또는 'Bill Rejected'까지 걸린 시간은 송장 승인 주기 시간 분석 대시보드에서 중요한 지표입니다.

확보 방법

공급업체 청구서 기록의 시스템 메모 또는 감사 추적에서 'Approval Status' 필드의 변경 내역을 확인해 추정합니다.

기록

공급업체 청구서 감사 추적에서 상태가 'Pending Approval'로 변경된 타임스탬프입니다.

이벤트 유형 inferred
청구서 재작업 요청
승인자나 검토자가 수정을 위해 송장을 작성자에게 돌려보낼 때 발생합니다. 예를 들어 상태가 'Pending Approval'에서 'Pending Submission'으로 되돌아가는 등 워크플로가 이전 단계로 이동한 기록을 바탕으로 확인합니다.
중요한 이유

처리 시간을 크게 늘리고 수작업을 증가시키는 재작업 반복을 파악합니다. 이를 추적하면 잘못된 계정 코드나 데이터 입력 오류 등 반복되는 오류 원인을 찾을 수 있습니다.

확보 방법

공급업체 청구서의 시스템 메모 또는 감사 추적에서 상태가 이전 단계로 되돌아간 기록이나 특정 'Rework' 상태를 확인해 추정합니다.

기록

승인 워크플로가 이전 단계로 되돌아간 상태 변경 타임스탬프입니다.

이벤트 유형 inferred
권장 선택 사항

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