매입채무 프로세스 마이닝 가이드

매입채무 프로세스의 지연을 찾아보세요

이벤트 로그를 업로드하면 매입채무 프로세스가 실제로 어떻게 진행되는지 확인할 수 있습니다. 송장이 어디에서 대기하는지, 어떤 경로를 거치는지, 작업이 반복되거나 막히는 경우가 얼마나 자주 발생하는지 살펴보세요. 이벤트 데이터로 송장 처리 시간, 무접촉 처리율, 예외율을 측정한 뒤 승인 규칙 변경이나 처리 용량 추가와 같은 대안을 비교할 수 있습니다.

매입채무를 분석해야 하는 이유는 무엇인가요?

매입채무 담당 팀은 많은 송장과 승인, 예외, 지급을 처리합니다. 지연되면 지급이 늦어지고 공급업체와의 관계가 악화되거나 재작업이 발생할 수 있습니다. 일반 보고서는 합계는 보여 주지만, 시간이 어디에서 소요되는지 또는 어떤 송장 경로에서 예외가 가장 많이 생기는지는 알려 주지 않는 경우가 많습니다.

프로세스 관련 지식은 절차서, 시스템 보고서, 팀의 경험에 흩어져 있을 수 있습니다. process mining은 이벤트 데이터를 한데 모아 실제 업무 흐름을 보여 주므로, 추측이 아니라 근거를 바탕으로 지연 원인을 살펴볼 수 있습니다.

매입채무에서 추적해야 할 세 가지 지표는 무엇인가요?

재무팀이 이해하고 조치를 취할 수 있는 다음 세 가지 지표부터 살펴보세요.

결과를 비교하기 전에 시작과 종료 시점, 지표에 포함할 활동을 일관되게 정의하세요. 예를 들어 처리 시간이 승인 시점에 끝나는지 지급 시점에 끝나는지, 어떤 활동을 수동 개입으로 볼지 정해야 합니다. 정의를 통일하면 팀과 보고 기간이 달라도 지표를 유용하게 비교할 수 있습니다.

매입채무와 매출채권, 두 프로세스 주기의 차이

매입채무는 조직이 공급업체에 지급해야 하는 금액과 지급에 필요한 업무를 다룹니다. 매출채권은 고객이 조직에 지급해야 하는 금액과 대금 회수에 필요한 업무를 다룹니다. 두 프로세스 모두 문서와 규칙(구매 주문서나 판매 송장, 대사, 승인, 지급)을 중심으로 진행되지만 방향은 반대이며, 합의한 조건을 기준으로 관리합니다.

process mining은 두 프로세스 주기를 같은 방식으로 분석합니다. 각 송장이 거치는 경로를 재구성해 정한 조건과 실제 처리 시간을 비교하고, 대기와 재작업, 예외가 어디에서 쌓이는지 확인할 수 있습니다. 매출채권 프로세스 마이닝에서는 대금 회수 과정을 살펴봅니다.

송장 처리 시간은 어디에 쓰이나요?

전체 처리 시간에는 실제 작업 시간과 대기 시간이 모두 포함됩니다. 매입채무 process mining을 사용하면 기록된 활동을 따라 송장의 흐름을 추적하고 대기열이 쌓이는 지점을 확인할 수 있습니다.

다음과 같은 패턴을 살펴보세요.

• 승인 대기열: 승인 작업 자체는 몇 분이면 끝나도 승인자를 기다리느라 송장이 며칠씩 대기할 수 있습니다.
• 차단되거나 보류된 송장: 시스템에 유효한 상태로 기록되어 있어도 구매 주문서가 일치하지 않으면 송장 처리가 중단될 수 있습니다.
• 공급업체 기준정보 문제: 공급업체 정보가 누락되거나 일치하지 않으면 처리를 계속하기 전에 수동으로 수정해야 할 수 있습니다.
• 중복 제출: 여러 경로로 제출된 송장은 추가 확인과 재작업을 유발할 수 있습니다.
• 3자 대사 예외: 공급업체, 송장 유형 또는 확인 가능한 다른 속성별로 예외를 비교해 어느 곳에 집중되는지 살펴보세요.

예외율이 높다는 사실만으로는 원인을 알 수 없습니다. 송장 경로와 타임스탬프를 살펴 어떤 예외가 대기 시간을 늘리거나 작업을 반복하게 하는지 확인하세요.

무접촉 처리와 예외를 어떻게 살펴볼 수 있나요?

이벤트 로그를 사용해 예상 경로를 따르는 송장과 개입이 필요한 송장을 구분하세요. 검증, 대사, 승인, 차단, 지급 등 각 사례에 기록된 활동을 검토할 수 있습니다.

3자 대사 예외를 살펴볼 때는 첫 시도에 통과한 송장과 수정 또는 추가 검토가 필요한 송장을 비교하세요. 예외가 발생한 지점과 이후 송장의 대기 시간, 특정 공급업체나 송장 유형에서 같은 패턴이 반복되는지 확인합니다. 모든 예외를 똑같이 취급하는 대신 처리 시간에 영향을 주는 예외에 집중할 수 있습니다.

어떤 데이터가 필요한가요?

ERP나 송장 관리 시스템에서 이벤트 로그를 준비하세요. 각 행에는 송장을 식별하는 사례 ID, 활동명, 타임스탬프가 있어야 합니다. 공급업체, 송장 유형, 금액, 승인 상태, 지급일 등 관련 속성이 있으면 함께 추가하세요.

데이터에서 각 활동이 같은 송장에 연결되고 시간순으로 정렬되는지 확인하세요. 원본 시스템의 상태와 타임스탬프 기록 방식을 점검해야 합니다. 이 정의에 따라 계산 결과가 달라질 수 있습니다.

필요한 데이터 확인하기

이벤트 로그 준비 및 검토 방법은 process mining 데이터 문서를 참조하세요.

승인 방식이나 인력 변경을 어떻게 비교할 수 있나요?

현재 흐름을 파악한 뒤 process simulation으로 실제 변경 전에 대안을 비교하세요. 예를 들어 현재 승인 규칙과 승인 경로를 바꾼 시나리오를 비교하거나, 제약이 있는 단계에 처리 용량을 추가한 경우를 검토할 수 있습니다.

처리 시간, 무접촉 처리율, 예외율 등 동일한 지표로 각 시나리오를 검토하세요. 결과는 가정에 기반한 비교 자료이며 확정된 성과로 보아서는 안 됩니다. 비교 결과를 바탕으로 추가로 살펴볼 변경 사항과 그에 따른 상충 관계를 판단할 수 있습니다.

매입채무 process mining은 어떻게 시작하나요?

지급 조건을 지키지 못하는 이유나 흐름에서 재작업이 발생하는 지점처럼 조사할 질문 하나를 정하세요. 송장 ID, 활동, 타임스탬프, 질문과 관련된 속성을 포함해 이벤트 로그를 준비합니다. 데이터를 ProcessMind에 업로드한 뒤 주요 프로세스 경로와 대기열, 예외를 검토하세요.

분석 결과를 바탕으로 다음 조사 항목을 정하거나 목표 프로세스를 문서화하고 시나리오를 비교할 수 있습니다. process mining은 기록된 데이터로 확인할 수 있는 내용을 보여 주며, 결과는 데이터와 가정에 따라 달라집니다.

분석 절차를 단계별로 확인하기

매입채무 데이터 한 건을 업로드해 흐름 확인하기

매입채무 데이터는 이미 ERP에 있습니다. 데이터 한 건으로 시작해 무료 체험에서 송장이 프로세스를 따라 어떻게 이동하는지 확인하세요.

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