RACI 매트릭스 템플릿: 다운로드, 작성, 가져오기

RACI 매트릭스 템플릿은 하나의 표로 구성됩니다. 프로세스 단계나 의사결정 항목은 행에, 역할은 열에, 각 셀에는 R, A, C 또는 I를 표시합니다. 이 페이지에서는 직접 작성할 수 있는 템플릿과 매트릭스를 제대로 활용하기 위한 규칙, 파일에만 보관하지 않고 프로세스에 맞게 최신 상태를 유지하는 방법을 소개합니다.

네 가지 문자의 뜻과 사용 시점은 RACI 설명에서 확인하세요. 이 페이지에서는 매트릭스 파일과 정확성을 유지하는 방법을 다룹니다.

RACI 매트릭스 템플릿에는 무엇이 들어 있나요?

파일은 머리글 행 하나와 6개 열로 구성됩니다. 머리글은 단순한 서식이 아닙니다. ProcessMind에서 RACI 매트릭스를 내보낼 때 사용하는 형식과 같으므로, 이 템플릿으로 만든 파일을 별도 수정 없이 다시 가져올 수 있습니다.

셀에는 역할명이나 약어를 입력합니다. 같은 역할 구분에 여러 역할을 지정하려면 세미콜론으로 구분하세요. 예: AP manager; Buyer. 형식보다 이름이 중요합니다. 가져올 때 각 이름을 역할 라이브러리에서 찾아 일치하지 않는 이름은 건너뛰기 때문입니다.

템플릿에는 이 페이지에 나온 송장 승인과 직원 온보딩 예시가 미리 입력되어 있습니다. 직접 만든 프로세스의 행으로 바꾸기 전에 표의 형태를 확인할 수 있습니다. 머리글은 그대로 두고 그 아래 내용을 모두 덮어쓰세요.

파일에는 역할 지정 내용만 담깁니다. 범위, 시작점과 종료점, 각 단계가 실행되는 시스템, 프로세스를 시작하는 트리거는 프로세스 문서에 기록합니다. 어차피 매트릭스도 해당 문서에 표시됩니다. 스프레드시트에 이 정보까지 넣을 수는 있지만, 프로세스가 바뀌어도 모델과 함께 업데이트되지는 않습니다.

RACI chart, RACI diagram, RACI matrix 중 어떤 이름을 써야 할까요?

팀마다 RACI 템플릿, RACI 매트릭스 형식, RACI diagram, RACI diagram 템플릿, RACI chart 템플릿, RACI 모델 템플릿, RACI 분석 템플릿 또는 책임 매트릭스 등 여러 이름으로 찾습니다. 모두 같은 결과물입니다. 하나의 표와 네 가지 문자, 그리고 승인 책임자를 정하는 규칙으로 구성됩니다. 팀에서 주로 검색하는 이름을 사용하되, 열 이름은 그대로 유지하면 파일을 서로 바꿔 사용할 수 있습니다.

템플릿은 어떻게 작성하나요?

먼저 행을 정하세요. 프로세스 맵, 실제 사례의 진행 과정 또는 이벤트 로그 분석을 참고해 업무가 진행되는 순서대로 프로세스 단계와 의사결정 항목을 적습니다. 부서명은 적절한 행이 아닙니다. “재무”나 “법무”라고 적어서는 어떤 부서가 있는지만 알 수 있고, 누가 무엇을 하는지는 알 수 없습니다.

그다음 각 행을 살펴보며 문자별로 질문에 답하세요.

매트릭스를 제대로 활용하려면 두 가지 규칙을 지켜야 합니다. 각 행에 책임자 역할을 하나만 지정하세요. 책임자가 둘이면 소유권이 나뉘고, 없으면 결과를 책임지는 사람이 없습니다. 또한 의견이 실제 업무를 바꿀 수 있는 경우에만 C를 지정하세요. 자문 대상이 늘수록 조율이 복잡해집니다. 의사결정의 책임자는 보통 회의실에서 직급이 가장 높은 사람이 아니라 예산이나 위험을 관리하는 사람입니다.

서로 다른 역할이 단계의 각 부분을 따로 결정할 수 있다면 여러 행으로 나누세요. “법무팀이 계약서를 검토한다”는 표현에는 책임, 지급 조건, 준거법이 모두 포함될 수 있습니다. 세 역할이 각각 해당 항목을 승인하거나 예외 처리할 수 있다면 행을 세 개로 나누세요. 그러면 프로세스 모델만으로는 알 수 없는 정보를 매트릭스에서 확인할 수 있습니다.

파일에 개인 이름을 넣지 마세요. 역할 이름을 바꾸거나 역할을 통합하고 담당자를 재지정해도 매트릭스를 수정할 필요가 없습니다. ProcessMind에서는 역할을 맡은 사람이 역할 라이브러리의 담당자로 지정됩니다. 특정 프로젝트의 행에 이름을 표시해야 한다면 별도 메모에 기록하고, 매트릭스에는 역할만 남겨두세요.

작성한 RACI 매트릭스는 어떤 모습인가요?

아래 두 예시는 템플릿에 미리 입력되어 있어, 직접 만든 프로세스로 바꾸기 전에 표의 형태를 확인할 수 있습니다. 첫 번째는 이 페이지에서 예시로 사용하는 송장 승인 RACI 매트릭스입니다. 역할 5개와 단계 3개로 구성됩니다. 두 예시 모두 행을 검토하는 기준은 같습니다. 책임자는 한 명만 지정하고, 의견이 실제 업무에 영향을 줄 수 있는 경우에만 자문 대상을 지정합니다.

매입채무 담당자는 업무를 수행하지만 결과에 대한 책임자는 아닙니다. 구매 담당자는 구매와 관련된 역할이므로 송장 대조와 차이 검토에 의견을 냅니다. 큰 차이는 CFO가 승인합니다.

예외 절차를 보면 모든 승인에서 확인해야 할 질문이 생깁니다. 이 절차는 얼마나 자주 실행되나요? 차이 승인이 드물다면 실제 예외 상황이며 기준이 제 역할을 하는 것입니다. 자주 실행된다면 기준이나 프로세스를 자세히 살펴봐야 합니다. 어느 쪽인지 이벤트 로그에서 확인할 수 있습니다.

직원 온보딩

온보딩에는 HR, IT, 시설 관리팀과 채용 관리자가 관여합니다. 매트릭스를 만들면 역할 간 업무 인계를 빠르게 파악할 수 있습니다.

매트릭스에는 계정과 접근 권한을 생성할 담당자가 지정되어 있지만, 업무가 제때 완료된다는 보장은 없습니다. 대신 권한이 누락됐을 때 누가 책임지고 확인해야 하는지는 분명해집니다. 이 업무 인계는 프로세스 데이터와 대조해 볼 만합니다. 지연이 특정 단계 안이 아니라 두 단계 사이에서 발생할 수 있기 때문입니다.

ProcessMind로 템플릿을 가져오려면 어떻게 하나요?

1. 먼저 현재 매트릭스 내보내기

   프로세스를 열고 제품 문서 패널에서 RACI 매트릭스를 연 다음 RACI 내보내기를 선택합니다. 템플릿과 동일한 6개 열이 포함된 파일이 생성됩니다. 파일 이름은 raci-matrix- 뒤에 타임스탬프가 붙습니다. 이 파일을 백업 및 비교 자료로 사용하세요.

2. 파일 작성하기

   예시 행을 실제 프로세스 단계와 역할로 바꾸고 머리글 행은 그대로 유지합니다. 활동 이름은 모델에 표시된 이름과 똑같이 입력해야 합니다. 가져올 때 활동 이름을 기준으로 일치 항목을 찾기 때문입니다.

3. 파일 가져오기

   같은 RACI 매트릭스 메뉴에서 RACI 가져오기를 선택하고 CSV 파일을 지정합니다. 활동은 이름을 기준으로 현재 열려 있는 프로세스와 연결되며, 각 역할 셀은 이름이나 약어를 기준으로 역할 라이브러리와 연결됩니다.

4. 가져온 내용 확인하기

   역할 또는 RACI 형식으로 매트릭스를 확인합니다. 이름이 일치하지 않으면 해당 행의 셀이 비어 있습니다. 파일과 모델의 차이를 빠르게 찾을 수 있습니다.

RACI 내보내기는 동일한 6개 열을 출력하므로 파일과 모델을 서로 바꿔 사용할 수 있습니다. 내보낸 파일을 스프레드시트에서 수정한 뒤 다시 가져오면 됩니다. 이 과정을 거치면 프로세스에 지정된 역할과 팀에서 합의한 역할을 정확히 비교할 수 있습니다.

워크숍이 끝난 뒤가 아니라 시작 전에 파일을 활용할 수도 있습니다. 프로세스 단계가 미리 입력된 템플릿을 보내고 각 역할 담당자에게 해당 열을 작성하도록 요청하세요. 회의실을 예약하기도 전에 의견 차이를 파일에서 확인할 수 있고, 마지막에 가져오기를 실행하면 한 번에 프로세스가 업데이트됩니다.

Excel이나 Word 대신 도구에서 RACI를 작성해야 하는 이유는 무엇인가요?

스프레드시트는 매트릭스 초안을 작성하기에는 괜찮지만, 계속 관리하기에는 적합하지 않습니다. 파일과 프로세스가 연결되어 있지 않아 프로세스가 바뀌어도 파일은 그대로 남습니다. 누군가 공유 드라이브에 있는 RACI 문서를 바탕으로 결정을 내릴 때쯤이면 이미 1년 전 내용일 수 있습니다.

차이는 일상적인 업무에서 드러납니다. 역할명을 바꾸면 역할 라이브러리에서는 모든 프로세스에 변경 내용이 반영되지만, 스프레드시트 6개에는 예전 이름이 그대로 남습니다. 단계를 삭제하면 모델에서는 해당 행이 사라지지만, 파일에는 더 이상 수행하지 않는 업무가 남습니다. 담당자를 바꾸면 문서를 다시 열 때 변경 내용이 반영되므로 표를 복사할 필요가 없습니다. 파일을 사용하다 보면 변경 이력이 가장 아쉽습니다. 누가 책임자 역할을 삭제했는지, 언제 삭제했는지 확인할 수 없기 때문입니다.

ProcessMind는 프로세스에서 RACI를 어떻게 구성하나요?

일반적으로 진행되는 순서에 따라 네 단계로 구성합니다.

1. 역할 라이브러리에 역할을 등록합니다. 역할은 이름, 약어, 해당 아키텍처 수준, 설명, Markdown 형식의 책임, 태그와 담당자 정보와 함께 한곳에서 관리됩니다. 처음 시작하는 경우에는 부서를 선택해 역할 목록을 생성하는 역할 마법사를 사용할 수 있습니다. 원한다면 자체 파일을 참고하도록 설정할 수도 있습니다. 라이브러리는 JSON 또는 CSV로 가져오고 내보낼 수 있어 역할 목록을 두 번 입력할 필요가 없습니다. 템플릿에도 여기서 정한 이름이 사용되므로, 역할 라이브러리의 이름을 미리 통일해 두면 이후 가져오기와 내보내기가 수월합니다. 아직 없는 역할은 한 번만 추가하면 모든 프로세스에서 사용할 수 있습니다.

2. 각 활동에 역할과 RACI 수준을 지정합니다. 각 활동에는 역할 할당을 관리하는 제품 문서 탭이 있습니다. 역할은 활동에 연결되므로 매트릭스와 프로세스가 서로 달라지는 일을 방지할 수 있습니다.

3. 매트릭스를 엽니다. 프로세스의 제품 문서 패널에서 RACI 매트릭스를 열면 전체 내용을 확인할 수 있습니다. 역할이나 R/A/C/I 문자를 열로 표시하고, 화면 공유용 확대 보기를 사용하며, 프로세스 순서 또는 요소 이름에 따라 행을 정렬할 수 있습니다. 역할 열을 추가하거나 삭제하고 순서를 바꿀 수도 있습니다.

4. 모델과 매트릭스를 일치시킵니다. 레인으로 적용을 선택하면 각 역할이 레인이 되도록 모델 구조를 바꿀 수 있습니다. 스윔레인 다이어그램에 익숙한 사용자가 RACI를 쉽게 확인할 수 있는 형식입니다. 역할 변경 이력에는 라이브러리의 모든 변경 사항이 기록되며, 원하는 시점의 상태로 복원할 수 있습니다.

Figure 1 — ProcessMind에 표시된 RACI 매트릭스. 위쪽에는 역할이, 왼쪽에는 활동이 있으며, 개별 단계보다 상위에 있는 책임을 나타내는 프로세스 수준 행이 포함됩니다.

요소에 역할을 지정하는 것은 모델의 일부입니다. 매트릭스 보기, 매트릭스를 반영하는 문서, Process Portal은 계층 수준 및 거버넌스와 함께 Process Architecture 라이선스에 포함됩니다. 각 요금제에 포함된 항목 확인.

매트릭스와 실제 업무가 일치하는지 어떻게 확인하나요?

매트릭스는 관련 담당자가 합의한 업무 방식, 즉 누가 무엇을 해야 하는지에 대한 가정입니다. 시스템에는 실제 수행자가 기록되어 있으므로, 매트릭스의 내용을 그대로 믿기보다 실제 기록과 비교할 수 있습니다.

• 각 단계를 누가 수행하나요? 데이터상 여러 역할이 수행한 단계에 매트릭스에서는 한 역할만 지정되어 있다면, 지정 내용이 오래되었거나 실제 업무가 문서화되지 않은 것입니다.
• 업무는 어디에서 대기하나요? 단계 사이의 지연은 승인이나 업무 인계 과정의 문제를 나타낼 수 있습니다. 책임자가 지정되지 않은 단계가 원인일 수도 있습니다.
• 예외는 얼마나 자주 발생하나요? 대부분의 사례에서 차이 승인이 필요하다면 매트릭스에 어떻게 표시되어 있든 예외라고 볼 수 없습니다.

프로세스 변형을 통해 사례별로 경로가 달라지는 지점을 확인할 수 있습니다. 적합성 검사는 의도한 프로세스와 로그에 기록된 프로세스를 비교합니다.

두 내용이 다르면 어느 쪽이 잘못되었는지 확인하세요. 더 이상 해당 단계에 관여하지 않는 역할이 매트릭스에 남아 있는지, 아니면 단계의 담당자가 애초에 문서화되지 않았는지 살펴보면 됩니다. 어느 쪽이든 확인이 필요한 사항이며, 감사 직전 주에 해결하는 것보다 지금 처리하는 편이 수월합니다.

프로세스 문서에는 RACI가 어떻게 표시되나요?

매트릭스는 누군가 프로세스와 별도로 관리하는 파일이 아닙니다. 프로세스 문서에 번호가 붙은 섹션으로 표시됩니다. 보통 위험과 통제 항목 뒤, 참고 자료 앞에 3.2 RACI 섹션이 들어갑니다. 행에는 같은 활동이, 열에는 같은 역할이 표시됩니다.

Figure 2 — 프로세스 문서의 3.2 섹션에 표시된 RACI 매트릭스. 앞뒤에 관련 섹션이 함께 배치되어 있습니다.

매트릭스를 다시 만들지 않아도 다음과 같이 활용할 수 있습니다.

• 내보내기. Word, PDF, Markdown으로 내보내거나 인쇄할 수 있습니다. 내보낸 문서에는 RACI 매트릭스와 첨부 자료를 포함해 프로세스의 최신 내용이 반영됩니다. Word로 내보내면 매트릭스가 이미지가 아닌 표로 표시됩니다.
• 첨부하기. 양식, 체크리스트, 업무 지침을 관련 섹션 옆에 배치할 수 있습니다. RACI를 확인하는 사용자가 필요한 지침도 바로 찾을 수 있습니다.
• 게시하기. 게시된 문서는 Process Portal에서 열람할 수 있으므로, 매트릭스를 따라야 하는 사용자에게 공유할 수 있습니다.

역할 및 RACI에서 전체 사용 방법을 확인하고, 프로세스 문서에서 문서에 포함되는 다른 내용을 알아보세요.

이 기능은 감사 직전 주에 특히 유용합니다. 감사 자료에 포함된 매트릭스가 단계별로 프로세스에 기록된 내용과 일치하므로, 누가 무엇을 승인했는지 확인하기 위해 스프레드시트와 모델을 따로 맞출 필요가 없습니다.

RACI 매트릭스를 사용하기 어렵게 만드는 실수는 무엇인가요?

피할 수 있는 실수는 다섯 가지입니다.

1. A가 둘 이상이거나 하나도 없는 경우. 모든 행에 책임자 역할을 하나만 지정하세요.
2. 진행 상황만 전달받으면 되는 사람에게 C를 지정하는 경우. 이 경우에는 I가 맞습니다. C로 표시하면 업무 조율이 지연됩니다.
3. 부서를 행으로 사용하는 경우. 조직도가 아니라 업무를 나타내도록 프로세스 단계와 의사결정 항목을 적으세요.
4. 역할 열에 개인 이름을 적는 경우. 역할을 사용하면 조직 개편이나 승진이 있어도 매트릭스가 무효화되지 않습니다.
5. 검토하지 않는 경우. 프로세스가 바뀌었는데 매트릭스가 그대로라면 사용자는 매트릭스에 의존하지 않게 됩니다.

마지막 실수는 주의만으로 막기 어렵습니다. 프로세스나 담당자가 바뀔 때, 감사 전에, 또는 정해 둔 검토일에 매트릭스를 확인하세요. 파일을 내보냈다가 다시 가져오고 역할 지정 내용을 이벤트 로그와 대조하면, 매트릭스를 과거의 기록이 아니라 실제 업무에 대한 설명으로 유지할 수 있습니다. 자세한 검토 방법은 프로세스 거버넌스에서 확인하세요.