部署: 人事

人事プロセスの最適化

はじめに

ロンドンに本社を置くGlobal Enterprises社は、幅広い業界で多角的な事業を展開する世界的な大手企業です。グローバルな成功を収めている一方で、同社の人事（HR）部門は、従業員のライフサイクルにおける各プロセスの効率的な管理という大きな課題に直面していました。この状況を打破するため、HRチームはプロセスの改善活動に着手。プロセスマイニング、プロセス設計、そしてプロセスsimulationの手法を活用し、人事オペレーションの最適化とオンボーディングプロセスの改善に取り組みました。

課題

Global Enterprises Inc.のHR部門では以下のような課題がありました：

• 採用プロセスの長期化：採用までの期間が長く、重要なポジションの充足が遅れる
• オンボーディングに時間がかかる：新人のオンボーディングが非効率で時間がかかり、生産性や満足度に悪影響
• 手作業の管理業務が多い：データ入力や書類管理など多くが手動で、非効率やミスの原因に
• プロセスの透明性不足：HR業務の進捗・bottleneckの把握が難しく、管理しづらい

メソドロジー

このプロセス改善プロジェクトは、以下の体系的なステップで進められました：

1. プロセスマイニング:

• プロセスマイニングツールで既存HRプロセスを分析
• 人事管理システム、採用管理システム、従業員データからデータを収集し現状のワークフローをマッピング
• 採用・オンボーディング等各HRプロセスのbottleneckや非効率、逸脱を特定

2. プロセス設計:

• HRスタッフやステークホルダーへのインタビューやワークショップで課題・意見を収集
• ワークフロー整理・冗長タスク排除・自動化適用で効率化を実現し再設計
• ベストプラクティスやCompliance標準も取り入れて標準プロセスモデルを作成

3. プロセスsimulation:

• 専用ソフトウェアで新プロセスをsimulationし効果予測・想定課題を特定
• 複数シナリオで、採用期間やオンボーディング時間、運用コストの変化を検証
• simulation結果からさらにプロセスを最適化し、最適な効率を目指す

結果

プロセス改善の取り組みにより、Global Enterprises社は以下のような大きな成果を上げました。

• 採用サイクルの短縮： 採用までに要する期間を平均35%短縮。重要なポジションの欠員をより早く解消し、採用コストの削減に成功しました。
• オンボーディングの迅速化： オンボーディングにかかる時間を50%削減。新入社員の早期立ち上がりによる生産性向上と、満足度の改善を実現しました。
• 業務効率の向上： 事務作業を自動化することで、手作業による負担を60%軽減。人事担当者がより戦略的な業務に専念できる環境を整えました。
• 透明性の向上： プロセスマイニングツールの導入により、人事ワークフローのリアルタイムな可視化が可能に。プロアクティブな管理と継続的な改善を促進しました。
• コスト削減： プロセス全体の改善により、人事関連の運用コストを25%削減しました。

プロセスマイニング、プロセス設計、プロセスsimulationを戦略的に活用したことで、Global Enterprises社は人事部門の変革に成功。大幅な業務効率化と従業員エクスペリエンスの向上を実現しました。人事担当者は従来の手作業中心の事務から解放され、データに基づく意思決定や、戦略的な人材育成・開発へとシフトすることができました。この事例は、ビジネスプロセス管理（BPM）の手法が、組織の成長を支える人事プロセスの改善にいかに大きな可能性をもたらすかを証明しています。