Vevői számlák folyamatának elemzése process mininggel

Vevői számlák process mining elemzése: értse meg a DSO-t

A vevői kintlévőségek napokban mért átlagos kora (DSO) azt becsüli meg, hány nap telik el átlagosan az értékesítés és a fizetés között. A DSO változását a szezonalitás is magyarázhatja. A vevői számlák kezelésének folyamata szintén hatással lehet rá: a számlák várhatnak az utánkövetésre, a vitás ügyek rendezése időbe telhet, az újramunka pedig késleltetheti a beérkező fizetések könyvelését. A process mining megmutatja, mely lépések növelik az átfutási időt, anélkül, hogy minden változást kizárólag az ügyfelek viselkedésének tulajdonítana.

Mit mutathat meg a process mining a vevői számlák kezeléséről?

Az eljárásrendek leírják, hogyan kellene működnie a követeléskezelésnek. Az eseménynapló viszont azt mutatja meg, hogyan zajlik valójában a folyamat: milyen tevékenységek és átadások történnek, mennyi a várakozási idő, és milyen útvonalakat követnek az egyes esetek.

A ProcessMind segítségével a vevői számlák adataiból többek között a következőket elemezheti:

• A számla kiállítása és a fizetés között eltelt idő
• A fizetési felszólítások és más beszedési tevékenységek közötti várakozás
• A vitás ügyek aránya és rendezési ideje ügyfél, régió vagy számlatípus szerint
• Az újramunka, például a számlák ismételt feldolgozása vagy javítása
• A manuális tevékenységek és átadások
• Az eltérés a dokumentált folyamat és a tényleges végrehajtás között
• A beszedési vagy rendezési célokat el nem érő esetek

Ezek az eredmények segítenek elkülöníteni a folyamatból eredő késedelmeket a DSO-t befolyásoló egyéb tényezőktől. Nem bizonyítják, hogy egy folyamatmódosítás meghatározott DSO-értéket eredményez.

Hol jelentkeznek késedelmek és újramunka a követeléskezelésben?

Kezdje a számla kiállítása és a fizetés közötti lépésekkel. A folyamattérkép megmutatja, hol várakoznak az esetek, mely útvonalak tartanak tovább, és hol végzik el újra a munkát. Hasonlítsa össze a hasonló eseteket ügyfélszegmens, számlatípus, fizetési státusz vagy a vita oka szerint szűrve.

Vizsgálja meg például, hogy a vitatott számlák rendezése tovább tart-e, bizonyos számlatípusokat többször is feldolgoznak-e, vagy egy átadást hosszú várakozás követ-e. Az eseménynapló megmutatja a folyamat időzítését és sorrendjét, de önmagában nem magyaráz meg minden okot.

Ismerje meg a process mininget, és nézze meg, hogyan segíthetik az elemzést a folyamattérképek, a változatok és a szűrők.

Hogyan befolyásolják a vitás ügyek és a beérkező fizetések könyvelése az eredményt?

A vitás ügyek növelhetik a számlázás és a fizetés közötti időt és munkamennyiséget. Hasonlítsa össze a viták típusát, rendezési útvonalát és időtartamát, hogy lássa, hol várakoznak az esetek, vagy hol térnek vissza korábbi tevékenységekhez. Az ismételt ellenőrzés vagy javítás szintén növelheti az átfutási időt.

A beérkező fizetések könyvelését is érdemes megvizsgálni. Nézze meg, mikor történnek a fizetéshez kapcsolódó tevékenységek, és hogyan kapcsolódnak a számlák feldolgozásához és a viták rendezéséhez. A process mining a rögzített eseményeket elemzi, fizetést nem hajt be.

Hogyan értelmezze a vevőkövetelések forgási sebességét?

A vevőkövetelések forgási sebessége azt mutatja meg, hogy egy adott időszakban milyen gyakran szedik be a követeléseket. Más nézőpontot ad, mint a DSO: a forgási sebesség a beszedés gyakoriságát méri, a DSO pedig az értékesítés és a fizetés között átlagosan eltelt időt becsüli meg. A mutatók összehasonlításakor használja a pénzügyi csapat által már alkalmazott definíciókat és számítási szabályokat.

A process mining a pénzügyi mutatók mellé azt is megmutatja, hogyan zajlik a munka. Segíthet megvizsgálni, hogy a késedelmek, a vitás ügyek vagy az újramunka együtt járnak-e a beszedési teljesítmény változásával, de nem helyettesíti a pénzügyi csapat definícióit vagy számviteli elemzését.

Vevői és szállítói számlák: miben különbözik a két folyamat?

A vevői számlák kezelése azt követi, mivel tartoznak az ügyfelek a szervezetnek, és milyen munka szükséges a pénz beszedéséhez. A szállítói számlák kezelése azt mutatja meg, mivel tartozik a szervezet a beszállítóinak, és milyen munka szükséges a kifizetéshez. A két folyamat célja és eseményei eltérnek, de mindkettőnél hasznos látni a tényleges útvonalakat, várakozási időket, átadásokat és újramunkát.

Hasonlítsa össze a szállítói számlák folyamatával, vagy tekintse meg a pénzügyi és megosztott szolgáltatási területek felhasználási esetét, amely a pénzügyi működés folyamatait tágabb összefüggésben mutatja be.

Hogyan elemezheti a követeléskezelési folyamatot?

1. Elemezze: Készítsen eseménynaplót, és elemezze a tényleges folyamatot a ProcessMindben. Hasonlítsa össze az útvonalakat, és szűrjön olyan jellemzők szerint, mint az ügyfélszegmens, a számlatípus, a fizetési státusz vagy a vita oka.
2. Modellezze: Az eredmények alapján dokumentálja a célfolyamatot BPMN-ben. Határozza meg a tevékenységeket, az átadásokat, a kivételútvonalakat és a követni kívánt KPI-kat. Ismerje meg a BPMN-modellezést, és dokumentálja a jelenlegi, valamint a tervezett állapotot.
3. Szimulálja: Hasonlítsa össze a tervezett folyamatforgatókönyveket a bevezetés előtt. Vizsgálja meg például az emlékeztetők időzítését, a viták útvonalát, a jóváhagyási szabályokat vagy az átadásokat. Tudjon meg többet a folyamatszimulációról, és vizsgálja meg, hogyan befolyásolhatják a forgatókönyvek a folyamat teljesítményét.

A ProcessMind folyamatadatokat elemez és modellez. A csapata dönti el, mely változtatásokat vezeti be, és követi az eredményeket.

Milyen adatokra van szüksége az induláshoz?

Kezdjen egy követeléskezelési kérdéssel, például azzal, hogy hol nő meg a számla kiállítása és a fizetés közötti idő, vagy mely vitás ügyek útvonalán fordul elő a legtöbb újramunka. Az első elemzéshez használja az ERP-rendszeréből már exportált számla- és fizetési naplót.

Legalább a következőket készítse elő:

• Esetazonosító, amely az eseményeket egy számlához vagy más esethez kapcsolja
• Tevékenységnév
• Minden esemény időbélyege

Ha elérhetők, vegyen fel olyan jellemzőket is, mint az ügyfél, a számla értéke, a fizetési státusz, a vita oka, a csapat és a régió. Ezek alapján összehasonlíthatja a szegmenseket, és megvizsgálhatja a folyamat teljesítményének eltéréseit.

Az eseménynapló előkészítése előtt ellenőrizze az adatigényeket.

Milyen eredményekre számíthat?

Az eredmények az adatok minőségétől és lefedettségétől, a folyamat összetettségétől, valamint a csapat által bevezetett változtatásoktól függenek. Az eseménynapló alapján állítson fel kiinduló értékeket, keresse meg, hol gyűlik össze az idő és az újramunka, majd a változtatások után is kövesse a folyamat teljesítményét.

A process mining nem garantálja a DSO csökkenését. Megmutatja, hogyan halad a rögzített munka, és segít a csapatnak megvizsgálni, majd rangsorolni a fejlesztési lehetőségeket. A pénzügyi eredményeket több tényező befolyásolja.