Adatsablon a Record to Report - Journal Entry folyamathoz

SAP ECC
Adatsablon a Record to Report - Journal Entry folyamathoz

Adatsablon a Record to Report - Journal Entry folyamathoz

Ez a sablon útmutatást ad a Record to Report - Journal Entry folyamat elemzéséhez és fejlesztéséhez szükséges adatok összegyűjtéséhez. Bemutatja a rögzítendő attribútumokat, a nyomon követendő tevékenységeket, valamint gyakorlati tanácsokat ad az adatok SAP ECC-ből történő kinyeréséhez. A sablon segítségével megfelelő adatkészletet állíthat össze a hatékonysági problémák feltárásához és a pénzügyi beszámolás javításához.
  • Javasolt attribútumok a részletes elemzéshez
  • A nyomon követendő fő naplóbejegyzési tevékenységek
  • Gyakorlati útmutató az adatok kinyeréséhez SAP ECC-ből
Most ismerkedik az eseménynaplókkal? Tudja meg, hogyan készíthet process mining eseménynaplót.

A Record to Report - Journal Entry attribútumai

Az alábbi adatmezőket javasoljuk felvenni az eseménynaplóba a Record to Report - Journal Entry folyamat SAP ECC-ben történő részletes elemzéséhez.
5 Kötelező 6 Javasolt 7 Nem kötelező
Név Leírás
Esemény időpontja
EventTime
Az időbélyeg, amely megmutatja, mikor történt egy adott tevékenység vagy esemény a naplóbejegyzés folyamatában.
Leírás

Az esemény időpontja minden naplóbejegyzési tevékenység pontos dátumát és időpontját adja meg. Ez az adat elengedhetetlen az időalapú mutatók, például a ciklusidők, a feldolgozási idők és a lépések közötti késések kiszámításához. Az időbélyeg forrása a tevékenységtől függ: lehet a bizonylat létrehozásának dátuma és időpontja (CPUDT/CPUTM), vagy a naplók módosítási időbélyege (CDHDR-UDATE/UTIME).

Az elemzés az esemény időpontja alapján rendezi időrendbe az eseményeket, így ez adja a folyamattérkép alapját. Az időalapú KPI-k, például az átlagos naplóbejegyzési ciklusidő, az átlagos jóváhagyási idő és a jóváhagyástól a könyvelésig eltelt idő kiszámításához is szükség van rá.

Miért fontos?

Ez az időbélyeg alapozza meg az időalapú elemzéseket, és lehetővé teszi a ciklusidők, az időtartamok és a szűk keresztmetszetek kiszámítását.

Hol szerezhető be?

A tevékenységtől függően különböző mezőkből származik. Elsősorban a BKPF létrehozási időbélyegéből (CPUDT, CPUTM) vagy a CDHDR módosítási dokumentumainak időbélyegéből (UDATE, UTIME).

Példák
2023-10-26T09:00:00Z2023-10-26T14:30:15Z2023-10-27T11:05:00Z
Naplóbejegyzés-azonosító
JournalEntryId
A pénzügyi bizonylat egyedi azonosítója, amely a vállalatkódot, a bizonylatszámot és a pénzügyi évet egyesíti.
Leírás

A naplóbejegyzés-azonosító a naplóbejegyzés életútjának követésére szolgáló elsődleges esetazonosító. Összetett kulcs, amelyet általában a vállalatkód (BUKRS), a bizonylatszám (BELNR) és a pénzügyi év (GJAHR) összefűzésével állítanak elő. Így az SAP-rendszeren belül egyedi azonosítót kap.

A folyamatelemzésben ez az azonosító kapcsolja össze az összes kapcsolódó tevékenységet, például a létrehozást, az előzetes rögzítést, a benyújtást, a jóváhagyást, az elutasítást és a könyvelést. Az azonosító alapján összeállítható minden naplóbejegyzés teljes útja, mérhetők a ciklusidők, és feltárhatók az egyes bejegyzések folyamateltérései és szűk keresztmetszetei.

Miért fontos?

Ez az alapvető azonosító követi a naplóbejegyzést a létrehozástól a végső könyvelésig, így lehetővé teszi a teljes folyamat elemzését és a változatok összehasonlítását.

Hol szerezhető be?

Származtatott attribútum, amelyet általában a BKPF tábla mezőinek összefűzésével állítanak elő: vállalatkód (BUKRS), bizonylatszám (BELNR) és pénzügyi év (GJAHR).

Példák
1000-1000000123-20232000-1900000456-20231000-1800000789-2024
Tevékenység neve
ActivityName
A naplóbejegyzési folyamat adott pontján végrehajtott üzleti tevékenység vagy bekövetkezett esemény neve.
Leírás

A tevékenység neve a naplóbejegyzés életútjának egy adott lépését írja le, például: „Naplóbejegyzés létrehozva”, „Naplóbejegyzés jóváhagyva” vagy „Naplóbejegyzés lekönyvelve”. Ez az attribútum általában több SAP-adatforrásból származik, például tranzakciókódokból (TCODE), módosítási naplókból (CDHDR és CDPOS táblák), valamint a bizonylat állapotát jelző mezőkből.

A tevékenységek elemzése a process mining alapja. Segítségével megjeleníthető a folyamattérkép, kiszámítható az egyes lépések közötti idő, és azonosíthatók az átdolgozási körök, például amikor az „Elutasított naplóbejegyzés” után a „Naplóbejegyzés javítva” következik. Ezek az adatok alapozzák meg a ciklusidőket, az átdolgozási arányokat és a folyamatváltozatokat bemutató dashboardokat.

Miért fontos?

Meghatározza a folyamattérkép lépéseit, így a naplóbejegyzési munkafolyamat megjeleníthető, elemezhető és fejleszthető.

Hol szerezhető be?

Többféle forrásból származik, például a BKPF tranzakciókódjaiból (TCODE), a bizonylat állapotából, a SWW_WI2OBJ-hez hasonló táblák munkafolyamatnaplóiból, illetve a CDHDR és CDPOS táblák módosítási dokumentumaiból.

Példák
Naplóbejegyzés létrehozvaNaplóbejegyzés jóváhagyvaNaplóbejegyzés véglegesen elutasítvaNaplóbejegyzés lekönyvelve
Forrásrendszer
SourceSystem
A rendszer, amelyből a folyamatadatokat kinyerték.
Leírás

Ez az attribútum azonosítja az adatok forrását, ebben az esetben az adott SAP ECC-példányt. Általában az adatok kinyerésekor hozzáadott, állandó érték.

Több ERP-rendszert vagy adatforrást használó környezetben ez az attribútum segít egyértelműen nyomon követni az adatok eredetét, és lehetővé teszi az elemzés forrásrendszer szerinti szűrését vagy bontását.

Miért fontos?

Egyértelműen nyomon követhetővé teszi az adatok eredetét, és segít ellenőrizni az adatminőséget, különösen több forrásrendszer használatakor.

Hol szerezhető be?

Általában az adatátalakítás során hozzáadott, állandó érték, amely az adott SAP ECC-példányt azonosítja, például „ECC_PROD_100”.

Példák
SAP ECC EHP8ECC_FIN_PRODSAP_ERP_60
Utolsó adatfrissítés
LastDataUpdate
Az időbélyeg, amely megmutatja, mikor nyerték ki vagy frissítették utoljára az adatokat a forrásrendszerből.
Leírás

Ez az attribútum rögzíti az SAP ECC-ből történő legutóbbi adatkinyerés dátumát és időpontját. Olyan metaadatmező, amely segít megállapítani, mennyire frissek az elemzett adatok.

A process mining dashboardokon és elemzésekben az utolsó frissítés időpontja segít a felhasználóknak eldönteni, mennyire naprakészek az adatok, és megbízhatnak-e bennük. Választ ad arra a kérdésre is, hogy „Mennyire frissek ezek az információk?”.

Miért fontos?

Megmutatja, mennyire frissek az adatok, így a felhasználók tisztában vannak az elemzés időszakával, és megbízhatnak az eredményekben.

Hol szerezhető be?

Az adatkinyerő eszköz vagy az ETL-folyamat által az adatfrissítéskor létrehozott és tárolt metaadatmező.

Példák
2024-05-20T04:00:00Z2024-05-21T04:00:00Z2024-05-22T04:00:00Z
Bizonylattípus
DocumentType
A könyvelési bizonylatok besorolása, amely meghatározza azok feldolgozását és tárolását.
Leírás

A bizonylattípus különbözteti meg az üzleti tranzakciókat, például a főkönyvi könyvelést (SA), a szállítói számlát (KR) vagy az eszközkönyvelést (AA). A rendszer beállításakor határozzák meg, és minden naplóbejegzéshez hozzárendelik.

Az elemzésben ez az attribútum lehetővé teszi a folyamat tranzakciótípus szerinti bontását. A „Naplóbejegyzések száma típusonként” dashboard és az „Átlagos ciklusidő naplóbejegyzés-típusonként” KPI közvetlenül erre a mezőre támaszkodik. Segít feltárni, hogy bizonyos bejegyzéstípusoknál gyakoribbak-e a késések, az átdolgozások vagy a visszafordítások.

Miért fontos?

A tranzakciótípus szerinti bontással megmutatja, hogy a folyamatproblémák csak bizonyos naplóbejegyzés-típusokat érintenek-e.

Hol szerezhető be?

A BKPF bizonylatfejléc-táblában, a BLART mezőben található.

Példák
SAKRREAA
Felhasználó
User
A naplóbejegyzést létrehozó vagy módosító személy SAP-felhasználói azonosítója.
Leírás

Ez az attribútum rögzíti az adott tevékenységért, például egy bizonylat létrehozásáért, előzetes rögzítéséért vagy könyveléséért felelős SAP-felhasználó nevét. Közvetlenül a bizonylatfejléc- vagy módosításinapló-táblákból származik.

A felhasználó attribútum elemzése segít megérteni a csapatok és az egyes felhasználók teljesítményét. A felhasználói produktivitást bemutató dashboardon felhasználónként követhetők a tevékenységek mennyiségei és feldolgozási ideje. Az attribútum azt is megmutatja, kik vesznek részt az átdolgozási körökben, a visszafordításokban vagy a megfelelési eltérésekben, így célzott képzés és folyamatfejlesztés tervezhető.

Miért fontos?

Megmutatja, ki felel az egyes tevékenységekért, így elemezhető a felhasználói teljesítmény, a munkaterhelés eloszlása és az átdolgozások mintázata.

Hol szerezhető be?

Általában a BKPF táblából származik (a létrehozó USNAM mezője), vagy a CDHDR táblából (a módosító USERNAME mezője).

Példák
ABROWNCJONESDSMITH
Könyvelési dátum
PostingDate
Az a dátum, amikor a tranzakció bekerül a főkönyvbe, és ezzel meghatározza az érintett pénzügyi időszakot.
Leírás

A könyvelési dátum határozza meg, melyik pénzügyi időszakban számolják el a naplóbejegyzést. Pénzügyi és megfelelési szempontból fontos dátummező, amelynek igazodnia kell a számviteli időszak zárási ütemezéséhez és az előírásokhoz.

A process miningban ezzel a dátummal ellenőrizhető a megfelelés. A „Megfelelés nyomon követése” dashboard és a „Megfelelési arány” KPI segítségével ellenőrizhető, hogy a bejegyzéseket a megfelelő időszakban könyvelték-e le. A dátum a naplóbejegyzések mennyiségének időbeli alakulását is megmutatja.

Miért fontos?

A pénzügyi beszámolók és a megfelelés elemzéséhez szükséges, és segít ellenőrizni, hogy a bejegyzések a megfelelő számviteli időszakban kerültek-e könyvelésre.

Hol szerezhető be?

A BKPF bizonylatfejléc-táblában, a BUDAT mezőben található.

Példák
2023-10-312023-11-302024-01-15
Tranzakciókód
TransactionCode
A naplóbejegyzés létrehozásához vagy feldolgozásához használt SAP-tranzakciókód.
Leírás

A tranzakciókód (T-Code) egy adott SAP-funkció vagy -program egyedi azonosítója. Naplóbejegyzéseknél megmutatja, hogyan jött létre a bejegyzés: például kézi rögzítéssel (FB01, F-02), előzetes rögzítéssel (FV50) vagy automatizált interfészen keresztül.

Ez az attribútum különösen hasznos a „Kézi tevékenységek optimalizálása” dashboardhoz. A T-Code elemzésével megkülönböztethetők a kézi és automatizált tevékenységek, azonosíthatók a legtöbb időt igénylő kézi folyamatok, és feltárhatók az automatizálási lehetőségek. Így csökkenthető a kézi munka és javítható a hatékonyság.

Miért fontos?

Segít megkülönböztetni a kézi és automatizált folyamatokat, valamint feltárni az automatizálási és folyamat-szabványosítási lehetőségeket.

Hol szerezhető be?

A BKPF bizonylatfejléc-táblában, a TCODE mezőben található.

Példák
FB01F-02FV50FBD1
Vállalatkód
CompanyCode
Az önálló jogi személyt képviselő szervezeti egység, amelyre pénzügyi kimutatások készülnek.
Leírás

A vállalatkód az SAP Financials egyik alapvető szervezeti egysége. Önálló jogi személyt jelöl, és a naplóbejegyzés bizonylatfejlécének egyik fontos mezője.

Ez az attribútum lehetővé teszi a folyamatelemzés jogi személyenkénti bontását. Összehasonlítható vele a folyamatok teljesítménye, a megfelelési arány és a KPI-k eredménye az üzlet különböző részei között. Például kideríthető, hogy a jóváhagyási késések vagy a gyakori visszafordítások csak bizonyos vállalatkódoknál jelentkeznek-e.

Miért fontos?

Lehetővé teszi a folyamatok teljesítményének szűrését és összehasonlítását a szervezet különböző jogi személyei vagy üzleti egységei között.

Hol szerezhető be?

A BKPF bizonylatfejléc-táblában, a BUKRS mezőben található.

Példák
10002000US01DE01
Visszafordítva
IsReversed
Logikai jelző, amely megmutatja, hogy visszafordították-e a naplóbejegyzést.
Leírás

Ez a jelző azokat a naplóbejegyzéseket azonosítja, amelyeket később egy másik könyvelési bizonylattal visszafordítottak. Az SAP-ban a visszafordított bizonylat hivatkozik a sztornóbizonylatra, így egyértelmű auditnyomvonalat biztosít.

Ez az attribútum alapvető a „Naplóbejegyzések sztornóelemzése” dashboardhoz és a „Naplóbejegyzések sztornóaránya” KPI-hoz. Segítségével elkülöníthetők a visszafordított tételek, így feltárhatók a kiváltó okok, például az adatrögzítési hibák vagy a helytelen könyvelési kezelés. Ezzel csökkenthető a sztornók gyakorisága.

Miért fontos?

Közvetlenül támogatja a sztornóelemzést: megjelöli a később visszavont tételeket, így segít feltárni a hibák okait és javítani az adatok megbízhatóságát.

Hol szerezhető be?

A BKPF tábla Reversal Document number mezőjéből (STBLG) származik. Ha az STBLG mező nem üres, a jelző értéke igaz.

Példák
truefalse
Bizonylat teljes összege
TotalDocumentAmount
A naplóbejegyzés teljes értéke a bizonylat pénznemében.
Leírás

Ez az attribútum a naplóbejegyzés teljes pénzügyi értékét mutatja. Általában a bizonylathoz tartozó összes tartozik- vagy követel tétel abszolút értékének összegeként számítják ki.

A folyamat pénzügyi érték szerinti elemzése fontos mintázatokat tárhat fel. A nagy összegű bejegyzések például eltérő, szigorúbb jóváhagyási folyamatot követhetnek. Az attribútummal szűrhető vagy bontható az elemzés, így ellenőrizhető, hogy az összeg összefügg-e a ciklusidővel, az elutasítások arányával vagy a jóváhagyási késésekkel.

Miért fontos?

Lehetővé teszi a pénzügyi hatás elemzését, például a feldolgozási idő vagy az elutasítási arány összevetését a naplóbejegyzések pénzösszegével.

Hol szerezhető be?

Számított mező, amelyet az adott naplóbejegyzéshez tartozó BSEG-tábla összes tételének összegmezőiből (WRBTR vagy DMBTR) állítanak elő.

Példák
1500.0025000.75125.50
Jóváhagyási idő
ApprovalTime
A naplóbejegyzés jóváhagyásra küldése és jóváhagyása vagy elutasítása között eltelt idő.
Leírás

Ez a mutató a jóváhagyási részfolyamat időtartamát méri, amely gyakran jelentősen növeli a teljes átfutási időt. A „Naplóbejegyzés beküldve” tevékenység és a hozzá tartozó „Naplóbejegyzés jóváhagyva” vagy „Naplóbejegyzés elutasítva” tevékenység időpontja közötti különbségből számítható ki.

A jóváhagyási idő a „Naplóbejegyzések jóváhagyási teljesítménye” dashboard és az „Átlagos naplóbejegyzés-jóváhagyási idő” KPI alapmutatója. Elemzésével azonosíthatók a jóváhagyási munkafolyamat szűk keresztmetszetei, mérhető a jóváhagyók teljesítménye, és alátámaszthatók a folyamatmódosítások, például a jóváhagyási értékhatárok módosítása.

Miért fontos?

Méri a jóváhagyási szakasz időtartamát, így feltárhatók és kezelhetők az ellenőrzési és jóváhagyási munkafolyamat késedelmei.

Hol szerezhető be?

A „Naplóbejegyzés beküldve” esemény időbélyegét kivonjuk a „Naplóbejegyzés jóváhagyva” vagy „Naplóbejegyzés elutasítva” esemény időbélyegéből.

Példák
P1DT2HPT4H15MP3D
Költséghely
CostCenter
Az irányítási területen belüli szervezeti egység, amely egy költségek felmerülésével járó helyet jelöl.
Leírás

A költséghely a Controlling (CO) modul egyik fontos törzsadat-eleme, amelyet gyakran a naplóbejegyzés tételsorához rendelnek. Egy adott részleg, funkció vagy hely költségeinek nyomon követésére szolgál.

A költséghely bevonásával részletesebben elemezhető a naplóbejegyzések folyamata. Kiderülhet például, hogy egyes részlegeknél több az újramunka, hosszabb az átfutási idő, vagy több kézi rögzítésre van szükség. Így a folyamat hatékonysága részlegenként is vizsgálható.

Miért fontos?

Lehetővé teszi a folyamat teljesítményének részleg vagy funkcionális terület szerinti elemzését, és segít feltárni a helyi hatékonysági problémákat.

Hol szerezhető be?

A BSEG bizonylattétel-táblában található, a KOSTL mezőben.

Példák
4100CC_FINANCE_US10010101
Parkolt-e
IsParked
Logikai jelző, amely megmutatja, hogy a naplóbejegyzést könyvelés előtt parkolt bizonylatként mentették-e.
Leírás

A bizonylat parkolásával a felhasználó úgy menthet el egy hiányos naplóbejegyzést, hogy az ne módosítsa a pénzügyi egyenlegeket. Egy másik felhasználó később kiegészítheti vagy ellenőrizheti, mielőtt könyvelik. Ez a jelző azokat a tételeket azonosítja, amelyeknél sor került parkolásra.

Az attribútum elemzésével megérthető, hogyan használják a parkolási funkciót. Kiderülhet, hogy informális ellenőrzési lépésként alkalmazzák, ami késedelmet okozhat. Az elejétől a végéig tartó átfutási idő elemzését is támogatja, megkülönböztetve a közvetlenül könyvelt és az előbb parkolt tételeket.

Miért fontos?

Azonosítja a parkolási funkcióval kezelt tételeket. Ezek késedelmet okozhatnak, vagy informális ellenőrzési folyamatra utalhatnak.

Hol szerezhető be?

A BKPF tábla bizonylatállapot-mezőjéből (BSTAT) származik. A „V” érték parkolt bizonylatot jelöl.

Példák
truefalse
Pénznemkulcs
CurrencyKey
A naplóbejegyzésben rögzített összegek pénznemkódja.
Leírás

Ez az attribútum adja meg a naplóbejegyzés pénznemét, például USD, EUR vagy JPY. Segít értelmezni a bizonylathoz tartozó pénzügyi összegeket.

Bár nem mindig elsődleges elemzési szempont, a pénzösszegek helyes értelmezéséhez elengedhetetlen. Nemzetközi szervezeteknél az elemzés pénznem szerinti bontására is használható, így összehasonlíthatók a külföldi és a helyi pénznemben rögzített tételek folyamatai.

Miért fontos?

Megadja a pénzügyi összegek helyes elemzéséhez és értelmezéséhez szükséges pénznemadatokat.

Hol szerezhető be?

A BKPF bizonylatfejléc-táblában található, a WAERS mezőben.

Példák
USDEURGBPJPY
Sztornó oka
ReversalReason
A naplóbejegyzés sztornózásának okát jelölő kód.
Leírás

Bizonylat sztornózásakor az SAP-ban a felhasználó megadhat egy okkódot. Ez strukturáltan rögzíti, miért volt szükség a sztornóra, például hibás könyvelési dátum vagy adatrögzítési hiba miatt.

Ez az attribútum a „Naplóbejegyzések sztornóelemzése” dashboard egyik fontos bemenő adata. A leggyakoribb sztornóokok elemzésével feltárhatók a folyamatok rendszerszintű problémái és a képzési hiányosságok. Ezek alapján célzott intézkedésekkel megelőzhetők a jövőbeli hibák és csökkenthető a sztornóarány.

Miért fontos?

Közvetlenül megmutatja, miért történnek sztornók, így célzottan feltárhatók a kiváltó okok és megelőzhetők a későbbi hibák.

Hol szerezhető be?

A BKPF bizonylatfejléc-táblában található, az STGRD mezőben.

Példák
010205
Újramunka történt-e
IsRework
Logikai jelző, amely megmutatja, hogy a naplóbejegyzésnél történt-e újramunka, például elutasítás utáni javítás.
Leírás

Ez a jelző azokat az eseteket azonosítja, amelyek eltértek a szokásos folyamattól, és korrekcióra volt szükség. Értéke jellemzően akkor igaz, ha az adott naplóbejegyzésnél olyan tevékenységsorozat figyelhető meg, mint a „Naplóbejegyzés elutasítva”, majd a „Naplóbejegyzés javítva”.

Ez az attribútum elengedhetetlen a „Naplóbejegyzések újramunkálási aránya” KPI kiszámításához és az „Újramunka és elutasítási arány” dashboard elemzéséhez. Segít számszerűsíteni a folyamat hatékonyságvesztését, és alapot ad az újramunka okainak, például a nem egyértelmű követelményeknek vagy a hiányos dokumentációnak a feltárásához.

Miért fontos?

Megjelöli a javítást igénylő tételeket. Így mérhető az újramunka mértéke, feltárhatók az okai, és javítható az elsőre helyes teljesítés aránya.

Hol szerezhető be?

Számított attribútum, amely az eset tevékenységsorozatának elemzéséből származik. Újramunkálási ciklust jelez, ha elutasítási vagy javítási tevékenység történik.

Példák
truefalse
Kötelező Javasolt Nem kötelező

A Record to Report - Journal Entry tevékenységei

Ezeket a fő folyamatlépéseket és mérföldköveket érdemes rögzíteni az eseménynaplóban a naplóbejegyzések pontos feltérképezéséhez és fejlesztéséhez.
5 Javasolt 9 Nem kötelező
Tevékenység Leírás
Naplóbejegyzés előzetesen rögzítve
Ez a tevékenység a naplóbejegyzés kezdeti, előzetes állapotú létrehozását jelöli, mielőtt hivatalosan bekerülne a főkönyvbe. Az SAP ezt kifejezetten rögzíti, amikor a felhasználó egy előzetes rögzítésre szolgáló tranzakcióval menti a bizonylatot, és annak állapota „parked” lesz.
Miért fontos?

Ez fontos kezdő esemény azoknál a folyamatoknál, amelyek felülvizsgálatot és jóváhagyást igényelnek. Az előzetes rögzítés és a könyvelés közötti idő elemzésével feltárhatók a könyvelés előtti és a jóváhagyási szakasz késései.

Hol szerezhető be?

Az esemény a BKPF bizonylatfejléc-táblából azonosítható. A bizonylat akkor számít előzetesen rögzítettnek, ha létrehozásakor a BKPF-BSTAT értéke „V”. Az esemény időbélyege a létrehozás dátuma és időpontja: BKPF-CPUDT és BKPF-CPUTM.

Rögzítés

A BKPF táblában azonosítsa azokat a bizonylatokat, amelyeknél a BKPF-BSTAT értéke „V”.

Eseménytípus explicit
Naplóbejegyzés jóváhagyásra benyújtva
Ez a tevékenység azt jelzi, hogy az előzetesen rögzített naplóbejegyzést a létrehozója véglegesítette, és az készen áll a felülvizsgálatra és jóváhagyásra. Ezt általában az előzetesen rögzített bizonylathoz kapcsolódó SAP Business Workflow-feladat indítása rögzíti.
Miért fontos?

Ez jelöli az átadást a létrehozótól a jóváhagyónak, és ezzel elindítja a jóváhagyási ciklusidő KPI-jainak mérését. Fontos mérföldkő a jóváhagyási munkafolyamat hatékonyságának mérésében.

Hol szerezhető be?

A pénzügyi bizonylat objektumához kapcsolt jóváhagyási munkafolyamat-példány kezdési időpontjából következtethető ki. Ehhez olyan munkafolyamatnapló-táblákat kell elemezni, mint a SWW_WI2OBJ, hogy megtalálható legyen az adott vállalatkódhoz, bizonylatszámhoz és pénzügyi évhez tartozó munkafolyamat.

Rögzítés

Azonosítsa az előzetesen rögzített bizonylat objektumához tartozó munkafolyamat indítását.

Eseménytípus inferred
Naplóbejegyzés jóváhagyva
Ez a tevékenység a naplóbejegyzés munkafolyamaton belüli végső jóváhagyását jelöli, amely után a bejegyzés könyvelhetővé válik. Az eseményt a munkafolyamatnapló rögzíti a végső „feloldás” vagy „jóváhagyás” lépés befejezésekor.
Miért fontos?

Ez a jóváhagyási folyamatot lezáró fontos mérföldkő. Az eseményig eltelt idő a jóváhagyás hatékonyságának fontos KPI-ja, az esemény és a könyvelés közötti idő pedig a jóváhagyás utáni késést mutatja.

Hol szerezhető be?

Az SAP Business Workflow naplójában szereplő végső jóváhagyási lépés befejezési időbélyegéből következtethető ki. Ez az utolsó jóváhagyási művelet, mielőtt a bizonylatot lekönyvelik vagy könyvelésre előkészítik.

Rögzítés

Azonosítsa a végső „feloldás” vagy „jóváhagyás” lépés befejezését a munkafolyamatnaplókban.

Eseménytípus inferred
Naplóbejegyzés lekönyvelve
Ez a központi tevékenység: a naplóbejegyzés hivatalosan bekerül a főkönyvbe, és hatással van a pénzügyi kimutatásokra. Az SAP kifejezetten rögzíti ezt az eseményt, amikor a bizonylat állapota „könyvelt” lesz, és megkapja a könyvelési dátumot.
Miért fontos?

Ez a legfontosabb mérföldkő, amely a naplóbejegyzés sikeres feldolgozását jelzi. A teljes ciklusidőt gyakran eddig a pontig mérik. Ez az esemény a pénzügyi zárás elemzésében is fontos.

Hol szerezhető be?

A BKPF táblában szereplő bizonylat akkor azonosítható, ha van könyvelési dátuma (BKPF-BUDAT). Előzetesen rögzített bizonylatnál ez annak a pillanatnak felel meg, amikor a BKPF-BSTAT értéke „V”-ről üresre változik. A könyvelés időbélyege a rögzítés dátuma, BKPF-CPUDT.

Rögzítés

Azonosítsa, amikor a BKPF-BSTAT értéke „V”-ről üresre változik. Közvetlen könyvelésnél a létrehozási eseményt vegye alapul.

Eseménytípus explicit
Naplóbejegyzés visszafordítva
Ez a tevékenység egy korábban lekönyvelt naplóbejegyzés visszafordítását jelöli. A visszafordítás egy új könyvelési bizonylat, amely érvényteleníti az eredeti bejegyzést.
Miért fontos?

Ez az esemény fontos az adatminőség és a folyamat pontosságának méréséhez. A gyakori visszafordítások a kezdeti adatrögzítés vagy a jóváhagyás rendszerszintű problémáira utalnak, és minden visszafordítás többletmunkát jelent.

Hol szerezhető be?

Az esemény az eredeti bizonylat fejlécéből (BKPF tábla) azonosítható. Visszafordításkor az SAP kitölti a visszafordító bizonylat számát (BKPF-STBLG) és a visszafordítás okát (BKPF-STGRD). Az esemény időbélyege az új, visszafordító bizonylat könyvelési dátuma.

Rögzítés

Azonosítsa, amikor a BKPF-STBLG mező értéket kap az eredeti bizonylaton. Az időbélyeg a visszafordító bizonylat könyvelési dátuma.

Eseménytípus explicit
Dokumentáció csatolva
Ez a tevékenység azt jelöli, amikor a felhasználó alátámasztó dokumentumokat, például számlákat vagy táblázatokat csatol a naplóbejegyzéshez. Ez nem szerepel külön, szabványos könyvelési eseményként a naplóban. Általában úgy következtetnek rá, hogy ellenőrzik a könyvelési bizonylathoz kapcsolt mellékletek létrehozását.
Miért fontos?

A tevékenység követésével ellenőrizhető, hogy betartják-e a dokumentációt előíró szabályokat. A mellékletek késedelmes csatolása elnyújthatja a jóváhagyási ciklust.

Hol szerezhető be?

Ezt nehéz megbízhatóan, időbélyeggel ellátott eseményként rögzíteni. A Generic Object Services (GOS) mellékleteket tároló tábláinak, például a SOOD-nak az elemzésével következtetni lehet rá, ha a melléklet létrehozási időbélyegét összekapcsolják a naplóbejegyzés objektumkulcsával.

Rögzítés

Következtessen rá a GOS-táblákban (például SOOD) szereplő kapcsolt objektumok létrehozási időbélyegéből.

Eseménytípus inferred
Előzetesen rögzített naplóbejegyzés törölve
Olyan előzetesen rögzített naplóbejegyzés törlését jelöli, amelyet soha nem könyveltek le. Ez elutasítás után vagy téves létrehozás esetén történhet meg.
Miért fontos?

Ez a tevékenység a folyamat sikertelen lezárását jelzi. A törölt, előzetesen rögzített bizonylatok okainak elemzése feltárhatja például a duplikált bejegyzéseket vagy a folyamat félreértését.

Hol szerezhető be?

Az eseményt akkor rögzítik, amikor módosul a BKPF táblában szereplő, előzetesen rögzített bizonylat állapota. A BKPF-BSTAT mező értéke „Z”-re változik (előzetesen rögzített bizonylat törölve). A módosítás időbélyege a bizonylat módosítási naplóiban (CDHDR) található.

Rögzítés

Azonosítsa, amikor a BKPF-BSTAT értéke „Z”-re változik.

Eseménytípus explicit
Kézi rögzítés azonosítva
Ez a tevékenység azt állapítja meg, hogy a naplóbejegyzés kézi online tranzakcióval vagy automatizált interfészen, illetve kötegelt folyamaton keresztül jött-e létre. Nem felhasználói művelet, hanem a rendszeradatokból számított attribútum.
Miért fontos?

A kézi és automatizált bejegyzések megkülönböztetése segít célzottan fejleszteni a folyamatot. A kézi folyamatok gyakran a szabványosítási és automatizálási kezdeményezések elsődleges céljai.

Hol szerezhető be?

A BKPF bizonylatfejléc-tábla mezőinek elemzésével számítható ki. Az olyan tranzakciókódok, mint az „FB01”, az „FB50” vagy az „FV50” (BKPF-TCODE), kézi rögzítésre utalnak. Más T-kódok vagy bizonyos kötegelt adatbeviteli nevek (BKPF-AWKEY) automatizálást jelezhetnek.

Rögzítés

A BKPF-TCODE vagy a bizonylatfejléc más, forrásrendszerből származó jelzői alapján határozza meg.

Eseménytípus calculated
Naplóbejegyzés javításra visszaküldve
A munkafolyamatnak azt a pontját jelöli, amikor a jóváhagyó felülvizsgálta a naplóbejegyzést, majd javításra visszaküldte a létrehozónak. Az esemény a munkafolyamatnaplóból azonosítható, amely „elutasítás” vagy „visszaküldés” felhasználói döntést rögzít.
Miért fontos?

Ez a tevékenység elengedhetetlen az átdolgozási körök feltárásához, amelyek a hatékonyságromlás és a folyamateltérések fő okai közé tartoznak. Ha gyakran fordul elő, az a bejegyzések minőségével vagy a követelmények egyértelműségével kapcsolatos problémákra utal.

Hol szerezhető be?

Az esemény időpontja az SAP Business Workflow naplójának egy olyan felhasználói döntési lépéséből következtethető ki, amely „elutasításnak” vagy „javításra küldésnek” felel meg.

Rögzítés

Azonosítsa az „elutasítás” vagy „átdolgozás” döntésének időbélyegét a munkafolyamatnaplókban.

Eseménytípus inferred
Naplóbejegyzés javítva
Ez a tevékenység azt jelzi, hogy az eredeti létrehozó módosította az előzetesen rögzített naplóbejegyzést, miután azt javításra visszaküldték. Az esemény a bizonylaton a „Javítás kérése” esemény után végrehajtott módosítások alapján azonosítható.
Miért fontos?

A javítások követésével mérhető az átdolgozásra fordított munka. A javítás kérése és a módosítás elvégzése közötti idő megmutatja, mennyi időbe telik a benyújtott bejegyzésekkel kapcsolatos problémák megoldása.

Hol szerezhető be?

Az előzetesen rögzített bizonylathoz tartozó módosítási naplók (CDHDR és CDPOS táblák) elemzésével következtethető ki. Ha a munkafolyamatban rögzített elutasítás után módosítás történik, az javításra utal. Az időbélyeg a CDHDR táblából származik.

Rögzítés

Azonosítsa a CDHDR/CDPOS táblákban szereplő módosítási naplóbejegyzést az elutasítás után.

Eseménytípus inferred
Naplóbejegyzés létrehozva
Olyan naplóbejegyzés létrehozását jelöli, amelyet közvetlenül könyvelnek, előzetes rögzítés nélkül. Az SAP ezt akkor rögzíti, amikor a bizonylat közvetlen könyvelési tranzakcióval jön létre.
Miért fontos?

Ez a tevékenység alternatív kezdőpont az egyszerűbb, jóváhagyási munkafolyamatot nem igénylő naplóbejegyzési folyamatoknál. Segít megkülönböztetni az egyszerű, közvetlen könyveléseket az összetettebb, előzetesen rögzített bejegyzésektől.

Hol szerezhető be?

Ez az esemény a BKPF táblában szereplő bizonylat létrehozásának felel meg, amikor a bizonylat állapota, vagyis a BKPF-BSTAT mező üres (könyvelt). Az esemény időbélyege a létrehozás dátuma, BKPF-CPUDT. Ezeknél a bizonylatoknál a „Létrehozva” és a „Könyvelve” esemény egy időben történik.

Rögzítés

A BKPF táblában azonosítsa azokat a bizonylatokat, amelyeknél a BKPF-BSTAT mező üres.

Eseménytípus explicit
Naplóbejegyzés tétele kiegyenlítve
Ez a tevékenység egy nyitott tételes főkönyvi számla, például egy banki elszámolószámla tételének egyeztetését jelöli. Akkor történik meg, amikor egy tételt egy másik tétellel párosítanak, és ezzel lezárják.
Miért fontos?

A banki egyeztetéshez hasonló folyamatoknál a tételek kiegyenlítéséhez szükséges idő fontos KPI. Ez a tevékenység segít elemezni az egyeztetés és a hónap végi zárás hatékonyságát.

Hol szerezhető be?

Az eseményt a BSEG tételtábla rögzíti. Egy tétel kiegyenlítésekor kitöltik a kiegyenlítés dátumát (BSEG-AUGDT) és a kiegyenlítési bizonylatot (BSEG-AUGBL). Az esemény időbélyege a kiegyenlítés dátuma.

Rögzítés

Azonosítsa, amikor egy tételnél kitöltik a kiegyenlítés dátumát (BSEG-AUGDT).

Eseménytípus explicit
Naplóbejegyzés véglegesen elutasítva
Ez a tevékenység a naplóbejegyzés végleges elutasítását jelöli, amely után a bejegyzést már nem könyvelik le. A jóváhagyási munkafolyamatban ez általában végállapot, amelyet az előzetesen rögzített bizonylat későbbi törlése követ.
Miért fontos?

Az elutasítások követése fontos a minőségirányításhoz. Az elutasítások okainak és gyakoriságának elemzése segít javítani a naplóbejegyzések elsőre helyes feldolgozásának arányát.

Hol szerezhető be?

Az SAP Business Workflow naplója rögzíti ezt az eredményt: a végleges „elutasítás” felhasználói döntés lezárja a folyamatot. Az előzetesen rögzített bizonylatot ezt követően törölhetik.

Rögzítés

Azonosítsa a bizonylathoz tartozó munkafolyamatnapló végleges „elutasított” állapotát.

Eseménytípus inferred
Vállalatközi könyvelés azonosítva
Számított tevékenység, amely jelzi, ha egy naplóbejegyzés egynél több vállalatkódot érint. Ezt egyetlen pénzügyi bizonylat tételeinek elemzésével lehet megállapítani.
Miért fontos?

A vállalatközi tranzakciók feldolgozása és jóváhagyása összetettebb lehet. Azonosításukkal külön elemezhetők a ciklusidők és a folyamatútvonalak, így feltárhatók az egyedi szűk keresztmetszetek.

Hol szerezhető be?

A BSEG tételtábla adott bizonylatszámhoz (BELNR) tartozó sorainak vizsgálatával számítható ki. Ha a tételekben egynél több különböző vállalatkód (BSEG-BUKRS) szerepel, a könyvelés vállalatközi.

Rögzítés

Ellenőrizze, hogy egyetlen BKPF-BELNR-hez több különböző BSEG-BUKRS-érték tartozik-e.

Eseménytípus calculated
Javasolt Nem kötelező

Adatkinyerési útmutatók

Adatok kinyerése SAP ECC-ből

Kezdje el most?

Ezzel az adatsablonnal gyorsan elindíthatja a Record to Report - Journal Entry folyamat process mining elemzését. Szerezzen részletesebb képet, és javítsa a pénzügyi működés hatékonyságát.

Fejlessze most a Record to Report - Journal Entry folyamatot

Csökkentse 30%-kal a naplóbejegyzések átfutási idejét, és gondoskodjon a pontos beszámolásról.

Próbálja ki ingyen

Nincs szükség bankkártyára, kezdje el még ma a fejlesztést.