Modèle de données : Traitement des factures fournisseurs

L'Heure de l'événement capture le moment exact où une activité spécifique a eu lieu dans le cycle de vie de la facture. Chaque activité, de 'Facture reçue' à 'Facture soldée', a un timestamp associé.

Cet attribut est crucial pour l'analyse des performances. Il permet le calcul des temps de cycle entre les activités (par exemple, temps d'approbation, temps de paiement) et du temps total de traitement de bout en bout pour chaque facture. En analysant ces durées, les organisations peuvent identifier les goulots d'étranglement, mesurer les performances par rapport aux accords de niveau de service (SLA) et repérer les opportunités d'accélération. Il permet également l'ordonnancement chronologique des événements pour reconstruire le flux de processus avec précision.

C'est essentiel pour le calcul des temps de cycle, l'identification des goulots d'étranglement et l'analyse de la séquence chronologique des événements du processus.

Trouvé dans les journaux système, les champs de date de création/modification des transactions, ou les enregistrements de timestamps d'événements associés aux documents de facture.

L'ID de facture est un code alphanumérique unique attribué à chaque facture reçue d'un fournisseur. Il sert de point de référence central pour toutes les activités et données liées à cette facture spécifique, de sa réception initiale au paiement final et à l'apurement.

En Process Mining, l'ID de facture est fondamental. Il fonctionne comme l'ID de cas, permettant au logiciel de reconstituer la séquence des événements (tels que 'Facture reçue', 'Approuvée', 'Payée') en un flux de processus cohérent pour une seule facture. Cela permet l'analyse des variantes de processus, des temps de cycle et des bottlenecks par facture, offrant une vue claire de la manière dont chaque facture est traitée.

C'est l'attribut le plus critique, car il connecte toutes les étapes de processus associées en un seul cas, permettant une analyse et une visualisation de bout en bout du processus.

Généralement trouvé dans les données d'en-tête des tables de transactions de facture ou de comptes fournisseurs dans le système source.

Le Nom de l'activité décrit une action spécifique, un changement de statut ou une étape clé dans le cycle de vie du traitement des factures. Chaque événement enregistré pour une facture, tel que 'Facture Validée', 'Soumise pour approbation' ou 'Paiement Exécuté', est représenté par un nom d'activité distinct.

Cet attribut constitue la colonne vertébrale de la carte de processus, où chaque valeur unique devient un nœud dans le flux de processus visualisé. L'analyse de la séquence, de la fréquence et de la durée entre ces activités est au cœur du Process Mining, aidant à identifier les chemins courants, les écarts et les boucles de retravail. Elle est essentielle pour comprendre ce qui se passe réellement dans le processus.

Définit les étapes de la cartographie des processus, permettant la visualisation et l'analyse du flux de processus, des goulots d'étranglement et des variations.

Généralement dérivé des codes de transaction, des journaux d'événements, des champs de changement de statut ou des enregistrements d'actions utilisateur spécifiques au sein du système source.

L'horodatage de la dernière mise à jour des données indique l'heure la plus récente à laquelle les données ont été extraites du système source et chargées dans l'environnement de Process Mining. Il ne représente pas le moment où l'événement métier s'est produit, mais plutôt la fraîcheur des données analysées.

Cet attribut est important pour la gouvernance des données et pour que les utilisateurs comprennent la fraîcheur des données. Il aide à confirmer que l'analyse est basée sur des informations à jour et peut être utilisé pour surveiller la santé et la fréquence du pipeline de données. Il garantit que les parties prenantes sont conscientes de l'actualité des données lorsqu'elles prennent des décisions basées sur les dashboards et l'analyse des processus.

Essentiel pour la gouvernance des données et pour s'assurer que les utilisateurs sont conscients de la fraîcheur des données qu'ils analysent, ce qui renforce la confiance dans les informations obtenues.

Cet horodatage est généralement généré et ajouté lors du processus d'extraction, de transformation et de chargement des données (ETL).

Cet attribut identifie le système informatique d'origine où les données d'événement ont été générées ou enregistrées (comme un ERP, un système de gestion documentaire ou un outil de workflow). Dans les environnements où plusieurs systèmes sont impliqués dans le processus de comptabilité fournisseurs (AP), ce champ permet de distinguer la provenance des différentes activités.

L'analyse des données par système source est utile pour comprendre la fragmentation des processus et les défis d'intégration des données. Elle peut mettre en évidence les retards ou les problèmes liés aux transferts entre différents systèmes. Elle est également essentielle pour la gouvernance et la validation des données, afin de garantir que la vue du processus reflète fidèlement les contributions de chaque système.

Fournit le contexte de l'origine des données, ce qui est crucial pour la validation des données, le dépannage et l'analyse des variations de processus entre différents systèmes.

Généralement une valeur statique ajoutée lors du processus d'extraction des données ou disponible dans les en-têtes des journaux système.

Le Code Société est une clé unique qui représente une entité juridique ou une entreprise distincte au sein d'une organisation. Les factures sont traitées et enregistrées au nom d'un code société spécifique.

Cet attribut est une dimension fondamentale pour l'analyse comparative dans les organisations multi-entités. Il permet de benchmarker la performance des processus de comptes fournisseurs entre différentes entreprises, filiales ou unités commerciales. L'analyse peut révéler si certaines entités sont plus efficaces, ont des taux d'automatisation plus élevés ou connaissent davantage de blocages de paiement. Cela aide à standardiser les meilleures pratiques et à identifier les problèmes spécifiques à une région ou à une entité.

Permet de comparer les performances des processus entre différentes entités juridiques ou unités commerciales, contribuant ainsi à normaliser les pratiques et à identifier les problèmes spécifiques à chaque entité ou unité.

Situé dans l'en-tête des documents de transactions financières ou de facturation, représentant l'entité de comptabilisation.

La Date d'échéance de la facture est la date limite calculée à laquelle le paiement doit parvenir au fournisseur pour être considéré comme ponctuel et éviter d'éventuels frais de retard ou pénalités. Elle est généralement dérivée de la date de la facture et des conditions de paiement convenues (par exemple, Net 30).

Cet attribut est essentiel pour mesurer la performance des paiements. Il sert de base au calcul de l'indicateur clé de performance (KPI) du Taux de paiement à temps et à l'identification des paiements en retard. La comparaison de la date d'échéance avec la date de paiement réelle permet d'analyser la ponctualité des paiements, aidant ainsi les organisations à améliorer les relations avec les fournisseurs, à éviter les pénalités et à gérer stratégiquement leur trésorerie.

C'est essentiel pour mesurer la performance des paiements à temps, gérer les flux de trésorerie et éviter les pénalités de retard de paiement.

Cette date est souvent calculée par le système source en fonction de la date de facture et des conditions de paiement, puis stockée dans l'en-tête de la facture.

Le Montant de la Facture représente la valeur brute totale de la facture telle que soumise par le fournisseur. Il s'agit d'un indicateur financier clé pour chaque dossier.

Cet attribut est largement utilisé dans l'analyse financière et de performance. Il permet de filtrer les processus en fonction de leur matérialité (par exemple, analyser les factures de grande valeur séparément), d'identifier les goulots d'étranglement d'approbation pour les factures dépassant un certain seuil, et de calculer l'impact financier des inefficacités de processus. Par exemple, il peut être utilisé pour quantifier la valeur des factures bloquées ou pour prioriser les efforts d'automatisation sur les factures à volume élevé et à faible valeur. C'est une dimension fondamentale pour presque tous les dashboards des comptes fournisseurs.

Permet l'analyse de l'impact financier, telle que la quantification de la valeur des paiements bloqués, et aide à prioriser les factures en fonction de leur matérialité.

Généralement trouvé dans les tables d'en-tête ou de postes des données de transaction de la facture.

Le Nom d'utilisateur identifie l'employé ou l'utilisateur système responsable de l'exécution d'une étape donnée du processus, telle que la saisie de facture, l'approbation ou la comptabilisation. Pour les étapes automatisées, il peut s'agir d'un ID d'utilisateur système ou de lot.

Cet attribut permet une vue centrée sur l'humain du processus. Il est utilisé pour analyser la répartition de la charge de travail, la performance individuelle ou d'équipe et identifier les besoins de formation. En suivant les activités par utilisateur, les organisations peuvent découvrir les boucles de retravail causées par des individus spécifiques, localiser les points de blocage des approbations et assurer une séparation adéquate des tâches. C'est un attribut clé pour comprendre l'élément humain du processus des comptes fournisseurs (AP).

Permet d'analyser la performance individuelle et d'équipe, la répartition de la charge de travail, et aide à identifier les opportunités de formation ou les problèmes de conformité.

Généralement trouvé dans les journaux d'événements ou dans les champs "Modifié par" / "Créé par" des tables de transactions.

Le Nom du fournisseur identifie le nom légal ou commercial du fournisseur qui fournit les biens ou les services. Cet attribut apporte un contexte métier crucial à chaque facture.

En analyse, la segmentation du processus par Nom du fournisseur permet d'évaluer la performance et les relations avec des fournisseurs spécifiques. Elle peut aider à répondre à des questions telles que : 'Quels fournisseurs ont les délais d'approbation les plus longs ?', 'Avons-nous fréquemment des écarts de facturation avec certains fournisseurs ?', ou 'Exploitons-nous efficacement les escomptes pour paiement anticipé avec nos fournisseurs clés ?'. Cette vue est essentielle pour les achats et la gestion de la relation fournisseur.

Permet l'analyse des performances par fournisseur, aidant à identifier les relations fournisseurs problématiques, la conformité aux conditions de paiement et les variations de processus par fournisseur.

Situé dans les tables de données de base des fournisseurs et lié aux données de transaction de facture via un identifiant de fournisseur.

Le Numéro de bon de commande est l'ID de référence du document qui a initialement autorisé l'achat de biens ou de services auprès du fournisseur. Les factures peuvent être rattachées à un bon de commande (PO-backed) ou non (non-PO).

Cet attribut est essentiel pour analyser le processus de rapprochement des factures. Il permet de distinguer les factures basées sur un bon de commande (PO) de celles qui ne le sont pas, et qui suivent souvent des chemins de processus très différents. L'analyse peut se concentrer sur l'efficacité du rapprochement à trois voies (bon de commande, récépissé de marchandises et facture), identifier les raisons des échecs de rapprochement et mesurer l'indicateur clé de performance (KPI) du Taux de rapprochement au premier passage. Un numéro de bon de commande manquant pour une facture qui devrait en avoir un est souvent un indicateur de problème de conformité du processus.

Crucial pour analyser l'efficacité du rapprochement des factures, différencier les processus de facturation avec ou sans commande d'achat, et identifier les problèmes de conformité.

Trouvé dans les données de transaction de facture, souvent dans un champ de référence le reliant au module d'achats.

Les Conditions de Paiement définissent les conditions selon lesquelles une facture doit être payée. Cela inclut souvent les jours nets avant échéance (par exemple, 30 jours) et tout escompte potentiel pour paiement anticipé (par exemple, 2 % de remise si payé en 10 jours).

Cet attribut fournit un contexte essentiel pour l'analyse de la performance financière. Il est utilisé pour calculer la Date d'Échéance de la Facture et pour identifier les opportunités de bénéficier des escomptes pour paiement anticipé. En analysant la performance du processus par conditions de paiement, les organisations peuvent voir si elles manquent systématiquement des opportunités d'escompte en raison de longs cycles internes. Cette analyse relie directement l'efficacité des processus aux économies financières.

Permet le calcul de la date d'échéance des factures et est essentiel pour analyser les taux de capture des escomptes pour paiement anticipé, liant l'efficacité des processus aux économies de coûts.

Généralement issu des données de base des fournisseurs et copié dans l'en-tête de la transaction de facture lors de sa création.

La Date de paiement correspond à l'horodatage indiquant le moment où les fonds ont été décaissés au fournisseur pour une facture spécifique. C'est une étape clé qui marque souvent la fin du flux de traitement principal.

Dans l'analyse Process Mining, cette date est comparée à la Date d'échéance de la facture pour déterminer si un paiement a été effectué à temps, en avance ou en retard. C'est un élément essentiel pour le calcul d'indicateurs clés de performance (KPI) cruciaux, tels que le Taux de paiement à temps, et pour l'analyse des opportunités d'escompte pour paiement anticipé. Comprendre l'écart entre l'approbation de la facture et la date de paiement peut également révéler des inefficacités dans l'exécution des paiements ou les fonctions de trésorerie.

Essentiel pour calculer les taux de paiement à temps, analyser les comportements de paiement et identifier les opportunités de bénéficier d'escomptes pour paiement anticipé.

Trouvé dans les données du document de paiement ou de compensation, qui est lié à la transaction de facture originale.

La Devise de la facture spécifie l'unité monétaire dans laquelle le montant de la facture est exprimé. C'est particulièrement important pour les organisations multinationales qui traitent avec des fournisseurs de différents pays.

En analyse, cet attribut est essentiel pour interpréter correctement le Montant de la facture et pour effectuer des calculs financiers précis. Il permet de filtrer le processus par devise afin de comprendre les différences régionales ou les défis spécifiques à une devise. Lorsqu'il est combiné avec des données de taux de change, il peut être utilisé pour normaliser les valeurs financières en une seule devise de reporting pour une analyse mondiale cohérente.

Fournit le contexte nécessaire relatif au montant de la facture, permettant une analyse financière précise et une segmentation des processus pour les organisations mondiales.

Généralement situé dans l'en-tête de la table de transactions de facture, à côté du montant de la facture.

Cet attribut booléen indique si une étape de processus spécifique a été exécutée par un utilisateur système (automatisation, workflow, tâche de traitement par lots) ou par un utilisateur humain. Cela permet de différencier les activités manuelles des activités automatisées.

L'analyse de cet attribut est fondamentale pour comprendre le niveau d'automatisation dans le processus de comptabilité fournisseurs (AP) et mesurer le succès des initiatives de transformation numérique. Elle aide à calculer le taux de traitement direct (STP - Straight-Through Processing) en identifiant les factures traitées sans intervention manuelle. La comparaison des performances entre les parcours automatisés et manuels peut constituer un dossier commercial solide pour de nouveaux investissements en automatisation en quantifiant les économies de temps et de coûts.

Permet la mesure des niveaux d'automatisation (par exemple, le taux de traitement direct) et aide à quantifier l'impact de l'automatisation sur l'efficacité des processus.

Souvent dérivé en vérifiant si le 'UserName' (nom d'utilisateur) d'une activité correspond à un identifiant d'utilisateur système ou de lot connu.

Un motif de blocage est un code ou un texte qui explique pourquoi le traitement d'une facture a été intentionnellement empêché avant l'étape de paiement. Les raisons courantes incluent des écarts de quantité ou de prix, une réception de marchandises manquante ou un contrôle qualité requis.

Il s'agit d'un attribut essentiel pour l'analyse des causes profondes des exceptions et des reprises. En analysant la fréquence et l'impact des différents motifs de blocage, les organisations peuvent identifier les principales sources d'inefficacité au sein de leur processus de comptabilité fournisseurs. Cela permet de lancer des initiatives d'amélioration ciblées, telles que l'amélioration de la précision des bons de commande avec les fournisseurs ou la rationalisation du processus de réception des marchandises. La réduction des blocages de paiement est un facteur clé pour améliorer le taux de traitement direct (STP).

Essentiel pour l'analyse des causes profondes des blocages de paiement, aidant à identifier les principaux moteurs d'inefficacité et de reprises dans le processus.

Trouvé sur le document de facture ou dans un tableau de statut connexe, souvent renseigné lorsqu'une activité 'Bloquée' se produit.