Modèle de données : De l'Achat au Paiement - Commande d'achat
Votre Template de Données pour les Achats au Paiement - Commandes d'Achat
Ceci est notre modèle de données générique de Process Mining pour Achats-Paiements - Bon de commande. Utilisez nos modèles spécifiques au système pour des directives plus précises.
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- Activités clés et jalons pour suivre le cycle de vie de votre bon de commande.
- Applicable à tout système sous-jacent gérant votre processus Achats au Paiement.
Achats-Paiements - Attributs des bons de commande
| Nom | Description | ||
|---|---|---|---|
Heure de l'événement EventTime | L'horodatage exact indiquant quand une activité ou un événement s'est produit. | ||
Description Event Time correspond à la date et à l'heure d'exécution d'une activité ou d'enregistrement d'un changement de statut. Cet horodatage (timestamp) fournit le contexte temporel de chaque événement dans le cycle de vie d'un bon de commande. En process mining, les horodatages sont essentiels pour calculer les temps de cycle, les durées et les temps d'attente entre les activités. En ordonnant les événements chronologiquement pour chaque cas, on peut analyser la performance du processus, repérer les goulots d'étranglement où du temps se perd et suivre le respect des accords de niveau de service (SLA). Pourquoi c'est important Cela rend possibles toutes les analyses temporelles : calcul des temps de cycle, identification des goulots d'étranglement et suivi des performances par rapport à des références. Où obtenir Ceci se trouve généralement dans les journaux d'événements, les tables d'historique des modifications, ou comme champ de date de création ou de comptabilisation sur les documents transactionnels. Exemples 2023-04-15T10:30:00Z2023-05-20T14:00:00Z2023-06-01T09:15:25Z | |||
ID du bon de commande PurchaseOrderId | L'identifiant unique d'un document de bon de commande. Il sert d'identifiant de cas principal pour le processus. | ||
Description L'ID du Bon de Commande est un code alphanumérique unique attribué à chaque bon de commande, le distinguant de tous les autres. Il sert de point de référence central pour toutes les activités, les documents et les communications liés à une transaction d'approvisionnement spécifique. En Process Mining, cet ID est crucial pour regrouper tous les événements connexes, tels que la création, l'approbation, la réception de marchandises et la facturation, en une seule instance de processus de bout en bout ou un « cas ». L'analyse des processus par cet identifiant permet la reconstitution et la visualisation du cycle de vie complet de chaque bon de commande, de sa création à sa clôture finale. Pourquoi c'est important C'est l'attribut fondamental qui relie tous les événements liés à un cas de processus unique, permettant l'analyse de bout en bout du cycle de vie du bon de commande. Où obtenir Il s'agit généralement d'un champ de clé primaire que l'on trouve dans la table d'en-tête ou le document du bon de commande. Exemples PO-0012454500017563732000451 | |||
Nom de l'activité ActivityName | Le nom de l'événement métier ou de la tâche spécifique qui s'est produit(e) à un moment donné du cycle de vie du bon de commande. | ||
Description Le nom de l'Activité décrit une étape ou un changement de statut au sein du processus des bons de commande. Les exemples incluent 'Bon de commande créé', 'Bon de commande approuvé', 'Réception de marchandises enregistrée' et 'Facture reçue'. Chaque activité représente un point distinct dans le parcours du processus. Cet attribut est essentiel pour construire la cartographie des processus, qui représente visuellement le flux d'activités. L'analyse de la séquence et de la fréquence des différentes activités aide à identifier les chemins de processus courants, les déviations, les goulots d'étranglement et les boucles de reprise, comme les événements d'approbation ou de modification répétés. Pourquoi c'est important Il constitue la colonne vertébrale de la carte des processus, permettant la visualisation et l'analyse du flux des processus, de ses variations et de ses inefficacités. Où obtenir Cette information est généralement dérivée des codes de transaction, des journaux de changement de statut, des tables d'événements ou des tables de documents de modification associées au bon de commande. Exemples Bon de commande crééBon de commande approuvéRéception de marchandises enregistréeFacture reçue | |||
Dernière mise à jour des données LastDataUpdate | Le timestamp de la dernière actualisation ou extraction des données de ce processus. | ||
Description Cet attribut enregistre la date et l'heure du dernier chargement ou rafraîchissement des données provenant du système source. C'est un champ de métadonnées qui s'applique à l'ensemble du jeu de données, plutôt qu'à un seul événement. Cette information est cruciale pour que les utilisateurs comprennent la fraîcheur des données qu'ils analysent. Elle les aide à évaluer la pertinence des informations et garantit que les décisions sont basées sur des données aussi actuelles que requis pour leur analyse. Pourquoi c'est important Il informe les utilisateurs sur l'actualité des données, leur permettant de comprendre la période couverte par l'analyse et la pertinence des conclusions. Où obtenir Ce timestamp est généralement généré et stocké par l'outil ou le processus d'extraction et de transformation des données (ETL). Exemples 2024-07-20T04:00:00Z2024-07-19T04:00:00Z2024-07-18T04:00:00Z | |||
Système source SourceSystem | Le système d'enregistrement ou l'application à partir duquel les données de processus ont été extraites. | ||
Description L'attribut du Système Source identifie le système d'information d'origine pour les données d'événement, tel qu'un ERP, une plateforme d'approvisionnement ou un système hérité. Ceci est particulièrement important dans les environnements où le processus d'achats-paiement s'étend sur plusieurs applications intégrées. Connaître le système source aide à la validation des données, au dépannage et à la compréhension des variations de processus qui peuvent dépendre du système. Par exemple, les BC provenant d'un système d'e-procurement peuvent suivre un chemin différent et plus automatisé que ceux créés manuellement dans l'ERP principal. Pourquoi c'est important Il fournit le contexte de l'origine des données, ce qui est crucial pour la gouvernance des données, la validation et l'analyse des variations de processus entre différents systèmes. Où obtenir Il peut s'agir d'une valeur statique ajoutée lors de l'extraction des données ou d'un champ dans les tables sources qui indique le système de saisie. Exemples SAP S/4HANAOracle FusionCoupa | |||
Catégorie d'article ItemCategory | La classification des biens ou services achetés, tels que Matériel Informatique, Services professionnels ou Fournitures de bureau. | ||
Description La Catégorie d'article, également appelée Groupe de matériaux ou Catégorie d'achat, classifie le type de produit ou de service acquis. Cette classification structurée aide à organiser et à comprendre les dépenses d'approvisionnement et le comportement des processus. Analyser le processus par catégorie d'article peut révéler des variations significatives. Par exemple, le processus d'approvisionnement pour des services complexes peut avoir des cycles d'approbation plus longs et plus de modifications que le processus pour des fournitures de bureau standard. Cette segmentation permet une optimisation des processus et un développement stratégique spécifiques à chaque catégorie. Pourquoi c'est important Cela permet d'analyser la performance du processus et les dépenses par catégorie, pour comprendre comment les différents types d'achats impactent l'efficacité. Où obtenir Cette information est généralement stockée au niveau du poste du bon de commande. Exemples Matériel informatiqueServices professionnelsFournitures de bureauMRO - Maintenance, réparation et opérations | |||
Date de livraison demandée RequestedDeliveryDate | La date à laquelle l'entreprise a demandé au fournisseur de livrer les biens ou services. | ||
Description La Date de livraison souhaitée est la date spécifiée sur le bon de commande à laquelle l'organisation s'attend à recevoir les articles ou services du fournisseur. Cette date sert de référence pour mesurer la performance de livraison du fournisseur. Cet attribut est essentiel pour calculer l'indicateur clé de performance (KPI) de 'Taux de livraison à temps'. En comparant la date de livraison souhaitée avec la date de réception réelle des marchandises, les entreprises peuvent évaluer la fiabilité du fournisseur. L'analyse des écarts peut aider à identifier les problèmes chroniques avec certains fournisseurs, articles ou lieux d'expédition, fournissant des données pour les discussions de performance. Pourquoi c'est important C'est la référence pour mesurer la performance de livraison des fournisseurs et il est crucial pour le calcul du KPI du Taux de Livraison à Temps. Où obtenir Cette date est généralement un champ standard dans l'en-tête du bon de commande ou les détails des postes. Exemples 2024-08-152024-09-012024-07-30 | |||
Département Department | Le service commercial, le centre de coûts ou le domaine fonctionnel auquel le bon de commande est imputé ou associé. | ||
Description L'attribut Département spécifie l'unité organisationnelle responsable de l'achat. Il s'agit souvent du service qui a initié la demande ou de celui dont le budget couvrira la dépense, comme 'IT', 'Marketing' ou 'Opérations'. Cet attribut est essentiel pour segmenter et comparer la performance du processus entre les différentes parties de l'entreprise. L'analyse par département peut révéler quelles zones ont les temps de cycle les plus longs, les taux de changement les plus élevés ou le plus grand nombre d'achats « sauvages ». Ces informations aident à adapter les initiatives d'amélioration aux besoins et aux comportements spécifiques de chaque service. Pourquoi c'est important Cela permet de segmenter l'analyse du processus par entité ou service, de comparer les performances et d'identifier les problèmes spécifiques ou les bonnes pratiques. Où obtenir Cette information est généralement disponible dans l'en-tête du bon de commande ou les détails des postes, souvent liée en tant que champ 'Centre de Coûts' ou 'Département'. Exemples FinanceTechnologies de l'InformationMarketing - Biens de consommation courante | |||
Montant du bon de commande PurchaseOrderAmount | La valeur monétaire totale du bon de commande. | ||
Description Le Montant du Bon de Commande représente l'engagement financier total de la commande. Il peut être analysé au niveau global du document ou au niveau de chaque ligne d'article. Cet attribut est fondamental pour l'analyse financière et la priorisation. Il permet de filtrer les processus en fonction de leur valeur, par exemple, pour se concentrer sur les bons de commande de grande valeur qui peuvent impliquer des workflows d'approbation plus complexes ou avoir un impact commercial plus important. La corrélation du montant des bons de commande avec les temps de cycle ou les taux de retravail peut révéler si les commandes de grande valeur sont traitées moins efficacement que celles de faible valeur. Pourquoi c'est important Il apporte une dimension financière au processus, permettant une analyse basée sur la valeur pour prioriser les améliorations et comprendre les inducteurs de coûts. Où obtenir Cette valeur se trouve dans les données d'en-tête de la commande d'achat, souvent calculée comme la somme de tous les montants des postes. Exemples 15000.00250.75125000.50 | |||
Nom d'utilisateur UserName | Le nom ou l'identifiant de l'utilisateur qui a effectué une activité spécifique, telle que la création, l'approbation ou la modification du bon de commande. | ||
Description Le Nom d'utilisateur identifie la personne responsable de l'exécution d'un événement au sein du processus. Il peut s'agir de la personne qui a créé la demande, approuvé le bon de commande ou enregistré la réception des marchandises. Il assure la responsabilité et apporte une dimension humaine au flux de processus. L'analyse des activités par utilisateur aide à comprendre la répartition de la charge de travail, à identifier les besoins en formation et à détecter les problèmes de conformité potentiels. Par exemple, elle peut être utilisée pour voir si certains utilisateurs sont associés à des taux élevés de retravail ou de retards, ou pour vérifier les violations de la séparation des tâches. Pourquoi c'est important Il relie les activités de processus à des individus spécifiques, permettant l'analyse de la charge de travail, de la performance et de la conformité au niveau de l'utilisateur. Où obtenir Généralement trouvé dans les champs 'Created By', 'Changed By' ou 'User ID' des journaux de transactions et des en-têtes de documents. Exemples j.doesmith_auser123 | |||
Nom du fournisseur VendorName | Le nom du fournisseur ou du vendeur auprès de qui les biens ou services sont achetés. | ||
Description Le Nom du Fournisseur identifie la partie externe contractée pour fournir les biens ou services spécifiés dans le bon de commande. C'est une donnée de base essentielle liée aux données transactionnelles des BC. L'analyse du processus par fournisseur est cruciale pour la gestion de la performance des fournisseurs. Elle permet de comparer les fournisseurs en fonction de métriques telles que les taux de livraison à temps, les taux de retour de marchandises et la fréquence des modifications de BC. Ces informations peuvent éclairer les stratégies d'approvisionnement, les négociations avec les fournisseurs et la gestion des relations. Pourquoi c'est important Il permet l'analyse de la performance des fournisseurs, en comparant les délais de livraison, la qualité et les points de friction des processus entre différents fournisseurs. Où obtenir Ceci provient des données de base fournisseur et est lié au bon de commande, généralement dans l'en-tête du document. Exemples Global Office SuppliesTech Solutions Inc.Creative Marketing Agency | |||
Statut du bon de commande PurchaseOrderStatus | Le statut actuel ou final du bon de commande dans son cycle de vie, tel que 'Ouvert', 'Clos', 'Annulé'. | ||
Description Le Statut du Bon de Commande indique l'étape du bon de commande au sein de son cycle de vie à un moment donné ou sa disposition finale. Les statuts courants incluent « En approbation », « Approuvé », « Envoyé au fournisseur », « Partiellement reçu », « Clôturé » ou « Annulé ». Cet attribut est utile pour filtrer et analyser des sous-ensembles de bons de commande. Par exemple, l'analyse peut se concentrer exclusivement sur les commandes ouvertes pour identifier les goulots d'étranglement actuels, ou sur les commandes annulées pour comprendre les raisons de l'annulation. Le suivi de la séquence des changements de statut peut également servir de base pour définir les activités dans le modèle de processus. Pourquoi c'est important Cela permet de filtrer les cas selon leur étape du cycle de vie et de concentrer l'analyse sur les commandes ouvertes, fermées ou problématiques. Où obtenir Il s'agit d'un champ de statut standard que l'on trouve dans les données d'en-tête du bon de commande. Exemples OuvertClôturé pour facturationAnnuléEn cours d'approbation | |||
Demandeur Requester | Le nom de la personne qui a initialement demandé les biens ou services. | ||
Description Le Demandeur est la personne au sein de l'organisation qui a initié le besoin d'un achat, souvent en créant la demande d'achat précédente. Il se distingue de l'utilisateur qui a pu créer le document de bon de commande dans le système, qui fait généralement partie du service des achats. L'analyse par demandeur peut aider à identifier les modèles de comportement d'achat. Par exemple, certains demandeurs peuvent constamment avoir des commandes urgentes ou des commandes nécessitant des modifications fréquentes. Ces informations peuvent être utilisées pour fournir une formation ciblée sur les politiques d'approvisionnement ou pour améliorer les spécifications des besoins à la source. Pourquoi c'est important Il identifie l'utilisateur métier qui a initié l'achat, ce qui aide à analyser les comportements d'achat et à améliorer la spécification des besoins. Où obtenir Cette information provient généralement de la demande d'achat associée ou est stockée en tant que champ 'Demandeur' sur le bon de commande lui-même. Exemples Alice JohnsonRobert WilliamsChen, Wei | |||
Devise Currency | Le code de devise, tel que USD ou EUR, pour les valeurs monétaires du bon de commande. | ||
Description L'attribut Devise spécifie l'unité monétaire utilisée pour le Montant du bon de commande et les autres champs financiers. Il est essentiel pour interpréter et agréger correctement les données financières, en particulier dans les organisations multinationales qui opèrent avec plusieurs devises. Dans l'analyse, cet attribut garantit que les métriques financières sont comparées sur une base homogène. C'est un prérequis pour tout tableau de bord ou KPI qui implique des valeurs monétaires, permettant une conversion de devises et un reporting appropriés pour fournir une vue financière précise du processus d'approvisionnement. Pourquoi c'est important Il fournit le contexte nécessaire pour toutes les valeurs monétaires, ce qui garantit des rapports financiers et des comparaisons précises, en particulier dans les opérations mondiales. Où obtenir Ce code est généralement stocké dans l'en-tête du bon de commande, à côté du montant total. Exemples USDEURGBP | |||
Heure de fin EndTime | L'horodatage exact indiquant la conclusion d'une activité. Pour les événements atomiques, c'est souvent le même que l'Heure de l'événement. | ||
Description L'attribut Heure de fin enregistre l'heure d'achèvement d'une activité. Bien que de nombreux événements de processus soient atomiques et aient la même heure de début et de fin, certaines activités, en particulier les activités manuelles ou celles ayant une durée mesurable, peuvent avoir des horodatages de début et de fin distincts. Disposer d'une heure de fin permet un calcul précis du temps de traitement des activités individuelles. Ceci est inestimable pour identifier quelles étapes spécifiques sont chronophages et pour différencier le temps de traitement (lorsque le travail est activement effectué) du temps d'attente (le temps d'inactivité entre les activités). Pourquoi c'est important Cela permet de calculer précisément les temps de traitement des activités et d'isoler le temps de travail effectif du temps d'attente dans le processus. Où obtenir Présent dans les journaux d'événements ou les données de transaction, parfois sous la forme d'un champ distinct "End Time" ou "Completion Date". À défaut, il peut être aligné sur la valeur d'Event Time. Exemples 2023-04-15T10:45:00Z2023-05-20T14:05:10Z2023-06-01T09:15:25Z | |||
ID de la demande d'approvisionnement PurchaseRequisitionId | L'identifiant unique de la demande d'achat qui a précédé et autorisé le bon de commande. | ||
Description L'ID de la Demande d'Achat est l'identifiant du document interne qui a initié le processus d'approvisionnement. La demande d'achat est la requête formelle effectuée par un service au service des achats pour obtenir des biens ou des services. Disposer de cet ID permet de relier le processus de bon de commande au processus de demande en amont. Cela rend possible une analyse « de la Demande à la Commande » plus large, mesurant le temps écoulé entre la requête et la création du bon de commande. Cela aide à identifier les retards dans le transfert entre les demandeurs et l'équipe d'achat. Pourquoi c'est important Il relie le bon de commande à sa demande d'origine, permettant l'analyse du temps de cycle amont, de la demande à la commande. Où obtenir Ceci est généralement stocké comme champ de référence dans les données d'en-tête ou de poste du bon de commande. Exemples PR-1008761000004321REQ-052023-01 | |||
Achats-Paiements - Activités des bons de commande
| Activité | Description | ||
|---|---|---|---|
Bon de commande approuvé | Ce jalon clé signifie que le bon de commande a terminé son workflow d'approbation interne. Le bon de commande est maintenant autorisé à être émis au fournisseur, représentant un engagement financier officiel. | ||
Pourquoi c'est important Il s'agit d'un jalon crucial pour mesurer l'efficacité de l'approbation interne. Les retards d'approbation impactent directement le délai global et peuvent tendre les relations avec les fournisseurs. Où obtenir Cet événement est généralement déduit d'un changement de statut sur le bon de commande ou capturé à partir du timestamp de l'approbation finale dans un journal d'historique de workflow. Capture Utilisez le timestamp lorsque le statut d'approbation finale de la commande (PO) est défini ou que la dernière action d'approbation requise est enregistrée. Type d'événement inferred | |||
Bon de commande clos | C'est l'activité finale, signifiant que le bon de commande est considéré comme complet. Un bon de commande est généralement clôturé lorsqu'il est entièrement reçu et entièrement facturé, et qu'aucune autre transaction n'est attendue. | ||
Pourquoi c'est important Cette activité marque la fin du cycle de vie du bon de commande. Le délai de clôture est une métrique clé du débit global du processus et aide à identifier les commandes en suspens ou inactives. Où obtenir Ceci est souvent déduit d'un statut terminal comme 'Clôturé' ou 'Terminé', qui peut être défini automatiquement ou manuellement. Capture Utilisez le timestamp lorsqu'un statut de clôture finale est défini, ou lorsque les indicateurs 'livraison complète' et 'facture finale' sont tous deux actifs. Type d'événement inferred | |||
Bon de commande créé | Cette activité représente la création initiale du document de bon de commande dans le système. Elle marque le début formel de l'engagement d'approvisionnement, souvent généré à partir d'une demande approuvée. | ||
Pourquoi c'est important En tant que principal événement de début de cas, cette activité est fondamentale pour mesurer le temps de cycle de bout en bout d'une commande. Elle établit la ligne de base pour toutes les étapes de processus ultérieures. Où obtenir Cette information est capturée à partir du timestamp de création de l'enregistrement principal du bon de commande ou de sa table d'en-tête. Capture Utilisez la date et l'heure de création du document à partir de l'enregistrement d'en-tête de la commande d'achat. Type d'événement explicit | |||
Bon de commande envoyé au fournisseur | Cette activité marque le moment où le bon de commande approuvé est officiellement transmis au fournisseur. Cela peut se faire via différents canaux tels que l'EDI, un portail fournisseur ou un email. | ||
Pourquoi c'est important C'est le premier point de contact externe et marque le début du délai de livraison du fournisseur. Les retards entre l'approbation interne et l'envoi du bon de commande au fournisseur représentent du temps perdu dans le cycle d'approvisionnement. Où obtenir Ceci est souvent capturé à partir des journaux de messages de sortie, des enregistrements de communication, ou d'un changement de statut spécifique comme 'Envoyé' ou 'Commandé'. Capture Identifiez l'horodatage auquel le message de sortie du bon de commande a été traité ou envoyé avec succès. Type d'événement explicit | |||
Facture reçue | Cet événement marque la réception et la saisie d'une facture fournisseur qui fait référence au bon de commande. Il signifie le début de la phase facture-paiement du cycle Purchase to Pay. | ||
Pourquoi c'est important Cette activité établit un lien entre le processus d'approvisionnement et la comptabilité fournisseurs. Le temps écoulé entre la réception des marchandises et la réception de la facture est essentiel pour la gestion des provisions et les prévisions financières. Où obtenir Il s'agit d'une transaction explicite capturée à partir de la création ou de la comptabilisation d'un document de facture fournisseur lié au bon de commande. Capture Utilisez la date de création, de saisie ou de publication du document de facture fournisseur. Type d'événement explicit | |||
Réception de marchandises enregistrée | Cette activité représente l'enregistrement formel des marchandises reçues par rapport au bon de commande. Elle confirme qu'une livraison est arrivée et a été saisie dans le système, mettant souvent à jour les niveaux de stock. | ||
Pourquoi c'est important Il s'agit d'un jalon critique qui marque l'exécution de la commande d'un point de vue logistique. L'analyse de la performance de livraison à temps dépend fortement de la précision et de la ponctualité de cet événement. Où obtenir Il s'agit d'une transaction explicite créant un document de réception de marchandises ou de produits, qui est lié au bon de commande. Capture Utilisez la date de publication ou de création du document matière ou de la transaction de réception de marchandises. Type d'événement explicit | |||
Bon de commande annulé | Cette activité représente l'annulation d'un bon de commande avant sa finalisation. Une annulation peut intervenir à diverses étapes si les biens ne sont plus nécessaires ou si la commande a été créée par erreur. | ||
Pourquoi c'est important Les annulations représentent un effort gaspillé et peuvent signaler des inefficacités des processus ou une mauvaise planification de la demande. Comprendre pourquoi et quand les commandes sont annulées peut mener à des améliorations des processus. Où obtenir Ceci est généralement déduit d'un statut de document spécifique comme 'Annulé' ou de l'activation d'un indicateur de suppression sur l'enregistrement du bon de commande. Capture Identifiez l'horodatage quand l'indicateur de suppression est activé ou lorsque le statut du document passe à annulé. Type d'événement inferred | |||
Bon de commande modifié | Cet événement représente toute modification apportée à un bon de commande après sa création initiale ou son approbation. Les changements courants incluent les ajustements de quantité, de prix ou de dates de livraison. | ||
Pourquoi c'est important Des modifications fréquentes peuvent révéler une planification initiale insuffisante, des problèmes fournisseurs ou une instabilité du processus. Chaque changement déclenche souvent une nouvelle approbation, avec à la clé une charge administrative et des délais supplémentaires importants. Où obtenir Cette information est capturée à partir des journaux de modifications du système, de l'historique des versions de documents ou des tables de piste d'audit. Capture Utilisez le timestamp des journaux de modifications de documents qui sont liés à la commande d'achat. Type d'événement explicit | |||
Bon de commande rejeté | Cette activité se produit lorsqu'un approbateur rejette le bon de commande durant le workflow d'approbation. Le bon de commande est généralement renvoyé au créateur pour révision ou annulation. | ||
Pourquoi c'est important Les rejets entraînent des reprises et des retards dans le processus. L'analyse de la fréquence et des raisons des rejets permet d'identifier les problèmes liés à la qualité des données, à la conformité aux politiques ou à la formation des approbateurs. Où obtenir Ceci est généralement déduit d'un changement de statut à 'Rejeté' ou un état similaire sur le document de bon de commande. Capture Identifiez l'horodatage lorsque le statut du bon de commande est mis à jour pour refléter un refus. Type d'événement inferred | |||
Bon de commande soumis | Cette activité se produit lorsqu'un projet de bon de commande est formellement soumis à un workflow d'approbation interne. Cela fait passer le document d'un état de brouillon à un état d'approbation en attente. | ||
Pourquoi c'est important Cet événement sépare le temps de création ou de rédaction du bon de commande du temps de cycle d'approbation réel. L'analyse du délai entre la création et la soumission peut révéler des comportements d'utilisateur ou des problèmes de formation. Où obtenir Ceci est généralement capturé à partir d'une action utilisateur explicite, d'un changement de statut ou d'une entrée dans un journal de workflow. Capture Identifiez l'horodatage associé à l'action "submit for approval" ou au changement de statut correspondant. Type d'événement explicit | |||
Commande confirmée par le fournisseur | Cet événement signifie que le fournisseur a reçu, examiné et confirmé le bon de commande. Cette confirmation inclut souvent un accord sur le prix, la quantité et les dates de livraison. | ||
Pourquoi c'est important La confirmation du fournisseur donne l'assurance que la commande sera exécutée comme demandé. L'absence de confirmation rapide peut être un indicateur précoce de problèmes ou de retards potentiels dans l'exécution. Où obtenir Ceci est capturé à partir de transactions initiées par le fournisseur dans un portail fournisseur, ou par la saisie manuelle de données basée sur des confirmations par email ou fax. Capture Utilisez le timestamp du document de confirmation de commande ou de la mise à jour de statut indiquant l'accusé de réception du fournisseur. Type d'événement explicit | |||
Demande d'approvisionnement approuvée | Cet événement signifie que la demande d'achat a été examinée et approuvée par toutes les parties prenantes nécessaires. Cette approbation autorise la création d'un bon de commande formel. | ||
Pourquoi c'est important Ce jalon marque la fin du processus d'approbation de la demande interne. Le suivi de la durée et du taux de succès des approbations de demande est essentiel pour comprendre l'efficacité du processus de pré-approvisionnement. Où obtenir Ceci est généralement déduit d'un changement de statut sur le document de demande ou capturé à partir d'un journal d'historique de workflow. Capture Identifiez l'horodatage lorsque l'état d'approbation finale de la demande d'achat est défini ou lorsque l'action d'approbation finale est journalisée. Type d'événement inferred | |||
Demande d'approvisionnement créée | Cette activité marque la demande officielle de biens ou de services qui précède un bon de commande. C'est le document initial qui capture le besoin métier et déclenche généralement un workflow d'approbation. | ||
Pourquoi c'est important L'analyse du temps entre la création de la demande d'achat et la création de la commande aide à identifier les goulots d'étranglement dans la phase de la demande à la commande. Un volume élevé de demandes qui ne se transforment pas en commandes peut indiquer une planification inefficace. Où obtenir Cet événement est capturé à partir du timestamp de création du document ou de l'enregistrement de la demande d'achat dans le module d'approvisionnement. Capture Utilisez le timestamp de création de la table d'en-tête de la demande d'achat ou du journal de documents. Type d'événement explicit | |||
Marchandises retournées | Cette activité est enregistrée lorsque des marchandises précédemment reçues sont renvoyées au fournisseur. Les retours sont généralement dus à des problèmes de qualité, à des dommages pendant le transport ou à des expéditions incorrectes. | ||
Pourquoi c'est important Le suivi de la fréquence des retours est un indicateur clé de la qualité et de la performance des fournisseurs. Des taux de retour élevés peuvent révéler des problèmes systémiques liés à des fournisseurs ou des produits spécifiques. Où obtenir Ceci est capturé par une transaction de retour spécifique ou une annulation du document original de réception de marchandises. Capture Identifiez la date de comptabilisation d'un document de retour de matériel ou d'un mouvement de marchandises de type retour. Type d'événement explicit | |||
Services confirmés | Cette activité correspond à la saisie d'une feuille de services, l'équivalent d'une réception de marchandises pour les commandes de services. Elle confirme qu'une prestation a été effectuée conformément aux termes du bon de commande. | ||
Pourquoi c'est important Pour les achats de services, cet événement est clé pour suivre la performance de la prestation et constitue souvent un prérequis à l'approbation de la facture correspondante. Où obtenir Ceci est généralement capturé par la création d'une feuille de saisie des services ou d'un document de confirmation de service similaire. Capture Utilisez la date de création ou de publication de la feuille de saisie de service ou de l'enregistrement de confirmation. Type d'événement explicit | |||
Guides d'extraction
Les méthodes d'extraction varient selon le système. Pour des instructions détaillées,