Veri Şablonu: Satın Almadan Ödemeye - Satın Alma Siparişi

Activity Name (Etkinlik Adı), satın alma siparişi süreci içindeki bir adımı veya durum değişikliğini açıklar. Örnekler arasında 'Satın Alma Siparişi Oluşturuldu', 'Satın Alma Siparişi Onaylandı', 'Mal Girişi Kaydedildi' ve 'Fatura Alındı' bulunur. Her activity, süreç yolculuğunda farklı bir noktayı temsil eder.

Bu öznitelik, activity akışını görsel olarak temsil eden süreç haritasını oluşturmak için elzemdir. Farklı activity'lerin sırasını ve sıklığını analiz etmek, ortak süreç yollarını, sapmaları, bottleneck'leri ve tekrarlanan onay veya değişiklik event'leri gibi yeniden işlem döngülerini belirlemeye yardımcı olur.

Süreç haritasının temelini oluşturur, süreç akışının, varyasyonların ve verimsizliklerin görselleştirilmesine ve analiz edilmesine olanak tanır.

Bu bilgi genellikle işlem kodlarından, durum değişikliği log'larından, event tablolarından veya satınalma siparişiyle ilişkili değişiklik belgesi tablolarından elde edilir.

Event Time, belirli bir activity'nin yürütüldüğü veya bir durum değişikliğinin kaydedildiği tarih ve saati yakalar. Bu timestamp, satın alma siparişinin yaşam döngüsündeki her event için zamansal bağlamı sağlar.

Process Mining'de, timestamp'ler döngü süresi, süreler ve activity'ler arasındaki bekleme sürelerini hesaplamak için temeldir. Her vaka için event'leri kronolojik olarak sıralayarak, süreç performansını analiz etmek, zamanın kaybedildiği bottleneck'leri belirlemek ve hizmet düzeyi anlaşmaları (SLA) ile uyumluluğu izlemek mümkün hale gelir.

Döngü süresi hesaplaması, bottleneck tespiti ve kıyaslamalara göre performans izleme dahil olmak üzere tüm zaman tabanlı analizleri mümkün kılar.

Bu, genellikle event loglarında, değişiklik geçmişi tablolarında veya işlemsel belgelerde bir oluşturma veya kayıt tarihi alanı olarak bulunur.

Satın Alma Siparişi Kimliği, her bir satın alma siparişine atanan, onu diğerlerinden ayıran benzersiz bir alfanümerik koddur. Belirli bir tedarik işlemiyle ilgili tüm faaliyetler, belgeler ve iletişimler için merkezi referans noktası görevi görür.

Process Mining'de bu Kimlik, oluşturma, onaylama, mal teslim alma ve faturalandırma gibi ilgili tüm event'leri tek bir uçtan uca süreç örneği veya 'case' içinde gruplandırmak için çok önemlidir. Süreçleri bu tanımlayıcıya göre analiz etmek, her satın alma siparişinin başlangıcından nihai kapanışına kadar tüm yaşam döngüsünün yeniden yapılandırılmasını ve görselleştirilmesini sağlar.

İlgili tüm olayları tek bir süreç vakasına bağlayan temel özniteliktir, bu da satın alma siparişi yaşam döngüsünün uçtan uca analizini mümkün kılar.

Bu, genellikle satın alma siparişi başlık tablosunda veya belgesinde bulunan bir birincil anahtar alanıdır.

Kaynak Sistem öznitelik, event verilerinin ERP, tedarik platformu veya legacy bir sistem gibi hangi bilgi sisteminden geldiğini tanımlar. Bu, Purchase to Pay process'inin birden fazla entegre uygulamayı kapsadığı ortamlarda özellikle önemlidir.

Kaynak sistemi bilmek, veri doğrulama, sorun giderme ve sisteme bağlı olabilecek process varyasyonlarını anlamayı kolaylaştırır. Örneğin, bir e-tedarik sisteminden kaynaklanan PO'lar, ana ERP'de manuel olarak oluşturulanlara göre farklı, daha otomatik bir yol izleyebilir.

Verinin kökeni hakkında bağlam sağlar; bu, veri yönetişimi, doğrulama ve farklı sistemlerdeki süreç varyasyonlarını analiz etmek için kritik öneme sahiptir.

Bu, veri çıkarma sırasında eklenen statik bir değer veya kaynak tablolarda giriş sistemini gösteren bir alan olabilir.

Bu öznitelik, kaynak sistemden yapılan en son veri yüklemesinin veya yenilemesinin tarih ve saatini kaydeder. Tek bir event yerine tüm dataset'e uygulanan bir metadata alanıdır.

Bu bilgi, kullanıcıların analiz ettikleri verilerin güncelliğini anlamaları için kritik öneme sahiptir. İçgörülerin alaka düzeyini ölçmelerine yardımcı olur ve kararların analizleri için gerektiği kadar güncel verilere dayanmasını sağlar.

Kullanıcılara verinin güncelliği hakkında bilgi verir, analizin kapsadığı dönemi ve bulguların alaka düzeyini anlamalarını sağlar.

Bu timestamp, genellikle veri çıkarma ve dönüştürme (ETL) aracı veya süreç tarafından oluşturulur ve saklanır.

Department (Departman) özniteliği, satın almadan sorumlu organizasyonel birimi belirtir. Bu genellikle talebi başlatan departman veya 'BT', 'Pazarlama' veya 'Operasyonlar' gibi bütçenin gideri karşılayacağı departmandır.

Bu öznitelik, işin farklı bölümlerindeki süreç performansını segmentlere ayırmak ve karşılaştırmak için hayati öneme sahiptir. Departmana göre analiz, hangi alanların en uzun döngü sürelerine, en yüksek değişim oranlarına veya en fazla kontrol dışı satın almaya sahip olduğunu ortaya çıkarabilir. Bu içgörüler, iyileştirme girişimlerinin her departmanın belirli ihtiyaçlarına ve davranışlarına göre uyarlanmasına yardımcı olur.

Süreç analizinin iş birimine göre segmentlere ayrılmasını sağlayarak, performansı karşılaştırmaya ve departmana özel sorunları veya en iyi uygulamaları belirlemeye yardımcı olur.

Bu bilgi genellikle satın alma siparişi başlığında veya kalem detaylarında bulunur ve çoğunlukla bir 'Maliyet Merkezi' veya 'Departman' alanı olarak ilişkilendirilir.

Kullanıcı Adı, process içindeki bir event'i yürütmekten sorumlu kişiyi tanımlar. Bu, talebi oluşturan, satınalma siparişini onaylayan veya mal kabulünü kaydeden kişi olabilir. Process akışına hesap verebilirlik ve insani bir boyut kazandırır.

Kullanıcıya göre aktivitelerin analizi, iş yükü dağılımını anlamaya, eğitim ihtiyaçlarını belirlemeye ve potansiyel uyumluluk sorunlarını tespit etmeye yardımcı olur. Örneğin, belirli kullanıcıların yüksek yeniden işleme veya gecikme oranlarıyla ilişkili olup olmadığını görmek veya görev ayrılığı ihlallerini kontrol etmek için kullanılabilir.

Süreç etkinliklerini belirli kişilere bağlar, kullanıcı düzeyinde iş yükü, performans ve uyumluluk analizini mümkün kılar.

Genellikle işlem loglarında ve belge başlıklarında 'Oluşturan', 'Değiştiren' veya 'Kullanıcı Kimliği' alanlarında bulunur.

Satın Alma Siparişi Durumu, Satın Alma Siparişinin yaşam döngüsü içindeki aşamasını veya belirli bir zamandaki nihai durumunu gösterir. Yaygın durumlar arasında 'Onayda', 'Onaylandı', 'Tedarikçiye Gönderildi', 'Kısmen Teslim Alındı', 'Kapatıldı' veya 'İptal Edildi' bulunur.

Bu nitelik, satın alma siparişlerinin alt kümelerini filtrelemek ve analiz etmek için kullanışlıdır. Örneğin, analiz yalnızca açık siparişlere odaklanarak mevcut darboğazları belirleyebilir veya iptal edilen siparişlere odaklanarak iptal nedenlerini anlayabilir. Durum değişikliklerinin sırasını izlemek, süreç modelindeki etkinlikleri tanımlamak için de temel teşkil edebilir.

Vakaları yaşam döngüsü aşamalarına göre filtrelemeye olanak tanır; böylece açık, kapalı veya sorunlu siparişler üzerinde odaklanmış analiz yapılmasını sağlar.

Bu, satın alma siparişinin başlık verilerinde bulunan standart bir durum alanıdır.

Satın Alma Siparişi Tutarı, siparişin toplam finansal taahhüdünü temsil eder. Bu tutar, genel belge düzeyinde veya münferit kalem düzeyinde analiz edilebilir.

Bu nitelik, finansal analiz ve önceliklendirme için temeldir. Değere dayalı süreçleri filtrelemeye olanak tanır; örneğin, daha karmaşık onay workflow'larına veya daha büyük iş etkisine sahip olabilecek yüksek değerli Satın Alma Siparişlerine odaklanmak gibi. Satın Alma Siparişi tutarını döngü süreleri veya yeniden işleme oranları ile ilişkilendirmek, yüksek değerli siparişlerin düşük değerli olanlara göre daha az verimli yönetilip yönetilmediğini ortaya çıkarabilir.

Sürece finansal bir boyut kazandırır, iyileştirmeleri önceliklendirmek ve maliyet etkenlerini anlamak için değere dayalı analizi mümkün kılar.

Bu değer, satın alma siparişi başlık verilerinde bulunur ve genellikle tüm kalem miktarlarının toplamı olarak hesaplanır.

Talep Edilen Teslim Tarihi, kuruluşun tedarikçiden ürün veya hizmetleri almayı beklediği, satınalma siparişinde belirtilen tarihtir. Bu tarih, tedarikçi teslimat performansını ölçmek için bir temel oluşturur.

Bu öznitelik, 'Zamanında Teslimat Oranı' KPI'ını hesaplamak için kritik öneme sahiptir. Talep edilen teslim tarihi ile gerçek mal kabul tarihini karşılaştırarak işletmeler, tedarikçi güvenilirliğini değerlendirebilir. Sapmaların analizi, belirli tedarikçilerde, ürünlerde veya gönderim konumlarında yaşanan kronik sorunların tespit edilmesine yardımcı olur ve performans görüşmeleri için veri sağlar.

Tedarikçi teslimat performansını ölçmek için bir referans noktasıdır ve Zamanında Teslimat Oranı KPI'ını hesaplamak için kritik öneme sahiptir.

Bu tarih genellikle satınalma siparişi başlığında veya kalem detaylarında standart bir alandır.

Tedarikçi Adı, satınalma siparişinde belirtilen ürün veya hizmetleri sağlamak üzere sözleşme yapılan harici tarafı tanımlar. Bu, transaksiyonel PO verileriyle bağlantılı önemli bir master data parçasıdır.

Tedarikçiye göre process'i analiz etmek, tedarikçi performans yönetimi için kritik öneme sahiptir. Zamanında teslimat oranları, mal iade oranları ve PO değişiklik sıklığı gibi metrikler temelinde tedarikçilerin karşılaştırılmasına olanak tanır. Bu içgörüler, tedarik stratejilerini, tedarikçi müzakerelerini ve ilişki yönetimini şekillendirebilir.

Tedarikçi performans analizini mümkün kılarak, farklı tedarikçiler arasındaki teslimat süreleri, kalite ve süreçteki sürtünmenin karşılaştırılmasına olanak tanır.

Bu, tedarikçi ana verilerinden alınır ve satın alma siparişine bağlanır, genellikle belge başlığında yer alır.

Kalem Kategorisi, aynı zamanda Malzeme Grubu veya Satın Alma Kategorisi olarak da bilinir, tedarik edilen ürün veya hizmetin türünü sınıflandırır. Bu yapılandırılmış sınıflandırma, satın alma harcamalarını ve süreç davranışlarını düzenlemeye ve anlamaya yardımcı olur.

Süreci kalem kategorisine göre analiz etmek önemli farklılıkları ortaya çıkarabilir. Örneğin, karmaşık hizmetler için satın alma süreci, standart ofis malzemelerine göre daha uzun onay döngülerine ve daha fazla değişikliğe sahip olabilir. Bu segmentasyon, kategoriye özel süreç optimizasyonu ve strateji geliştirilmesine olanak tanır.

Kategoriye göre süreç performansı ve harcama analizini mümkün kılarak, farklı satın alma türlerinin süreç verimliliğini nasıl etkilediğini ortaya koyar.

Bu bilgi genellikle satınalma siparişi kalem seviyesinde saklanır.

End Time (Bitiş Zamanı) özniteliği, bir activity'nin tamamlanma zamanını kaydeder. Birçok süreç event'i atomik olup aynı başlangıç ve bitiş zamanına sahipken, bazı activity'ler, özellikle manuel olanlar veya ölçülebilir bir süreye sahip olanlar, farklı başlangıç ve bitiş timestamp'lerine sahip olabilir.

Bir Bitiş Zamanına sahip olmak, bireysel activity'lerin işlem süresinin hassas bir şekilde hesaplanmasına olanak tanır. Bu, hangi belirli adımların zaman alıcı olduğunu belirlemek ve işlem süresi (işin aktif olarak yapıldığı zaman) ile bekleme süresi (activity'ler arasındaki boş zaman) arasında ayrım yapmak için çok değerlidir.

Activity işleme sürelerinin hassas bir şekilde hesaplanmasını sağlayarak, süreçteki aktif çalışma süresini boşta bekleme süresinden ayırt etmeye yardımcı olur.

Event log'larda veya işlem verisinde bulunur, bazen ayrı bir 'Bitiş Zamanı' veya 'Tamamlanma Tarihi' alanı olarak. Eğer mevcut değilse, Event Time ile aynı değere ayarlanabilir.

Currency (Para Birimi) özniteliği, Purchase Order Amount ve diğer finansal alanlar için kullanılan para birimini belirtir. Özellikle çok uluslu kuruluşlarda, birden fazla para birimiyle işlem yapan yerlerde, finansal verilerin doğru yorumlanması ve toplanması için çok önemlidir.

Analizde, bu öznitelik, finansal metriklerin karşılaştırılabilir bir temelde olmasını sağlar. Parasal değerler içeren herhangi bir dashboard veya KPI için bir ön koşuldur; doğru para birimi dönüşümüne ve raporlamaya izin vererek tedarik sürecine dair doğru bir finansal görünüm sunar.

Tüm parasal değerler için gerekli bağlamı sağlar, özellikle küresel operasyonlarda doğru finansal raporlama ve karşılaştırma imkanı sunar.

Bu kod genellikle satınalma siparişi başlığında, toplam tutarın yanında saklanır.

Satın Alma Talep Kimliği, tedarik sürecini başlatan dahili belgenin tanımlayıcısıdır. Talep, bir departman tarafından satın alma departmanına mal veya hizmet tedarik etmek için yapılan resmi bir istektir.

Bu Kimliğe sahip olmak, satın alma siparişi sürecinin yukarı akış talep süreciyle bağlantısını sağlar. Bu, talepten Satın Alma Siparişinin oluşturulmasına kadar geçen süreyi ölçen daha geniş bir 'Talep-Sipariş' analizine olanak tanır. Talep edenler ve satın alma ekibi arasındaki devir teslimdeki gecikmeleri belirlemeye yardımcı olur.

Satın alma siparişini başlangıçtaki talebe bağlar, yukarı akış talep-sipariş döngü süresinin analizini sağlar.

Bu, genellikle satın alma siparişi başlığında veya kalem verilerinde bir referans alanı olarak saklanır.

Talep Eden Kişi, genellikle önceki satınalma talebini oluşturarak bir satınalma ihtiyacını başlatan kuruluş içindeki kişidir. Bu, sistemde satınalma siparişi belgesini oluşturan ve genellikle satınalma departmanının bir parçası olan kullanıcıdan farklıdır.

Talep eden kişiye göre yapılan analizler, satınalma davranışlarındaki kalıpları ortaya çıkarabilir. Örneğin, bazı talep sahipleri sürekli acil siparişler veya sık değişiklik gerektiren siparişler verebilir. Bu bilgiler, satınalma politikaları hakkında hedeflenmiş eğitimler sağlamak veya gereksinim tanımlamalarını kaynağında iyileştirmek için kullanılabilir.

Satın almayı başlatan iş kullanıcısını belirler, satın alma davranışlarını analiz etmeye ve gereksinim belirleme sürecini iyileştirmeye yardımcı olur.

Bu bilgi genellikle ilgili satın alma talebinden alınır veya satın alma siparişinin kendisinde bir 'Talep Eden' alanı olarak saklanır.