Su Plantilla de Datos para el Procesamiento de Pagos de Cuentas por Pagar

Oracle Fusion Financials
Su Plantilla de Datos para el Procesamiento de Pagos de Cuentas por Pagar

Su Plantilla de Datos para el Procesamiento de Pagos de Cuentas por Pagar

Esta plantilla completa proporciona un enfoque estructurado para mapear sus flujos de trabajo de pago dentro de Oracle Fusion Financials. Describe los campos de datos específicos y los pasos del proceso necesarios para obtener una visibilidad profunda de todo su ciclo de pago. Siguiendo este marco, puede identificar cuellos de botella y optimizar sus operaciones financieras de manera efectiva.
  • Atributos recomendados para un análisis detallado
  • Actividades de proceso estándar para el mapeo de eventos
  • Guía de extracción paso a paso para Oracle Fusion Financials
¿Nuevo en registros de eventos? Aprenda cómo crear un registro de eventos para Process Mining.

Atributos de Procesamiento de Pagos de Cuentas por Pagar

Estos campos de datos recomendados le permiten capturar detalles transaccionales esenciales de Oracle Fusion Financials para un análisis profundo del rendimiento de los pagos.
5 Requerido 10 Recomendado 5 Opcional
Nombre Descripción
Nombre de la Actividad
ActivityName
El evento o paso específico realizado en el proceso.
Descripción

Este atributo representa el nombre del paso del proceso que se está ejecutando, como 'Factura Creada', 'Factura Validada' o 'Pago Liquidado'. Permite al algoritmo de Process Mining reconstruir la secuencia de eventos (flujo de control) para cada factura.

Estos valores normalmente se derivan unificando datos de múltiples tablas de transacciones e historial, etiquetando cada registro con un nombre de evento legible por humanos.

Por qué es importante

Define el 'qué' del proceso, esencial para mapear el flujo del proceso y descubrir variantes.

Dónde obtener

Derivado de los cambios de estado de AP_INVOICES_ALL, AP_INV_APRVL_HIST_ALL y AP_CHECKS_ALL

Ejemplos
Factura CreadaFactura ValidadaPago Creado
Número de Factura
InvoiceNumber
El identificador único para la factura del proveedor.
Descripción

Este atributo sirve como la referencia única para una factura específica enviada por un proveedor. Actúa como el ID de Caso central para el análisis de Process Mining, agrupando todas las actividades posteriores como aprobaciones, retenciones y pagos.

En Oracle Fusion Financials, este campo es crítico para vincular los encabezados de las facturas con las líneas, los pagos y las órdenes de compra. Los analistas utilizan este identificador para rastrear el ciclo de vida completo de un pasivo desde el momento en que se registra hasta que el efectivo sale de la cuenta bancaria.

Por qué es importante

Es el identificador de caso definitivo requerido para reconstruir la instancia del proceso de extremo a extremo.

Dónde obtener

AP_INVOICES_ALL.INVOICE_NUM

Ejemplos
INV-2023-00199887766OCT-SERVICE-04
Source System
SourceSystem
El nombre del sistema donde se originaron los datos.
Descripción

Identifica el sistema de software que actúa como sistema de registro para el evento. En este contexto, normalmente será 'Oracle Fusion Financials'.

Este atributo es particularmente útil en entornos multisistema donde los datos podrían mezclarse de sistemas ERP, de aprovisionamiento y bancarios.

Por qué es importante

Asegura la trazabilidad del linaje de datos, especialmente en paisajes de sistemas complejos.

Dónde obtener

Codificado o derivado de la configuración de conexión

Ejemplos
Oracle Fusion FinancialsOracle ERP CloudLegacy EBS
Timestamp del Evento
EventDateTime
La fecha y hora en que ocurrió la actividad.
Descripción

Este atributo registra la marca de tiempo exacta de cuándo tuvo lugar una actividad. Se utiliza para secuenciar eventos cronológicamente y para calcular la duración entre los pasos del proceso.

Las marcas de tiempo precisas son vitales para un análisis preciso del Tiempo de Ciclo y para identificar cuellos de botella donde las facturas permanecen inactivas entre los pasos.

Por qué es importante

Proporciona la dimensión temporal necesaria para el análisis de rendimiento y la secuenciación del proceso.

Dónde obtener

CREATION_DATE o LAST_UPDATE_DATE de las tablas respectivas (p. ej., AP_INVOICES_ALL, AP_CHECKS_ALL)

Ejemplos
2023-10-01T08:30:00Z2023-10-05T14:15:00Z2023-10-10T09:00:00Z
Última actualización de datos
LastDataUpdate
La marca de tiempo cuando los datos fueron extraídos o actualizados.
Descripción

Indica la hora específica en que el registro de datos fue extraído de Oracle Fusion. Esto ayuda a los analistas a comprender la frescura de los datos y asiste en estrategias de carga de datos incrementales.

Diferencia entre la hora real del evento y la hora en que los datos estuvieron disponibles para el análisis.

Por qué es importante

Asegura la actualidad de los datos y ayuda a gestionar las cargas de datos incrementales.

Dónde obtener

Hora del sistema al extraer

Ejemplos
2023-10-27T23:59:59Z
Condiciones de Pago
PaymentTerms
Las condiciones acordadas para los plazos de pago y los descuentos.
Descripción

Especifica los términos contractuales que rigen el pago, como 'Neto 30' o '2/10 Neto 30'. Este atributo es la base para el dashboard de 'Realización de Descuentos por Pronto Pago'.

Establece la Fecha de Vencimiento objetivo y cualquier ahorro potencial disponible por procesamiento expedito.

Por qué es importante

Define los objetivos de rendimiento para la puntualidad de los pagos y la captura de descuentos.

Dónde obtener

AP_TERMS.NAME (unido vía TERMS_ID de AP_INVOICES_ALL)

Ejemplos
Neto 30Inmediato2% 10 Net 30
Creado Por Usuario
CreatedByUserName
El ID de usuario o nombre de la persona que ingresó la factura.
Descripción

Identifica al usuario responsable de la entrada inicial de datos. Esto se mapea al atributo de Modelo de Datos Genérico de Usuario.

Estos datos se utilizan en el análisis de 'Tasa de Intervención Manual' para identificar necesidades de capacitación o usuarios específicos asociados con altas tasas de retrabajo.

Por qué es importante

Permite el análisis de rendimiento a nivel de recurso y las verificaciones de segregación de funciones.

Dónde obtener

AP_INVOICES_ALL.CREATED_BY (se resuelve a nombre de usuario vía PER_USERS)

Ejemplos
j.doesystem_integrationm.smith
Fecha de Factura
InvoiceDate
La fecha impresa en la factura por el proveedor.
Descripción

Esta fecha representa cuándo la factura fue emitida por el proveedor, distinta de cuándo fue recibida o introducida en Oracle. Es la base para calcular las fechas de vencimiento de pago según los términos de pago.

Las discrepancias entre la Fecha de Factura y la fecha de entrada suelen indicar retrasos en la sala de correo o en el escaneo.

Por qué es importante

Es el punto de referencia para los cálculos de términos de pago y el análisis de antigüedad.

Dónde obtener

AP_INVOICES_ALL.INVOICE_DATE

Ejemplos
2023-09-152023-10-01
Fecha de Pago
PaymentDate
La fecha en que el pago fue realmente ejecutado o liquidado.
Descripción

Registra cuándo los fondos fueron transferidos o se emitió el cheque. Este es el punto final para el KPI 'Tiempo Promedio del Ciclo de Factura a Pago'.

Comparar esta fecha con la Fecha de Vencimiento determina si un pago fue tardío, a tiempo o lo suficientemente temprano para obtener un descuento.

Por qué es importante

Marca la finalización de la transacción financiera y el ciclo de vida del proceso.

Dónde obtener

AP_CHECKS_ALL.CHECK_DATE

Ejemplos
2023-10-282023-11-01
Fecha de Vencimiento
DueDate
La fecha límite para realizar el pago y evitar penalizaciones.
Descripción

La fecha límite de pago calculada basándose en la Fecha de Factura y los Términos de Pago. Este atributo es la referencia principal para el KPI de 'Tasa de Pagos Atrasados'.

Monitorear esta fecha frente a la Fecha de Pago real revela el cumplimiento de los contratos con los proveedores y la efectividad de la gestión del flujo de caja.

Por qué es importante

Es la fecha objetivo crítica para medir el rendimiento de los pagos a tiempo.

Dónde obtener

AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.DUE_DATE

Ejemplos
2023-10-302023-11-15
Importe de Factura
InvoiceAmount
El valor monetario total de la factura.
Descripción

Representa el importe total a pagar por la factura. Este valor es crítico para la 'Revisión de Eficiencia de Facturas de Bajo Valor', permitiendo a las organizaciones correlacionar el esfuerzo invertido con el valor financiero de la transacción.

También se utiliza para priorizar facturas de alto valor para la realización de descuentos por pronto pago.

Por qué es importante

Cuantifica el impacto financiero del caso y apoya la priorización de riesgos.

Dónde obtener

AP_INVOICES_ALL.INVOICE_AMOUNT

Ejemplos
1500.00250.5010000.00
Nombre del Proveedor
SupplierName
El nombre del proveedor o suministrador que emite la factura.
Descripción

Este atributo identifica a la entidad externa que solicita el pago. En Oracle Fusion, esta información se gestiona en el Maestro de Proveedores (POZ_SUPPLIERS) y se vincula a la factura.

Analizar este atributo permite el análisis de Cumplimiento del Proveedor y Rendimiento, ayudando a identificar a los proveedores que frecuentemente presentan facturas problemáticas o generan reprocesos.

Por qué es importante

Permite la segmentación del rendimiento del proceso por proveedor para la gestión de relaciones.

Dónde obtener

POZ_SUPPLIERS.VENDOR_NAME (joined via VENDOR_ID from AP_INVOICES_ALL)

Ejemplos
Office Depot Inc.Oracle CorporationDell Services
Purchase Order Number
PurchaseOrderNumber
El número de referencia de la orden de compra asociada.
Descripción

Vincula la factura al proceso de aprovisionamiento upstream. Este atributo es vital para el análisis de 'Coincidencia de Órdenes de Compra (OC) y Resolución de Discrepancias'.

Las facturas sin número de OC suelen seguir un workflow de aprobación diferente, a menudo menos eficiente, en comparación con las facturas respaldadas por OC.

Por qué es importante

Distingue entre facturas con y sin Orden de Compra (OC), que tienen diferentes comportamientos de proceso.

Dónde obtener

PO_HEADERS_ALL.SEGMENT1 (linked via AP_INVOICE_LINES_ALL)

Ejemplos
PO-9988774500001234
Tipo de Factura
InvoiceType
La clasificación de la factura (ej., Estándar, Nota de Crédito).
Descripción

Categoriza la factura en tipos como Estándar, Prepago o Nota de Crédito. Esto se mapea al atributo genérico CaseType.

Los diferentes tipos de factura siguen distintas rutas de validación y aprobación, por lo que la segmentación por este atributo es necesaria para una definición de base precisa del 'Rendimiento del Tiempo de Ciclo de Extremo a Extremo'.

Por qué es importante

Permite separar peras de manzanas en las comparaciones de rendimiento del proceso.

Dónde obtener

AP_INVOICES_ALL.INVOICE_TYPE_LOOKUP_CODE

Ejemplos
ESTÁNDARCRÉDITOPREPAGO
Unidad de Negocio
BusinessUnit
La unidad operativa o entidad comercial responsable de la factura.
Descripción

Identifica la división interna o subsidiaria específica que procesa la factura. En Oracle Fusion, esto se mapea al ID de Organización.

Este atributo es esencial para el dashboard de 'Estandarización de Variantes de Proceso Global', permitiendo la comparación de la eficiencia del proceso entre diferentes regiones o divisiones.

Por qué es importante

Permite el análisis comparativo del rendimiento entre diferentes entidades organizacionales.

Dónde obtener

HR_ORGANIZATION_UNITS.NAME (unido vía ORG_ID de AP_INVOICES_ALL)

Ejemplos
Operaciones en EE. UU.Ventas EMEAManufactura APAC
`Estado de Aprobación`
ApprovalStatus
Estado actual del workflow de la factura.
Descripción

Indica si la factura es Requerida, Iniciada, Rechazada o Aprobada. Este atributo ayuda en el 'Análisis de Cuellos de Botella del Workflow de Aprobación'.

Proporciona una instantánea de alto nivel de dónde se encuentra la factura en la jerarquía de autorización.

Por qué es importante

Ayuda a diagnosticar bloqueos en la cadena de aprobación.

Dónde obtener

AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS

Ejemplos
REQUERIDOWFAPPROVEDNO REQUERIDO
Código de Moneda
CurrencyCode
La moneda en la que se emitió la factura.
Descripción

El código de moneda ISO (ej., USD, EUR) para la transacción. Esto es necesario para normalizar los importes en la 'Revisión de Eficiencia de Facturas de Bajo Valor'.

Las variantes del proceso a menudo difieren significativamente entre pagos nacionales (moneda local) e internacionales (moneda extranjera) debido a las complejidades bancarias.

Por qué es importante

Identifica la complejidad transfronteriza y es necesario para la normalización financiera.

Dónde obtener

AP_INVOICES_ALL.INVOICE_CURRENCY_CODE

Ejemplos
USDEURGBP
Días Vencidos
DaysOverdue
Número de días en que se realizó el pago después de la fecha de vencimiento.
Descripción

Un número calculado que indica el retraso de un pago. Los valores positivos indican retraso; los valores negativos, pago anticipado.

Esta métrica impulsa el dashboard de 'Seguimiento de Pagos Atrasados y Riesgo de Penalización', ayudando a cuantificar la gravedad de los retrasos del proceso.

Por qué es importante

Permite cuantificar la magnitud del problema de los pagos atrasados.

Dónde obtener

Calculado: PaymentDate - DueDate

Ejemplos
5-20
Es Potencial Duplicado
IsPotentialDuplicate
Indicador que señala si la factura comparte detalles con otra factura.
Descripción

Una bandera booleana calculada que es verdadera si el proveedor y el monto coinciden con otra factura dentro de un período de tiempo específico. Esto sirve de apoyo al dashboard de 'Análisis de Detección de Facturas Duplicadas'.

Funciona como un mecanismo de alerta proactiva para que los auditores revisen casos específicos antes de la liberación del pago.

Por qué es importante

Es un atributo clave de control de riesgos para prevenir pérdidas financieras.

Dónde obtener

Calculado con base en funciones de ventana sobre InvoiceAmount y SupplierName

Ejemplos
truefalse
Monto de Descuento Perdido
DiscountLostAmount
El valor monetario del descuento perdido debido a un pago tardío.
Descripción

Calculado como la diferencia entre el monto total de la factura y el monto descontado si la fecha de pago excedió la fecha de los términos de descuento. Esto apoya el análisis de 'Realización de Descuentos por Pronto Pago'.

Asigna un valor monetario tangible a las ineficiencias del proceso.

Por qué es importante

Monetiza el costo de los retrasos del proceso.

Dónde obtener

Calculado a partir de InvoiceAmount y PaymentTerms

Ejemplos
50.000.00120.50
Requerido Recomendado Opcional

Actividades de Procesamiento de Pagos de Cuentas por Pagar

Rastree estos hitos críticos del proceso para visualizar el recorrido completo de cada pago, desde la creación inicial hasta la liquidación final.
7 Recomendado 5 Opcional
Actividad Descripción
Factura Anulada
La factura se anula o cancela, terminando efectivamente la instancia del proceso sin pago.
Por qué es importante

Representa un esfuerzo desperdiciado. Las altas tasas de cancelación suelen indicar una entrada duplicada en etapas anteriores o una mala calidad de los datos del proveedor.

Dónde obtener

AP_INVOICES_ALL.CANCELLED_DATE está poblado.

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Registrado cuando se ejecutó la transacción X

Tipo de evento explicit
Factura Aprobada
La aprobación final se concede dentro del flujo de trabajo. El estado de la factura se actualiza a 'Aprobado por Flujo de Trabajo' o 'Aprobado Manualmente'.
Por qué es importante

Un hito importante que autoriza la factura para la selección de pago. Largos períodos antes de este paso indican cuellos de botella en la aprobación.

Dónde obtener

Tabla AP_INV_APRVL_HIST_ALL (última acción de aprobación) o AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS = 'WFAPPROVED'.

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Compare el campo de estado antes/después

Tipo de evento inferred
Factura Creada
La creación inicial del registro de la factura dentro del sistema de Cuentas por Pagar de Oracle Fusion. Esto captura la marca de tiempo cuando el encabezado de la factura se registra por primera vez en la base de datos, ya sea introducida manualmente o importada a través de IDR/interfaz.
Por qué es importante

Establece el tiempo de inicio del proceso para cálculos de tiempo de ciclo y análisis de antigüedad. Esencial para medir el desfase entre la recepción y la entrada.

Dónde obtener

Tabla AP_INVOICES_ALL, columna CREATION_DATE. Filtre por INVOICE_ID.

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Registrado cuando se creó el registro de transacción

Tipo de evento explicit
Factura Validada
El estado de la factura cambia a 'Validado', indicando que ha superado las verificaciones de integridad del sistema, el cálculo de impuestos y las reglas de conciliación. Este es un requisito previo para la aprobación y el pago.
Por qué es importante

Marca la transición de la entrada de datos al flujo de trabajo de aprobación/pago. Los retrasos aquí indican problemas de calidad de datos o errores de configuración.

Dónde obtener

Inferido del timestamp de AP_INVOICES_ALL.VALIDATION_REQUEST_ID o mediante el seguimiento de cambios de estado en AP_INVOICE_HISTORY (si está habilitado).

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Compare el campo de estado antes/después

Tipo de evento inferred
Línea de Factura Coincidida
La asociación de una línea de factura con una Orden de Compra (OC) o un Recibo. Esto indica que el proceso de conciliación de 3 o 2 vías ha ocurrido durante la entrada de la línea.
Por qué es importante

Crítico para analizar el 'Rendimiento de Primer Intento' e identificar dónde falla la coincidencia automatizada. Las bajas tasas de coincidencia impulsan el retrabajo manual.

Dónde obtener

Tabla AP_INVOICE_LINES_ALL. Identifique registros donde MATCH_TYPE es 'ITEM_TO_PO', 'PO_PRICE_ADJUSTMENT', etc.

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Registrado cuando se creó la línea de transacción con enlace

Tipo de evento explicit
Pago Creado
El documento de pago (Cheque, ETF, Transferencia) se genera. Esto reduce el pasivo y marca la ejecución del pago.
Por qué es importante

La marca de tiempo de 'Parada' para el Tiempo de Ciclo. Comparar esto con la Fecha de Vencimiento determina las métricas de 'Pago Tardío' y 'Realización de Descuentos'.

Dónde obtener

Tabla AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL vinculada a AP_CHECKS_ALL. Utilice la CREATION_DATE del registro de pago.

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Registrado cuando se ejecutó la transacción X

Tipo de evento explicit
Retención de Factura Aplicada
Se aplica una retención de sistema o manual a la factura, impidiendo el pago. Esto incluye variaciones de cantidad, variaciones de precio o retenciones manuales de 'Factura Necesita Revisión'.
Por qué es importante

El principal indicador de fricción en el proceso. Analizar las razones de la retención ayuda a identificar problemas de cumplimiento del proveedor o deficiencias en el proceso interno.

Dónde obtener

Tabla AP_HOLDS_ALL, CREATION_DATE. Indica una detención en el flujo del proceso.

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Registrado cuando se ejecutó la transacción X

Tipo de evento explicit
Aprobación Iniciada
La factura se envía al flujo de trabajo de aprobación (AMX). Esto marca el inicio de la fase de autorización de gestión.
Por qué es importante

Diferencia el tiempo de procesamiento operativo del tiempo de aprobación de la gerencia. Ayuda a identificar si los retrasos se deben al personal de Cuentas por Pagar o a los aprobadores.

Dónde obtener

Tabla AP_INV_APRVL_HIST_ALL (Historial de Aprobación) o inferido de AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS cambiando a 'INITIATED'.

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Compare el campo de estado antes/después

Tipo de evento inferred
Factura Contabilizada
Los asientos contables de la factura se generan y se transfieren al Libro Mayor. Esto confirma el registro del impacto financiero.
Por qué es importante

Asegura el cumplimiento financiero. Los retrasos aquí pueden afectar las actividades de cierre de período y la precisión de los informes financieros.

Dónde obtener

AP_INVOICE_DISTRIBUTIONS_ALL.POSTED_FLAG = 'Y' o a través de XLA_AE_HEADERS (Contabilidad de Subledger) vinculado a la factura.

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Registrado cuando se ejecutó la transacción X

Tipo de evento explicit
Pago Liquidado
El pago se concilia con el extracto bancario. El estado cambia a 'Compensado' o 'Conciliado'.
Por qué es importante

Fin real del ciclo de efectivo. Esencial para la previsión del flujo de caja y para comprender el tiempo de flotación entre la emisión y la compensación.

Dónde obtener

AP_CHECKS_ALL.STATUS_LOOKUP_CODE cambia a 'CLEARED'. El timestamp es CLEARED_DATE.

Capturar

Registrado cuando se ejecutó la transacción X

Tipo de evento explicit
Pago Seleccionado
La factura es seleccionada por una Solicitud de Proceso de Pago (PPR). Está preparada para el pago, pero el efectivo aún no se ha movido.
Por qué es importante

Indica que la factura ha sido recogida por una corrida de pagos. Las brechas entre esto y 'Pago Creado' sugieren problemas de procesamiento por lotes.

Dónde obtener

AP_SELECTED_INVOICES_ALL (temporal) o inferido de la población de AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.CHECK_RUN_ID.

Capturar

Compare el campo de estado antes/después

Tipo de evento inferred
Retención de Factura Liberada
La eliminación de una retención previamente aplicada, permitiendo que la factura avance en el flujo de trabajo. Esto representa la resolución de una discrepancia.
Por qué es importante

Calcula el 'Tiempo de Retrabajo' o 'Tiempo de Resolución'. La alta frecuencia sugiere ineficiencia en el manejo de excepciones.

Dónde obtener

Tabla AP_HOLDS_ALL, LAST_UPDATE_DATE donde RELEASE_LOOKUP_CODE está poblado.

Capturar

Registrado cuando se ejecutó la transacción X

Tipo de evento explicit
Recomendado Opcional

Guías de Extracción

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