Su Plantilla de Datos para el Procesamiento de Pagos de Cuentas por Pagar
Su Plantilla de Datos para el Procesamiento de Pagos de Cuentas por Pagar
- Atributos recomendados para un análisis detallado
- Actividades de proceso estándar para el mapeo de eventos
- Guía de extracción paso a paso para Oracle Fusion Financials
Atributos de Procesamiento de Pagos de Cuentas por Pagar
| Nombre | Descripción | ||
|---|---|---|---|
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Nombre de la Actividad
ActivityName
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El evento o paso específico realizado en el proceso. | ||
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Descripción
Este atributo representa el nombre del paso del proceso que se está ejecutando, como 'Factura Creada', 'Factura Validada' o 'Pago Liquidado'. Permite al algoritmo de Process Mining reconstruir la secuencia de eventos (flujo de control) para cada factura. Estos valores normalmente se derivan unificando datos de múltiples tablas de transacciones e historial, etiquetando cada registro con un nombre de evento legible por humanos.
Por qué es importante
Define el 'qué' del proceso, esencial para mapear el flujo del proceso y descubrir variantes.
Dónde obtener
Derivado de los cambios de estado de AP_INVOICES_ALL, AP_INV_APRVL_HIST_ALL y AP_CHECKS_ALL
Ejemplos
Factura CreadaFactura ValidadaPago Creado
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Número de Factura
InvoiceNumber
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El identificador único para la factura del proveedor. | ||
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Descripción
Este atributo sirve como la referencia única para una factura específica enviada por un proveedor. Actúa como el ID de Caso central para el análisis de Process Mining, agrupando todas las actividades posteriores como aprobaciones, retenciones y pagos. En Oracle Fusion Financials, este campo es crítico para vincular los encabezados de las facturas con las líneas, los pagos y las órdenes de compra. Los analistas utilizan este identificador para rastrear el ciclo de vida completo de un pasivo desde el momento en que se registra hasta que el efectivo sale de la cuenta bancaria.
Por qué es importante
Es el identificador de caso definitivo requerido para reconstruir la instancia del proceso de extremo a extremo.
Dónde obtener
AP_INVOICES_ALL.INVOICE_NUM
Ejemplos
INV-2023-00199887766OCT-SERVICE-04
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Source System
SourceSystem
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El nombre del sistema donde se originaron los datos. | ||
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Descripción
Identifica el sistema de software que actúa como sistema de registro para el evento. En este contexto, normalmente será 'Oracle Fusion Financials'. Este atributo es particularmente útil en entornos multisistema donde los datos podrían mezclarse de sistemas ERP, de aprovisionamiento y bancarios.
Por qué es importante
Asegura la trazabilidad del linaje de datos, especialmente en paisajes de sistemas complejos.
Dónde obtener
Codificado o derivado de la configuración de conexión
Ejemplos
Oracle Fusion FinancialsOracle ERP CloudLegacy EBS
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Timestamp del Evento
EventDateTime
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La fecha y hora en que ocurrió la actividad. | ||
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Descripción
Este atributo registra la marca de tiempo exacta de cuándo tuvo lugar una actividad. Se utiliza para secuenciar eventos cronológicamente y para calcular la duración entre los pasos del proceso. Las marcas de tiempo precisas son vitales para un análisis preciso del Tiempo de Ciclo y para identificar cuellos de botella donde las facturas permanecen inactivas entre los pasos.
Por qué es importante
Proporciona la dimensión temporal necesaria para el análisis de rendimiento y la secuenciación del proceso.
Dónde obtener
CREATION_DATE o LAST_UPDATE_DATE de las tablas respectivas (p. ej., AP_INVOICES_ALL, AP_CHECKS_ALL)
Ejemplos
2023-10-01T08:30:00Z2023-10-05T14:15:00Z2023-10-10T09:00:00Z
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Última actualización de datos
LastDataUpdate
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La marca de tiempo cuando los datos fueron extraídos o actualizados. | ||
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Descripción
Indica la hora específica en que el registro de datos fue extraído de Oracle Fusion. Esto ayuda a los analistas a comprender la frescura de los datos y asiste en estrategias de carga de datos incrementales. Diferencia entre la hora real del evento y la hora en que los datos estuvieron disponibles para el análisis.
Por qué es importante
Asegura la actualidad de los datos y ayuda a gestionar las cargas de datos incrementales.
Dónde obtener
Hora del sistema al extraer
Ejemplos
2023-10-27T23:59:59Z
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Condiciones de Pago
PaymentTerms
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Las condiciones acordadas para los plazos de pago y los descuentos. | ||
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Descripción
Especifica los términos contractuales que rigen el pago, como 'Neto 30' o '2/10 Neto 30'. Este atributo es la base para el dashboard de 'Realización de Descuentos por Pronto Pago'. Establece la Fecha de Vencimiento objetivo y cualquier ahorro potencial disponible por procesamiento expedito.
Por qué es importante
Define los objetivos de rendimiento para la puntualidad de los pagos y la captura de descuentos.
Dónde obtener
AP_TERMS.NAME (unido vía TERMS_ID de AP_INVOICES_ALL)
Ejemplos
Neto 30Inmediato2% 10 Net 30
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Creado Por Usuario
CreatedByUserName
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El ID de usuario o nombre de la persona que ingresó la factura. | ||
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Descripción
Identifica al usuario responsable de la entrada inicial de datos. Esto se mapea al atributo de Modelo de Datos Genérico de Usuario. Estos datos se utilizan en el análisis de 'Tasa de Intervención Manual' para identificar necesidades de capacitación o usuarios específicos asociados con altas tasas de retrabajo.
Por qué es importante
Permite el análisis de rendimiento a nivel de recurso y las verificaciones de segregación de funciones.
Dónde obtener
AP_INVOICES_ALL.CREATED_BY (se resuelve a nombre de usuario vía PER_USERS)
Ejemplos
j.doesystem_integrationm.smith
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Fecha de Factura
InvoiceDate
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La fecha impresa en la factura por el proveedor. | ||
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Descripción
Esta fecha representa cuándo la factura fue emitida por el proveedor, distinta de cuándo fue recibida o introducida en Oracle. Es la base para calcular las fechas de vencimiento de pago según los términos de pago. Las discrepancias entre la Fecha de Factura y la fecha de entrada suelen indicar retrasos en la sala de correo o en el escaneo.
Por qué es importante
Es el punto de referencia para los cálculos de términos de pago y el análisis de antigüedad.
Dónde obtener
AP_INVOICES_ALL.INVOICE_DATE
Ejemplos
2023-09-152023-10-01
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Fecha de Pago
PaymentDate
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La fecha en que el pago fue realmente ejecutado o liquidado. | ||
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Descripción
Registra cuándo los fondos fueron transferidos o se emitió el cheque. Este es el punto final para el KPI 'Tiempo Promedio del Ciclo de Factura a Pago'. Comparar esta fecha con la Fecha de Vencimiento determina si un pago fue tardío, a tiempo o lo suficientemente temprano para obtener un descuento.
Por qué es importante
Marca la finalización de la transacción financiera y el ciclo de vida del proceso.
Dónde obtener
AP_CHECKS_ALL.CHECK_DATE
Ejemplos
2023-10-282023-11-01
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Fecha de Vencimiento
DueDate
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La fecha límite para realizar el pago y evitar penalizaciones. | ||
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Descripción
La fecha límite de pago calculada basándose en la Fecha de Factura y los Términos de Pago. Este atributo es la referencia principal para el KPI de 'Tasa de Pagos Atrasados'. Monitorear esta fecha frente a la Fecha de Pago real revela el cumplimiento de los contratos con los proveedores y la efectividad de la gestión del flujo de caja.
Por qué es importante
Es la fecha objetivo crítica para medir el rendimiento de los pagos a tiempo.
Dónde obtener
AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.DUE_DATE
Ejemplos
2023-10-302023-11-15
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Importe de Factura
InvoiceAmount
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El valor monetario total de la factura. | ||
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Descripción
Representa el importe total a pagar por la factura. Este valor es crítico para la 'Revisión de Eficiencia de Facturas de Bajo Valor', permitiendo a las organizaciones correlacionar el esfuerzo invertido con el valor financiero de la transacción. También se utiliza para priorizar facturas de alto valor para la realización de descuentos por pronto pago.
Por qué es importante
Cuantifica el impacto financiero del caso y apoya la priorización de riesgos.
Dónde obtener
AP_INVOICES_ALL.INVOICE_AMOUNT
Ejemplos
1500.00250.5010000.00
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Nombre del Proveedor
SupplierName
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El nombre del proveedor o suministrador que emite la factura. | ||
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Descripción
Este atributo identifica a la entidad externa que solicita el pago. En Oracle Fusion, esta información se gestiona en el Maestro de Proveedores (POZ_SUPPLIERS) y se vincula a la factura. Analizar este atributo permite el análisis de Cumplimiento del Proveedor y Rendimiento, ayudando a identificar a los proveedores que frecuentemente presentan facturas problemáticas o generan reprocesos.
Por qué es importante
Permite la segmentación del rendimiento del proceso por proveedor para la gestión de relaciones.
Dónde obtener
POZ_SUPPLIERS.VENDOR_NAME (joined via VENDOR_ID from AP_INVOICES_ALL)
Ejemplos
Office Depot Inc.Oracle CorporationDell Services
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Purchase Order Number
PurchaseOrderNumber
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El número de referencia de la orden de compra asociada. | ||
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Descripción
Vincula la factura al proceso de aprovisionamiento upstream. Este atributo es vital para el análisis de 'Coincidencia de Órdenes de Compra (OC) y Resolución de Discrepancias'. Las facturas sin número de OC suelen seguir un workflow de aprobación diferente, a menudo menos eficiente, en comparación con las facturas respaldadas por OC.
Por qué es importante
Distingue entre facturas con y sin Orden de Compra (OC), que tienen diferentes comportamientos de proceso.
Dónde obtener
PO_HEADERS_ALL.SEGMENT1 (linked via AP_INVOICE_LINES_ALL)
Ejemplos
PO-9988774500001234
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Tipo de Factura
InvoiceType
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La clasificación de la factura (ej., Estándar, Nota de Crédito). | ||
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Descripción
Categoriza la factura en tipos como Estándar, Prepago o Nota de Crédito. Esto se mapea al atributo genérico CaseType. Los diferentes tipos de factura siguen distintas rutas de validación y aprobación, por lo que la segmentación por este atributo es necesaria para una definición de base precisa del 'Rendimiento del Tiempo de Ciclo de Extremo a Extremo'.
Por qué es importante
Permite separar peras de manzanas en las comparaciones de rendimiento del proceso.
Dónde obtener
AP_INVOICES_ALL.INVOICE_TYPE_LOOKUP_CODE
Ejemplos
ESTÁNDARCRÉDITOPREPAGO
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Unidad de Negocio
BusinessUnit
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La unidad operativa o entidad comercial responsable de la factura. | ||
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Descripción
Identifica la división interna o subsidiaria específica que procesa la factura. En Oracle Fusion, esto se mapea al ID de Organización. Este atributo es esencial para el dashboard de 'Estandarización de Variantes de Proceso Global', permitiendo la comparación de la eficiencia del proceso entre diferentes regiones o divisiones.
Por qué es importante
Permite el análisis comparativo del rendimiento entre diferentes entidades organizacionales.
Dónde obtener
HR_ORGANIZATION_UNITS.NAME (unido vía ORG_ID de AP_INVOICES_ALL)
Ejemplos
Operaciones en EE. UU.Ventas EMEAManufactura APAC
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`Estado de Aprobación`
ApprovalStatus
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Estado actual del workflow de la factura. | ||
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Descripción
Indica si la factura es Requerida, Iniciada, Rechazada o Aprobada. Este atributo ayuda en el 'Análisis de Cuellos de Botella del Workflow de Aprobación'. Proporciona una instantánea de alto nivel de dónde se encuentra la factura en la jerarquía de autorización.
Por qué es importante
Ayuda a diagnosticar bloqueos en la cadena de aprobación.
Dónde obtener
AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS
Ejemplos
REQUERIDOWFAPPROVEDNO REQUERIDO
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Código de Moneda
CurrencyCode
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La moneda en la que se emitió la factura. | ||
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Descripción
El código de moneda ISO (ej., USD, EUR) para la transacción. Esto es necesario para normalizar los importes en la 'Revisión de Eficiencia de Facturas de Bajo Valor'. Las variantes del proceso a menudo difieren significativamente entre pagos nacionales (moneda local) e internacionales (moneda extranjera) debido a las complejidades bancarias.
Por qué es importante
Identifica la complejidad transfronteriza y es necesario para la normalización financiera.
Dónde obtener
AP_INVOICES_ALL.INVOICE_CURRENCY_CODE
Ejemplos
USDEURGBP
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Días Vencidos
DaysOverdue
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Número de días en que se realizó el pago después de la fecha de vencimiento. | ||
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Descripción
Un número calculado que indica el retraso de un pago. Los valores positivos indican retraso; los valores negativos, pago anticipado. Esta métrica impulsa el dashboard de 'Seguimiento de Pagos Atrasados y Riesgo de Penalización', ayudando a cuantificar la gravedad de los retrasos del proceso.
Por qué es importante
Permite cuantificar la magnitud del problema de los pagos atrasados.
Dónde obtener
Calculado: PaymentDate - DueDate
Ejemplos
5-20
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Es Potencial Duplicado
IsPotentialDuplicate
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Indicador que señala si la factura comparte detalles con otra factura. | ||
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Descripción
Una bandera booleana calculada que es verdadera si el proveedor y el monto coinciden con otra factura dentro de un período de tiempo específico. Esto sirve de apoyo al dashboard de 'Análisis de Detección de Facturas Duplicadas'. Funciona como un mecanismo de alerta proactiva para que los auditores revisen casos específicos antes de la liberación del pago.
Por qué es importante
Es un atributo clave de control de riesgos para prevenir pérdidas financieras.
Dónde obtener
Calculado con base en funciones de ventana sobre InvoiceAmount y SupplierName
Ejemplos
truefalse
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Monto de Descuento Perdido
DiscountLostAmount
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El valor monetario del descuento perdido debido a un pago tardío. | ||
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Descripción
Calculado como la diferencia entre el monto total de la factura y el monto descontado si la fecha de pago excedió la fecha de los términos de descuento. Esto apoya el análisis de 'Realización de Descuentos por Pronto Pago'. Asigna un valor monetario tangible a las ineficiencias del proceso.
Por qué es importante
Monetiza el costo de los retrasos del proceso.
Dónde obtener
Calculado a partir de InvoiceAmount y PaymentTerms
Ejemplos
50.000.00120.50
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Actividades de Procesamiento de Pagos de Cuentas por Pagar
| Actividad | Descripción | ||
|---|---|---|---|
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Factura Anulada
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La factura se anula o cancela, terminando efectivamente la instancia del proceso sin pago. | ||
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Por qué es importante
Representa un esfuerzo desperdiciado. Las altas tasas de cancelación suelen indicar una entrada duplicada en etapas anteriores o una mala calidad de los datos del proveedor.
Dónde obtener
AP_INVOICES_ALL.CANCELLED_DATE está poblado.
Capturar
Registrado cuando se ejecutó la transacción X
Tipo de evento
explicit
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Factura Aprobada
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La aprobación final se concede dentro del flujo de trabajo. El estado de la factura se actualiza a 'Aprobado por Flujo de Trabajo' o 'Aprobado Manualmente'. | ||
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Por qué es importante
Un hito importante que autoriza la factura para la selección de pago. Largos períodos antes de este paso indican cuellos de botella en la aprobación.
Dónde obtener
Tabla AP_INV_APRVL_HIST_ALL (última acción de aprobación) o AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS = 'WFAPPROVED'.
Capturar
Compare el campo de estado antes/después
Tipo de evento
inferred
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Factura Creada
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La creación inicial del registro de la factura dentro del sistema de Cuentas por Pagar de Oracle Fusion. Esto captura la marca de tiempo cuando el encabezado de la factura se registra por primera vez en la base de datos, ya sea introducida manualmente o importada a través de IDR/interfaz. | ||
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Por qué es importante
Establece el tiempo de inicio del proceso para cálculos de tiempo de ciclo y análisis de antigüedad. Esencial para medir el desfase entre la recepción y la entrada.
Dónde obtener
Tabla AP_INVOICES_ALL, columna CREATION_DATE. Filtre por INVOICE_ID.
Capturar
Registrado cuando se creó el registro de transacción
Tipo de evento
explicit
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Factura Validada
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El estado de la factura cambia a 'Validado', indicando que ha superado las verificaciones de integridad del sistema, el cálculo de impuestos y las reglas de conciliación. Este es un requisito previo para la aprobación y el pago. | ||
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Por qué es importante
Marca la transición de la entrada de datos al flujo de trabajo de aprobación/pago. Los retrasos aquí indican problemas de calidad de datos o errores de configuración.
Dónde obtener
Inferido del timestamp de AP_INVOICES_ALL.VALIDATION_REQUEST_ID o mediante el seguimiento de cambios de estado en AP_INVOICE_HISTORY (si está habilitado).
Capturar
Compare el campo de estado antes/después
Tipo de evento
inferred
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Línea de Factura Coincidida
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La asociación de una línea de factura con una Orden de Compra (OC) o un Recibo. Esto indica que el proceso de conciliación de 3 o 2 vías ha ocurrido durante la entrada de la línea. | ||
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Por qué es importante
Crítico para analizar el 'Rendimiento de Primer Intento' e identificar dónde falla la coincidencia automatizada. Las bajas tasas de coincidencia impulsan el retrabajo manual.
Dónde obtener
Tabla AP_INVOICE_LINES_ALL. Identifique registros donde MATCH_TYPE es 'ITEM_TO_PO', 'PO_PRICE_ADJUSTMENT', etc.
Capturar
Registrado cuando se creó la línea de transacción con enlace
Tipo de evento
explicit
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Pago Creado
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El documento de pago (Cheque, ETF, Transferencia) se genera. Esto reduce el pasivo y marca la ejecución del pago. | ||
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Por qué es importante
La marca de tiempo de 'Parada' para el Tiempo de Ciclo. Comparar esto con la Fecha de Vencimiento determina las métricas de 'Pago Tardío' y 'Realización de Descuentos'.
Dónde obtener
Tabla AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL vinculada a AP_CHECKS_ALL. Utilice la CREATION_DATE del registro de pago.
Capturar
Registrado cuando se ejecutó la transacción X
Tipo de evento
explicit
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Retención de Factura Aplicada
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Se aplica una retención de sistema o manual a la factura, impidiendo el pago. Esto incluye variaciones de cantidad, variaciones de precio o retenciones manuales de 'Factura Necesita Revisión'. | ||
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Por qué es importante
El principal indicador de fricción en el proceso. Analizar las razones de la retención ayuda a identificar problemas de cumplimiento del proveedor o deficiencias en el proceso interno.
Dónde obtener
Tabla AP_HOLDS_ALL, CREATION_DATE. Indica una detención en el flujo del proceso.
Capturar
Registrado cuando se ejecutó la transacción X
Tipo de evento
explicit
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Aprobación Iniciada
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La factura se envía al flujo de trabajo de aprobación (AMX). Esto marca el inicio de la fase de autorización de gestión. | ||
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Por qué es importante
Diferencia el tiempo de procesamiento operativo del tiempo de aprobación de la gerencia. Ayuda a identificar si los retrasos se deben al personal de Cuentas por Pagar o a los aprobadores.
Dónde obtener
Tabla AP_INV_APRVL_HIST_ALL (Historial de Aprobación) o inferido de AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS cambiando a 'INITIATED'.
Capturar
Compare el campo de estado antes/después
Tipo de evento
inferred
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Factura Contabilizada
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Los asientos contables de la factura se generan y se transfieren al Libro Mayor. Esto confirma el registro del impacto financiero. | ||
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Por qué es importante
Asegura el cumplimiento financiero. Los retrasos aquí pueden afectar las actividades de cierre de período y la precisión de los informes financieros.
Dónde obtener
AP_INVOICE_DISTRIBUTIONS_ALL.POSTED_FLAG = 'Y' o a través de XLA_AE_HEADERS (Contabilidad de Subledger) vinculado a la factura.
Capturar
Registrado cuando se ejecutó la transacción X
Tipo de evento
explicit
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Pago Liquidado
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El pago se concilia con el extracto bancario. El estado cambia a 'Compensado' o 'Conciliado'. | ||
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Por qué es importante
Fin real del ciclo de efectivo. Esencial para la previsión del flujo de caja y para comprender el tiempo de flotación entre la emisión y la compensación.
Dónde obtener
AP_CHECKS_ALL.STATUS_LOOKUP_CODE cambia a 'CLEARED'. El timestamp es CLEARED_DATE.
Capturar
Registrado cuando se ejecutó la transacción X
Tipo de evento
explicit
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Pago Seleccionado
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La factura es seleccionada por una Solicitud de Proceso de Pago (PPR). Está preparada para el pago, pero el efectivo aún no se ha movido. | ||
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Por qué es importante
Indica que la factura ha sido recogida por una corrida de pagos. Las brechas entre esto y 'Pago Creado' sugieren problemas de procesamiento por lotes.
Dónde obtener
AP_SELECTED_INVOICES_ALL (temporal) o inferido de la población de AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.CHECK_RUN_ID.
Capturar
Compare el campo de estado antes/después
Tipo de evento
inferred
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Retención de Factura Liberada
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La eliminación de una retención previamente aplicada, permitiendo que la factura avance en el flujo de trabajo. Esto representa la resolución de una discrepancia. | ||
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Por qué es importante
Calcula el 'Tiempo de Retrabajo' o 'Tiempo de Resolución'. La alta frecuencia sugiere ineficiencia en el manejo de excepciones.
Dónde obtener
Tabla AP_HOLDS_ALL, LAST_UPDATE_DATE donde RELEASE_LOOKUP_CODE está poblado.
Capturar
Registrado cuando se ejecutó la transacción X
Tipo de evento
explicit
|
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