Seu Template de Dados para Processamento de Pagamentos de Contas a Pagar
Seu Template de Dados para Processamento de Pagamentos de Contas a Pagar
- Atributos recomendados para análise detalhada
- Atividades padrão de processo para mapeamento de eventos
- Passo a passo para extração no Oracle Fusion Financials
Atributos de Processamento de Pagamentos de AP
| Nome | Descrição | ||
|---|---|---|---|
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Event Timestamp
EventDateTime
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A data e hora em que a atividade ocorreu. | ||
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Descrição
Este atributo registra o momento exato em que uma atividade ocorreu. É usado para sequenciar eventos e calcular a duração entre etapas. Timestamps precisos são vitais para análises de Tempo de Ciclo e para identificar gargalos onde as faturas ficam paradas entre uma fase e outra.
Por que é importante
Fornece a dimensão temporal necessária para análise de desempenho e sequenciamento de processos.
Onde obter
CREATION_DATE ou LAST_UPDATE_DATE das tabelas respectivas (ex: AP_INVOICES_ALL, AP_CHECKS_ALL)
Exemplos
2023-10-01T08:30:00Z2023-10-05T14:15:00Z2023-10-10T09:00:00Z
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Nome da Atividade
ActivityName
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O evento ou etapa específica realizada no processo. | ||
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Descrição
Representa o nome da etapa executada, como 'Fatura Criada', 'Validada' ou 'Compensada'. Permite que o algoritmo reconstrua a sequância de eventos para cada fatura. Esses valores costumam vir da unificação de várias tabelas de transação e histórico, rotulando cada registro com um nome amigável.
Por que é importante
Define o "quê" do processo, essencial para mapear o fluxo e descobrir variantes.
Onde obter
Derivado de mudanças de status em AP_INVOICES_ALL, AP_INV_APRVL_HIST_ALL e AP_CHECKS_ALL
Exemplos
Fatura CriadaFatura ValidadaPagamento Criado
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Número da fatura
InvoiceNumber
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O identificador exclusivo da fatura do fornecedor. | ||
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Descrição
Serve como referância exclusiva para a fatura. Funciona como o Case ID central da análise, agrupando aprovações, retenções e pagamentos. No Oracle Fusion Financials, é crítico para vincular cabeçalhos a linhas, pagamentos e pedidos de compra. Analistas usam esse ID para rastrear todo o ciclo de vida de uma obrigação, desde o registro até a saída do dinheiro do banco.
Por que é importante
É o identificador definitivo de caso necessário para reconstruir a instância do processo de ponta a ponta.
Onde obter
AP_INVOICES_ALL.INVOICE_NUM
Exemplos
INV-2023-00199887766OCT-SERVICE-04
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Sistema de Origem
SourceSystem
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O nome do sistema de origem dos dados. | ||
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Descrição
Identifica o sistema de software que atua como registro oficial para o evento. Neste contexto, será geralmente o 'Oracle Fusion Financials'. Este atributo é útil em ambientes multissistemas onde os dados podem vir de ERPs, compras e sistemas bancários.
Por que é importante
Garante a rastreabilidade da linhagem dos dados, especialmente em ecossistemas de sistemas complexos.
Onde obter
Fixo no código ou derivado da configuração de conexão
Exemplos
Oracle Fusion FinancialsOracle ERP CloudLegacy EBS
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Última Atualização de Dados
LastDataUpdate
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O timestamp de quando os dados foram extraídos ou atualizados. | ||
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Descrição
Indica o momento exato em que o registro de dados foi extraído do Oracle Fusion. Isso ajuda os analistas a entenderem a atualidade dos dados e auxilia em estratégias de carga incremental. Diferencia o tempo real do evento do tempo em que os dados ficaram disponíveis para análise.
Por que é importante
Garante a atualidade dos dados e ajuda a gerenciar cargas de dados incrementais.
Onde obter
Hora do sistema na extração
Exemplos
2023-10-27T23:59:59Z
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Condições de Pagamento
PaymentTerms
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As condições acordadas para prazos de pagamento e descontos. | ||
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Descrição
Especifica as condições contratuais de pagamento, como 'Net 30'. Este atributo é a base para o dashboard de 'Aproveitamento de Descontos por Antecipação'. Ele define a data de vencimento e as economias potenciais disponíveis para processamentos acelerados.
Por que é importante
Define as metas de desempenho para pontualidade de pagamento e captura de descontos.
Onde obter
AP_TERMS.NAME (unido via TERMS_ID de AP_INVOICES_ALL)
Exemplos
Líquido 30Imediato2% 10 Net 30
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Criado pelo Usuário
CreatedByUserName
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O ID ou nome do usuário que inseriu a fatura. | ||
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Descrição
Identifica o usuário responsável pela entrada inicial de dados. Mapeia para o atributo User do Modelo de Dados Genérico. Estes dados são usados na análise de 'Taxa de Intervenção Manual' para identificar necessidades de treinamento ou usuários associados a altos índices de retrabalho.
Por que é importante
Habilita a análise de desempenho por recurso e verificações de segregação de funções.
Onde obter
AP_INVOICES_ALL.CREATED_BY (resolve para o nome de usuário via PER_USERS)
Exemplos
j.doeintegração_do_sistemam.smith
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Data da Fatura
InvoiceDate
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A data impressa na fatura pelo fornecedor. | ||
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Descrição
Data de emissão pelo fornecedor, distinta da data de recebimento ou entrada no Oracle. É a base para calcular o vencimento conforme os termos acordados. Diferenças entre a Data da Fatura e a data de entrada costumam indicar atrasos no recebimento físico ou no escaneamento.
Por que é importante
É o ponto de referência para cálculos de termos de pagamento e análise de aging (tempo em aberto).
Onde obter
AP_INVOICES_ALL.INVOICE_DATE
Exemplos
15-09-202301-10-2023
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Data de Pagamento
PaymentDate
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A data em que o pagamento foi efetivamente executado ou compensado. | ||
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Descrição
Registra quando os fundos foram transferidos ou o cheque foi emitido. É o ponto final para o KPI de 'Tempo Médio do Ciclo de Pagamento'. Comparar esta data com a Data de Vencimento determina se o pagamento foi atrasado, pontual ou antecipado o suficiente para aproveitar um desconto.
Por que é importante
Marca a conclusão da transação financeira e o fim do ciclo de vida do processo.
Onde obter
AP_CHECKS_ALL.CHECK_DATE
Exemplos
2023-10-282023-11-01
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Data de Vencimento
DueDate
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A data limite para pagamento sem incidância de multas. | ||
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Descrição
O prazo calculado para pagamento com base na Data da Fatura e Termos de Pagamento. É o principal referencial para o KPI de 'Taxa de Pagamento em Atraso'. Monitorar esta data contra a Data de Pagamento real revela a conformidade com contratos e a eficácia da gestão de fluxo de caixa.
Por que é importante
É a data limite crítica para medir a performance de pagamentos no prazo.
Onde obter
AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.DUE_DATE
Exemplos
30-10-20232023-11-15
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Nome do Fornecedor
SupplierName
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O nome do fornecedor que emitiu a fatura. | ||
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Descrição
Este atributo identifica a entidade externa solicitando o pagamento. No Oracle Fusion, isso é gerido no Cadastro de Fornecedores (POZ_SUPPLIERS) e vinculado à fatura. Analisar este campo permite avaliar a conformidade e a vazão por fornecedor, identificando quem costuma enviar faturas com erro ou gerar retrabalho.
Por que é importante
Permite segmentar a performance do processo por fornecedor para gestão de relacionamento.
Onde obter
POZ_SUPPLIERS.VENDOR_NAME (vinculado via VENDOR_ID de AP_INVOICES_ALL)
Exemplos
Office Depot Inc.Oracle CorporationDell Services
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Número do Pedido de Compra
PurchaseOrderNumber
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O número de referância do pedido de compra associado. | ||
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Descrição
Vincula a fatura ao processo de compras anterior. Este atributo é vital para a análise de 'Conciliação de PO e Resolução de Discrepâncias'. Faturas sem número de Pedido de Compra (PO) geralmente seguem um workflow de aprovação diferente e, muitas vezes, menos eficiente que as baseadas em PO.
Por que é importante
Distingue faturas baseadas em pedidos de compra (PO) de faturas sem PO, que possuem comportamentos de processo diferentes.
Onde obter
PO_HEADERS_ALL.SEGMENT1 (vinculado via AP_INVOICE_LINES_ALL)
Exemplos
PO-9988774500001234
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Tipo de Fatura
InvoiceType
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A classificação da fatura (ex: Padrão, Nota de Crédito). | ||
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Descrição
Categoriza a fatura em tipos como Padrão, Adiantamento ou Nota de Crédito. Isso mapeia para o atributo genérico CaseType. Tipos diferentes de faturas seguem caminhos distintos de validação e aprovação, por isso a segmentação por este atributo é necessária para uma definição precisa da 'Performance do Tempo de Ciclo Ponta a Ponta'.
Por que é importante
Permite separar processos distintos para comparações de desempenho precisas.
Onde obter
AP_INVOICES_ALL.INVOICE_TYPE_LOOKUP_CODE
Exemplos
STANDARDCRÉDITOADIANTAMENTO
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Unidade de Negócio
BusinessUnit
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A unidade operacional ou entidade de negócio responsável pela fatura. | ||
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Descrição
Identifica a divisão interna ou subsidiária específica que está processando a fatura. No Oracle Fusion, isso mapeia para o Organization ID. Este atributo é essencial para o dashboard de 'Padronização Global de Variantes de Processo', permitindo comparar a eficiência entre regiões ou divisões.
Por que é importante
Permite a análise comparativa de desempenho entre diferentes entidades organizacionais.
Onde obter
HR_ORGANIZATION_UNITS.NAME (unido via ORG_ID de AP_INVOICES_ALL)
Exemplos
Operações EUAVendas EMEAManufatura APAC
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Valor da Fatura
InvoiceAmount
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O valor monetário total da fatura. | ||
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Descrição
Representa o valor total a ser pago pela fatura. Este dado é essencial para a 'Revisão de Eficiéncia de Faturas de Baixo Valor', correlacionando o esforço gasto com o valor financeiro da transação. Também é usado para priorizar faturas de alto valor para obtenção de descontos por antecipação.
Por que é importante
Quantifica o impacto financeiro do caso e apoia a priorização de riscos.
Onde obter
AP_INVOICES_ALL.INVOICE_AMOUNT
Exemplos
1500.00250.5010000,00
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Código da Moeda
CurrencyCode
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A moeda na qual a fatura foi emitida. | ||
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Descrição
O código ISO da moeda (ex: BRL, USD) da transação. Necessário para normalizar valores na 'Revisão de Eficiéncia de Faturas de Baixo Valor'. Variantes de processo costumam mudar muito entre pagamentos domésticos e internacionais devido às complexidades bancárias.
Por que é importante
Identifica a complexidade de transações internacionais e é necessário para normalização financeira.
Onde obter
AP_INVOICES_ALL.INVOICE_CURRENCY_CODE
Exemplos
USDEURGBP
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Dias Vencidos
DaysOverdue
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Número de dias que o pagamento foi realizado após o vencimento. | ||
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Descrição
Um número calculado que indica o atraso de um pagamento. Valores positivos indicam atraso; valores negativos indicam pagamento antecipado. Esta métrica alimenta o dashboard 'Rastreador de Risco de Multas e Pagamentos em Atraso', ajudando a quantificar a gravidade dos gargalos no processo.
Por que é importante
Quantifica a magnitude do problema de pagamentos em atraso.
Onde obter
Calculado: Data de Pagamento - Data de Vencimento
Exemplos
5-20
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Potencial Duplicidade
IsPotentialDuplicate
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Sinalizador que indica se a fatura compartilha detalhes com outra fatura. | ||
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Descrição
Um sinalizador booleano calculado que é verdadeiro se o Fornecedor e o Valor corresponderem a outra fatura dentro de um intervalo de tempo específico. Isso alimenta o dashboard de 'Análise de Detecção de Faturas Duplicadas'. Funciona como um mecanismo de alerta proativo para que os auditores revisem casos específicos antes da liberação do pagamento.
Por que é importante
É um atributo chave de controle de risco para prevenir perdas financeiras.
Onde obter
Calculado com base em funções de janela sobre InvoiceAmount e SupplierName
Exemplos
verdadeirofalse
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Status de aprovação
ApprovalStatus
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Status atual de workflow da fatura. | ||
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Descrição
Indica se a fatura está como Requerida, Iniciada, Rejeitada ou Aprovada. Este atributo auxilia na 'Análise de Gargalos no Workflow de Aprovação'. Fornece um panorama geral de onde a fatura se encontra na hierarquia de autorização.
Por que é importante
Ajuda a diagnosticar interrupções na cadeia de aprovação.
Onde obter
AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS
Exemplos
OBRIGATÓRIOWFAPPROVEDNÃO OBRIGATÓRIO
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Valor de Desconto Perdido
DiscountLostAmount
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O valor monetário do desconto perdido por atraso no pagamento. | ||
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Descrição
Calculado como a diferença entre o valor total da fatura e o valor descontado se a data do pagamento ultrapassou a data dos termos de desconto. Isso apoia a análise de 'Realização de Descontos por Pagamento Antecipado'. Atribui um valor financeiro tangível às ineficiências do processo.
Por que é importante
Monetiza o custo dos atrasos no processo.
Onde obter
Calculado a partir de InvoiceAmount e PaymentTerms
Exemplos
50,000.00120.50
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Atividades de Processamento de Pagamentos de AP
| Atividade | Descrição | ||
|---|---|---|---|
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Fatura Aprovada
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A aprovação final é concedida no workflow. O status da fatura é atualizado para 'Aprovado via Workflow' ou 'Aprovado Manualmente'. | ||
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Por que é importante
Um marco importante que libera a fatura para a seleção de pagamento. Longos intervalos antes desta etapa indicam gargalos na aprovação.
Onde obter
Tabela AP_INV_APRVL_HIST_ALL (última ação de aprovação) ou AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS = 'WFAPPROVED'.
Captura
Comparar campo de status antes/depois
Tipo de evento
inferred
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Fatura Cancelada
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A fatura é anulada ou cancelada, encerrando a instância do processo sem que haja pagamento. | ||
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Por que é importante
Representa desperdício de esforço. Altas taxas de cancelamento geralmente indicam entrada duplicada ou má qualidade nos dados dos fornecedores.
Onde obter
AP_INVOICES_ALL.CANCELLED_DATE está preenchido.
Captura
Registrado quando a transação X é executada
Tipo de evento
explicit
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Fatura Criada
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A criação inicial do registro da fatura no Oracle Fusion. Captura o momento em que o cabeçalho da fatura é gravado no banco de dados, seja por entrada manual ou importação via interface/IDR. | ||
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Por que é importante
Estabelece o início do processo para cálculos de tempo de ciclo e análise de aging. Essencial para medir o atraso entre o recebimento e a entrada.
Onde obter
Tabela AP_INVOICES_ALL, coluna CREATION_DATE. Filtrar por INVOICE_ID.
Captura
Registrado quando o registro da transação é criado
Tipo de evento
explicit
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Fatura Validada
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O status da fatura muda para 'Validado', indicando que passou pelas verificações de integridade, cálculo de impostos e conciliação. É pré-requisito para aprovação. | ||
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Por que é importante
Marca a transição da entrada de dados para o workflow de aprovação/pagamento. Atrasos aqui indicam problemas na qualidade dos dados ou erros de configuração.
Onde obter
Inferido do timestamp de AP_INVOICES_ALL.VALIDATION_REQUEST_ID ou pelo rastreamento de mudanças de status em AP_INVOICE_HISTORY (se habilitado).
Captura
Comparar campo de status antes/depois
Tipo de evento
inferred
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Linha da Fatura Conciliada
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A associação de uma linha de fatura com um Pedido de Compra (PO) ou Recebimento. Indica que o 'matching' de 2 ou 3 vias ocorreu na entrada da linha. | ||
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Por que é importante
Essencial para analisar o 'First Pass Yield' (rendimento de primeira passagem) e identificar falhas na conciliação automática. Baixas taxas de conciliação geram retrabalho manual.
Onde obter
Tabela AP_INVOICE_LINES_ALL. Identifica registros onde MATCH_TYPE é 'ITEM_TO_PO', 'PO_PRICE_ADJUSTMENT', etc.
Captura
Registrado quando a linha da transação é criada com link
Tipo de evento
explicit
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Pagamento Criado
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O documento de pagamento (Cheque, TED, DOC, etc.) é gerado. Isso reduz o passivo e marca a execução do pagamento. | ||
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Por que é importante
O timestamp final para o Tempo de Ciclo. Comparar este dado com a Data de Vencimento define as métricas de 'Pagamento Atrasado' e 'Aproveitamento de Desconto'.
Onde obter
Tabela AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL vinculada à AP_CHECKS_ALL. Use a CREATION_DATE do registro de pagamento.
Captura
Registrado quando a transação X é executada
Tipo de evento
explicit
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Retenção de Fatura Aplicada
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Uma retenção sistêmica ou manual é aplicada à fatura, impedindo o pagamento. Isso inclui divergências de quantidade, preço ou retenções manuais de 'Fatura Necessita Revisão'. | ||
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Por que é importante
O principal indicador de fricção no processo. Analisar os motivos de retenção ajuda a identificar problemas de conformidade do fornecedor ou falhas internas.
Onde obter
Tabela AP_HOLDS_ALL, CREATION_DATE. Indica uma interrupção no fluxo do processo.
Captura
Registrado quando a transação X é executada
Tipo de evento
explicit
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Aprovação Iniciada
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A fatura é enviada para o workflow de aprovação (AMX). Inicia a fase de autorização gerencial. | ||
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Por que é importante
Diferencia o tempo de processamento operacional do lead time de aprovação da gestão. Ajuda a identificar se os atrasos ocorrem na equipe de AP ou nos aprovadores.
Onde obter
Tabela AP_INV_APRVL_HIST_ALL (Histórico de Aprovação) ou inferido da mudança de AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS para 'INITIATED'.
Captura
Comparar campo de status antes/depois
Tipo de evento
inferred
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Fatura Contabilizada
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Os lançamentos contábeis da fatura são gerados e transferidos para o Razão Geral. Isso confirma o registro do impacto financeiro. | ||
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Por que é importante
Garante a conformidade financeira. Atrasos aqui podem afetar o fechamento do período e a precisão dos relatórios financeiros.
Onde obter
AP_INVOICE_DISTRIBUTIONS_ALL.POSTED_FLAG = 'Y' ou via XLA_AE_HEADERS (Subledger Accounting) vinculado à fatura.
Captura
Registrado quando a transação X é executada
Tipo de evento
explicit
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Pagamento Liquidado
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O pagamento é conciliado com o extrato bancário. O status muda para 'Compensado' ou 'Conciliado'. | ||
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Por que é importante
O fim real do ciclo de caixa. Essencial para previsão de fluxo de caixa e para entender o tempo de flutuação entre emissão e compensação.
Onde obter
AP_CHECKS_ALL.STATUS_LOOKUP_CODE muda para 'CLEARED'. O Timestamp é o CLEARED_DATE.
Captura
Registrado quando a transação X é executada
Tipo de evento
explicit
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Pagamento Selecionado
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A fatura é selecionada por uma Solicitação de Processo de Pagamento (PPR). Fica aguardando o pagamento, mas o dinheiro ainda não saiu. | ||
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Por que é importante
Indica que a fatura foi selecionada para uma execução de pagamento. Intervalos grandes entre isso e 'Payment Created' sugerem problemas no processamento em lote.
Onde obter
AP_SELECTED_INVOICES_ALL (temporário) ou inferido pelo preenchimento de AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.CHECK_RUN_ID.
Captura
Comparar campo de status antes/depois
Tipo de evento
inferred
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Retenção de Fatura Liberada
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A remoção de uma retenção anterior, permitindo que a fatura avance no workflow. Representa a resolução de uma divergância. | ||
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Por que é importante
Calcula o 'Tempo de Retrabalho' ou 'Tempo de Resolução'. Alta frequência sugere ineficiência no tratamento de exceções.
Onde obter
Tabela AP_HOLDS_ALL, LAST_UPDATE_DATE onde o RELEASE_LOOKUP_CODE está preenchido.
Captura
Registrado quando a transação X é executada
Tipo de evento
explicit
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