Su Plantilla de Datos para la Gestión de Problemas

Jira Service Management
Su Plantilla de Datos para la Gestión de Problemas

Su Plantilla de Datos para la Gestión de Problemas

Esta plantilla sirve como una hoja de ruta completa para analizar sus flujos de trabajo de gestión de servicios de TI, identificando los puntos de datos esenciales y los hitos del proceso dentro de Jira Service Management. Proporciona una visión estructurada de los atributos y actividades necesarios para obtener una visibilidad completa de cómo su equipo maneja los problemas subyacentes y el análisis de causa raíz. Utilice estas directrices para optimizar su recopilación de datos y asegurar que sus iniciativas de Process Mining generen insights accionables.
  • Atributos recomendados para un análisis profundo
  • Hitos del proceso para capturar en su registro de eventos
  • Guía técnica para la extracción de datos
¿Nuevo en registros de eventos? Aprenda cómo crear un registro de eventos para Process Mining.

Atributos de Gestión de Problemas

Estos son los campos de datos recomendados para incluir en su registro de eventos para un análisis exhaustivo del ciclo de vida de su gestión de problemas.
5 Requerido 5 Recomendado 11 Opcional
Nombre Descripción
Actividad
ActivityName
La acción específica o el cambio de estado que ocurrió para el registro de problema.
Descripción

Este atributo captura el nombre del evento o la transición de estado que ocurre dentro del ciclo de vida de la gestión de problemas. Ejemplos incluyen 'Problema Registrado', 'Estado Cambiado a Investigación' o 'Causa Raíz Identificada'.

Es esencial para mapear el flujo del proceso e identificar la secuencia de pasos tomados para resolver un problema. En Process Mining, estas actividades forman los nodos del mapa de proceso.

Por qué es importante

Define los pasos en el mapa de procesos y permite el análisis de variantes de proceso.

Dónde obtener

Changelog (Historial) de Jira o transiciones de estado del problema

Ejemplos
Registro de Problema CreadoInvestigación IniciadaCausa Raíz IdentificadaSolución Temporal ActualizadaRegistro de Problema Cerrado
Registro de Problema
ProblemKey
El identificador único asignado al registro de problema en Jira Service Management.
Descripción

Este atributo sirve como identificador central del caso para el análisis de Process Mining. Representa la clave única (por ejemplo, PM-1001) generada por Jira Service Management cuando se crea un nuevo registro de problema.

Se utiliza para agrupar todas las actividades, cambios de estado y actualizaciones relacionadas en una única instancia de proceso de principio a fin. Analizar este atributo permite la visualización del ciclo de vida completo de un problema, desde la detección inicial hasta la investigación y el cierre final.

Por qué es importante

Es la clave fundamental necesaria para reconstruir el flujo de proceso y rastrear registros de problemas específicos.

Dónde obtener

Tabla de problemas, campo 'Clave' o 'Clave del Problema'

Ejemplos
PM-1023PM-4099PRB-3321PM-5001
Source System
SourceSystem
El nombre del sistema donde se originaron los datos.
Descripción

Identifica el sistema de software del cual se extrajeron los datos del proceso. En este contexto, el valor es consistentemente 'Jira Service Management'.

Este atributo es particularmente útil en entornos multisistema para distinguir fuentes de datos, aunque para esta vista específica, sirve principalmente como un identificador estático para la procedencia de los datos.

Por qué es importante

Proporciona contexto sobre el origen de los datos, especialmente al fusionar con otros datos de Gestión de Servicios de TI.

Dónde obtener

Configuración Codificada o del Sistema

Ejemplos
Jira Service ManagementJira CloudJSM-Prod
Timestamp
EventTimestamp
La fecha y hora exactas en que ocurrió la actividad.
Descripción

Este atributo registra el momento preciso en que ocurrió una actividad. Se utiliza para secuenciar eventos cronológicamente y calcular duraciones entre pasos.

Las marcas de tiempo precisas son críticas para calcular los tiempos de ciclo, como el tiempo desde 'Problema Registrado' hasta 'Causa Raíz Identificada', y para analizar el rendimiento a lo largo del tiempo.

Por qué es importante

Permite el cálculo de todos los KPI basados en el tiempo y el ordenamiento correcto de los eventos.

Dónde obtener

Fecha de creación del Changelog de Jira o fecha de creación del problema

Ejemplos
2023-10-15T08:30:00Z2023-10-15T09:15:22Z2023-10-16T14:20:00Z
Última actualización de datos
LastDataUpdate
La marca de tiempo cuando los datos fueron extraídos o actualizados por última vez.
Descripción

Indica cuándo el conjunto de datos fue sincronizado por última vez con el entorno de Jira Service Management en vivo. Esto asegura que los analistas comprendan la frescura de los datos.

Se utiliza para validar que el análisis refleja el estado más actual del proceso y para identificar posibles problemas de latencia de datos.

Por qué es importante

Asegura la frescura de los datos y ayuda a confiar en los resultados del análisis.

Dónde obtener

ETL Timestamp

Ejemplos
2023-11-01T12:00:00Z2023-11-02T00:00:00Z
Categoría de Causa Raíz
RootCauseCategory
La clasificación de la causa subyacente del problema.
Descripción

Categoriza la falla técnica o de proceso que causó el problema, como 'Error de Software', 'Error Humano' o 'Fallo de Hardware'. Este es a menudo un campo personalizado en Jira Service Management.

Este atributo apoya el dashboard de 'Distribución de Categorías de Causa Raíz', permitiendo decisiones estratégicas sobre dónde invertir en infraestructura o capacitación para prevenir recurrencias.

Por qué es importante

Clave para identificar problemas sistémicos y guiar medidas preventivas.

Dónde obtener

Campo personalizado 'Causa Raíz' o 'Categoría de Causa Raíz'

Ejemplos
Error de Software`Error de Configuración`Problema de CapacidadProblema del Proveedor
Grupo de Soporte Asignado
SupportGroup
El equipo técnico o grupo actualmente asignado para investigar el problema.
Descripción

Identifica al equipo específico responsable del registro de problemas en el momento del evento. En Jira Service Management, esto a menudo se mapea a 'Componente' o un campo personalizado como 'Grupo de Soporte'.

Este atributo es vital para el dashboard de 'Cuellos de Botella en Traspasos entre Grupos de Soporte', permitiendo a los analistas visualizar cómo los problemas se mueven entre equipos y dónde permanecen por más tiempo.

Por qué es importante

Esencial para la minería organizacional e identificar la fricción entre equipos.

Dónde obtener

Campo de problema 'Componente' o campo personalizado 'Grupo de Soporte'

Ejemplos
Administración de Bases de `datos`Operaciones de RedSoporte de Aplicaciones Nivel 2
Prioridad
Priority
El nivel de criticidad asignado al registro de problema.
Descripción

Indica la urgencia y el impacto del problema, típicamente desde 'Bajo' hasta 'Crítico'. Este campo se utiliza para segmentar el análisis y asegurar que los problemas de alta prioridad se resuelvan dentro de los objetivos del SLA.

Analizar este atributo ayuda en el dashboard de 'Cumplimiento de SLA y Tendencias de Objetivos' a verificar si los riesgos críticos del negocio se priorizan correctamente.

Por qué es importante

Permite la segmentación del rendimiento del proceso por criticidad empresarial.

Dónde obtener

Campo de problema 'Prioridad'

Ejemplos
Más AltaAltoMedioBajo
Resumen del Problema
ProblemSummary
La descripción de texto breve o el título del registro de problema.
Descripción

Contiene el resumen principal del registro de problemas. Aunque se basa principalmente en texto, proporciona contexto para los analistas que revisan casos individuales dentro de la herramienta de Process mining.

Permite la búsqueda por palabras clave y el análisis cualitativo de los tipos de problemas que se registran.

Por qué es importante

Proporciona un contexto legible para el identificador del caso.

Dónde obtener

Campo de problema 'Resumen'

Ejemplos
Tiempo de espera de conexión a la base de datos en la región EUPico de latencia del servicio de correo electrónicoCola de procesamiento de pedidos atascada
Usuario
UserKey
El identificador único o el nombre del usuario que realizó la actividad.
Descripción

Captura la identidad de la persona o cuenta de sistema responsable de ejecutar la actividad específica. Esto podría ser el 'Asignatario' que actualiza el registro o el 'Autor' de un cambio de estado.

Estos datos se utilizan para analizar la utilización de recursos, identificar cuellos de botella en los traspasos entre usuarios y asegurar la rendición de cuentas dentro del proceso de gestión de problemas.

Por qué es importante

Crítico para analizar traspasos, segregación de funciones y carga de trabajo de recursos.

Dónde obtener

Campo 'autor' de Jira en el changelog o campo 'asignatario' en el problema

Ejemplos
j.smithautomatización_del_sistemam.doe
¿Se reabrió?
IsReopened
Bandera que indica si el problema fue reabierto después del cierre.
Descripción

Una bandera booleana que se establece en verdadero si el registro de problemas transicionó de un estado cerrado a un estado abierto. Esto apoya el 'Análisis de la Tasa de Reapertura de Problemas'.

Las altas tasas de reapertura indican problemas de calidad con las soluciones permanentes o procedimientos de verificación insuficientes.

Por qué es importante

Indicador de calidad para la efectividad de las soluciones.

Dónde obtener

Derivado de transiciones de estado

Ejemplos
truefalse
Código de Resolución
ResolutionCode
El código que indica cómo se resolvió el problema.
Descripción

Especifica el resultado final del registro de problema, como 'Resuelto', 'No se reparará', 'Duplicado' o 'No se puede reproducir'.

Se utiliza para filtrar los problemas resueltos con éxito de aquellos cerrados por razones administrativas, asegurando que los cálculos de KPI como 'Tiempo medio hasta la causa raíz' sean precisos.

Por qué es importante

Distingue entre soluciones efectivas y cierres administrativos.

Dónde obtener

Campo de problema 'Resolución'

Ejemplos
HechoNo se realizará`Duplicado`No se Puede Reproducir
Duración de la Investigación
InvestigationDuration
Tiempo transcurrido desde el registro del problema hasta la identificación de la causa raíz.
Descripción

Calcula la duración entre la creación del registro de problemas y la marca de tiempo de la actividad 'Causa Raíz Identificada'. Esta es la métrica principal para el dashboard de 'Análisis del Tiempo de Ciclo de Investigación'.

Ayuda a los gerentes a identificar problemas complejos que estancaron al equipo o la falta de recursos en la fase de diagnóstico.

Por qué es importante

Métrica principal para la eficiencia de la fase de análisis de causa raíz.

Dónde obtener

Calculado a partir de marcas de tiempo de eventos

Ejemplos
48 horas5 días30 minutos
Estado de Incumplimiento de SLA
SlaBreachStatus
Indica si el registro de problemas ha incumplido su acuerdo de nivel de servicio.
Descripción

Un campo booleano o de estado que indica si el tiempo de resolución ha excedido el objetivo acordado. Esto ayuda en el dashboard de 'Cumplimiento de SLA y Tendencias de Objetivos'.

Destaca casos que exponen a la organización a riesgos de cumplimiento o penalizaciones.

Por qué es importante

Crítico para el monitoreo de cumplimiento y rendimiento.

Dónde obtener

Lógica del campo SLA de Jira Service Management

Ejemplos
CumplidoIncumplidoPausado
Fecha de Creación
CreatedDate
La fecha en que se creó el registro de problema.
Descripción

La marca de tiempo cuando el problema se registró por primera vez en el sistema. Si bien la marca de tiempo del evento maneja la temporización de la actividad, este atributo específico a menudo se utiliza para filtrado de alto nivel (por ejemplo, 'Mostrarme todos los problemas creados en el Q1').

Sirve como punto de anclaje para el análisis de antigüedad.

Por qué es importante

Fecha de anclaje para el análisis de antigüedad y volumen de entrada.

Dónde obtener

Campo de problema 'Creado'

Ejemplos
2023-01-012023-06-15
Fuente de Detección
DetectionSource
Cómo se identificó el problema (ej., Proactivo, Reactivo).
Descripción

Indica el origen de la identificación del problema. Los valores comunes incluyen 'Monitoreo Proactivo', 'Incidente de Mesa de Servicio' o 'Notificación de Proveedor'.

Este atributo se utiliza en el dashboard de 'Identificación Proactiva vs Reactiva' para medir la madurez del proceso de gestión de problemas.

Por qué es importante

Mide la madurez del proceso y la efectividad de los sistemas de monitoreo.

Dónde obtener

Campo personalizado 'Fuente' o 'Fuente de Detección'

Ejemplos
Monitoreo ProactivoEscalada de IncidentesNotificación a Proveedor
Recuento de Incidentes Vinculados
LinkedIncidentCount
El número de incidentes vinculados a este registro de problema.
Descripción

Un recuento de tickets de incidente asociados con el registro de problemas. Este atributo cuantifica el impacto del problema en la base de usuarios.

Se utiliza en el KPI de 'Profundidad de Vinculación Incidente-Problema' para priorizar problemas que están generando el mayor volumen de tickets de soporte.

Por qué es importante

Cuantifica el impacto comercial basándose en el volumen de incidentes.

Dónde obtener

Recuento de enlaces en la tabla 'issuelinks' donde el tipo es 'Problema/Incidente'

Ejemplos
011550
Reportador
ReporterName
El usuario que originalmente registró el problema.
Descripción

Identifica al individuo que creó el registro de problemas. Esto es distinto del asignado. Analizar a los reportantes ayuda a entender dónde se están detectando los problemas (ej., Agentes de Servicio de Atención al Cliente vs. Administradores de Sistema).

Esto añade contexto al análisis 'Proactivo vs Reactivo'.

Por qué es importante

Identifica la fuente de entrada de problemas.

Dónde obtener

Campo de problema 'Reportante'

Ejemplos
monitoring_servicehelpdesk_leadnetwork_admin
Revisión Post-Implementación Realizada
ReviewStatus
Indica si se realizó una Revisión Post-Implementación (PIR).
Descripción

Rastrea si la actividad o el indicador de 'Revisión Post-Implementación' está presente en el caso. Esto es esencial para el dashboard de 'Cumplimiento de Revisión Post-Implementación'.

Asegura que la organización cumpla con los requisitos de gobernanza para la mejora continua.

Por qué es importante

Métrica de cumplimiento para el aprendizaje organizacional.

Dónde obtener

Campo personalizado 'Estado PIR' o existencia de actividad 'PIR'

Ejemplos
CompletadoPendienteNo Requerido
Solicitud de Cambio Vinculada
LinkedChangeRequest
El identificador de la solicitud de cambio vinculada a este problema.
Descripción

Almacena el ID de la Solicitud de Cambio (RFC) creada para implementar la solución permanente. Este enlace es vital para el dashboard 'Retraso en el inicio de la solicitud de cambio'.

Conecta el proceso de Gestión de Problemas con la Gestión de Cambios, permitiendo un análisis entre procesos.

Por qué es importante

Conecta la investigación con la remediación en el proceso de Gestión de Cambios.

Dónde obtener

Enlaces de problema donde el tipo es 'resuelto por' o similar

Ejemplos
CR-404CHG-1099CR-5512
Solución Temporal Disponible
WorkaroundDetails
Indica si se ha documentado una solución provisional para el problema.
Descripción

Captura si existe o se ha publicado un texto de solución provisional. Esto permite a la organización rastrear la 'Velocidad de Publicación de Soluciones Provisionales'.

El análisis de este campo ayuda a determinar qué tan rápido el equipo puede restaurar la estabilidad del servicio incluso antes de encontrar una solución permanente.

Por qué es importante

Clave para medir la velocidad de la ayuda provisional proporcionada al negocio.

Dónde obtener

Campo personalizado 'Solución Provisional'

Ejemplos
Reiniciar el servicioBorrar caché del navegadorNinguno proporcionado
Requerido Recomendado Opcional

Actividades de Gestión de Problemas

Estos son los pasos y hitos clave del proceso para capturar en su registro de eventos y lograr un descubrimiento preciso de sus flujos de trabajo de resolución.
8 Recomendado 6 Opcional
Actividad Descripción
Asignado a Grupo de Soporte
La asignación del registro de problema a un equipo técnico o grupo de soporte específico. Esto se rastrea a través de cambios en el campo personalizado 'Grupo de Soporte' o en el campo 'Asignado' si no se utilizan grupos.
Por qué es importante

Crítico para analizar traspasos y cuellos de botella entre equipos. Las altas tasas de transferencia pueden indicar ineficiencias en el enrutamiento.

Dónde obtener

Historial de problemas de Jira: Campo 'Grupo de Soporte' o 'Asignatario' cambió

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Registrado cuando el campo de asignación cambia

Tipo de evento explicit
Causa Raíz Identificada
El punto donde la causa subyacente se registra formalmente. Esto se infiere de un cambio de estado a 'Causa Raíz Identificada' o de la cumplimentación del campo 'Causa Raíz'.
Por qué es importante

Un hito importante que finaliza la fase de investigación. Esencial para calcular el 'Tiempo Promedio para el Descubrimiento de la Causa Raíz'.

Dónde obtener

Historial de problemas de Jira: Estado cambió a 'Causa Raíz Identificada' O Campo 'Causa Raíz' poblado

Capturar

Comparar campo de estado o verificar población de campo

Tipo de evento inferred
Incidente Vinculado a Problema
La acción de vincular un ticket de Incidente relacionado al registro de Problema. Esto se captura en la tabla de enlaces de incidencias o en el historial.
Por qué es importante

Determina el impacto y el alcance del problema. Esencial para el KPI de 'Profundidad de Vinculación Incidente-Problema' y para priorizar según el impacto en el negocio.

Dónde obtener

Enlaces de problemas de Jira: Enlace creado con tipo 'causa' o 'se relaciona con'

Capturar

Registrado cuando se crea un enlace de problema

Tipo de evento explicit
Investigación Iniciada
La transición del estado del problema a un estado de investigación activa (por ejemplo, 'Bajo Investigación' o 'En Curso'). Esto marca el comienzo de la fase de trabajo activo.
Por qué es importante

Inicia el cronómetro para el tiempo de ciclo de la investigación. Ayuda a distinguir entre el tiempo de espera en la cartera de pendientes y el análisis activo real.

Dónde obtener

Historial de problemas de Jira: Estado cambió a 'En Investigación' o 'En Progreso'

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Comparar actualizaciones de campo de estado

Tipo de evento inferred
Registro de Problema Cerrado
La terminación final del ciclo de vida del problema. Capturada explícitamente cuando el estado cambia a 'Cerrado'.
Por qué es importante

El final definitivo de la instancia del proceso. Necesario para calcular el tiempo de ciclo total y las tasas de cierre.

Dónde obtener

Historial de problemas de Jira: Estado cambió a 'Cerrado'

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Registrado cuando el estado transiciona a Cerrado

Tipo de evento explicit
Registro de Problema Creado
El evento inicial donde se crea el ticket de Problema en el sistema. Esto se captura explícitamente en el historial de la incidencia como la marca de tiempo de creación.
Por qué es importante

Marca el inicio del ciclo de vida de la gestión de problemas y permite el análisis de volumen. Esencial para calcular el rendimiento y las tasas de entrada.

Dónde obtener

Tabla de problemas de Jira: Marca de tiempo de Fecha de Creación o Pestaña Historial: Evento Problema Creado

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Registrado cuando la transacción de creación del problema es confirmada

Tipo de evento explicit
Resolución Verificada
La confirmación de que la solución resolvió eficazmente el problema. Se infiere de una transición de estado a 'Resuelto' o a un estado específico de 'Verificado'.
Por qué es importante

Puerta de calidad que asegura que la solución funciona. Los retrasos aquí indican cuellos de botella en las pruebas o en la aceptación del usuario.

Dónde obtener

Historial de problemas de Jira: Estado cambió a 'Resuelto' o 'Verificado'

Capturar

Comparar actualizaciones de campo de estado

Tipo de evento inferred
Solución Temporal Actualizada
La cumplimentación o actualización del campo de texto 'Solución Temporal'. Este evento indica que se ha documentado una solución provisional.
Por qué es importante

Mide la velocidad de proporcionar ayuda al negocio. Crítico para el KPI de 'Tiempo de Espera de Disponibilidad de Soluciones Provisionales'.

Dónde obtener

Historial de problemas de Jira: Campo 'Solución Provisional' cambió (no nulo)

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Registrado cuando el campo Solución Provisional es modificado

Tipo de evento explicit
Prioridad del Problema Cambiada
Una actualización del campo Prioridad del registro de problemas. Esto se captura monitoreando la pestaña de historial para detectar cambios en el campo 'Prioridad'.
Por qué es importante

Indica la escalada o desescalada del problema. Analizar esto ayuda a identificar la precisión inicial del triaje y el envejecimiento de la acumulación de alta prioridad.

Dónde obtener

Historial de problemas de Jira: Campo 'Prioridad' cambió de Valor Antiguo a Nuevo Valor

Capturar

Registrado cuando el campo Prioridad es actualizado

Tipo de evento explicit
Problema Reabierto
La transición de un problema de un estado 'Resuelto' o 'Cerrado' de nuevo a un estado activo. Indica una solución fallida o una resolución rechazada.
Por qué es importante

Una métrica de calidad principal. Las altas tasas de reapertura indican un análisis de causa raíz o pruebas ineficaces.

Dónde obtener

Historial de problemas de Jira: Estado cambió de 'Cerrado'/'Resuelto' a 'Abierto'/'En Progreso'

Capturar

Comparar secuencia de campo de estado

Tipo de evento inferred
Revisión Post-Implementación
La ejecución de una revisión después de aplicar la solución. Capturada a través de un cambio de estado a 'En Revisión' o actualizaciones de campos específicos de la Revisión Post-Implementación (PIR).
Por qué es importante

Actividad de cumplimiento que asegura la captura de lecciones aprendidas. Apoya el análisis de 'Cumplimiento de Revisión Post-Implementación'.

Dónde obtener

Historial de problemas de Jira: Estado cambió a 'En Revisión' O Campo 'Notas PIR' actualizado

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Comparar campo de estado o actualizaciones de campo PIR

Tipo de evento inferred
SLA Incumplido
Un evento que indica que el tiempo de resolución del problema excedió el Acuerdo de Nivel de Servicio definido. Esto se calcula comparando la fecha objetivo del SLA con la fecha de resolución.
Por qué es importante

Crítico para la presentación de informes de cumplimiento. Ayuda a identificar qué prioridades o categorías con mayor frecuencia no cumplen los objetivos.

Dónde obtener

Registros SLA de Jira Service Management: 'Tiempo hasta la Resolución' > Objetivo, o calculado

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Derivar de los datos del campo SLA o comparar la Fecha de Vencimiento con la Fecha de Resolución

Tipo de evento calculated
Solicitud de Cambio Vinculada
La vinculación de una Solicitud de Cambio (RFC) al registro de Problema. Esto indica el inicio del proceso de solución permanente.
Por qué es importante

Mide el retraso entre la identificación de la causa y el inicio de la remediación. Apoya el KPI de 'Retraso en la Transición de Gestión de Cambios'.

Dónde obtener

Enlaces de problemas de Jira: Enlace creado con tipo 'resuelto por' o que enlaza a tipo de problema 'Cambio'

Capturar

Registrado cuando se crea un enlace a un tipo de problema de Cambio

Tipo de evento explicit
Solución Permanente Aplicada
La transición que indica que la solución ha sido implementada. Esto se infiere usualmente de un cambio de estado a 'Implementando' o 'Resuelto'.
Por qué es importante

Marca el final del trabajo de remediación técnica. Se utiliza para medir el tiempo de ciclo de implementación.

Dónde obtener

Historial de problemas de Jira: Estado cambió a 'Implementado', 'Pendiente de Verificación' o 'Corregido'

Capturar

Comparar actualizaciones de campo de estado

Tipo de evento inferred
Recomendado Opcional

Guías de Extracción

Cómo obtener sus `datos` de `Jira Service Management`