Su Plantilla de Datos para la Gestión de Problemas
Su Plantilla de Datos para la Gestión de Problemas
- Atributos recomendados para un análisis profundo
- Hitos del proceso para capturar en su registro de eventos
- Guía técnica para la extracción de datos
Atributos de Gestión de Problemas
| Nombre | Descripción | ||
|---|---|---|---|
|
Actividad
ActivityName
|
La acción específica o el cambio de estado que ocurrió para el registro de problema. | ||
|
Descripción
Este atributo captura el nombre del evento o la transición de estado que ocurre dentro del ciclo de vida de la gestión de problemas. Ejemplos incluyen 'Problema Registrado', 'Estado Cambiado a Investigación' o 'Causa Raíz Identificada'. Es esencial para mapear el flujo del proceso e identificar la secuencia de pasos tomados para resolver un problema. En Process Mining, estas actividades forman los nodos del mapa de proceso.
Por qué es importante
Define los pasos en el mapa de procesos y permite el análisis de variantes de proceso.
Dónde obtener
Changelog (Historial) de Jira o transiciones de estado del problema
Ejemplos
Registro de Problema CreadoInvestigación IniciadaCausa Raíz IdentificadaSolución Temporal ActualizadaRegistro de Problema Cerrado
|
|||
|
Registro de Problema
ProblemKey
|
El identificador único asignado al registro de problema en Jira Service Management. | ||
|
Descripción
Este atributo sirve como identificador central del caso para el análisis de Process Mining. Representa la clave única (por ejemplo, PM-1001) generada por Jira Service Management cuando se crea un nuevo registro de problema. Se utiliza para agrupar todas las actividades, cambios de estado y actualizaciones relacionadas en una única instancia de proceso de principio a fin. Analizar este atributo permite la visualización del ciclo de vida completo de un problema, desde la detección inicial hasta la investigación y el cierre final.
Por qué es importante
Es la clave fundamental necesaria para reconstruir el flujo de proceso y rastrear registros de problemas específicos.
Dónde obtener
Tabla de problemas, campo 'Clave' o 'Clave del Problema'
Ejemplos
PM-1023PM-4099PRB-3321PM-5001
|
|||
|
Source System
SourceSystem
|
El nombre del sistema donde se originaron los datos. | ||
|
Descripción
Identifica el sistema de software del cual se extrajeron los datos del proceso. En este contexto, el valor es consistentemente 'Jira Service Management'. Este atributo es particularmente útil en entornos multisistema para distinguir fuentes de datos, aunque para esta vista específica, sirve principalmente como un identificador estático para la procedencia de los datos.
Por qué es importante
Proporciona contexto sobre el origen de los datos, especialmente al fusionar con otros datos de Gestión de Servicios de TI.
Dónde obtener
Configuración Codificada o del Sistema
Ejemplos
Jira Service ManagementJira CloudJSM-Prod
|
|||
|
Timestamp
EventTimestamp
|
La fecha y hora exactas en que ocurrió la actividad. | ||
|
Descripción
Este atributo registra el momento preciso en que ocurrió una actividad. Se utiliza para secuenciar eventos cronológicamente y calcular duraciones entre pasos. Las marcas de tiempo precisas son críticas para calcular los tiempos de ciclo, como el tiempo desde 'Problema Registrado' hasta 'Causa Raíz Identificada', y para analizar el rendimiento a lo largo del tiempo.
Por qué es importante
Permite el cálculo de todos los KPI basados en el tiempo y el ordenamiento correcto de los eventos.
Dónde obtener
Fecha de creación del Changelog de Jira o fecha de creación del problema
Ejemplos
2023-10-15T08:30:00Z2023-10-15T09:15:22Z2023-10-16T14:20:00Z
|
|||
|
Última actualización de datos
LastDataUpdate
|
La marca de tiempo cuando los datos fueron extraídos o actualizados por última vez. | ||
|
Descripción
Indica cuándo el conjunto de datos fue sincronizado por última vez con el entorno de Jira Service Management en vivo. Esto asegura que los analistas comprendan la frescura de los datos. Se utiliza para validar que el análisis refleja el estado más actual del proceso y para identificar posibles problemas de latencia de datos.
Por qué es importante
Asegura la frescura de los datos y ayuda a confiar en los resultados del análisis.
Dónde obtener
ETL Timestamp
Ejemplos
2023-11-01T12:00:00Z2023-11-02T00:00:00Z
|
|||
|
Categoría de Causa Raíz
RootCauseCategory
|
La clasificación de la causa subyacente del problema. | ||
|
Descripción
Categoriza la falla técnica o de proceso que causó el problema, como 'Error de Software', 'Error Humano' o 'Fallo de Hardware'. Este es a menudo un campo personalizado en Jira Service Management. Este atributo apoya el dashboard de 'Distribución de Categorías de Causa Raíz', permitiendo decisiones estratégicas sobre dónde invertir en infraestructura o capacitación para prevenir recurrencias.
Por qué es importante
Clave para identificar problemas sistémicos y guiar medidas preventivas.
Dónde obtener
Campo personalizado 'Causa Raíz' o 'Categoría de Causa Raíz'
Ejemplos
Error de Software`Error de Configuración`Problema de CapacidadProblema del Proveedor
|
|||
|
Grupo de Soporte Asignado
SupportGroup
|
El equipo técnico o grupo actualmente asignado para investigar el problema. | ||
|
Descripción
Identifica al equipo específico responsable del registro de problemas en el momento del evento. En Jira Service Management, esto a menudo se mapea a 'Componente' o un campo personalizado como 'Grupo de Soporte'. Este atributo es vital para el dashboard de 'Cuellos de Botella en Traspasos entre Grupos de Soporte', permitiendo a los analistas visualizar cómo los problemas se mueven entre equipos y dónde permanecen por más tiempo.
Por qué es importante
Esencial para la minería organizacional e identificar la fricción entre equipos.
Dónde obtener
Campo de problema 'Componente' o campo personalizado 'Grupo de Soporte'
Ejemplos
Administración de Bases de `datos`Operaciones de RedSoporte de Aplicaciones Nivel 2
|
|||
|
Prioridad
Priority
|
El nivel de criticidad asignado al registro de problema. | ||
|
Descripción
Indica la urgencia y el impacto del problema, típicamente desde 'Bajo' hasta 'Crítico'. Este campo se utiliza para segmentar el análisis y asegurar que los problemas de alta prioridad se resuelvan dentro de los objetivos del SLA. Analizar este atributo ayuda en el dashboard de 'Cumplimiento de SLA y Tendencias de Objetivos' a verificar si los riesgos críticos del negocio se priorizan correctamente.
Por qué es importante
Permite la segmentación del rendimiento del proceso por criticidad empresarial.
Dónde obtener
Campo de problema 'Prioridad'
Ejemplos
Más AltaAltoMedioBajo
|
|||
|
Resumen del Problema
ProblemSummary
|
La descripción de texto breve o el título del registro de problema. | ||
|
Descripción
Contiene el resumen principal del registro de problemas. Aunque se basa principalmente en texto, proporciona contexto para los analistas que revisan casos individuales dentro de la herramienta de Process mining. Permite la búsqueda por palabras clave y el análisis cualitativo de los tipos de problemas que se registran.
Por qué es importante
Proporciona un contexto legible para el identificador del caso.
Dónde obtener
Campo de problema 'Resumen'
Ejemplos
Tiempo de espera de conexión a la base de datos en la región EUPico de latencia del servicio de correo electrónicoCola de procesamiento de pedidos atascada
|
|||
|
Usuario
UserKey
|
El identificador único o el nombre del usuario que realizó la actividad. | ||
|
Descripción
Captura la identidad de la persona o cuenta de sistema responsable de ejecutar la actividad específica. Esto podría ser el 'Asignatario' que actualiza el registro o el 'Autor' de un cambio de estado. Estos datos se utilizan para analizar la utilización de recursos, identificar cuellos de botella en los traspasos entre usuarios y asegurar la rendición de cuentas dentro del proceso de gestión de problemas.
Por qué es importante
Crítico para analizar traspasos, segregación de funciones y carga de trabajo de recursos.
Dónde obtener
Campo 'autor' de Jira en el changelog o campo 'asignatario' en el problema
Ejemplos
j.smithautomatización_del_sistemam.doe
|
|||
|
¿Se reabrió?
IsReopened
|
Bandera que indica si el problema fue reabierto después del cierre. | ||
|
Descripción
Una bandera booleana que se establece en verdadero si el registro de problemas transicionó de un estado cerrado a un estado abierto. Esto apoya el 'Análisis de la Tasa de Reapertura de Problemas'. Las altas tasas de reapertura indican problemas de calidad con las soluciones permanentes o procedimientos de verificación insuficientes.
Por qué es importante
Indicador de calidad para la efectividad de las soluciones.
Dónde obtener
Derivado de transiciones de estado
Ejemplos
truefalse
|
|||
|
Código de Resolución
ResolutionCode
|
El código que indica cómo se resolvió el problema. | ||
|
Descripción
Especifica el resultado final del registro de problema, como 'Resuelto', 'No se reparará', 'Duplicado' o 'No se puede reproducir'. Se utiliza para filtrar los problemas resueltos con éxito de aquellos cerrados por razones administrativas, asegurando que los cálculos de KPI como 'Tiempo medio hasta la causa raíz' sean precisos.
Por qué es importante
Distingue entre soluciones efectivas y cierres administrativos.
Dónde obtener
Campo de problema 'Resolución'
Ejemplos
HechoNo se realizará`Duplicado`No se Puede Reproducir
|
|||
|
Duración de la Investigación
InvestigationDuration
|
Tiempo transcurrido desde el registro del problema hasta la identificación de la causa raíz. | ||
|
Descripción
Calcula la duración entre la creación del registro de problemas y la marca de tiempo de la actividad 'Causa Raíz Identificada'. Esta es la métrica principal para el dashboard de 'Análisis del Tiempo de Ciclo de Investigación'. Ayuda a los gerentes a identificar problemas complejos que estancaron al equipo o la falta de recursos en la fase de diagnóstico.
Por qué es importante
Métrica principal para la eficiencia de la fase de análisis de causa raíz.
Dónde obtener
Calculado a partir de marcas de tiempo de eventos
Ejemplos
48 horas5 días30 minutos
|
|||
|
Estado de Incumplimiento de SLA
SlaBreachStatus
|
Indica si el registro de problemas ha incumplido su acuerdo de nivel de servicio. | ||
|
Descripción
Un campo booleano o de estado que indica si el tiempo de resolución ha excedido el objetivo acordado. Esto ayuda en el dashboard de 'Cumplimiento de SLA y Tendencias de Objetivos'. Destaca casos que exponen a la organización a riesgos de cumplimiento o penalizaciones.
Por qué es importante
Crítico para el monitoreo de cumplimiento y rendimiento.
Dónde obtener
Lógica del campo SLA de Jira Service Management
Ejemplos
CumplidoIncumplidoPausado
|
|||
|
Fecha de Creación
CreatedDate
|
La fecha en que se creó el registro de problema. | ||
|
Descripción
La marca de tiempo cuando el problema se registró por primera vez en el sistema. Si bien la marca de tiempo del evento maneja la temporización de la actividad, este atributo específico a menudo se utiliza para filtrado de alto nivel (por ejemplo, 'Mostrarme todos los problemas creados en el Q1'). Sirve como punto de anclaje para el análisis de antigüedad.
Por qué es importante
Fecha de anclaje para el análisis de antigüedad y volumen de entrada.
Dónde obtener
Campo de problema 'Creado'
Ejemplos
2023-01-012023-06-15
|
|||
|
Fuente de Detección
DetectionSource
|
Cómo se identificó el problema (ej., Proactivo, Reactivo). | ||
|
Descripción
Indica el origen de la identificación del problema. Los valores comunes incluyen 'Monitoreo Proactivo', 'Incidente de Mesa de Servicio' o 'Notificación de Proveedor'. Este atributo se utiliza en el dashboard de 'Identificación Proactiva vs Reactiva' para medir la madurez del proceso de gestión de problemas.
Por qué es importante
Mide la madurez del proceso y la efectividad de los sistemas de monitoreo.
Dónde obtener
Campo personalizado 'Fuente' o 'Fuente de Detección'
Ejemplos
Monitoreo ProactivoEscalada de IncidentesNotificación a Proveedor
|
|||
|
Recuento de Incidentes Vinculados
LinkedIncidentCount
|
El número de incidentes vinculados a este registro de problema. | ||
|
Descripción
Un recuento de tickets de incidente asociados con el registro de problemas. Este atributo cuantifica el impacto del problema en la base de usuarios. Se utiliza en el KPI de 'Profundidad de Vinculación Incidente-Problema' para priorizar problemas que están generando el mayor volumen de tickets de soporte.
Por qué es importante
Cuantifica el impacto comercial basándose en el volumen de incidentes.
Dónde obtener
Recuento de enlaces en la tabla 'issuelinks' donde el tipo es 'Problema/Incidente'
Ejemplos
011550
|
|||
|
Reportador
ReporterName
|
El usuario que originalmente registró el problema. | ||
|
Descripción
Identifica al individuo que creó el registro de problemas. Esto es distinto del asignado. Analizar a los reportantes ayuda a entender dónde se están detectando los problemas (ej., Agentes de Servicio de Atención al Cliente vs. Administradores de Sistema). Esto añade contexto al análisis 'Proactivo vs Reactivo'.
Por qué es importante
Identifica la fuente de entrada de problemas.
Dónde obtener
Campo de problema 'Reportante'
Ejemplos
monitoring_servicehelpdesk_leadnetwork_admin
|
|||
|
Revisión Post-Implementación Realizada
ReviewStatus
|
Indica si se realizó una Revisión Post-Implementación (PIR). | ||
|
Descripción
Rastrea si la actividad o el indicador de 'Revisión Post-Implementación' está presente en el caso. Esto es esencial para el dashboard de 'Cumplimiento de Revisión Post-Implementación'. Asegura que la organización cumpla con los requisitos de gobernanza para la mejora continua.
Por qué es importante
Métrica de cumplimiento para el aprendizaje organizacional.
Dónde obtener
Campo personalizado 'Estado PIR' o existencia de actividad 'PIR'
Ejemplos
CompletadoPendienteNo Requerido
|
|||
|
Solicitud de Cambio Vinculada
LinkedChangeRequest
|
El identificador de la solicitud de cambio vinculada a este problema. | ||
|
Descripción
Almacena el ID de la Solicitud de Cambio (RFC) creada para implementar la solución permanente. Este enlace es vital para el dashboard 'Retraso en el inicio de la solicitud de cambio'. Conecta el proceso de Gestión de Problemas con la Gestión de Cambios, permitiendo un análisis entre procesos.
Por qué es importante
Conecta la investigación con la remediación en el proceso de Gestión de Cambios.
Dónde obtener
Enlaces de problema donde el tipo es 'resuelto por' o similar
Ejemplos
CR-404CHG-1099CR-5512
|
|||
|
Solución Temporal Disponible
WorkaroundDetails
|
Indica si se ha documentado una solución provisional para el problema. | ||
|
Descripción
Captura si existe o se ha publicado un texto de solución provisional. Esto permite a la organización rastrear la 'Velocidad de Publicación de Soluciones Provisionales'. El análisis de este campo ayuda a determinar qué tan rápido el equipo puede restaurar la estabilidad del servicio incluso antes de encontrar una solución permanente.
Por qué es importante
Clave para medir la velocidad de la ayuda provisional proporcionada al negocio.
Dónde obtener
Campo personalizado 'Solución Provisional'
Ejemplos
Reiniciar el servicioBorrar caché del navegadorNinguno proporcionado
|
|||
Actividades de Gestión de Problemas
| Actividad | Descripción | ||
|---|---|---|---|
|
Asignado a Grupo de Soporte
|
La asignación del registro de problema a un equipo técnico o grupo de soporte específico. Esto se rastrea a través de cambios en el campo personalizado 'Grupo de Soporte' o en el campo 'Asignado' si no se utilizan grupos. | ||
|
Por qué es importante
Crítico para analizar traspasos y cuellos de botella entre equipos. Las altas tasas de transferencia pueden indicar ineficiencias en el enrutamiento.
Dónde obtener
Historial de problemas de Jira: Campo 'Grupo de Soporte' o 'Asignatario' cambió
Capturar
Registrado cuando el campo de asignación cambia
Tipo de evento
explicit
|
|||
|
Causa Raíz Identificada
|
El punto donde la causa subyacente se registra formalmente. Esto se infiere de un cambio de estado a 'Causa Raíz Identificada' o de la cumplimentación del campo 'Causa Raíz'. | ||
|
Por qué es importante
Un hito importante que finaliza la fase de investigación. Esencial para calcular el 'Tiempo Promedio para el Descubrimiento de la Causa Raíz'.
Dónde obtener
Historial de problemas de Jira: Estado cambió a 'Causa Raíz Identificada' O Campo 'Causa Raíz' poblado
Capturar
Comparar campo de estado o verificar población de campo
Tipo de evento
inferred
|
|||
|
Incidente Vinculado a Problema
|
La acción de vincular un ticket de Incidente relacionado al registro de Problema. Esto se captura en la tabla de enlaces de incidencias o en el historial. | ||
|
Por qué es importante
Determina el impacto y el alcance del problema. Esencial para el KPI de 'Profundidad de Vinculación Incidente-Problema' y para priorizar según el impacto en el negocio.
Dónde obtener
Enlaces de problemas de Jira: Enlace creado con tipo 'causa' o 'se relaciona con'
Capturar
Registrado cuando se crea un enlace de problema
Tipo de evento
explicit
|
|||
|
Investigación Iniciada
|
La transición del estado del problema a un estado de investigación activa (por ejemplo, 'Bajo Investigación' o 'En Curso'). Esto marca el comienzo de la fase de trabajo activo. | ||
|
Por qué es importante
Inicia el cronómetro para el tiempo de ciclo de la investigación. Ayuda a distinguir entre el tiempo de espera en la cartera de pendientes y el análisis activo real.
Dónde obtener
Historial de problemas de Jira: Estado cambió a 'En Investigación' o 'En Progreso'
Capturar
Comparar actualizaciones de campo de estado
Tipo de evento
inferred
|
|||
|
Registro de Problema Cerrado
|
La terminación final del ciclo de vida del problema. Capturada explícitamente cuando el estado cambia a 'Cerrado'. | ||
|
Por qué es importante
El final definitivo de la instancia del proceso. Necesario para calcular el tiempo de ciclo total y las tasas de cierre.
Dónde obtener
Historial de problemas de Jira: Estado cambió a 'Cerrado'
Capturar
Registrado cuando el estado transiciona a Cerrado
Tipo de evento
explicit
|
|||
|
Registro de Problema Creado
|
El evento inicial donde se crea el ticket de Problema en el sistema. Esto se captura explícitamente en el historial de la incidencia como la marca de tiempo de creación. | ||
|
Por qué es importante
Marca el inicio del ciclo de vida de la gestión de problemas y permite el análisis de volumen. Esencial para calcular el rendimiento y las tasas de entrada.
Dónde obtener
Tabla de problemas de Jira: Marca de tiempo de Fecha de Creación o Pestaña Historial: Evento Problema Creado
Capturar
Registrado cuando la transacción de creación del problema es confirmada
Tipo de evento
explicit
|
|||
|
Resolución Verificada
|
La confirmación de que la solución resolvió eficazmente el problema. Se infiere de una transición de estado a 'Resuelto' o a un estado específico de 'Verificado'. | ||
|
Por qué es importante
Puerta de calidad que asegura que la solución funciona. Los retrasos aquí indican cuellos de botella en las pruebas o en la aceptación del usuario.
Dónde obtener
Historial de problemas de Jira: Estado cambió a 'Resuelto' o 'Verificado'
Capturar
Comparar actualizaciones de campo de estado
Tipo de evento
inferred
|
|||
|
Solución Temporal Actualizada
|
La cumplimentación o actualización del campo de texto 'Solución Temporal'. Este evento indica que se ha documentado una solución provisional. | ||
|
Por qué es importante
Mide la velocidad de proporcionar ayuda al negocio. Crítico para el KPI de 'Tiempo de Espera de Disponibilidad de Soluciones Provisionales'.
Dónde obtener
Historial de problemas de Jira: Campo 'Solución Provisional' cambió (no nulo)
Capturar
Registrado cuando el campo Solución Provisional es modificado
Tipo de evento
explicit
|
|||
|
Prioridad del Problema Cambiada
|
Una actualización del campo Prioridad del registro de problemas. Esto se captura monitoreando la pestaña de historial para detectar cambios en el campo 'Prioridad'. | ||
|
Por qué es importante
Indica la escalada o desescalada del problema. Analizar esto ayuda a identificar la precisión inicial del triaje y el envejecimiento de la acumulación de alta prioridad.
Dónde obtener
Historial de problemas de Jira: Campo 'Prioridad' cambió de Valor Antiguo a Nuevo Valor
Capturar
Registrado cuando el campo Prioridad es actualizado
Tipo de evento
explicit
|
|||
|
Problema Reabierto
|
La transición de un problema de un estado 'Resuelto' o 'Cerrado' de nuevo a un estado activo. Indica una solución fallida o una resolución rechazada. | ||
|
Por qué es importante
Una métrica de calidad principal. Las altas tasas de reapertura indican un análisis de causa raíz o pruebas ineficaces.
Dónde obtener
Historial de problemas de Jira: Estado cambió de 'Cerrado'/'Resuelto' a 'Abierto'/'En Progreso'
Capturar
Comparar secuencia de campo de estado
Tipo de evento
inferred
|
|||
|
Revisión Post-Implementación
|
La ejecución de una revisión después de aplicar la solución. Capturada a través de un cambio de estado a 'En Revisión' o actualizaciones de campos específicos de la Revisión Post-Implementación (PIR). | ||
|
Por qué es importante
Actividad de cumplimiento que asegura la captura de lecciones aprendidas. Apoya el análisis de 'Cumplimiento de Revisión Post-Implementación'.
Dónde obtener
Historial de problemas de Jira: Estado cambió a 'En Revisión' O Campo 'Notas PIR' actualizado
Capturar
Comparar campo de estado o actualizaciones de campo PIR
Tipo de evento
inferred
|
|||
|
SLA Incumplido
|
Un evento que indica que el tiempo de resolución del problema excedió el Acuerdo de Nivel de Servicio definido. Esto se calcula comparando la fecha objetivo del SLA con la fecha de resolución. | ||
|
Por qué es importante
Crítico para la presentación de informes de cumplimiento. Ayuda a identificar qué prioridades o categorías con mayor frecuencia no cumplen los objetivos.
Dónde obtener
Registros SLA de Jira Service Management: 'Tiempo hasta la Resolución' > Objetivo, o calculado
Capturar
Derivar de los datos del campo SLA o comparar la Fecha de Vencimiento con la Fecha de Resolución
Tipo de evento
calculated
|
|||
|
Solicitud de Cambio Vinculada
|
La vinculación de una Solicitud de Cambio (RFC) al registro de Problema. Esto indica el inicio del proceso de solución permanente. | ||
|
Por qué es importante
Mide el retraso entre la identificación de la causa y el inicio de la remediación. Apoya el KPI de 'Retraso en la Transición de Gestión de Cambios'.
Dónde obtener
Enlaces de problemas de Jira: Enlace creado con tipo 'resuelto por' o que enlaza a tipo de problema 'Cambio'
Capturar
Registrado cuando se crea un enlace a un tipo de problema de Cambio
Tipo de evento
explicit
|
|||
|
Solución Permanente Aplicada
|
La transición que indica que la solución ha sido implementada. Esto se infiere usualmente de un cambio de estado a 'Implementando' o 'Resuelto'. | ||
|
Por qué es importante
Marca el final del trabajo de remediación técnica. Se utiliza para medir el tiempo de ciclo de implementación.
Dónde obtener
Historial de problemas de Jira: Estado cambió a 'Implementado', 'Pendiente de Verificación' o 'Corregido'
Capturar
Comparar actualizaciones de campo de estado
Tipo de evento
inferred
|
|||