Uw Problem Management Data Template

Jira Service Management
Uw Problem Management Data Template

Uw Problem Management Data Template

Deze template dient als een uitgebreide roadmap voor het analyseren van uw IT service management workflows door de essentiële data points en proces milestones binnen Jira Service Management te identificeren. Het biedt een gestructureerd overzicht van de attributes en activities die nodig zijn om volledige zichtbaarheid te krijgen in hoe uw team onderliggende problemen en root cause analysis aanpakt. Gebruik deze richtlijnen om uw data collection te stroomlijnen en ervoor te zorgen dat uw process mining initiatives bruikbare insights opleveren.
  • Aanbevolen `attributes` voor diepgaande analyse
  • Proces milestones om vast te leggen in uw event log
  • Technische richtlijnen voor dataextractie
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining event log creëert.

Problem Management attributes

Dit zijn de aanbevolen data fields om op te nemen in uw event log voor een uitgebreide analyse van uw problem management lifecycle.
5 Verplicht 5 Aanbevolen 11 Optioneel
Naam Omschrijving
Activiteit
ActivityName
De specifieke actie of statuswijziging die heeft plaatsgevonden voor het problem record.
Omschrijving

Dit attribute legt de naam vast van de event of state transition die plaatsvindt binnen de problem management lifecycle. Voorbeelden zijn 'Problem Logged', 'Status Changed to Investigating' of 'Root Cause Identified'.

Het is essentieel voor het mappen van de process flow en het identificeren van de sequentie van stappen die zijn genomen om een probleem op te lossen. In process mining vormen deze activities de nodes van de proces map.

Het belang

Definieert de stappen in de process map en maakt de analyse van process variants mogelijk.

Vindplaats

Jira Changelog (History) of Issue Status transitions

Voorbeelden
Problem Record aangemaaktOnderzoek gestartHoofdoorzaak GeïdentificeerdWorkaround geüpdatetProblem Record gesloten
Bronsysteem
SourceSystem
De naam van het systeem waar de data vandaan komt.
Omschrijving

Identificeert het software systeem waaruit de process data is geëxtraheerd. In deze context is de waarde consistent 'Jira Service Management'.

Deze attribute is bijzonder nuttig in multi-system environments om data sources te onderscheiden, hoewel het voor deze specifieke view primair dient als een statische identifier voor data lineage.

Het belang

Biedt context voor dataherkomst, vooral bij het samenvoegen met andere IT Service Management data.

Vindplaats

Hardcoded of Systeem Configuration

Voorbeelden
Jira Service ManagementJira CloudJSM-Prod
Laatste data-update
LastDataUpdate
De timestamp waarop de data werd geëxtraheerd of voor het laatst werd ververst.
Omschrijving

Geeft aan wanneer de dataset voor het laatst is gesynchroniseerd met de live Jira Service Management environment. Dit zorgt ervoor dat analysts de freshness van de data begrijpen.

Het wordt gebruikt om te valideren dat de analyse de meest actuele state van het proces weerspiegelt en om potentiële data latency issues te identificeren.

Het belang

Zorgt voor data freshness en helpt de analyseretresults te vertrouwen.

Vindplaats

ETL-timestamp

Voorbeelden
2023-11-01T12:00:00Z2023-11-02T00:00:00Z
Problem Record
ProblemKey
De unieke identifier die is toegewezen aan het problem record in Jira Service Management.
Omschrijving

Dit attribute dient als de centrale case identifier voor de process mining analyse. Het representeert de unieke key (bijv. PM-1001) gegenereerd door Jira Service Management wanneer een nieuw problem record wordt aangemaakt.

Het wordt gebruikt om alle gerelateerde activities, statuswijzigingen en updates te groeperen in één end-to-end process instance. Het analyseren van dit attribute maakt de visualisatie mogelijk van de complete lifecycle van een probleem, van initiële detectie via onderzoek tot uiteindelijke afsluiting.

Het belang

Het is de fundamentele key die nodig is om de process flow te reconstrueren en specifieke problem records te tracken.

Vindplaats

Issue table, field 'Key' of 'Issue Key'

Voorbeelden
PM-1023PM-4099PRB-3321PM-5001
Timestamp
EventTimestamp
De exacte datum en tijd waarop de activiteit plaatsvond.
Omschrijving

Dit attribute registreert het exacte moment waarop een activity plaatsvond. Het wordt gebruikt om events chronologisch te sequencen en duur te berekenen tussen stappen.

Nauwkeurige timestamps zijn cruciaal voor het berekenen van cycle times, zoals de tijd van 'Problem Logged' naar 'Root Cause Identified', en voor het analyseren van throughput over tijd.

Het belang

Maakt de berekening van alle time-based KPIs en de correcte ordening van events mogelijk.

Vindplaats

Jira Changelog created date of Issue created date

Voorbeelden
2023-10-15T08:30:00Z2023-10-15T09:15:22Z2023-10-16T14:20:00Z
Gebruiker
UserKey
De unieke identifier of naam van de gebruiker die de activity heeft uitgevoerd.
Omschrijving

Legt de identiteit vast van de persoon of het systeem account dat verantwoordelijk is voor het uitvoeren van de specifieke activity. Dit kan de 'Assignee' zijn die het record bijwerkt of de 'Author' van een status change.

Deze data wordt gebruikt om resource utilization te analyseren, handover bottlenecks tussen users te identificeren en accountability binnen het problem management proces te waarborgen.

Het belang

Cruciaal voor het analyseren van handovers, segregation of duties en resource workload.

Vindplaats

Jira 'author' field in changelog of 'assignee' field op issue

Voorbeelden
j.smithsystem_automationm.doe
Oorzaakcategorie
RootCauseCategory
De classificatie van de onderliggende oorzaak van het probleem.
Omschrijving

Categoriseert de technische of procesfalen die het probleem veroorzaakten, zoals 'Software Bug', 'Human Error' of 'Hardware Failure'. Dit is vaak een custom field in Jira Service Management.

Deze attribute ondersteunt het 'Root Cause Category Distribution' dashboard, waardoor strategische beslissingen kunnen worden genomen over waar te investeren in infrastructure of training om herhaling te voorkomen.

Het belang

Key voor het identificeren van systemic issues en het leiden van preventieve maatregelen.

Vindplaats

Custom field 'Root Cause' of 'Root Cause Category'

Voorbeelden
`Software Bug`ConfiguratiefoutCapaciteitsprobleemVendor Issue
Prioriteit
Priority
Het criticality level dat is toegewezen aan het problem record.
Omschrijving

Geeft de urgentie en impact van het probleem aan, typisch variërend van 'Low' tot 'Critical'. Dit field wordt gebruikt om analyse te segmenteren en ervoor te zorgen dat high-priority problemen worden opgelost binnen SLA targets.

Het analyseren van deze attribute helpt in het 'SLA Compliance and Target Trends' dashboard om te verifiëren of kritieke business risks correct worden geprioriteerd.

Het belang

Maakt segmentatie van proces performance mogelijk op basis van business criticality.

Vindplaats

Issue field 'Priority'

Voorbeelden
HoogsteHoogGemiddeldLaag
Problem samenvatting
ProblemSummary
De korte tekstbeschrijving of titel van het problem record.
Omschrijving

Bevat de headline summary van het problem record. Hoewel primair text-based, biedt het context voor analysts die individuele cases binnen de process mining tool reviewen.

Het maakt keyword search en kwalitatieve analyse mogelijk van de soorten problemen die worden gelogd.

Het belang

Biedt menselijk leesbare context voor de case identifier.

Vindplaats

Issue field 'Summary'

Voorbeelden
Database connection timeout in regio EUEmail service latency piekOrderverwerkingsrij geblokkeerd
Toegewezen supportgroep
SupportGroup
Het technische team of de group die momenteel is toegewezen om het probleem te onderzoeken.
Omschrijving

Identificeert het specifieke team dat verantwoordelijk is voor het problem record op het moment van het event. In Jira Service Management wordt dit vaak gemapt naar 'Component' of een custom field zoals 'Support Group'.

Deze attribute is van vitaal belang voor het 'Support Group Handover Bottlenecks' dashboard, waardoor analysts kunnen visualiseren hoe problemen tussen teams bewegen en waar ze het langst blijven.

Het belang

Essentieel voor organizational mining en het identificeren van cross-team friction.

Vindplaats

Issue field 'Component' of custom field 'Support Group'

Voorbeelden
DatabaseadministratieNetwork OpsApplication Support Level 2
Aanmaakdatum
CreatedDate
De datum waarop het problem record is aangemaakt.
Omschrijving

De timestamp waarop het probleem voor het eerst in het systeem werd geregistreerd. Hoewel de event timestamp de timing van activities afhandelt, wordt dit specifieke attribute vaak gebruikt voor high-level filtering (bijv. 'Toon mij alle problemen die in Q1 zijn aangemaakt').

Het dient als ankerpunt voor aging analysis.

Het belang

Ankerdatum voor aging en intake volume analyse.

Vindplaats

Issue field 'Created'

Voorbeelden
2023-01-012023-06-15
Detectiebron
DetectionSource
Hoe het probleem is geïdentificeerd (bijv. Proactief, Reactief).
Omschrijving

Geeft de oorsprong van de probleemidentificatie aan. Gangbare waarden zijn onder andere 'Proactive Monitoring', 'Service Desk Incident' of 'Vendor Notification'.

Deze attribute wordt gebruikt in het 'Proactive vs Reactive Identification' dashboard om de maturity van het problem management proces te meten.

Het belang

Meet proces maturity en de effectiviteit van monitoring systemen.

Vindplaats

Custom field 'Source' of 'Detection Source'

Voorbeelden
Proactieve monitoringIncident EscalatieLeveranciers notificatie
Gekoppeld Change Request
LinkedChangeRequest
De identifier van de change request die aan dit probleem is gekoppeld.
Omschrijving

Slaat de ID op van de Change Request (RFC) die is aangemaakt om de permanente oplossing te implementeren. Deze link is cruciaal voor het 'Change Request Initiation Lag' dashboard.

Het verbindt het Problem Management process met Change Management, waardoor cross-process analysis mogelijk is.

Het belang

Verbindt investigation met remediation in het Change Management proces.

Vindplaats

Issue links waar het type 'is fixed by' of vergelijkbaar is

Voorbeelden
CR-404CHG-1099CR-5512
Gekoppeld Incident Aantal
LinkedIncidentCount
Het aantal incidenten gekoppeld aan dit problem record.
Omschrijving

Een telling van incident tickets die gekoppeld zijn aan het problem record. Deze attribute kwantificeert de impact van het probleem op de user base.

Het wordt gebruikt in de 'Incident to Problem Linkage Depth' KPI om problemen te prioriteren die het hoogste volume aan support tickets genereren.

Het belang

Kwantificeert zakelijke impact op basis van incident volume.

Vindplaats

Aantal links in 'issuelinks' table waar type 'Problem/Incident' is

Voorbeelden
011550
Investigation Duur
InvestigationDuration
Tijd genomen van problemregistratie tot root cause identificatie.
Omschrijving

Berekent de duur tussen de creatie van het problem record en de timestamp van de 'Root Cause Identified' activity. Dit is de primaire metric voor het 'Investigation Cycle Time Analysis' dashboard.

Het helpt managers complexe problemen te identificeren die het team vertraagden of een gebrek aan resources in de diagnosis fase.

Het belang

Primaire metric voor de efficiëntie van de root cause analysis fase.

Vindplaats

Berekend op basis van event timestamps

Voorbeelden
48 uur5 dagen30 minuten
Is Heropend
IsReopened
Flag die aangeeft of het probleem na closure is heropend.
Omschrijving

Een boolean flag die op true wordt gezet als het problem record overging van een closed state terug naar een open state. Dit ondersteunt de 'Problem Reopened Rate Analysis'.

Hoge aantallen heropeningen duiden op kwaliteitsproblemen met de permanente fixes of onvoldoende verificatieprocedures.

Het belang

Kwaliteitsindicator voor de effectiviteit van oplossingen.

Vindplaats

Afgeleid van status transitions

Voorbeelden
truefalse
Melder
ReporterName
De gebruiker die oorspronkelijk het problem record heeft geregistreerd.
Omschrijving

Identificeert de persoon die het problem record heeft aangemaakt. Dit is anders dan de assignee. Het analyseren van reporters helpt te begrijpen waar problemen worden gedetecteerd (bijv. Service Desk Agents vs. System Admins).

Dit voegt context toe aan de 'Proactive vs Reactive' analyse.

Het belang

Identificeert de bron van problem intake.

Vindplaats

Issue field 'Reporter'

Voorbeelden
monitoring_servicehelpdesk_leadnetwork_admin
Oplossingscode
ResolutionCode
De code die aangeeft hoe het probleem is opgelost.
Omschrijving

Specificeert de uiteindelijke uitkomst van het problem record, zoals 'Fixed', 'Won't Fix', 'Duplicate' of 'Cannot Reproduce'.

Dit wordt gebruikt om succesvol opgeloste problemen te filteren van problemen die om administratieve redenen zijn gesloten, zodat KPI berekeningen zoals 'Mean Time to Root Cause' nauwkeurig zijn.

Het belang

Onderscheidt tussen effectieve fixes en administratieve closures.

Vindplaats

Issue field 'Resolution'

Voorbeelden
KlaarWon't DoDuplicaatNiet reproduceerbaar
PIR uitgevoerd
ReviewStatus
Geeft aan of een Post Implementation Review (PIR) is uitgevoerd.
Omschrijving

Houdt bij of de 'Post Implementation Review' activity of flag aanwezig is op de case. Dit is essentieel voor het 'Post Implementation Review Compliance' dashboard.

Het zorgt ervoor dat de organisatie zich houdt aan governance requirements voor continue verbetering.

Het belang

Compliance metric voor organisatie leren.

Vindplaats

Custom field 'PIR Status' of bestaan van 'PIR' activity

Voorbeelden
VoltooidPendingNiet vereist
SLA Breach Status
SlaBreachStatus
Geeft aan of het problem record zijn service level agreement heeft geschonden.
Omschrijving

Een boolean of status field dat aangeeft of de resolution time de afgesproken target heeft overschreden. Dit helpt in het 'SLA Compliance and Target Trends' dashboard.

Het belicht cases die de organisatie blootstellen aan compliance risico's of boetes.

Het belang

Cruciaal voor compliance en performance monitoring.

Vindplaats

Jira Service Management SLA field logic

Voorbeelden
BehaaldOverschredenGepauzeerd
Workaround beschikbaar
WorkaroundDetails
Geeft aan of een workaround is gedocumenteerd voor het probleem.
Omschrijving

Legt vast of een tijdelijke workaround text bestaat of is gepubliceerd. Dit stelt de organisatie in staat de 'Workaround Publication Speed' te tracken.

Analyse van dit field helpt te bepalen hoe snel het team de service stability kan herstellen, zelfs voordat een permanente fix is gevonden.

Het belang

Key voor het meten van de snelheid van interim relief die aan de business wordt geboden.

Vindplaats

Custom field 'Workaround'

Voorbeelden
Service herstartenBrowsercache wissenNiet opgegeven
Verplicht Aanbevolen Optioneel

Problem Management activities

Dit zijn de belangrijkste processtappen en milestones om vast te leggen in uw event log voor nauwkeurige discovery van uw oplossings workflows.
8 Aanbevolen 6 Optioneel
Activiteit Omschrijving
Hoofdoorzaak Geïdentificeerd
Het punt waar de onderliggende oorzaak formeel wordt vastgelegd. Dit wordt afgeleid van een statuswijziging naar 'Root Cause Identified' of de invulling van het 'Root Cause' field.
Het belang

Een belangrijke milestone die de investigation fase afsluit. Essentieel voor het berekenen van 'Mean Time to Root Cause Discovery'.

Vindplaats

Jira Issue History: Status gewijzigd naar 'Root Cause Identified' OF Field 'Root Cause' ingevuld

Vastleggen

Vergelijk status field of controleer op field population

Gebeurtenistype inferred
Incident Gekoppeld aan Probleem
De actie van het koppelen van een gerelateerd incident ticket aan het Problem record. Dit wordt vastgelegd in de issue links table of geschiedenis.
Het belang

Bepaalt de impact en scope van het probleem. Essentieel voor de 'Incident to Problem Linkage Depth' KPI en prioritering op basis van business impact.

Vindplaats

Jira Issue Links: Link gecreëerd met type 'causes' of 'relates to'

Vastleggen

Gelogd wanneer een issue link is gecreëerd

Gebeurtenistype explicit
Onderzoek gestart
De transition van de probleem status naar een actieve onderzoeks state (bijv. 'Under Investigation' of 'In Progress'). Dit markeert het begin van de actieve werkfase.
Het belang

Start de klok voor de onderzoek cycle time. Helpt onderscheid te maken tussen backlog wait time en daadwerkelijke actieve analyse.

Vindplaats

Jira Issue History: Status gewijzigd naar 'Under Investigation' of 'In Progress'

Vastleggen

Vergelijk status field updates

Gebeurtenistype inferred
Oplossing geverifieerd
De bevestiging dat de oplossing het probleem effectief heeft opgelost. Afgeleid van een statustransition naar 'Resolved' of een specifieke 'Verified' state.
Het belang

Quality gate die ervoor zorgt dat de oplossing werkt. Vertragingen hier duiden op bottlenecks in testing of user acceptance.

Vindplaats

Jira Issue History: Status gewijzigd naar 'Resolved' of 'Verified'

Vastleggen

Vergelijk status field updates

Gebeurtenistype inferred
Problem Record aangemaakt
De initiële event waarbij de Problem ticket in het systeem wordt aangemaakt. Dit wordt expliciet vastgelegd in de issue history als de creation timestamp.
Het belang

Markeert het begin van de problem management lifecycle en maakt volume analysis mogelijk. Essentieel voor het berekenen van throughput en intake rates.

Vindplaats

Jira Issue Table: Created Date timestamp of History Tab: Issue Created event

Vastleggen

Gelogd wanneer de issue creation transaction wordt committed

Gebeurtenistype explicit
Problem Record gesloten
De uiteindelijke beëindiging van de problem lifecycle. Expliciet vastgelegd wanneer de status verandert naar 'Closed'.
Het belang

Het definitieve einde van de process instance. Noodzakelijk voor het berekenen van de totale cycle time en closure rates.

Vindplaats

Jira Issue History: Status gewijzigd naar 'Closed'

Vastleggen

Gelogd wanneer de status overgaat naar Closed

Gebeurtenistype explicit
Toegewezen aan supportgroep
De toewijzing van het problem record aan een specifiek technisch team of support group. Dit wordt gevolgd via wijzigingen in het 'Support Group' custom field of het 'Assignee' field als groups niet worden gebruikt.
Het belang

Cruciaal voor het analyseren van handovers en bottlenecks tussen teams. Hoge transfer rates kunnen duiden op routing inefficiencies.

Vindplaats

Jira Issue History: Field 'Support Group' of 'Assignee' gewijzigd

Vastleggen

Gelogd wanneer het assignment field verandert

Gebeurtenistype explicit
Workaround geüpdatet
Het invullen of updaten van het 'Workaround' tekst field. Dit event geeft aan dat een tijdelijke oplossing is gedocumenteerd.
Het belang

Meet de snelheid van het bieden van relief aan de business. Cruciaal voor de 'Workaround Availability Lead Time' KPI.

Vindplaats

Jira Issue History: Field 'Workaround' gewijzigd (niet null)

Vastleggen

Gelogd wanneer het Workaround field wordt gewijzigd

Gebeurtenistype explicit
Change Request Gekoppeld
Het koppelen van een Request for Change (RFC) aan het Problem record. Dit duidt op de initiatie van het permanent fix process.
Het belang

Meet de lag tussen het identificeren van de oorzaak en het starten van remediation. Ondersteunt de 'Change Management Transition Delay' KPI.

Vindplaats

Jira Issue Links: Link gecreëerd met type 'is fixed by' of gekoppeld aan 'Change' issue type

Vastleggen

Gelogd wanneer een link naar een Change issue type is gecreëerd

Gebeurtenistype explicit
Permanente oplossing toegepast
De transition die aangeeft dat de oplossing is geïmplementeerd. Dit wordt meestal afgeleid van een statuswijziging naar 'Implementing' of 'Fixed'.
Het belang

Markeert het einde van de technische remediation work. Gebruikt om de implementation cycle time te meten.

Vindplaats

Jira Issue History: Status gewijzigd naar 'Implemented', 'Pending Verification' of 'Fixed'

Vastleggen

Vergelijk status field updates

Gebeurtenistype inferred
Post Implementation Review
De uitvoering van een review nadat de oplossing is toegepast. Vastgelegd via een statuswijziging naar 'In Review' of updates aan PIR-specifieke fields.
Het belang

Compliance activity die ervoor zorgt dat lessons learned worden vastgelegd. Ondersteunt 'Post Implementation Review Compliance' analyse.

Vindplaats

Jira Issue History: Status gewijzigd naar 'In Review' OF Field 'PIR Notes' geüpdatet

Vastleggen

Vergelijk status field of PIR field updates

Gebeurtenistype inferred
Problem heropend
De transition van een probleem van een 'Resolved' of 'Closed' status terug naar een actieve status. Geeft een mislukte oplossing of afgewezen resolutie aan.
Het belang

Een primaire quality metric. Hoge reopen rates duiden op ineffectieve root cause analysis of testing.

Vindplaats

Jira Issue History: Status gewijzigd van 'Closed'/'Resolved' naar 'Open'/'In Progress'

Vastleggen

Vergelijk status field sequence

Gebeurtenistype inferred
Problem prioriteit gewijzigd
Een update van het Priority field van het problem record. Dit wordt vastgelegd door de history tab te monitoren op wijzigingen in het 'Priority' field.
Het belang

Geeft escalatie of de-escalatie van de issue aan. Het analyseren hiervan helpt de initiële triage accuracy en high-priority backlog aging te identificeren.

Vindplaats

Jira Issue History: Field 'Priority' gewijzigd van Old Value naar New Value

Vastleggen

Gelogd wanneer het Priority field wordt geüpdatet

Gebeurtenistype explicit
SLA Overtreden
Een event dat aangeeft dat de problem resolution time de gedefinieerde Service Level Agreement heeft overschreden. Dit wordt berekend door de SLA target date te vergelijken met de resolution date.
Het belang

Cruciaal voor compliance reporting. Helpt te identificeren welke priorities of categorieën het vaakst targets missen.

Vindplaats

Jira Service Management SLA Logs: 'Time to Resolution' > Target, of berekend

Vastleggen

Afleiden uit SLA field data of Due Date vergelijken met Resolution Date

Gebeurtenistype calculated
Aanbevolen Optioneel

Extractie Guides

Hoe u uw `data` uit `Jira Service Management` haalt