Uw Probleembeheer datatemplate
Uw Probleembeheer datatemplate
- Aanbevolen `attributen` voor gedetailleerde analyse
- Proces mijlpalen om vast te leggen in uw event log
- Technische richtlijnen voor dataextractie
Kenmerken van probleembeheer
| Naam | Omschrijving | ||
|---|---|---|---|
|
Activiteit
ActivityName
|
De specifieke actie of statuswijziging die heeft plaatsgevonden voor het probleemrecord. | ||
|
Omschrijving
Dit attribuut legt de naam vast van de gebeurtenis of state transition die plaatsvindt binnen de problem management levenscyclus. Voorbeelden zijn 'Problem Logged', 'Status Changed to Investigating' of 'Root Cause Identified'. Het is belangrijk voor het mappen van de processtroom en het vinden van de volgorde van stappen die zijn genomen om een probleem op te lossen. In process mining vormen deze activiteiten de stappen van de proceskaart.
Het belang
Definieert de stappen in de procesmap en maakt de analyse van process variants mogelijk.
Vindplaats
Jira Changelog (History) of Issue Status transitions
Voorbeelden
Probleemmelding AangemaaktOnderzoek gestartHoofdoorzaak GeïdentificeerdWorkaround BijgewerktProbleemdossier Gesloten
|
|||
|
Bronsysteem
SourceSystem
|
De naam van het systeem waar de data vandaan komt. | ||
|
Omschrijving
Identificeert het software systeem waaruit de procesdata is opgehaald. In deze context is de waarde consistent 'Jira Service Management'. Dit attribuut is bijzonder nuttig in multi-system omgevings om databronnen te onderscheiden, hoewel het voor deze specifieke view primair dient als een statische kenmerk voor data lineage.
Het belang
Biedt context voor dataherkomst, vooral bij het samenvoegen met andere IT Service Management data.
Vindplaats
Hardcoded of Systeem Configuration
Voorbeelden
Jira Service ManagementJira CloudJSM-Prod
|
|||
|
Probleemdossier
ProblemKey
|
De unieke kenmerk die is toegewezen aan het probleemrecord in Jira Service Management. | ||
|
Omschrijving
Dit attribuut dient als de centrale case kenmerk voor de process mining-analyse. Het representeert de unieke key (bijv. PM-1001) gegenereerd door Jira Service Management wanneer een nieuw probleemrecord wordt aangemaakt. Het wordt gebruikt om alle gerelateerde activiteiten, statuswijzigingen en updates te groeperen in één end-to-end procesinstantie. Het analyseren van dit attribuut maakt de visualisatie mogelijk van de complete levenscyclus van een probleem, van initiële detectie via onderzoek tot uiteindelijke afsluiting.
Het belang
Het is de fundamentele key die nodig is om de processtroom te reconstrueren en specifieke probleemrecords te tracken.
Vindplaats
Issue table, veld 'Key' of 'Issue Key'
Voorbeelden
PM-1023PM-4099PRB-3321PM-5001
|
|||
|
Tijdstip van extractie
LastDataUpdate
|
De timestamp waarop de data is opgehaald of voor het laatst werd ververst. | ||
|
Omschrijving
Geeft aan wanneer de dataset voor het laatst is gesynchroniseerd met de live Jira Service Management omgeving. Dit zorgt ervoor dat analisten de actualiteit van de data begrijpen. Het wordt gebruikt om te bevestigen dat de analyse de meest actuele state van het proces weerspiegelt en om potentiële data vertragingen te vinden.
Het belang
Zorgt voor de relevantie van de data en helpt de analyseretresultaten te vertrouwen.
Vindplaats
ETL-timestamp
Voorbeelden
2023-11-01T12:00:00Z2023-11-02T00:00:00Z
|
|||
|
Timestamp
EventTimestamp
|
De exacte datum en tijd waarop de activiteit plaatsvond. | ||
|
Omschrijving
Dit attribuut registreert het exacte moment waarop een activity plaatsvond. Het wordt gebruikt om gebeurtenissen chronologisch te sequencen en duur te berekenen tussen stappen. Nauwkeurige tijdstempels zijn belangrijk voor het berekenen van doorlooptijden, zoals de tijd van 'Problem Logged' naar 'Root Cause Identified', en voor het analyseren van doorlooptijd over tijd.
Het belang
Maakt de berekening van alle time-based KPI's en de correcte ordening van gebeurtenissen mogelijk.
Vindplaats
Jira Changelog created date of Issue created date
Voorbeelden
2023-10-15T08:30:00Z2023-10-15T09:15:22Z2023-10-16T14:20:00Z
|
|||
|
Gebruiker
UserKey
|
De unieke kenmerk of naam van de gebruiker die de activity heeft uitgevoerd. | ||
|
Omschrijving
Legt de identiteit vast van de persoon of het systeem account dat verantwoordelijk is voor het uitvoeren van de specifieke activity. Dit kan de 'Assignee' zijn die het record bijwerkt of de 'Author' van een status change. Deze data wordt gebruikt om de inzet van medewerkers te analyseren, handover knelpunten tussen gebruikers te vinden en accountability binnen het problem management proces te waarborgen.
Het belang
Belangrijk voor het analyseren van handovers, segregation of duties en bron workload.
Vindplaats
Jira 'author' veld in changelog of 'assignee' veld op issue
Voorbeelden
j.smithsystem_automatiseringm.doe
|
|||
|
Oorzaakcategorie
RootCauseCategory
|
De classificatie van de onderliggende oorzaak van het probleem. | ||
|
Omschrijving
Categoriseert de technische of procesfalen die het probleem veroorzaakten, zoals 'Software Bug', 'Human Error' of 'Hardware Failure'. Dit is vaak een aangepast veld in Jira Service Management. Dit attribuut ondersteunt het 'Root Cause Category Distribution' dashboard, waardoor strategische beslissingen kunnen worden genomen over waar te investeren in infrastructure of training om herhaling te voorkomen.
Het belang
Key voor het vinden van systemische problemen en het leiden van preventieve maatregelen.
Vindplaats
Custom veld 'Root Cause' of 'Root Cause Category'
Voorbeelden
Software BugConfiguratiefoutCapaciteitsprobleemVendor Issue
|
|||
|
Prioriteit
Priority
|
Het criticality level dat is toegewezen aan het probleemrecord. | ||
|
Omschrijving
Geeft de urgentie en impact van het probleem aan, typisch variërend van 'Low' tot 'Critical'. Dit veld wordt gebruikt om analyse te segmenteren en ervoor te zorgen dat hoge prioriteit problemen worden opgelost binnen SLA-doelstellingen. Het analyseren van deze attribuut helpt in het 'SLA Compliance and Target Trends' dashboard om te verifiëren of kritieke business risks correct worden geprioriteerd.
Het belang
Maakt segmentatie van proces prestaties mogelijk op basis van business criticality.
Vindplaats
Issue veld 'Priority'
Voorbeelden
HoogsteHoogGemiddeldLaag
|
|||
|
Samenvatting van het probleem
ProblemSummary
|
De korte tekstbeschrijving of titel van het probleemrecord. | ||
|
Omschrijving
Bevat de headline summary van het probleemrecord. Hoewel primair text-based, biedt het context voor analisten die individuele cases binnen de process mining-tool reviewen. Het maakt keyword search en kwalitatieve analyse mogelijk van de soorten problemen die worden gelogd.
Het belang
Biedt menselijk leesbare context voor de case kenmerk.
Vindplaats
Issue veld 'Sommary'
Voorbeelden
Database connection timeout in regio EUE-mail service latency piekOrderverwerkingsrij geblokkeerd
|
|||
|
Toegewezen supportgroep
SupportGroup
|
Het technische team of de group die momenteel is toegewezen om het probleem te onderzoeken. | ||
|
Omschrijving
Identificeert het specifieke team dat verantwoordelijk is voor het probleemrecord op het moment van het gebeurtenis. In Jira Service Management wordt dit vaak gemapt naar 'Component' of een aangepast veld zoals 'Support Group'. Dit attribuut is belangrijk voor het 'Support Group Handover Bottlenecks' dashboard, waardoor analisten kunnen visualiseren hoe problemen tussen teams bewegen en waar ze het langst blijven.
Het belang
Essentieel voor organizational mining en het vinden van cross-team friction.
Vindplaats
Issue veld 'Component' of aangepast veld 'Support Group'
Voorbeelden
DatabaseadministratieNetwork OpsApplication Support Level 2
|
|||
|
Aanmaakdatum
CreatedDate
|
De datum waarop het probleemrecord is aangemaakt. | ||
|
Omschrijving
De timestamp waarop het probleem voor het eerst in het systeem werd geregistreerd. Hoewel de gebeurtenis timestamp de timing van activiteiten afhandelt, wordt dit specifieke attribuut vaak gebruikt voor high-level filtering (bijv. 'Toon mij alle problemen die in Q1 zijn aangemaakt'). Het dient als ankerpunt voor aging analysis.
Het belang
Ankerdatum voor aging en intake volume analyse.
Vindplaats
Issue veld 'Created'
Voorbeelden
2023-01-012023-06-15
|
|||
|
Aantal gekoppelde incidenten
LinkedIncidentCount
|
Het aantal incidenten gekoppeld aan dit probleemdossier. | ||
|
Omschrijving
Een telling van incident tickets die gekoppeld zijn aan het probleemrecord. Dit attribuut kwantificeert de impact van het probleem op de user base. Het wordt gebruikt in de 'Incident to Problem Koppelingage Depth' KPI om problemen te prioriteren die het hoogste volume aan support tickets genereren.
Het belang
Kwantificeert zakelijke impact op basis van incident volume.
Vindplaats
Aantal links in 'issuelinks' table waar type 'Problem/Incident' is
Voorbeelden
011550
|
|||
|
Detectiebron
DetectionSource
|
Hoe het probleem is geïdentificeerd (bijv. Proactief, Reactief). | ||
|
Omschrijving
Geeft de oorsprong van de probleemidentificatie aan. Gangbare waarden zijn onder andere 'Proactive Monitoring', 'Service Desk Incident' of 'Vendor Notification'. Dit attribuut wordt gebruikt in het 'Proactive vs Reactive Identification' dashboard om de maturity van het problem management proces te meten.
Het belang
Meet proces maturity en de effectiviteit van monitoring systemen.
Vindplaats
Custom veld 'Source' of 'Detection Source'
Voorbeelden
Proactieve monitoringIncident EscalatieLeveranciers notificatie
|
|||
|
Gekoppeld Change Request
LinkedChangeRequest
|
De kenmerk van de change request die aan dit probleem is gekoppeld. | ||
|
Omschrijving
Slaat de ID op van de Change Request (RFC) die is aangemaakt om de permanente oplossing te implementeren. Deze link is belangrijk voor het 'Change Request Initiation Lag' dashboard. Het verbindt het Probleembeheer process met Verandermanagement, waardoor cross-procesanalyse mogelijk is.
Het belang
Verbindt investigation met remediation in het Verandermanagement proces.
Vindplaats
Issue links waar het type 'is fixed by' of vergelijkbaar is
Voorbeelden
CR-404CHG-1099CR-5512
|
|||
|
Is Heropend
IsReopened
|
Flag die aangeeft of het probleem na closure is heropend. | ||
|
Omschrijving
Een boolean-waarde die op true wordt gezet als het probleemrecord overging van een closed state terug naar een open state. Dit ondersteunt de 'Problem Reopened Rate Analysis'. Hoge aantallen heropeningen duiden op kwaliteitsproblemen met de permanente fixes of onvoldoende verificatieprocedures.
Het belang
Kwaliteitsindicator voor de effectiviteit van oplossingen.
Vindplaats
Afgeleid van status transitions
Voorbeelden
truefalse
|
|||
|
Melder
ReporterName
|
De gebruiker die oorspronkelijk het probleemrecord heeft geregistreerd. | ||
|
Omschrijving
Identificeert de persoon die het probleemrecord heeft aangemaakt. Dit is anders dan de assignee. Het analyseren van reporters helpt te begrijpen waar problemen worden gedetecteerd (bijv. Service Desk Agents vs. System Admins). Dit voegt context toe aan de 'Proactive vs Reactive' analyse.
Het belang
Identificeert de bron van problem intake.
Vindplaats
Issue veld 'Reporter'
Voorbeelden
monitoring_servicehelpdesk_leadnetwork_admin
|
|||
|
Oplossingscode
ResolutionCode
|
De code die aangeeft hoe het probleem is opgelost. | ||
|
Omschrijving
Specificeert de uiteindelijke uitkomst van het probleemrecord, zoals 'Fixed', 'Won't Fix', 'Dupliceren' of 'Cannot Reproduce'. Dit wordt gebruikt om succesvol opgeloste problemen te filteren van problemen die om administratieve redenen zijn gesloten, zodat KPI berekeningen zoals 'Mean Time to Root Cause' nauwkeurig zijn.
Het belang
Onderscheidt tussen effectieve fixes en administratieve closures.
Vindplaats
Issue veld 'Resolution'
Voorbeelden
KlaarWon't DoDuplicaatNiet reproduceerbaar
|
|||
|
PIR uitgevoerd
ReviewStatus
|
Geeft aan of een Post Implementation Review (PIR) is uitgevoerd. | ||
|
Omschrijving
Houdt bij of de 'Post Implementation Review' activity of flag aanwezig is op de case. Dit is belangrijk voor het 'Post Implementation Review Compliance' dashboard. Het zorgt ervoor dat de organisatie zich houdt aan governance requirements voor continue verbetering.
Het belang
Compliance metriek voor organisatie leren.
Vindplaats
Custom veld 'PIR Status' of bestaan van 'PIR' activity
Voorbeelden
VoltooidPendingNiet vereist
|
|||
|
SLA Breach Status
SlaBreachStatus
|
Geeft aan of het probleemrecord zijn service level agreement heeft geschonden. | ||
|
Omschrijving
Een boolean of status veld dat aangeeft of de resolution time de afgesproken target heeft overschreden. Dit helpt in het 'SLA Compliance and Target Trends' dashboard. Het belicht cases die de organisatie blootstellen aan compliancerisico's of boetes.
Het belang
Belangrijk voor compliance en prestaties monitoring.
Vindplaats
Jira Service Management SLA veld logic
Voorbeelden
BehaaldOverschredenGepauzeerd
|
|||
|
Workaround Beschikbaar
WorkaroundDetails
|
Geeft aan of een workaround is gedocumenteerd voor het probleem. | ||
|
Omschrijving
Legt vast of een tijdelijke workaround text bestaat of is gepubliceerd. Dit stelt de organisatie in staat de 'Workaround Publication Speed' te tracken. Analyse van dit veld helpt te bepalen hoe snel het team de service stability kan herstellen, zelfs voordat een permanente fix is gevonden.
Het belang
Key voor het meten van de snelheid van interim relief die aan de business wordt geboden.
Vindplaats
Custom veld 'Workaround'
Voorbeelden
Service herstartenBrowsercache legenNiet opgegeven
|
|||
Probleembeheer Activiteiten
| Activiteit | Omschrijving | ||
|---|---|---|---|
|
Hoofdoorzaak Geïdentificeerd
|
Het punt waar de onderliggende oorzaak formeel wordt vastgelegd. Dit wordt afgeleid van een statuswijziging naar 'Root Cause Identified' of de invulling van het 'Root Cause' veld. | ||
|
Het belang
Een belangrijke mijlpaal die de investigation fase afsluit. Essentieel voor het berekenen van 'Mean Time to Root Cause Discovery'.
Vindplaats
Jira Issue History: Status gewijzigd naar 'Root Cause Identified' OF Field 'Root Cause' ingevuld
Vastleggen
Vergelijk status veld of controleer op veld population
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Incident Gekoppeld aan Probleem
|
De actie van het koppelen van een gerelateerd incident ticket aan het Problem record. Dit wordt vastgelegd in de issue links table of geschiedenis. | ||
|
Het belang
Bepaalt de impact en scope van het probleem. Essentieel voor de 'Incident to Problem Koppelingage Depth' KPI en prioritering op basis van bedrijfsimpact.
Vindplaats
Jira Issue Koppelings: Koppeling gecreëerd met type 'causes' of 'relates to'
Vastleggen
Gelogd wanneer een issue link is gecreëerd
Gebeurtenistype
explicit
|
|||
|
Onderzoek gestart
|
De transition van de probleem status naar een actieve onderzoeks state (bijv. 'Under Investigation' of 'In Progress'). Dit markeert het begin van de actieve werkfase. | ||
|
Het belang
Start de klok voor de onderzoek doorlooptijd. Helpt onderscheid te maken tussen backlog wait time en daadwerkelijke actieve analyse.
Vindplaats
Jira Issue History: Status gewijzigd naar 'Under Investigation' of 'In Progress'
Vastleggen
Vergelijk status veld updates
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Oplossing Geverifieerd
|
De bevestiging dat de oplossing het probleem effectief heeft opgelost. Afgeleid van een statustransition naar 'Opgelost' of een specifieke 'Verified' state. | ||
|
Het belang
Quality gate die ervoor zorgt dat de oplossing werkt. Vertragingen hier duiden op knelpunten in testing of user acceptance.
Vindplaats
Jira Issue History: Status gewijzigd naar 'Opgelost' of 'Verified'
Vastleggen
Vergelijk status veld updates
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Probleemdossier Gesloten
|
De uiteindelijke beëindiging van de problem levenscyclus. Expliciet vastgelegd wanneer de status verandert naar 'Closed'. | ||
|
Het belang
Het definitieve einde van de procesinstantie. Noodzakelijk voor het berekenen van de totale doorlooptijd en closure rates.
Vindplaats
Jira Issue History: Status gewijzigd naar 'Closed'
Vastleggen
Gelogd wanneer de status overgaat naar Closed
Gebeurtenistype
explicit
|
|||
|
Probleemmelding Aangemaakt
|
De initiële gebeurtenis waarbij de Problem ticket in het systeem wordt aangemaakt. Dit wordt expliciet vastgelegd in de issue history als de creation timestamp. | ||
|
Het belang
Markeert het begin van de problem management levenscyclus en maakt volume analysis mogelijk. Essentieel voor het berekenen van doorlooptijd en intake rates.
Vindplaats
Jira Issue Table: Created Date timestamp of History Tab: Issue Created gebeurtenis
Vastleggen
Gelogd wanneer de issue creation transaction wordt committed
Gebeurtenistype
explicit
|
|||
|
Toegewezen aan supportgroep
|
De toewijzing van het probleemrecord aan een specifiek technisch team of support group. Dit wordt gevolgd via wijzigingen in het 'Support Group' aangepast veld of het 'Assignee' veld als groups niet worden gebruikt. | ||
|
Het belang
Belangrijk voor het analyseren van handovers en knelpunten tussen teams. Hoge transfer rates kunnen duiden op routing inefficiencies.
Vindplaats
Jira Issue History: Field 'Support Group' of 'Assignee' gewijzigd
Vastleggen
Gelogd wanneer het assignment veld verandert
Gebeurtenistype
explicit
|
|||
|
Workaround Bijgewerkt
|
Het invullen of updaten van het 'Workaround' tekst veld. Dit gebeurtenis geeft aan dat een tijdelijke oplossing is gedocumenteerd. | ||
|
Het belang
Meet de snelheid van het bieden van relief aan de business. Belangrijk voor de 'Workaround Availability Lead Time' KPI.
Vindplaats
Jira Issue History: Field 'Workaround' gewijzigd (niet null)
Vastleggen
Gelogd wanneer het Workaround veld wordt gewijzigd
Gebeurtenistype
explicit
|
|||
|
Change Request Gekoppeld
|
Het koppelen van een Request for Change (RFC) aan het Problem record. Dit duidt op de initiatie van het permanent fix proces. | ||
|
Het belang
Meet de lag tussen het vinden van de oorzaak en het starten van remediation. Ondersteunt de 'Verandermanagement Transition Delay' KPI.
Vindplaats
Jira Issue Koppelings: Koppeling gecreëerd met type 'is fixed by' of gekoppeld aan 'Change' issue type
Vastleggen
Gelogd wanneer een link naar een Change issue type is gecreëerd
Gebeurtenistype
explicit
|
|||
|
Permanente Oplossing Toegepast
|
De transition die aangeeft dat de oplossing is geïmplementeerd. Dit wordt meestal afgeleid van een statuswijziging naar 'Implementing' of 'Fixed'. | ||
|
Het belang
Markeert het einde van de technische remediation work. Gebruikt om de implementation doorlooptijd te meten.
Vindplaats
Jira Issue History: Status gewijzigd naar 'Implemented', 'Pending Verification' of 'Fixed'
Vastleggen
Vergelijk status veld updates
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Post Implementation Review
|
De uitvoering van een review nadat de oplossing is toegepast. Vastgelegd via een statuswijziging naar 'In Review' of updates aan PIR-specifieke velden. | ||
|
Het belang
Compliance activity die ervoor zorgt dat lessons learned worden vastgelegd. Ondersteunt 'Post Implementation Review Compliance' analyse.
Vindplaats
Jira Issue History: Status gewijzigd naar 'In Review' OF Field 'PIR Notes' geüpdatet
Vastleggen
Vergelijk status veld of PIR veld updates
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Probleem Heropend
|
De transition van een probleem van een 'Opgelost' of 'Closed' status terug naar een actieve status. Geeft een mislukte oplossing of afgewezen resolutie aan. | ||
|
Het belang
Een primaire quality metriek. Hoge reopen rates duiden op ineffectieve oorzaakanalyse of testing.
Vindplaats
Jira Issue History: Status gewijzigd van 'Closed'/'Opgelost' naar 'Open'/'In Progress'
Vastleggen
Vergelijk status veld sequence
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Problem prioriteit gewijzigd
|
Een update van het Priority veld van het probleemrecord. Dit wordt vastgelegd door de history tab te monitoren op wijzigingen in het 'Priority' veld. | ||
|
Het belang
Geeft escalatie of de-escalatie van de issue aan. Het analyseren hiervan helpt de initiële triage accuracy en hoge prioriteit backlog aging te vinden.
Vindplaats
Jira Issue History: Field 'Priority' gewijzigd van Old Value naar New Value
Vastleggen
Gelogd wanneer het Priority veld wordt geüpdatet
Gebeurtenistype
explicit
|
|||
|
SLA Overtreden
|
Een gebeurtenis dat aangeeft dat de problem resolution time de gedefinieerde Service Level Agreement heeft overschreden. Dit wordt berekend door de SLA target date te vergelijken met de resolution date. | ||
|
Het belang
Belangrijk voor compliance reporting. Helpt te vinden welke priorities of categorieën het vaakst targets missen.
Vindplaats
Jira Service Management SLA Logs: 'Time to Resolution' > Target, of berekend
Vastleggen
Afleiden uit SLA veld data of Due Date vergelijken met Resolution Date
Gebeurtenistype
calculated
|
|||