Uw Probleembeheer datatemplate

Jira Service Management
Uw Probleembeheer datatemplate

Uw Probleembeheer datatemplate

Deze template dient als een volledige stappenplan voor het analyseren van je IT-servicemanagement-workflows door de benodigde datapunts en proces mijlpalen binnen Jira Service Management te vinden. Het biedt een gestructureerd overzicht van de attributen en activiteiten die nodig zijn om volledige zichtbaarheid te krijgen in hoe uw team onderliggende problemen en oorzaakanalyse aanpakt. Gebruik deze richtlijnen om je data collection te optimaliseren en ervoor te zorgen dat jew process mining-initiatieven praktische inzichten opleveren.
  • Aanbevolen `attributen` voor gedetailleerde analyse
  • Proces mijlpalen om vast te leggen in uw event log
  • Technische richtlijnen voor dataextractie
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining event log creëert.

Kenmerken van probleembeheer

Dit zijn de aanbevolen velden om op te nemen in uw event log voor een grondige analyse van uw problem management levenscyclus.
5 Verplicht 5 Aanbevolen 10 Optioneel
Naam Omschrijving
Activiteit
ActivityName
De specifieke actie of statuswijziging die heeft plaatsgevonden voor het probleemrecord.
Omschrijving

Dit attribuut legt de naam vast van de gebeurtenis of state transition die plaatsvindt binnen de problem management levenscyclus. Voorbeelden zijn 'Problem Logged', 'Status Changed to Investigating' of 'Root Cause Identified'.

Het is belangrijk voor het mappen van de processtroom en het vinden van de volgorde van stappen die zijn genomen om een probleem op te lossen. In process mining vormen deze activiteiten de stappen van de proceskaart.

Het belang

Definieert de stappen in de procesmap en maakt de analyse van process variants mogelijk.

Vindplaats

Jira Changelog (History) of Issue Status transitions

Voorbeelden
Probleemmelding AangemaaktOnderzoek gestartHoofdoorzaak GeïdentificeerdWorkaround BijgewerktProbleemdossier Gesloten
Bronsysteem
SourceSystem
De naam van het systeem waar de data vandaan komt.
Omschrijving

Identificeert het software systeem waaruit de procesdata is opgehaald. In deze context is de waarde consistent 'Jira Service Management'.

Dit attribuut is bijzonder nuttig in multi-system omgevings om databronnen te onderscheiden, hoewel het voor deze specifieke view primair dient als een statische kenmerk voor data lineage.

Het belang

Biedt context voor dataherkomst, vooral bij het samenvoegen met andere IT Service Management data.

Vindplaats

Hardcoded of Systeem Configuration

Voorbeelden
Jira Service ManagementJira CloudJSM-Prod
Probleemdossier
ProblemKey
De unieke kenmerk die is toegewezen aan het probleemrecord in Jira Service Management.
Omschrijving

Dit attribuut dient als de centrale case kenmerk voor de process mining-analyse. Het representeert de unieke key (bijv. PM-1001) gegenereerd door Jira Service Management wanneer een nieuw probleemrecord wordt aangemaakt.

Het wordt gebruikt om alle gerelateerde activiteiten, statuswijzigingen en updates te groeperen in één end-to-end procesinstantie. Het analyseren van dit attribuut maakt de visualisatie mogelijk van de complete levenscyclus van een probleem, van initiële detectie via onderzoek tot uiteindelijke afsluiting.

Het belang

Het is de fundamentele key die nodig is om de processtroom te reconstrueren en specifieke probleemrecords te tracken.

Vindplaats

Issue table, veld 'Key' of 'Issue Key'

Voorbeelden
PM-1023PM-4099PRB-3321PM-5001
Tijdstip van extractie
LastDataUpdate
De timestamp waarop de data is opgehaald of voor het laatst werd ververst.
Omschrijving

Geeft aan wanneer de dataset voor het laatst is gesynchroniseerd met de live Jira Service Management omgeving. Dit zorgt ervoor dat analisten de actualiteit van de data begrijpen.

Het wordt gebruikt om te bevestigen dat de analyse de meest actuele state van het proces weerspiegelt en om potentiële data vertragingen te vinden.

Het belang

Zorgt voor de relevantie van de data en helpt de analyseretresultaten te vertrouwen.

Vindplaats

ETL-timestamp

Voorbeelden
2023-11-01T12:00:00Z2023-11-02T00:00:00Z
Timestamp
EventTimestamp
De exacte datum en tijd waarop de activiteit plaatsvond.
Omschrijving

Dit attribuut registreert het exacte moment waarop een activity plaatsvond. Het wordt gebruikt om gebeurtenissen chronologisch te sequencen en duur te berekenen tussen stappen.

Nauwkeurige tijdstempels zijn belangrijk voor het berekenen van doorlooptijden, zoals de tijd van 'Problem Logged' naar 'Root Cause Identified', en voor het analyseren van doorlooptijd over tijd.

Het belang

Maakt de berekening van alle time-based KPI's en de correcte ordening van gebeurtenissen mogelijk.

Vindplaats

Jira Changelog created date of Issue created date

Voorbeelden
2023-10-15T08:30:00Z2023-10-15T09:15:22Z2023-10-16T14:20:00Z
Gebruiker
UserKey
De unieke kenmerk of naam van de gebruiker die de activity heeft uitgevoerd.
Omschrijving

Legt de identiteit vast van de persoon of het systeem account dat verantwoordelijk is voor het uitvoeren van de specifieke activity. Dit kan de 'Assignee' zijn die het record bijwerkt of de 'Author' van een status change.

Deze data wordt gebruikt om de inzet van medewerkers te analyseren, handover knelpunten tussen gebruikers te vinden en accountability binnen het problem management proces te waarborgen.

Het belang

Belangrijk voor het analyseren van handovers, segregation of duties en bron workload.

Vindplaats

Jira 'author' veld in changelog of 'assignee' veld op issue

Voorbeelden
j.smithsystem_automatiseringm.doe
Oorzaakcategorie
RootCauseCategory
De classificatie van de onderliggende oorzaak van het probleem.
Omschrijving

Categoriseert de technische of procesfalen die het probleem veroorzaakten, zoals 'Software Bug', 'Human Error' of 'Hardware Failure'. Dit is vaak een aangepast veld in Jira Service Management.

Dit attribuut ondersteunt het 'Root Cause Category Distribution' dashboard, waardoor strategische beslissingen kunnen worden genomen over waar te investeren in infrastructure of training om herhaling te voorkomen.

Het belang

Key voor het vinden van systemische problemen en het leiden van preventieve maatregelen.

Vindplaats

Custom veld 'Root Cause' of 'Root Cause Category'

Voorbeelden
Software BugConfiguratiefoutCapaciteitsprobleemVendor Issue
Prioriteit
Priority
Het criticality level dat is toegewezen aan het probleemrecord.
Omschrijving

Geeft de urgentie en impact van het probleem aan, typisch variërend van 'Low' tot 'Critical'. Dit veld wordt gebruikt om analyse te segmenteren en ervoor te zorgen dat hoge prioriteit problemen worden opgelost binnen SLA-doelstellingen.

Het analyseren van deze attribuut helpt in het 'SLA Compliance and Target Trends' dashboard om te verifiëren of kritieke business risks correct worden geprioriteerd.

Het belang

Maakt segmentatie van proces prestaties mogelijk op basis van business criticality.

Vindplaats

Issue veld 'Priority'

Voorbeelden
HoogsteHoogGemiddeldLaag
Samenvatting van het probleem
ProblemSummary
De korte tekstbeschrijving of titel van het probleemrecord.
Omschrijving

Bevat de headline summary van het probleemrecord. Hoewel primair text-based, biedt het context voor analisten die individuele cases binnen de process mining-tool reviewen.

Het maakt keyword search en kwalitatieve analyse mogelijk van de soorten problemen die worden gelogd.

Het belang

Biedt menselijk leesbare context voor de case kenmerk.

Vindplaats

Issue veld 'Sommary'

Voorbeelden
Database connection timeout in regio EUE-mail service latency piekOrderverwerkingsrij geblokkeerd
Toegewezen supportgroep
SupportGroup
Het technische team of de group die momenteel is toegewezen om het probleem te onderzoeken.
Omschrijving

Identificeert het specifieke team dat verantwoordelijk is voor het probleemrecord op het moment van het gebeurtenis. In Jira Service Management wordt dit vaak gemapt naar 'Component' of een aangepast veld zoals 'Support Group'.

Dit attribuut is belangrijk voor het 'Support Group Handover Bottlenecks' dashboard, waardoor analisten kunnen visualiseren hoe problemen tussen teams bewegen en waar ze het langst blijven.

Het belang

Essentieel voor organizational mining en het vinden van cross-team friction.

Vindplaats

Issue veld 'Component' of aangepast veld 'Support Group'

Voorbeelden
DatabaseadministratieNetwork OpsApplication Support Level 2
Aanmaakdatum
CreatedDate
De datum waarop het probleemrecord is aangemaakt.
Omschrijving

De timestamp waarop het probleem voor het eerst in het systeem werd geregistreerd. Hoewel de gebeurtenis timestamp de timing van activiteiten afhandelt, wordt dit specifieke attribuut vaak gebruikt voor high-level filtering (bijv. 'Toon mij alle problemen die in Q1 zijn aangemaakt').

Het dient als ankerpunt voor aging analysis.

Het belang

Ankerdatum voor aging en intake volume analyse.

Vindplaats

Issue veld 'Created'

Voorbeelden
2023-01-012023-06-15
Aantal gekoppelde incidenten
LinkedIncidentCount
Het aantal incidenten gekoppeld aan dit probleemdossier.
Omschrijving

Een telling van incident tickets die gekoppeld zijn aan het probleemrecord. Dit attribuut kwantificeert de impact van het probleem op de user base.

Het wordt gebruikt in de 'Incident to Problem Koppelingage Depth' KPI om problemen te prioriteren die het hoogste volume aan support tickets genereren.

Het belang

Kwantificeert zakelijke impact op basis van incident volume.

Vindplaats

Aantal links in 'issuelinks' table waar type 'Problem/Incident' is

Voorbeelden
011550
Detectiebron
DetectionSource
Hoe het probleem is geïdentificeerd (bijv. Proactief, Reactief).
Omschrijving

Geeft de oorsprong van de probleemidentificatie aan. Gangbare waarden zijn onder andere 'Proactive Monitoring', 'Service Desk Incident' of 'Vendor Notification'.

Dit attribuut wordt gebruikt in het 'Proactive vs Reactive Identification' dashboard om de maturity van het problem management proces te meten.

Het belang

Meet proces maturity en de effectiviteit van monitoring systemen.

Vindplaats

Custom veld 'Source' of 'Detection Source'

Voorbeelden
Proactieve monitoringIncident EscalatieLeveranciers notificatie
Gekoppeld Change Request
LinkedChangeRequest
De kenmerk van de change request die aan dit probleem is gekoppeld.
Omschrijving

Slaat de ID op van de Change Request (RFC) die is aangemaakt om de permanente oplossing te implementeren. Deze link is belangrijk voor het 'Change Request Initiation Lag' dashboard.

Het verbindt het Probleembeheer process met Verandermanagement, waardoor cross-procesanalyse mogelijk is.

Het belang

Verbindt investigation met remediation in het Verandermanagement proces.

Vindplaats

Issue links waar het type 'is fixed by' of vergelijkbaar is

Voorbeelden
CR-404CHG-1099CR-5512
Is Heropend
IsReopened
Flag die aangeeft of het probleem na closure is heropend.
Omschrijving

Een boolean-waarde die op true wordt gezet als het probleemrecord overging van een closed state terug naar een open state. Dit ondersteunt de 'Problem Reopened Rate Analysis'.

Hoge aantallen heropeningen duiden op kwaliteitsproblemen met de permanente fixes of onvoldoende verificatieprocedures.

Het belang

Kwaliteitsindicator voor de effectiviteit van oplossingen.

Vindplaats

Afgeleid van status transitions

Voorbeelden
truefalse
Melder
ReporterName
De gebruiker die oorspronkelijk het probleemrecord heeft geregistreerd.
Omschrijving

Identificeert de persoon die het probleemrecord heeft aangemaakt. Dit is anders dan de assignee. Het analyseren van reporters helpt te begrijpen waar problemen worden gedetecteerd (bijv. Service Desk Agents vs. System Admins).

Dit voegt context toe aan de 'Proactive vs Reactive' analyse.

Het belang

Identificeert de bron van problem intake.

Vindplaats

Issue veld 'Reporter'

Voorbeelden
monitoring_servicehelpdesk_leadnetwork_admin
Oplossingscode
ResolutionCode
De code die aangeeft hoe het probleem is opgelost.
Omschrijving

Specificeert de uiteindelijke uitkomst van het probleemrecord, zoals 'Fixed', 'Won't Fix', 'Dupliceren' of 'Cannot Reproduce'.

Dit wordt gebruikt om succesvol opgeloste problemen te filteren van problemen die om administratieve redenen zijn gesloten, zodat KPI berekeningen zoals 'Mean Time to Root Cause' nauwkeurig zijn.

Het belang

Onderscheidt tussen effectieve fixes en administratieve closures.

Vindplaats

Issue veld 'Resolution'

Voorbeelden
KlaarWon't DoDuplicaatNiet reproduceerbaar
PIR uitgevoerd
ReviewStatus
Geeft aan of een Post Implementation Review (PIR) is uitgevoerd.
Omschrijving

Houdt bij of de 'Post Implementation Review' activity of flag aanwezig is op de case. Dit is belangrijk voor het 'Post Implementation Review Compliance' dashboard.

Het zorgt ervoor dat de organisatie zich houdt aan governance requirements voor continue verbetering.

Het belang

Compliance metriek voor organisatie leren.

Vindplaats

Custom veld 'PIR Status' of bestaan van 'PIR' activity

Voorbeelden
VoltooidPendingNiet vereist
SLA Breach Status
SlaBreachStatus
Geeft aan of het probleemrecord zijn service level agreement heeft geschonden.
Omschrijving

Een boolean of status veld dat aangeeft of de resolution time de afgesproken target heeft overschreden. Dit helpt in het 'SLA Compliance and Target Trends' dashboard.

Het belicht cases die de organisatie blootstellen aan compliancerisico's of boetes.

Het belang

Belangrijk voor compliance en prestaties monitoring.

Vindplaats

Jira Service Management SLA veld logic

Voorbeelden
BehaaldOverschredenGepauzeerd
Workaround Beschikbaar
WorkaroundDetails
Geeft aan of een workaround is gedocumenteerd voor het probleem.
Omschrijving

Legt vast of een tijdelijke workaround text bestaat of is gepubliceerd. Dit stelt de organisatie in staat de 'Workaround Publication Speed' te tracken.

Analyse van dit veld helpt te bepalen hoe snel het team de service stability kan herstellen, zelfs voordat een permanente fix is gevonden.

Het belang

Key voor het meten van de snelheid van interim relief die aan de business wordt geboden.

Vindplaats

Custom veld 'Workaround'

Voorbeelden
Service herstartenBrowsercache legenNiet opgegeven
Verplicht Aanbevolen Optioneel

Probleembeheer Activiteiten

Dit zijn de belangrijkste processtappen en mijlpalen om vast te leggen in uw event log voor nauwkeurige discovery van uw oplossings workflows.
8 Aanbevolen 6 Optioneel
Activiteit Omschrijving
Hoofdoorzaak Geïdentificeerd
Het punt waar de onderliggende oorzaak formeel wordt vastgelegd. Dit wordt afgeleid van een statuswijziging naar 'Root Cause Identified' of de invulling van het 'Root Cause' veld.
Het belang

Een belangrijke mijlpaal die de investigation fase afsluit. Essentieel voor het berekenen van 'Mean Time to Root Cause Discovery'.

Vindplaats

Jira Issue History: Status gewijzigd naar 'Root Cause Identified' OF Field 'Root Cause' ingevuld

Vastleggen

Vergelijk status veld of controleer op veld population

Gebeurtenistype inferred
Incident Gekoppeld aan Probleem
De actie van het koppelen van een gerelateerd incident ticket aan het Problem record. Dit wordt vastgelegd in de issue links table of geschiedenis.
Het belang

Bepaalt de impact en scope van het probleem. Essentieel voor de 'Incident to Problem Koppelingage Depth' KPI en prioritering op basis van bedrijfsimpact.

Vindplaats

Jira Issue Koppelings: Koppeling gecreëerd met type 'causes' of 'relates to'

Vastleggen

Gelogd wanneer een issue link is gecreëerd

Gebeurtenistype explicit
Onderzoek gestart
De transition van de probleem status naar een actieve onderzoeks state (bijv. 'Under Investigation' of 'In Progress'). Dit markeert het begin van de actieve werkfase.
Het belang

Start de klok voor de onderzoek doorlooptijd. Helpt onderscheid te maken tussen backlog wait time en daadwerkelijke actieve analyse.

Vindplaats

Jira Issue History: Status gewijzigd naar 'Under Investigation' of 'In Progress'

Vastleggen

Vergelijk status veld updates

Gebeurtenistype inferred
Oplossing Geverifieerd
De bevestiging dat de oplossing het probleem effectief heeft opgelost. Afgeleid van een statustransition naar 'Opgelost' of een specifieke 'Verified' state.
Het belang

Quality gate die ervoor zorgt dat de oplossing werkt. Vertragingen hier duiden op knelpunten in testing of user acceptance.

Vindplaats

Jira Issue History: Status gewijzigd naar 'Opgelost' of 'Verified'

Vastleggen

Vergelijk status veld updates

Gebeurtenistype inferred
Probleemdossier Gesloten
De uiteindelijke beëindiging van de problem levenscyclus. Expliciet vastgelegd wanneer de status verandert naar 'Closed'.
Het belang

Het definitieve einde van de procesinstantie. Noodzakelijk voor het berekenen van de totale doorlooptijd en closure rates.

Vindplaats

Jira Issue History: Status gewijzigd naar 'Closed'

Vastleggen

Gelogd wanneer de status overgaat naar Closed

Gebeurtenistype explicit
Probleemmelding Aangemaakt
De initiële gebeurtenis waarbij de Problem ticket in het systeem wordt aangemaakt. Dit wordt expliciet vastgelegd in de issue history als de creation timestamp.
Het belang

Markeert het begin van de problem management levenscyclus en maakt volume analysis mogelijk. Essentieel voor het berekenen van doorlooptijd en intake rates.

Vindplaats

Jira Issue Table: Created Date timestamp of History Tab: Issue Created gebeurtenis

Vastleggen

Gelogd wanneer de issue creation transaction wordt committed

Gebeurtenistype explicit
Toegewezen aan supportgroep
De toewijzing van het probleemrecord aan een specifiek technisch team of support group. Dit wordt gevolgd via wijzigingen in het 'Support Group' aangepast veld of het 'Assignee' veld als groups niet worden gebruikt.
Het belang

Belangrijk voor het analyseren van handovers en knelpunten tussen teams. Hoge transfer rates kunnen duiden op routing inefficiencies.

Vindplaats

Jira Issue History: Field 'Support Group' of 'Assignee' gewijzigd

Vastleggen

Gelogd wanneer het assignment veld verandert

Gebeurtenistype explicit
Workaround Bijgewerkt
Het invullen of updaten van het 'Workaround' tekst veld. Dit gebeurtenis geeft aan dat een tijdelijke oplossing is gedocumenteerd.
Het belang

Meet de snelheid van het bieden van relief aan de business. Belangrijk voor de 'Workaround Availability Lead Time' KPI.

Vindplaats

Jira Issue History: Field 'Workaround' gewijzigd (niet null)

Vastleggen

Gelogd wanneer het Workaround veld wordt gewijzigd

Gebeurtenistype explicit
Change Request Gekoppeld
Het koppelen van een Request for Change (RFC) aan het Problem record. Dit duidt op de initiatie van het permanent fix proces.
Het belang

Meet de lag tussen het vinden van de oorzaak en het starten van remediation. Ondersteunt de 'Verandermanagement Transition Delay' KPI.

Vindplaats

Jira Issue Koppelings: Koppeling gecreëerd met type 'is fixed by' of gekoppeld aan 'Change' issue type

Vastleggen

Gelogd wanneer een link naar een Change issue type is gecreëerd

Gebeurtenistype explicit
Permanente Oplossing Toegepast
De transition die aangeeft dat de oplossing is geïmplementeerd. Dit wordt meestal afgeleid van een statuswijziging naar 'Implementing' of 'Fixed'.
Het belang

Markeert het einde van de technische remediation work. Gebruikt om de implementation doorlooptijd te meten.

Vindplaats

Jira Issue History: Status gewijzigd naar 'Implemented', 'Pending Verification' of 'Fixed'

Vastleggen

Vergelijk status veld updates

Gebeurtenistype inferred
Post Implementation Review
De uitvoering van een review nadat de oplossing is toegepast. Vastgelegd via een statuswijziging naar 'In Review' of updates aan PIR-specifieke velden.
Het belang

Compliance activity die ervoor zorgt dat lessons learned worden vastgelegd. Ondersteunt 'Post Implementation Review Compliance' analyse.

Vindplaats

Jira Issue History: Status gewijzigd naar 'In Review' OF Field 'PIR Notes' geüpdatet

Vastleggen

Vergelijk status veld of PIR veld updates

Gebeurtenistype inferred
Probleem Heropend
De transition van een probleem van een 'Opgelost' of 'Closed' status terug naar een actieve status. Geeft een mislukte oplossing of afgewezen resolutie aan.
Het belang

Een primaire quality metriek. Hoge reopen rates duiden op ineffectieve oorzaakanalyse of testing.

Vindplaats

Jira Issue History: Status gewijzigd van 'Closed'/'Opgelost' naar 'Open'/'In Progress'

Vastleggen

Vergelijk status veld sequence

Gebeurtenistype inferred
Problem prioriteit gewijzigd
Een update van het Priority veld van het probleemrecord. Dit wordt vastgelegd door de history tab te monitoren op wijzigingen in het 'Priority' veld.
Het belang

Geeft escalatie of de-escalatie van de issue aan. Het analyseren hiervan helpt de initiële triage accuracy en hoge prioriteit backlog aging te vinden.

Vindplaats

Jira Issue History: Field 'Priority' gewijzigd van Old Value naar New Value

Vastleggen

Gelogd wanneer het Priority veld wordt geüpdatet

Gebeurtenistype explicit
SLA Overtreden
Een gebeurtenis dat aangeeft dat de problem resolution time de gedefinieerde Service Level Agreement heeft overschreden. Dit wordt berekend door de SLA target date te vergelijken met de resolution date.
Het belang

Belangrijk voor compliance reporting. Helpt te vinden welke priorities of categorieën het vaakst targets missen.

Vindplaats

Jira Service Management SLA Logs: 'Time to Resolution' > Target, of berekend

Vastleggen

Afleiden uit SLA veld data of Due Date vergelijken met Resolution Date

Gebeurtenistype calculated
Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Hoe u uw `data` uit `Jira Service Management` haalt