Uw Problem Management Data Template
Uw Problem Management Data Template
- Aanbevolen `attributes` voor diepgaande analyse
- Proces milestones om vast te leggen in uw event log
- Technische richtlijnen voor dataextractie
Problem Management attributes
| Naam | Omschrijving | ||
|---|---|---|---|
|
Activiteit
ActivityName
|
De specifieke actie of statuswijziging die heeft plaatsgevonden voor het problem record. | ||
|
Omschrijving
Dit attribute legt de naam vast van de event of state transition die plaatsvindt binnen de problem management lifecycle. Voorbeelden zijn 'Problem Logged', 'Status Changed to Investigating' of 'Root Cause Identified'. Het is essentieel voor het mappen van de process flow en het identificeren van de sequentie van stappen die zijn genomen om een probleem op te lossen. In process mining vormen deze activities de nodes van de proces map.
Het belang
Definieert de stappen in de process map en maakt de analyse van process variants mogelijk.
Vindplaats
Jira Changelog (History) of Issue Status transitions
Voorbeelden
Problem Record aangemaaktOnderzoek gestartHoofdoorzaak GeïdentificeerdWorkaround geüpdatetProblem Record gesloten
|
|||
|
Bronsysteem
SourceSystem
|
De naam van het systeem waar de data vandaan komt. | ||
|
Omschrijving
Identificeert het software systeem waaruit de process data is geëxtraheerd. In deze context is de waarde consistent 'Jira Service Management'. Deze attribute is bijzonder nuttig in multi-system environments om data sources te onderscheiden, hoewel het voor deze specifieke view primair dient als een statische identifier voor data lineage.
Het belang
Biedt context voor dataherkomst, vooral bij het samenvoegen met andere IT Service Management data.
Vindplaats
Hardcoded of Systeem Configuration
Voorbeelden
Jira Service ManagementJira CloudJSM-Prod
|
|||
|
Laatste data-update
LastDataUpdate
|
De timestamp waarop de data werd geëxtraheerd of voor het laatst werd ververst. | ||
|
Omschrijving
Geeft aan wanneer de dataset voor het laatst is gesynchroniseerd met de live Jira Service Management environment. Dit zorgt ervoor dat analysts de freshness van de data begrijpen. Het wordt gebruikt om te valideren dat de analyse de meest actuele state van het proces weerspiegelt en om potentiële data latency issues te identificeren.
Het belang
Zorgt voor data freshness en helpt de analyseretresults te vertrouwen.
Vindplaats
ETL-timestamp
Voorbeelden
2023-11-01T12:00:00Z2023-11-02T00:00:00Z
|
|||
|
Problem Record
ProblemKey
|
De unieke identifier die is toegewezen aan het problem record in Jira Service Management. | ||
|
Omschrijving
Dit attribute dient als de centrale case identifier voor de process mining analyse. Het representeert de unieke key (bijv. PM-1001) gegenereerd door Jira Service Management wanneer een nieuw problem record wordt aangemaakt. Het wordt gebruikt om alle gerelateerde activities, statuswijzigingen en updates te groeperen in één end-to-end process instance. Het analyseren van dit attribute maakt de visualisatie mogelijk van de complete lifecycle van een probleem, van initiële detectie via onderzoek tot uiteindelijke afsluiting.
Het belang
Het is de fundamentele key die nodig is om de process flow te reconstrueren en specifieke problem records te tracken.
Vindplaats
Issue table, field 'Key' of 'Issue Key'
Voorbeelden
PM-1023PM-4099PRB-3321PM-5001
|
|||
|
Timestamp
EventTimestamp
|
De exacte datum en tijd waarop de activiteit plaatsvond. | ||
|
Omschrijving
Dit attribute registreert het exacte moment waarop een activity plaatsvond. Het wordt gebruikt om events chronologisch te sequencen en duur te berekenen tussen stappen. Nauwkeurige timestamps zijn cruciaal voor het berekenen van cycle times, zoals de tijd van 'Problem Logged' naar 'Root Cause Identified', en voor het analyseren van throughput over tijd.
Het belang
Maakt de berekening van alle time-based KPIs en de correcte ordening van events mogelijk.
Vindplaats
Jira Changelog created date of Issue created date
Voorbeelden
2023-10-15T08:30:00Z2023-10-15T09:15:22Z2023-10-16T14:20:00Z
|
|||
|
Gebruiker
UserKey
|
De unieke identifier of naam van de gebruiker die de activity heeft uitgevoerd. | ||
|
Omschrijving
Legt de identiteit vast van de persoon of het systeem account dat verantwoordelijk is voor het uitvoeren van de specifieke activity. Dit kan de 'Assignee' zijn die het record bijwerkt of de 'Author' van een status change. Deze data wordt gebruikt om resource utilization te analyseren, handover bottlenecks tussen users te identificeren en accountability binnen het problem management proces te waarborgen.
Het belang
Cruciaal voor het analyseren van handovers, segregation of duties en resource workload.
Vindplaats
Jira 'author' field in changelog of 'assignee' field op issue
Voorbeelden
j.smithsystem_automationm.doe
|
|||
|
Oorzaakcategorie
RootCauseCategory
|
De classificatie van de onderliggende oorzaak van het probleem. | ||
|
Omschrijving
Categoriseert de technische of procesfalen die het probleem veroorzaakten, zoals 'Software Bug', 'Human Error' of 'Hardware Failure'. Dit is vaak een custom field in Jira Service Management. Deze attribute ondersteunt het 'Root Cause Category Distribution' dashboard, waardoor strategische beslissingen kunnen worden genomen over waar te investeren in infrastructure of training om herhaling te voorkomen.
Het belang
Key voor het identificeren van systemic issues en het leiden van preventieve maatregelen.
Vindplaats
Custom field 'Root Cause' of 'Root Cause Category'
Voorbeelden
`Software Bug`ConfiguratiefoutCapaciteitsprobleemVendor Issue
|
|||
|
Prioriteit
Priority
|
Het criticality level dat is toegewezen aan het problem record. | ||
|
Omschrijving
Geeft de urgentie en impact van het probleem aan, typisch variërend van 'Low' tot 'Critical'. Dit field wordt gebruikt om analyse te segmenteren en ervoor te zorgen dat high-priority problemen worden opgelost binnen SLA targets. Het analyseren van deze attribute helpt in het 'SLA Compliance and Target Trends' dashboard om te verifiëren of kritieke business risks correct worden geprioriteerd.
Het belang
Maakt segmentatie van proces performance mogelijk op basis van business criticality.
Vindplaats
Issue field 'Priority'
Voorbeelden
HoogsteHoogGemiddeldLaag
|
|||
|
Problem samenvatting
ProblemSummary
|
De korte tekstbeschrijving of titel van het problem record. | ||
|
Omschrijving
Bevat de headline summary van het problem record. Hoewel primair text-based, biedt het context voor analysts die individuele cases binnen de process mining tool reviewen. Het maakt keyword search en kwalitatieve analyse mogelijk van de soorten problemen die worden gelogd.
Het belang
Biedt menselijk leesbare context voor de case identifier.
Vindplaats
Issue field 'Summary'
Voorbeelden
Database connection timeout in regio EUEmail service latency piekOrderverwerkingsrij geblokkeerd
|
|||
|
Toegewezen supportgroep
SupportGroup
|
Het technische team of de group die momenteel is toegewezen om het probleem te onderzoeken. | ||
|
Omschrijving
Identificeert het specifieke team dat verantwoordelijk is voor het problem record op het moment van het event. In Jira Service Management wordt dit vaak gemapt naar 'Component' of een custom field zoals 'Support Group'. Deze attribute is van vitaal belang voor het 'Support Group Handover Bottlenecks' dashboard, waardoor analysts kunnen visualiseren hoe problemen tussen teams bewegen en waar ze het langst blijven.
Het belang
Essentieel voor organizational mining en het identificeren van cross-team friction.
Vindplaats
Issue field 'Component' of custom field 'Support Group'
Voorbeelden
DatabaseadministratieNetwork OpsApplication Support Level 2
|
|||
|
Aanmaakdatum
CreatedDate
|
De datum waarop het problem record is aangemaakt. | ||
|
Omschrijving
De timestamp waarop het probleem voor het eerst in het systeem werd geregistreerd. Hoewel de event timestamp de timing van activities afhandelt, wordt dit specifieke attribute vaak gebruikt voor high-level filtering (bijv. 'Toon mij alle problemen die in Q1 zijn aangemaakt'). Het dient als ankerpunt voor aging analysis.
Het belang
Ankerdatum voor aging en intake volume analyse.
Vindplaats
Issue field 'Created'
Voorbeelden
2023-01-012023-06-15
|
|||
|
Detectiebron
DetectionSource
|
Hoe het probleem is geïdentificeerd (bijv. Proactief, Reactief). | ||
|
Omschrijving
Geeft de oorsprong van de probleemidentificatie aan. Gangbare waarden zijn onder andere 'Proactive Monitoring', 'Service Desk Incident' of 'Vendor Notification'. Deze attribute wordt gebruikt in het 'Proactive vs Reactive Identification' dashboard om de maturity van het problem management proces te meten.
Het belang
Meet proces maturity en de effectiviteit van monitoring systemen.
Vindplaats
Custom field 'Source' of 'Detection Source'
Voorbeelden
Proactieve monitoringIncident EscalatieLeveranciers notificatie
|
|||
|
Gekoppeld Change Request
LinkedChangeRequest
|
De identifier van de change request die aan dit probleem is gekoppeld. | ||
|
Omschrijving
Slaat de ID op van de Change Request (RFC) die is aangemaakt om de permanente oplossing te implementeren. Deze link is cruciaal voor het 'Change Request Initiation Lag' dashboard. Het verbindt het Problem Management process met Change Management, waardoor cross-process analysis mogelijk is.
Het belang
Verbindt investigation met remediation in het Change Management proces.
Vindplaats
Issue links waar het type 'is fixed by' of vergelijkbaar is
Voorbeelden
CR-404CHG-1099CR-5512
|
|||
|
Gekoppeld Incident Aantal
LinkedIncidentCount
|
Het aantal incidenten gekoppeld aan dit problem record. | ||
|
Omschrijving
Een telling van incident tickets die gekoppeld zijn aan het problem record. Deze attribute kwantificeert de impact van het probleem op de user base. Het wordt gebruikt in de 'Incident to Problem Linkage Depth' KPI om problemen te prioriteren die het hoogste volume aan support tickets genereren.
Het belang
Kwantificeert zakelijke impact op basis van incident volume.
Vindplaats
Aantal links in 'issuelinks' table waar type 'Problem/Incident' is
Voorbeelden
011550
|
|||
|
Investigation Duur
InvestigationDuration
|
Tijd genomen van problemregistratie tot root cause identificatie. | ||
|
Omschrijving
Berekent de duur tussen de creatie van het problem record en de timestamp van de 'Root Cause Identified' activity. Dit is de primaire metric voor het 'Investigation Cycle Time Analysis' dashboard. Het helpt managers complexe problemen te identificeren die het team vertraagden of een gebrek aan resources in de diagnosis fase.
Het belang
Primaire metric voor de efficiëntie van de root cause analysis fase.
Vindplaats
Berekend op basis van event timestamps
Voorbeelden
48 uur5 dagen30 minuten
|
|||
|
Is Heropend
IsReopened
|
Flag die aangeeft of het probleem na closure is heropend. | ||
|
Omschrijving
Een boolean flag die op true wordt gezet als het problem record overging van een closed state terug naar een open state. Dit ondersteunt de 'Problem Reopened Rate Analysis'. Hoge aantallen heropeningen duiden op kwaliteitsproblemen met de permanente fixes of onvoldoende verificatieprocedures.
Het belang
Kwaliteitsindicator voor de effectiviteit van oplossingen.
Vindplaats
Afgeleid van status transitions
Voorbeelden
truefalse
|
|||
|
Melder
ReporterName
|
De gebruiker die oorspronkelijk het problem record heeft geregistreerd. | ||
|
Omschrijving
Identificeert de persoon die het problem record heeft aangemaakt. Dit is anders dan de assignee. Het analyseren van reporters helpt te begrijpen waar problemen worden gedetecteerd (bijv. Service Desk Agents vs. System Admins). Dit voegt context toe aan de 'Proactive vs Reactive' analyse.
Het belang
Identificeert de bron van problem intake.
Vindplaats
Issue field 'Reporter'
Voorbeelden
monitoring_servicehelpdesk_leadnetwork_admin
|
|||
|
Oplossingscode
ResolutionCode
|
De code die aangeeft hoe het probleem is opgelost. | ||
|
Omschrijving
Specificeert de uiteindelijke uitkomst van het problem record, zoals 'Fixed', 'Won't Fix', 'Duplicate' of 'Cannot Reproduce'. Dit wordt gebruikt om succesvol opgeloste problemen te filteren van problemen die om administratieve redenen zijn gesloten, zodat KPI berekeningen zoals 'Mean Time to Root Cause' nauwkeurig zijn.
Het belang
Onderscheidt tussen effectieve fixes en administratieve closures.
Vindplaats
Issue field 'Resolution'
Voorbeelden
KlaarWon't DoDuplicaatNiet reproduceerbaar
|
|||
|
PIR uitgevoerd
ReviewStatus
|
Geeft aan of een Post Implementation Review (PIR) is uitgevoerd. | ||
|
Omschrijving
Houdt bij of de 'Post Implementation Review' activity of flag aanwezig is op de case. Dit is essentieel voor het 'Post Implementation Review Compliance' dashboard. Het zorgt ervoor dat de organisatie zich houdt aan governance requirements voor continue verbetering.
Het belang
Compliance metric voor organisatie leren.
Vindplaats
Custom field 'PIR Status' of bestaan van 'PIR' activity
Voorbeelden
VoltooidPendingNiet vereist
|
|||
|
SLA Breach Status
SlaBreachStatus
|
Geeft aan of het problem record zijn service level agreement heeft geschonden. | ||
|
Omschrijving
Een boolean of status field dat aangeeft of de resolution time de afgesproken target heeft overschreden. Dit helpt in het 'SLA Compliance and Target Trends' dashboard. Het belicht cases die de organisatie blootstellen aan compliance risico's of boetes.
Het belang
Cruciaal voor compliance en performance monitoring.
Vindplaats
Jira Service Management SLA field logic
Voorbeelden
BehaaldOverschredenGepauzeerd
|
|||
|
Workaround beschikbaar
WorkaroundDetails
|
Geeft aan of een workaround is gedocumenteerd voor het probleem. | ||
|
Omschrijving
Legt vast of een tijdelijke workaround text bestaat of is gepubliceerd. Dit stelt de organisatie in staat de 'Workaround Publication Speed' te tracken. Analyse van dit field helpt te bepalen hoe snel het team de service stability kan herstellen, zelfs voordat een permanente fix is gevonden.
Het belang
Key voor het meten van de snelheid van interim relief die aan de business wordt geboden.
Vindplaats
Custom field 'Workaround'
Voorbeelden
Service herstartenBrowsercache wissenNiet opgegeven
|
|||
Problem Management activities
| Activiteit | Omschrijving | ||
|---|---|---|---|
|
Hoofdoorzaak Geïdentificeerd
|
Het punt waar de onderliggende oorzaak formeel wordt vastgelegd. Dit wordt afgeleid van een statuswijziging naar 'Root Cause Identified' of de invulling van het 'Root Cause' field. | ||
|
Het belang
Een belangrijke milestone die de investigation fase afsluit. Essentieel voor het berekenen van 'Mean Time to Root Cause Discovery'.
Vindplaats
Jira Issue History: Status gewijzigd naar 'Root Cause Identified' OF Field 'Root Cause' ingevuld
Vastleggen
Vergelijk status field of controleer op field population
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Incident Gekoppeld aan Probleem
|
De actie van het koppelen van een gerelateerd incident ticket aan het Problem record. Dit wordt vastgelegd in de issue links table of geschiedenis. | ||
|
Het belang
Bepaalt de impact en scope van het probleem. Essentieel voor de 'Incident to Problem Linkage Depth' KPI en prioritering op basis van business impact.
Vindplaats
Jira Issue Links: Link gecreëerd met type 'causes' of 'relates to'
Vastleggen
Gelogd wanneer een issue link is gecreëerd
Gebeurtenistype
explicit
|
|||
|
Onderzoek gestart
|
De transition van de probleem status naar een actieve onderzoeks state (bijv. 'Under Investigation' of 'In Progress'). Dit markeert het begin van de actieve werkfase. | ||
|
Het belang
Start de klok voor de onderzoek cycle time. Helpt onderscheid te maken tussen backlog wait time en daadwerkelijke actieve analyse.
Vindplaats
Jira Issue History: Status gewijzigd naar 'Under Investigation' of 'In Progress'
Vastleggen
Vergelijk status field updates
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Oplossing geverifieerd
|
De bevestiging dat de oplossing het probleem effectief heeft opgelost. Afgeleid van een statustransition naar 'Resolved' of een specifieke 'Verified' state. | ||
|
Het belang
Quality gate die ervoor zorgt dat de oplossing werkt. Vertragingen hier duiden op bottlenecks in testing of user acceptance.
Vindplaats
Jira Issue History: Status gewijzigd naar 'Resolved' of 'Verified'
Vastleggen
Vergelijk status field updates
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Problem Record aangemaakt
|
De initiële event waarbij de Problem ticket in het systeem wordt aangemaakt. Dit wordt expliciet vastgelegd in de issue history als de creation timestamp. | ||
|
Het belang
Markeert het begin van de problem management lifecycle en maakt volume analysis mogelijk. Essentieel voor het berekenen van throughput en intake rates.
Vindplaats
Jira Issue Table: Created Date timestamp of History Tab: Issue Created event
Vastleggen
Gelogd wanneer de issue creation transaction wordt committed
Gebeurtenistype
explicit
|
|||
|
Problem Record gesloten
|
De uiteindelijke beëindiging van de problem lifecycle. Expliciet vastgelegd wanneer de status verandert naar 'Closed'. | ||
|
Het belang
Het definitieve einde van de process instance. Noodzakelijk voor het berekenen van de totale cycle time en closure rates.
Vindplaats
Jira Issue History: Status gewijzigd naar 'Closed'
Vastleggen
Gelogd wanneer de status overgaat naar Closed
Gebeurtenistype
explicit
|
|||
|
Toegewezen aan supportgroep
|
De toewijzing van het problem record aan een specifiek technisch team of support group. Dit wordt gevolgd via wijzigingen in het 'Support Group' custom field of het 'Assignee' field als groups niet worden gebruikt. | ||
|
Het belang
Cruciaal voor het analyseren van handovers en bottlenecks tussen teams. Hoge transfer rates kunnen duiden op routing inefficiencies.
Vindplaats
Jira Issue History: Field 'Support Group' of 'Assignee' gewijzigd
Vastleggen
Gelogd wanneer het assignment field verandert
Gebeurtenistype
explicit
|
|||
|
Workaround geüpdatet
|
Het invullen of updaten van het 'Workaround' tekst field. Dit event geeft aan dat een tijdelijke oplossing is gedocumenteerd. | ||
|
Het belang
Meet de snelheid van het bieden van relief aan de business. Cruciaal voor de 'Workaround Availability Lead Time' KPI.
Vindplaats
Jira Issue History: Field 'Workaround' gewijzigd (niet null)
Vastleggen
Gelogd wanneer het Workaround field wordt gewijzigd
Gebeurtenistype
explicit
|
|||
|
Change Request Gekoppeld
|
Het koppelen van een Request for Change (RFC) aan het Problem record. Dit duidt op de initiatie van het permanent fix process. | ||
|
Het belang
Meet de lag tussen het identificeren van de oorzaak en het starten van remediation. Ondersteunt de 'Change Management Transition Delay' KPI.
Vindplaats
Jira Issue Links: Link gecreëerd met type 'is fixed by' of gekoppeld aan 'Change' issue type
Vastleggen
Gelogd wanneer een link naar een Change issue type is gecreëerd
Gebeurtenistype
explicit
|
|||
|
Permanente oplossing toegepast
|
De transition die aangeeft dat de oplossing is geïmplementeerd. Dit wordt meestal afgeleid van een statuswijziging naar 'Implementing' of 'Fixed'. | ||
|
Het belang
Markeert het einde van de technische remediation work. Gebruikt om de implementation cycle time te meten.
Vindplaats
Jira Issue History: Status gewijzigd naar 'Implemented', 'Pending Verification' of 'Fixed'
Vastleggen
Vergelijk status field updates
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Post Implementation Review
|
De uitvoering van een review nadat de oplossing is toegepast. Vastgelegd via een statuswijziging naar 'In Review' of updates aan PIR-specifieke fields. | ||
|
Het belang
Compliance activity die ervoor zorgt dat lessons learned worden vastgelegd. Ondersteunt 'Post Implementation Review Compliance' analyse.
Vindplaats
Jira Issue History: Status gewijzigd naar 'In Review' OF Field 'PIR Notes' geüpdatet
Vastleggen
Vergelijk status field of PIR field updates
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Problem heropend
|
De transition van een probleem van een 'Resolved' of 'Closed' status terug naar een actieve status. Geeft een mislukte oplossing of afgewezen resolutie aan. | ||
|
Het belang
Een primaire quality metric. Hoge reopen rates duiden op ineffectieve root cause analysis of testing.
Vindplaats
Jira Issue History: Status gewijzigd van 'Closed'/'Resolved' naar 'Open'/'In Progress'
Vastleggen
Vergelijk status field sequence
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Problem prioriteit gewijzigd
|
Een update van het Priority field van het problem record. Dit wordt vastgelegd door de history tab te monitoren op wijzigingen in het 'Priority' field. | ||
|
Het belang
Geeft escalatie of de-escalatie van de issue aan. Het analyseren hiervan helpt de initiële triage accuracy en high-priority backlog aging te identificeren.
Vindplaats
Jira Issue History: Field 'Priority' gewijzigd van Old Value naar New Value
Vastleggen
Gelogd wanneer het Priority field wordt geüpdatet
Gebeurtenistype
explicit
|
|||
|
SLA Overtreden
|
Een event dat aangeeft dat de problem resolution time de gedefinieerde Service Level Agreement heeft overschreden. Dit wordt berekend door de SLA target date te vergelijken met de resolution date. | ||
|
Het belang
Cruciaal voor compliance reporting. Helpt te identificeren welke priorities of categorieën het vaakst targets missen.
Vindplaats
Jira Service Management SLA Logs: 'Time to Resolution' > Target, of berekend
Vastleggen
Afleiden uit SLA field data of Due Date vergelijken met Resolution Date
Gebeurtenistype
calculated
|
|||