您的采购到付款发票处理数据模板

SAP S/4HANA
您的采购到付款发票处理数据模板

您的采购到付款发票处理数据模板

此数据模板将指导您设置采购到付款发票处理分析,列出需要收集的关键数据属性和跟踪的核心活动,并提供实用的数据提取指南。使用此模板,可为流程挖掘项目做好充分的数据准备。
  • 建议收集的属性
  • 需要跟踪的关键活动
  • SAP S/4HANA数据提取指南
刚接触事件日志?了解 如何创建流程挖掘事件日志.

采购到付款发票处理属性

以下是建议纳入事件日志的数据字段,可用于全面分析采购到付款的发票处理流程。
3 必填 8 建议填写 10 选填
名称 说明
发票编号
InvoiceNumber
供应商发票凭证的唯一标识,也是该流程的主要案例标识。
说明

发票编号是SAP S/4HANA中分配给每张供应商发票的唯一标识。它将创建、暂存、审批和付款等相关活动关联起来,形成一个完整的流程实例。

在流程挖掘中,此属性是跟踪每张发票端到端处理过程的基础。它可以还原从收票到最终付款的完整流程,便于在单张发票层面分析周期时间、瓶颈和流程差异。

重要性

这是关联所有相关事件的关键标识,可完整追踪发票在系统中的生命周期。

获取途径

这是会计凭证编号,位于BKPF表的BELNR字段。

示例
190000000119000000451900000132
事件时间
EventTime
活动发生的准确日期和时间。
说明

事件时间是记录特定活动准确发生时间的时间戳。计算流程不同步骤之间的持续时间、周期时间和等待时间,都需要此数据。

在流程挖掘分析中,准确的时间戳可用于衡量“发票平均周期时间”和“发票审批周期时间”等绩效KPI。通过分析活动之间经过的时间,组织可以定位发票延迟的瓶颈,并发现加快流程的机会。

重要性

此时间戳是所有基于时间的分析的基础,包括绩效监控、瓶颈识别和SLA跟踪。

获取途径

通常取自更改凭证表CDHDR(抬头)和CDPOS(项目),使用UDATE和UTIME字段。部分事件的时间可能来自BKPF等表中的创建或录入日期(CPUDT、CPUTM)。

示例
2023-04-15T10:30:00Z2023-04-18T14:05:21Z2023-05-02T09:00:00Z
活动名称
ActivityName
发票在特定时间点发生的业务活动或事件名称。
说明

活动名称用于描述发票处理生命周期中的具体步骤或状态变化。例如“发票凭证已创建”“发票已提交审批”“已设置付款冻结”和“已执行付款”。

此属性对于构建流程图至关重要,流程图可直观呈现各项活动的顺序。分析活动的顺序、频率及间隔时长,有助于发现瓶颈、返工循环和不符合规范的流程差异。它也是流程挖掘分析的基础。

重要性

它定义流程中的各个步骤,支持流程图可视化,并帮助分析流程顺序和差异。

获取途径

根据SAP事务代码(SY-TCODE)、更改凭证对象状态(CDHDR/CDPOS)以及表示状态变化的特定字段值综合得出。

示例
暂存发票发票已批准已执行付款
付款冻结原因
PaymentBlockReason
说明发票被冻结、无法付款原因的代码。
说明

发票被冻结、无法付款时,此属性会显示具体原因,例如“数量差异”或“价格不符”。SAP中会配置这些原因,以统一例外处理方式。

此属性对于“付款冻结发生情况与持续时间”仪表板至关重要。分析不同冻结原因的频率,有助于找出付款延迟的根本原因,例如特定供应商、物料或内部流程的问题,从而采取有针对性的纠正措施。

重要性

它说明付款冻结的具体根本原因,支持有针对性的分析,以减少延迟并提高一次处理正确率。

获取途径

位于BSEG表供应商行项目的ZLSPR字段(付款冻结码)。

示例
RIA
付款到期日
PaymentDueDate
为避免逾期,必须支付发票的日期。
说明

付款到期日是根据发票日期和约定的付款条件计算出的供应商付款截止日期,是流程中的重要期限。

此属性对于“按期付款率”KPI和“供应商付款绩效”仪表板至关重要。将实际付款日期与到期日进行比较,公司可以衡量履行付款义务的能力。付款表现会影响供应商关系和财务声誉。

重要性

这是衡量是否按期付款的主要基准,对于维护良好的供应商关系和避免滞纳金至关重要。

获取途径

此日期通常可直接从BSEG表供应商行项目的ZFBDT字段(到期日计算基准日期)获取。净到期日根据此基准日期和付款条件计算。

示例
2023-05-302023-06-152023-07-01
供应商编号
VendorNumber
提交发票的供应商的唯一标识。
说明

供应商编号用于识别与发票相关的供应商或债权人,并将发票交易关联到供应商主数据。

此属性对于供应商维度的分析至关重要,例如评估“供应商付款绩效”,或识别经常提交问题发票、导致例外情况或付款冻结的供应商。它有助于管理供应商关系并评估供应商的可靠性。

重要性

支持按供应商分析流程绩效,帮助发现规律、管理供应商关系并评估相关问题。

获取途径

通常位于会计凭证明细表BSEG的LIFNR字段。

示例
100345700012V9832
公司代码
CompanyCode
代表具有独立法人资格的公司的组织单元,该公司据此编制财务报表。
说明

公司代码是SAP财务管理中的基本组织单元。每张发票都会分配给一个特定公司代码,以确定对该交易负责的法人实体。

在流程挖掘中,按公司代码筛选或比较数据,对于分析不同业务单元、法人实体或国家/地区的流程绩效至关重要。这有助于发现效率、合规和自动化水平方面的区域差异,从而有针对性地推动改进。

重要性

它支持按组织内不同法人实体或地理位置划分发票处理数据并比较绩效。

获取途径

这是凭证抬头表BKPF中的标准字段BUKRS。

示例
1000US01DE01
凭证类型
DocumentType
用于区分不同会计凭证类型的代码,例如供应商发票或贷项通知单。
说明

SAP使用凭证类型区分不同的业务交易。例如,“KR”通常表示标准供应商发票,“KG”可能表示供应商贷项通知单。

按凭证类型分析,可划分流程并了解不同交易类型的处理方式。例如,贷项通知单的处理流程可能与标准发票有很大差异。这样的划分有助于获得更准确、更相关的流程洞察。

重要性

它有助于区分标准发票和贷项通知单等不同财务交易,这些交易通常遵循不同的流程路径。

获取途径

位于凭证抬头表BKPF的BLART字段。

示例
KRREKG
发票金额
AmountInCompanyCodeCurrency
发票的总金额,以公司代码的本币计价。
说明

此属性表示发票总金额,是了解发票处理业务财务影响和规模的重要指标。

分析发票金额有助于优先处理高金额发票、发现支出趋势,并了解流程问题与财务金额之间的关联。例如,可据此调查高金额发票是否更容易被冻结,或审批时间是否更长。

重要性

它为流程提供财务背景,支持按金额分析,例如识别高金额发票是否采用不同的处理方式。

获取途径

此值通常根据BSEG表中相关行项目的WRBTR字段(本币金额)汇总得出。

示例
1500.75125000.00850.20
用户名
UserName
执行活动的人员或系统的SAP用户ID。
说明

此属性用于识别执行特定事务或创建凭证的用户。它可以是个人用户ID,也可以是自动批处理作业的系统ID。

按用户分析有助于了解工作量分布、识别培训需求并发现异常用户行为。例如,可查看哪些用户经常处理例外情况,或哪些发票由系统自动处理(如用户“BATCHUSER”),这也是计算“发票自动化率”KPI的关键。

重要性

它将流程活动归属到具体用户或系统账户,以便分析工作量、比较绩效并识别自动化活动。

获取途径

数据取自BKPF-USNAM(录入人)或CDHDR-USERNAME(更改人)等字段。

示例
SMITHJMUELLERTWF-BATCH
采购订单
PurchasingDocument
与发票相关的采购订单编号。
说明

采购凭证编号将供应商发票关联到原始采购订单(PO)。此关联是三方匹配流程的基础,该流程会核对发票、采购订单和收货记录。

按此属性分析,有助于了解有采购订单和无采购订单发票的处理问题。它对于调查匹配差异、了解流程中采购环节的效率至关重要。

重要性

它将发票关联到采购流程,对于分析匹配差异和采购订单合规情况至关重要。

获取途径

此信息通常位于凭证明细表BSEG的EBELN字段(采购凭证编号)。

示例
450000123445000056784500009012
付款条件
PaymentTerms
定义与供应商约定的付款条件的代码,例如到期日和折扣期限。
说明

付款条件规定发票的付款规则,包括可享受的提前付款折扣。例如,“Z030”可能表示“30天内付款,不含折扣”。

此属性对于财务规划和优化营运资金至关重要。在流程挖掘中,它用于计算“付款到期日”并判断是否符合提前付款折扣条件,直接支持“提前付款折扣获取率”KPI。

重要性

它定义付款到期日和折扣规则,直接影响按期付款KPI和营运资金管理。

获取途径

位于BSEG表供应商行项目的ZTERM字段(付款条件码)。

示例
0001Z030NT60
冲销原因
ReversalReason
说明发票凭证被冲销原因的代码。
说明

发票过账错误时,通常会进行冲销。冲销原因代码会说明采取此操作的原因,例如“过账日期错误”或“数据录入错误”。

分析冲销原因有助于发现发票过账流程中的错误规律。根据这些洞察,可以改进培训、加强系统控制或解决反复出现的问题,从而减少财务返工和管理开销。

重要性

它说明发票被取消的原因,直接揭示过账流程中的错误来源和返工情况。

获取途径

位于原始凭证抬头表BKPF的STGRD字段(冲销原因)。

示例
010205
发票日期
InvoiceDate
供应商开具发票凭证的日期。
说明

发票日期也称凭证日期,是供应商在发票上注明的日期。根据约定的付款条件计算付款到期日时,会以此日期作为起点。

在分析中,此日期是计算发票账龄、判断是否符合提前付款折扣条件等财务指标的基础,也是“提前付款折扣获取率”KPI的重要输入。

重要性

此日期是计算付款条件和到期日的基准,对于管理营运资金和获取折扣至关重要。

获取途径

位于凭证抬头表BKPF的BLDAT字段(凭证日期)。

示例
2023-04-122023-05-152023-06-20
审批周期次数
ApprovalCycleCount
发票提交审批的次数。
说明

此指标统计单张发票的“发票已提交审批”活动发生次数。次数大于1表示发票至少被拒绝或退回过一次,因此需要重新审批。

此属性直接支持“首次审批通过率”KPI。分析审批周期次数较多的发票,组织可以找出审批未通过的原因,例如信息不足或编码错误,并采取措施改进流程。

重要性

它量化审批子流程中的返工情况,帮助衡量一次处理正确率并找出审批被拒的原因。

获取途径

按每个唯一InvoiceNumber统计“发票已提交审批”活动的发生次数。

示例
123
提取时间戳
ExtractionTimestamp
从源系统提取数据的日期和时间。
说明

此属性记录数据提取事件的时间戳,反映流程挖掘工具所分析数据的时效性。

分析时,可用它了解所生成洞察的新近程度。对于运营监控仪表板,此信息至关重要,可确保决策依据是最新数据,并帮助有效管理数据刷新周期。

重要性

此属性反映数据的时效性,确保分析和报告基于当前可用的最新信息。

获取途径

这不是SAP字段,而是在提取数据时由数据提取工具或ETL流程生成并添加。

示例
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z2023-10-29T02:00:00Z
是否按期付款
IsPaidOnTime
如果发票在付款到期日当天或之前付清,则此标记为true。
说明

此布尔属性通过比较实际付款日期(即“已执行付款”活动的时间戳)和“付款到期日”得出,为每张发票的付款状态提供明确的二元结果。

这是计算“按期付款率”KPI的核心依据。通过筛选和分析,可了解逾期付款的共同特征,例如相关供应商、公司代码或发票金额。

重要性

它直接衡量是否遵守付款条件,是供应商关系管理和财务运营的重要KPI。

获取途径

将“已执行付款”活动的EventTime与PaymentDueDate属性进行比较计算得出。(付款日期 <= PaymentDueDate)。

示例
truefalse
是否自动执行
IsAutomated
用于标记某项活动是否由自动化系统用户执行。
说明

如果与活动关联的用户是已知系统账户或批处理账户(如“WF-BATCH”或“SAP_SYSTEM”),此布尔属性的值为true。它有助于区分人工处理步骤和自动化处理步骤。

此属性对于计算“发票自动化率”KPI至关重要。通过分析流程中哪些环节已实现自动化,组织可以衡量自动化举措的成效,并发现进一步减少人工工作、提高效率的机会。

重要性

它区分人工活动和系统驱动的活动,是衡量自动化率和发现进一步自动化机会的基础。

获取途径

根据UserName属性得出。通过映射或规则将特定用户ID归类为“自动化”。

示例
truefalse
是否返工
IsRework
用于标记发票是否经历过返工活动,例如审批被拒或付款冻结被解除。
说明

此属性会标记经历过一个或多个返工循环的发票。可通过特定活动顺序识别返工,例如“发票已拒绝”之后出现“发票已批准”,或“已设置付款冻结”之后出现“已取消付款冻结”。

此属性简化了“发票返工率”KPI的计算。分析人员可以轻松筛选并调查返工案例,了解效率低下和重复人工操作的根本原因。

重要性

它能识别需要重复处理的低效流程,帮助量化浪费并找出流程例外的根本原因。

获取途径

根据事件日志中的活动顺序计算得出。例如,如果某张发票的跟踪记录中出现“发票已拒绝”,则此标记会设为true。

示例
truefalse
清账凭证编号
ClearingDocumentNumber
用于清账发票的凭证编号,通常代表付款凭证。
说明

清账凭证编号将未清发票项目关联到清账交易,通常就是付款凭证。由此可确认发票已付款。

此属性是发票与付款之间的明确关联。它用于识别“已执行付款”活动及其对应时间戳,是计算端到端周期时间和按期付款率的必要信息。

重要性

它可确认发票已付款,并将发票关联到具体付款交易,对于周期时间和付款绩效分析至关重要。

获取途径

位于凭证明细表BSEG的AUGBL字段(清账凭证编号)。

示例
150000000115000000231500000088
源系统ID
SourceSystemId
提取数据的SAP S/4HANA源系统标识。
说明

此属性用于标识数据来源系统,例如“S4H_PROD”或“ERP_EU”。在包含多个ERP实例,或同时使用旧系统和现代系统的环境中,这一信息尤为重要。

分析时,可据此比较不同系统或地区的流程绩效。它还能确保数据来源可追溯,并在将多个来源的数据汇总到中央流程挖掘平台时,为数据治理和问题排查提供关键信息。

重要性

它说明数据的来源,是开展数据治理以及比较不同系统或公司地点流程的必要信息。

获取途径

此值通常在提取数据时根据SAP系统ID(sy-sysid)生成,也可以在ETL管道中配置为静态值。

示例
S4PS4H_PROD_100ECC_EU
必填 建议填写 选填

采购到付款发票处理活动

以下是建议记录在事件日志中的关键流程步骤和里程碑,有助于准确发现流程。
5 建议填写 8 选填
活动 说明
创建发票凭证
这是流程中的第一个事件,表示在SAP中创建了发票凭证。用户保存新发票凭证时即可记录此事件,凭证可能处于暂存或预记账状态。
重要性

此活动标志着发票处理周期的开始。分析此事件与其他事件之间的时间,对于衡量整体处理周期至关重要。

获取途径

此事件的时间取自凭证抬头表中的创建日期和时间(CPUDT、CPUTM),通常为BKPF;物流发票则通常为RBKP。FB60、MIRO或MIR7等事务代码(BKPF-TCODE)可用于判断创建方式。

采集

使用发票凭证的BKPF-CPUDT和BKPF-CPUTM作为创建时间戳。

事件类型 explicit
发票已冲销
此活动表示冲销先前已过账的发票凭证。对于错误发票,这是一个终止事件,之后通常会重新正确录入发票。
重要性

冲销表明流程前期未能发现严重错误。跟踪冲销频率及根本原因,对于改进流程、减少财务差错至关重要。

获取途径

创建冲销凭证时即可识别冲销。原始凭证抬头(BKPF)中会记录冲销凭证编号(BKPF-STBLG),反之亦然。冲销凭证的过账日期就是事件时间。

采集

识别BKPF-STBLG字段有值的凭证,并使用冲销凭证的过账日期。

事件类型 explicit
发票已批准
此活动表示指定审批人已批准发票。审批工作流成功结束或设置了放行标志时,即可记录此事件。
重要性

这是解除发票付款限制的关键节点。审批延误是常见瓶颈,跟踪此活动有助于找出审批缓慢的人员或流程步骤。

获取途径

可根据SAP工作流中的最终放行步骤,或跟踪发票及其采购凭证相关数据表中的放行状态字段变化来判断。

采集

根据工作流完成事件或凭证放行状态字段的变化进行判断。

事件类型 inferred
发票已过账
这是重要的财务事件,表示暂存或已批准的发票正式过账至总账。此操作确认了对供应商的应付款项。
重要性

过账是一个重要节点,标志着数据录入和审批阶段结束,财务结算阶段开始。从发票创建到过账所需的时间,是衡量内部处理效率的重要指标。

获取途径

此事件通过凭证抬头中的过账日期(BKPF-BUDAT)识别。对于先暂存的凭证,状态变为已过账的时间就是该事件的时间戳。

采集

使用过账日期(BKPF-BUDAT)作为事件时间戳。

事件类型 explicit
已执行付款
这是标准流程中的最后一项活动,表示付款已完成且发票已清账,款项已支付给供应商。
重要性

这标志着采购到付款发票生命周期的结束。计算端到端总周期时间,以及衡量是否按期付款,都离不开这一节点。

获取途径

此事件取自供应商行项目的清账凭证信息。清账日期(BSEG-AUGDT)和清账凭证(BSEG-AUGBL)表明付款已完成。

采集

使用已清账供应商行项目中的清账日期(BSEG-AUGDT)。

事件类型 explicit
发票已拒绝
表示发票在审批过程中被拒绝。此事件会触发返工,需要更正发票并重新提交。
重要性

发票被拒绝是流程低效和数据质量问题的重要信号。分析拒绝频率和原因,有助于发现改进和培训机会。

获取途径

可根据SAP工作流中的特定状态更新(如“已拒绝”),或取消当前审批工作流并将发票退回处理人员的事件进行判断。

采集

根据表明发票被拒绝的工作流状态变化进行判断。

事件类型 inferred
发票提交审批
此活动标志着发票正式审批工作流的启动。通常可根据发票状态变为“待审批”或系统生成工作流项目来判断。
重要性

这是衡量审批周期时间的起点。了解审批何时开始,对于发现审批工作流中的瓶颈至关重要。

获取途径

通常可根据与发票对象(如BUS2081)关联的SAP Business Workflow(SWW_WI2OBJ表)启动记录,或凭证抬头中自定义状态字段的变化来判断。

采集

根据与发票凭证相关的工作流项目创建记录进行判断。

事件类型 inferred
已创建付款建议
在付款运行过程中,系统会选中发票并将其纳入付款建议。这是自动付款流程的第一步。
重要性

此活动表示付款意向。从这一步到最终执行付款之间的延迟,可能反映付款运行、审批或银行通信方面的问题。

获取途径

可在付款运行表中找到相关信息,具体来说是REGUP表,其中包含纳入付款建议的项目。对应REGUH表中的运行日期提供了时间戳。

采集

识别发票何时出现在付款建议运行生成的REGUP表中。

事件类型 explicit
已逾期付款
这是一个计算得出的事件,表示发票付款在计算出的到期日之后执行。该事件通过比较两个日期字段得出。
重要性

此活动直接用于衡量按期付款KPI,并帮助识别经常逾期付款的供应商或业务单元。逾期付款可能损害供应商关系并导致罚款。

获取途径

通过比较清账日期(BSEG-AUGDT)和净到期日计算得出。到期日则根据基准日期(BSEG-ZFBDT)和付款条件(BSEG-ZTERM)计算。

采集

比较BSEG-AUGDT >(BSEG-ZFBDT + 付款期限天数)得出。

事件类型 calculated
暂存发票
表示发票已录入系统,但尚未过账至总账。暂存可用于保存尚未填写完整的发票,或在过账前留待审核。
重要性

暂存表示流程有意暂停。跟踪暂存发票的持续时间和频率,有助于找出正式过账和审批周期开始前发生延误的原因。

获取途径

可通过用于暂存的事务代码(如MIR7、FV60)识别此类凭证,也可检查BKPF表中的特定状态字段或VBKPF等专用暂存凭证表。

采集

识别通过暂存事务创建的凭证,或检查凭证是否处于暂存状态。

事件类型 explicit
更新发票数据
此活动表示发票凭证创建后发生了更改。审批被拒后返工或更正错误时,通常会出现此情况。
重要性

频繁更新可能意味着返工,也可能表明数据录入时存在质量问题。跟踪这些更改有助于量化纠错所需的工作,并找出常见错误。

获取途径

SAP会在更改凭证表CDHDR(抬头)和CDPOS(项目)中记录关键字段的变化。筛选与相关发票对象有关的更改记录,即可生成事件。

采集

从CDHDR和CDPOS表中提取与发票对象相关的更改事件。

事件类型 explicit
解除付款冻结
表示问题已解决,先前设置的付款冻结已解除,发票因此重新具备付款资格。
重要性

从设置冻结到解除冻结的时间,就是流程异常的处理时间。缩短这段时间有助于提高效率并改善供应商关系。

获取途径

付款冻结码字段(BSEG-ZLSPR)被清空时,即可记录此事件。CDHDR和CDPOS表会记录此项更改,并提供解除冻结的时间戳。

采集

通过更改凭证(CDHDR/CDPOS)识别BSEG-ZLSPR字段被清空的时间。

事件类型 explicit
设置付款冻结
此活动表示有意冻结发票付款。常见原因包括价格或数量差异,或贷项凭证尚未处理。
重要性

付款冻结是造成付款延迟和供应商争议的主要原因。分析冻结的频率、持续时间和原因,对于提高按时付款率至关重要。

获取途径

跟踪发票行项目中的付款冻结码字段(BSEG-ZLSPR)变化,即可记录此事件。CDHDR和CDPOS更改日志会提供设置冻结的时间戳和操作用户。

采集

通过更改凭证(CDHDR/CDPOS)识别BSEG-ZLSPR字段被填入的时间。

事件类型 explicit
建议填写 选填

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