费用管理数据模板

SAP Concur

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费用管理属性 (18) 费用管理活动 (14) 数据提取指南 (2)

费用管理数据模板

此模板全面介绍如何收集优化费用管理流程所需的数据，包括需要记录的关键属性、需要跟踪的主要活动，以及从源系统提取相关信息的实用指南。您可以借助此资源构建完善的事件日志，深入了解流程绩效。

用于深入分析的建议属性
费用生命周期中需要跟踪的关键活动
从SAP Concur提取数据的指南

刚接触事件日志？了解如何创建流程挖掘事件日志.

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费用管理属性

以下是建议纳入事件日志的数据字段，可用于全面分析费用管理流程。

5 必填 6 建议填写 7 选填

	名称	说明
	事件时间戳 EventTimestamp	特定活动发生的准确日期和时间。
说明此时间戳标记费用管理流程中事件发生的准确时刻。它是流程挖掘的重要组成部分，可确定活动的先后顺序。数据准确性至关重要，因为周期时间、持续时间和步骤间等待时间的计算都依赖于此数据，这些指标有助于发现流程延迟和绩效瓶颈。重要性它为所有事件提供时间顺序，使您能够计算时长并分析流程绩效随时间的变化。获取途径 SAP Concur中每份费用报告的审计跟踪或事件日志数据均包含此信息，并与每项已记录操作相关联。示例 2023-10-26T10:00:00Z2023-10-26T14:35:10Z2023-10-27T09:00:00Z
	活动名称 ActivityName	费用管理流程中某个时间点发生的业务事件名称。
说明活动名称用于描述费用报告生命周期中的具体步骤或节点，例如“提交费用报告”或“经理已批准”。此属性是流程挖掘的基础，用于定义流程图中的节点，以便直观呈现和分析流程。分析活动的顺序和频率，有助于发现常见路径、偏差和瓶颈。重要性它定义流程图中的步骤，帮助直观呈现和分析费用报告的处理过程。获取途径根据SAP Concur中的事件日志或审计跟踪生成，这些记录会跟踪费用报告的状态变更和操作。示例提交费用报告经理已批准财务已批准完成报销
	费用报告ID ExpenseReportId	费用报告的唯一标识符，也是主要案例标识符。
说明费用报告ID是用于汇总单笔费用申报相关活动的唯一键。它可以完整跟踪报告的整个生命周期，从员工创建报告到最终报销和会计过账。在流程挖掘中，此ID对于还原每份费用报告的端到端流程至关重要，也是所有流程分析和变体探索的基础。重要性这是分析的基础，可将各个事件关联起来，形成每份费用报告的完整流程。获取途径这是大多数SAP Concur费用报告数据提取文件和API中的主键，通常标记为“报告ID”或“报告键”。示例 C6B2F1A8-4D4F-4C8D-9E9C-1F0D5B5A4B3CER-2023-08-1001400012345
	数据上次更新时间 LastDataUpdate	表示此记录的数据上次从源系统刷新时间的时间戳。
说明此属性记录上次从SAP Concur提取或更新数据的日期和时间。它是了解所分析数据新鲜度的重要元数据，可帮助分析人员和业务用户判断流程洞察的时效性，也有助于维护数据完整性并安排数据刷新。重要性提供数据新鲜度的重要背景信息，确保分析基于最新数据。获取途径此时间戳在数据载入过程中生成并添加到数据集中。示例 2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
	源系统 SourceSystem	标识数据的来源系统。
说明此属性用于标明生成费用管理流程数据的源应用程序，本例中为SAP Concur。它有助于数据治理和理解数据背景，尤其是在需要整合多个系统的数据进行综合分析时。明确标注来源有助于维护数据血缘，并排查数据质量问题。重要性确保数据血缘清晰可查，这对于整合多个企业系统的数据至关重要。获取途径这通常是在数据提取和转换过程中添加的静态值，用于标记数据集的来源。示例 SAP ConcurConcur费用专业版Concur标准版
	员工部门 EmployeeDepartment	提交员工所属的部门或成本中心。
说明此属性用于标识提交费用报告的员工所属组织单元，可用于财务分摊和分析不同业务部门的流程绩效。通过筛选或比较部门，经理可以发现审批时间、政策遵循度和返工率方面的差异，并据此确定流程改进的重点。重要性支持按业务单元分析流程，帮助发现部门特有的行为、瓶颈或合规问题。获取途径此信息通常来自SAP Concur中的员工档案数据，并且往往会与人力资源信息系统同步。示例销售部市场部研发部财务部
	处理人用户ID ProcessorUserId	执行该活动的员工或系统用户的标识符。
说明此属性用于标识负责某项活动的人员，例如提交报告的员工、批准报告的经理或处理报告的财务团队成员。分析处理人信息有助于了解工作量分配、比较用户或团队的绩效，以及掌握工作流转方式。它也是审批人绩效和财务工作量相关仪表板的重要数据。重要性支持工作量分配、用户绩效和资源配置分析，对于发现培训需求和改进流程至关重要。获取途径可在费用报告的审计跟踪数据中找到，通常与审批或提交等工作流步骤相关联。示例 j.doe789123asmith
	审批人ID ApproverId	负责审批费用报告的经理或财务用户的标识符。
说明此属性记录执行审批活动的用户ID，与通用的“处理人用户ID”不同，它专指审批环节。此数据是“审批人绩效与路由”仪表板的重要依据，可用于分析各审批人的审批时长、驳回率和工作量，帮助发现路由不一致的问题及平衡工作量的机会。重要性支持深入分析审批人绩效，帮助优化审批工作流并发现培训需求。获取途径此信息属于工作流或审计跟踪数据，与SAP Concur中的审批环节相关联。示例 m.joness.lee987654
	报告总金额 ReportTotalAmount	费用报告的金额总计。
说明此属性记录单份报告中所有申报费用的总和，是财务分析的重要指标，可按金额对费用报告进行分类。高金额报告可能需要遵循不同的审批路径或接受更严格的审核。分析此金额有助于了解成本驱动因素、合规风险和财务影响。重要性提供关键财务背景信息，支持按金额开展分析，例如识别可能需要额外审计的高成本报告。获取途径这是费用报告表头级字段，可从SAP Concur的标准数据提取文件中获取。示例 150.752500.0089.50
	政策违规标记 PolicyViolationFlag	表示费用报告是否被标记为违反政策。
说明这是一个布尔属性。如果自动或人工检查发现费用报告违反政策，其值为true。违规情况可能包括超出支出限额、使用非首选供应商或缺少必需文档。此标记是“费用政策合规概览”仪表板和“政策违规率”KPI的重要数据，可帮助组织监控并执行费用政策。重要性直接支持合规分析，有助于衡量和提升对公司费用政策的遵循度，并降低财务风险。获取途径这通常是SAP Concur根据已配置的费用政策自动生成的标记，可在报告级数据中找到。示例 truefalse
	费用类别 ExpenseCategory	费用的分类，例如差旅、餐饮或办公用品。
说明费用类别也称费用类型，用于划分支出的性质。这类数据是财务预算、报告和分析的基础。在流程挖掘中，可借此分析某些类别是否更容易出现违反政策、审批时间较长或返工等情况。此属性是“费用分类准确率”仪表板的依据。重要性按支出类型分析流程表现，帮助发现特定类别在合规或效率方面的问题。获取途径这是SAP Concur中的费用明细级数据。进行案例级分析时，可对其汇总，或采用出现频率最高的类别。示例机票酒店客户餐饮软件订阅
	付款类型 PaymentType	表示费用的付款方式，例如公司卡或个人垫付。
说明此属性用于区分公司发放的信用卡支付费用与员工个人垫付、等待报销的费用。付款类型会显著影响流程走向。例如，公司卡交易可能需要额外的对账环节；个人垫付费用则与报销速度直接相关，影响员工满意度。重要性帮助区分公司卡和个人垫付费用的流程变体，这两类费用通常有不同的处理要求和风险。获取途径这是SAP Concur费用录入级别的标准字段。示例公司卡个人垫付现金预支
	员工所在国家/地区 EmployeeCountry	提交费用报告的员工所在国家/地区。
说明此属性标识员工所在的国家/地区，是全球化组织分析的重要维度，可用于比较不同地区的流程绩效、合规率和成本。各地法规、政策和用户行为的差异可能导致流程出现显著变化，了解这些差异十分重要。重要性支持按地区和国家/地区对标流程绩效与合规情况，这对全球流程统一至关重要。获取途径此数据属于SAP Concur中的员工用户资料，通常由中央人力资源系统同步。示例 USADEUGBRJPN
	审计结果 AuditOutcome	对费用报告进行人工或自动审计后的结果。
说明此属性记录审计复核的最终决定，可为“通过”“未通过”或“通过但有警告”。它是“审计问题发生频率”KPI的直接数据来源。分析审计结果有助于找出审计未通过的常见原因，例如缺少收据或不符合政策要求，并据此改进前端控制和员工培训。重要性直接衡量合规控制的有效性，是监控并降低审计相关风险和成本的重要依据。获取途径此信息来自SAP Concur中的审计模块或审计服务。组织启用此功能后即可获取。示例通过未通过，缺少收据通过但有警告未审计
	报告币种 ReportCurrency	提交费用报告时使用的币种。
说明此属性用于指定费用报告申报总额的币种代码，例如USD或EUR。准确解读和比较金额离不开此信息。在跨国组织中，按币种分析费用有助于了解各地区的支出模式和汇率影响。重要性对于涉及多种币种的跨国企业，准确的财务报告和分析离不开此信息。获取途径这是SAP Concur费用报告中的标准表头级字段。示例 USDEURGBPJPY
	报告状态 ReportStatus	费用报告在其生命周期中的当前状态。
说明此属性表示费用报告案例的当前状态，例如“待审批”“已批准待付款”或“已付款”。流程挖掘主要依据活动顺序进行分析，但案例的最终状态也有助于筛选和细分报告。例如，分析可以只关注已完成的报告（“已付款”），也可以调查长时间停留在某一状态的报告。重要性显示案例当前状态，便于筛选进行中和已完成的报告，并用于运营监控。获取途径这是SAP Concur费用报告表头中的主要状态字段。示例已提交，待审批已批准，待会计审核已付款已驳回
	是否返工 IsRework	计算得出的标记，用于指示报告是否曾被退回修改。
说明这是一个派生的布尔属性。如果费用报告至少经历过一次修改，即出现“报告退回修改”活动，该属性值便为真。此标记简化了“费用报告返工率”KPI的计算，也便于筛选和比较一次通过的报告与需要返工的报告。分析这些案例有助于找出常见驳回原因并提升首次处理质量。重要性直接标记需要额外处理的案例，简化流程低效问题的分析，帮助量化并减少返工。获取途径源系统中没有此属性。数据转换时，会检查指定案例ID是否存在“报告退回修改”活动，并据此计算该属性。示例 truefalse
	端到端周期时间 EndToEndCycleTime	从创建费用报告到最终完成会计过账的总时长。
说明此计算指标衡量单份报告的费用管理流程总时长。通常以首个事件“费用报告已创建”与最后一个事件“会计已过账”之间的时间差计算。该指标全面反映流程绩效，是“平均端到端周期时间”KPI的依据，可用于跟踪整体流程效率的改善情况。重要性从开始到结束衡量整个流程的总体速度，是反映整体效率的重要指标。获取途径此指标在数据分析期间计算，方法是求每个已完成案例中最早与最晚事件的时间戳之差。示例 10天2小时15天8天12小时

必填建议填写选填

费用管理活动

以下是建议记录在事件日志中的关键流程步骤和里程碑，可用于准确发现并优化费用管理流程。

6 建议填写 8 选填

	活动	说明
	创建费用报告	标记员工发起新费用报告的时间。用户首次保存新费用报告时，系统会记录此事件并生成唯一的费用报告ID。
重要性这是所有端到端周期时间计算的起点，也是衡量流程总时长的基准。获取途径通常会明确记录在SAP Concur的审计跟踪表中，例如报告表头；生成新的报告ID时，系统会记录创建时间戳。采集创建新报告条目时记录的事件。事件类型 explicit
	完成报销	付款处理完成后，款项会发放给员工。通常由支付系统触发并明确记录此事件，随后SAP Concur中的状态也会更新。
重要性标志着付款步骤完成，对员工满意度至关重要，也是衡量报销效率的终点。获取途径根据付款处理日期字段或集成支付系统的状态更新记录。报告中的“付款日期”通常可作为依据。采集根据付款处理日期字段或集成支付系统的状态更新记录。事件类型 explicit
	已过账至会计账簿	报销相关财务交易正式记入公司的总账。通常在提取数据并将其载入ERP系统时记录此最后步骤。
重要性这是端到端流程的最后一项活动，对于衡量完整流程周期时间和会计过账延迟至关重要。获取途径通常来自已连接的财务ERP系统。系统会根据与费用报告日记账分录关联的过账日期记录此事件。采集根据财务系统中的过账日期记录事件，并关联到相应的报告ID。事件类型 explicit
	提交费用报告	员工正式提交已完成的费用报告以供审批。这是由用户发起的关键操作，会将报告状态从“草稿”改为“已提交”，并触发审批工作流。
重要性这是审批周期的关键节点，标志着审批周期开始，也是衡量经理和财务审批时间的重要依据。获取途径 SAP Concur审计跟踪会明确记录此事件。报告表头状态会发生变化，并记录提交时间戳。采集根据报告的提交时间戳字段或工作流日志记录此事件。事件类型 explicit
	经理已批准	直属经理审核并批准费用报告，使其进入工作流的下一步。系统会将此操作记录为状态变更，并保存审批人信息和时间戳。
重要性这是一个关键审批节点。跟踪此节点有助于分析经理审批周期时间，并发现第一层审核中的瓶颈。获取途径记录在SAP Concur的工作流或审批历史表中，并关联到费用报告ID。记录包含审批人身份和审批时间戳。采集经理执行批准操作时，审批历史中记录的事件。事件类型 explicit
	财务已批准	财务或审计团队完成审核，并最终批准报销。这是一个关键节点，会作为明确事件记录在审批历史中。
重要性此事件标志着整个审批周期结束，是衡量审批周期总时长的终点，也是报销流程的触发点。获取途径记录在SAP Concur的工作流历史表中，包含审批人身份和最终批准时间戳。采集财务团队执行批准操作时，审批历史中记录的事件。事件类型 explicit
	安排报销	最终批准后，费用报告会发送到支付系统并进入报销队列。报告状态变为“待付款”或“已批准付款”时，通常可据此推断此事件。
重要性此活动标志着流程从审批转入付款，是衡量报销处理时间的起点。获取途径可根据状态变为“已发送付款”推断。在集成系统中，也可能由创建付款批次的明确事件记录。采集根据状态变为待付款时记录的时间戳推断。事件类型 inferred
	开始财务审核	费用报告进入财务或应付账款团队的队列，等待最终审核。报告状态变为“待财务审核”或类似状态时，可根据相应时间戳推断此事件。
重要性标记财务审核周期的开始，是衡量财务团队工作量和效率的重要起点。获取途径根据工作流日志或状态历史推断，具体依据是报告进入“待会计审核”或类似状态时记录的时间戳。采集根据状态变为“待财务审核”时记录的时间戳推断。事件类型 inferred
	报告退回修改	经理或财务审核人员等审批人将费用报告退回员工修改。此操作会明确记录，并将报告状态改回草稿或待处理状态，以便员工修改。
重要性此活动是返工和流程低效的主要指标。分析其发生频率有助于找出常见错误，并提高首次审批通过率。获取途径记录在SAP Concur工作流历史中。系统会记录“退回”操作及其时间戳，通常还要求审批人填写备注。采集审批人执行“退回”操作时，根据工作流日志记录的事件。事件类型 explicit
	标记政策违规	自动系统规则或人工审核人员将费用报告标记为违反政策。系统可能会在报告或费用明细中应用特定标记或异常代码，以识别此情况。
重要性此事件是“政策合规概览”仪表板的重要数据，可用于分析常见违规类型并帮助提升政策遵循度。获取途径根据报告数据中政策违规标记或异常代码字段的变更推断。此情况可能不是独立事件，而是属性状态发生了变化。采集根据“政策违规标记”属性从false变为true推断。事件类型 inferred
	经理已拒绝	直属经理拒绝费用报告。通常，除非报告可以重新提交，否则流程会停止。此事件是当前工作流的终止事件，系统会记录最终状态“已拒绝”。
重要性此活动表示流程异常或失败。分析拒绝情况有助于了解未遵循政策或申报无效的原因。获取途径 SAP Concur审批历史会记录“已拒绝”状态和时间戳，并终止该报告的工作流。采集经理执行拒绝操作时，审批历史中记录的事件。事件类型 explicit
	财务已拒绝	财务团队拒绝费用报告，通常会终止该笔申报的流程。财务审批人会将此最终否决结果记录为“已拒绝”状态。
重要性表示最终审批人中止了流程。分析此类拒绝有助于提升合规水平和数据质量。获取途径 SAP Concur审批历史会记录“已拒绝”状态、时间戳和财务审批人身份。采集财务团队执行拒绝操作时，审批历史中记录的事件。事件类型 explicit
	附加收据图片	表示用户上传收据图片并将其附加到费用报告的操作。系统通常会在审计日志中为每个附件明确记录此事件。
重要性分析此活动发生的时间和频率，有助于了解用户行为，并发现报告创建到准备提交之间的延迟。获取途径记录在SAP Concur的图片或附件日志中，并关联到相应的费用报告ID。系统审计跟踪通常会记录此用户操作及其时间戳。采集图片文件成功上传并关联到报告时记录的事件。事件类型 explicit
	需要审计审核	费用报告被转交给审计或合规团队进行进一步审核。特定费用类型或金额通常会触发此流程，系统会通过状态变更记录报告进入审计队列。
重要性此步骤通常会增加处理时间。分析这一路径有助于了解特定类型报告的延迟情况。获取途径根据报告工作流中的状态变更推断，例如状态变为“待审计”或“已进入审计队列”。采集根据报告状态字段变更为与审计相关的值推断。事件类型 inferred

建议填写选填

数据提取指南

如何从SAP Concur获取数据

步骤

访问SAP Concur：使用具有所需权限的用户账号登录SAP Concur，例如Web Services Administrator或Expense Processor，以配置和运行数据提取。
进入提取配置：打开Administration菜单，选择Company，然后进入Tools。在工具列表中选择Standard Accounting Extract。
定义提取任务：新建提取定义，或选择现有定义进行修改。为其设置易于识别的名称，例如ProcessMind_Event_Log_Extract。
配置提取字段：这是最关键的一步。逐一检查配置选项卡，选择构建事件日志所需的字段。请确保包含：
- 报告标题数据：Report ID、Report Create Date、Report Submit Date、Report Total、Employee Org Unit字段、Paid Date、Processing Payment Date。
- 工作流历史记录：启用工作流审计跟踪数据导出，以记录审批、拒绝和退回事件。请包含Workflow Step Code、Workflow Step Date和Approver Login ID等字段。
- 异常数据：包含Has Exception或具体异常代码等字段，以识别违反政策的情况。
设置文件格式和传输方式：将输出文件配置为分隔符文本文件，例如竖线分隔（|）或逗号分隔。确保字符编码为UTF-8。指定传输方式，通常为公司指定的SFTP站点。
安排提取计划：设置定期计划，让系统自动运行提取任务。建议每天运行，以保持流程数据最新。
运行首次提取：首次加载数据时，手动提取一段历史数据，例如最近3至6个月的数据。在“Run Extract”界面执行此操作。
下载提取文件：提取完成后，输出文件将存放在SFTP服务器上。输出可能包含多个文件，例如报告标题文件、日记账分录文件和工作流历史记录文件。
转换数据：原始提取文件并非事件日志格式。请使用脚本（如Python、PowerShell）或ETL工具处理并合并这些文件。脚本需要透视数据，根据文件中的日期和工作流步骤，为每项业务活动（如已创建、已提交、已批准）生成独立记录。
生成事件日志：转换脚本应输出一个CSV文件，包含数据要求中指定的列，例如ExpenseReportId、ActivityName、EventTimestamp及其他属性。
上传至ProcessMind：将转换后的最终CSV文件上传到ProcessMind项目进行分析。

配置

提取定义：使用Administration > Tools下的Standard Accounting Extract功能。
关键数据源：配置时必须从Concur中的多种记录类型提取数据。请确保提取定义启用了以下记录：
- 报告标题记录：包含报告基本信息和关键日期。
- 工作流审计跟踪记录：用于记录所有审批、拒绝和修改步骤，以及对应的时间戳和用户ID。
- 员工档案数据：包含EmployeeDepartment等属性。
日期范围：提取任务会处理指定日期范围内修改的记录。首次加载时，请设置3至6个月的历史数据范围。后续刷新建议每天提取前一天的数据。
文件格式：建议使用竖线分隔（|）的文本文件，避免文本字段中的逗号造成冲突。请使用UTF-8编码。
前提条件：配置和运行提取任务的用户必须在Concur中具有管理员角色，通常为“Web Services Administrator”，或拥有“Expense Configuration”和“Processor”权限。此外，还需要访问Concur用于传送文件的SFTP服务器。

a 查询示例 sql

-- This is a logical representation of the transformation required to convert the
-- SAP Concur Standard Accounting Extract files into a process mining event log.
-- The source files (e.g., ReportHeader.csv, WorkflowHistory.csv) are the output of the extract.

-- Activity: Expense Report Created
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Expense Report Created' AS ActivityName,
    ReportCreateDate AS EventTimestamp,
    EmployeeLoginID AS ProcessorUserId,
    ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM ReportHeader.csv

UNION ALL

-- Activity: Expense Report Submitted
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Expense Report Submitted' AS ActivityName,
    ReportSubmitDate AS EventTimestamp,
    EmployeeLoginID AS ProcessorUserId,
    ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM ReportHeader.csv
WHERE ReportSubmitDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- Activity: Manager Approved
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Manager Approved' AS ActivityName,
    WorkflowStepDate AS EventTimestamp,
    w.ApproverLoginID AS ProcessorUserId,
    h.ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    h.EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    h.HasException AS PolicyViolationFlag,
    w.ApproverLoginID AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM WorkflowHistory.csv w
JOIN ReportHeader.csv h ON w.ReportID = h.ReportID
WHERE w.WorkflowStepAction = 'Approve' AND w.ApproverRole = 'Manager'

UNION ALL

-- Activity: Report Sent Back for Revision
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Report Sent Back for Revision' AS ActivityName,
    WorkflowStepDate AS EventTimestamp,
    w.ApproverLoginID AS ProcessorUserId,
    h.ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    h.EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    h.HasException AS PolicyViolationFlag,
    w.ApproverLoginID AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM WorkflowHistory.csv w
JOIN ReportHeader.csv h ON w.ReportID = h.ReportID
WHERE w.WorkflowStepAction = 'Send Back'

UNION ALL

-- Activity: Manager Rejected
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Manager Rejected' AS ActivityName,
    WorkflowStepDate AS EventTimestamp,
    w.ApproverLoginID AS ProcessorUserId,
    h.ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    h.EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    h.HasException AS PolicyViolationFlag,
    w.ApproverLoginID AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM WorkflowHistory.csv w
JOIN ReportHeader.csv h ON w.ReportID = h.ReportID
WHERE w.WorkflowStepAction = 'Reject' AND w.ApproverRole = 'Manager'

UNION ALL

-- Activity: Finance Approved
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Finance Approved' AS ActivityName,
    WorkflowStepDate AS EventTimestamp,
    w.ApproverLoginID AS ProcessorUserId,
    h.ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    h.EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    h.HasException AS PolicyViolationFlag,
    w.ApproverLoginID AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM WorkflowHistory.csv w
JOIN ReportHeader.csv h ON w.ReportID = h.ReportID
WHERE w.WorkflowStepAction = 'Approve' AND w.ApproverRole = 'Processor'

UNION ALL

-- Activity: Finance Rejected
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Finance Rejected' AS ActivityName,
    WorkflowStepDate AS EventTimestamp,
    w.ApproverLoginID AS ProcessorUserId,
    h.ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    h.EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    h.HasException AS PolicyViolationFlag,
    w.ApproverLoginID AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM WorkflowHistory.csv w
JOIN ReportHeader.csv h ON w.ReportID = h.ReportID
WHERE w.WorkflowStepAction = 'Reject' AND w.ApproverRole = 'Processor'

UNION ALL

-- Activity: Reimbursement Scheduled
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Reimbursement Scheduled' AS ActivityName,
    PaymentProcessingDate AS EventTimestamp,
    'SYSTEM' AS ProcessorUserId,
    ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM ReportHeader.csv
WHERE PaymentProcessingDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- Activity: Reimbursement Executed
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Reimbursement Executed' AS ActivityName,
    PaidDate AS EventTimestamp,
    'SYSTEM' AS ProcessorUserId,
    ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM ReportHeader.csv
WHERE PaidDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- Activity: Accounting Posted
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Accounting Posted' AS ActivityName,
    ExtractDate AS EventTimestamp,
    'SYSTEM' AS ProcessorUserId,
    ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM ReportHeader.csv
WHERE ExtractDate IS NOT NULL

-- The following activities are more complex and may require specific configuration or inference.
-- The logic provided is a common approach.

UNION ALL

-- Activity: Receipts Image Attached (inferred from first submission)
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Receipts Image Attached' AS ActivityName,
    ReportSubmitDate AS EventTimestamp, -- This is an approximation; precise time is not in standard extracts
    EmployeeLoginID AS ProcessorUserId,
    ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM ReportHeader.csv
WHERE HasImage = 'Y' AND ReportSubmitDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- Activity: Policy Violation Flagged (inferred from exception flag at time of submission)
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Policy Violation Flagged' AS ActivityName,
    ReportSubmitDate AS EventTimestamp,
    'SYSTEM' AS ProcessorUserId,
    ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM ReportHeader.csv
WHERE HasException = 'Y' AND ReportSubmitDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- Activity: Audit Review Required (inferred from workflow step)
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Audit Review Required' AS ActivityName,
    WorkflowStepDate AS EventTimestamp,
    w.ApproverLoginID AS ProcessorUserId,
    h.ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    h.EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    h.HasException AS PolicyViolationFlag,
    w.ApproverLoginID AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM WorkflowHistory.csv w
JOIN ReportHeader.csv h ON w.ReportID = h.ReportID
WHERE w.WorkflowStepName LIKE '%Audit%'

UNION ALL

-- Activity: Finance Review Started (inferred from entering Processor queue)
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Finance Review Started' AS ActivityName,
    WorkflowStepDate AS EventTimestamp,
    'SYSTEM' AS ProcessorUserId,
    h.ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    h.EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    h.HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM WorkflowHistory.csv w
JOIN ReportHeader.csv h ON w.ReportID = h.ReportID
WHERE w.WorkflowStepName LIKE '%Processor Review%';

步骤

前提条件和环境设置：确保系统已安装Python 3.6或更高版本。运行以下命令安装所需的Python库：用于数据处理的pandas和用于API调用的requests：pip install pandas requests。
获取API凭据：使用具备“Web Services Administrator”角色的用户登录SAP Concur实例。进入Administration > Company > Web Services，注册新应用。记录Client ID、Client Secret和公司Base URI（例如https://us.api.concursolutions.com）。这些凭据用于OAuth 2.0身份验证。
配置Python脚本：将提供的Python脚本复制到文件中，例如extract_concur_events.py。在脚本的配置部分找到占位变量，并替换为实际的Client ID、Client Secret和Base URI。
设置提取参数：在脚本中设置START_DATE和END_DATE变量，定义数据提取的日期范围。建议先使用较短的范围（例如一个月）测试提取流程。
运行脚本：在终端中运行命令python extract_concur_events.py。脚本将通过SAP Concur API完成身份验证，获取指定日期范围内的费用报告列表，然后提取每份报告的详细信息。
处理API数据：脚本会逐一处理每份报告的标题、明细和审计跟踪记录，并将CreateDate、SubmitDate、付款状态和审计跟踪条目等API数据映射到所需的流程活动，例如“费用报告已创建”“经理已批准”和“已执行报销”。
处理API分页：Concur Reports v4 API会分页返回结果。脚本会自动检查API响应中的nextPage URL并继续请求，直到获取指定期间内的所有报告。
组装事件日志：针对识别出的每项活动，脚本都会生成一条记录，包含ExpenseReportId、ActivityName、EventTimestamp及所有其他必需和建议的属性，并将记录汇总到同一列表中。
转换并导出数据：处理完所有报告后，脚本会使用pandas库将事件记录列表转换为结构化DataFrame，再导出为concur_event_log.csv。文件保存在脚本运行目录中。
准备上传：生成的concur_event_log.csv已完成格式整理，可上传至ProcessMind平台。无需再调整文件结构。

配置

API凭据：您必须在SAP Concur的Web Services管理中注册客户端应用。脚本需要以下凭据进行身份验证：
- Client ID：应用的唯一标识符。
- Client Secret：应用的密钥。
- Base URI：Concur实例API的基础URL（例如https://us.api.concursolutions.com）。
日期范围筛选：脚本使用lastModifiedDate筛选条件，提取指定时间范围内修改的报告。请务必设置START_DATE和END_DATE参数，以控制数据量。首次提取建议选择3至6个月的数据。
API端点：脚本主要调用以下SAP Concur Platform REST API v4端点：
- POST /oauth2/v0/token：获取OAuth 2.0访问令牌。
- GET /expensereports/v4/reports：根据筛选条件获取费用报告列表。
- GET /expensereports/v4/reports/{reportId}：获取指定费用报告的完整详情，包括审计跟踪和付款信息。
性能注意事项：提取较长时间范围的数据可能会产生大量API调用。Concur API设有调用频率限制。对于大型数据集，可能需要在脚本中增加等待间隔或完善错误处理，以应对限制并避免超时。
用户权限：API返回的数据受与API凭据关联的用户账号权限限制。请确保该用户有权查看组织内所有必要的费用报告数据。

a 查询示例 python

import requests
import pandas as pd
import json
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration Section --- #
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your SAP Concur API credentials and settings
CLIENT_ID = class="hl-string">'YOUR_CLIENT_ID'
CLIENT_SECRET = class="hl-string">'YOUR_CLIENT_SECRET'
BASE_URI = class="hl-string">'https://us.api.concursolutions.com' class=class="hl-string">"hl-comment"># Or your specific regional URI

class=class="hl-string">"hl-comment"># Define the date range for the extraction
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01T00:00:00.000Z'
END_DATE = class="hl-string">'2023-06-30T23:59:59.000Z'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- End Configuration Section --- #

def get_access_token():
    class="hl-string">"""Authenticates with Concur API to get an OAuth 2.0 access token."""
    token_url = fclass="hl-string">'{BASE_URI}/oauth2/v0/token'
    headers = {class="hl-string">'Content-Type': class="hl-string">'application/x-www-form-urlencoded'}
    data = {
        class="hl-string">'grant_type': class="hl-string">'client_credentials',
        class="hl-string">'client_id': CLIENT_ID,
        class="hl-string">'client_secret': CLIENT_SECRET
    }
    try:
        response = requests.post(token_url, headers=headers, data=data)
        response.raise_for_status()
        token_data = response.json()
        return token_data.get(class="hl-string">'access_token')
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">'Error getting access token: {e}')
        return None

def get_reports(token, next_page_url=None):
    class="hl-string">"""Fetches a paginated list of expense reports."""
    if next_page_url:
        url = next_page_url
    else:
        url = fclass="hl-string">'{BASE_URI}/expensereports/v4/reports?lastModifiedDateAfter={START_DATE}&lastModifiedDateBefore={END_DATE}'
    
    headers = {class="hl-string">'Authorization': fclass="hl-string">'Bearer {token}', class="hl-string">'Accept': class="hl-string">'application/json'}
    try:
        response = requests.get(url, headers=headers)
        response.raise_for_status()
        return response.json()
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">'Error fetching reports list: {e}')
        return None

def get_report_details(token, report_id):
    class="hl-string">"""Fetches the full details for a single expense report."""
    url = fclass="hl-string">'{BASE_URI}/expensereports/v4/reports/{report_id}'
    headers = {class="hl-string">'Authorization': fclass="hl-string">'Bearer {token}', class="hl-string">'Accept': class="hl-string">'application/json'}
    try:
        response = requests.get(url, headers=headers)
        response.raise_for_status()
        return response.json()
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">'Error fetching details for report {report_id}: {e}')
        return None

def main():
    class="hl-string">"""Main function to orchestrate the extraction process."""
    access_token = get_access_token()
    if not access_token:
        print(class="hl-string">'Could not obtain access token. Exiting.')
        return

    print(class="hl-string">'Successfully obtained access token. Starting report extraction...')
    event_log = []
    last_data_update = datetime.utcnow().isoformat() + class="hl-string">'Z'

    next_page = None
    page_count = 1

    while True:
        print(fclass="hl-string">'Fetching page {page_count} of reports...')
        reports_data = get_reports(access_token, next_page)
        if not reports_data or not reports_data.get(class="hl-string">'value'):
            print(class="hl-string">'No more reports found or API error.')
            break

        for report_summary in reports_data[class="hl-string">'value']:
            report_id = report_summary.get(class="hl-string">'id')
            if not report_id:
                continue

            details = get_report_details(access_token, report_id)
            if not details:
                continue

            class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Base Attributes for all events related to this report --- #
            base_event = {
                class="hl-string">'ExpenseReportId': report_id,
                class="hl-string">'ReportTotalAmount': details.get(class="hl-string">'approvedAmount', {}).get(class="hl-string">'value'),
                class="hl-string">'EmployeeDepartment': details.get(class="hl-string">'orgUnit', {}).get(class="hl-string">'name'),
                class="hl-string">'PolicyViolationFlag': details.get(class="hl-string">'hasExceptions'),
                class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'SAP Concur',
                class="hl-string">'LastDataUpdate': last_data_update
            }

            class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Activity: Expense Report Created --- #
            event_log.append({
                **base_event,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Expense Report Created',
                class="hl-string">'EventTimestamp': details.get(class="hl-string">'createDate'),
                class="hl-string">'ProcessorUserId': details.get(class="hl-string">'owner', {}).get(class="hl-string">'id'),
                class="hl-string">'ApproverId': None,
                class="hl-string">'ExpenseCategory': None
            })

            class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Activities from Audit Trail --- #
            for audit_entry in details.get(class="hl-string">'auditTrail', []):
                action = audit_entry.get(class="hl-string">'action')
                activity_name = None
                processor = audit_entry.get(class="hl-string">'processor', {}).get(class="hl-string">'id')
                approver = audit_entry.get(class="hl-string">'approver', {}).get(class="hl-string">'id')
                
                if action == class="hl-string">'Submit':
                    activity_name = class="hl-string">'Expense Report Submitted'
                elif action == class="hl-string">'Approve':
                    class=class="hl-string">"hl-comment"># This logic assumes any approval is class="hl-string">'Manager Approved'. 
                    class=class="hl-string">"hl-comment"># A more complex system might check processor roles.
                    activity_name = class="hl-string">'Manager Approved'
                elif action == class="hl-string">'Reject':
                    class=class="hl-string">"hl-comment"># Differentiating manager vs finance rejection may require checking processor role.
                    activity_name = class="hl-string">'Manager Rejected'
                elif action == class="hl-string">'Recall':
                    activity_name = class="hl-string">'Report Sent Back for Revision'
                
                if activity_name:
                    event_log.append({
                        **base_event,
                        class="hl-string">'ActivityName': activity_name,
                        class="hl-string">'EventTimestamp': audit_entry.get(class="hl-string">'entryDate'),
                        class="hl-string">'ProcessorUserId': processor,
                        class="hl-string">'ApproverId': approver,
                        class="hl-string">'ExpenseCategory': None
                    })

            class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Activities from Statuses and Dates --- #
            if details.get(class="hl-string">'approvalStatus', {}).get(class="hl-string">'code') == class="hl-string">'A_APPR': class=class="hl-string">"hl-comment"># Approved
                class=class="hl-string">"hl-comment"># Inferring Finance Approval from final approval date
                event_log.append({
                        **base_event,
                        class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Finance Approved',
                        class="hl-string">'EventTimestamp': details.get(class="hl-string">'approvedDate'),
                        class="hl-string">'ProcessorUserId': details.get(class="hl-string">'lastApprover', {}).get(class="hl-string">'id'),
                        class="hl-string">'ApproverId': details.get(class="hl-string">'lastApprover', {}).get(class="hl-string">'id'),
                        class="hl-string">'ExpenseCategory': None
                    })

            payment_status = details.get(class="hl-string">'paymentStatus', {}).get(class="hl-string">'code')
            if payment_status == class="hl-string">'P_PROC': class=class="hl-string">"hl-comment"># Processing Payment
                event_log.append({
                    **base_event,
                    class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Reimbursement Scheduled',
                    class="hl-string">'EventTimestamp': details.get(class="hl-string">'paymentProcessingDate'),
                    class="hl-string">'ProcessorUserId': class="hl-string">'System',
                    class="hl-string">'ApproverId': None,
                    class="hl-string">'ExpenseCategory': None
                })
            
            if payment_status == class="hl-string">'P_PAID': class=class="hl-string">"hl-comment"># Paid
                event_log.append({
                    **base_event,
                    class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Reimbursement Executed',
                    class="hl-string">'EventTimestamp': details.get(class="hl-string">'paidDate'),
                    class="hl-string">'ProcessorUserId': class="hl-string">'System',
                    class="hl-string">'ApproverId': None,
                    class="hl-string">'ExpenseCategory': None
                })

            if details.get(class="hl-string">'isPosted'):
                 event_log.append({
                    **base_event,
                    class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Accounting Posted',
                    class="hl-string">'EventTimestamp': details.get(class="hl-string">'postDate'),
                    class="hl-string">'ProcessorUserId': class="hl-string">'System',
                    class="hl-string">'ApproverId': None,
                    class="hl-string">'ExpenseCategory': None
                })
            
            class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Other Inferred Activities --- #
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Note: The following are examples and may need adjustment based on specific Concur configuration.
            if details.get(class="hl-string">'hasExceptions'):
                 event_log.append({
                    **base_event,
                    class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Policy Violation Flagged',
                    class="hl-string">'EventTimestamp': details.get(class="hl-string">'lastModifiedDate'), class=class="hl-string">"hl-comment"># Best guess timestamp
                    class="hl-string">'ProcessorUserId': class="hl-string">'System',
                    class="hl-string">'ApproverId': None,
                    class="hl-string">'ExpenseCategory': None
                })

            if details.get(class="hl-string">'workflow', {}).get(class="hl-string">'currentStep', {}).get(class="hl-string">'name', class="hl-string">'').lower().find(class="hl-string">'audit') != -1:
                 event_log.append({
                    **base_event,
                    class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Audit Review Required',
                    class="hl-string">'EventTimestamp': details.get(class="hl-string">'lastModifiedDate'),
                    class="hl-string">'ProcessorUserId': class="hl-string">'System',
                    class="hl-string">'ApproverId': None,
                    class="hl-string">'ExpenseCategory': None
                })

            class=class="hl-string">"hl-comment"># Placeholder for activities not directly available via standard fields
            class=class="hl-string">"hl-comment"># e.g., class="hl-string">'Receipts Image Attached', class="hl-string">'Finance Review Started' may require parsing specific audit trail descriptions

        next_page = reports_data.get(class="hl-string">'nextPage')
        if not next_page:
            break
        page_count += 1
    
    print(fclass="hl-string">'Extraction complete. Total events generated: {len(event_log)}')

    if event_log:
        df = pd.DataFrame(event_log)
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Reorder columns for clarity
        cols = [class="hl-string">'ExpenseReportId', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTimestamp', class="hl-string">'ProcessorUserId', 
                class="hl-string">'ReportTotalAmount', class="hl-string">'EmployeeDepartment', class="hl-string">'PolicyViolationFlag', class="hl-string">'ApproverId', 
                class="hl-string">'ExpenseCategory', class="hl-string">'SourceSystem', class="hl-string">'LastDataUpdate']
        df = df[cols]
        df.to_csv(class="hl-string">'concur_event_log.csv', index=False)
        print(class="hl-string">'Event log saved to concur_event_log.csv')
    else:
        print(class="hl-string">'No events were generated.')

if __name__ == class="hl-string">'__main__':
    main()

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