您的费用管理数据模板

SAP Concur

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费用管理属性 (18) 费用管理活动 (14) 提取指南 (2)

您的费用管理数据模板

该模板全面介绍如何收集优化费用管理流程所需的数据，包括需要采集的关键属性、需要跟踪的核心活动，以及从源系统提取这些信息的实用指导。使用此资源构建可靠的事件日志，深入了解流程绩效。

用于详细分析的推荐属性
贯穿费用生命周期需要跟踪的关键活动
从SAP Concur提取数据的指导

刚接触事件日志？了解如何创建流程挖掘事件日志.

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费用管理属性

以下是建议纳入事件日志的数据字段，用于全面分析费用管理流程。

5 必需 6 建议 7 可选

	名称	说明
	事件时间戳 EventTimestamp	特定活动发生的准确日期和时间。
说明该时间戳标记费用管理流程中某个事件发生的准确时刻。它是流程挖掘的关键组成部分，用于确定活动的时间顺序。数据准确性对于计算周期时间、持续时间和不同步骤之间的等待时间至关重要，这些指标有助于识别流程中的延迟和性能瓶颈。为什么重要它为所有事件提供时间顺序，使系统能够计算持续时间并分析流程绩效随时间的变化。获取位置 SAP Concur中每份费用报告的审计轨迹或事件日志数据均包含该字段，并与每项记录的操作相关联。示例 2023-10-26T10:00:00Z2023-10-26T14:35:10Z2023-10-27T09:00:00Z
	活动名称 ActivityName	费用管理流程中某个特定时间点发生的业务事件名称。
说明 Activity Name描述费用报告生命周期中的具体步骤或里程碑，例如'Expense Report Submitted'或'Manager Approved'。该属性是流程挖掘的基础，因为它定义流程图中的节点，从而支持流程顺序的可视化和分析。分析活动的顺序和频率，有助于识别常见路径、偏差和瓶颈。为什么重要它定义流程图中的步骤，使费用报告历程能够被可视化和分析。获取位置来源于SAP Concur中的事件日志或审计轨迹，用于跟踪费用报告的状态变化和执行的操作。示例费用报告已提交经理已批准财务已批准报销已执行
	费用报告ID ExpenseReportId	费用报告的唯一标识符，用作主要案例标识符。
说明费用报告ID是用于汇总单笔费用申报所有相关活动的唯一键。它支持完整跟踪报告生命周期，从员工创建报告，到最终报销和会计过账。在流程挖掘中，该ID对于重建每份费用报告的端到端历程至关重要，也是所有流程分析和变体探索的基础。为什么重要这是分析的基础，因为它将每份费用报告中的所有独立事件连接成连贯的流程顺序。获取位置这是大多数SAP Concur费用报告数据提取和API中的主键，通常显示为“Report ID”或“Report Key”。示例 C6B2F1A8-4D4F-4C8D-9E9C-1F0D5B5A4B3CER-2023-08-1001400012345
	上次数据更新 LastDataUpdate	表示该记录数据上次从源系统刷新时间的时间戳。
说明该属性记录上次从SAP Concur提取或更新数据的日期和时间。它是了解当前分析数据新鲜度的重要元数据，有助于分析人员和业务用户判断流程洞察的时效性，并支持维护数据完整性和安排数据刷新。为什么重要提供数据新鲜度的重要上下文，确保分析基于最新信息。获取位置该时间戳在数据摄取过程中生成并添加到数据集中。示例 2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
	源系统 SourceSystem	标识数据的来源系统。
说明该属性指定生成费用管理流程数据的源应用，在此处为SAP Concur。在将多个系统的数据合并进行更广泛分析的环境中，它对于数据治理和上下文理解非常重要。明确标记来源有助于维护数据血缘并排查数据质量问题。为什么重要确保数据血缘清晰，这对于集成多个企业系统的数据至关重要。获取位置通常是在数据提取和转换过程中添加的静态值，用于标记数据集来源。示例 SAP ConcurConcur Expense ProfessionalConcur Standard
	员工部门 EmployeeDepartment	提交员工所属的部门或成本中心。
说明该属性标识提交费用报告员工所属的组织单元，用于财务分摊以及比较企业不同部门的流程绩效。通过筛选或比较部门，管理人员可以识别审批时间、政策合规率和返工率方面的差异，并在最需要的地方制定流程改进措施。为什么重要支持按业务单元分析流程，帮助识别部门特有的行为、瓶颈或合规问题。获取位置该信息通常来源于SAP Concur中的员工档案数据，并经常与HRIS同步。示例销售市场营销研发财务
	处理人用户ID ProcessorUserId	执行该活动的员工或系统用户标识符。
说明该属性标识负责执行特定活动的人员，例如提交报告的员工、批准报告的经理或处理报告的财务团队成员。分析处理人有助于了解工作量分配、比较用户或团队绩效，以及掌握工作路由情况。它是审批人绩效和财务工作量相关仪表板的关键数据。为什么重要支持分析工作量分配、用户绩效和资源配置，对于识别培训需求和流程改进机会至关重要。获取位置可在费用报告的审计轨迹数据中找到，通常与审批或提交等工作流步骤相关联。示例 j.doe789123asmith
	审批人ID ApproverId	负责审批费用报告的经理或财务用户标识符。
说明该属性记录执行审批活动人员的用户ID。它不同于通用的“处理人用户ID”，专门用于审批步骤。该数据对于“审批人绩效与路由”仪表板至关重要，可按审批人分析审批时间、拒绝率和工作量，并帮助识别路由不一致和工作量平衡机会。为什么重要支持对审批人绩效进行详细分析，帮助优化审批工作流并识别培训机会。获取位置该信息属于工作流或审计轨迹数据，并与SAP Concur中的审批步骤相关联。示例 m.joness.lee987654
	报告总金额 ReportTotalAmount	费用报告的货币总金额。
说明该属性记录单份报告中所有申报费用的总和，是财务分析的基础指标，可按金额对费用报告进行分层。高金额报告可能遵循不同的审批路径或需要更严格的审查。分析该金额有助于了解成本驱动因素、合规风险和财务影响。为什么重要提供重要的财务上下文，支持基于金额的分析，例如识别可能需要额外审计的高成本报告。获取位置这是费用报告头级字段，可在SAP Concur的标准数据提取中获取。示例 150.752500.0089.50
	政策违规标记 PolicyViolationFlag	表示费用报告是否被标记为政策违规。
说明如果自动或人工检查发现费用报告存在政策违规，该布尔属性的值为true。违规可能包括超出支出限额、使用非首选供应商或缺少必需凭证。该标记对于“费用政策合规概览”仪表板和“政策违规率”KPI至关重要，可帮助组织监控并执行费用政策。为什么重要直接支持合规分析，帮助衡量并提升公司费用政策的遵循度，降低财务风险。获取位置这通常是SAP Concur根据已配置费用政策生成的系统标记，可在报告级数据中找到。示例 truefalse
	费用类别 ExpenseCategory	费用的分类，例如差旅、餐饮或办公用品。
说明费用类别也称费用类型，用于对支出性质进行分类。这项数据是财务预算、报告和分析的基础。在流程挖掘中，它有助于分析某些类别是否更容易出现政策违规、审批时间较长或返工。该属性是“费用分类准确率”仪表板的基础。为什么重要支持按支出类型分析流程行为，从而发现特定类别在合规或效率方面的问题。获取位置这是SAP Concur中的明细行级数据。进行案例级分析时，可以对其进行汇总，或使用出现频率最高的类别。示例机票酒店客户餐饮软件订阅
	员工所在国家/地区 EmployeeCountry	提交费用报告的员工所在国家/地区。
说明该属性用于标识员工所在的国家/地区。对于全球化组织而言，这是重要的分析维度，可用于比较不同地区的流程绩效、合规率和成本。各国法规、政策和用户行为可能导致显著的流程差异，了解这些差异十分重要。为什么重要支持按地区和国家/地区对流程绩效与合规情况进行基准比较，这对全球流程统一至关重要。获取位置该数据属于SAP Concur中的员工用户档案，通常由中央HR系统同步。示例 USADEUGBRJPN
	审计结果 AuditOutcome	费用报告经过人工或自动审计后的结果。
说明该属性记录审计审核的最终决定，可能为“通过”“未通过”或“通过但有警告”。它是“审计发现频率”KPI的直接输入。分析审计结果有助于识别审计失败的常见原因，例如缺少收据或不符合政策，并为改进前端控制和员工培训提供反馈。为什么重要直接衡量合规控制的有效性，对于监控和降低审计相关风险与成本至关重要。获取位置该信息来自SAP Concur中的审计模块或审计服务。只有在组织启用此功能时才可用。示例通过未通过，缺少收据通过，但有警告未审计
	报告币种 ReportCurrency	提交费用报告时使用的币种。
说明该属性指定费用报告申报总金额所使用的币种代码，例如USD或EUR。它对于准确解读和比较金额的财务分析必不可少。在全球化组织中，按币种分析费用有助于了解区域支出模式和汇率影响。为什么重要对于涉及多种币种的跨国公司，它是准确财务报告和分析的必要条件。获取位置这是SAP Concur费用报告中的标准报告头级字段。示例 USDEURGBPJPY
	报告状态 ReportStatus	费用报告在其生命周期中的当前状态。
说明该属性表示费用报告案例的当前状态，例如“待审批”“已批准付款”或“已支付”。流程挖掘主要使用活动序列，但案例的最终状态有助于筛选和分组报告。例如，分析可以只关注已完成的报告（“已支付”），或调查长时间停留在某一状态的报告。为什么重要提供案例当前状态的快照，便于筛选进行中和已完成的报告，并开展运营监控。获取位置这是SAP Concur费用报告抬头级别的主要状态字段。示例已提交，待审批已批准，财务复核中已支付已拒绝
	支付类型 PaymentType	表示费用的支付方式，例如公司卡或个人垫付。
说明该属性用于区分公司发放的信用卡支付和员工个人垫付、等待报销的费用。支付类型会显著影响流程路径。例如，公司卡交易可能需要额外的对账步骤，而个人垫付费用则与报销速度直接相关，进而影响员工满意度。为什么重要有助于区分公司卡费用和个人垫付费用的流程变体，因为两者通常具有不同的处理要求和风险。获取位置这是SAP Concur费用录入级别的标准字段。示例公司卡个人垫付现金预支
	是否返工 IsRework	用于标识报告是否曾在任意时间被退回修改的计算标记。
说明这是一个派生的布尔属性。如果费用报告至少经历过一次修改周期，即出现“报告退回修改”活动，则该属性为true。该标记简化了“费用报告返工率”KPI的计算，也便于筛选和比较一次审批通过的报告与需要返工的报告。分析这些案例有助于找出常见的驳回原因，并提升首次提交质量。为什么重要通过直接标记需要额外处理的案例，简化流程低效分析，帮助量化并减少返工。获取位置源系统中不存在该属性。数据转换时，通过检查指定Case ID是否存在“报告退回修改”活动来计算。示例 truefalse
	端到端周期时间 EndToEndCycleTime	从创建费用报告到最终完成会计过账的总时间。
说明该计算指标衡量单份报告费用管理流程的完整持续时间。通常以首个事件“费用报告已创建”与最后一个事件“已完成会计过账”之间的时间差计算。它提供流程绩效的整体视图，也是“平均端到端周期时间”KPI的基础，用于跟踪整体流程效率的改善。为什么重要从开始到结束衡量整个流程的处理速度，是整体效率的重要指标。获取位置该指标在数据分析阶段计算，方法是取每个已完成案例中最早和最晚事件的时间戳差值。示例 10天2小时15天8天12小时

必需建议可选

费用管理活动

以下是应在事件日志中记录的关键流程步骤和里程碑，用于准确发现和优化费用管理流程。

6 建议 8 可选

	活动	说明
	已完成会计过账	报销对应的财务交易正式过账至公司的总账。该最终步骤通常会在数据提取并加载到ERP系统时记录。
为什么重要这是端到端流程中的最终活动，对于衡量完整流程周期时间和会计过账延迟至关重要。获取位置通常来自已连接的财务ERP系统。系统根据与费用报告日记账分录关联的过账日期记录该事件。采集从财务系统的过账日期中获取，并关联回报告ID的事件。事件类型 explicit
	报销已执行	支付完成处理，款项发放给员工。通常这是由支付系统触发的明确事件，随后系统会更新SAP Concur中的状态。
为什么重要标志支付步骤完成，对员工满意度至关重要，也是衡量报销效率的终点。获取位置从支付处理日期字段或集成支付系统的状态更新中获取。报告中的“支付日期”通常会被使用。采集从支付处理日期字段或集成支付系统的状态更新中获取。事件类型 explicit
	经理已批准	直属经理审核费用报告并批准，使其进入工作流的下一步。该操作会作为状态变更记录，并包含审批人信息和时间戳。
为什么重要这是关键的审批里程碑。跟踪该活动有助于分析经理审批周期时间，并识别首轮审核中的瓶颈。获取位置记录在SAP Concur的工作流或审批历史表中，并关联到费用报告ID。其中包括审批人身份和审批时间戳。采集经理执行批准操作后，在审批历史中记录的事件。事件类型 explicit
	财务已批准	财务或审计团队完成审核，并最终批准报销。这是审批历史中明确记录的关键里程碑。
为什么重要该事件标志整个审批周期结束，是衡量总体审批周期时间的终点，也是触发报销流程的条件。获取位置记录在SAP Concur工作流历史表中，包括审批人身份和最终审批时间戳。采集财务团队执行批准操作后，在审批历史中记录的事件。事件类型 explicit
	费用报告已创建	表示员工发起新的费用报告。当用户首次保存新的费用报告并生成唯一的费用报告ID时，系统会记录此事件。
为什么重要这是所有端到端周期时间计算的起点，为衡量流程总时长提供基准。获取位置通常会明确记录在SAP Concur的审计轨迹表中，例如报告头表。当生成新的报告ID时，系统会记录创建时间戳。采集创建新报告条目时记录的事件。事件类型 explicit
	费用报告已提交	员工正式提交已完成的费用报告以供审批。这是由用户发起的关键操作，会将报告状态从“草稿”更改为“已提交”，并触发审批工作流。
为什么重要该活动是标志审批周期开始的重要里程碑，也是衡量经理和财务审批时间的基础。获取位置明确记录在SAP Concur审计轨迹中。报告头状态会发生变化，并记录提交时间戳。采集从报告的提交时间戳字段或工作流日志中获取的事件。事件类型 explicit
	已安排报销	最终批准后，费用报告会发送至支付系统并进入报销队列。通常可根据报告变为“待支付”或“已批准支付”状态来推断。
为什么重要该活动标志流程从审批转入支付，是衡量报销执行时间的起点。获取位置可根据状态变更为“已发送支付”推断。在集成系统中，也可能来自创建支付批次的明确事件。采集根据状态变更为待支付状态时的时间戳推断。事件类型 inferred
	已标记政策违规	自动化系统规则或人工审核人员将费用报告标记为政策违规。这可能通过向报告或明细行添加特定标记或异常代码来识别。
为什么重要该事件对“政策合规概览”仪表板至关重要，可用于分析高频违规类型并帮助提升政策遵循度。获取位置根据报告数据中政策违规标记或异常代码字段的变化推断。它可能不是独立事件，而是某个属性状态的变化。采集根据“政策违规标记”属性从false变为true的变化推断。事件类型 inferred
	已附加收据图片	表示用户上传收据图片并将其附加到费用报告的操作。系统通常会在审计日志中为每个附件记录明确事件。
为什么重要分析该活动的时间和频率，有助于了解用户行为，并识别从创建报告到准备提交之间的延迟。获取位置记录在SAP Concur的图片或附件日志中，并关联到具体的费用报告ID。系统审计轨迹通常会记录该用户操作及其时间戳。采集图片文件成功上传并关联到报告时记录的事件。事件类型 explicit
	报告退回修改	经理或财务审核人员等审批人将费用报告退回员工修改。这是明确的操作，会将报告状态改回草稿或待处理状态。
为什么重要该活动是返工和流程低效的主要指标。分析其发生频率有助于识别常见错误并提高一次审批通过率。获取位置记录在SAP Concur工作流历史中。系统会记录“退回”操作及时间戳，通常还要求审批人填写备注。采集审批人执行“退回”操作时，从工作流日志中获取的事件。事件类型 explicit
	经理已拒绝	直属经理拒绝费用报告，通常会终止流程，除非报告可以重新提交。对于当前工作流而言，这是一个终止事件，系统会记录最终的“已拒绝”状态。
为什么重要该活动表示流程异常或失败。分析拒绝情况有助于了解不合规或无效申报的原因。获取位置记录在SAP Concur审批历史中，包含“已拒绝”状态和时间戳。该报告的工作流随之终止。采集经理执行拒绝操作后，在审批历史中记录的事件。事件类型 explicit
	财务审核已开始	费用报告进入财务或应付账款团队的队列，等待最终审核。该事件根据报告状态变为“待财务审核”或类似状态时的时间戳推断。
为什么重要标志财务审核周期开始，是衡量财务团队工作量和效率的重要起点。获取位置根据工作流日志或状态历史推断，具体使用报告进入“待会计审核”或类似状态时对应的时间戳。采集根据状态变更为“待财务审核”时的时间戳推断。事件类型 inferred
	财务已拒绝	财务团队拒绝费用报告，通常会终止该申报的流程。这是由财务审批人以“已拒绝”状态记录的最终负面结果。
为什么重要表示最终审批人对流程实施强制终止。分析此类拒绝对于提升合规水平和数据质量至关重要。获取位置记录在SAP Concur审批历史中，包含“已拒绝”状态、时间戳和财务审批人身份。采集财务团队执行拒绝操作后，在审批历史中记录的事件。事件类型 explicit
	需要审计审核	费用报告被路由至审计或合规团队进行进一步审查。该操作通常由特定费用类型或金额触发，并通过状态变更记录报告进入审计队列。
为什么重要标识流程中额外且通常耗时较长的步骤。分析该路径对于了解特定报告类型的延迟非常重要。获取位置根据报告工作流中的状态变更推断，例如变为“待审计”或“进入审计队列”状态。采集根据报告状态字段变更为与审计相关的值推断。事件类型 inferred

建议可选

提取指南

如何从SAP Concur获取数据

步骤

访问SAP Concur：使用具有所需权限的用户账户登录SAP Concur，例如Web Services Administrator或Expense Processor，以配置和运行提取。
进入提取配置：打开Administration菜单，选择Company，然后进入Tools。在工具列表中选择Standard Accounting Extract。
定义提取：创建新的提取定义，或选择现有定义进行修改。为提取设置清晰的名称，例如ProcessMind_Event_Log_Extract。
配置提取字段：这是最关键的一步。逐一检查配置选项卡，选择构建事件日志所需的字段。请确保包含：
- 报告抬头数据：Report ID、Report Create Date、Report Submit Date、Report Total、Employee Org Unit字段、Paid Date、Processing Payment Date。
- 工作流历史：启用工作流审计轨迹数据导出。这对于捕获审批、驳回和退回事件至关重要。请包含Workflow Step Code、Workflow Step Date和Approver Login ID等字段。
- 例外数据：包含Has Exception或具体例外代码等字段，用于识别政策违规。
设置文件格式和交付方式：将输出文件格式配置为分隔文本文件，例如管道符分隔（|）或逗号分隔。确保字符编码设置为UTF-8。指定交付方式，通常为公司指定的SFTP站点。
安排提取计划：配置定期计划，使提取自动运行。建议每天运行，以保持流程数据最新。
运行初始提取：首次加载数据时，针对历史期间手动运行提取，例如最近3至6个月。请在“Run Extract”界面执行。
下载提取文件：提取运行完成后，输出文件将出现在SFTP服务器上。输出可能包含多个文件，例如报告抬头文件、日记账分录文件和工作流历史文件。
转换数据：原始提取文件不是事件日志格式。请使用脚本（例如Python、PowerShell）或ETL工具处理并合并这些文件。脚本必须对数据进行透视，根据文件中的日期和工作流步骤，为每项业务活动（例如Created、Submitted、Approved）创建独立行。
生成事件日志：转换脚本应输出一个CSV文件，包含数据要求中指定的列，包括ExpenseReportId、ActivityName、EventTimestamp及其他属性。
上传至ProcessMind：将最终转换后的CSV文件上传到您的ProcessMind项目进行分析。

配置

提取定义：使用Administration>Tools下提供的Standard Accounting Extract功能。
关键数据源：配置必须从Concur中的多种记录类型提取数据。请确保提取定义启用以下内容：
- 报告抬头记录：用于获取报告核心详情和关键日期。
- 工作流审计轨迹记录：用于捕获所有审批、驳回和修改步骤，以及对应的时间戳和用户ID。
- 员工档案数据：用于包含EmployeeDepartment等属性。
日期范围：提取针对特定日期范围内修改的记录运行。首次加载时，请配置3至6个月的历史期间。后续刷新时，提取应每天运行，获取前一天的数据。
文件格式：建议使用管道符分隔（|）的文本文件，避免文本字段中的逗号造成冲突。请使用UTF-8编码。
前置条件：配置和运行提取的用户必须在Concur中拥有管理员角色，通常为“Web Services Administrator”，或具备“Expense Configuration”和“Processor”权限。同时还需要访问Concur交付文件的SFTP服务器。

a 示例查询 sql

-- This is a logical representation of the transformation required to convert the
-- SAP Concur Standard Accounting Extract files into a process mining event log.
-- The source files (e.g., ReportHeader.csv, WorkflowHistory.csv) are the output of the extract.

-- Activity: Expense Report Created
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Expense Report Created' AS ActivityName,
    ReportCreateDate AS EventTimestamp,
    EmployeeLoginID AS ProcessorUserId,
    ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM ReportHeader.csv

UNION ALL

-- Activity: Expense Report Submitted
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Expense Report Submitted' AS ActivityName,
    ReportSubmitDate AS EventTimestamp,
    EmployeeLoginID AS ProcessorUserId,
    ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM ReportHeader.csv
WHERE ReportSubmitDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- Activity: Manager Approved
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Manager Approved' AS ActivityName,
    WorkflowStepDate AS EventTimestamp,
    w.ApproverLoginID AS ProcessorUserId,
    h.ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    h.EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    h.HasException AS PolicyViolationFlag,
    w.ApproverLoginID AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM WorkflowHistory.csv w
JOIN ReportHeader.csv h ON w.ReportID = h.ReportID
WHERE w.WorkflowStepAction = 'Approve' AND w.ApproverRole = 'Manager'

UNION ALL

-- Activity: Report Sent Back for Revision
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Report Sent Back for Revision' AS ActivityName,
    WorkflowStepDate AS EventTimestamp,
    w.ApproverLoginID AS ProcessorUserId,
    h.ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    h.EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    h.HasException AS PolicyViolationFlag,
    w.ApproverLoginID AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM WorkflowHistory.csv w
JOIN ReportHeader.csv h ON w.ReportID = h.ReportID
WHERE w.WorkflowStepAction = 'Send Back'

UNION ALL

-- Activity: Manager Rejected
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Manager Rejected' AS ActivityName,
    WorkflowStepDate AS EventTimestamp,
    w.ApproverLoginID AS ProcessorUserId,
    h.ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    h.EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    h.HasException AS PolicyViolationFlag,
    w.ApproverLoginID AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM WorkflowHistory.csv w
JOIN ReportHeader.csv h ON w.ReportID = h.ReportID
WHERE w.WorkflowStepAction = 'Reject' AND w.ApproverRole = 'Manager'

UNION ALL

-- Activity: Finance Approved
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Finance Approved' AS ActivityName,
    WorkflowStepDate AS EventTimestamp,
    w.ApproverLoginID AS ProcessorUserId,
    h.ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    h.EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    h.HasException AS PolicyViolationFlag,
    w.ApproverLoginID AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM WorkflowHistory.csv w
JOIN ReportHeader.csv h ON w.ReportID = h.ReportID
WHERE w.WorkflowStepAction = 'Approve' AND w.ApproverRole = 'Processor'

UNION ALL

-- Activity: Finance Rejected
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Finance Rejected' AS ActivityName,
    WorkflowStepDate AS EventTimestamp,
    w.ApproverLoginID AS ProcessorUserId,
    h.ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    h.EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    h.HasException AS PolicyViolationFlag,
    w.ApproverLoginID AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM WorkflowHistory.csv w
JOIN ReportHeader.csv h ON w.ReportID = h.ReportID
WHERE w.WorkflowStepAction = 'Reject' AND w.ApproverRole = 'Processor'

UNION ALL

-- Activity: Reimbursement Scheduled
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Reimbursement Scheduled' AS ActivityName,
    PaymentProcessingDate AS EventTimestamp,
    'SYSTEM' AS ProcessorUserId,
    ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM ReportHeader.csv
WHERE PaymentProcessingDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- Activity: Reimbursement Executed
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Reimbursement Executed' AS ActivityName,
    PaidDate AS EventTimestamp,
    'SYSTEM' AS ProcessorUserId,
    ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM ReportHeader.csv
WHERE PaidDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- Activity: Accounting Posted
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Accounting Posted' AS ActivityName,
    ExtractDate AS EventTimestamp,
    'SYSTEM' AS ProcessorUserId,
    ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM ReportHeader.csv
WHERE ExtractDate IS NOT NULL

-- The following activities are more complex and may require specific configuration or inference.
-- The logic provided is a common approach.

UNION ALL

-- Activity: Receipts Image Attached (inferred from first submission)
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Receipts Image Attached' AS ActivityName,
    ReportSubmitDate AS EventTimestamp, -- This is an approximation; precise time is not in standard extracts
    EmployeeLoginID AS ProcessorUserId,
    ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM ReportHeader.csv
WHERE HasImage = 'Y' AND ReportSubmitDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- Activity: Policy Violation Flagged (inferred from exception flag at time of submission)
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Policy Violation Flagged' AS ActivityName,
    ReportSubmitDate AS EventTimestamp,
    'SYSTEM' AS ProcessorUserId,
    ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM ReportHeader.csv
WHERE HasException = 'Y' AND ReportSubmitDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- Activity: Audit Review Required (inferred from workflow step)
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Audit Review Required' AS ActivityName,
    WorkflowStepDate AS EventTimestamp,
    w.ApproverLoginID AS ProcessorUserId,
    h.ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    h.EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    h.HasException AS PolicyViolationFlag,
    w.ApproverLoginID AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM WorkflowHistory.csv w
JOIN ReportHeader.csv h ON w.ReportID = h.ReportID
WHERE w.WorkflowStepName LIKE '%Audit%'

UNION ALL

-- Activity: Finance Review Started (inferred from entering Processor queue)
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Finance Review Started' AS ActivityName,
    WorkflowStepDate AS EventTimestamp,
    'SYSTEM' AS ProcessorUserId,
    h.ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    h.EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    h.HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM WorkflowHistory.csv w
JOIN ReportHeader.csv h ON w.ReportID = h.ReportID
WHERE w.WorkflowStepName LIKE '%Processor Review%';

步骤

前置条件和环境设置：确保系统已安装Python 3.6或更高版本。运行以下命令安装数据处理所需的pandas和API调用所需的requests：pip install pandas requests。
获取API凭据：使用具有“Web Services Administrator”角色的用户登录SAP Concur实例。进入Administration>Company>Web Services，注册新应用。记录Client ID、Client Secret和公司Base URI（例如https://us.api.concursolutions.com）。这些凭据用于OAuth 2.0身份验证。
配置Python脚本：将提供的Python脚本复制到文件中，例如extract_concur_events.py。在脚本的配置部分找到占位变量，并替换为实际的Client ID、Client Secret和Base URI。
设置提取参数：在脚本中设置START_DATE和END_DATE变量，定义数据提取的日期范围。建议先使用较小的范围，例如一个月，以测试提取流程。
执行脚本：在终端中运行以下命令：python extract_concur_events.py。脚本将通过SAP Concur API完成身份验证，获取指定日期范围内的费用报告列表，然后提取每份报告的详细信息。
API数据处理：脚本会遍历每份报告的抬头、明细和审计轨迹，将CreateDate、SubmitDate、支付状态和审计轨迹条目等API数据映射到所需的流程活动，例如“费用报告已创建”“经理已批准”和“报销已执行”。
处理API分页：Concur Reports v4 API以分页方式返回结果。脚本会检查API响应中的nextPageURL，并自动发起后续请求，直到获取指定期间内的全部报告。
组装事件日志：对于每项识别出的活动，脚本都会创建一条记录，包含ExpenseReportId、ActivityName、EventTimestamp以及其他必需和推荐属性。所有记录将汇总到一个列表中。
转换并导出数据：处理完所有报告后，脚本使用pandas库将事件记录列表转换为结构化DataFrame，然后导出为concur_event_log.csv，文件保存在脚本运行所在目录。
准备上传：生成的concur_event_log.csv已完成格式化，可直接上传到ProcessMind平台，无需进一步调整结构。

配置

API凭据：您必须在SAP Concur的Web Services管理中注册客户端应用。脚本需要以下身份验证信息：
- Client ID：应用的唯一标识符。
- Client Secret：应用的密钥。
- Base URI：Concur实例API的基础URL（例如https://us.api.concursolutions.com）。
日期范围筛选器：脚本使用lastModifiedDate筛选器，提取特定时间范围内修改的报告。请务必设置START_DATE和END_DATE参数，以控制数据量。首次提取建议使用3至6个月的时间范围。
API端点：脚本主要调用以下SAP Concur Platform REST API v4端点：
- POST /oauth2/v0/token：获取OAuth 2.0访问令牌。
- GET /expensereports/v4/reports：根据筛选条件获取费用报告列表。
- GET /expensereports/v4/reports/{reportId}：获取指定费用报告的完整详情，包括审计轨迹和支付信息。
性能注意事项：提取较长时间范围的数据可能产生大量API调用。Concur API设有速率限制。对于超大数据集，可能需要在脚本中增加等待间隔或更完善的错误处理，以应对速率限制并避免超时。
用户权限：API返回的数据受关联API凭据的用户账户权限限制。请确保该用户有足够权限查看整个组织所需的费用报告数据。

a 示例查询 python

import requests
import pandas as pd
import json
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration Section --- #
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your SAP Concur API credentials and settings
CLIENT_ID = class="hl-string">'YOUR_CLIENT_ID'
CLIENT_SECRET = class="hl-string">'YOUR_CLIENT_SECRET'
BASE_URI = class="hl-string">'https://us.api.concursolutions.com' class=class="hl-string">"hl-comment"># Or your specific regional URI

class=class="hl-string">"hl-comment"># Define the date range for the extraction
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01T00:00:00.000Z'
END_DATE = class="hl-string">'2023-06-30T23:59:59.000Z'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- End Configuration Section --- #

def get_access_token():
    class="hl-string">"""Authenticates with Concur API to get an OAuth 2.0 access token."""
    token_url = fclass="hl-string">'{BASE_URI}/oauth2/v0/token'
    headers = {class="hl-string">'Content-Type': class="hl-string">'application/x-www-form-urlencoded'}
    data = {
        class="hl-string">'grant_type': class="hl-string">'client_credentials',
        class="hl-string">'client_id': CLIENT_ID,
        class="hl-string">'client_secret': CLIENT_SECRET
    }
    try:
        response = requests.post(token_url, headers=headers, data=data)
        response.raise_for_status()
        token_data = response.json()
        return token_data.get(class="hl-string">'access_token')
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">'Error getting access token: {e}')
        return None

def get_reports(token, next_page_url=None):
    class="hl-string">"""Fetches a paginated list of expense reports."""
    if next_page_url:
        url = next_page_url
    else:
        url = fclass="hl-string">'{BASE_URI}/expensereports/v4/reports?lastModifiedDateAfter={START_DATE}&lastModifiedDateBefore={END_DATE}'
    
    headers = {class="hl-string">'Authorization': fclass="hl-string">'Bearer {token}', class="hl-string">'Accept': class="hl-string">'application/json'}
    try:
        response = requests.get(url, headers=headers)
        response.raise_for_status()
        return response.json()
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">'Error fetching reports list: {e}')
        return None

def get_report_details(token, report_id):
    class="hl-string">"""Fetches the full details for a single expense report."""
    url = fclass="hl-string">'{BASE_URI}/expensereports/v4/reports/{report_id}'
    headers = {class="hl-string">'Authorization': fclass="hl-string">'Bearer {token}', class="hl-string">'Accept': class="hl-string">'application/json'}
    try:
        response = requests.get(url, headers=headers)
        response.raise_for_status()
        return response.json()
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">'Error fetching details for report {report_id}: {e}')
        return None

def main():
    class="hl-string">"""Main function to orchestrate the extraction process."""
    access_token = get_access_token()
    if not access_token:
        print(class="hl-string">'Could not obtain access token. Exiting.')
        return

    print(class="hl-string">'Successfully obtained access token. Starting report extraction...')
    event_log = []
    last_data_update = datetime.utcnow().isoformat() + class="hl-string">'Z'

    next_page = None
    page_count = 1

    while True:
        print(fclass="hl-string">'Fetching page {page_count} of reports...')
        reports_data = get_reports(access_token, next_page)
        if not reports_data or not reports_data.get(class="hl-string">'value'):
            print(class="hl-string">'No more reports found or API error.')
            break

        for report_summary in reports_data[class="hl-string">'value']:
            report_id = report_summary.get(class="hl-string">'id')
            if not report_id:
                continue

            details = get_report_details(access_token, report_id)
            if not details:
                continue

            class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Base Attributes for all events related to this report --- #
            base_event = {
                class="hl-string">'ExpenseReportId': report_id,
                class="hl-string">'ReportTotalAmount': details.get(class="hl-string">'approvedAmount', {}).get(class="hl-string">'value'),
                class="hl-string">'EmployeeDepartment': details.get(class="hl-string">'orgUnit', {}).get(class="hl-string">'name'),
                class="hl-string">'PolicyViolationFlag': details.get(class="hl-string">'hasExceptions'),
                class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'SAP Concur',
                class="hl-string">'LastDataUpdate': last_data_update
            }

            class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Activity: Expense Report Created --- #
            event_log.append({
                **base_event,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Expense Report Created',
                class="hl-string">'EventTimestamp': details.get(class="hl-string">'createDate'),
                class="hl-string">'ProcessorUserId': details.get(class="hl-string">'owner', {}).get(class="hl-string">'id'),
                class="hl-string">'ApproverId': None,
                class="hl-string">'ExpenseCategory': None
            })

            class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Activities from Audit Trail --- #
            for audit_entry in details.get(class="hl-string">'auditTrail', []):
                action = audit_entry.get(class="hl-string">'action')
                activity_name = None
                processor = audit_entry.get(class="hl-string">'processor', {}).get(class="hl-string">'id')
                approver = audit_entry.get(class="hl-string">'approver', {}).get(class="hl-string">'id')
                
                if action == class="hl-string">'Submit':
                    activity_name = class="hl-string">'Expense Report Submitted'
                elif action == class="hl-string">'Approve':
                    class=class="hl-string">"hl-comment"># This logic assumes any approval is class="hl-string">'Manager Approved'. 
                    class=class="hl-string">"hl-comment"># A more complex system might check processor roles.
                    activity_name = class="hl-string">'Manager Approved'
                elif action == class="hl-string">'Reject':
                    class=class="hl-string">"hl-comment"># Differentiating manager vs finance rejection may require checking processor role.
                    activity_name = class="hl-string">'Manager Rejected'
                elif action == class="hl-string">'Recall':
                    activity_name = class="hl-string">'Report Sent Back for Revision'
                
                if activity_name:
                    event_log.append({
                        **base_event,
                        class="hl-string">'ActivityName': activity_name,
                        class="hl-string">'EventTimestamp': audit_entry.get(class="hl-string">'entryDate'),
                        class="hl-string">'ProcessorUserId': processor,
                        class="hl-string">'ApproverId': approver,
                        class="hl-string">'ExpenseCategory': None
                    })

            class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Activities from Statuses and Dates --- #
            if details.get(class="hl-string">'approvalStatus', {}).get(class="hl-string">'code') == class="hl-string">'A_APPR': class=class="hl-string">"hl-comment"># Approved
                class=class="hl-string">"hl-comment"># Inferring Finance Approval from final approval date
                event_log.append({
                        **base_event,
                        class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Finance Approved',
                        class="hl-string">'EventTimestamp': details.get(class="hl-string">'approvedDate'),
                        class="hl-string">'ProcessorUserId': details.get(class="hl-string">'lastApprover', {}).get(class="hl-string">'id'),
                        class="hl-string">'ApproverId': details.get(class="hl-string">'lastApprover', {}).get(class="hl-string">'id'),
                        class="hl-string">'ExpenseCategory': None
                    })

            payment_status = details.get(class="hl-string">'paymentStatus', {}).get(class="hl-string">'code')
            if payment_status == class="hl-string">'P_PROC': class=class="hl-string">"hl-comment"># Processing Payment
                event_log.append({
                    **base_event,
                    class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Reimbursement Scheduled',
                    class="hl-string">'EventTimestamp': details.get(class="hl-string">'paymentProcessingDate'),
                    class="hl-string">'ProcessorUserId': class="hl-string">'System',
                    class="hl-string">'ApproverId': None,
                    class="hl-string">'ExpenseCategory': None
                })
            
            if payment_status == class="hl-string">'P_PAID': class=class="hl-string">"hl-comment"># Paid
                event_log.append({
                    **base_event,
                    class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Reimbursement Executed',
                    class="hl-string">'EventTimestamp': details.get(class="hl-string">'paidDate'),
                    class="hl-string">'ProcessorUserId': class="hl-string">'System',
                    class="hl-string">'ApproverId': None,
                    class="hl-string">'ExpenseCategory': None
                })

            if details.get(class="hl-string">'isPosted'):
                 event_log.append({
                    **base_event,
                    class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Accounting Posted',
                    class="hl-string">'EventTimestamp': details.get(class="hl-string">'postDate'),
                    class="hl-string">'ProcessorUserId': class="hl-string">'System',
                    class="hl-string">'ApproverId': None,
                    class="hl-string">'ExpenseCategory': None
                })
            
            class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Other Inferred Activities --- #
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Note: The following are examples and may need adjustment based on specific Concur configuration.
            if details.get(class="hl-string">'hasExceptions'):
                 event_log.append({
                    **base_event,
                    class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Policy Violation Flagged',
                    class="hl-string">'EventTimestamp': details.get(class="hl-string">'lastModifiedDate'), class=class="hl-string">"hl-comment"># Best guess timestamp
                    class="hl-string">'ProcessorUserId': class="hl-string">'System',
                    class="hl-string">'ApproverId': None,
                    class="hl-string">'ExpenseCategory': None
                })

            if details.get(class="hl-string">'workflow', {}).get(class="hl-string">'currentStep', {}).get(class="hl-string">'name', class="hl-string">'').lower().find(class="hl-string">'audit') != -1:
                 event_log.append({
                    **base_event,
                    class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Audit Review Required',
                    class="hl-string">'EventTimestamp': details.get(class="hl-string">'lastModifiedDate'),
                    class="hl-string">'ProcessorUserId': class="hl-string">'System',
                    class="hl-string">'ApproverId': None,
                    class="hl-string">'ExpenseCategory': None
                })

            class=class="hl-string">"hl-comment"># Placeholder for activities not directly available via standard fields
            class=class="hl-string">"hl-comment"># e.g., class="hl-string">'Receipts Image Attached', class="hl-string">'Finance Review Started' may require parsing specific audit trail descriptions

        next_page = reports_data.get(class="hl-string">'nextPage')
        if not next_page:
            break
        page_count += 1
    
    print(fclass="hl-string">'Extraction complete. Total events generated: {len(event_log)}')

    if event_log:
        df = pd.DataFrame(event_log)
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Reorder columns for clarity
        cols = [class="hl-string">'ExpenseReportId', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTimestamp', class="hl-string">'ProcessorUserId', 
                class="hl-string">'ReportTotalAmount', class="hl-string">'EmployeeDepartment', class="hl-string">'PolicyViolationFlag', class="hl-string">'ApproverId', 
                class="hl-string">'ExpenseCategory', class="hl-string">'SourceSystem', class="hl-string">'LastDataUpdate']
        df = df[cols]
        df.to_csv(class="hl-string">'concur_event_log.csv', index=False)
        print(class="hl-string">'Event log saved to concur_event_log.csv')
    else:
        print(class="hl-string">'No events were generated.')

if __name__ == class="hl-string">'__main__':
    main()

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