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费用管理属性 (20) 费用管理活动 (13) 提取指南 (3)

您的费用管理数据模板

此模板为收集费用管理流程分析所需数据提供清晰指引，涵盖需要采集的关键属性、需要跟踪的核心活动，以及从Expensify系统提取数据的实用建议。使用此资源准备数据，获取有价值的流程挖掘洞察。

全面分析所需采集的推荐属性
准确发现流程所需跟踪的关键活动
数据提取实用指南

刚接触事件日志？了解如何创建流程挖掘事件日志.

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费用管理属性

以下是建议纳入事件日志的数据字段，用于全面分析和优化费用管理流程。

3 必需 5 建议 12 可选

	名称	说明
	事件时间 EventTime	表示费用报告中特定活动或事件发生时间的时间戳。
说明 Event Time提供流程中每项活动的准确日期和时间。此时间信息对于计算周期时间、持续时间以及不同步骤之间的等待时间至关重要。它支持分析瓶颈、随时间变化的绩效趋势，以及服务级别协议的一致性。没有准确的时间戳，流程挖掘分析将只能停留在流程顺序发现层面。为什么重要时间戳是所有基于时间的分析的基础，包括计算周期时间、识别瓶颈和监控流程绩效。获取位置这是Expensify报告数据中每条历史日志记录或状态变化对应的创建时间戳。示例 2023-10-26T10:00:00Z2023-10-27T14:35:10Z2023-11-01T09:12:05Z
	活动名称 ActivityName	费用报告在特定时间点发生的业务事件名称。
说明活动名称描述费用管理流程中的具体步骤或里程碑，例如“费用报告已提交”或“经理已批准”。它构成流程图的基础，帮助分析人员可视化工作流、识别常见路径并发现偏差或瓶颈。分析活动序列是理解流程效率和合规性的基础。为什么重要此属性定义流程图中的步骤，从而可以可视化和分析流程顺序、变体及返工循环。获取位置该属性通常通过将Expensify中的报告状态变化、评论或历史日志条目映射到标准化活动列表来生成。示例提交费用报告经理已批准财务已拒绝已完成报销
	费用报告ID ExpenseReportId	费用报告的唯一标识符，用于汇总从提交到报销的所有相关活动。
说明费用报告ID是费用管理流程的主要案例标识符。每个ID代表员工提交审批和报销的一组费用。该属性对于跟踪费用报告的端到端历程至关重要，可重建其完整生命周期，包括所有提交、审批、拒绝和付款。为什么重要它可以将所有相关事件汇总到单个流程实例中，这是任何流程挖掘分析的基础。获取位置这是费用报告数据对象中的主键，通常可通过Expensify API的reports端点以“reportID”获取。示例 RPT_84321RPT_99012RPT_10573
	员工部门 EmployeeDepartment	提交人所属的业务部门或组织单元。
说明该属性表示提交费用报告的员工所属组织部门，例如“Sales”“Engineering”或“Marketing”。它是重要的分析维度，可用于比较不同业务部门的周期时间、拒绝率和政策合规性，帮助识别部门特有的问题或培训需求。为什么重要支持深入分析，比较不同业务单元的流程绩效和合规性。获取位置该信息可能以报告标签形式存储，或关联于Expensify中的提交人用户档案，可能需要从外部HR系统补充。示例销售市场营销工程财务
	审批人 Approver	负责批准或拒绝费用报告的用户姓名或ID。
说明审批人属性标识对已提交费用报告采取操作的经理或财务团队成员。这对于分析审批人行为至关重要，例如审批耗时、拒绝率和工作量分布。了解审批人绩效有助于识别培训需求、重新分配工作量并简化审批流程。为什么重要该属性是分析审批瓶颈、工作量分布和特定审批人拒绝率的关键。获取位置该信息位于报告历史记录或工作流日志中，通常与审批或拒绝事件相关联。字段可能命名为“managerEmail”或类似名称。示例 jane.doe@example.comjohn.smith@example.comfinance.approver@example.com
	报告总金额 ReportTotalAmount	费用报告的货币总金额。
说明该属性表示单个费用报告中所有费用的总和，是一项重要的财务指标，可用于识别可能需要额外审查或适用不同审批路径的高金额费用，也用于财务报告和了解组织支出模式。为什么重要支持高金额费用报告分析，帮助识别支出趋势，也是财务和合规仪表板的重要数据。获取位置可在Expensify的reports对象中获取，通常命名为“total”或“amount”。示例 150.752500.0089.50
	提交人 Submitter	创建并提交费用报告的员工。
说明提交人属性标识产生费用并申请报销的员工。该信息可用于按员工、部门或角色分析费用模式，帮助回答哪些员工或群体经历的延迟最多、政策违规率最高，从而支持更好的员工体验分析。为什么重要支持从员工视角分析流程绩效，帮助识别经常遇到问题或延迟的群体。获取位置这是费用报告对象中的主要字段，通常命名为“policyEmail”“submitterEmail”或“employeeEmail”。示例 sara.jones@example.comkevin.lee@example.commaria.garcia@example.com
	政策违规标记 PolicyViolationFlag	布尔指标；如果报告被标记为政策违规，则值为true。
说明该标记表示费用报告是否触发了一项或多项政策违规，例如超出支出限额或缺少收据。Expensify的自动化系统通常会标记这些问题。该属性是“政策违规概览”仪表板的重要数据，有助于量化合规问题并确定改进重点。为什么重要直接衡量政策合规性，帮助识别需要额外审查的报告，是合规仪表板的关键输入。获取位置 Expensify报告通常包含表示违规的特定字段或状态，例如“hasViolations”或类似的布尔标记。示例 truefalse
	事件结束时间 EventEndTime	特定活动结束时的时间戳，适用于具有可衡量持续时间的活动。
说明费用管理中的许多活动是瞬时完成的，但“经理审核”等活动可以用开始时间和结束时间建模。事件结束时间标志着此类活动的完成，并与开始时间结合使用，以计算单个步骤的准确处理时间，更细致地了解时间消耗所在。为什么重要支持计算活动处理时间，帮助区分实际工作时间和空闲等待时间。获取位置通常不是直接字段，而是根据同一案例中序列下一事件的时间戳推导。示例 2023-10-26T10:05:12Z2023-10-27T15:00:00Z
	付款方式 PaymentMethod	用于向员工报销的方式。
说明该属性描述员工获得报销的方式，例如“Direct Deposit (ACH)”“PayPal”或“Company Credit Card”。分析付款方式有助于了解报销环节，尤其是在某些方式可能导致更长延迟的情况下，也为流程最后步骤提供额外背景。为什么重要为报销阶段提供背景，可用于分析不同付款方式相关的延迟或成本。获取位置该信息通常可在已关闭报告的报销详情中获取。示例 ACHPayPalBill.com
	最近数据更新时间 LastDataUpdate	表示该记录数据最近一次从源系统刷新时间的时间戳。
说明该属性记录数据最近一次提取并更新至流程挖掘工具的日期和时间，体现数据的新鲜度，对了解分析结果的时效性至关重要。这有助于用户信任分析洞察，并基于及时数据做出明智决策。为什么重要确保用户了解数据的新鲜度，这对流程分析的相关性和准确性至关重要。获取位置通常为数据提取作业的时间戳，在数据转换（ETL）过程中添加。示例 2023-11-20T08:00:00Z2023-11-21T08:00:00Z
	审计结果 AuditOutcome	对费用报告执行人工或自动审计后的结果。
说明该属性记录审计结果，可能为“Passed”“Failed”或“Passed with Findings”。对于在费用流程中设置正式审计步骤的公司，无论是审计全部报告还是抽样审计，该属性都很有价值。分析审计结果有助于了解合规水平和现有控制措施的有效性。为什么重要直接衡量一致性检查的结果，对于分析审计流程的有效性至关重要。获取位置这可能是概念性属性，也可能以标签或评论形式存储。是否存在取决于公司在Expensify中的具体流程配置。示例通过未通过，违反政策通过，但有备注
	币种 Currency	费用报告金额所使用的币种代码。
说明币种属性指定报告总金额所使用的币种，例如USD、EUR或GBP。对于在多个国家运营的组织，这对确保正确解读财务数据至关重要。所有货币金额都应结合该属性进行分析，以避免错误汇总。为什么重要为所有货币金额提供必要背景，确保财务分析和报告的准确性。获取位置这是Expensify报告对象中的标准字段，通常称为“currency”。示例 USDEURGBPCAD
	总周期时间 TotalCycleTime	从费用报告第一个事件创建到最后一个事件完成所经过的总时间。
说明总周期时间是在案例层级计算的指标，用于衡量单份报告费用管理流程的端到端时长，是评估整体流程效率的关键绩效指标（KPI）。该指标通过计算第一个活动（如“费用报告已创建”）与最后一个活动（如“已完成报销”）时间戳之差得出。为什么重要这是衡量整体流程速度和识别长周期案例的主要KPI，长周期案例可能表明存在系统性问题。获取位置该属性按每个ExpenseReportId计算，公式为（MAX(EventTime)－MIN(EventTime)）。示例 6048001209600259200
	报告状态 ReportStatus	费用报告在其生命周期中的当前状态。
说明报告状态表示费用报告在流程中的当前位置，例如“OPEN”“SUBMITTED”“APPROVED”“REIMBURSED”或“CLOSED”，提供报告进度的快照。在流程挖掘中，该属性通常用于生成活动名称，也可以作为维度，分析报告在每种状态下停留的时间。为什么重要表示案例的当前状态，通常用于生成流程挖掘所需的活动日志。获取位置这是Expensify报告对象中的标准字段，通常命名为“status”或“state”。示例已提交已批准已报销已关闭
	拒绝原因 RejectionReason	审批人拒绝费用报告或将其退回修改时提供的原因。
说明费用报告被拒绝时，审批人通常可以提供原因。该文本属性记录这一原因，为了解报告未通过审批的原因提供重要的定性洞察。分析拒绝原因有助于识别常见提交错误、政策不清晰之处或员工需要加强培训的领域，直接支持提高一次审批通过率。为什么重要提供解释返工原因的定性数据，对分析报告拒绝的根本原因至关重要。获取位置该信息通常位于与拒绝事件相关的评论或历史日志中。示例金额超过75美元的费用缺少收据选择了错误的费用类别提交了重复费用
	政策名称 PolicyName	应用于报告的费用政策名称。
说明在Expensify中，不同员工群体可能适用不同的费用政策。该属性标识管理费用报告的具体政策，是重要的分析维度，可用于比较不同政策下的合规性和效率，因为不同政策可能包含不同规则和审批工作流。为什么重要支持按所应用的规则集细分流程分析，对于理解不同政策导致的流程差异至关重要。获取位置这是Expensify报告对象中的标准字段，通常命名为“policyID”或“policyName”。示例美国员工政策英国销售团队政策高管差旅政策
	是否一次审批通过 IsFirstPassApproval	计算得出的标记；如果报告未经拒绝或退回修改即获批准，则值为true。
说明该布尔标记按每份费用报告计算，用于判断报告是否在没有被拒绝或退回修改等负面结果的情况下完成审批流程。它直接衡量流程质量和效率，并直接用于计算“一次审批通过率”KPI。较高的通过率表明提交质量较高且员工充分理解政策。为什么重要直接衡量初始提交质量和审批流程效率，突出返工发生的频率。获取位置通过检查指定ExpenseReportId的活动序列计算。如果序列不包含“Manager Rejected”“Finance Rejected”或“Report Sent Back For Revision”，则该标记为true。示例 truefalse
	源系统 SourceSystem	提取数据的系统。
说明该属性标识流程数据的来源，本例中为“Expensify”。在合并多个系统的数据时，它对数据治理尤为重要，有助于追踪数据血缘并理解流程背景。为什么重要为数据血缘提供重要背景，并帮助区分加载到同一环境中的多个源系统流程。获取位置这是一个静态值（“Expensify”），应在数据转换过程中添加。示例 ExpensifyExpensifyAPI-v2.0
	费用类别 ExpenseCategory	报告中单项费用明细所属的类别。
说明费用类别用于划分支出类型，例如“Travel”“Meals & Entertainment”或“Software”。一份报告可能包含多个类别，但该属性通常会被反规范化到报告层级，例如取出现频率最高或金额最高的类别。它用于分析支出趋势，并检查特定费用类型的政策合规性。为什么重要有助于分析支出模式、政策违规情况以及不同费用类型的审批耗时。获取位置位于报告内的明细项层级（“transactions”）。需要通过聚合或业务规则将其分配到案例层级。示例机票住宿餐饮办公用品

必需建议可选

费用管理活动

以下是应在事件日志中记录的关键流程步骤和里程碑，用于准确发现流程并识别瓶颈。

7 建议 6 可选

	活动	说明
	创建费用报告	表示员工发起新的费用报告。通常在报告首次保存到Expensify时，以带有创建时间戳的明确事件记录。
为什么重要该活动是所有流程分析的起点，对于衡量从创建到报销的总周期时间至关重要。获取位置该事件取自Expensify报告历史或审计日志中的报告创建时间戳。每个报告对象都有创建日期。采集费用报告首次创建并保存时记录。事件类型 explicit
	已完成报销	款项已成功支付给员工，报销流程随之完成。该事件从付款处理日志或Expensify中的最终状态更新中获取。
为什么重要这是衡量面向员工的周期时间的关键终点，对“平均费用报告周期时间”和“平均报销周期时间”KPI至关重要。获取位置根据报告状态变为“Reimbursed”推断。Expensify与支付系统的集成会为该状态变化提供时间戳。采集根据报告状态变为“Reimbursed”及其相应时间戳推导。事件类型 inferred
	报告已关闭	包括报销和会计同步在内的所有操作完成后，费用报告会在系统中正式关闭。该事件通常根据最终终止状态（如“Closed”）推断。
为什么重要为流程提供明确的终点，与报销完成相区分，便于分析最终记账和归档步骤。获取位置根据报告状态变为“Closed”等终止状态推断。该变化通常发生在报销和会计数据导出之后。采集根据报告状态变为“Closed”及其相应时间戳推导。事件类型 inferred
	报告退回修改	审批人可能是经理或财务人员，会将报告退回员工，要求其更正或补充信息。通常可根据报告从“Processing”变为“Open”的状态变化推断该事件。
为什么重要该活动代表返工，是流程低效的主要来源之一。跟踪该活动有助于量化返工循环、衡量“返工率”KPI并识别根本原因。获取位置根据报告状态从“Processing”或“Submitted”变回“Open”推断。该状态变化的时间戳即为事件时间。采集根据报告状态从“Processing”变回“Open”推导。事件类型 inferred
	提交费用报告	员工正式提交已完成的费用报告，启动审批工作流。这是从数据录入转入审核流程的关键节点，通常通过状态变更和提交时间戳记录。
为什么重要该活动是触发审批周期的关键里程碑，也是衡量经理和财务审核时间的起点。获取位置根据报告状态从“Open”或“Draft”变更为“Processing”或“Submitted”推断，并结合该变更对应的时间戳。采集根据状态变更为“Processing”及对应的提交时间戳得出。事件类型 inferred
	经理已批准	直属经理或一级审批人已审核并批准费用报告。该事件记录于审批工作流日志中，其中包含审批人的操作和时间戳。
为什么重要审批流程中的关键里程碑。分析从提交到该事件的耗时，有助于识别与经理审批相关的瓶颈，并衡量“经理审批周期时间”KPI。获取位置从报告历史记录或审计轨迹中获取，其中明确记录了审批操作、审批人姓名和时间戳。采集作为独立的审批操作记录在报告工作流历史中。事件类型 explicit
	财务已批准	财务部门或最终审批人已审核并最终批准费用报告。该操作记录在工作流历史中，报告状态通常会变为“Approved”。
为什么重要这是报销前的最终审批关卡。该步骤的耗时对整体周期时间和“平均报销周期时间”KPI至关重要。获取位置从报告历史记录或审计轨迹中获取，其中记录了最终审批操作、财务团队审批人和时间戳。采集作为独立的最终审批操作记录在报告工作流历史中。事件类型 explicit
	将费用添加到报告	表示员工向报告中添加具体明细项，例如扫描的收据或手动录入的费用。该事件会作为报告详细历史记录中的一条记录保存。
为什么重要分析报告创建与添加费用之间的时间，可以发现员工收集凭证或准备提交材料时的延迟。获取位置取自费用报告的审计轨迹或历史记录，其中会记录添加单笔费用等操作。采集每次添加新的费用明细时，都会记录在报告历史中。事件类型 explicit
	已安排报销	最终批准后，费用报告进入付款处理队列。该事件标志着流程从审批阶段转入付款阶段，通常可在报告状态变为“Reimbursing”时获取。
为什么重要标志着报销周期时间的开始。分析该事件与实际付款之间的时长，有助于识别付款流程中的延迟。获取位置根据报告状态变为“Reimbursing”或“Processing Payment”推断，并使用相应的时间戳。采集根据表明报告已进入付款队列的状态变化推导。事件类型 inferred
	已记账	费用报告中的财务数据已导出并记入公司的会计系统或ERP。这是流程的最后一步，标志着从财务记录角度看流程已完成。
为什么重要代表费用报告在财务系统中的最终结案。该事件有助于衡量完整的端到端流程并确保数据同步。获取位置从Expensify与会计软件之间的集成日志中获取，可能需要合并两个系统的数据。采集数据成功同步至会计系统后，记录在集成历史中。事件类型 explicit
	标记政策违规	自动检查发现某项费用违反公司政策，例如超出预算或缺少收据。当报告或明细项设置具体政策违规标记时，记录该事件。
为什么重要突出显示合规问题，帮助识别最常被违反的政策，从而开展有针对性的培训或政策说明。这对Policy Violation Count KPI至关重要。获取位置根据费用报告数据中“Policy Violation”标记或属性被设置为true推断。时间戳对应于该标记被设置的时间。采集根据报告政策违规属性更新时的时间戳得出。事件类型 inferred
	经理已拒绝	一级审批人已审核费用报告并予以拒绝，流程通常会因此停止。该事件会作为拒绝事件记录在工作流日志中，通常还会附带拒绝原因。
为什么重要分析拒绝事件是了解“费用报告拒绝率”KPI的关键。这有助于识别常见失败原因和需要改进的流程环节。获取位置从报告历史记录中获取，其中记录了拒绝操作、拒绝人身份和时间戳。报告状态通常会变为“Rejected”。采集作为独立的拒绝操作记录在报告工作流历史中。事件类型 explicit
	财务已拒绝	财务部门已审核并拒绝费用报告，报销流程因此停止。该事件记录在工作流历史中，并包含时间戳和拒绝原因。
为什么重要用于识别最终审核阶段的瓶颈和失败原因，对分析整体拒绝率及合规问题至关重要。获取位置从报告历史记录中获取，其中记录了财务团队执行的拒绝操作，以及时间戳和用户信息。采集作为独立的拒绝操作记录在报告工作流历史中。事件类型 explicit

建议可选

提取指南

如何从Expensify获取数据

步骤

使用Domain Admin或Policy Admin权限登录您的Expensify账户。
进入设置部分，然后转到Policies，选择您要导出数据的具体组策略。
在左侧菜单中，选择报告类别下的Export Formats选项。
点击Add a new export format，开始创建自定义模板。为模板设置具有描述性的名称，例如ProcessMind Event Log Export。
在导出模板编辑器中，选择报告导出类型。现在可以定义CSV文件的列。使用Add a new column按钮添加每个所需字段。
配置列时，输入下方query部分提供的准确公式。其中包括案例ID、每项活动的时间戳，以及所有必需和建议的属性。
添加所有必要列后，点击保存创建导出模板。
从Expensify主菜单进入报告页面。使用筛选条件选择要分析的报告。务必设置具体日期范围，例如最近3至6个月，以确保文件大小可控。
点击Export To按钮，从下拉列表中选择新建的模板ProcessMind Event Log Export。
Expensify将生成CSV文件并发送下载链接。将文件下载到本地计算机。导出的文件为“宽”格式，每行对应一份费用报告，每项活动的时间戳分别位于不同列中。
将下载的数据从宽格式转换为适用于流程挖掘的长格式。您可以使用Microsoft Excel（通过Power Query的Unpivot Columns功能）、Python（使用pandas库）或其他数据准备工具。目标是每项活动占一行，并包含ExpenseReportId、ActivityName和EventTime列。
将转换后的数据保存为CSV文件，并上传到ProcessMind应用。

配置

Admin Permissions：您必须拥有相关政策的Domain Admin或Policy Admin权限，才能创建和管理导出格式。
Export Template：必须配置自定义导出模板。默认模板不适用于此方法。
Date Range：强烈建议按明确的日期范围筛选导出数据，例如3至6个月，以缩短导出时间并控制文件大小。请使用Submitted Date作为主要筛选条件。
Report Status Filter：如需覆盖完整流程生命周期，请勿按报表状态筛选。导出日期范围内的所有报表，包括Open、Processing、Approved、Reimbursed和Closed状态。
Custom Fields：EmployeeDepartment等属性取决于您组织的Expensify配置。如果您使用Tags或Report Fields记录这些信息，必须将对应公式（例如{report:tag:Department}）添加到导出模板中。

a 示例查询 sql

/*
This is not a script, but a configuration for the Expensify custom export template.
In the export format editor, create a new column for each line below, using the text on the right as the formula.
*/

// Case ID and Required Attributes
ExpenseReportId: {report:id}
EventTime_Created: {report:created}
EventTime_Submitted: {report:submitted}
EventTime_Approved: {report:approved}
EventTime_Reimbursed: {report:reimbursed}
EventTime_Closed: {report:closed}

// Recommended Attributes
ReportTotalAmount: {report:total}
Submitter: {report:submitter:email}
Approver: {report:approverEmail}
EmployeeDepartment: {report:tag:[Your Department Tag Name]}
PolicyViolationFlag: {report:hasViolations}

// --- Transformation Logic Overview ---
/*
After exporting the CSV with the columns above, you must unpivot the timestamp columns.
1. Load the CSV into a data transformation tool (e.g., Excel Power Query, Python pandas).
2. Select all the timestamp columns (EventTime_Created, EventTime_Submitted, etc.).
3. Use the "Unpivot" function. This will create two new columns: one containing the original column names (e.g., 'EventTime_Created') and another with the timestamp values.
4. Rename the column with the names to `ActivityName` and the column with values to `EventTime`.
5. Clean up the `ActivityName` column by removing the 'EventTime_' prefix to get clean activity names like 'Expense Report Created', 'Expense Report Submitted', etc.
6. For activities that do not have a direct timestamp export (e.g., 'Manager Approved', 'Reimbursement Scheduled'), you can duplicate an existing timestamp column (like 'EventTime_Approved') in your export template and rename it accordingly (e.g., `EventTime_ManagerApproved`). This uses the same timestamp as a proxy for multiple events, which should be noted during analysis.
*/

步骤

前置条件和设置：确保系统已安装Python 3。通过终端或命令提示符运行pip install requests，安装所需的requests库。您还需要Expensify API凭据。
获取Expensify API凭据：使用管理员权限登录Expensify账户。进入Settings > Account > Integrations > Public API。在此生成partnerUserID和partnerUserSecret。请妥善保存这些凭据，因为它们可访问您公司的数据。
配置Expensify导出模板：脚本依赖自定义数据导出。在Expensify中进入Settings > Policies > [Your Group Policy] > Export Formats。创建包含所有必要列的新导出模板。务必包含Report ID、Created Date、Submitted Date、Approved Date、Reimbursed Date、Closed Date、Total Amount、Submitter Email、Approver Details、Policy Violations和详细的Report History Log。Report History对于记录拒绝和备注等事件至关重要。
自定义Python脚本：将提供的Python脚本复制到文件中，例如extract_expensify_log.py。将PARTNER_USER_ID、PARTNER_USER_SECRET、START_DATE、END_DATE和EXPORT_TEMPLATE_NAME的占位值替换为您的具体凭据、所需日期范围，以及上一步配置的导出模板准确名称。
执行脚本下载数据：在终端中运行python extract_expensify_log.py。脚本将先通过Expensify API进行身份验证，然后提交导出报表数据的任务请求。之后每隔几秒轮询API，检查导出是否完成。
等待文件下载：导出任务完成后，脚本会自动下载生成的CSV文件，并将其保存为同一目录下的expensify_raw_export.csv。
将原始数据转换为事件日志：脚本读取下载的expensify_raw_export.csv。它遍历每一行数据，每行代表一张费用报表，并对数据进行展开。针对每个相关日期列和历史记录条目，脚本在事件日志中创建对应业务活动的独立行。
生成最终事件日志文件：处理完原始导出的所有报表后，脚本将转换后的数据写入名为expensify_event_log.csv的新文件。该文件包含必需列ExpenseReportId、ActivityName、EventTime以及其他推荐属性。
准备上传至ProcessMind：打开最终的expensify_event_log.csv文件，确认列标题符合要求且数据格式正确。现在即可将文件上传到ProcessMind进行分析。

配置

API凭据：需要使用Expensify提供的有效partnerUserID和partnerUserSecret进行身份验证。与这些凭据关联的用户必须拥有访问和导出报表数据的权限。
Expensify导出模板：这是最关键的配置。整个提取过程依赖在Expensify界面中创建的自定义导出模板。模板必须包含用于生成活动和属性的所有字段，尤其是详细的Report History日志，其中包含审批、拒绝及其他工作流步骤的时间戳和备注。
日期范围筛选：脚本包含START_DATE和END_DATE变量。建议先使用较小范围，例如3至6个月的数据，确认流程正常后再提取更大数据集。
报表状态筛选：您可以修改脚本中的API请求，加入reportState筛选条件（例如APPROVED、REIMBURSED、CLOSED），缩小导出范围。这有助于控制数据量或聚焦已完成流程。
Python环境：脚本需要安装requests库的Python 3环境。无需其他特殊库，设置相对简单。

a 示例查询 python

import requests
import json
import time
import csv
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- PLACEHOLDERS: Replace with your actual credentials and settings ---
PARTNER_USER_ID = class="hl-string">'[Your Expensify Partner User ID]'
PARTNER_USER_SECRET = class="hl-string">'[Your Expensify Partner User Secret]'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- CONFIGURATION: Define the export parameters ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Use YYYY-MM-DD format for dates
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01'
END_DATE = class="hl-string">'2023-06-30'
class=class="hl-string">"hl-comment"># The exact name of the custom export format you created in Expensify
EXPORT_TEMPLATE_NAME = class="hl-string">'[Your Custom Report Export Template Name]'

API_URL = class="hl-string">'https://integrations.expensify.com/Integration-Server/Doc/v1.0/'
RAW_EXPORT_FILE = class="hl-string">'expensify_raw_export.csv'
EVENT_LOG_FILE = class="hl-string">'expensify_event_log.csv'

def execute_api_job(job_description):
    class="hl-string">"""Submits a job to the Expensify API and returns the response."""
    auth_payload = {
        class="hl-string">'partnerUserID': PARTNER_USER_ID,
        class="hl-string">'partnerUserSecret': PARTNER_USER_SECRET
    }
    data = {
        class="hl-string">'requestJobDescription': json.dumps(job_description),
        class="hl-string">'credentials': json.dumps(auth_payload)
    }
    response = requests.post(API_URL, data=data)
    response.raise_for_status() class=class="hl-string">"hl-comment"># Raises an exception for bad status codes
    return response.json()

class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Trigger the report export job
print(class="hl-string">'Requesting report export from Expensify...')
export_job_desc = {
    class="hl-string">'type': class="hl-string">'exportReport',
    class="hl-string">'credentials': {
        class="hl-string">'partnerUserID': PARTNER_USER_ID,
        class="hl-string">'partnerUserSecret': PARTNER_USER_SECRET
    },
    class="hl-string">'onReceive': {
        class="hl-string">'immediateResponse': [class="hl-string">'returnRandomFileName']
    },
    class="hl-string">'inputSettings': {
        class="hl-string">'type': class="hl-string">'report',
        class="hl-string">'filters': {
            class="hl-string">'startDate': START_DATE,
            class="hl-string">'endDate': END_DATE,
            class="hl-string">'markedAsExported': class="hl-string">'Expensify Export'
        }
    },
    class="hl-string">'outputSettings': {
        class="hl-string">'fileExtension': class="hl-string">'csv',
        class="hl-string">'fileBasename': EXPORT_TEMPLATE_NAME
    }
}

class=class="hl-string">"hl-comment"># The template is passed as a separate parameter for this job type
export_job_desc[class="hl-string">'template'] = fclass="hl-string">'<![CDATA[{EXPORT_TEMPLATE_NAME}]]>'

initial_response = execute_api_job(export_job_desc)
file_name = initial_response.get(class="hl-string">'fileName')

if not file_name:
    raise Exception(fclass="hl-string">'Failed to initiate export. Response: {initial_response}')

print(fclass="hl-string">'Export job started. Waiting for file: {file_name}')

class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. Poll for the file until it's ready
while True:
    download_job_desc = {
        class="hl-string">'type': class="hl-string">'download',
        class="hl-string">'credentials': {
            class="hl-string">'partnerUserID': PARTNER_USER_ID,
            class="hl-string">'partnerUserSecret': PARTNER_USER_SECRET
        },
        class="hl-string">'fileName': file_name
    }
    download_response = execute_api_job(download_job_desc)
    if download_response.get(class="hl-string">'responseCode') == 200:
        print(class="hl-string">'File is ready for download.')
        with open(RAW_EXPORT_FILE, class="hl-string">'w', encoding=class="hl-string">'utf-8') as f:
            f.write(download_response[class="hl-string">'fileContents'])
        break
    elif download_response.get(class="hl-string">'responseCode') == 404:
        print(class="hl-string">'File not ready yet, waiting 10 seconds...')
        time.sleep(10)
    else:
        raise Exception(fclass="hl-string">'Failed to download file. Response: {download_response}')

class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Transform the raw export into an event log
print(fclass="hl-string">'Successfully downloaded raw data to {RAW_EXPORT_FILE}. Transforming to event log...')
event_log = []

with open(RAW_EXPORT_FILE, class="hl-string">'r', encoding=class="hl-string">'utf-8') as infile:
    reader = csv.DictReader(infile)
    for row in reader:
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Standard report attributes
        report_id = row.get(class="hl-string">'Report ID')
        report_total = row.get(class="hl-string">'Total')
        submitter = row.get(class="hl-string">'Submitter Email')
        department = row.get(class="hl-string">'Submitter Department') class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming this is in your template
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Helper to create event rows
        def add_event(activity_name, event_time_str, approver=None, violation=None):
            if event_time_str:
                event_log.append({
                    class="hl-string">'ExpenseReportId': report_id,
                    class="hl-string">'ActivityName': activity_name,
                    class="hl-string">'EventTime': event_time_str,
                    class="hl-string">'ReportTotalAmount': report_total,
                    class="hl-string">'Submitter': submitter,
                    class="hl-string">'EmployeeDepartment': department,
                    class="hl-string">'Approver': approver,
                    class="hl-string">'PolicyViolationFlag': violation
                })
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Expense Report Created
        add_event(class="hl-string">'Expense Report Created', row.get(class="hl-string">'Created'))

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Expense Report Submitted
        add_event(class="hl-string">'Expense Report Submitted', row.get(class="hl-string">'Submitted'))
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Manager Approved / Finance Approved
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes approver details are in a single column like class="hl-string">'Approver 1: name@co.com (YYYY-MM-DD), Approver 2: ...'
        class=class="hl-string">"hl-comment"># This logic needs to be adapted to your specific export format.
        approvers_str = row.get(class="hl-string">'Approver History', class="hl-string">'') 
        if class="hl-string">'Manager' in approvers_str: class=class="hl-string">"hl-comment"># Example logic
             class=class="hl-string">"hl-comment"># Complex parsing might be needed here based on your template's format
             add_event(class="hl-string">'Manager Approved', row.get(class="hl-string">'Approved')) class=class="hl-string">"hl-comment"># Simplified, assumes class="hl-string">'Approved' date is manager's

        if class="hl-string">'Finance' in approvers_str: class=class="hl-string">"hl-comment"># Example logic
             add_event(class="hl-string">'Finance Approved', row.get(class="hl-string">'Final Approved')) class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes a separate column for final approval
        else:
             class=class="hl-string">"hl-comment"># Fallback if only one approval date exists
             add_event(class="hl-string">'Finance Approved', row.get(class="hl-string">'Approved'))

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Reimbursement Scheduled
        add_event(class="hl-string">'Reimbursement Scheduled', row.get(class="hl-string">'Reimbursing Start Date')) class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes this column exists

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Reimbursement Executed
        add_event(class="hl-string">'Reimbursement Executed', row.get(class="hl-string">'Reimbursed'))
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Report Closed
        add_event(class="hl-string">'Report Closed', row.get(class="hl-string">'Closed'))
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activities from Report History Log
        class=class="hl-string">"hl-comment"># This is CRITICAL. Your export template must include the detailed history.
        class=class="hl-string">"hl-comment"># The history is often a multi-line text block in a single CSV cell.
        history_log = row.get(class="hl-string">'Report History', class="hl-string">'')
        for line in history_log.split(class="hl-string">'\n'): class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming newline separated history
            line_lower = line.lower()
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Try to extract a timestamp from the history line
            try:
                class=class="hl-string">"hl-comment"># Expensify history format is often like class="hl-string">'MMM DD: ...'
                class=class="hl-string">"hl-comment"># This parsing logic is an example and MUST be adjusted to your format
                timestamp_str = line.split(class="hl-string">':')[0]
                class=class="hl-string">"hl-comment"># A real implementation needs more robust date parsing
                event_time = datetime.now().strftime(class="hl-string">'%Y-%m-%d %H:%M:%S') class=class="hl-string">"hl-comment"># Placeholder for parsed time
            except:
                continue

            if class="hl-string">'added expense' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Expense Added To Report', event_time)
            elif class="hl-string">'violation' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Policy Violation Flagged', event_time, violation=True)
            elif class="hl-string">'rejected' in line_lower and class="hl-string">'manager' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Manager Rejected', event_time)
            elif class="hl-string">'rejected' in line_lower and class="hl-string">'finance' in line_lower: class=class="hl-string">"hl-comment"># Example keyword
                add_event(class="hl-string">'Finance Rejected', event_time)
            elif class="hl-string">'unapproved' in line_lower or class="hl-string">'sent back' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Report Sent Back For Revision', event_time)
            elif class="hl-string">'exported to' in line_lower or class="hl-string">'posting' in line_lower:
                 add_event(class="hl-string">'Accounting Posted', event_time)

class=class="hl-string">"hl-comment"># 4. Write the final event log file
if event_log:
    with open(EVENT_LOG_FILE, class="hl-string">'w', newline=class="hl-string">'', encoding=class="hl-string">'utf-8') as outfile:
        fieldnames = [class="hl-string">'ExpenseReportId', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTime', class="hl-string">'ReportTotalAmount', class="hl-string">'Submitter', class="hl-string">'EmployeeDepartment', class="hl-string">'Approver', class="hl-string">'PolicyViolationFlag']
        writer = csv.DictWriter(outfile, fieldnames=fieldnames)
        writer.writeheader()
        writer.writerows(event_log)
    print(fclass="hl-string">'Event log successfully created at {EVENT_LOG_FILE}')
else:
    print(class="hl-string">'No events were generated. Check the raw export file and script logic.')

步骤

确认所选ETL或iPaaS连接器支持Expensify，并能够获取报告记录、报告行项目、报告历史或工作流记录、政策违规数据、报销或付款记录、会计导出记录以及报告状态变更。不同供应商的连接器能力和对象名称可能不同，因此请根据连接器文档配置每个源对象。
在连接器中创建只读Expensify连接，并提供所需凭据、权限范围、租户或工作区设置以及公司筛选条件。使用连接器支持的身份验证方式，并确认连接测试成功。
在可用时使用源系统变更时间戳配置增量提取。如果连接器无法提供可靠的变更时间戳，请使用3至6个月的滚动提取窗口，并保留源记录标识符以便去重。
将报告头数据、报告行项目数据、详细历史或工作流数据、政策违规数据、报销或付款数据、会计导出数据以及报告状态历史提取到暂存表中。将查询中的每个占位源对象替换为所选连接器提供的对象或表。
将源字段映射到查询使用的逻辑字段。必需映射包括ExpenseReportId、ActivityName和EventTime。在可用时映射可选字段，包括ReportTotalAmount、Approver、Submitter、EmployeeDepartment和PolicyViolationFlag。
在暂存过程中保留源时间戳和标识符。将时间戳转换为统一时区，最好使用UTC；如需满足审计要求，请同时保留原始源时间戳。不要覆盖报告标识符和时间戳相同的多个源事件。
配置转换查询，为每个明确活动生成一行。查询包含全部13个必需活动，并使用UNION ALL，使ProcessMind能够按原样接收事件日志，而不依赖推断事件。
验证每个输出行的ExpenseReportId和EventTime均已填充，ActivityName仅包含已定义的活动名称，并在源系统提供时填充可选属性。调查由连接器分页、重叠提取窗口或重复源记录导致的重复行。
按适合该流程的频率调度管道，例如每小时或每天运行一次。使用水位线或带重叠范围的滚动窗口捕获延迟到达的历史记录，并在可用时按源事件标识符去重。
将最终结果导出为平面文件或数据库视图，至少包含ExpenseReportId、ActivityName和EventTime。在可用时加入推荐属性，确认使用UTF-8编码和正确的时间戳格式，然后将结果上传到ProcessMind，或连接到ProcessMind作为Expense Report ID案例标识符对应的事件日志。

配置

连接器选择：使用明确支持所需Expensify数据对象的商业ETL或iPaaS连接器。在实施前确认其支持报表历史、审批操作、政策违规、报销事件、会计导出和状态变更。
源对象配置：将[Your report table]、[Your report line item table]、[Your report history table]、[Your policy violation table]、[Your reimbursement table]、[Your accounting export table]和[Your report status history table]替换为所选连接器提供的对象。不要假设这些逻辑对象在连接器中使用相同名称。
日期范围：先提取3至6个月的历史数据。只有在验证连接器吞吐量、API限制、源系统保留期限和ProcessMind事件量后，才应扩大范围。
增量加载：优先使用连接器支持的修改时间戳或游标。当事件可能延迟到达时，使用滚动重叠窗口，并在可用时通过稳定的源事件标识符去重。
筛选条件：仅在符合预期流程范围时，应用[Your company filter]或等效的租户、工作区、实体、部门、报销政策和报表状态筛选条件。如果分析需要覆盖完整生命周期，请避免排除已关闭报表。
时间戳处理：将EventTime标准化为UTC或其他已记录的时区。尽可能保留源数据精度，因为多项活动可能在短时间内发生。
活动映射：将ActivityName准确配置为Expense Report Created、Expense Added To Report、Expense Report Submitted、Policy Violation Flagged、Manager Approved、Manager Rejected、Report Sent Back For Revision、Finance Approved、Finance Rejected、Reimbursement Scheduled、Reimbursement Executed、Accounting Posted和Report Closed。
可选属性：从最可靠的源对象填充ReportTotalAmount、Approver、Submitter、EmployeeDepartment和PolicyViolationFlag。连接器未提供值时使用NULL，不要自行填充。
性能：将提取范围限制在所需日期和流程范围内，启用分页，使用增量加载，在转换前暂存源数据，并在支持时按事件日期对大型历史表进行分区。
前置条件：获取Expensify授权、连接器许可、API或集成权限、所需报表和工作流数据的访问权限、目标数据仓库写入权限，以及ProcessMind上传或连接权限。
数据质量：确认所有源对象中的报表标识符保持稳定，货币和金额字段遵循已记录的约定，并确认源历史记录未因连接器限制而被静默截断。

a 示例查询 sql

WITH expense_report_created AS (
    SELECT
        CAST(r.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Expense Report Created' AS ActivityName,
        CAST(r.[CreatedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report table] r
    WHERE CAST(r.[CreatedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(r.[CreatedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
expense_added_to_report AS (
    SELECT
        CAST(i.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Expense Added To Report' AS ActivityName,
        CAST(i.[AddedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report line item table] i
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = i.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(i.[AddedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(i.[AddedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
expense_report_submitted AS (
    SELECT
        CAST(h.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Expense Report Submitted' AS ActivityName,
        CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] h
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = h.[ExpenseReportId]
    WHERE h.[EventType] = 'Submitted'
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
policy_violation_flagged AS (
    SELECT
        CAST(p.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Policy Violation Flagged' AS ActivityName,
        CAST(p.[FlaggedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(TRUE AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your policy violation table] p
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = p.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(p.[FlaggedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(p.[FlaggedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
manager_approved AS (
    SELECT
        CAST(w.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Manager Approved' AS ActivityName,
        CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(w.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] w
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = w.[ExpenseReportId]
    WHERE w.[ActionType] = 'Manager Approved'
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
manager_rejected AS (
    SELECT
        CAST(w.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Manager Rejected' AS ActivityName,
        CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(w.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] w
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = w.[ExpenseReportId]
    WHERE w.[ActionType] = 'Manager Rejected'
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
report_sent_back_for_revision AS (
    SELECT
        CAST(h.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Report Sent Back For Revision' AS ActivityName,
        CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(h.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] h
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = h.[ExpenseReportId]
    WHERE h.[ActionType] = 'Sent Back For Revision'
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
finance_approved AS (
    SELECT
        CAST(w.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Finance Approved' AS ActivityName,
        CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(w.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] w
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = w.[ExpenseReportId]
    WHERE w.[ActionType] = 'Finance Approved'
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
finance_rejected AS (
    SELECT
        CAST(w.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Finance Rejected' AS ActivityName,
        CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(w.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] w
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = w.[ExpenseReportId]
    WHERE w.[ActionType] = 'Finance Rejected'
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
reimbursement_scheduled AS (
    SELECT
        CAST(p.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Reimbursement Scheduled' AS ActivityName,
        CAST(p.[ScheduledTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your reimbursement table] p
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = p.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(p.[ScheduledTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(p.[ScheduledTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
reimbursement_executed AS (
    SELECT
        CAST(p.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Reimbursement Executed' AS ActivityName,
        CAST(p.[ExecutedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your reimbursement table] p
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = p.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(p.[ExecutedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(p.[ExecutedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
accounting_posted AS (
    SELECT
        CAST(a.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Accounting Posted' AS ActivityName,
        CAST(a.[PostedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your accounting export table] a
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = a.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(a.[PostedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(a.[PostedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
report_closed AS (
    SELECT
        CAST(h.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Report Closed' AS ActivityName,
        CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report status history table] h
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = h.[ExpenseReportId]
    WHERE h.[Status] = 'Closed'
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
)
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM expense_report_created
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM expense_added_to_report
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM expense_report_submitted
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM policy_violation_flagged
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM manager_approved
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM manager_rejected
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM report_sent_back_for_revision
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM finance_approved
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM finance_rejected
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM reimbursement_scheduled
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM reimbursement_executed
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM accounting_posted
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM report_closed
ORDER BY ExpenseReportId, EventTime, ActivityName;

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