Yalın süreç iyileştirme: Veri odaklı rehber
Ölçülebilir iş sonuçları elde etmek için DMAIC sürecini, Six Sigma sürecini ve yalın süreç iyileştirme araçlarını öğrenin.
Bültenimize abone olun
Posta listemize ekleyebilmemiz için e-posta adresinizi bu amaçla saklamanıza izin vermeniz gerekir. Lütfen onay kutusunu işaretleyin.
İstediğiniz zaman abonelikten çıkabilirsiniz. Daha fazla bilgi için Gizlilik Politikamızı inceleyin.
İstediğiniz zaman abonelikten çıkabilirsiniz. Daha fazla bilgi için Gizlilik Politikamızı inceleyin.
Neler öğreneceksiniz
Bu rehberde Process Mining ile otomasyonun (RPA) nasıl birlikte çalıştığı, Process Mining’in otomasyon fırsatlarını bulmanıza nerelerde yardımcı olduğu ve onu yalnızca otomasyon keşif aracı olarak görmenin değerinin büyük bölümünü neden gözden kaçırdığı açıklanmaktadır.
Otomasyon heyecanı ve gerçeklik kontrolü
“Process Mining ve RPA” araması yaptığınızda, Process Mining’i süreç otomasyonu için ideal başlangıç noktası olarak tanımlayan onlarca tedarikçi sayfası bulursunuz. Anlatı basittir: süreçlerinizi haritalayın, tekrarlayan görevleri bulun ve bunları botlara devredin.
Bu kulağa hoş gelen bir anlatı, ancak eksik ve bir ölçüde yanıltıcıdır.
Gerçekte, en bariz otomasyon adaylarının çoğu zaten bellidir. Finans ekibi, fatura verilerini sistemler arasında kopyaladığını bilir. Destek ekibi, aynı tür talepleri tekrar tekrar manuel olarak yönlendirdiğini bilir. Bu fırsatları fark etmek için nadiren kapsamlı bir Process Mining kurulumuna ihtiyaç duyarsınız.
Peki Process Mining otomasyon konusunda gerçekten nerede yardımcı olur? Başka neler sunar? Bu konuya dürüstçe bakalım.
Kısa bir giriş: RPA ve Process Mining
Daha derine inmeden önce aynı noktada olduğumuzdan emin olalım.
Robotik Süreç Otomasyonu (RPA)
Yazılım robotları kullanıcı arayüzlerinde insan hareketlerini taklit eder: düğmelere tıklar, alanları kopyalar, formları doldurur ve uygulamalar arasında veri taşırlar. RPA teknolojisi olarak da bilinen bu dijital otomasyon biçimi, tekrarlayan veri girişlerini ve kurallara dayalı görevleri yürütür.
- Ne yapar: Kullanıcı arayüzü düzeyinde tekrarlayan, kurallara dayalı görevleri otomatikleştirir
- Girdi: Tanımlanmış bir adım ve kural kümesi
- Güçlü yönü: Derin entegrasyon olmadan sistemler arasında çalışır
- Sınırlaması: Belirsizlikleri veya tanımlanmamış senaryoları yönetemez
Process Mining
İşlerin gerçekte nasıl ilerlediğini yeniden oluşturmak için BT sistemlerindeki olay günlüğü verilerini kullanır. Varsayılan süreci değil, gerçek süreci gösterir.
- Ne yapar: Gerçek iş süreçlerini keşfeder, görselleştirir, izler ve analiz eder
- Girdi: Case ID’leri, aktiviteleri ve zaman damgalarını içeren olay günlükleri
- Güçlü yönü: İstisnalar, darboğazlar ve geçici çözümler dahil olmak üzere bütün resmi ortaya çıkarır
- Sınırlaması: Yapılandırılmış olay verilerine erişim gerektirir
Daha ayrıntılı bir giriş için Process Mining nedir rehberimize göz atın.
Process Mining otomasyona gerçekten nerede yardımcı olur
Dürüst olmak gerekirse Process Mining, iş süreci otomasyonu (BPA) çalışmalarına çeşitli senaryolarda gerçek değer katar.
- Gizli tekrarları ortaya çıkarma – Bazı tekrarlayan örüntüler birden fazla ekibe veya sisteme yayılır. Process Mining, aynı verinin departmanlar arasında üç kez girildiğini veya belirli bir devir işleminin her zaman manuel yeniden çalışmaya yol açtığını ortaya çıkarabilir. Bunlar, tek bir ekibin bakış açısından fark edemeyeceğiniz otomasyon adaylarıdır.
- İş gerekçesini sayısallaştırma – Bir görevin otomasyona uygun olduğundan şüphelenseniz bile Process Mining size sayıları sunar: görevin ne sıklıkta gerçekleştiği, ne kadar sürdüğü ve Case başına maliyeti. Bu veriler, belirsiz bir “bunu otomatikleştirmeliyiz” düşüncesini somut bir yatırım getirisi hesabına dönüştürür.
- Kurulumdan sonra otomasyonu doğrulama – Bot kullanıma alındıktan sonra ne olur? Process Mining, otomatikleştirilmiş süreçleri sürekli izlemenizi sağlar. Botun beklendiği gibi çalışıp çalışmadığını, yeni darboğazlar oluşturup oluşturmadığını ve genel sürecin nasıl değiştiğini görebilirsiniz.
- Neyi otomatikleştirmemeniz gerektiğini belirleme – Process Mining, otomasyon için iyi bir aday olduğunu düşündüğünüz bir görevin çok fazla istisna içerdiğini, fazla muhakeme gerektirdiğini veya yatırımı haklı çıkaracak kadar sık gerçekleşmediğini gösterebilir. Otomasyon bütçenizi nereye harcamamanız gerektiğini bilmek, nereye harcamanız gerektiğini bilmek kadar önemlidir.
Daha geniş düşünün
Process Mining’i yalnızca otomasyon görevlerini bulmak için kullanırsanız, bir İsviçre çakısını kürdan olarak kullanmak için satın almış olursunuz. Process Mining keşif, uyumluluk kontrolü, izleme ve optimizasyon dahil olmak üzere tüm yaşam döngüsü boyunca değer sağlar. Otomasyon adaylarını bulmak bunun yalnızca küçük bir bölümüdür.
Dürüst olun: Otomasyon için her zaman Process Mining’e ihtiyacınız yoktur
Çoğu tedarikçi blogunun size söylemeyeceği rahatsız edici gerçek şudur: İhtiyacınız yalnızca otomatikleştirilecek görevlerin bir listesiyse Process Mining gereğinden fazla kapsamlı olabilir.
Process Mining anlamlı bir yatırımdır. Veri çıkarma, veri hazırlama, kurum içi destek ve uzman yorumlaması gerektirir. Değer elde etmek çaba, zaman ve kararlılık ister.
Otomasyon hedefleriniz açıksa işi yapan ekiplerle gerçekleştireceğiniz birkaç çalıştay size yeterince iyi bir kısa liste sunar. Daha fazlasını yapmaya hazır olduğunuzda Process Mining yatırımından yararlanın.
Bariz otomasyonlar için Process Mining kullanmayın. Finans sektöründeki borçlar muhasebesi ekibi, her gün dört saatini e-postalardaki verileri ERP’ye kopyalayarak veri girişi yapmaya harcadığını zaten biliyorsa bunu doğrudan otomatikleştirin. Herkesin zaten bildiği bir şeyi doğrulamak için olay günlüğü analizine ihtiyacınız yoktur.
Process Mining, tablonun daha karmaşık olduğu durumlarda öne çıkar: birden fazla süreç varyantınız, beklenmedik darboğazlarınız, uyumluluk açıklarınız veya bir değişikliğin uçtan uca etkisini anlama ihtiyacınız olduğunda.
Process Mining, otomasyon hedeflerini bulmaktan çok daha fazlasını yapar
“RPA için process mining” anlatısında gözden kaçan temel nokta budur. Otomasyon fırsatlarını keşfetmek, Process Mining’in amacı değil, sağladığı küçük bir ek faydadır.
- Sürekli süreç izleme - Mining sonrasında da izlemeye devam edin. Çevrim süreleri kısalıyor mu? Sapmalar artıyor mu? Yeni politika gerçekten uygulanıyor mu? Process Mining, işin gerçekte nasıl ilerlediğini gösteren canlı bir Dashboard sunar. Sürekli süreç izleme rehberimize göz atın.
- Uyumluluk kontrolü - Sürecinizin gerçekte nasıl işlediğini, nasıl işlemesi gerektiğiyle karşılaştırın. Bu, uyumluluk, denetim ve yönetişim açısından büyük önem taşır. Süreç temelden hatalıysa hiçbir RPA botu bunu düzeltemez.
- Kök neden analizi - Siparişlerin %30’u neden gecikiyor? Process Mining, gecikmeleri belirli tedarikçiler, bölgeler, ekipler veya süreç varyantlarıyla ilişkilendirebilir. Bu içgörü çoğu zaman otomasyon yerine sürecin yeniden tasarlanmasını sağlar.
- Süreç iyileştirme ve yeniden tasarım - En büyük kazanımlar neredeyse her zaman hatalı bir süreci otomatikleştirmekten değil, sürecin kendisini değiştirmekten gelir. Process Mining, adımları nerede ve nasıl basitleştireceğinizi, ortadan kaldıracağınızı, devirleri azaltacağınızı ve gereksiz onayları kaldıracağınızı gösterir.
- Süreç simülasyonu - ProcessMind ile değişiklikleri modelleyebilir ve uygulamadan önce etkilerini simüle edebilirsiniz. Bu, mevcut durumu düşünmeden otomatikleştirmekten çok daha etkilidir.
Otomasyon ilk tepki değil, son çare olmalıdır. Önce süreci yeniden tasarlayın. Ardından geriye kalanları otomatikleştirin.
Mitleri çürütelim
Process Mining ve otomasyon hakkında birçok mit dolaşıyor. Bunları doğrudan ele alalım.
Mit 1: “Process Mining bir otomasyon planı çıkarır”
Hayır, çıkarmaz. Process Mining size bir sürecin nasıl işlediğini gösterir. Verimsizlikleri, darboğazları ve sapmaları öne çıkarır. Bu bulguları yorumlamak, neyin otomatikleştirileceğine, neyin yeniden tasarlanacağına ve neyin olduğu gibi bırakılacağına karar vermek insan değerlendirmesi gerektirir. Sihirli bir “otomasyon fırsatları” düğmesi vadeden her tedarikçi konuyu gereğinden fazla basitleştiriyordur.
Mit 2: “Process Mining, RPA süreçlerini incelemek için harikadır”
Process Mining’i zaten otomatikleştirilmiş RPA süreçlerini analiz etmek için kullanmak mantıklı görünse de nadiren faydalıdır. Botlar programlandıkları işi tam olarak yapar. Ortaya çıkarılacak bir gizem yoktur. Bot, kendi betiğini izler. Betik hatalıysa bunu zaten bilirsiniz, çünkü bot başarısız olur. Process Mining, botun kendisini değil, botu çevreleyen daha geniş süreci analiz ederek değer sağlar.
Mit 3: “Her otomasyon projesinden önce Process Mining gerekir”
Her zaman değil. Basit ve iyi anlaşılan otomasyon hedefleri için botu doğrudan geliştirin. Process Mining, tek bir ekibin bakış açısından bütünü göremediğiniz karmaşık ve birden fazla işlevi kapsayan süreçlerde en fazla değeri sağlar.
Mit 4: “Otomasyon ve Process Mining aynı veri erişimine ihtiyaç duyar”
Böyle değildir. RPA, kullanıcı arayüzü düzeyinde çalışır ve çoğu zaman yalnızca ekrana erişim gerektirir. Process Mining ise arka uç sistemlerinden yapılandırılmış Event Log verilerine ihtiyaç duyar. RPA yüzey düzeyinde çalışırken process mining veritabanlarına ve veri ambarlarına bağlanır. İki yaklaşım farklı beceriler, farklı erişimler ve çoğu zaman farklı ekipler gerektirir.
RPA ve Process Mining’i aynı anda planlamak, bu sınırlar arasında koordinasyon kurmayı gerektirir: farklı bakış açıları (“Neyi betik haline getirebiliriz?” ve “Gerçekte ne oluyor?”), farklı sahipler (otomasyon CoE’si ve süreç mükemmelliği ekibi) ve farklı altyapılar.
Tedarikçiler: Hepsi bir arada mı, uzman çözüm mü?
Bazı tedarikçiler RPA ve process mining özelliklerini tek platformda sunar. Örneğin UiPath, RPA ile başladı ve daha sonra process mining ekledi. Celonis gibi diğerleri ise process mining alanından gelir ve otomasyon tedarikçileriyle iş ortaklığı yapar. Her iki yaklaşımın da ödünleri vardır.
Hepsi bir arada platformlar
Avantajlar:- Mining içgörüleri ile otomasyon Workflowları arasında sıkı entegrasyon
- Tek tedarikçi ilişkisi ve sözleşmesi
- Birleşik kullanıcı arayüzü
Dezavantajlar:
- Otomasyon öncelikli yaklaşım: süreç yeniden tasarımı daha iyi bir seçenek olsa bile araç sizi otomasyona yönlendirir
- Tedarikçiye bağımlılık: bileşenlerden birini değiştirmek her şeyi değiştirmek anlamına gelir
- Her alanda “yeterince iyi”, ancak ikisinde de nadiren sınıfının en iyisi
Uzman çözüm yaklaşımı
Avantajlar:- Her iş için en güçlü aracı seçme
- İhtiyaçlar değiştikçe bileşenleri değiştirme esnekliği
- Tek bir çözüm türüne yönlendirmeme
Dezavantajlar:
- Entegrasyon daha fazla çaba gerektirir
- Yönetilmesi gereken birden fazla tedarikçi ilişkisi
Ayrıntılı bir karşılaştırma için UiPath ve ProcessMind analizimize göz atın.
Çoğu kuruluş için esnekliğin önemli olduğunu düşünüyoruz. Process Mining ve otomasyon farklı amaçlara hizmet eder. Birinci yılda kolay olduğu için kendinizi tek bir tedarikçinin ekosistemine bağlamanız, ihtiyaçlarınızın değiştiği üçüncü yılda kısıtlamaya dönüşebilir. ProcessMind her otomasyon yığınıyla çalışacak şekilde tasarlanmıştır. Böylece süreç zekânız belirli bir RPA tedarikçisine bağlı kalmaz.
Uygulanabilir yaklaşım: Process Mining ve otomasyonu doğru kullanın
Process Mining’i kurumsal süreç otomasyonu stratejinizi desteklemek için kullanmak istiyorsanız, yaygın tuzaklardan kaçınmanızı sağlayacak uygulanabilir bir yaklaşım aşağıdadır.
1. Anlayın
Önce süreçlerinizi mine edin. Darboğazları, uyumluluk sorunlarını, yeniden işleme döngülerini ve gereksiz devirleri arayın.
2. Önce iyileştirin
Her sorun için şu soruyu sorun: “Bunu süreci değiştirerek düzeltebilir miyiz?” Adımları ortadan kaldırmak, bot geliştirmekten daha ucuzdur.
3. Ardından otomatikleştirin
Süreci iyileştirdikten sonra geriye kalanları otomatikleştirin: uygun iş süreci otomasyonu araçlarını kullanarak tekrarlanan, kural tabanlı ve yüksek hacimli işleri otomatikleştirin. Artık temiz bir süreci otomatikleştiriyorsunuz.
4. İzleyin
Birleşik süreci izleyin: insan adımlarını, otomatik adımları ve devirleri takip edin. Sorunları erkenden yakalamak için sürekli bir geri bildirim döngüsü kullanın.
5. Yineleyin
Süreçler değişir, gereksinimler farklılaşır ve yeni fırsatlar ortaya çıkar. Mining yapmaya, izlemeye ve iyileştirmeye devam edin.
Adım 4 hakkında daha fazla bilgi için sürekli süreç izleme rehberimize göz atın.
Yaygın hata
Hatalı bir süreci otomatikleştirmek, yalnızca daha hızlı bozulmasına yol açar. Her zaman önce iyileştirin, sonra otomatikleştirin. En başarılı kuruluşlar otomasyonu, başlı başına hedef olarak değil, daha geniş bir süreç iyileştirme araç setindeki araçlardan biri olarak görür.
ProcessMind: süreç zekâsı platformunuz
ProcessMind, process mining, süreç modelleme ve simülasyonu bir araya getiren modern, self-service bir süreç zekâsı platformudur. Size şunları yapma imkânı verir:
- **Veri odaklı mining ile süreçlerinizin gerçekte nasıl işlediğini **keşfedin
- **Etkileşimli Dashboardlarla darboğazları, sapmaları ve kök nedenleri **analiz edin
- **BPMN 2.0 modelleme araçlarıyla iyileştirilmiş süreçler **tasarlayın
- **Değişiklikleri uygulamadan önce etkilerini öngörmek için **simüle edin
- **İyileştirmeleri korumak için süreç performansını sürekli **izleyin
Otomasyon yol haritanızda olsun ya da olmasın, ProcessMind operasyonlarınızı nasıl iyileştireceğiniz konusunda daha iyi kararlar almanız için gereken görünürlüğü sağlar. Otomasyon anlamlı olduğunda, güvenilir bir iş gerekçesi oluşturmak ve sonuçları doğrulamak için gerekli verilere ve izleme imkânına sahip olursunuz.
Süreçlerinizde gerçekte neler olduğunu görmeye hazır mısınız?
İlgili kaynaklar:
- Process Mining nedir? - Temel bilgiler
- Sürecinizi nasıl analiz edersiniz? - Veriden içgörülere
- Süreç optimizasyonu nasıl uygulanır? - İçgörüleri sonuçlara dönüştürme
- Sürecinizi nasıl sürekli izlersiniz? - İyileştirmeleri koruma
- UiPath ve ProcessMind - Platform karşılaştırması
- Process Mining zorlukları ve en iyi uygulamalar - Yaygın hatalardan kaçınma
- Süreç iyileştirme teknikleri: kapsamlı liste - Kanıtlanmış 15 metodolojinin karşılaştırması
İlgili blog gönderileri
Process Mining ve Workflow optimizasyonu hakkında uzman içgörülerini gelen kutunuzdan alın
Celonis alternatifleri: Process Mining araçlarını karşılaştırın
Süreçlerinize, bütçenize ve hedeflerinize uygun yazılımı bulmak için Celonis Process Mining ile ProcessMind’i karşılaştırın.
Fluxicon Disco ve ProcessMind: Process Mining karşılaştırması
Ekibiniz için doğru process mining platformunu seçmek üzere Fluxicon Disco ve ProcessMind’i özellikler, fiyatlandırma ve kullanım alanları açısından karşılaştır…
SAP Signavio ve ProcessMind: Process Mining karşılaştırması
Process Mining, modelleme ve simülasyon açısından ProcessMind ile SAP Signavio’yu karşılaştırın. İşletmeniz için doğru seçimi yapın.
Daha iyi süreçler tasarlayın. Bağlantılı bir mimari oluşturun. Kontrolü elinizde tutun.
Kredi kartı gerektirmeden ve beklemeden hemen erişim sağlayın. Kuruluşunuzun çalışma biçimini net ve bağlantılı süreç tasarımlarına dönüştürün.
Süreç mimarinizi oluşturun, sahiplik ve kontrolleri tanımlayın, rolleri ve sorumlulukları her düzeyde uyumlu hale getirin.
Ücretsiz denemeyi başlatın ve süreçlerinizi yönetmek, yönlendirmek ve sürekli iyileştirmek için güvenilir bir temel oluşturun.