Process Mining nedir?

Process Mining, BT sistemlerindeki Event Log verilerinden bilgi çıkararak gerçek süreçleri keşfetmeye, izlemeye ve iyileştirmeye yönelik analitik bir yaklaşımdır.

Event Log, bir BT sistemindeki işlemler ve eylemler gibi olayları kaydeder ve genellikle Process Mining için kullanılır. Her olayda genellikle bir zaman damgası, etkinlik adı ve vaka tanımlayıcısı bulunur.

Case ID, tek bir süreç örneğini tanımlayan benzersiz bir tanımlayıcıdır. Olayları ait oldukları belirli vakaya göre gruplandırmanızı sağlar.

Spaghetti diagram, çok sayıda varyasyon ve döngü içeren karmaşık, iç içe geçmiş bir süreç akış haritasını ifade eden gayriresmî bir terimdir. Bir süreçte o kadar çok yol olduğunda, diyagramdaki çizgiler bir spagetti kâsesindeki gibi kesiştiğinde ortaya çıkar. Karmaşıklığa veya standardizasyon eksikliğine işaret eder.

Happy path, sapma veya istisna içermeyen ideal, doğrudan süreç akışıdır. Her şeyin yolunda gittiği senaryodur: yeniden iş yoktur, gecikme yaşanmaz ve özel durumlarla karşılaşılmaz. Process Mining ile ideal vakayı görmek için “happy path” filtresini uygulayabilir, ardından bunu gerçekleşen diğer yollarla karşılaştırabilirsiniz.

BPMN, Business Process Model and Notation ifadesinin kısaltmasıdır. İş süreçlerini etkinlikler için dikdörtgenler, kararlar için elmaslar ve akış için oklar gibi sembollerle çizmeye yarayan standartlaştırılmış bir grafik gösterimidir. Process Mining araçları genellikle BPMN modellerine benzeyen diyagramlar üretir. ProcessMind gibi bazı araçlar BPMN modellerini içe ve dışa aktarmanıza da izin verir.

Conformance checking, keşfedilen süreci önceden tanımlanmış bir referans modelle karşılaştırarak farklılıkları belirleyen bir Process Mining tekniğidir. Şu soruyu yanıtlar: “Tanımlanan süreci izliyor muyuz? İzlemiyorsak nerede ve neden sapıyoruz?” Örneğin şirket politikası her fatura için iki onay gerektiriyor, ancak Event Log bazı faturaların yalnızca bir onay aldığını gösteriyorsa conformance checking bu farklılığı işaretler.

Süreç modeli, bir süreci genellikle akış şeması veya diyagram olarak temsil eder ve adım sırasını, karar noktalarını ve akışları gösterir. Process Mining ile verilerden türetilen “as-is” bir süreç modeli elde edersiniz. Bunu, iş birimi tarafından tasarlanan “to-be” süreç modeliyle karşılaştırabilirsiniz.

Process discovery, süreç hakkında önceden bilgi gerektirmeden Event Log verilerinden otomatik olarak süreç modeli oluşturan Process Mining aşaması veya türüdür. Sürecin yalnızca verilere dayanarak gerçekte nasıl aktığını gösterir. Genellikle Process Mining sürecindeki ilk adımdır ve mevcut duruma ilişkin ilk görünümü sunar.

ProcessMind, süreç iyileştirmeyi basit, erişilebilir ve uygun maliyetli hâle getirmek için tasarlanmış yeni nesil bir Process Mining platformudur. Process Mining, modelleme ve Simülasyon özelliklerini bulut tabanlı tek bir araçta birleştirir. Böylece verilerinizi yükleyebilir, süreçleri görselleştirebilir ve teknik uzmanlık gerektirmeden iyileştirmeler yapabilirsiniz.

ProcessMind, kullanım kolaylığı, hızlı başlangıç ve uygulanabilir içgörüler için tasarlanmıştır. Anında erişim, no-code kurulum ve şeffaf fiyatlandırma sunar. İster iş kullanıcısı ister süreç uzmanı olun, ProcessMind ile verimsizlikleri hızla keşfedebilir, uyumluluğu izleyebilir ve süreçleri optimize edebilirsiniz.

Zaman çizelgesi, projenin kapsamına ve verilerin hazır olma durumuna bağlıdır. Küçük bir pilot çalışma, özellikle ProcessMind gibi modern araçlarla birkaç gün içinde veya birkaç haftada sonuç verebilir. Daha büyük ya da karmaşık projeler, çoğunlukla veri hazırlığı ve paydaşların aynı hedefte buluşması nedeniyle birkaç hafta sürebilir.

Sık analiz edilen süreçler arasında Siparişten Tahsilata, Satın Almadan Ödemeye, fatura onayları, müşteri kabulü, tedarik zincirleri, BT hizmet yönetimi ve destek taleplerinin ele alınması bulunur. Dijital Event Log verilerine sahip her süreci analiz edebilirsiniz.

Process Mining; SAP ve Oracle gibi ERP platformlarından, Salesforce gibi CRM platformlarından, ServiceNow ve Zendesk gibi yardım masası platformlarından, Workflow araçlarından ve özel iş uygulamalarından alınan Event Log verilerini kullanır. Süreç adımlarını zaman damgaları ve vaka kimlikleriyle kaydeden her sistem veri kaynağı olabilir.

Finans, operasyon, satın alma, müşteri hizmetleri, BT, İK ve uyumluluk departmanları, süreçlerin izlendiği ve iyileştirildiği her alanda Process Mining kullanır. Hem iş birimleri hem de BT ekipleri bu içgörülerden yararlanır.

Process Mining; üretim, bankacılık, sigortacılık, sağlık, lojistik, perakende ve kamu gibi birçok sektörde kullanılır. Dijital süreçlere sahip her kuruluş Process Mining’den yararlanabilir.

Process Mining’in temelleri; BT sistemlerinden olay verilerinin çıkarılmasını, gerçek süreç akışlarının yeniden oluşturulmasını ve verimsizlikleri, darboğazları ve iyileştirme fırsatlarını belirlemek için görselleştirilmesini kapsar. Genellikle üç temel veri öğesine ihtiyaç duyarsınız: vaka kimliği, etkinlik adı ve zaman damgası. Süreç; discovery, conformance checking ve sürekli iyileştirme için devam eden izleme adımlarından oluşur. Gelişmiş platformlar, örüntü tespitini ve süreç analizini iyileştirmek için makine öğrenmesinden de yararlanabilir.

Business process mining, process mining BPM olarak da adlandırılır ve Process Mining ile aynı anlama gelir. BT sistemlerindeki Event Log verilerinden bilgi çıkararak iş süreçlerini analiz etmek, görselleştirmek ve iyileştirmek için veri odaklı teknikler kullanır. Amaç, şeffaflığı artırmak, Workflowları optimize etmek ve iş sonuçlarını iyileştirmektir.

Process Mining diyagramları, gerçek olay verilerine dayanarak süreçlerin bir kuruluş içinde gerçekte nasıl aktığını görsel olarak temsil eder. Etkinlik sıralarını, yolları, darboğazları ve varyasyonları gösterir. Gerçek süreci anlamanıza, bunu hedeflenen süreçle karşılaştırmanıza ve iyileştirme alanlarını belirlemenize yardımcı olur.

İş süreçleri akışları, bir iş sürecini baştan sona oluşturan adım veya etkinlik dizileridir. Karar noktaları, paralel görevler ve ekipler arasındaki devirler dahil olmak üzere işin kuruluş içinde nasıl ilerlediğini tanımlar. İş süreçleri akışlarını anlamak, verimliliği artıran ve tutarlı sonuçlar sağlayan süreçler tasarlamanıza yardımcı olur.

Process Mining, BT sistemlerindeki Event Log verilerinden bilgi çıkararak gerçek süreçleri keşfetmeye, izlemeye ve iyileştirmeye yönelik analitik bir yaklaşımdır. Genellikle iki kelime olarak yazılır: “process mining”.

Process Mining’in üç türü vardır: (1) Event Log verilerinden otomatik olarak süreç modeli oluşturan Process Discovery; keşfedilen süreci bir referans modelle karşılaştırarak sapmaları bulan (2) Conformance Checking; ve mevcut bir modeli darboğaz süreleri ve kaynak kullanımı gibi performans verileriyle zenginleştiren (3) Process Enhancement.

Process Mining, süreçlerin gerçekte nasıl çalıştığını otomatik olarak keşfetmek için BT sistemlerindeki gerçek Event Log verilerini kullanır. Process Mapping ise insanların süreçlerin nasıl işlediğini düşündüğünü belgelemek için manuel görüşmelere ve çalıştaylara dayanır. Process Mining nesneldir, hızlıdır ve tüm süreç varyasyonlarını kapsar. Process Mapping ise özneldir ve genellikle yalnızca “happy path”i yakalar.

Process Mining yazılımı; vaka kimlikleri, zaman damgaları ve etkinlik adlarını içeren Event Log verilerini alan ve görsel süreç modellerini otomatik olarak yeniden oluşturan özel bir uygulamadır. Gerçek verileri kullanarak iş süreçlerini keşfetmenize, analiz etmenize ve optimize etmenize yardımcı olur. Örnekler arasında ProcessMind, Celonis ve Disco bulunur.

Process Mining, genellikle BKPF, EKPO ve VBAK gibi SAP işlem tablolarından Event Log verileri çıkarılarak SAP ERP sistemleriyle birlikte kullanılır. Bu günlükler; sipariş oluşturma, mal kabulü ve fatura kaydı gibi iş etkinliklerine ait zaman damgalı kayıtları içerir. Process Mining yazılımı, bu SAP verilerini görsel süreç haritalarına dönüştürerek Siparişten Tahsilata ve Satın Almadan Ödemeye gibi süreçlerin gerçekte nasıl işlediğini gösterir.