Melhore os processos de finanças e serviços compartilhados

Melhoria de processos em finanças e serviços compartilhados

As equipes de serviços compartilhados processam um alto volume de transações e solicitações, de contas a pagar e a receber a relatórios e outras operações financeiras. O Process Mining mostra como o trabalho acontece hoje. Com o mapeamento e a simulação de processos, você avalia possíveis mudanças e identifica oportunidades para reduzir o custo por transação, mantendo as metas de nível de serviço em vista.

Por que é difícil comprovar melhorias em serviços compartilhados?

Centralizar o trabalho facilita a visualização dos volumes de transações, mas as médias podem esconder onde o tempo e o esforço são gastos. Retrabalho entre as unidades de negócio e a equipe de serviços, aprovações duplicadas, filas de espera antigas e cargas de trabalho desiguais podem afetar o tempo de ciclo e o custo por transação.

Você também precisa mostrar que as mudanças propostas justificam o investimento. Um business case baseado apenas em premissas pode não resistir a uma análise financeira. Uma linha de base medida e premissas de cenário claramente definidas oferecem uma base mais sólida para decisões e conversas sobre rateio de custos.

Como a mineração de processos ajuda os serviços compartilhados?

A mineração de processos usa dados de eventos dos seus sistemas para mostrar como os casos realmente percorrem um processo. Você pode analisar fluxos de processos, tempos de ciclo, transferências, retrabalho e desvios do caminho esperado.

Para aplicar a mineração de processos aos serviços compartilhados, comece por um serviço em que seja possível identificar cada caso, suas atividades e as datas e horas registradas. Compare os resultados entre unidades de negócio, tipos de solicitação ou outras dimensões relevantes para identificar diferenças de performance. Isso ajuda você a direcionar a melhoria de processos para causas específicas, em vez de se basear em uma única média.

Saiba mais sobre Process Mining.

Como funciona a abordagem em três etapas?

Siga três etapas para passar das evidências à decisão:

1. Faça a mineração do processo atual. Analise dados de ERP, gestão financeira ou operações para estabelecer uma linha de base. Acompanhe medidas como custo por transação, tempo de ciclo, fila de espera e nível de serviço.
2. Mapeie opções de melhoria. Documente o processo atual e as mudanças propostas com mapeamento de processos e BPMN. Alinhe finanças, operações, conformidade e TI sobre o que mudaria e quem seria responsável por cada etapa.
3. Simule cenários. Compare opções como ampliar a capacidade, reduzir transferências, revisar regras de aprovação ou automatizar. Antes de decidir o que testar, avalie os efeitos esperados sobre o tempo de ciclo, a demanda por recursos e a conformidade.

Explore o mapeamento de processos e a simulação de processos.

Como preparar números que passem por uma análise financeira?

Comece com uma linha de base que você consiga explicar. Informe qual processo e período analisou, como definiu um caso e quais custos e medidas de serviço incluiu. Separe os resultados observados das estimativas para as mudanças propostas.

Para um rateio de custos ou business case, documente as premissas de cada cenário, como volumes esperados, equipe e mudanças no processo. Compare cada cenário com a mesma linha de base e mostre os efeitos tanto no custo por transação quanto nos níveis de serviço. Assim, fica mais fácil discutir as compensações sem apresentar um resultado modelado como garantido.

[CtaStartTrial custom_title=“Estabeleça uma linha de base para um serviço” custom_content=“Use as exportações que você já tem do ERP ou do sistema de chamados para analisar um processo específico e medir o cenário atual.”]

Onde a mineração de processos pode revelar pontos de atrito nos serviços compartilhados?

Vá além do volume total e do tempo médio de ciclo. Nos serviços compartilhados, os tempos de ciclo podem variar conforme a unidade de negócio, o tipo de solicitação ou o caminho de exceção. A análise de processos pode ajudar você a investigar padrões como:

• Retrabalho entre a equipe de serviços e as unidades de negócio: solicitações incompletas voltam para correção e entram novamente na fila.
• Aprovações duplicadas: regras locais podem continuar em vigor mesmo depois que o trabalho passa para uma equipe central.
• Filas de espera antigas: uma fila de tamanho estável ainda pode conter casos que estão esperando há tempo demais.
• Distribuição do trabalho por disponibilidade: os casos podem ser atribuídos a quem estiver livre, em vez de a alguém com as habilidades ou a localização adequadas.
• Exceções fora dos relatórios de nível de serviço: os caminhos de exceção podem não aparecer nas mesmas medidas usadas para os casos padrão.

Esses padrões são pontos de partida para uma investigação, não provas de uma causa. Valide o que os dados mostram com as pessoas que gerenciam o processo.

Que resultados você pode esperar?

Os resultados dependem dos seus dados, da complexidade do processo e das mudanças implementadas. Em geral, as equipes usam essa abordagem para:

• Reduzir os tempos de ciclo das transações em 20–40%, eliminando esperas evitáveis e retrabalho.
• Melhorar o planejamento de capacidade e reduzir o esforço manual para diminuir os custos operacionais.
• Tornar visíveis os desvios de processo e as falhas nos controles.
• Melhorar os prazos dos relatórios, esclarecendo responsabilidades e tratando gargalos.
• Elaborar um business case com KPIs de linha de base e comparações entre cenários.

Esses são resultados comuns, não garantias. Dashboards e KPIs podem ajudar você a acompanhar se as melhorias se mantêm ao longo do tempo.

Estime o retorno.

Como começar?

Escolha um serviço de alto volume com impacto claro para o negócio, como processamento de faturas, gestão de pagamentos, fechamento mensal ou atendimento de uma solicitação de serviço. Identifique o ID do caso, os nomes das atividades, as datas e horas registradas e as dimensões de negócio necessárias para a análise.

Conecte os dados relevantes ao ProcessMind, estabeleça uma linha de base e analise o fluxo do processo com as pessoas que o gerenciam. Em seguida, escolha um ou dois cenários de melhoria para modelar e simular. Uma análise focada pode ajudar você a decidir o que testar em seguida, sem começar por um grande programa de transformação.

Leia o guia de business case.

Estabeleça a linha de base de um serviço

Comece com um serviço que você precisa explicar, melhorar ou incluir em uma conversa sobre rateio de custos. Meça a performance atual antes de decidir quais mudanças implementar.