Process Mining para Iniciantes: Transformando dados em insights

O que é Process Mining?

Process Mining é como fazer um raio-x dos seus processos de negócio para entender o que realmente acontece nos bastidores. Não é sobre minerar ouro ou carvão – aqui, você examina os dados do seu IT. De forma simples, o software de Process Mining analisa os rastros digitais nos sistemas (logs de quem fez o quê e quando) e reconstrói o fluxo real dos processos. Com isso, você tem uma visão objetiva e baseada em fatos de como o trabalho é realmente realizado – quase sempre diferente daqueles bonitos fluxogramas esquecidos na gaveta. Já disseram que é como uma ressonância magnética mostrando como seus processos de fato funcionam — não como você imagina. Resumindo, Process Mining analisa dados dos sistemas de IT para gerar insights e revelar problemas escondidos nos processos.

Imagine um processo de atendimento de pedidos de clientes. Cada passo (receber pedido, aprovar, enviar etc.) gera um registro em algum sistema. O Process Mining conecta esses registros para mapear o caminho real de cada pedido. Em vez de confiar só em entrevistas ou achismos, você vê o processo com base em dados. É como dar replay nas movimentações do workflow: cada volta, desvio, looping e atalho aparecem claramente.

Para iniciantes: imagine que, se o seu processo fosse uma trilha de caminhada, o Process Mining desenha o trajeto real no mapa seguindo as pegadas, e não o caminho ideal imaginado. E sim: às vezes, a trilha parece um rabisco confuso!

(P.S. Fique tranquilo: tudo é digital, sem geologia ou picareta!)

Como funciona o Process Mining

Como esse “detetive digital” descobre o que acontece nos processos? Tudo começa com os dados já existentes de TI. Empresas usam sistemas como ERP, CRM, helpdesk etc., que registram cada transação ou event. Esses logs trazem três infos principais: Case ID (ex: número do pedido para identificar), Timestamp (quando cada etapa ocorreu) e o nome da atividade (ex: “Pedido Feito”). O Process Mining analisa esses event logs e monta a sequência de cada case, do começo ao fim. Depois de juntar tudo, surge um MAP visual — mostrando todos os caminhos possíveis do seu processo.

Resumindo, o process mining ocorre em algumas etapas chave. Primeiro, extrai os dados brutos de events dos seus sistemas. Esses dados são usados para reconstituir o fluxo real, mostrando todos os caminhos e variações. Depois, o processo descoberto é comparado com o esperado para localizar desvios ou pontos para melhoria. Por fim, você tem insights acionáveis e pode monitorar a performance continuamente para manter seus processos eficientes.

Os 5 Passos do Process Mining

Extração de Dados

Primeiro, coleta dados de events dos sistemas — por exemplo, todos os passos dos últimos 6 meses do processo order-to-cash vindos do ERP e CRM.

Descoberta do Processo

Na sequência, o software reconstrói automaticamente o fluxo “as-is”, ligando events pelo Case ID e ordem de tempo, criando um fluxograma fiel do processo real.

Checagem de Conformidade

Se você tem um modelo padrão (ex: BPMN 2.0), a ferramenta compara o processo descoberto com o modelo esperado.

Insights & Otimização

A ferramenta aponta onde estão os gargalos, retrabalhos ou ineficiências no processo.

Monitoramento

Process Mining não é feito só uma vez. Você pode acompanhar e monitorar seus processos sempre.

Por exemplo, ao rodar process mining no seu processo de pedidos, você enxerga em um diagrama todos os caminhos — do início até a entrega. Alguns seguem o “happy path” (direto do pedido para aprovação e entrega, sem desvios), mas diversos outros voltam para reaprovacão, passam em ping-pong entre setores, ou ficam parados em filas. Esse visual pode virar um “spaghetti diagram” quando existem muitos caminhos confusos. O mais importante: agora fica clara a realidade. Talvez 60% dos pedidos tenham retrabalho, ou uma aprovação esteja criando um gargalo. Armado com esses dados, você foca nos pontos críticos.

Parece mágica!

Transforme data de transações em um fluxograma vivo, mostrando onde tudo flui ou trava.

Process mining funciona captando os rastros digitais dos seus processos e organizando tudo em um modelo interativo.

A mágica é revelar verdades antes escondidas no mar de data – trazendo aquele momento “uau!” para quem quer melhorar processos.

E não, não é magia negra ou IA avançada (como alguns dizem). São só algoritmos inteligentes, como o HeuristicsMiner. Mas pode apostar: ao ver o resultado, realmente parece mágica!

Por Que Isso Importa

Por que você deveria se importar com process mining? Nos negócios, informação é poder, e process mining traz uma visão dos seus processos antes inalcançável. Veja os principais motivos pelos quais a mineração de processos faz diferença:

Transparência e Insight:

Já sentiu que tem algo no workflow do seu setor causando atrasos, mas não consegue identificar exatamente? O process mining ilumina esses pontos cegos. Ele mostra o processo real, deixando claro onde estão os acertos ou falhas. Chega de suposições ou “acho que é assim” – você passa a ter evidências concretas. Essa transparência é o primeiro passo para melhorar.

Ganhos de Eficiência:

Com essa clareza, fica fácil enxergar gargalos, ineficiências e etapas repetidas no workflow. Talvez notas fiscais fiquem paradas aguardando aprovação ou clientes precisam falar duas vezes por falta de retorno. Ao identificar tudo isso, dá para deixar os processos muito mais ágeis – reduzindo prazos e aumentando a produtividade. Empresas que usam process mining já cortaram de 30% a 50% do tempo dos processos. Processos rápidos trazem clientes e equipes mais felizes (e menos dor de cabeça para todo mundo!).

Redução de Custos:

Tempo é dinheiro. Então, quando você ganha em eficiência, logo economiza. Remover gargalos diminui hora extra, elimina retrabalho e otimiza recursos. Muitas empresas pouparam milhões ao aprimorar processos de alto volume como gestão de pedidos ou procurement. Além disso, ao encontrar e resolver problemas cedo (ou evitá-los), você dribla custos maiores no futuro.

Mais Compliance e Qualidade:

O process mining funciona como auditor de compliance. Ele aponta etapas puladas ou fora de ordem. Em setores regulados (financeiro, saúde etc.), isso é fundamental – quase um watchdog garantindo regras seguidas. Detectar problemas cedo evita multas e falhas de qualidade. Além disso, ver os caminhos reais ajuda a padronizar o que funciona e reduzir erros, melhorando os resultados.

Melhor Experiência do Cliente:

Processos que funcionam bem fidelizam clientes. Entregas no prazo, menos erros, serviços ágeis: tudo isso gera satisfação. O process mining mostra onde está o atrito na experiência, por exemplo, se o cliente espera muito por uma ativação, talvez seja possível automatizar etapas. O resultado é um processo mais rápido, confiável e que conquista o cliente.

Cultura Data-Driven:

Usar process mining incentiva decisões baseadas em dados, não em “achismo”. Aproxima TI e negócios em torno dos mesmos fatos. Assim, a pergunta vira: “E os dados mostram o quê?” antes de mudar algo. No longo prazo, essa postura é um diferencial – cada melhoria é comprovada e dá pra medir o resultado. É o business process improvement para a era digital.

O Bom, o Mau e o Terrível

Vamos falar abertamente sobre process mining – os pontos positivos, os desafios e os riscos possíveis. É como um clássico faroeste:

• O Bom: pontos fortes e vantagens do process mining
• O Mau: as limitações e pontos que merecem atenção
• O Terrível: coisas que podem dar errado se você não tomar cuidado.

Vamos detalhar cada um deles. :

O Lado Positivo

Process mining oferece vantagens poderosas para negócios. Ele é objetivo — revela a verdade dos processos, e não só opiniões ou documentos ultrapassados. Isso permite um diagnóstico mais rápido e preciso dos problemas. Também é ágil — análises que levariam semanas com entrevistas e mapeamento manual acontecem em minutos, se o data estiver pronto. Você descobre quick wins (pequenas automações, por exemplo) e apresenta insights claros com visuais baseados em data.

Outro ponto: aplicação ampla — pode ser usado em praticamente qualquer processo com “structured process data” (vendas, finanças, TI, atendimento, onde houver data). Para mais exemplos, veja nossa seção de use case com detalhes. Além de visualização de processo, dashboards tornam os insights acessíveis para todos, não só cientistas de data. Resumindo: melhores insights, mais eficiência e controle.

O Lado Negativo

Nem tudo são flores no universo do process mining. Existem limitações e desafios importantes. Uma das principais é a dependência de data — sua análise será tão boa quanto a qualidade do data disponível. Se seus sistemas de TI não capturam certas etapas, ou se o data é incompleto ou bagunçado, o resultado pode ser enganoso. (Garbage in, garbage out — essa regra ainda vale! Limpar e preparar o data pode dar trabalho.) E process mining não corrige nada sozinho — ele mostra onde estão os problemas, mas você ainda precisa atuar. Pense como uma ferramenta de diagnóstico, não a solução final.

Outro desafio: complexidade de interpretação. Um mapa com muitos loops e ramificações pode ser complicado demais. É preciso habilidade (e colaboração com especialistas de processos) para entender os resultados e definir ações. Existe também o fator custo — softwares líderes em process mining podem ser caros e exigem bastante envolvimento da TI na implementação inicial.

O motivo de criarmos o ProcessMind foi simples: o mercado deixou o process mining complexo, caro e difícil de usar. Mudamos isso criando um self-service que concentra experiência de anos em algo simples — sem dores de cabeça de TI. E sim, também é acessível.

Christiaan Esmeijer - CEO ProcessMind

Por fim, nem tudo é registrado: etapas totalmente manuais ou conversas fora do sistema não aparecem, então process mining não substitui o conhecimento humano de processos. Esses “pontos negativos” não diminuem o valor, mas lembram que não existe mágica de um clique. Mais um motivo para testar o ProcessMind: você pode adicionar etapas manuais com o process designer para incluir tudo na análise de process mining.

O Lado Feio

Agora, os riscos — o “lado feio” de usar process mining de forma errada. Um deles é interpretar o data de forma incorreta e tirar conclusões erradas. Se não validar com quem vive o processo, pode corrigir algo que não é problema, ou implementar mudanças que não ajudam (ou até prejudicam).

Process mining não é solução milagrosa… é uma ferramenta de descoberta, como um raio-X ou ultrassom. Ou seja, não espere que resolva desvios automaticamente ou substitua o olhar humano. A verdade é que, sem gestão de mudanças e acompanhamento, mesmo os melhores insights ficam esquecidos e nada melhora.

Outro problema feio é usar process mining como ferramenta de “pegadinha” contra colaboradores — como apontar quem atrasou casos. Isso causa medo e resistência. Transparência serve para melhorar processos, não para punir. Se a equipe sentir que está sendo vigiada, vai cooperar menos e a iniciativa pode fracassar. Também é ruim agir sem plano — você pode se perder em data e diagramas confusos. Muitos já aprenderam que não definir objetivos claros só gera confusão. E não espere milagres do process mining; ele não resolve tudo sozinho.

Como (Não) Usar Process Mining

Assim como qualquer ferramenta poderosa, Process Mining pode ser usado de forma estratégica – ou mal utilizado. Para te ajudar a não errar, veja alguns erros comuns (e o que fazer no lugar) ao usar Process Mining na sua organização:

Não comece sem um objetivo claro.

Se você tratar Process Mining como uma busca aleatória (“vamos ver o que conseguimos!”), pode acabar preso na análise sem fim. Defina uma pergunta ou objetivo claro logo no início – por exemplo: “Quero entender por que nossas aprovações de fatura levam mais de 10 dias” ou “Como reduzir em 20% o tempo de onboarding de clientes?”. Ter foco direciona sua análise e garante que o projeto tenha um escopo definido.

Experimente agora!

Não ache que é uma varinha mágica.

Comprar um software de process mining avançado não resolve problemas sozinho. Ele é uma ferramenta de diagnóstico, não uma solução automática. Esteja pronto para analisar os resultados, debater com a equipe e aplicar melhorias. O sistema pode mostrar que aprovações são lentas, mas cabe a você melhorar o fluxo ou reforçar recursos. Pense como um GPS: ele indica o melhor caminho, mas quem dirige é você.

Não faça sozinho nem em silo.

Process mining é centrado em data, mas contexto é fundamental. Se você é analista, não fique isolado “na caverna” só analisando números para depois entregar um relatório distante da realidade. Colabore! Converse com quem executa o processo no dia a dia. Essas pessoas explicam desvios e exceções — pode haver razão de negócio real ou workaround importante. Envolva também o time de TI para acesso e validação do data. O melhor resultado do process mining vem do trabalho em equipe: junte dados e experiência de quem conhece o processo.

Não ignore o fator humano.

Process Mining não tem o objetivo de apontar culpados – serve para melhorar o fluxo geral. Garanta que todos entendam isso. Envolva os responsáveis pelo processo e as equipes desde o início, apresentando a iniciativa de forma positiva (ex: “Buscamos oportunidades de melhoria, não avaliar o desempenho de ninguém”). Se o resultado mostrar que alguém demora mais em uma tarefa, investigue os motivos – pode ser porque a pessoa está acumulando outras funções ou o sistema está lento. Use a transparência para melhorar processos, nunca para buscar culpados.

Não use data de má qualidade.

Já ouviu “garbage in, garbage out”? Se você colocar data ruim no Process Mining, terá insights ruins também. Não tente analisar processos antes de garantir dados corretos – timestamps faltando, case IDs inconsistentes ou registros duplicados vão atrapalhar sua análise. Invista tempo na preparação dos dados: limpe os logs, una informações de fontes diferentes e entenda o que cada dado representa. Esse cuidado traz resultados muito mais confiáveis.

Como Começar na Prática

Pronto para mergulhar no mundo de Process Mining? Incrível! Começar pode parecer difícil, mas não precisa ser. Veja um guia simples para adotar Process Mining na sua empresa:

Capacite e Alinhe o Time

Comece pelo básico (você já está fazendo isso lendo este guia!). Garanta que as pessoas-chave entendam o que é Process Mining e como pode ajudar.

Mostre exemplos, cases e envolva um pequeno time ou um champion da ideia. Pode ser alguém da equipe de processos, TI ou um manager do negócio querendo resolver um problema.

Empolgue: “Temos um jeito novo de enxergar nossos dados – vamos tentar!” Um pouco de ânimo faz diferença.

Escolha o Processo (Comece Pequeno)

Não tente abraçar o mundo logo no início. Escolha um processo importante e gerenciável como piloto. Prefira onde já existem desafios claros ou dados disponíveis. Pode ser o processo de aprovação de faturas com atrasos, ou o atendimento ao cliente com pontos cegos.

Certifique-se de que não seja algo tão grande que complique demais. Limite o escopo: escolha uma área, não toda a empresa. Um piloto pequeno e bem escolhido mostra valor rápido – é como testar a água antes de mergulhar.

Coletar e Preparar Data

Com o alvo definido, colete os dados desse processo. Normalmente, será preciso acionar o time de TI para extrair event logs dos sistemas. Se for order-to-cash, por exemplo, extraia eventos do ERP, pagamentos e assim vai. Não se preocupe: muitos softwares já têm conectores ou guias para sistemas mais usados.

Depois de extrair, prepare o data: limpe erros, padronize datas, verifique o case ID. Essa etapa é a mais trabalhosa, mas essencial. (Dica Pro: comece com uma amostra pequena – ex: um mês – para validar antes de ampliar.)

Se não estiver perfeito, tudo bem; o importante é que esteja confiável. Você só pode analisar o que pode confiar, então esta etapa é a base.

Escolha um Software e Analise

Agora vem a parte legal: analisar com um software de Process Mining. Existem muitas opções, desde open-source até enterprise. Escolha o que mais faz sentido para você. Para começar, prefira soluções fáceis, SaaS, com versão gratuita ou trial. (Vários sistemas cloud aceitam upload de event log em Excel e você já começa a usar.)

Carregue seu data e deixe o software gerar o modelo – normalmente um fluxograma interativo. Este é o momento da verdade. Explore: veja o fluxo principal, ramificações, tempos, quantos casos seguem cada caminho. Use filtros (ou sliders) para analisar variantes (tipo: só pedidos >30 dias).

Sua missão: achar gargalos ou padrões. Talvez 30% dos pedidos passam por 3 aprovações extras e atrasam. Ou o Time A é bem mais rápido que o B – por quê? Tome nota. Você pode inclusive exportar diagramas para usar depois.

Interprete e Planeje Melhorias

Com os dados em mãos, reúna o time para discutir o que foi achado. Inclua quem conhece bem o processo, gestores, pessoas da operação e analistas. Valide os insights: “Temos muitos retornos para etapa ‘correção de data’ – isso acontece porque, se o formulário vem errado, devolvemos.”

Entender o motivo do fluxo é vital para agir. Pense em soluções para os principais problemas. Pode ser um checklist, pular aprovação em pedidos de baixo valor, e assim por diante. Defina algumas melhorias de alto impacto e métricas para medir (ex: “reduzir tempo médio em 20%”). O segredo é transformar conhecimento em ações reais. (Documente: comparar antes e depois é ótimo!)

Implemente, Meça e Escale

Agora é só colocar essas mudanças no processo real. Isso pode envolver atualizar procedimentos, software, treinar o time ou o que for preciso. Depois, use Process Mining novamente (e/ou métricas tradicionais) para ver se funcionou: O tempo médio caiu? Rolou menos retrabalho? Comemore – você fechou o ciclo de melhoria usando dados!

Com um piloto de sucesso, pense em escalar: escolha o próximo processo problema ou expanda para outras áreas. Muitas empresas evoluem para programas maiores, até criando um Center of Excellence. Vá evoluindo com as melhores práticas e mantenha o monitoramento contínuo do processo melhorado.

Repita e logo Process Mining será parte do seu jeito de otimizar operações.

Onde o ProcessMind se encaixa

Você pode estar pensando: “Isso tudo é ótimo, mas como faço isso de modo simples?” É aí que entra o ProcessMind – uma ferramenta criada para facilitar ao máximo o process mining (e melhoria de processos no geral), especialmente para iniciantes. Sem ser propaganda, vamos mostrar como o ProcessMind exemplifica o que um software moderno pode fazer para facilitar as etapas que discutimos.

Não vê a hora de começar? Teste o ProcessMind grátis e veja como é fácil extrair insights dos seus dados.

• Plataforma Tudo em Um (Integrated Platform): O ProcessMind não é só um software de process mining; ele traz várias funções em uma única plataforma. Você monta o modelo do processo, minera os dados reais e ainda pode simular mudanças tudo na mesma tela. Antes seria preciso desenhar em uma ferramenta e analisar dados em outra, aqui é tudo junto. Exemplo: crie seu workflow fácil com drag-and-drop em BPMN 2.0 (padrão para processos), depois sobreponha dados reais de execução nesse MAP. Assim você vê como o processo funciona de verdade, facilitando achar onde a prática foge do planejado. Adeus troca entre softwares de modelar e minerar – tudo integrado. Essa abordagem de colocar dados de process mining no canvas de design (com filtros e gráficos interativos) diminui o abismo entre como você acha que o processo acontece e como ele acontece mesmo. No fim, o ProcessMind vira um centro de controle para entender e melhorar processos.

• Comece rápido e fácil: Um diferencial do ProcessMind é a facilidade para começar. Sabe aquela parte cansativa de extrair e preparar dados? O ProcessMind corta muito desse esforço. Permite integrar dados de várias fontes sem grandes projetos de TI. Nem precisa de dados “perfeitos” – é só subir seus arquivos Excel e já começar a minerar. Isso faz diferença para quem está começando: em vez de semanas limpando dados ou precisando de data warehouse, você só arrasta um arquivo (um log do CRM, por exemplo) e já tem insights. Ele até detecta e sugere correções automáticas em problemas no dado, poupando trabalho manual. O lema: “Dados perfeitos? Não precisa!” – comece com o que tem. A barreira de entrada diminui muito.

• Colaboração e Insights: Com os dados carregados, o ProcessMind já oferece analytics e dashboards prontos. Dá para juntar o modelo descoberto com métricas de desempenho, criar gráficos e montar dashboards para monitorar KPIs (tempo médio por etapa, desvios, etc.). O bom é que esses dashboards são personalizáveis e compartilháveis, permitindo que o time colabore todo olhando para os mesmos dados. Por exemplo, é possível criar um painel mostrando todos os pedidos parados há mais de 5 dias e compartilhar direto com o time de gestão. Por ser cloud e voltado para o usuário de negócio, várias pessoas podem acessar, comentar e melhorar processos juntas. Isso incentiva uma abordagem self-service e colaborativa para inteligência de processos – nada de esperar relatório pronto de um analista. Quem tem permissão explora os dados visualmente, faz perguntas (“Me mostre só os casos do último mês”) e recebe respostas na hora.

• Melhoria ponta a ponta: O ProcessMind não fica só na visualização – ajuda a fechar o ciclo. Use a simulação integrada para testar cenários “e se” (tipo: “Se colocarmos mais uma pessoa neste gargalo, quanto reduz o tempo?”). Também é possível alterar o design do processo e ver como isso afeta a performance, unindo design e mining na hora. Como tudo fica em uma plataforma, a implementação de melhorias vira um ciclo fluido: desenhe a mudança, comunique (a plataforma serve também para documentação), depois monitore o processo ajustado usando mining para ver se a mudança trouxe resultado. Isso está alinhado com metodologias como Lean Six Sigma, servindo de toolkit prático. O objetivo do ProcessMind é simplificar cada etapa da jornada de melhoria de processos – do discovery até implementar – permitindo que até quem não tem um grande time de analytics aproveite os benefícios do process mining.

Melhores Práticas e Dicas Pro

Para fechar, confira as melhores práticas e dicas essenciais para seu sucesso em Process Mining. Estes conselhos valiosos (da experiência de muitos profissionais) vão potencializar seus resultados:

Seguindo essas práticas, seu sucesso é garantido. Elas são como o “norte” das iniciativas de Process Mining: ajudam a evitar erros, gerar resultados reais e manter as melhorias. Feito certo, o Process Mining vira indispensável no seu toolkit de evolução – quase um hábito de sempre checar a realidade dos processos com base em data. Junte isso à criatividade e dedicação do time, e o potencial de melhoria é sem limites.

Boas descobertas!