Seu Template de Dados para Gerenciamento de Problemas
Seu Template de Dados para Gerenciamento de Problemas
- Atributos recomendados para análise de causa raiz
- Principais marcos e atividades do processo
- Guia passo a passo para extração do ServiceNow
Atributos de Gerenciamento de Problemas
| Nome | Descrição | ||
|---|---|---|---|
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Atividade
Activity
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O evento ou ação específica realizada no registro do problema. | ||
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Descrição
Representa as etapas distintas ou mudanças de status que ocorrem durante o ciclo de vida de um registro de problema. Exemplos incluem 'Registro de Problema Criado', 'Causa Raiz Identificada' ou 'Atribuído ao Grupo de Suporte'. Este atributo é crucial para construir o mapa do processo e visualizar a sequência de eventos.
Por que é importante
Define os nós no mapa do processo, permitindo visualizar o workflow e as variantes do processo.
Onde obter
Derivado das tabelas 'sys_audit', 'sys_history_line' ou mudanças de estado na tabela 'problem'
Exemplos
Registro de Problema CriadoAnálise ConcluídaEstado alterado para Fechado
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Event Timestamp
EventTime
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A data e hora exatas em que uma atividade ocorreu. | ||
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Descrição
Registra o timestamp exato de quando uma alteração ou ação foi logada no sistema. Este dado é fundamental para ordenar as atividades cronologicamente e calcular métricas de duração, como tempos de ciclo e lead times entre as etapas do processo.
Por que é importante
Essencial para ordenar eventos e calcular todos os KPIs baseados em tempo.
Onde obter
Campo 'sys_created_on' do ServiceNow em tabelas de auditoria/histórico
Exemplos
2023-10-12T08:30:00Z2023-10-12T14:45:12Z
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Registro do Problema
ProblemNumber
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O identificador exclusivo para o registro do problema. | ||
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Descrição
A chave alfanumérica única atribuída a um registro de problema no ServiceNow (ex: PRB000123). Este identificador serve como o fio condutor que liga todas as atividades do processo, desde o registro inicial até o fechamento final. Na análise de Process Mining, este atributo funciona como o Case ID, permitindo reconstruir a jornada de ponta a ponta da resolução do problema.
Por que é importante
É a chave primária para diferenciar casos únicos e agrupar eventos relacionados no gráfico do processo.
Onde obter
Tabela 'problem' do ServiceNow, campo 'number'
Exemplos
PRB004512PRB009823PRB001122
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Sistema de Origem
SourceSystem
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O nome do sistema de onde os dados se originaram. | ||
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Descrição
Identifica a instância ou ambiente específico do ServiceNow de onde os dados foram extraídos. Útil em cenários de múltiplos sistemas para rastrear a origem dos dados e lidar com as nuances de cada sistema.
Por que é importante
Fornece contexto sobre a origem dos dados, especialmente ao consolidar informações de várias ferramentas de ITSM.
Onde obter
Fixado durante a extração (ex: 'ServiceNow Production')
Exemplos
ServiceNow ProdServiceNow EMEA
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Última Atualização de Dados
LastDataUpdate
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O timestamp de quando os dados foram extraídos ou atualizados pela última vez. | ||
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Descrição
Indica o quão recente é o conjunto de dados. Ajuda analistas a entenderem se olham para dados em tempo real ou uma foto histórica, algo vital para interpretar status de casos abertos.
Por que é importante
Garante que os usuários saibam o quão atualizados estão os dados para relatórios operacionais precisos.
Onde obter
Hora do sistema no momento da execução do ETL
Exemplos
2023-11-01T12:00:00Z
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Categoria da causa raiz
RootCauseCategory
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A classificação da causa raiz identificada. | ||
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Descrição
Categoriza o motivo subjacente do problema, como Bug de Software, Erro Humano ou Falha de Hardware. Este atributo alimenta o dashboard de 'Precisão da Categoria de Causa Raiz' e ajuda a identificar padrões sistêmicos de falha.
Por que é importante
Permite a análise de padrões de falha para impulsionar melhorias estratégicas.
Onde obter
Tabela 'problem' do ServiceNow, campo 'rca_category' ou 'u_root_cause_category'
Exemplos
Defeito de SoftwareErro de configuraçãoProblema de Fornecedor
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Contagem de Incidentes Relacionados
RelatedIncidentCount
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O número de incidentes vinculados a este registro de problema. | ||
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Descrição
Quantifica o impacto do problema contando o número de incidentes associados a ele. Valores altos neste campo, especialmente para Erros Conhecidos, alimentam o dashboard de 'Recorrência de Erros Conhecidos e Incidentes'.
Por que é importante
Mede a magnitude do impacto causado aos usuários pelo problema.
Onde obter
Tabela 'problem' do ServiceNow, campo 'related_incidents' (o nome varia) ou contagem de registros vinculados
Exemplos
1501200
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Estado do Problema
ProblemState
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O status do ciclo de vida do registro do problema. | ||
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Descrição
Reflete a etapa atual do registro de problema, como Aberto, Análise de Causa Raiz, Correção em Andamento ou Fechado. É o principal filtro para entender a composição do backlog na 'Análise de Envelhecimento de Registros de Problemas Antigos'.
Por que é importante
O indicador de status principal usado para filtrar casos abertos vs. fechados.
Onde obter
Tabela 'problem' do ServiceNow, campo 'state'
Exemplos
NovoAvaliaçãoAnálise de causa raizResolvido
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Grupo de suporte
AssignmentGroup
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A equipe técnica responsável pela resolução do problema. | ||
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Descrição
Designa o grupo ou equipe de suporte atribuído ao problema. Vital para o dashboard de 'Análise de Reatribuição de Grupos de Suporte' para rastrear transferências e identificar silos organizacionais.
Por que é importante
Crucial para identificar gargalos entre departamentos e analisar a eficiência das transferências (handovers).
Onde obter
Tabela 'problem' do ServiceNow, campo 'assignment_group'
Exemplos
Ops de RedeDBAsService Desk
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Número de reatribuições
ReassignmentCount
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O número de vezes que o problema foi reatribuído entre grupos. | ||
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Descrição
Um contador que rastreia a frequência com que o grupo de atribuição mudou. É a fonte direta para o KPI 'Contagem de Reatribuição de Problemas' e ajuda a identificar o efeito pingue-pongue entre equipes.
Por que é importante
Indicador direto de atrito no processo e falta de clareza de propriedade (ownership).
Onde obter
Tabela 'problem' do ServiceNow, campo 'reassignment_count'
Exemplos
0312
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Prioridade
Priority
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O nível de prioridade atribuído ao registro do problema. | ||
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Descrição
Indica a importância e urgência do problema. Este atributo permite segmentar a análise por criticidade, alimentando o dashboard de 'Monitoramento de SLA e Prioridade'.
Por que é importante
Permite segmentar a performance do processo por criticidade de negócio.
Onde obter
Tabela 'problem' do ServiceNow, campo 'priority'
Exemplos
1 - Crítico2 - Alto3 - Moderada
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Usuário Atribuído
AssignedTo
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O indivíduo específico atribuído para trabalhar no problema. | ||
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Descrição
Identifica o usuário responsável pelo problema. Analisar este atributo ajuda a entender a distribuição de carga de trabalho, performance individual e possíveis gargalos em nível de recurso.
Por que é importante
Chave para analisar a eficiência dos recursos e a carga de trabalho individual.
Onde obter
Tabela 'problem' do ServiceNow, campo 'assigned_to'
Exemplos
Alice SmithBob JonesAdministrador do sistema
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Data de vencimento do SLA
SlaDueDate
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A data/hora limite para a resolução do problema conforme o SLA. | ||
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Descrição
O timestamp indicando quando o problema deve ser resolvido para cumprir os SLAs. É a base para o dashboard de 'Monitoramento de Violação de SLA e Prioridade' e para o cálculo das taxas de conformidade.
Por que é importante
Base de comparação para calcular o status de violação de SLA.
Onde obter
Tabela 'task_sla' do ServiceNow vinculada ao problema
Exemplos
2023-12-31T17:00:00Z
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Duração do RCA
RootCauseAnalysisDuration
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Tempo levado desde a criação do problema até a identificação da causa raiz. | ||
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Descrição
Uma duração calculada que mede a eficiência da fase de investigação. Suporta diretamente o KPI 'Tempo Médio para Causa Raiz' e ajuda a identificar lacunas de habilidades técnicas ou problemas de complexidade.
Por que é importante
Métrica chave de eficiência para a fase de investigação.
Onde obter
Calculado: Timestamp da atividade 'Causa Raiz Identificada' menos a hora de 'Criação do Registro do Problema'
Exemplos
3 dias e 4 horas12 horas
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Duração Pendente
PendingDuration
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Tempo total que o problema passou em estado suspenso ou pendente. | ||
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Descrição
Soma o tempo gasto em estados como 'Pendente com Fornecedor' ou 'Em Espera'. Esta métrica é usada na 'Análise de Estados Pendentes e Tempo de Espera' para separar o tempo de processamento interno dos atrasos externos.
Por que é importante
Diferencia ineficiência da equipe de dependências externas.
Onde obter
Calculado: Soma da duração dos intervalos onde o Estado = Pendente/Em Espera
Exemplos
5 dias0 minutos
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É Erro Conhecido
IsKnownError
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Sinalizador indicando se o problema foi classificado como Erro Conhecido. | ||
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Descrição
Identifica se o problema foi convertido ou marcado como Erro Conhecido. Essencial para a análise de 'Erro Conhecido e Recorrência de Incidentes' para verificar a eficácia da gestão de conhecimento.
Por que é importante
Distingue investigações ativas de defeitos aceitos com soluções de contorno.
Onde obter
Tabela 'problem' do ServiceNow, campo 'known_error'
Exemplos
verdadeirofalse
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Item de Configuração
ConfigurationItem
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O ativo ou serviço específico afetado pelo problema. | ||
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Descrição
Identifica o Item de Configuração (CI) vinculado ao problema. Analisar isso ajuda a correlacionar problemas com hardwares, softwares ou serviços específicos, alimentando o dashboard de 'Precisão da Categoria de Causa Raiz'.
Por que é importante
Vincula problemas de processo a ativos físicos ou lógicos específicos.
Onde obter
Tabela 'problem' do ServiceNow, campo 'cmdb_ci'
Exemplos
Servidor SAP ERP 01Serviço de E-mail ExchangeOracle DB Prod
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Número da Change Request
ChangeRequestNumber
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O identificador da requisição de mudança iniciada para corrigir o problema. | ||
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Descrição
Vincula o problema a um registro de Gestão de Mudanças (RFC). Esta conexão é vital para o dashboard de 'Eficiência da Transição para Change Request' para medir a velocidade entre o diagnóstico e a execução da mudança.
Por que é importante
Rastreia a transição do gerenciamento de problemas para o gerenciamento de mudanças.
Onde obter
Tabela 'problem' do ServiceNow, campo 'rfc'
Exemplos
CHG003001CHG004552
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Resultado do PIR
PostImplementationReviewResult
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O resultado ou status de conclusão da Revisão Pós-Implementação. | ||
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Descrição
Armazena o resultado ou status do PIR (ex: Concluído, Não Necessário, Pendente). Este atributo é necessário para o dashboard de 'Conformidade de Revisão Pós-Implementação' para garantir que problemas graves sejam revisados.
Por que é importante
Métrica de controle de qualidade que garante o aprendizado com incidentes graves.
Onde obter
Tabela 'problem' do ServiceNow, campo 'pir_state' ou campo personalizado similar
Exemplos
ConcluídoDispensadoPendente
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Serviço de Negócio
BusinessService
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O serviço de negócio de alto nível impactado pelo problema. | ||
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Descrição
Representa o serviço voltado ao negócio (ex: 'Serviço de Folha de Pagamento', 'Portal do Cliente') em vez do componente técnico. Isso oferece uma visão centrada no negócio para relatórios aos stakeholders.
Por que é importante
Conecta problemas técnicos aos fluxos de valor de negócio.
Onde obter
Tabela 'problem' do ServiceNow, campo 'business_service'
Exemplos
Internet BankingE-mail Interno
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Tempo de Elaboração da Solução
SolutionDraftingTime
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Tempo entre a identificação da causa raiz e a proposta de solução. | ||
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Descrição
Rastreia a duração da fase de design onde uma correção é desenvolvida após a causa ser conhecida. Suporta o dashboard de 'Elaboração de Solução e Aplicação de Correção'.
Por que é importante
Isola a performance da fase de 'design da correção'.
Onde obter
Calculado: Timestamp de 'Solução Proposta Elaborada' menos 'Causa Raiz Identificada'
Exemplos
2 dias4 horas
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Workaround Publicado
WorkaroundPublished
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Indica se um contorno foi documentado e compartilhado. | ||
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Descrição
Um sinalizador booleano ou de status que indica se uma solução temporária foi identificada e publicada na Base de Conhecimento ou no Banco de Dados de Erros Conhecidos. Alimenta o dashboard de 'Desempenho da Publicação de Contornos'.
Por que é importante
Crítico para medir a rapidez com que o impacto no negócio é mitigado antes da correção final.
Onde obter
Tabela 'problem' do ServiceNow, campo 'work_around' (presença de texto) ou status específico
Exemplos
verdadeirofalse
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Atividades de Gerenciamento de Problemas
| Atividade | Descrição | ||
|---|---|---|---|
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Atribuído ao Grupo de Suporte
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O roteamento do registro do problema para uma equipe técnica específica para investigação. Esta atividade rastreia o fluxo de responsabilidade e é crítica para analisar as passagens de bastão. | ||
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Por que é importante
Essencial para o dashboard de Análise de Reatribuição de Grupos de Suporte para identificar efeitos pingue-pongue e gargalos entre equipes.
Onde obter
Tabela 'sys_audit' ou 'sys_history_line' do ServiceNow rastreando mudanças no campo 'assignment_group'.
Captura
Comparar campo de status antes/depois
Tipo de evento
inferred
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Causa raiz identificada
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O ponto em que os códigos de 'Causa Raiz' são preenchidos ou o estado muda para 'Correção em Andamento'. Representa o sucesso no diagnóstico do problema. | ||
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Por que é importante
Calcula o Tempo Médio para Causa Raiz e alimenta o dashboard de Ciclo de Investigação. É um marco principal do processo.
Onde obter
Tabela 'sys_audit' do ServiceNow rastreando mudanças no campo de categoria 'root_cause' ou transição para o estado 'Fix in Progress'.
Captura
Comparar campo de status antes/depois
Tipo de evento
inferred
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Change Request Iniciada
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A associação de uma Requisição de Mudança (RFC) ao registro do problema. Isso sinaliza a passagem do Gerenciamento de Problemas para o Gerenciamento de Mudanças para implementação. | ||
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Por que é importante
Vital para o dashboard de Eficiência na Transição de Mudanças. Identifica atrasos entre encontrar uma correção e iniciar o processo de mudança.
Onde obter
Tabela 'sys_audit' do ServiceNow rastreando o preenchimento do campo de referência 'rfc' na tabela 'problem'.
Captura
Registrado quando a transação de Criar Mudança Normal é executada
Tipo de evento
explicit
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Correção Permanente Aplicada
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O momento em que o problema é marcado como Resolvido, geralmente acionado pelo fechamento da Mudança associada. Indica que o trabalho técnico está concluído. | ||
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Por que é importante
Determina o fim do ciclo de correção ativo. Usado para calcular o tempo total de resolução em relação ao SLA.
Onde obter
Tabela 'sys_audit' do ServiceNow, transição do campo 'state' para 'Resolved' (valor típico 106).
Captura
Comparar campo de status antes/depois
Tipo de evento
inferred
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Investigação Iniciada
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A transição do estado do registro de 'Novo' para 'Avaliação' ou 'Análise de Causa Raiz'. Significa que um analista começou a trabalhar ativamente no problema. | ||
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Por que é importante
Marca o fim do tempo de espera inicial na fila e o início da investigação ativa, auxiliando na análise de Estados Pendentes.
Onde obter
Tabela 'sys_audit' do ServiceNow rastreando mudanças no campo 'state' (ex: valor mudando para 102 ou 103, dependendo da configuração).
Captura
Comparar campo de status antes/depois
Tipo de evento
inferred
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Registro de Problema Criado
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A criação inicial de um registro de problema no ServiceNow. Isso marca o início do ciclo de vida do gerenciamento de problemas e define o timestamp base para métricas de envelhecimento. | ||
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Por que é importante
Estabelece o horário de início para todos os cálculos de tempo de ciclo e medidas de SLA. É a âncora principal para identificar o volume de investigações de problemas recebidas.
Onde obter
Tabela 'problem' do ServiceNow, campo 'sys_created_on'.
Captura
Registrado quando a transação de Novo Registro é executada
Tipo de evento
explicit
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Registro de Problema Fechado
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O evento final do ciclo de vida onde o registro torna-se inativo. Nenhum trabalho adicional é esperado. | ||
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Por que é importante
O ponto final definitivo para a instância do processo. Necessário para calcular o tempo total de ciclo.
Onde obter
Tabela 'problem' do ServiceNow, campo 'closed_at' ou transição de estado para 'Closed'.
Captura
Registrado quando a transação de Fechar Problema é executada
Tipo de evento
explicit
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Workaround Identificado
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O ato de inserir texto no campo 'Workaround' no registro do problema. Isso captura o momento em que uma solução temporária é documentada pelo analista. | ||
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Por que é importante
Suporta o dashboard de Desempenho de Publicação de Workaround ao estabelecer quando a solução técnica foi conhecida pela primeira vez.
Onde obter
Tabela 'sys_audit' do ServiceNow onde 'fieldname' é 'workaround'.
Captura
Comparar campo de status antes/depois
Tipo de evento
inferred
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Avaliação Rejeitada
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O registro do problema volta a um estado anterior ou é cancelado durante a fase de avaliação por não ser um problema válido. | ||
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Por que é importante
Identifica desperdícios no processo onde incidentes são promovidos incorretamente a problemas.
Onde obter
Tabela 'sys_audit' do ServiceNow, transição do campo 'state' para 'Closed/Cancelled' ou 'New' a partir de 'Assess'.
Captura
Comparar campo de status antes/depois
Tipo de evento
inferred
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Esboço da Solução Proposta Criado
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A entrada de dados nos campos 'Fix Notes' ou 'Resolution Code'. Indica que o analista passou do entendimento da causa para o design da correção definitiva. | ||
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Por que é importante
Suporta o dashboard de Elaboração de Solução e Aplicação de Correção ao isolar a duração da fase de design.
Onde obter
Tabela 'sys_audit' do ServiceNow rastreando atualizações no campo 'fix_notes'.
Captura
Comparar campo de status antes/depois
Tipo de evento
inferred
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Estado alterado para Correção em Andamento
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O registro muda para um estado indicando que uma correção está sendo construída ou implantada (geralmente aguardando o Gerenciamento de Mudanças). | ||
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Por que é importante
Diferencia o tempo de investigação ativa do tempo de 'espera por mudança', refinando a análise de gargalos.
Onde obter
Tabela 'sys_audit' do ServiceNow, transição do campo 'state' para 'Fix in Progress' (valor típico 104).
Captura
Comparar campo de status antes/depois
Tipo de evento
inferred
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Resolução Verificada
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Uma etapa de validação onde se confirma que a resolução foi eficaz. Pode ser um estado específico ou um campo de seleção, dependendo da maturidade do processo. | ||
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Por que é importante
Garante o controle de qualidade antes do fechamento. Pular esta etapa permite a análise de Desvio de Processo.
Onde obter
Tabela 'sys_audit' do ServiceNow. Pode ser uma mudança de estado (Resolved -> Closed) ou um campo específico 'u_resolution_verified', se configurado.
Captura
Comparar campo de status antes/depois
Tipo de evento
inferred
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Revisão Pós-Implementação Concluída
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A conclusão da tarefa de PIR ou a definição de um flag de PIR. Isso confirma que uma análise retrospectiva foi realizada para problemas graves. | ||
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Por que é importante
Suporta diretamente o dashboard de Conformidade da Revisão Pós-Implementação. A ausência desta atividade em problemas de alta prioridade indica falha de conformidade.
Onde obter
Fechamento da tabela 'problem_task' do ServiceNow (tipo=PIR), ou alteração no campo 'pir_state' da tabela 'problem'.
Captura
Derivado da comparação entre os campos X e Y
Tipo de evento
inferred
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Workaround Publicado
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A execução da ação 'Comunicar Workaround', que envia a solução para incidentes relacionados ou cria um artigo de Erro Conhecido. Isso é diferente de apenas digitar o workaround. | ||
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Por que é importante
Crítico para medir a velocidade do compartilhamento de conhecimento. Atrasos aqui impactam diretamente o volume de incidentes recorrentes.
Onde obter
Tabela 'sys_journal_field' do ServiceNow ou logs específicos de UI Action; também pode ser inferido se um registro 'kb_knowledge' do tipo 'Known Error' for criado.
Captura
Registrado quando a transação de Comunicar Contorno é executada
Tipo de evento
explicit
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