Jouw template voor onboardingdata

Dit attribuut beschrijft een enkele stap of event binnen het grotere onboardingproces. Voorbeelden zijn 'Aanbod Geaccepteerd', 'Achtergrondcheck Voltooid' of 'IT Provisioning Aangevraagd'. Een duidelijke en consistente naamgevingsconventie voor activiteiten is cruciaal voor het opbouwen van een accurate en begrijpelijke proceskaart.

Bij analyse wordt de Activiteitsnaam gebruikt om de processtroom te visualiseren, knelpunten tussen specifieke stappen te identificeren en de frequentie van elke activiteit te meten. Het vormt de ruggengraat van de proceskaart en stelt analisten in staat te begrijpen wat er in elke fase van het onboardingtraject gebeurt. Het analyseren van de sequentie en frequentie van activiteiten helpt procesafwijkingen en inefficiënties bloot te leggen.

Het definieert de individuele stappen van het proces, wat de creatie van een proceskaart en de analyse van workflow, knelpunten en afwijkingen mogelijk maakt.

Afkomstig uit event logs, taakbeheermodules of audit trails binnen HR-, IT- en onboarding systemen.

Het Onboarding Case ID fungeert als de primaire sleutel voor het volgen van het gehele onboardingtraject van een nieuwe medewerker, van begin tot eind. Elk afzonderlijk onboardingproces, van de initiële acceptatie van het aanbod tot de voltooiing van alle vereiste taken, krijgt een unieke identificatie. Deze ID koppelt alle gerelateerde events, taken en mijlpalen aan elkaar.

Binnen process mining is dit attribuut fundamenteel voor case correlatie. Het stelt de software in staat om de end-to-end processtroom voor elke nieuwe medewerker te reconstrueren, door verschillende events zoals 'Achtergrondcheck gestart' en 'Apparatuur geleverd' te verbinden tot één samenhangende tijdlijn. Het analyseren van processen op caseniveau is onmogelijk zonder een betrouwbare case-identificator.

Dit is de essentiële sleutel voor het verbinden van alle gerelateerde events voor het onboardingtraject van één nieuwe medewerker, waardoor end-to-end procesanalyse mogelijk wordt.

Doorgaans gegenereerd door het primaire HR- of onboarding management systeem wanneer een nieuw hiring proces wordt geïnitieerd voor een medewerker.

Event Time is de timestamp die het exacte moment vastlegt waarop een activiteit plaatsvond. Deze timestamp is cruciaal voor het chronologisch ordenen van gebeurtenissen en voor het berekenen van de duur tussen verschillende stappen in het proces. Het moet de voltooiingstijd van een activiteit of de tijd van optreden van een ogenblikkelijke gebeurtenis vertegenwoordigen.

Dit attribuut is de basis voor alle tijdgebonden analyses in process mining. Het wordt gebruikt om belangrijke prestatie-indicatoren te berekenen, zoals cyclustijden, wachttijden en verwerkingstijden. Door de timestamps te analyseren, kan men knelpunten identificeren, procesprestaties meten ten opzichte van service level agreements, en de temporele verdeling van activiteiten begrijpen.

Deze timestamp is essentieel voor het ordenen van events, het berekenen van alle tijdgerelateerde metrics zoals cycle time en wait time, en het ontdekken van procesknelpunten.

Te vinden in systeemlogs of transactierecords die gekoppeld zijn aan elke onboarding taak of mijlpaal, vaak gelabeld als voltooiingsdatum of aanmaakdatum.

Dit attribuut identificeert het oorspronkelijke informatiesysteem voor elke event in de dataset, zoals een HRIS, een Applicant Tracking System (ATS) of een IT Service Management (ITSM) tool. Aangezien onboardingprocessen vaak meerdere systemen omvatten, is het bijhouden van de bron essentieel voor data validatie en voor het begrijpen van cross-systeem interacties.

In een process mining analyse helpt het kennen van het bronsysteem bij het diagnosticeren van data kwaliteitsproblemen en het begrijpen van handoffs tussen verschillende platforms. Het analyseren van de tijdsvertraging tussen een activiteit in het HR systeem en een corresponderende activiteit in het IT systeem kan bijvoorbeeld integratieproblemen of handmatige dataoverdrachtvertragingen aan het licht brengen. Het biedt context voor waarom bepaalde processtappen zich op een bepaalde manier gedragen.

Het identificeert de herkomst van elke gebeurtenis, wat cruciaal is voor het oplossen van datakwaliteitsproblemen en het analyseren van procesoverdrachten tussen verschillende bedrijfssystemen.

Deze informatie wordt doorgaans toegevoegd tijdens het data extraction, transformation, and loading (ETL) proces, of het kan bestaan als een standaard veld in een gecentraliseerd data warehouse.

Dit attribuut biedt een timestamp die de laatste keer markeert dat de data is gesynchroniseerd vanuit het bronsysteem. Het is een metadata veld dat essentieel is voor het begrijpen van de actualiteit en recentheid van de data die wordt geanalyseerd. Dit verschilt van de Event Time, die registreert wanneer de bedrijfsactiviteit daadwerkelijk plaatsvond.

De Laatste Data Update timestamp is belangrijk voor data governance en om te garanderen dat analyses gebaseerd zijn op actuele informatie. Het helpt dashboard gebruikers te begrijpen of ze naar real-time data kijken of naar een momentopname van een specifiek tijdstip. Het is ook cruciaal voor het debuggen van data pipelines en het verifiëren dat data extractieprocessen volgens planning verlopen.

Het geeft de actualiteit van de data aan, wat essentieel is voor datagovernance en om ervoor te zorgen dat procesanalyse de meest actuele staat van operaties weergeeft.

Deze timestamp wordt doorgaans gegenereerd en geregistreerd door de data extraction, transformation, and loading (ETL) tool of data pipeline tijdens het data ingestieproces.

Het attribuut Hiring Manager identificeert de directe leidinggevende van de nieuwe medewerker. Dit is de persoon die primair verantwoordelijk is voor de integratie, training en initiële prestaties van de nieuwe medewerker.

Bij process mining kan het analyseren van activiteiten per Hiring Manager variaties in de betrokkenheid en effectiviteit van managers tijdens de onboarding belichten. Het kan helpen managers te identificeren die zeer efficiënt zijn in het voltooien van hun onboarding taken versus degenen die mogelijk extra ondersteuning of training nodig hebben. Deze informatie is essentieel voor het verbeteren van de verantwoordelijkheid van managers en de algehele consistentie van de ervaring van de nieuwe medewerker, die sterk wordt beïnvloed door de directe leidinggevende.

Het helpt bij het beoordelen van de prestaties en consistentie van managers bij het uitvoeren van hun inwerkverantwoordelijkheden, wat direct invloed heeft op de ervaring van nieuwe medewerkers en de tijd tot productiviteit.

Afkomstig uit de vacaturedata of de rapportagestructuur van de medewerker zoals gedefinieerd in het HR-systeem.

Dit attribuut specificeert de organisatorische eenheid, zoals 'Sales', 'Engineering' of 'Finance', waartoe de nieuwe medewerker behoort. Het biedt cruciale business context voor elke onboarding case.

In process mining analyse is de afdeling een belangrijke dimensie voor filtering en vergelijking. Analisten kunnen deze gebruiken om onboardingprocessen te segmenteren om te begrijpen hoe de performance binnen de organisatie varieert. U kunt bijvoorbeeld de gemiddelde onboarding cycle time vergelijken voor de Engineering afdeling versus de Marketing afdeling om best practices of gebieden die ondersteuning nodig hebben te identificeren. Het helpt ook bij het begrijpen van resource allocatie en het identificeren van afdelingsspecifieke knelpunten in het onboardingtraject.

Het maakt de vergelijking mogelijk van onboarding efficiëntie, procesvariaties en ervaringen van nieuwe medewerkers over verschillende bedrijfsonderdelen heen, wat kansen voor standaardisatie belicht.

Doorgaans afkomstig uit het medewerkersprofiel of de vacature data van de nieuwe medewerker in het HR systeem.

De Event End Time markeert het moment waarop een activiteit met een bepaalde duur wordt voltooid. Hoewel veel onboarding gebeurtenissen ogenblikkelijk zijn, hebben sommige taken zoals 'Achtergrondcheck' of 'Verplichte Training' een duidelijke start en einde. Dit attribuut legt het eindpunt van dergelijke taken vast.

In process mining maakt het hebben van zowel een start- als een eindtijd een nauwkeurige berekening van de activiteit verwerkingstijd mogelijk. Dit verschilt van de wachttijd, wat de duur tussen activiteiten is. Het analyseren van de verwerkingstijd helpt bij het identificeren welke specifieke taken het langst duren, in plaats van alleen lange vertragingen tussen stappen. Het is cruciaal voor het creëren van accurate resourcebenuttingsmodellen en voor gedetailleerde knelpuntanalyse binnen specifieke taken.

Het maakt de precieze berekening mogelijk van hoe lang specifieke activiteiten duren (verwerkingstijd), wat cruciaal is voor resource analyse en het identificeren van inefficiënte taken.

Doorgaans te vinden in task management of workflow systemen waar een activiteit verschillende statussen heeft, zoals 'In Uitvoering' en 'Voltooid'.

Dit attribuut identificeert wie of wat een bepaalde activiteit heeft uitgevoerd. De uitvoerder kan een specifieke gebruiker zijn, zoals de hiring manager, een rol zoals 'IT Support', of een geautomatiseerd systeem of bot. Deze informatie is cruciaal om de betrokkenheid van resources en handoffs in het proces te begrijpen.

Het analyseren van de Event Performer helpt bij het creëren van een sociaal netwerk of organisatorische kaart die interacties en workloads toont. Het kan aanwijzen welke afdelingen of individuen knelpunten zijn en kansen voor automatisering benadrukken door repetitieve, handmatige taken te identificeren. Begrijpen wie wat doet, is fundamenteel voor resource optimalisatie en het verbeteren van cross-functionele samenwerking.

Het onthult wie elke taak uitvoert, wat analyse van werkdrukverdeling, overdrachts-efficiëntie en automatiseringsmogelijkheden mogelijk maakt.

Te vinden in de audit trail of event log data van het bronsysteem, vaak vastgelegd als 'User ID', 'Changed By' of 'System Agent'.

Het attribuut Job Title definieert de officiële titel van de functie die de nieuwe medewerker gaat bekleden, zoals 'Software Engineer', 'Account Manager' of 'HR Generalist'. Deze informatie voegt een laag van granulariteit toe aan de analyse van het inwerkproces.

Het analyseren van het proces op basis van Job Title of functieniveau kan belangrijke patronen onthullen. Zo kan het onboarding proces voor executive rollen aanzienlijk verschillen en langer duren dan voor instapfuncties. Dit attribuut maakt het mogelijk om op maat gemaakte procesoverzichten te creëren voor verschillende medewerkersgroepen, zodat vergelijkingen worden gemaakt tussen vergelijkbare rollen en helpt bij het ontwerpen van rol-specifieke onboarding paden.

Maakt analyse mogelijk van hoe het inwerkproces verschilt voor diverse rollen, en helpt bij het identificeren van behoeften voor rol-specifieke procesoptimalisatie en -aanpassing.

Afkomstig uit de vacature of de functiegegevens van de medewerker in het Human Resources Informatiesysteem (HRIS).

Dit attribuut specificeert de geografische of fysieke locatie waar de nieuwe medewerker gevestigd zal zijn. Dit kan een stad, land, specifiek kantoorgebouw of een aanduiding zoals 'Remote' zijn.

Locatie is een cruciale dimensie voor analyse, aangezien onboardingprocessen aanzienlijk kunnen variëren op basis van geografie door verschillende wettelijke vereisten, kantoorlogistiek of regionale managementpraktijken. Door processen te filteren of te vergelijken op locatie, kunnen organisaties regionale inconsistenties identificeren, compliance met lokale regelgeving waarborgen en de onboarding experience waar passend standaardiseren. Het is bijzonder belangrijk voor wereldwijde bedrijven die lokale behoeften willen balanceren met bedrijfsstandaarden.

Het maakt analyse mogelijk van geografische variaties in het inwerkproces, wat cruciaal is voor het waarborgen van compliance en het standaardiseren van de ervaring binnen een wereldwijde organisatie.

Deze informatie wordt meestal opgeslagen in het profiel van de medewerker binnen het HR systeem en wordt vaak bepaald door de vacature.

Dit attribuut is de officiële datum waarop de nieuwe medewerker in dienst treedt. Het is een kritieke mijlpaal in het onboardingproces en dient als een belangrijk referentiepunt voor veel performance metrics.

De Begindatum Medewerker wordt gebruikt om de pre-start en post-start fasen van onboarding te scheiden. Het is essentieel voor het berekenen van KPI's zoals 'First Day Readiness Rate' en 'Pre-Employment Cycle Time'. Door de timestamps van activiteiten zoals 'Apparatuur Geleverd' te vergelijken met de startdatum, kunnen bedrijven meten hoe effectief ze zich voorbereiden op de komst van een nieuwe medewerker. Deze datum fungeert als een cruciale deadline voor alle pre-boarding activiteiten.

Het is een kritieke datum die pre-boarding scheidt van post-boarding activiteiten en is essentieel voor het meten van 'First Day Readiness' en andere belangrijke KPI's.

Dit is een fundamenteel datumveld dat is opgeslagen in het contract of profiel van de medewerker binnen het Human Resources Informatie Systeem (HRIS).

De Medewerker ID is de unieke code die aan een nieuwe medewerker wordt toegewezen bij diens officiële ingang in het human resources informatiesysteem (HRIS) van het bedrijf. Deze identificatie is verschillend van de Onboarding Case ID en dient als de primaire sleutel voor het permanente dossier van de medewerker.

Terwijl de Onboarding Case ID het proces volgt, koppelt de Medewerker ID de onboarding activiteiten aan een specifiek individu. Dit maakt langetermijnanalyse mogelijk, zoals het correleren van onboarding ervaringen met toekomstige medewerkerprestaties, betrokkenheid of retentie. Het wordt ook gebruikt om de onboarding data te verrijken met andere medewerker attributen zoals dienstverband of functiewijzigingen vanuit het hoofd HR-systeem.

Het verbindt het inwerkproces met het permanente medewerkerdossier, waardoor langetermijnanalyse mogelijk wordt van hoe onboarding de retentie en prestaties van medewerkers beïnvloedt.

Afkomstig uit het centrale Human Resources Informatiesysteem (HRIS) of het masterdata bestand van medewerkers zodra het profiel van de nieuwe medewerker is aangemaakt.

Dit attribuut categoriseert de arbeidsrelatie van de nieuwe medewerker met het bedrijf. Veelvoorkomende waarden zijn 'Full-Time', 'Part-Time', 'Contractor' of 'Intern'. Het type dienstverband bepaalt vaak de complexiteit en vereisten van het onboardingproces.

Het analyseren van het proces per Dienstverbandtype is essentieel voor het begrijpen van procesvariaties. Het onboardingtraject voor een contractor kan bijvoorbeeld aanzienlijk korter zijn en andere juridische en IT-stappen omvatten dan dat van een fulltime medewerker. Het segmenteren van de analyse op basis van dit attribuut zorgt ervoor dat prestatiestatistieken eerlijk worden geëvalueerd en helpt organisaties om verschillende onboardingpaden voor diverse typen werknemers te optimaliseren.

Het maakt segmentatie van het inwerkproces mogelijk voor verschillende soorten werknemers, wat zorgt voor eerlijke prestatievergelijkingen en helpt bij het optimaliseren van afzonderlijke procestrajecten.

Dit is een kernattribuut dat te vinden is in de functie- of positie data van de medewerker binnen het hoofd HR systeem.

Dit attribuut bevat de volledige naam van de nieuwe medewerker. Het biedt een menselijk leesbare identificator voor elke onboarding case, waardoor het voor gebruikers gemakkelijker wordt om specifieke gevallen te onderzoeken zonder ID-nummers te hoeven kruisverwijzen.

Hoewel de Naam Nieuwe Medewerker doorgaans niet wordt gebruikt voor geaggregeerde procesanalyse, is deze van onschatbare waarde voor operationele monitoring en het inzoomen op individuele cases. Een live dashboard dat de onboardingvoortgang volgt, kan bijvoorbeeld de namen weergeven van nieuwe medewerkers die vastzitten in een bepaalde fase, waardoor HR-personeel of managers direct kunnen ingrijpen. Het voegt een cruciale laag van bruikbaarheid toe aan process mining dashboards.

Biedt een menselijk leesbare identificatie voor individuele cases, wat het voor managers en HR-personeel eenvoudiger maakt om specifieke inwerktrajecten te volgen en te onderzoeken.

Afkomstig uit het profiel van de nieuwe medewerker in het Applicant Tracking System (ATS) of Human Resources Informatiesysteem (HRIS).

Dit attribuut biedt een samenvatting op hoog niveau van waar de onboarding case zich bevindt in zijn levenscyclus. Typische statussen zijn onder andere 'In Progress', 'Completed', 'Canceled' of 'On Hold'. Dit is vaak een attribuut op caseniveau dat verandert naarmate het proces vordert.

Onboarding Status is bijzonder nuttig voor operationele monitoring en het creëren van high-level dashboards. Het stelt stakeholders in staat om snel te zien hoeveel onboardings actief, voltooid of met problemen kampen. Binnen process mining kan het worden gebruikt om te filteren op onvolledige of geannuleerde cases voor root cause analysis en om te begrijpen waarom sommige onboardingprocessen niet succesvol worden voltooid.

Het biedt een overzicht op hoog niveau van de case voortgang, waardoor operationele monitoring en hoofdoorzaakanalyse van onvolledige of geannuleerde onboarding processen mogelijk zijn.

Deze status wordt doorgaans beheerd en bijgewerkt in het primaire onboarding- of HR workflow management systeem.