Uw Order to Cash - Facturatie Data Template

De Activiteitsnaam beschrijft een specifieke stap of event binnen het facturatieproces, zoals 'Factuur Gecreëerd', 'Factuur Goedgekeurd' of 'Klantenbetaling Ontvangen'. Deze activiteiten vormen de sequentiële bouwstenen van de proceskaart.

Het analyseren van de volgorde en frequentie van deze activiteiten is fundamenteel voor process mining. Het helpt de daadwerkelijke procesflow te visualiseren, veelvoorkomende en zeldzame procespaden (varianten) te identificeren, en activiteiten aan te wijzen die frequent worden herhaald, wat duidt op herhaalwerk of inefficiëntie.

Dit attribute is fundamenteel voor het construeren van de proceskaart, waardoor de visualisatie en analyse van de verschillende stappen en paden die een factuur doorloopt mogelijk wordt.

Afgeleid van systeemlogs, statuswijzigingen of specifieke gebeurtenisrecords die zijn gekoppeld aan de Factuurtransactie in NetSuite. Dit vereist vaak het koppelen van transactiestatuswijzigingen of gerelateerde recordaanmaken aan gedefinieerde activiteitsnamen.

Het Factuurnummer is de hoeksteen van de analyse van het facturatieproces, waarbij elke factuur uniek wordt geïdentificeerd, van aanmaak tot uiteindelijke afsluiting. Het groepeert alle gerelateerde activiteiten, zoals goedkeuring, verzending en betalingsverwerking, in een enkele, samenhangende case.

Binnen process mining maakt het analyseren van het traject van elk factuurnummer een uitgebreide blik op de gehele facturatielevenscyclus mogelijk. Dit maakt de identificatie mogelijk van procesvarianten, knelpunten en afwijkingen van de standaardprocedure, en biedt cruciale inzichten voor het optimaliseren van cashflow en operationele efficiëntie.

Het is essentieel voor het volgen van de end-to-end levenscyclus van elke factuur, waardoor de reconstructie van het gehele facturatieproces en gedetailleerde prestatieanalyse mogelijk wordt.

Dit is doorgaans de 'Transactie ID' of een vergelijkbaar uniek identifier field op de Factuurtransactierecord in NetSuite.

Dit attribute registreert het exacte moment waarop een activiteit plaatsvond. Het is een kritiek onderdeel voor het chronologisch ordenen van events en voor alle tijdsgebonden analyses.

Binnen process mining wordt de Event Timestamp gebruikt om cyclustijden tussen activiteiten, case-duren en wachttijden te berekenen. Het is essentieel voor het identificeren van knelpunten, het meten van procesprestaties tegen SLA's en het begrijpen van de temporele dynamiek van het facturatieproces. Het wordt bijvoorbeeld gebruikt om de Cyclustijd voor Factuurgeneratie en Days Sales Outstanding (DSO) te berekenen.

Het biedt de chronologische volgorde van gebeurtenissen, wat essentieel is voor het berekenen van alle op duur gebaseerde metrics, het identificeren van knelpunten en het analyseren van procesprestaties in de loop van de tijd.

Timestamp informatie is doorgaans te vinden in de systeemnotities, audit trails of 'Aanmaakdatum' fields van gerelateerde records voor elke factuurtransactie in NetSuite.

Dit attribute identificeert de oorsprong van de procesdata. Voor deze weergave zou het consistent 'NetSuite' zijn.

In een bredere analysecontext, vooral in organisaties met meerdere ERP's of geïntegreerde systemen, is dit attribute cruciaal voor data lineage en governance. Het helpt processen te onderscheiden die mogelijk meerdere platforms omvatten en zorgt ervoor dat de analyse correct wordt toegeschreven aan het juiste systeem van record.

Het biedt cruciale context voor dataherkomst en -governance, vooral in omgevingen waar meerdere systemen geïntegreerd kunnen zijn.

Dit is een statische waarde ('NetSuite') die wordt toegevoegd tijdens het data-extractie- en transformatieproces.

Dit attribute registreert wanneer de dataset voor het laatst is bijgewerkt. Het biedt context voor de actualiteit en relevantie van de process mining analyse.

Analisten en business stakeholders gebruiken deze informatie om te begrijpen of de inzichten de meest actuele operationele status weerspiegelen. Het is een cruciaal stuk metadata voor elk dashboard of rapport, wat ervoor zorgt dat beslissingen zijn gebaseerd op data van een bekende leeftijd en niet worden geïnterpreteerd als real-time als dit niet het geval is.

Dit informeert gebruikers over de actualiteit van de data, wat ervoor zorgt dat zij de tijdsspanne van de analyse en de relevantie van de inzichten begrijpen.

Deze timestamp wordt gegenereerd en vastgelegd door de data-extractietool of pipeline op het moment van de data refresh.

De Event EindTijd markeert de voltooiing van een activiteit. Hoewel veel activiteiten onmiddellijk zijn (start- en eindtijd zijn hetzelfde), kunnen sommige, zoals een goedkeuringsstap, een meetbare duur hebben.

Dit attribute, in combinatie met de Event Timestamp (StartTijd), maakt de directe berekening van de verwerkingstijd van activiteiten mogelijk. Het analyseren van de verwerkingstijd helpt te identificeren welke specifieke stappen de meeste tijd en middelen verbruiken, waarbij het onderscheid wordt gemaakt tussen wachttijd tussen activiteiten. Dit is cruciaal voor het aanwijzen van inefficiënties binnen specifieke taken.

Het maakt de precieze berekening mogelijk van hoe lang elke activiteit duurt om te voltooien, wat essentieel is voor het analyseren van resource-efficiëntie en het identificeren van tijdrovende taken.

Vergelijkbaar met StartTijd, kan dit worden gehaald uit systeem-auditsporen in NetSuite. Het kan logica vereisen om een 'start' event te koppelen aan een corresponderende 'end' event.

De Factuurdatum, of transactiedatum, is het startpunt voor veel financiële berekeningen met betrekking tot facturatie. Het is de datum van waaruit betalingstermijnen en uiterste betaaldata doorgaans worden berekend.

Bij analyse dient deze datum als het primaire anker voor het berekenen van belangrijke financiële KPI's zoals Days Sales Outstanding (DSO) en Factuurveroudering. Het maakt cohortanalyse mogelijk, waardoor de facturatieprestaties over verschillende tijdsperioden kunnen worden vergeleken, bijvoorbeeld maand-op-maand of jaar-op-jaar.

Deze datum is de basislijn voor kritieke financiële metrics zoals Days Sales Outstanding (DSO) en factuurveroudering, wat de werkkapitaalanalyse direct beïnvloedt.

Dit komt overeen met het 'Datum' (trandate) field op de Factuurtransactierecord in NetSuite.

Dit attribute identificeert de werknemer of systeemgebruiker die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van een specifieke processtap. Dit kan de persoon zijn die de factuur heeft aangemaakt, goedgekeurd of de betaling heeft toegepast.

Het analyseren van het proces per gebruiker helpt bij het begrijpen van de werkverdeling, individuele prestaties en het identificeren van trainingsbehoeften. Het kan ook potentiële automatiseringsmogelijkheden benadrukken door aan te tonen welke handmatige activiteiten door de meeste gebruikers worden uitgevoerd. Het is ook cruciaal voor compliance en audit trail analyse.

Het maakt analyse van werkdrukverdeling, gebruikersspecifieke prestaties en procesnaleving mogelijk, wat vitaal is voor resourcebeheer en gerichte training.

Beschikbaar in de subtab Systeemnotities of specifieke 'Gewijzigd door'-velden op Factuur en gerelateerde transactierecords in NetSuite.

Dit boolean attribute maakt onderscheid tussen activiteiten die handmatig door een gebruiker worden uitgevoerd en activiteiten die automatisch worden uitgevoerd door een systeemworkflow, script of integratie.

Dit attribute is cruciaal voor het meten van het automatiseringsniveau in het facturatieproces, en ondersteunt direct de KPI 'Geautomatiseerde Facturatieratio'. Door te filteren op geautomatiseerde of handmatige activiteiten kunnen analisten knelpunten identificeren die worden veroorzaakt door handmatige interventie en kansen aanwijzen om automatisering te verhogen, menselijke fouten te verminderen en de efficiëntie te verbeteren.

Het helpt het automatiseringsniveau in het proces te meten, waarbij mogelijkheden worden geïdentificeerd om handmatige inspanningen te verminderen en de efficiëntie te verhogen.

Dit wordt doorgaans afgeleid door de 'Gebruiker' die aan een activiteit is gekoppeld te controleren. Events die worden geactiveerd door gebruikers genaamd 'SYSTEM', 'Workflow' of 'Integratie' worden gemarkeerd als geautomatiseerd.

Dit attribute identificeert de juridische entiteit of het individu dat gefactureerd wordt. Het koppelt het facturatieproces aan de klantrelatiebeheerfunctie.

Het analyseren van het facturatieproces per klant helpt bij het identificeren van patronen in betalingsgedrag, geschillen of factuurcomplexiteit voor specifieke cliënten. Dit kan informeren over klantsegmentatiestrategieën, kredietlimietbeslissingen en op maat gemaakte incassobenaderingen. Het kan bijvoorbeeld onthullen of een bepaalde klant consistent facturen heeft die herhaalwerk vereisen.

Het maakt klantgerichte analyse mogelijk, wat helpt bij het identificeren van betaalpatronen, veelvoorkomende problemen of procesafwijkingen specifiek voor bepaalde klanten.

Dit komt overeen met het 'Klant' of 'Entiteit' naam field op de Factuurtransactierecord in NetSuite.

Het Region attribute classificeert facturen op basis van geografie, wat kan worden afgeleid van het adres van de klant of de business unit die de factuur heeft uitgegeven.

Dit is een krachtige dimensie voor vergelijkende analyse. Het dashboard 'Regionale Facturatieprocesvergelijking' vertrouwt op dit attribute om KPI's zoals cyclustijden, foutenpercentages en procesvarianten in verschillende regio's te vergelijken. Dit helpt bij het identificeren van regionale prestatieverschillen, het blootleggen van best practices in goed presterende regio's en het stimuleren van processtandaardisatie-inspanningen binnen de organisatie.

Het maakt vergelijkende analyse over verschillende geografische gebieden mogelijk, wat cruciaal is voor het identificeren van regionale prestatieverschillen en het standaardiseren van best practices.

Deze data wordt vaak opgeslagen in een aangepast segment of classificatie field op de klant master of transactierecord in NetSuite.

Dit attribute vertegenwoordigt het volledige bedrag dat de klant naar verwachting zal betalen. Het is een fundamenteel stuk financiële data voor elke facturatie case.

Het analyseren van het proces op basis van het factuurbedrag maakt waardegerichte analyse mogelijk. Het kan bijvoorbeeld onthullen of facturen met hoge waarde een ander, complexer proces volgen dan die met lage waarde. Het wordt ook gebruikt om incassoinspanningen te prioriteren en de financiële impact van betalingsvertragingen of factuurfouten te begrijpen.

Het maakt waardegedreven procesanalyse mogelijk, wat helpt bij het prioriteren van facturen met hoge waarde en het begrijpen van de financiële impact van procesinefficiënties.

Dit komt overeen met het 'Totaal' (total) field op de Factuurtransactierecord in NetSuite.

De Uiterste Betaaldatum wordt berekend op basis van de Factuurdatum en de overeengekomen Betalingstermijnen. Het vertegenwoordigt de deadline voor de klant om een betaling te doen zonder als te laat te worden beschouwd.

Dit attribute is essentieel voor het bewaken van debiteuren en het beheren van de cashflow. Het is de benchmark die wordt gebruikt om de KPI voor het percentage tijdige betalingen te berekenen en om het betalingsgedrag van klanten te analyseren. Het volgen van afwijkingen van de uiterste betaaldatum helpt bij het identificeren van klanten die frequent te laat betalen en het beoordelen van de effectiviteit van incassostrategieën.

Het is cruciaal voor het meten van tijdige betaalprestaties en het analyseren van klantbetaalgedrag, wat incasso's en cashflowprognoses direct ondersteunt.

Dit komt overeen met het 'Uiterste Betaaldatum' (duedate) field op de Factuurtransactierecord in NetSuite.

Deze berekende metric meet de verstreken tijd tussen de start- en eind timestamp van een enkele activiteit. Het vertegenwoordigt de werkelijke werkduur, in tegenstelling tot wachttijd tussen activiteiten.

Dit is een kritieke metric voor het dashboard 'Activiteitsdoorvoer & Knelpunten'. Door verwerkingstijden te analyseren, kunnen teams identificeren welke specifieke taken het meest tijdrovend en resource-intensief zijn. Dit maakt gerichte verbeteringen mogelijk, zoals het bieden van betere training, het verbeteren van systeemprestaties of het automatiseren van de taak.

Het kwantificeert de daadwerkelijke inspanning voor elke taak, waardoor actieve werktijd kan worden onderscheiden van inactieve wachttijd en inefficiënte activiteiten kunnen worden aangewezen.

Berekend door de EventTimestamp (StartTime) af te trekken van de EventEndTime voor elk activiteitsrecord.

Dit attribute vertegenwoordigt de interne afdeling, zoals Verkoop, Services of een specifieke bedrijfstak, die verantwoordelijk is voor de transactie. Het is een standaard classificatiesegment in NetSuite.

Het analyseren van het proces per afdeling maakt interne benchmarking mogelijk en helpt te identificeren of bepaalde afdelingen efficiëntere facturatieprocessen hebben dan andere. Het kan variaties in procesnaleving of resource-allocatie aan het licht brengen, en biedt inzichten voor gerichte procesverbeteringsinitiatieven binnen specifieke delen van de organisatie.

Het maakt het mogelijk procesprestaties te vergelijken over verschillende interne afdelingen, waarbij variaties en mogelijkheden voor interne processtandaardisatie worden benadrukt.

Dit komt overeen met het classificatie field 'Afdeling', dat kan worden ingesteld op header- of regelniveau van een Factuurtransactie in NetSuite.

Betalingstermijnen definiëren wanneer en hoe een klant naar verwachting zijn factuur betaalt, bijvoorbeeld 'Net 30' of 'Te betalen bij ontvangst'. Deze informatie wordt gebruikt om automatisch de vervaldatum van de factuur te berekenen.

Dit attribuut is cruciaal voor het dashboard 'Naleving Betalingstermijnen'. Het analyseren van percentages tijdige betalingen per verschillende betalingstermijnen helpt de effectiviteit ervan te evalueren. Zo kan het bijvoorbeeld aantonen of klanten met 'Net 15'-termijnen sneller betalen dan die met 'Net 30', wat toekomstige contractonderhandelingen en kredietbeleid informeert.

Het is essentieel voor het analyseren van de effectiviteit van verschillende betalingsvoorwaarden en hun impact op de tijdigheid van klantbetalingen.

Dit komt overeen met het 'Termijnen' field op de Factuurtransactierecord in NetSuite.

Days Sales Outstanding (DSO) is een belangrijke financiële metric die het gemiddelde aantal dagen meet dat nodig is om betaling te innen nadat een factuur is uitgegeven. Dit attribuut wordt berekend voor elke individuele factuur om gedetailleerde analyse mogelijk te maken.

Hoewel vaak geaggregeerd als een high-level KPI, maakt DSO op individueel factuurniveau krachtige analyse mogelijk. Het kan worden gebruikt om te identificeren welke klanten, regio's of factuurtypes de hoogste DSO hebben. Het 'DSO Trend' dashboard vertrouwt op deze metric om de incassoefficiëntie over tijd te visualiseren, wat cruciale inzichten biedt in werkkapitaalbeheer.

Het kwantificeert de incassoefficiëntie op individueel factuurniveau, waardoor gedetailleerde grondoorzaakanalyse voor een hoge DSO en de impact ervan op cashflow mogelijk wordt.

Berekend door de 'InvoiceDate' af te trekken van de timestamp van de activiteit 'Customer Payment Received'.

Dit attribute weerspiegelt de huidige status van de factuur, zoals 'Open', 'Volledig Betaald' of 'Geannuleerd'. Het biedt een momentopname van waar de factuur zich op elk willekeurig moment in het proces bevindt.

Het dashboard 'Overzicht Openstaande Facturen Status' is direct gebaseerd op dit attribute. Het maakt een real-time beoordeling van debiteuren mogelijk, en helpt financiële teams openstaande saldi te bewaken, incasso's te beheren en cash-instromen te voorspellen. Het analyseren van de uiteindelijke status helpt ook bij het begrijpen van procesresultaten.

Het geeft een momentopname van de huidige stand van de debiteuren, waardoor dashboards mogelijk worden die openstaande facturen en de algehele facturatievoortgang monitoren.

Dit komt overeen met het 'Status' field op de Factuurtransactierecord in NetSuite.

Deze boolean flag is ingesteld op true voor activiteiten die niet-waardetoevoegend herhaalwerk vertegenwoordigen, zoals 'Factuur Gecorrigeerd' of een tweede 'Factuur Goedgekeurd' event binnen dezelfde case. Het wordt doorgaans afgeleid op basis van de activiteitsnaam of de herhaling van een activiteit.

Dit attribute is essentieel voor het dashboard 'Factuur Herhaalwerk en Afwijzingsanalyse' en de KPI 'Factuurfoutenpercentage'. Het maakt gemakkelijke kwantificering van herhaalwerk mogelijk, en helpt proceskwaliteitsproblemen te benadrukken. Door te filteren op herhaalwerkactiviteiten kunnen teams snel de grondoorzaken van fouten identificeren en de impact van procesverbeteringsinitiatieven meten.

Het meet direct de proceskwaliteit door inefficiënte herwerklussen te markeren, waardoor analyse van de grondoorzaken en de financiële impact van facturatiefouten mogelijk wordt.

Dit is een afgeleid attribute berekend tijdens data-transformatie. Logica wordt toegepast om herhaalwerk te identificeren, zoals het markeren van specifieke activiteitsnamen ('Factuur Gecorrigeerd') of herhaalde activiteiten.

Deze berekende boolean flag vergelijkt de timestamp van de activiteit 'Klantenbetaling Ontvangen' met de 'Uiterste Betaaldatum' van de factuur. Het wordt ingesteld op true als de betaling op tijd of eerder was, en op false als deze te laat was.

Dit attribute is de basis voor de KPI 'Percentage Tijdige Betalingen' en het dashboard 'Naleving Betalingstermijnen'. Het biedt een duidelijke, binaire maatstaf voor het betalingsgedrag van klanten, wat analyse en rapportage vereenvoudigt. Het helpt snel trends in de tijdigheid van betalingen te identificeren en de effectiviteit van incassostrategieën te beoordelen.

Dit biedt een duidelijke succes metric voor incasso's, wat direct de berekening van de KPI 'Percentage Tijdige Betalingen' en de analyse van klantgedrag ondersteunt.

Dit is een berekend attribute. Het vereist het vergelijken van de timestamp van de betalings event met het 'Uiterste Betaaldatum' attribute op case-niveau.

Dit attribute specificeert de valuta waarin het factuurbedrag is uitgedrukt, bijvoorbeeld USD, EUR of GBP. Het is essentiële context voor alle monetaire waarden.

Voor multinationale organisaties is analyse per valuta belangrijk voor het begrijpen van financiële prestaties over verschillende markten heen. Het zorgt ervoor dat monetaire waarden correct worden geïnterpreteerd en maakt de juiste aggregatie en vergelijking mogelijk na valutaomrekening, indien nodig.

Het biedt noodzakelijke context voor alle monetaire waarden, wat cruciaal is voor nauwkeurige financiële rapportage en analyse, vooral in multinationale operaties.

Dit komt overeen met het 'Valuta' field op de Factuurtransactierecord in NetSuite.

Dit attribute biedt een directe link terug naar de oorspronkelijke verkooporder, waardoor het facturatieproces wordt verbonden met de voorafgaande verkoop- en fulfilmentprocessen.

Het opnemen van het Verkoopordernummer maakt een meer holistische kijk op de gehele Order-to-Cash cyclus mogelijk. Het maakt analyse mogelijk die problemen in de facturatie kan terugvoeren naar hun bron in het verkoopproces. Factuurcorrecties kunnen bijvoorbeeld worden gekoppeld aan data-invoerfouten op specifieke soorten verkooporders.

Het koppelt het facturatieproces terug aan het verkoopproces, waardoor een bredere, end-to-end Order-to-Cash analyse mogelijk wordt om grondoorzaken van facturatieproblemen te identificeren.

Te vinden in het veld 'Gemaakt van' of op het subtabblad 'Gerelateerde Records' van een Factuurtransactie in NetSuite.