Adatsablon a Record to Report folyamat időszakzárásához és egyeztetéseihez

Az EventTime pontosan megadja, mikor kezdődött az időszakzárási folyamat egy adott lépése. Ez az időbélyeg szükséges az események helyes sorrendbe állításához és a folyamatlépések közötti időtartam kiszámításához.

Az elemzés során ebből áll össze az egyes esetek időrendi eseménynaplója. Ez az alapja minden időalapú mutató, például a ciklusidő, a várakozási idő és a feldolgozási idő kiszámításának. Ezek segítenek feltárni a késéseket és a hatékonysági problémákat.

Ez az időbélyeg szükséges az események sorrendbe állításához, a folyamat feltárásához és az időtartam-alapú teljesítménymutatók kiszámításához.

Ez a BlackLine feladat-, egyeztetési vagy könyvelésitétel-rekordjában szereplő létrehozási dátumnak, kezdési dátumnak vagy állapotváltozási időbélyegnek felel meg.

A pénzügyi időszak az adott beszámolási ciklushoz tartozó összes zárási és számlaegyeztetési tevékenységet összefogja. Például a „2023-01” a 2023. januári zárási tevékenységeket jelöli.

A process mining elemzésben ez az attribútum nélkülözhetetlen az időszakzárási folyamat teljes időtartamának vizsgálatához. Lehetővé teszi a ciklusidők összehasonlítását az egyes időszakok között, így feltárhatók a trendek, az idényjellegű eltérések és a folyamatfejlesztések időbeli hatásai.

Ez az alapvető azonosító kapcsolja össze az összes kapcsolódó zárási és egyeztetési tevékenységet, így teljes képet ad az egyes időszakok folyamatáról és teljesítményéről.

Ez jellemzően a BlackLine Period Close vagy Reconciliation moduljában szereplő beszámolási időszak adataiból származik. Az év és a hónap mezőinek kombinációja is lehet.

Ez az attribútum a Record to Report folyamat egyetlen lépését vagy mérföldkövét írja le, például az „Egyeztetés előkészítve” vagy a „Korrekciós könyvelési tétel átkönyvelve” eseményt. Ezek időrendi sorrendje alapján rekonstruálható az egyes pénzügyi időszakok folyamata.

A tevékenységek sorrendjének és gyakoriságának elemzésével feltárható a tényleges folyamatút, az előírt eljárástól való eltérés és az, hogy hol akad el a folyamat. Ez az alapja a folyamattérkép elkészítésének és a fő teljesítménymutatók kiszámításának.

Ez adja a folyamattérkép alapját, és lehetővé teszi a folyamat, annak változatai és kivételei megjelenítését és elemzését.

Ez az esemény jellemzően a BlackLine különböző moduljaiban, például a Tasks, a Journals és az Account Reconciliations modulban található eseménynaplókból, feladatállapotokból vagy auditnaplókból származtatható.

Ez az attribútum azonosítja a folyamatadatok forrását. Ebben a nézetben az értéke mindig „BlackLine”, több rendszert vizsgáló elemzésben viszont segít megkülönböztetni az adatforrásokat.

Több rendszer elemzésekor ez a mező fontos az adatok eredetének megértéséhez és a rendszerek teljesítményének összehasonlításához. Egyetlen rendszer vizsgálatakor is hasznos hátteret ad az adatirányításhoz és -kezeléshez.

Fontos információt ad az adatok eredetéről, ami nélkülözhetetlen az adatirányításhoz, az ellenőrzéshez és a más rendszerekkel való integrációhoz.

Ez jellemzően az adatátalakítás során hozzáadott állandó érték, amely megjelöli a rekordok forrását.

Ez az attribútum jelzi, mikor frissült utoljára az adatkészlet. Megmutatja, mennyire frissek az elemzett adatok, így a felhasználók tudják, mennyire aktuálisak a folyamatokról kapott információk.

A dashboard felhasználóinak fontos tudniuk, hogy az elemzés milyen friss adatokon alapul. Ez segít reális elvárásokat kialakítani, és megerősíti, hogy a döntések kellően friss adatokra épülnek.

Tájékoztatja a felhasználókat az adatok frissességéről, ami fontos ahhoz, hogy az elemzés alapján időben és releváns üzleti döntéseket hozhassanak.

Ez az időbélyeg az adatkinyerés, -átalakítás és -betöltés (ETL) során jön létre és kerül tárolásra.

Az EventEndTime pontosan megadja, mikor fejeződött be egy adott feladat. A StartTime értékével együtt használva kiszámítható az egyes tevékenységek feldolgozási ideje.

Az elemzésben az EndTime alapján számítható ki, mennyi ideig tartottak az egyes lépések. Így azonosíthatók azok a tevékenységek, amelyek a legtöbb időt veszik igénybe. Ez adja a szűk keresztmetszetek elemzésének és az erőforrás-elosztás értékelésének alapját.

Lehetővé teszi a tevékenységek feldolgozási idejének kiszámítását, ami alapvető a szűk keresztmetszetek feltárásához és a működési hatékonyság méréséhez.

A BlackLine feladat-, egyeztetési vagy könyvelésitétel-rekordjában szereplő befejezési dátumnak, utolsó módosítási dátumnak vagy egy adott állapotváltozás időbélyegének felel meg.

Ez az attribútum egy adott időpontban rögzíti az egyeztetés állapotát, például „Not Started”, „In Progress”, „Certified” vagy „Rejected”. Pillanatképet ad az egyes egyeztetések előrehaladásáról és eredményéről.

Az állapot szerinti elemzés szükséges az Egyeztetési állapotok megoszlása dashboardhoz. A vezetők így gyorsan áttekinthetik, hány egyeztetés van folyamatban, készült el vagy igényel beavatkozást. Az állapotváltozások követése segít feltárni az újramunkálási ciklusokat, valamint az ellenőrzési és jóváhagyási folyamat késéseit.

Világos képet ad az egyeztetések előrehaladásáról és eredményéről, így feltárhatók a felhalmozódott feladatok, és nyomon követhető az eljárások betartása.

Közvetlenül elérhető a BlackLine Account Reconciliations modul rekordjainak állapotmezőjéből.

Ez az attribútum azonosítja az adott feladatért felelős személyt, például azt, aki előkészít egy egyeztetést vagy átkönyvel egy könyvelési tételt. Értéke lehet felhasználónév, dolgozói azonosító vagy e-mail-cím.

A felelős felhasználó szerinti elemzés segít megérteni a munkaterhelés eloszlását, az egyéni teljesítményt és a képzési igényeket. Választ ad arra, kik a legjobban teljesítők, egyenletes-e a munkamegosztás, és hol fordul elő leggyakrabban újramunkálás vagy hiba.

Nélkülözhetetlen a munkaterhelés eloszlásának elemzéséhez, az egyes felhasználói csoportokhoz köthető szűk keresztmetszetek feltárásához és a csapatteljesítmény értékeléséhez.

A BlackLine moduljaiban például az „Assigned To”, „Completed By”, „Preparer”, „Certifier” vagy „Approver” mezőben található.

Ez az attribútum azonosítja a számlatükör egyeztetett vagy módosított számláját. Részletes pénzügyi kontextust ad a folyamat tevékenységeinek elemzéséhez.

A főkönyvi számla szerinti elemzés elengedhetetlen a kézi könyvelési módosítások trendjeit bemutató dashboardhoz, mert segít feltárni, mely számlák igénylik a legtöbb kézi beavatkozást. Az ismételt munkák azonosítására is használható: megmutatja, ha egy időszakon belül ugyanahhoz a számlához több módosítás vagy egyeztetési kísérlet tartozik.

Pénzügyi kontextust ad, és segít azonosítani, mely számláknál fordulnak elő gyakran hibák vagy módosítások, illetve melyek okoznak késedelmet a zárásban.

A BlackLine Account Reconciliations és Journal Entry moduljainak egyik alapvető mezője.

A Részleg attribútum azonosítja a tevékenységért felelős üzleti egységet, például a „Vállalati számvitel” vagy a „Belső ellenőrzés” területet. Az adat gyakran a felhasználói profilból vagy magából a feladatból származik.

Ez a dimenzió segít összehasonlítani a folyamatok teljesítményét a szervezet különböző területein. Megmutatja, mely részlegek működnek a leghatékonyabban, hol lehet szükség további erőforrásokra a zárási időszakban, és mely részlegek közötti átadások okoznak késést.

Lehetővé teszi a különböző üzleti egységek teljesítményének összehasonlítását, és fontos a részlegek munkaterhelésének és szűk keresztmetszeteinek elemzéséhez.

Az adat származhat a ResponsibleUser mezőhöz kapcsolt felhasználói profilból, illetve a BlackLine-ban vagy a kapcsolódó ERP-rendszerben szereplő feladat vagy főkönyvi számla tulajdonságaiból.

A vállalati kód a szervezeten belüli konkrét jogi személyt jelöli. A pénzügyi zárási feladatokat gyakran vállalati kódonként külön végzik el, majd az adatokat konszolidálják.

Ez az attribútum elengedhetetlen a zárási folyamat jogi személyenkénti elemzéséhez. Lehetővé teszi a különböző jogi személyek teljesítményének összehasonlítását, ami különösen fontos a vállalatközi egyeztetések időtartamának elemzésénél. Segít azonosítani, mely jogi személyeknél a legösszetettebb vagy legkevésbé hatékony a zárás.

Lehetővé teszi a folyamat jogi személyenkénti elemzését, ami segít feltárni az adott szervezeti egységre jellemző szűk keresztmetszeteket és teljesítményproblémákat.

A BlackLine-ban és a forrásként használt ERP-rendszerben a legtöbb pénzügyi tranzakcióhoz, például könyvelési tételekhez és egyeztetésekhez, alapértelmezett mezőként rendelkezésre áll.

Ez a jelző különbözteti meg a rendszer által automatikusan végrehajtott feladatokat, például az alacsony kockázatú egyeztetések automatikus hitelesítését, a felhasználó által végzett kézi feladatoktól. Segítségével felmérhető a zárási folyamat automatizáltsága.

Az attribútum elemzésével mérhető az automatizálási kezdeményezések hatása. Összehasonlítható az automatikus és a kézi feladatok sebessége és következetessége, valamint azonosíthatók a további automatizálási lehetőségek a hatékonyság növelésére és az emberi hibák csökkentésére.

Segít felmérni a folyamat automatizáltságát, és azonosítani a kézi feladatok automatizálásának lehetőségeit a hatékonyság növelése érdekében.

Megállapítható abból, hogy a ResponsibleUser rendszer- vagy szolgáltatásfiók-e, illetve a BlackLine feladatbeállításaiban szereplő jelzőkből.

Ez az attribútum az elvégzett egyeztetés típusát jelöli. Fontos, mert az egyes típusok összetettsége, kockázata és várható befejezési ideje eltérhet.

Az attribútum alapján külön elemezhetők és összehasonlíthatók az egyes egyeztetési kategóriák teljesítménye és nehézségei. Például kiderülhet, hogy a vállalatközi egyeztetések lényegesen tovább tartanak-e a szokásos mérlegegyeztetéseknél.

Lehetővé teszi az eltérő összetettségű és kockázatú egyeztetési kategóriák külön elemzését.

A főkönyvi számla tulajdonságaiból vagy a BlackLine egyeztetési sablonjának beállításaiból származtatható.

Az egyeztetési azonosító egyedi kulcs, amelyet az adott pénzügyi időszakban, egy konkrét főkönyvi számlához végzett minden egyeztetés kap. Segítségével az egyes egyeztetések teljes folyamata pontosan nyomon követhető.

Az elemzés során az azonosító megkülönbözteti az ugyanahhoz a számlához különböző időpontokban végzett egyeztetéseket. Részletes vizsgálatokhoz, konkrét problémák feltárásához, valamint az egyes tételek állapotának és előzményeinek pontos követéséhez is nélkülözhetetlen.

Egyedi kulcsot ad az egyes egyeztetési tételek nyomon követéséhez, így részletes elemzés és a problémás területek alapos vizsgálata válik lehetővé.

A BlackLine Account Reconciliations moduljában minden egyeztetési rekordhoz automatikusan létrehozott egyedi azonosító.

Ez a logikai attribútum a „Period Closed” tevékenység tényleges befejezési idejének és az adott pénzügyi időszak „TargetCompletionDate” értékének összevetéséből származik. Egyértelműen jelzi, hogy a zárás határidőre történt-e.

Ez a jelző szolgál alapul a határidőre lezárt időszakok arányát mérő KPI kiszámításához. Segítségével könnyen szűrhetők és megjeleníthetők a határidőre, illetve késve lezárt időszakok. Így gyorsan azonosíthatók azok az időszakok, amelyeknél elmaradtak a határidőtől, és további vizsgálatra van szükség.

Egyszerűbbé teszi a teljesítmény nyomon követését: egyértelműen jelzi a határidőt elmulasztó eseteket, és támogatja a megfelelési és SLA-jelentéseket.

A végső „Period Closed” tevékenység időbélyegének és a „TargetCompletionDate” attribútumnak az összevetésével számítható ki a process mining eszközben.

Ez a jelző igaz értéket kap azoknál a tevékenységeknél, amelyek a folyamat szükségtelen lépésismétlésére utalnak. Például ismételt munkának számít, ha egy „Reconciliation Rejected” eseményt ugyanahhoz az egyeztetéshez egy újabb „Reconciliation Prepared” esemény követ.

Az ismételt munka feltárása segít azonosítani a folyamat hatékonysági és minőségi problémáit. Az ismételt egyeztetések arányát mérő KPI ennek az attribútumnak az alapján számítható ki. Megmutatja, hol nem sikerül elsőre helyesen elvégezni a munkát, ami felesleges ráfordításhoz és késedelemhez vezet.

Jelzi a nem hatékony folyamatköröket és az ismétlődő munkát, így számszerűsíthető a felesleges ráfordítás, és feltárhatók a minőségi problémák kiváltó okai.

Ezt általában a process mining eszköz algoritmusai számítják ki. Az algoritmusok azonosítják az ugyanazon ügyön belül ismétlődő tevékenységsorozatokat, gyakran ugyanahhoz a ReconciliationId vagy GLAccount értékhez kapcsolódóan.

A könyvelési tétel azonosítója egyedi kulcs, amelyet a BlackLine-ban létrehozott és könyvelt minden kézi módosító tétel kap. Segítségével a tételek a létrehozástól a könyvelésig külön-külön nyomon követhetők.

Ez az azonosító szükséges a kézi könyvelési módosítások trendjeit bemutató dashboardhoz. Pontosan megszámolhatók vele a kézi módosítások, és az elemzők részletesen megvizsgálhatják azokat a tételeket, amelyek mögöttes adat- vagy folyamatproblémára utalhatnak.

Egyedileg azonosít minden kézi könyvelési tételt. Ez szükséges a módosítások megszámolásához és a nagy számú módosítás okainak feltárásához.

A BlackLine Journals moduljában minden tételhez automatikusan létrehozott egyedi azonosító.

Ez az attribútum a kézi módosítás pénzügyi hatását rögzíti. Egyetlen értékként vagy külön tartozik- és követelösszegként is megadható.

A módosítások számának és értékének együttes elemzése pontosabb képet ad a jelentőségükről. Ha egyes számlákon vagy részlegeknél nagy összegű vagy gyakori módosítások fordulnak elő, az jelentős pénzügyi beszámolási kockázatra vagy megoldandó, korábbi folyamatokból eredő problémára utalhat.

Számszerűsíti a kézi módosítások pénzügyi hatását, így előre sorolhatók a nagy összegű változások vizsgálatai.

A BlackLine Journals modul összegmezőiben található.

Ez az attribútum határozza meg a módosítás összegének pénznemét. A nemzetközi szervezetek könyvelési tételei különböző helyi pénznemekben készülhetnek.

A pénznem minden pénzügyi összeg értelmezéséhez szükséges. Biztosítja az értékek helyes értelmezését, és lehetővé teszi az összevonást és az összehasonlítást. Az elemzéshez gyakran át kell váltani az összegeket egy egységes beszámolási pénznemre.

Megadja a pénzösszegek értelmezéséhez szükséges kontextust, és lehetővé teszi a beszámolókhoz szükséges helyes pénznemváltást.

Általában a BlackLine Journals modul összegmezői mellett vagy a kapcsolódó vállalati kód tulajdonságai között található.

Ez az attribútum a zárási folyamat hivatalos befejezési határidejét jelöli. Ehhez viszonyítjuk a tényleges befejezés időpontját.

Ez a dátum szükséges a határidőre lezárt időszakok arányát mérő KPI kiszámításához. Az elemzés a „Period Closed” tevékenység tényleges időbélyegét összeveti a célként megadott dátummal, így jelzi a késedelmes időszakokat és méri a csúszás mértékét. Ez a megfelelés és a jelentéstétel szempontjából is fontos.

Ez a határidőre történő teljesítés mércéje, és szükséges a megfeleléshez kapcsolódó KPI-k, például a határidőre lezárt időszakok arányának kiszámításához.

Ezt a dátumot általában a BlackLine zárási naptárában vagy feladatkezelési beállításaiban adják meg.