Incidenskezelési adatgyűjtési sablon

BMC Helix ITSM
Incidenskezelési adatgyűjtési sablon

Incidenskezelési adatgyűjtési sablon

Ez a sablon útmutatást ad az incidenskezelési folyamat optimalizálásához szükséges adatok összegyűjtéséhez. Bemutatja, mely attribútumokat és tevékenységeket érdemes nyomon követni, és gyakorlati tanácsot ad az adatok kinyeréséhez. Segítségével egyszerűsítheti az adatok előkészítését, és hamarabb megkezdheti a folyamatelemzést.
  • Javasolt attribútumok
  • A folyamatban nyomon követendő fő tevékenységek
  • Útmutató az adatok kinyeréséhez a rendszerből
Most ismerkedik az eseménynaplókkal? Tudja meg, hogyan készíthet process mining eseménynaplót.

Az incidenskezelés attribútumai

Ezeket az adatmezőket javasoljuk felvenni az eseménynaplóba az incidenskezelési folyamat részletes elemzéséhez.
3 Kötelező 8 Javasolt 10 Nem kötelező
Név Leírás
Incidensazonosító
IncidentId
Az egyes incidensrekordok egyedi azonosítója.
Leírás

Az incidensazonosító az egyes incidensek elsődleges kulcsa, amely a létrehozástól a lezárásig egyedileg azonosítja azokat. Összekapcsolja az incidenshez tartozó tevékenységeket, naplókat és módosításokat, így az incidens teljes életciklusa elejétől a végéig áttekinthető.

A process miningban ez az attribútum alapvető, mert ez határozza meg az esetet. Az azonos incidensazonosítóval rendelkező események ugyanahhoz a folyamatpéldányhoz tartoznak, így rekonstruálható és elemezhető az egyes incidensek kezelése.

Miért fontos?

Ez az eset alapvető azonosítója, amely összekapcsolja az incidens életciklusának összes eseményét, és lehetővé teszi a teljes folyamat elemzését.

Hol szerezhető be?

Ez a „HPD:Help Desk” űrlap „Incident Number” mezője (mezőazonosító: 1000000161).

Példák
INC000001234567INC000002345678INC000003456789
Esemény időbélyege
EventTimestamp
A tevékenység pontos dátuma és időpontja.
Leírás

Ez az időbélyeg rögzíti, mikor történt egy adott esemény az incidens életciklusa során. A nyers adatokból ennek segítségével állítható helyre az események sorrendje és a folyamat menete.

Az esemény időbélyege minden időalapú elemzéshez elengedhetetlen. Segítségével kiszámítható a tevékenységek közötti átfutási idő, feltárhatók azok a szűk keresztmetszetek, ahol az incidensek sokáig várakoznak, és mérhető a teljes megoldási idő. Ez adja a folyamatelemzés időbeli alapját.

Miért fontos?

Az időbélyeg megadja az események sorrendjét, ami elengedhetetlen az időtartamok kiszámításához, a szűk keresztmetszetek feltárásához és a folyamat időbeli menetének megértéséhez.

Hol szerezhető be?

A „HPD:Help Desk” űrlap „Last Modified Date” mezője (mezőazonosító: 6) vagy az űrlap megfelelő dátummezői. A korábbi események időpontja az auditnapló időbélyegmezőjéből származik.

Példák
2023-10-26T10:00:00Z2023-10-26T10:15:32Z2023-10-27T14:22:05Z
Tevékenység neve
ActivityName
Az incidens életciklusa során bekövetkezett konkrét esemény vagy elvégzett feladat neve.
Leírás

Ez az attribútum azt a tevékenységet írja le, amelyet egy adott időpontban végeztek az incidenssel kapcsolatban, például „Incidens bejelentve”, „Csoporthoz rendelve” vagy „Incidens megoldva”. Ezek a tevékenységek alkotják a folyamattérkép építőelemeit.

A tevékenységek sorrendjének és gyakoriságának elemzése feltárja a tényleges folyamatot, megmutatja a gyakori útvonalakat és jelzi a szabályos eljárástól való eltéréseket. Segít megérteni, milyen lépésekkel oldják meg az incidenseket.

Miért fontos?

A tevékenységek határozzák meg a folyamattérkép lépéseit, így megjeleníthető és elemezhető az incidenskezelési munkafolyamat.

Hol szerezhető be?

Általában a „HPD:Help Desk” űrlap „Status” (mezőazonosító: 7) és „Status_Reason” mezőinek változásaiból, illetve a „HPD:Help Desk Audit Log” űrlapból származik.

Példák
Incidens bejelentveCsoporthoz rendelveMegoldás bevezetveIncidens lezárva
Felelős csoport
AssignedGroup
Az incidens kezeléséért felelős támogatói csoport.
Leírás

Ez az attribútum azonosítja az incidenshez rendelt csapatot vagy részleget, például a „Service Desk”, a „Network Team” vagy a „Database Administrators” csoportot. A hozzárendelések nyomon követésével megérthető, hogyan halad a munka a csapatok között.

Az attribútum segítségével elemezhető a csapatok közötti átadás, azonosíthatók az egyes csoportok miatt kialakuló szűk keresztmetszetek, és mérhető az incidensek újra-hozzárendelési aránya. Megmutatja, milyen útvonalon halad végig egy incidens a szervezeten, és rávilágít a nem hatékony továbbításra vagy a hiányos ismeretekre.

Miért fontos?

A felelős csoport nyomon követésével elemezhető a munka átadása, felismerhetők az ismétlődő újra-hozzárendelések, és azonosíthatók az egyes csapatokon belüli szűk keresztmetszetek.

Hol szerezhető be?

Ez az „Assigned Group” mező (Field ID: 1000000217) a „HPD:Help Desk” űrlapon.

Példák
Szolgáltatási ügyfélszolgálatHálózati üzemeltetésAlkalmazástámogatás, 2. szintInfrastruktúra-szolgáltatások
Felelős ügyintéző
Assignee
Az incidens kezelésére kijelölt felhasználó.
Leírás

A felelős ügyintéző az az ügyféltámogató vagy technikus, aki az adott időpontban az incidens kezeléséért felel. Ez részletesebb képet ad, mint a felelős csoport.

Az ügyintézők szerinti teljesítményelemzés segíthet azonosítani a kiemelkedően teljesítő munkatársakat, a további képzést igénylő ügyintézőket és a munkaterhelés egyenlőtlen eloszlását. Összetett incidenseknél az egyes munkatársak által végrehajtott lépések pontos sorrendje is nyomon követhető.

Miért fontos?

Részletes képet ad a munkaterhelés eloszlásáról és az egyéni teljesítményről, így azonosíthatók a kiemelkedően teljesítő vagy támogatást igénylő ügyintézők.

Hol szerezhető be?

Ez az „Assignee” mező (Field ID: 1000000218) a „HPD:Help Desk” űrlapon.

Példák
Bob SmithAlice JohnsonCharlie Brown
Incidens állapota
IncidentStatus
Az incidens aktuális vagy az esemény időpontjában érvényes korábbi állapota.
Leírás

Ez az attribútum az incidens állapotát jelzi, például „New”, „In Progress”, „Pending”, „Resolved” vagy „Closed”. Megmutatja, hol tart az incidens az életciklusában.

Az állapotváltozások elemzése alapvető az incidenskezelési folyamat megértéséhez. Segítségével meghatározhatók a tevékenységek, mérhető az egyes állapotokban töltött idő, például hogy mennyi ideig maradnak az incidensek „Pending” állapotban, és felismerhetők az elakadt vagy inaktív incidensek.

Miért fontos?

Az állapotváltozások követése segít megérteni az incidens előrehaladását, és mérni, mennyi időt tölt olyan állapotokban, mint a „Pending” vagy az „In Progress”.

Hol szerezhető be?

Ez a „HPD:Help Desk” űrlap „Status” mezője (mezőazonosító: 7).

Példák
ÚjHozzárendelveFolyamatbanFüggőbenMegoldvaLezárva
Incidenskategória
IncidentCategory
Az incidens besorolása, gyakran többszintű struktúrában.
Leírás

Az incidensek kategorizálása egységes szerkezetben sorolja be az eseteket, jellemzően többszintű hierarchiában (például 1. szint: hardver, 2. szint: laptop, 3. szint: akkumulátor). Ezek az adatok szükségesek az incidensek továbbításához, a jelentésekhez és a trendek elemzéséhez.

A process mining során a kategorizálás lehetővé teszi az egyes incidenciatípusok külön elemzését. Az Incidenskategorizálás pontossága dashboard az eredeti és a végleges kategóriákat hasonlítja össze. Az adatok a Kiváltó okok trendjei dashboard trendjeinek feltárását is segítik.

Miért fontos?

A kategorizálás pontos továbbítást, trendelemzést és az incidenciatípusok teljesítményének összehasonlítását teszi lehetővé.

Hol szerezhető be?

Ezek az „Operational Categorization Tier 1/2/3” mezők a „HPD:Help Desk” űrlapon.

Példák
Hardver > Laptop > AkkumulátorSzoftver > Vállalati alkalmazás > Bejelentkezési hibaHálózat > Kapcsolat > Wi-Fi
Prioritás
Priority
Az incidenshez rendelt prioritási szint, amely meghatározza a kezelés sürgősségét.
Leírás

A prioritást általában a hatás és a sürgősség alapján határozzák meg; ez szabja meg az incidensmegoldás sorrendjét és gyorsaságát. A gyakori értékek a „Critical” és a „Low” között mozognak.

A process miningban az incidensek prioritás szerinti elemzése fontos a teljesítmény értékeléséhez. Segít megválaszolni például azt, hogy „Teljesítjük az SLA-kat a magas prioritású incidenseknél?” és „Tovább várakoznak az alacsony prioritású incidensek?”. A prioritás szerinti szűrés a legfontosabb üzleti problémákra összpontosítja az elemzést.

Miért fontos?

Ez az attribútum nélkülözhetetlen az elemzés szempontok szerinti bontásához. Segítségével ellenőrizhető, hogy a magas prioritású incidenseket gyorsabban kezelik-e, és teljesülnek-e a hozzájuk tartozó szolgáltatási szintű célok.

Hol szerezhető be?

Ez a „Priority” mező (Field ID: 1000000164) a „HPD:Help Desk” űrlapon.

Példák
KritikusMagasKözepesAlacsony
SLA-határidő túllépve
IsSlaBreached
Jelzi, hogy az incidenst az SLA-határidő után oldották-e meg.
Leírás

Ez a logikai attribútum akkor igaz, ha az incidens megoldása a meghatározott SLA-határidő után történt. Egyértelműen jelzi az SLA-teljesítés eredményét minden egyes incidensnél.

Ez a jelző szükséges az Incidensek SLA-teljesítményének áttekintése dashboard létrehozásához és az Incidensek SLA-megfelelési aránya KPI kiszámításához. Egyszerűbbé teszi az elemzést: közvetlenül szűrhetők és összesíthetők azok az incidensek, amelyeknél nem teljesültek a szolgáltatási szintű célok, így könnyebb feltárni a túllépések okait.

Miért fontos?

Ez a jelző egyszerűsíti az SLA-megfelelés elemzését: könnyen kiszűrhetők a határidőn túl megoldott incidensek, és vizsgálhatók a kiváltó okok.

Hol szerezhető be?

Az „Incident Resolved” esemény időbélyegének és a „SlaTargetDate” értékének összehasonlításával számítható ki. Ha a megoldás időbélyege későbbi a határidőnél, a jelző értéke igaz.

Példák
truefalse
Szolgáltatás
Service
Az incidens által érintett üzleti vagy műszaki szolgáltatás.
Leírás

Ez az attribútum az incidenst egy, a konfigurációkezelési adatbázisban (CMDB) meghatározott szolgáltatáshoz kapcsolja, például az „Email Service”, a „VPN Access” vagy a „SAP Financials” szolgáltatáshoz.

Ez a kapcsolat segít megérteni az incidensek üzleti hatását. A szolgáltatás szerinti elemzés feltárja, mely szolgáltatásokhoz kapcsolódik sok incidens, rávilágít az egyes technológiákhoz kötődő visszatérő problémákra, és támogatja a problémakezelés trendjeinek vizsgálatát.

Miért fontos?

Az incidensek üzleti szolgáltatásokhoz kapcsolása segít felmérni a hatásukat, és azonosítani, mely szolgáltatásoknál fordulnak elő leggyakrabban problémák.

Hol szerezhető be?

Ez a „ServiceCI” mező vagy egy hasonló mező, amely az érintett konfigurációs elemet (CI) jelöli a „HPD:Help Desk” űrlapon.

Példák
Vállalati e-mailSAP ERPTávoli hozzáférés VPN-en keresztülHumánerőforrás-portál
Újranyitva
IsReopened
Jelzi, hogy az incidenst újranyitották-e, miután „Resolved” állapotba került.
Leírás

Ez a logikai attribútum akkor igaz, ha az incidens állapota a „Resolved” állapotba sorolás után ismét aktívra változott, például „In Progress” állapotra. Ez arra utal, hogy az eredeti javítás nem volt hatékony vagy teljes.

Ez közvetlenül méri az utómunkát, és az Incidensek utómunka-aránya KPI kiszámításához használható. Az újranyitott incidensek elemzése feltárhatja a nem megfelelő javításokat, a hiányos tesztelést vagy a nem megfelelően kezelt visszatérő problémákat. Az eredmények támogatják az Utómunka és eszkalációs útvonalak dashboard elemzését.

Miért fontos?

Közvetlenül méri az utómunkát és a megoldások minőségét. A magas újranyitási arány hatástalan javításokra és a folyamat hiányosságaira utal.

Hol szerezhető be?

Az incidenshez tartozó tevékenységek sorrendjének elemzésével számítható ki. Ha az „Incident Reopened” vagy egy hasonló tevékenység a „Resolution Implemented” után jelenik meg, a jelző értéke igaz.

Példák
truefalse
A megoldás leírása
Resolution
Szabad szöveges leírás az incidens megoldásához végrehajtott lépésekről.
Leírás

Ez a mező tartalmazza a megoldás részletes, munkatárs által megfogalmazott összefoglalóját. Leírja, mit tettek a probléma elhárításáért és a szolgáltatás helyreállításáért.

A szöveg strukturálatlan, de szövegbányászati módszerekkel elemezhető. Feltárhatók vele a gyakori megoldási minták, kinyerhetők az egyes problémákhoz kapcsolódó kulcsszavak, és kiegészíthető a kiváltó okok elemzése. Olyan minőségi információkat ad, amelyek a strukturált mezőkből gyakran hiányoznak.

Miért fontos?

Minőségi részleteket ad a megoldásról. Szövegbányászattal olyan minták is feltárhatók, amelyek a strukturált adatokból nem látszanak.

Hol szerezhető be?

Ez a „Resolution” mező (Field ID: 1000000156) a „HPD:Help Desk” űrlapon.

Példák
A felhasználó jelszavát visszaállították az Active Directoryban.A böngésző gyorsítótárának és sütijeinek törlése megoldotta a bejelentkezési problémát.Újraindították a 3B jelű hálózati szekrényben lévő hálózati kapcsolót.
Bejelentési csatorna
Channel
Az incidens bejelentésének módja.
Leírás

Ez az attribútum jelzi, hogyan érkezett az incidensbejelentés: telefonon, e-mailben, önkiszolgáló portálon vagy személyesen. Megmutatja, hol lépett be az incidens a támogatási folyamatba.

A csatornák szerinti elemzésből kiderülhet, melyik bejelentési mód a leghatékonyabb, illetve mely csatornákon érkező incidenseket könnyebb vagy nehezebb megoldani. Az eredmények az automatizálásra vagy a felhasználók képzésére fordított erőforrások tervezését is segíthetik. Például ösztönözhető az önkiszolgáló portál használata, ahol pontosabb kezdeti adatok rögzíthetők.

Miért fontos?

A bejelentési csatornák ismeretében összehasonlítható a különböző beérkeztetési módok hatékonysága, és megalapozhatók az önkiszolgálásba vagy az automatizálásba történő beruházások.

Hol szerezhető be?

Ez a „Reported Source” mező (Field ID: 1000000215) a „HPD:Help Desk” űrlapon.

Példák
E-mailTelefonÖnkiszolgálásSzemélyes bejelentés
Bejelentő
Submitter
Az incidens első bejelentője.
Leírás

A bejelentő az a végfelhasználó vagy ügyfél, aki tapasztalta és jelezte a problémát. Nem azonos a felelős ügyintézővel, aki az incidens kezelésén dolgozik.

A bejelentő vagy a részlege szerinti elemzés segíthet azonosítani azokat a felhasználói csoportokat, amelyeknek további képzésre lehet szükségük, illetve azokat, amelyeket egy adott problématípus érint. Így az incidenskezelési folyamat az ügyfél szempontjából is vizsgálható.

Miért fontos?

Azonosítja a problémát bejelentő felhasználót. A részleg, a helyszín vagy a munkakör szerinti elemzés feltárhatja a felhasználói csoportokra jellemző trendeket.

Hol szerezhető be?

Ezeket az adatokat a „HPD:Help Desk” űrlap „Submitter” mezője vagy az ügyfél adatait tartalmazó mezők rögzítik.

Példák
John DoeJane SmithPeter Jones
Forrásrendszer
SourceSystem
Az a rendszer, amelyből az incidensadatokat kinyerték.
Leírás

Ez az attribútum azonosítja az adatok forrását, ami különösen hasznos több ITSM-eszközt vagy integrált rendszert használó környezetben. Megerősíti, hogy az adatok a várt forrásból, például egy adott BMC Helix ITSM-példányból származnak.

Az elemzés során segít megkülönböztetni az éles, fejlesztői vagy régi rendszerek folyamatait és eltérő adatjellemzőit, így az adatok eredete egyértelmű és megbízható marad.

Miért fontos?

Azonosítja az adatok forrását, ami elengedhetetlen az adatok ellenőrzéséhez és a több integrált rendszerre kiterjedő elemzések kezeléséhez.

Hol szerezhető be?

Ez általában egy állandó érték, amelyet az adatok kinyerése, átalakítása és betöltése (ETL) során adnak hozzá.

Példák
BMCHelixITSM_ProdITSM-EU-InstanceServiceManagement-APAC
Hatás
Impact
Az incidens üzleti folyamatokra gyakorolt hatásának mértéke.
Leírás

A hatás azt mutatja meg, milyen mértékben érinti hátrányosan az incidens a működést. Gyakran skálán adják meg, például „Kiterjedt/széles körű”, „Jelentős/nagy”, „Mérsékelt/korlátozott” vagy „Csekély/helyi”.

A sürgősséggel együtt a hatás határozza meg az incidens prioritását. A hatás szerinti elemzés megmutatja, mely incidensek okozzák a legnagyobb fennakadást, függetlenül a műszaki összetettségüktől. Ez segít a folyamatfejlesztési feladatok rangsorolásában.

Miért fontos?

Segít számszerűsíteni az incidens üzleti súlyosságát. Ez az adat a prioritás meghatározásához és a nagy hatású problémák elemzéséhez is szükséges.

Hol szerezhető be?

Ez az „Impact” mező (Field ID: 1000000163) a „HPD:Help Desk” űrlapon.

Példák
1 - Kiterjedt/széles körű2 - Jelentős/nagy3 - Mérsékelt/korlátozott4 - Csekély/helyi
Kiváltó ok
RootCause
Az incidens mögött álló alapvető ok vagy közvetlen kiváltó tényező.
Leírás

A kiváltó ok az a probléma, amelynek megszüntetésével megelőzhető lenne az incidens ismételt előfordulása. Ezt gyakran egy kapcsolódó problémavizsgálat során azonosítják.

Nem minden incidenshez dokumentálnak kiváltó okot, de ennek elemzése fontos a problémák megelőző kezeléséhez. Az adat támogatja a Kiváltó ok azonosítási aránya KPI mérését, és olyan dashboardok készítését, amelyek követik a visszatérő problémák alakulását. Ez segít a végleges megoldások bevezetésére irányuló munka megtervezésében.

Miért fontos?

A kiváltó ok azonosítása segíti a problémakezelést és a visszatérő incidensek számának csökkentését célzó elemzéseket.

Hol szerezhető be?

Ez az információ szerepelhet az incidens külön „Root Cause” mezőjében, de gyakrabban a kapcsolódó „PBI:Problem Investigation” űrlapon található.

Példák
Kevés szabad lemezterület a szerverenHálózati konfigurációs hibaSzoftverhiba a 2.1-es verzióbanLejárt biztonsági tanúsítvány
Lezárási kód
CloseCode
Az incidens lezárásakor kiválasztott kód, amely a megoldás eredményét jelzi.
Leírás

A lezárási kód egységes formában foglalja össze, hogyan oldották meg az incidenst. Ilyen érték lehet például a „Felhasználó által megoldva”, a „Nem találtunk hibát”, a „Duplikált incidens” vagy a „Végleges javítás alkalmazva”.

Ez az attribútum segít elemezni a megoldások eredményességét. Feltárhatja, ha egy incidenst tényleges javítás nélkül zártak le, vagy ha a felhasználók gyakran maguk oldanak meg bizonyos problémákat. Ez utóbbi esetben érdemes lehet fejleszteni a tudásbázis cikkeit vagy az önkiszolgáló eszközöket.

Miért fontos?

Egységes adatokat ad a megoldások eredményéről, így elemezhető a javítások hatékonysága és az incidensek lezárásának módja.

Hol szerezhető be?

Ez általában a „HPD:Help Desk” űrlap megoldási vagy lezárási adatai között szerepel.

Példák
Távolról megoldvaDuplikált problémaFelhasználói hibaNem igényel intézkedést
SLA-határidő
SlaTargetDate
Az az időpont, ameddig az SLA szerint várhatóan megoldják az incidenst.
Leírás

Ez az attribútum tárolja az incidens megoldásának határidejét, amelyet a vonatkozó szolgáltatási szintű megállapodás (SLA) határoz meg. Az érték az incidens prioritása és a meghatározott szolgáltatási idő alapján számítható ki.

Ez az időbélyeg az a viszonyítási alap, amelyhez a tényleges megoldási időt mérik. Szükséges az Incidensek SLA-megfelelési aránya KPI kiszámításához és az SLA-teljesítményt bemutató dashboardok létrehozásához. Segítségével időben észrevehetők a határidőhöz közeledő incidensek.

Miért fontos?

Ez az SLA-megfelelés mérésének viszonyítási alapja. Segítségével megállapítható, hogy az incidenst határidőre oldották-e meg, vagy túllépték az SLA-ban vállalt időt.

Hol szerezhető be?

Ezeket az adatokat általában az incidenshez kapcsolt „SLM:Measurement” űrlap tárolja. Nem közvetlenül a „HPD:Help Desk” mezője.

Példák
2023-10-26T14:00:00Z2023-10-27T09:00:00Z2023-11-01T17:00:00Z
Újra-hozzárendelések száma
ReassignmentCount
Hányszor rendelték át az incidenst egy másik csoporthoz.
Leírás

Ez a mutató azt számolja, hányszor változott meg az „AssignedGroup” mező az incidens életciklusa során. A magas érték a kezdeti továbbítás problémáira, az első kapcsolatfelvételkor történő megoldás hiányára vagy több csapat közreműködését igénylő összetett problémákra utalhat.

Az attribútum közvetlenül támogatja az incidensek újra-hozzárendelési aránya KPI-t és az Incidensek újra-hozzárendelési ciklusának elemzése dashboardot. Számszerűsíti a „pingponghatást”, amikor a jegyek oda-vissza járnak a csapatok között, ami jelentős késedelmet és nem hatékony folyamatot eredményez.

Miért fontos?

Számszerűsíti a nem hatékony továbbítást és átadást, így azonosíthatók a csapatok közötti újra-hozzárendelési körökben elakadó incidensek.

Hol szerezhető be?

Az eseménynaplóban az adott Incident ID-hez tartozó „AssignedGroup” érték változásainak megszámolásával számítható ki.

Példák
0135
Utolsó adatfrissítés
LastDataUpdate
Az időbélyeg azt mutatja, mikor frissítették utoljára az esemény adatait a forrásrendszerből.
Leírás

Ez az attribútum rögzíti a legutóbbi adatkinyerés dátumát és időpontját. Megmutatja, mennyire frissek az elemzett adatok, ami segít megítélni, mennyire aktuálisak a folyamatról kapott megállapítások.

Az utolsó frissítés időpontja fontos a jelentések és dashboardok szempontjából: tájékoztatja a felhasználókat az adatok aktualitásáról, és jelzi, hogy a legutóbbi incidensaktivitások szerepelnek-e már az adatokban.

Miért fontos?

Jelzi az adatok frissességét, így a felhasználók tudják, mennyire aktuális a folyamatelemzés és az abból származó megállapítás.

Hol szerezhető be?

Ezt az értéket általában az adatok kinyerése (ETL) során állítják elő és rögzítik az adatkészletben.

Példák
2023-11-01T02:00:00Z2023-11-02T02:00:00Z2023-11-03T02:00:00Z
Kötelező Javasolt Nem kötelező

Az incidenskezelés tevékenységei

Ezeket a fontos folyamatlépéseket és mérföldköveket érdemes rögzíteni az eseménynaplóban a pontos folyamattérképezéshez és a folyamatmenet megjelenítéséhez.
5 Javasolt 9 Nem kötelező
Tevékenység Leírás
Csoporthoz rendelve
Ez a tevékenység jelöli az incidens első hozzárendelését egy adott támogatási csoporthoz kivizsgálásra. Az incidens létrehozása után az „Assigned Group” mező első kitöltéséből következtethető ki.
Miért fontos?

Ez fontos mérföldkő, amely az aktív munka kezdetét jelzi. Az első hozzárendelésig eltelt idő követése elengedhetetlen a válaszidő és a kezdeti irányítás hatékonyságának értékeléséhez.

Hol szerezhető be?

A „HPD:Help Desk” űrlap „Assigned Group” mezőjének első kitöltését rögzítő auditnaplóból („HPD:HelpDesk_AuditLogSystem”) következtethető ki.

Rögzítés

Az „Assigned Group” mező első kitöltésének időbélyegéből.

Eseménytípus inferred
Incidens bejelentve
Ez a tevékenység jelöli az incidensrekord első létrehozását a rendszerben. A rendszer az incidenskezelési űrlapon szereplő létrehozási időbélyeg alapján rögzíti.
Miért fontos?

Ez az incidens életciklusának elsődleges kezdő eseménye. Nélkülözhetetlen a teljes megoldási idő kiszámításához és az incidensek beérkezési ütemének megértéséhez.

Hol szerezhető be?

Ez az esemény a „HPD:Help Desk” űrlapon szereplő rekord létrehozásának felel meg. Az időbélyeg általában a „Submit Date” vagy a „Reported Date” mezőből származik.

Rögzítés

A HPD:Help Desk űrlap „Submit Date” mezőjének időbélyegéből.

Eseménytípus explicit
Incidens lezárva
Ez az utolsó tevékenység: az incidensrekord hivatalos lezárását jelöli, miután visszaigazolták a megoldást, vagy letelt a visszaigazolási időszak. Akkor rögzül, amikor az állapot „Closed” lesz.
Miért fontos?

Ez az incidens életciklusának végleges záróeseménye. A „Resolved” és a „Closed” állapot közötti idő a felhasználói visszaigazolásra és az adminisztratív lezárásra fordított időt jelzi.

Hol szerezhető be?

Ez az esemény akkor következik be, amikor a „HPD:Help Desk” űrlap „Status” mezője „Closed” értéket kap. Az időbélyeg a „Closed Date” mezőben és az auditnaplóban található.

Rögzítés

A „Closed Date” időbélyegéből vagy a „Closed” állapotra váltásból.

Eseménytípus inferred
Incidens megoldva
Ez a tevékenység jelöli az incidens hivatalos megoldását a szervizdesk szempontjából, a végleges lezárás előtt. Akkor rögzül, amikor az incidens állapota „Resolved” lesz.
Miért fontos?

Ez a legfontosabb mérföldkő az SLA-megfelelés és a megoldási idő méréséhez. Azt jelzi, hogy a felhasználó számára helyreállt a szolgáltatás.

Hol szerezhető be?

Ez az esemény akkor következik be, amikor a „HPD:Help Desk” űrlap „Status” mezője „Resolved” értéket kap. Az időbélyeg a „Last Resolved Date” mezőben és az auditnaplóban található.

Rögzítés

Az auditnaplóban rögzített, „Resolved” állapotra váltás időbélyegéből.

Eseménytípus inferred
Vizsgálat megkezdve
Azt jelzi, hogy egy támogatási munkatárs megkezdte az incidens aktív kezelését. Erre általában az „Assigned” állapotról „In Progress” állapotra váltásból lehet következtetni.
Miért fontos?

Ez a mérföldkő a várakozási sorból az aktív diagnosztikára való áttérést jelzi. A vizsgálat megkezdése előtti várakozási idő elemzése segít feltárni az erőforrások szűk keresztmetszeteit, és támogatja a „Diagnosis & Investigation Bottlenecks” dashboardot.

Hol szerezhető be?

A „HPD:Help Desk” űrlapon rögzített állapotváltozásból következtethető ki. Az esemény akkor jön létre, amikor a „Status” mező értéke „In Progress” lesz; az időbélyeg az auditnaplóból származik.

Rögzítés

A HPD:HelpDesk_AuditLogSystem rendszerben rögzített, „In Progress” állapotra váltásból következtethető ki.

Eseménytípus inferred
Áthelyezve másik csoporthoz
Ez a tevékenység akkor történik, amikor az incidens az egyik támogatási csoporttól egy másikhoz kerül. Az első hozzárendelés után az „Assigned Group” mező megváltozásából következtethető ki.
Miért fontos?

A gyakori áthelyezések hibás kezdeti irányításra vagy hiányos ismeretekre utalnak. Ennek a tevékenységnek a követése elengedhetetlen az „Incident Reassignment Cycle Analysis” dashboardhoz és az „Incident Reassignment Rate” KPI-hoz.

Hol szerezhető be?

A „HPD:Help Desk” űrlap „Assigned Group” mezőjének első kitöltése utáni további változásai alapján, az auditnaplóból („HPD:HelpDesk_AuditLogSystem”) következtethető ki.

Rögzítés

Azonosítsa az „Assigned Group” mező első hozzárendelés utáni változásait.

Eseménytípus inferred
Felhasználói visszaigazolás megérkezett
Azt jelöli, hogy a felhasználó kifejezetten visszaigazolta: a kapott megoldás orvosolta a problémát. Ez lehet önálló esemény, vagy a lezárás előtti megjegyzésekből, illetve egy kapcsolódó rendszerbeli műveletből következtethető ki.
Miért fontos?

Ennek követése pontosabb képet ad a felhasználói ellenőrzésről, mint az automatikus lezárásra való várakozás. Segít mérni az „Average User Confirmation Time” KPI-t és feltárni a kommunikációs hiányosságokat.

Hol szerezhető be?

Ezt az eseményt nehéz megbízhatóan rögzíteni. A lezárás előtt rögzített munkanapló-bejegyzésből vagy a várakozás okának módosításából lehet rá következtetni. Ehhez szükség lehet a „HPD:WorkLog” űrlap elemzésére.

Rögzítés

A lezárás előtti konkrét munkanapló-bejegyzésekből vagy a várakozás okának módosításaiból következtethető ki.

Eseménytípus inferred
Felhasználói visszaigazolásra vár
A megoldás bevezetése után következik, amikor a támogatási csapat arra vár, hogy a felhasználó visszaigazolja a javítás sikerességét. Ezt gyakran maga a „Resolved” állapot jelzi, amely elindítja az automatikus lezárásig tartó idő mérését.
Miért fontos?

Ez a tevékenység elengedhetetlen a „User Confirmation & Verification Delays” dashboardhoz. Segít mérni a javítás átadása és a felhasználói visszaigazolás közötti késedelmet, amely mesterségesen meghosszabbíthatja az incidens életciklusát.

Hol szerezhető be?

Ez az állapot akkor kezdődik, amikor a „HPD:Help Desk” űrlap „Status” mezője „Resolved” értékre vált. Az időtartamot a „Last Resolved Date” időpontjától addig mérjük, amíg az incidens „Closed” vagy „Reopened” állapotba nem kerül.

Rögzítés

A „Resolved” állapotra váltáskor kezdődik, és a „Closed” vagy „In Progress” állapotra váltáskor ér véget.

Eseménytípus inferred
Incidens kategorizálva
Azt a pontot jelöli, amikor az incidens megkapja a működési és termékkategóriákat, valamint a prioritást. Ez általában a kategorizálási mezők kitöltéséből vagy utolsó módosításából következtethető ki.
Miért fontos?

A pontos és időben elvégzett kategorizálás elengedhetetlen a hatékony irányításhoz és jelentéskészítéshez. Ennek a tevékenységnek az elemzése segít feltárni a kezdeti osztályozás késedelmeit és pontatlanságait, és támogatja az „Incident Categorization Accuracy” dashboardot.

Hol szerezhető be?

A „HPD:Help Desk” űrlap „Operational Categorization Tier 1-3”, „Product Categorization Tier 1-3” és „Priority” mezőinek változásait rögzítő auditnaplóból („HPD:HelpDesk_AuditLogSystem”) következtethető ki.

Rögzítés

A létrehozás után a kategorizálási vagy prioritási mezők utolsó módosításának időbélyegéből.

Eseménytípus inferred
Incidens törölve
Ez a tevékenység egy tévedésből létrehozott vagy már nem releváns incidens lezárását jelöli. Akkor rögzül, amikor az incidens állapota „Cancelled” lesz.
Miért fontos?

Ez az incidens végállapota, amely különbözik a sikeres megoldástól. A törölt incidensek elemzése feltárhatja az incidensbejelentési csatornák problémáit vagy a duplikált bejelentéseket.

Hol szerezhető be?

A „HPD:Help Desk” űrlapból következtethető ki, amikor a „Status” mező értéke „Cancelled” lesz. Az időbélyeg az auditnaplóban található.

Rögzítés

Az auditnaplóban rögzített, „Cancelled” állapotra váltásból következtethető ki.

Eseménytípus inferred
Incidens újranyitva
Olyan incidenst jelöl, amelyet korábban megoldottnak minősítettek, de a probléma fennmaradása miatt ismét aktívvá vált. Erre abból lehet következtetni, hogy az állapot „Resolved” értékről aktív állapotra, például „In Progress” vagy „Assigned” értékre változik.
Miért fontos?

Ez a tevékenység közvetlenül méri az ismételt munkát és az első megoldás hatékonyságát. Az újranyitott incidensek nagy száma a javítások gyenge minőségére utal, és támogatja az „Incident Rework Rate” KPI-t.

Hol szerezhető be?

Az adott incidensazonosítóhoz tartozó, „Resolved” állapotról „In Progress” vagy „Assigned” állapotra váltást észlelő auditnaplóból („HPD:HelpDesk_AuditLogSystem”) következtethető ki.

Rögzítés

A „Resolved” állapotból aktív állapotba történő váltásból következtethető ki.

Eseménytípus inferred
Megoldás bevezetve
Ez a tevékenység azt jelzi, hogy a támogatási csapat javítást vagy kerülőmegoldást alkalmazott. Erre gyakran abból lehet következtetni, hogy az incidens állapota „Resolved” lesz.
Miért fontos?

Ez fontos mérföldkő, amely jelzi, hogy a megoldást bevezették. Fontos adatpont annak méréséhez, mennyi idő telt el a javítás alkalmazásáig a vizsgálat befejezése után.

Hol szerezhető be?

Erre általában abból lehet következtetni, hogy a „HPD:Help Desk” űrlap „Status” mezője „Resolved” értékre változik. Az időbélyeg a „Last Resolved Date” mezőben és az auditnaplóban található.

Rögzítés

A „Last Resolved Date” időbélyegéből vagy a „Resolved” állapotra váltásból.

Eseménytípus inferred
SLA-sértés
Ez egy számított esemény, amely akkor következik be, ha az incidens megoldásához szükséges idő meghaladja a meghatározott szolgáltatási szintre vonatkozó megállapodásban szereplő célt. A rendszer a megoldás időbélyegét az SLA határidejével veti össze.
Miért fontos?

Ez az esemény alapvető az „Incident SLA Performance Overview” dashboard és az „Incident SLA Compliance Rate” KPI szempontjából. Közvetlenül jelzi, ha egy incidens nem teljesítette a vállalt szolgáltatási szintet.

Hol szerezhető be?

A rendszer a „HPD:Help Desk” űrlap „Last Resolved Date” mezőjét veti össze a „Target Date” mezővel, amely az SLA határidejét tartalmazza. Ha az incidens még nem oldódott meg, az aktuális idő alapján is kiszámítható.

Rögzítés

Számított esemény: akkor következik be, ha a „Last Resolved Date” > „Target Date”.

Eseménytípus calculated
Ügyfél válaszára vár
Azt jelöli, hogy az incidens kezelése szünetel, amíg a felhasználó információjára vagy intézkedésére várnak. Erre a „Pending” állapotra váltásból lehet következtetni.
Miért fontos?

Ez a tevékenység elkülöníti a munkatársak munkaidejét az ügyfélre várakozás idejétől. Az ebben az állapotban töltött idő elemzése elengedhetetlen annak megértéséhez, hogyan befolyásolják a felhasználói válaszok késései a teljes megoldási időt.

Hol szerezhető be?

A „HPD:Help Desk” űrlapból következtethető ki, amikor a „Status” mező értéke „Pending” lesz. A várakozás okát gyakran a „Status_Reason” mező tartalmazza.

Rögzítés

A HPD:HelpDesk_AuditLogSystem rendszerben rögzített, „Pending” állapotra váltásból következtethető ki.

Eseménytípus inferred
Javasolt Nem kötelező

Adatkinyerési útmutatók

Adatok kinyerése a BMC Helix ITSM rendszerből

Készen áll a kezdésre?

Használja ezt a sablont a process mining elindításához, és tárja fel az incidenskezelési adatokban rejlő hasznos összefüggéseket. Kezdje el még ma a működés optimalizálását.

Szüntesse meg a visszatérő incidenseket a BMC Helix ITSM rendszerben még ma!

Csökkentse 35%-kal az MTTR-t, előzze meg az SLA-sértéseket, és növelje a felhasználói elégedettséget.

Indítsa el az ingyenes próbaverziót

Nincs szükség bankkártyára. Ingyenes, 14 napos próbaverzió.