Adatsablon a beszerzéstől a fizetésig tartó számlafeldolgozáshoz

Az esemény időpontja, vagyis az időbélyeg rögzíti, hogy mikor történt egy adott tevékenység. Ez az adat alapvető a teljesítmény elemzéséhez, mert segítségével kiszámítható a tevékenységek közötti idő és az eset teljes feldolgozási ideje.

A process mining eszközök az időbélyegek alapján időrendbe állítják az eseményeket, és pontosan ábrázolják a folyamat menetét. Az időbélyeg szükséges az olyan KPI-k méréséhez, mint a számla jóváhagyási ciklusideje és a fizetési zárolás feloldási ideje. Segítségével elemezhetők a késések és a hatékonyság.

Segítségével kiszámítható minden időalapú mutató, például a ciklusidő és az időtartam, amelyek a folyamat késéseinek azonosításához szükségesek.

Az SAP Ariba automatikusan rögzíti minden állapotváltozás, felhasználói művelet és rendszeresemény időpontját. Az időbélyeg általában a tevékenység neve mellett, az eseménynaplókban vagy az előzményeket tároló táblákban található.

A számlaszám a beszállító által a számladokumentumhoz rendelt egyedi hivatkozási szám. A process mining során ez az attribútum esetazonosítóként kapcsolja össze a számlához tartozó összes tevékenységet a beérkezéstől a végső kifizetésig.

Az elemzők ennek az azonosítónak a nyomon követésével rekonstruálhatják minden számla teljes életciklusát. Így részletesen elemezhetik a folyamatokat, azonosíthatják a szűk keresztmetszeteket, és mérhetik a fő teljesítménymutatókat, például az egyes számlák feldolgozási idejét.

Ez az azonosító kapcsolja össze az egyes számlák összes folyamatlépését, így elemezhető a teljes feldolgozási idő és útvonal.

Ez a számladokumentum és az SAP Ariba Invoicing megoldás egyik alapmezője. Általában a számlafejlécek tábláiban vagy a tranzakciós adatok között található.

A tevékenység neve a számlafeldolgozási munkafolyamat egyetlen lépését írja le, például: „Számla beérkezett”, „Számla jóváhagyva” vagy „Fizetés végrehajtva”. Minden tevékenység olyan üzleti esemény, amely közelebb viszi a számlát a lezáráshoz.

A process mining során ezek a tevékenységek alkotják a folyamattérképet. Elemzésükből kiderülnek a leggyakoribb folyamatútvonalak, a standard eljárástól való eltérések, az ismétlődő munkát okozó körök, például az eltérések kezelése, valamint az automatizálási lehetőségek.

Ez az attribútum alapozza meg a folyamattérkép megjelenítését, a folyamatváltozatok feltárását, valamint az ismétlődő munka és a szűk keresztmetszetek azonosítását.

Az SAP Aribában rögzített rendszereseményekből, állapotváltozásokból vagy felhasználói műveletekből származik. Az adat gyakran a munkafolyamat vagy a dokumentum előzményeit tároló táblákból érkezik.

A beszállító neve azonosítja azt a partnert, aki a kifizetést kéri. Ez az elemzés egyik alapvető szempontja, amely szerint a csapatok összehasonlíthatják a számlafeldolgozás teljesítményét.

Ezzel az attribútummal olyan dashboardok készíthetők, amelyek nyomon követik a beszállítók kifizetési teljesítményét, feltárják a gyakori számlaeltéréseket, vagy elemzik a stratégiai beszállítók számláinak feldolgozási idejét. A beszállítónként eltérő problémák megértése javíthatja a partnerkapcsolatokat és gördülékenyebbé teheti az együttműködést.

Lehetővé teszi a beszállítónkénti teljesítményelemzést, így azonosíthatók azok a partnerek, akiknek a számláival gyakran merül fel probléma, vagy akiknek a kifizetése késik.

A számlafejléc standard mezője, amely az SAP Ariba vagy a kapcsolódó ERP-rendszer beszállítói törzsadataihoz kapcsolódik.

A fizetési határidő a számla rendezésére szerződésben rögzített dátum. Általában a számladokumentum dátuma és a megállapodott fizetési feltételek, például a 30 napos fizetési határidő alapján számítják ki.

Ez az attribútum szükséges a határidőre történő fizetés arányát mérő KPI-hoz. A „Fizetés végrehajtva” tevékenység időbélyegének és a fizetési határidőnek az összevetésével azonosíthatók a késedelmes fizetések, mérhető a beszállítók kifizetési teljesítménye, és elkerülhetők a késedelmi díjak, valamint megőrizhetők a jó beszállítói kapcsolatok.

Ez az alapja a határidőre történő fizetés aránya kiszámításának, amely a beszállítói kapcsolatok kezelése és a pénzügyi megfelelés szempontjából fontos KPI.

Ez a dátum vagy szerepel a számladokumentumon, vagy az SAP Ariba „DocumentDate” és „PaymentTerms” mezői alapján számítják ki.

Ha egy számla kifizetését zárolják, ez az attribútum rögzíti az okot, például „Áreltérés”, „Mennyiségi eltérés” vagy „Hiányzó áruátvétel”. Ezek az okok gyakran szabványos kódok vagy leírások a rendszerben.

A különböző zárolási okok gyakoriságának elemzésével feltárhatók a fizetési késések kiváltó okai. A sok „Áreltérés” miatti zárolás például a törzsadatok pontosságával kapcsolatos problémára utalhat. Ez az attribútum szükséges a fizetési zárolás feloldási idejét bemutató dashboardhoz, amely segít előnyben részesíteni a leggyakoribb és legtöbb időt igénylő problémák megoldását.

Feltárja a fizetési késések kiváltó okát, így célzottan megelőzhetők az olyan gyakori problémák, mint az ár- vagy mennyiségi eltérések.

Ezt az adatot akkor rögzítik, amikor az SAP Aribában vagy a kapcsolódó ERP-rendszerben zárolják a számla kifizetését.

A jóváhagyó az a személy vagy felhasználói csoport, akit a számla ellenőrzésével és jóváhagyásával bíztak meg. A számla értékétől vagy típusától függően egy vagy több jóváhagyási szintre lehet szükség.

Ez az attribútum segít elemezni a jóváhagyási munkafolyamat teljesítményét. A számla jóváhagyási ciklusidejének jóváhagyó vagy jóváhagyói csoport szerinti bontásával azonosíthatók azok a személyek vagy csapatok, amelyek szűk keresztmetszetet okoznak. Ez az információ segít kiegyensúlyozni a munkaterhelést és javítani a jóváhagyás hatékonyságát.

Segít azonosítani a jóváhagyási folyamat szűk keresztmetszeteit azzal, hogy megmutatja, mely felhasználóknál vagy csapatoknál a leghosszabb a jóváhagyási ciklusidő.

Az SAP Aribában a számla munkafolyamatának vagy jóváhagyási előzményeinek naplója rögzíti. Felhasználói azonosítóként is szerepelhet.

A megrendelésszám kapcsolja össze a számlát azzal a beszerzési dokumentummal, amely engedélyezte az áru vagy szolgáltatás beszerzését. Nem minden számlához tartozik megrendelés, de ahol van, ott ez a kapcsolat nélkülözhetetlen.

A számlák megrendelésszám szerinti elemzésével vizsgálható a háromutas egyeztetés, vagyis a megrendelés, az áruátvétel és a számla összevetése. Ez segít az eltérések azonosításában, valamint a megrendeléshez kötött és a megrendelés nélküli számlafeldolgozás összehasonlításában. A két folyamat gyakran eltérő útvonalon halad, és más hatékonysági szintet mutat.

Összekapcsolja a számlát a beszerzési folyamattal, így elemezhetők az egyeztetési eltérések, és összehasonlítható a megrendeléshez kötött és a megrendelés nélküli számlák feldolgozása.

Az SAP Aribában a megrendeléshez kötött számlák standard mezőjeként érhető el. A számlasorok vagy a számlafejlécek adatai között található.

A számla állapota megmutatja, hogy a számla hol tartott az életciklusában az adatok kinyerésekor, vagy mi lett a végső eredmény. Ez az eset szintjén rögzített attribútum a számla teljes állapotát foglalja össze.

A process mining során ezzel az attribútummal kiszűrhetők például a lezárt, kifizetett vagy a problémás, elutasított számlák. Segít megérteni a különböző folyamatváltozatok végső eredményét, és mérhető vele a sikeresen lezárt számlák aránya.

Megmutatja a számlafolyamat végső eredményét, így külön elemezhetők a sikeresen kifizetett és az elutasított számlák.

Az SAP Ariba számlafejlécének standard állapotmezője.

A számla összege a beszállító által kért teljes kifizetést jelöli. Ez alapvető pénzügyi adat a számlafeldolgozási terhelés elemzéséhez.

A process mining során ezzel az attribútummal kiszűrhetők a nagy értékű számlák, amelyek jóváhagyási útvonala eltérhet, vagy amelyekre szigorúbb ellenőrzés vonatkozik. A folyamatfejlesztési erőfeszítések is a legnagyobb pénzügyi hatású számlákra összpontosíthatók. A dashboardok gyakran az egyes folyamatlépésekben lévő számlák összértékét is megjelenítik.

Segítségével elemezhető a pénzügyi hatás, például kiszűrhetők a nagy értékű számlák, vagy felmérhető, mekkora összeg reked meg a folyamat szűk keresztmetszeteinél.

Az SAP Ariba számlafejlécének standard mezője.

A dokumentum dátuma az a nap, amikor a beszállító kiállította a számlát. Nem azonos a „Számla beérkezett” dátumával, amely azt jelzi, mikor került a számla a feldolgozó rendszerbe. A két dátum között jelentős idő telhet el.

Ez az attribútum segít elemezni a beszállítói teljesítményt és feltárni a számlabenyújtás késéseit. Ha sok idő telik el a dokumentum dátuma és a beérkezés között, kevesebb idő marad a számla feldolgozására és a korai fizetési kedvezmény igénybevételére. A fizetési határidő kiszámításának is gyakran ez a kiindulópontja.

Segít elemezni, mennyi idő telik el a számla kiállítása és beérkezése között. Ez befolyásolhatja, hogy a fizetés határidőre megtörténik-e.

A számlafejléc standard mezője, amelyet a papíralapú vagy digitális számladokumentumból rögzítenek.

A jóváhagyó általában megadja az elutasítás okát. Ez az attribútum rögzíti az olyan indokokat, mint a „Hibás ár”, a „Duplikált számla” vagy az „Irányelvsértés”.

Ez az attribútum alapvető a számlaelutasítási elemzést bemutató dashboardhoz. A leggyakoribb elutasítási okok elemzésével feltárhatók a korábbi folyamatlépések problémái, például a beszállítói számlák minőségi hibái vagy a belső adatok közötti eltérések. Az eredmények segítenek csökkenteni az ismétlődő munkát, és növelni annak arányát, hogy a számlákat elsőre helyesen dolgozzák fel.

Megmagyarázza, miért kell ismételten elvégezni a munkát, és közvetlenül rávilágít a folyamat hatékonysági problémáinak és a számlaminőségi hibáknak a kiváltó okaira.

Az SAP Aribában a munkafolyamat naplójából vagy a megjegyzésmezőből nyerhető ki, amikor a „Számla elutasítva” tevékenység bekövetkezik.

A fizetési feltételek határozzák meg a beszállítónak történő fizetés szabályait, például a 30 napos fizetési határidőt, vagy a „2% 10, Net 30” feltételt, amely 2% kedvezményt ad 10 napon belüli fizetés esetén, egyébként pedig 30 napos határidőt ír elő. Az adat a beszállítói törzsadatokból vagy a megrendelésből származik.

Ez az attribútum szükséges a korai fizetési kedvezmények lehetőségeit bemutató dashboardhoz és a kapcsolódó KPI-hoz. Az elemzés a feltételek alapján azonosítja a kedvezményre jogosult számlákat, majd ellenőrzi, hogy a fizetés a kedvezményes időszakon belül történt-e. Így feltárhatók a költségmegtakarítási lehetőségek.

Segít azonosítani a korai fizetési kedvezmények igénybevételének lehetőségeit, amelyek jelentős költségmegtakarítást eredményezhetnek.

A beszállítói törzsadatokban tárolják, majd átmásolják az SAP Ariba vagy az ERP-rendszer számlaadatai közé.

Ez az attribútum azonosítja az egyes események forrásrendszerét, például az SAP Aribát, az SAP S/4HANA-t vagy egy külső szkennelési megoldást. A számlafeldolgozás a modern vállalatoknál több alkalmazáson is áthaladhat.

A forrásrendszer ismerete segít az adatminőségi problémák feltárásában és a különböző platformok közötti átadások elemzésében. Azt is tisztázza, hogy hol végzik az egyes tevékenységeket, például a számlák szkennelését vagy jóváhagyását.

Segít megkülönböztetni a különböző rendszerekben végzett tevékenységeket, így könnyebb megérteni az integrációs pontokat és az egyes rendszerekre jellemző szűk keresztmetszeteket.

Ezt általában az adatok kinyerése, átalakítása és betöltése (ETL) során adják hozzá. Az érték a forrásrendszer alapján rögzített.

Ez a számított attribútum összeveti a „Fizetés végrehajtva” tevékenység időbélyegét a „PaymentDueDate” értékével. Ha a fizetés a határidő napján vagy korábban történt, az érték igaz, ellenkező esetben hamis.

Ez a jelző egyszerűbbé teszi a fizetési teljesítmény elemzését. Segítségével könnyen szűrhetők és összesíthetők az adatok a határidőre történő fizetés arányát mérő KPI kiszámításához. A dashboardokon beszállító, ország vagy vállalati kód szerint is gyorsan áttekinthető a teljesítmény, így azonosíthatók a rendszeresen késedelmes fizetések.

Egyszerűbbé teszi a határidőre történő fizetés arányát mérő KPI kiszámítását, és megkönnyíti a késedelmes számlák szűrését a kiváltó okok elemzéséhez.

Az adatátalakítás során számítják ki a fizetési tevékenység „EventTime” értékének és a „PaymentDueDate” attribútumnak az összevetésével.

Ez a számított mutató a jóváhagyási alfolyamat időtartamát méri. A „Számla jóváhagyásra küldve” tevékenység és a hozzá tartozó „Számla jóváhagyva” vagy „Számla elutasítva” tevékenység közötti időt számítja ki.

Ez az attribútum közvetlenül méri a számla jóváhagyási ciklusidejét, és fontos a kapcsolódó dashboardhoz. Segít elkülöníteni és számszerűsíteni a folyamat jóváhagyási szakaszában fellépő késéseket, amelyek gyakran jelentősen növelik a teljes feldolgozási időt. Jóváhagyó, részleg vagy számlaösszeg szerint elemezve feltárhatók a konkrét szűk keresztmetszetek.

Elkülönítve mutatja a jóváhagyási munkafolyamat teljesítményét, így könnyen azonosíthatók a jóváhagyók vagy az összetett jóváhagyási láncok okozta szűk keresztmetszetek.

Az adatátalakítás során számítjuk ki: minden számlához megkeressük a jóváhagyás kezdő és záró eseményét, majd meghatározzuk a köztük eltelt időt.

Ezt az attribútumot úgy számítják ki, hogy először a „PaymentTerms” alapján megállapítják, jogosult-e a számla korai fizetési kedvezményre. Ezután ellenőrzik, hogy a „Fizetés végrehajtva” esemény a megadott kedvezményes időszakon belül történt-e.

Ez a jelző szükséges a korai fizetési kedvezmények igénybevételi arányát mérő KPI-hoz. Közvetlenül számszerűsíti, mennyire sikeresen optimalizálja a treasury és a szállítói számlákat kezelő csapat a forgótőkét. A hamis értékű esetek elemzésével feltárhatók az elmaradt megtakarítások okai, például a lassú jóváhagyás vagy a folyamat más szűk keresztmetszetei.

Közvetlenül méri, mennyire sikerült költségmegtakarítást elérni, és segít feltárni, miért maradtak ki a kedvezményes fizetés lehetőségei.

Az adatátalakítás során számítják ki a „PaymentTerms” értelmezésével, majd a „Fizetés végrehajtva” időbélyegének és a kiszámított kedvezményes határidőnek az összevetésével.

Az ország attribútum földrajzi szempontot ad az elemzéshez. Általában annak a vállalati kódnak az országa alapján határozzák meg, amelyhez a számlát könyvelték, vagy a beszállító címéből vezetik le.

Az országonkénti elemzés feltárja a teljesítmény, a megfelelés és a folyamatvégrehajtás regionális eltéréseit. Megmutathatja, hogy egyes országok irodái sajátos kihívásokkal küzdenek-e, vagy olyan bevált gyakorlatokat alkalmaznak, amelyeket más országokban is érdemes átvenni. Ez segíti a folyamatok egységesítését a globális szolgáltatóközpontokban.

Lehetővé teszi a folyamat teljesítményének és a megfelelésnek a földrajzi alapú összehasonlítását a különböző országok és régiók között.

Az SAP Ariba vagy a kapcsolódó ERP-rendszer vállalati kódjainak vagy beszállítóinak törzsadataiból származik.

Ez az attribútum határozza meg, milyen pénznemben adták meg a számla összegét. A globális szervezetek sokféle pénznemben kapnak számlákat.

A pénzügyi elemzéshez ismerni kell a pénznemet, hogy az összegek helyesen legyenek összehasonlíthatók. A process mining dashboardokon ez teszi lehetővé a pénzügyi értékek megfelelő összesítését, amihez gyakran egyetlen jelentési pénznemre kell átváltani az összegeket. Ez adja meg a számla összegének értelmezéséhez szükséges hátteret.

Megadja a számla összegének értelmezéséhez szükséges hátteret, így a pénzügyi értékek több országot érintő működés esetén is helyesen értelmezhetők.

A számlafejléc standard mezője, amely az SAP Aribában általában a számla összege mellett található.

A számlatípus különböző kategóriákba sorolja a számlákat, amelyek feldolgozása gyakran eltérő. A leggyakoribb különbség a megrendeléshez kötött számlák és a megrendelés nélküli számlák között van. Az előbbiek összevethetők egy előzetesen jóváhagyott megrendeléssel, az utóbbiakhoz viszont részletesebb kódolásra és jóváhagyásra van szükség.

Ez az attribútum nélkülözhetetlen a folyamatelemzéshez, mert a megrendeléshez kötött és a megrendelés nélküli számlák feldolgozása alapvetően eltér. Külön elemzésükkel pontosabban mérhető az egyes útvonalak teljesítménye, és elkerülhetők a félrevezető, összevont mutatók. Így az egyes folyamatok hatékonysága és megfelelése is jobban megérthető.

Külön folyamatokra bontja a számlákat, például megrendeléshez kötött és megrendelés nélküli számlákra. Ez szükséges a teljesítmény pontos méréséhez és elemzéséhez.

Ez gyakran az SAP Ariba számladokumentumának standard mezője, de a „PurchaseOrderNumber” mező megléte alapján is meghatározható.

Ez az attribútum megadja, mikor történt a legutóbbi adatlekérés a forrásrendszerből. Az adatirányítás szempontjából fontos metaadatmező, amelyből megállapítható, mennyire frissek az elemzés adatai.

Az elemzők ezzel ellenőrizhetik, hogy naprakész adatokkal dolgoznak-e, és felmérhetik, mennyi idő telik el a forrásrendszerben bekövetkező esemény és annak process mining eszközben való megjelenése között. Az adatfrissítési ciklusok kezeléséhez és az elemzési eredmények megbízhatóságának biztosításához is szükséges.

Megmutatja, mennyire frissek az adatok, így biztosítható, hogy az elemzés aktuális és releváns információkra épüljön.

Ezt az időbélyeget általában az adatok kinyerése (ETL) során hozzák létre, és adják hozzá az adatkészlethez.

A vállalati kód az SAP-rendszerek standard szervezeti egysége. Olyan önálló jogi személyt jelöl, amelynek pénzügyi kimutatásai külön készülnek. A számlákat mindig egy adott vállalati kódhoz könyvelik.

Ezzel az attribútummal összehasonlítható a folyamat teljesítménye a különböző üzleti egységek vagy jogi személyek között. Segít megállapítani, hogy egyes egységek hatékonyabban működnek-e másoknál, és támogatja a folyamatok egységesítését a globális szervezetben.

Lehetővé teszi a különböző jogi személyek vagy üzleti egységek teljesítményének összehasonlítását, így feltárhatók a regionális vagy részlegek közötti hatékonysági problémák.

Az SAP Ariba számladokumentumának alapvető szervezeti mezője. A megrendelésből öröklődik, vagy megrendelés nélküli számla létrehozásakor adják meg.