Adatsablon a beszerzéstől a fizetésig tartó számlafeldolgozáshoz

Az esemény időpontja, más néven kezdési idő, rögzíti, hogy egy üzleti tevékenység pontosan mikor történt. A folyamat minden tevékenységéhez, a „Számla beérkezett” eseménytől a „Fizetés végrehajtva” eseményig, időbélyeg tartozik. Ez az időrendi információ szükséges az események sorrendbe állításához és az időtartamok kiszámításához.

Az attribútum alapján az események időrendbe rendezhetők, így minden esethez felépíthető a folyamatmenet. Ez az időalapú elemzések alapja: segítségével kiszámítható a tevékenységek közötti feldolgozási idő, feltárhatók az időveszteséget okozó szűk keresztmetszetek, és nyomon követhető a szolgáltatási szintű megállapodások teljesítése. A megbízható process mining elemzéshez pontos időbélyegekre van szükség.

Megadja az események időrendi sorrendjét, és alapul szolgál a teljesítmény- és időtartam-alapú számításokhoz, például a feldolgozási idő méréséhez.

Ez az adat jellemzően az eseménynaplókban, vagy az egyes tranzakciókhoz és állapotváltozásokhoz tartozó „Creation Date” vagy „Entry Date” mezőben található.

A számlaszám a beszállító által a számlához rendelt egyedi alfanumerikus kód. A process mining során ez az attribútum alapvető fontosságú, mivel jellemzően ez szolgál Case ID-ként, és egyedileg azonosítja a számla beérkezéstől kifizetésig tartó útját.

Ha a számlaszámot használja Case ID-ként, összekapcsolhatja az összes kapcsolódó tevékenységet, például a „Számla beérkezett”, a „Számla jóváhagyva” és a „Fizetés végrehajtva” eseményt. Így rekonstruálhatja az adott számla teljes folyamatát. Ez lehetővé teszi az egyes esetek feldolgozási idejének, útvonalainak és eltéréseinek részletes elemzését, ami a teljes folyamatelemzés alapja.

Ez az azonosító kapcsolja össze az összes kapcsolódó eseményt, így nyomon követhető egyetlen számla teljes életútja.

Ez az elsődleges mező általában a számlatranzakciós tábla fejlécében található.

A tevékenység neve a számlafeldolgozás egy lépését vagy mérföldkövét jelöli. Ilyen például a „Számla beérkezett”, a „Számla jóváhagyásra elküldve”, a „Fizetési zárolás beállítva” és a „Fizetés végrehajtva”. Ez az attribútum írja le, mi történt a számlával az idő során.

A process mining ezt az attribútumot használja a folyamatábra létrehozásához, amely vizuálisan jeleníti meg a munkafolyamatot. A tevékenységek sorrendjének, gyakoriságának és útvonalainak elemzésével feltárhatók a jellemző folyamatmenetek, az eltérések, a szűk keresztmetszetek és az újramunkálási ciklusok. A tevékenységnevek minősége és részletessége alapvetően meghatározza, hogy az elemzés mennyire lesz hasznos és mennyire segíti a konkrét intézkedéseket.

Ez az attribútum határozza meg a folyamat lépéseit. Erre épül a folyamatábra és a folyamatmenetek elemzése.

Ez az információ gyakran a forrásrendszer állapotváltozási naplóiból, eseménytábláiból vagy tranzakciós kódjaiból származik.

A forrásrendszer attribútum megmutatja, melyik alkalmazásban vagy platformon rögzítették a számlafeldolgozási eseményt. Összetett informatikai környezetben a számla több rendszeren is áthaladhat, például egy szkennelő megoldáson, egy munkafolyamat-kezelő eszközön és egy ERP-rendszeren.

A forrásrendszer ismerete segít értelmezni az adatokat és feltárni az adatminőségi problémákat. Lehetővé teszi a több rendszeren átívelő folyamatok elemzését is, így láthatóvá válnak az integrációs nehézségek és az alkalmazások közötti átadások okozta késések. Ez különösen hasznos lehet régi és modern rendszerek adatainak egyesítésekor.

Megmutatja az adatok eredetét, ami fontos az adatok ellenőrzéséhez és a több informatikai rendszeren átívelő folyamatok elemzéséhez.

Ez gyakran az adatkinyerés során hozzáadott állandó érték, vagy a rendszer naplóiban található mező, amely az alkalmazás nevét vagy azonosítóját jelzi.

Ez az attribútum rögzíti az adatok legutóbbi kinyerésének vagy frissítésének dátumát és időpontját. Metaadatként jelzi, mennyire frissek az elemzett adatok.

Bár közvetlenül nem használják a folyamatábra elkészítéséhez, ez az információ fontos az elemzés aktualitásának megítéléséhez. Segít eldönteni, hogy valós idejű adatokat vagy egy adott időpontban készült pillanatképet lát-e, ami szükséges a megalapozott működési döntésekhez. Az adatfolyam állapotának és frissítési gyakoriságának nyomon követéséhez is hasznos.

Jelzi az adatok frissességét, így megítélhető, mennyire aktuális a folyamatelemzés.

Ezt az időbélyeget általában az adatkinyerés, -átalakítás és -betöltés (ETL) során hozzák létre, majd adják hozzá az adatkészlethez.

A befejezési idő attribútum rögzíti, hogy egy folyamatlépés pontosan mikor ért véget. Ez szükséges a tevékenységek időtartamának pontos kiszámításához, ami a process mining egyik alapvető mérőszáma. A kezdési és befejezési idő összevetésével az elemzők megmérhetik az egyes lépések időigényét, és azonosíthatják a szűk keresztmetszeteket, valamint a hatékonyság javításának lehetőségeit.

Az elemzés a befejezési idő alapján számítja ki az egyes tevékenységek és a teljes folyamatszakaszok feldolgozási idejét. Például a „Számla jóváhagyása” lépés időtartama úgy határozható meg, hogy a „Számla jóváhagyva” tevékenység befejezési idejéből kivonjuk a kezdési időt. Ezek az adatok segítenek a teljesítményt bemutató dashboardok összeállításában, a viszonyítási értékek meghatározásában és a folyamatváltozások hatásának nyomon követésében.

Lehetővé teszi a tevékenységek időtartamának pontos kiszámítását, ami szükséges a szűk keresztmetszetek feltárásához és a feldolgozás hatékonyságának méréséhez.

A rendszer naplóiban vagy a tranzakciós adatok között található, gyakran „Completion Date”, „Change Date” vagy a tevékenység befejezését jelző külön időbélyeg mezőként.

Ez az attribútum a számlát kiállító külső fél nevét tartalmazza. Segít a pénzügyi tranzakciót egy konkrét beszállítói kapcsolathoz kötni. A pontos jelentésekhez és elemzésekhez elengedhetetlen, hogy a beszállítói adatok egységesek és rendezettek legyenek.

A process mining során a Beszállító neve fontos szempont a folyamat szűréséhez. Az elemzők megvizsgálhatják, hogyan kezelik a nagy forgalmú vagy problémás beszállítók számláit. Így azonosíthatók azok a beszállítók, akik gyakran hibás számlát küldenek, ami késedelmet és többletmunkát okoz. Az adat a beszállítói teljesítmény kezelését és a preferált beszállítói programok lehetőségeinek feltárását is támogatja.

Lehetővé teszi a folyamat beszállítók szerinti bontását, így elemezhető a teljesítményük, és azonosíthatók a problémás számlák forrásai.

Ez az adat jellemzően a számla fejlécében található, és a beszállítói törzsadatok táblájához kapcsolódik a beszállítóazonosító alapján.

A User attribútum azonosítja azt a személyt vagy automatizált rendszert, amely a számlafeldolgozási munkafolyamat egy adott lépéséért felel. Ilyen lehet például a számlát rögzítő könyvelő, a jóváhagyó vezető vagy az egyeztetést végző automatizált bot.

A felhasználók szerinti elemzés segít megérteni a munkaterhelés eloszlását, az egyéni teljesítményt és a képzési igényeket. A folyamattérkép felhasználónkénti szűrésével összehasonlítható, hogyan kezelik a számlákat az egyes csapatok és munkatársak, és hol térnek el a munkafolyamataik. Az elemzés megmutathatja a legjobban teljesítőket, feltárhatja az útválasztási problémákat, illetve jelezheti, kinek van szüksége további támogatásra vagy a vállalati eljárásokkal kapcsolatos képzésre.

Segít elemezni a munkaterhelés eloszlását, a felhasználók teljesítményét, valamint a csapatok és munkatársak közötti folyamatbeli eltéréseket.

Ez az adat általában a tranzakció részletei között található, például „Felhasználó neve”, „Rögzítette”, „Módosította” vagy „Jóváhagyó” néven.

A Fizetési határidőt a számla dátuma és a megállapodott fizetési feltételek alapján számítják ki. Ez az a végső dátum, ameddig a beszállítónak fizetni kell a jó üzleti kapcsolat fenntartásához és a késedelmi díjak elkerüléséhez.

Ez az attribútum alapvető a határidőre történő fizetés teljesítményének méréséhez. Segítségével számíthatók ki például a határidőre történő fizetés arányát mérő KPI-k, és azonosíthatók a várhatóan lejáró számlák. A jóváhagyás dátuma és a fizetési határidő közötti idő elemzésével felmérhető a végső fizetési ütemezés és végrehajtás hatékonysága.

Elengedhetetlen a határidőre történő fizetés méréséhez és a késedelmes fizetések okainak elemzéséhez.

Ez a dátum általában a számlatranzakció részletei között található. Közvetlenül is megadható, vagy a számla dátumából és a fizetési feltételekből számítható ki.

A Számla összege a számla teljes értékét jelenti, beleértve az összes tételt, adót és díjat. Ez az alapvető pénzügyi attribútum mutatja meg az egyes esetek pénzügyi jelentőségét. A folyamatra gyakorolt hatás megértéséhez gyakran más attribútumokkal együtt elemzik.

Az attribútum elengedhetetlen a pénzügyi elemzéshez és a prioritások meghatározásához. Az összeghatár szerinti szűréssel megvizsgálható, hogy a nagy értékű számlák szigorúbb jóváhagyási folyamaton mennek-e keresztül, vagy gyakrabban késnek-e. A számlák összértékét követő dashboardokhoz is szükséges, ahogy azokhoz a KPI-khoz is, amelyek a számlaösszeg százalékában kifejezett, érvényesített kedvezményeket mérik.

Segítségével elemezhető a pénzügyi hatás, előnyben részesíthetők a nagy értékű számlák, és megvizsgálható, hogy az összeg befolyásolja-e a feldolgozási időt vagy a folyamat útvonalát.

Ez a mező általában megtalálható a számlatranzakciós tábla fejlécében.

Ez az attribútum határozza meg, milyen pénznemben szerepel a Számla összege. Nélkülözhetetlen a nemzetközi működésű, több országból beszállítókkal dolgozó szervezetek számára. A jellemzően az ISO 4217 szabványt követő pénznemkód biztosítja a pénzügyi adatok helyes értelmezését.

Az elemzés során a Számla pénzneme alapján regionális vagy országspecifikus nézetek alakíthatók ki. A pénzügyi jelentésekhez fontos, hogy az összegek helyesen legyenek összesítve, ami gyakran egységes jelentési pénznemre történő átváltást igényel. A folyamat pénznem szerinti elemzése a nemzetközi fizetések vagy a devizakezelés összetettségére is rávilágíthat.

Megadja a számlaösszegek értelmezéséhez szükséges hátteret, és lehetővé teszi a nemzetközi működés pontos pénzügyi elemzését és szűrését.

Ez a mező általában megtalálható a számlatranzakciós tábla fejlécében.

Ez az attribútum rögzíti, hogy pontosan miért állt meg a számla feldolgozása: elutasították a jóváhagyási munkafolyamatban, vagy a jóváhagyás után zárolták a kifizetését. Az ok lehet például „Hibás mennyiség”, „Áreltérés”, „Hiányzó PO-szám” vagy „Duplikált számla”.

Ez az egyik legfontosabb attribútum a kiváltó okok elemzéséhez. A különböző indokok gyakoriságának vizsgálatával feltárhatók a számlafolyamat leggyakoribb akadályai és hatékonysági problémái. Az adatok alapján kezelhetők a háttérben álló okok, például javítható a beszállítókkal folytatott kommunikáció, erősíthető a PO-kra vonatkozó szabályok betartása, vagy célzott képzés adható a munkatársaknak.

Fontos a kiváltó okok elemzéséhez, mert segít feltárni a feldolgozási késedelmek, az ismételt munka és a hatékonysági problémák leggyakoribb okait.

Ez az adat általában a számlatranzakció adatai között található „Indokkód” vagy „Zárolás oka” mezőben, illetve a kapcsolódó jóváhagyási naplókban.

A Fizetési feltételek a beszállítóval a számla kifizetéséről kötött megállapodást jelentik. Ezeket általában szabványos formában adják meg, például „Net 30” esetén 30 napon belül kell fizetni, míg a „2% 10, Net 30” azt jelenti, hogy 10 napon belüli fizetés esetén 2% kedvezmény jár, egyébként a teljes összeget 30 napon belül kell kifizetni.

Ez az attribútum fontos a pénzügyi stratégia és a teljesítmény elemzéséhez. Ennek alapján számítható ki a Fizetési határidő, és azonosíthatók az előrehozott fizetési kedvezmények érvényesítésének lehetőségei. A folyamat különböző fizetési feltételek szerinti elemzése megmutathatja, hogy egyes feltételek összefüggnek-e a feldolgozási késedelmekkel, illetve hogy a szervezet kihasználja-e a kedvező kedvezményeket.

Fontos a határidőre történő fizetés elemzéséhez és az előrehozott fizetési kedvezmények érvényesítési lehetőségeinek feltárásához.

Ez az adat általában a beszállítói törzsadatokból származik, és a számla fejlécében szerepel.

A Megrendelésszám összekapcsolja a számlát egy előzetesen jóváhagyott beszerzési dokumentummal. Ez az egyeztetés alapja: a rendszer ellenőrzi, hogy a számlán szereplő adatok, például a mennyiségek és az árak, megfelelnek-e a PO-ban foglaltaknak.

Ez az attribútum fontos az egyeztetési folyamat hatékonyságának elemzéséhez. Ha a PO-val rendelkező számlák nagy arányát közvetlenül, manuális beavatkozás nélkül dolgozzák fel, az a beszerzési folyamat megfelelő működésére utal. A PO nélküli számlák elemzése ezzel szemben feltárhatja a szabálytalan beszerzéseket vagy a beszerzési irányelvek megsértését. A PO megléte vagy hiánya alapján gyakran bontják csoportokra a folyamatot, hogy összehasonlítsák a hatékonyságot.

Segít elkülöníteni a PO-val rendelkező és a PO nélküli számlákat, amelyek feldolgozása gyakran eltérő, és más hatékonysági szintet mutat.

Ez az azonosító általában a számlatranzakció tétel- vagy fejlécrészében található, és a beszerzési dokumentumhoz kapcsolja a számlát.

A Számla állapota megmutatja, hol tartott a számla az életciklusában az adatok kinyerésekor. Gyakori állapot például a „Feldolgozás alatt”, a „Jóváhagyva”, a „Kifizetve”, az „Elutasítva” vagy a „Zárolva”. Ez az attribútum gyors áttekintést ad a számla aktuális helyzetéről.

A process mining rekonstruálja a teljes folyamatot, az aktuális állapot pedig hasznos a folyamatban lévő munkaterhelést követő dashboardokhoz. Segít a vezetőknek felmérni, hány számla van az egyes szakaszokban, például jóváhagyásra vár vagy zárolt állapotban. Így időben kezelhető a számlafolyamat, és megelőzhetők a szűk keresztmetszetek és késedelmek.

Pillanatképet ad az aktuális munkaterhelésről, így nyomon követhető a számlák száma az egyes szakaszokban, például a „Jóváhagyásra vár” vagy a „Zárolva” állapotban.

Ez általában a számla fejlécét tartalmazó táblában található állapotmező, amely a számla életciklusa során frissül.

A Számla dátuma a beszállító által magán a számlán feltüntetett dátum. A beszállító szempontjából ez jelöli a fizetési folyamat hivatalos kezdetét, és gyakran ez alapján számítják ki a fizetési határidőt a megállapodott feltételek szerint.

A Számla dátuma és a „Számla beérkezett” vagy „Számla rögzítve” tevékenység közötti idő elemzése segít feltárni a számla benyújtásának vagy rendszerbe érkezésének késedelmét. Ez a „számlabeérkezési késedelem” jelentős, rejtett része lehet a teljes átfutási időnek. Csökkentésével javítható a határidőre történő fizetés aránya, és több előrehozott fizetési kedvezmény érvényesíthető.

Segít mérni a „számlabeérkezési késedelmet”, vagyis a számla beszállító általi kiállítása és rendszerbe rögzítése közötti időt.

Ez egy szabványos dátummező a számla fejlécében, gyakran „Dokumentum dátuma” vagy „Számla dátuma” néven.

A Vállalati kód egy nagyobb vállalatcsoporthoz tartozó konkrét jogi személyt vagy leányvállalatot jelöl. Számos pénzügyi rendszerben a tranzakciókat vállalati kód szerint különítik el a könyveléshez és a jelentésekhez.

Ez az attribútum lehetővé teszi a különböző üzleti egységek összehasonlító elemzését. A folyamattérkép vállalati kód szerinti bontásával összevethető a teljesítmény, azonosíthatók az egyik jogi személynél bevált gyakorlatok, és feltárhatók a másiknál jelentkező rendszerszintű problémák. Több jogi személlyel működő szervezetek számára alapvető adat a folyamatbeli eltérések megértéséhez és a vállalati szintű megfelelés biztosításához.

Lehetővé teszi a különböző jogi személyek vagy üzleti egységek folyamatainak összehasonlítását és teljesítményük mérését.

Ez alapvető szervezeti adat, amely jellemzően minden pénzügyi tranzakciós tábla fejlécében megtalálható.