BPMN 2.0: gyakorlati útmutató a jelölésrendszerhez

Gyakorlati útmutató a BPMN 2.0-hoz: a szabvány, a jelölések és a használatuk

A BPMN szabványos módot ad az üzleti folyamatok ábrázolására. Megmutatja, mi történik, kik vesznek részt benne, és hogyan halad a munka egyik lépésről a másikra. A BPMN 2.0 meghatározza a jelölésrendszert és a közös XML-formátumot, így a folyamatmodellek könnyebben megvitathatók, dokumentálhatók és megoszthatók.

Az alábbi navigációval ugorjon a keresett jelöléscsoporthoz. Útmutatónkban a BPMN-t más jelölésrendszerekkel is összehasonlíthatja: BPMN, UML és folyamatábrák.

Nem szükséges előbb elolvasnia ezt az oldalt. Nyissa meg a BPMN 2.0 modellezőt, írjon le egy mondatban egy már ismert folyamatot, és készíttesse el az első vázlatot. Ezután az alábbi segédlet alapján javítsa ki a jelöléseket egyenként. Így gyorsabban halad, mintha előbb külön tanulná meg a jelölésrendszert. Azonnal elkezdheti a modell készítését, telepítés nélkül.

Ugrás a BPMN-jelölések segédletéhez

• Események
• Tevékenységek
• Átjárók
• Összekötő elemek
• Poolok és sávok
• Egyéb elemek

Mi az a BPMN 2.0?

A BPMN a Business Process Model and Notation rövidítése. A szabványt az Object Management Group (OMG) teszi közzé és tartja karban. Közös vizuális nyelvet ad a folyamatok leírásához, a kezdő- és végpontoktól a köztes feladatokon, döntéseken és átadásokon át.

A BPMN 2.0-t 2011-ben tették közzé. Fontos újdonsága volt az XML-alapú szerializáció: ez szabványos módot ad a modellek tárolására, így a különböző eszközök is be tudják olvasni és cserélni őket. A jelölésrendszer gyártófüggetlen, vagyis a jelölések nem kötődnek egyetlen modellezőeszközhöz sem. Ezért vált a BPMN az üzleti folyamatok kezelésének közösen elfogadott jelölésrendszerévé, nem pedig egy újabb, csak egy adott szervezetre jellemző megoldássá.

A BPMN-ábra segíthet elmagyarázni egy folyamatot a kollégáknak, dokumentálni a tervezett működést, vagy olyan pontos modellt készíteni, amelyet egy workflow-motor végre tud hajtani. A részletezettség a céltól függ. Egy kommunikációs célú modellnek nem kell minden technikai megvalósítási részletet tartalmaznia.

Miért nevezik a BPMN-t „üzletifolyamat-kezelési jelölésrendszernek” is?

A szabvány teljes neve Business Process Model and Notation, és kiírásakor ezt a nevet használja: az Object Management Group ezen a néven teszi közzé. A BPMN-t üzletifolyamat-kezelési jelölésrendszerként is emlegetik. Ez a megnevezés arra utal, mire használják, nem arra, hogy miből ered a rövidítés. Ugyanarról a szabványról, jelölésekről és XML-formátumról van szó.

Egy szempontból érdemes különbséget tenni. A BPMN jelölésrendszer: leírja a folyamatot, de nem futtatja, felügyeli vagy fejleszti azt. Az üzletifolyamat-kezelés a diagramon túl történik: a folyamat közös meghatározásával, a modell naprakészen tartásával és a tényleges működéssel való összehasonlításával. Ebben segít a process mining.

Miért érdemes a BPMN 2.0-t használni?

A BPMN közös nyelvet ad az üzleti és a műszaki csapatoknak a folyamatlépések és felelősségi körök megbeszéléséhez. A jelölések jelentése meghatározott, így az olvasóknak nem kell minden ábrához új jelmagyarázatot megtanulniuk. A BPMN-folyamatot ráadásul másik eszközben is használhatja, nem csak abban, amelyikben készült.

A BPMN-modell segíthet Önnek:

• Mutassa be a munka menetét. Egyetlen diagramon ábrázolja a tevékenységek sorrendjét, a döntési pontokat és a lehetséges kimeneteleket.
• Tisztázza a felelősségi köröket. Poolokkal és lane-ekkel jelölje, mely résztvevők és szerepkörök érintettek.
• Dokumentálja a kivételeket. A fő folyamat mellett modellezze az alternatív útvonalakat, eseményeket és eltérő végállapotokat is.
• Cseréljen modelleket. A BPMN 2.0 XML segítségével viheti át a modellt egyik eszközből a másikba. Ellenőrizze, hogy az adott eszközre jellemző részletek is átkerülnek-e.
• Vizsgálja felül és fejlessze a folyamatot. Hasonlítsa össze a dokumentált modellt a tényleges működéssel. A process mining eseményadatokkal egészítheti ki a képet, de önmagában nem változtatja meg a folyamatot.

Ha eszközt választ, tekintse meg a BPMN-eszközök áttekintését. A ProcessMind egyesíti a folyamatmodellezést és a process miningot, így a dokumentált folyamatot összekapcsolhatja a működési adatokkal.

A BPMN 2.0 elemei röviden

A BPMN elemei négy csoportba sorolhatók. A táblázat gyors áttekintést ad, a részletekért ugorjon az adott szakaszra.

Az elemek teljes listáját a BPMN építőelemeinek referenciájában és a BPMN-elemek ikonjait bemutató útmutatóban találja. A BPMN 2.0-posztert a kívánt nyelven is letöltheti.

Események

Az események a folyamat során bekövetkező történéseket jelölik. Kör alakúak, a körvonaluk pedig azt mutatja, hol fordulnak elő:

• A Kezdő esemény vékony szegélyű.
• Az Intermediate Event dupla szegélyű.
• A Záró esemény vastag szegélyű.

A három eseménytípust csak a körvonal különbözteti meg: vékony, dupla vagy vastag.

Start Event

A Kezdő esemény jelöli, hol indul egy folyamat vagy folyamatág. Egy folyamatnak több Kezdő eseménye is lehet, ha különböző kiváltó események indíthatják el. Például egy rendelési folyamat akkor kezdődhet, amikor az ügyfél online, telefonon vagy személyesen ad le rendelést.

Minden kiváltó eseményhez külön Kezdő esemény tartozik, így a modell megmutatja, hogyan indulhat el a folyamat.

Intermediate Event

Az Intermediate Event a folyamat kezdete és vége között következik be. Típusától és helyétől függően eseményt fogadhat vagy küldhet, például üzenetet vagy jelzést. További eseménytípusok: Timer, Error, Escalation, Compensation, Conditional, Cancel, Link, Terminate, Multiple és Parallel Multiple.

Az Intermediate Eventek valamire várnak, vagy valamit küldenek, például üzenetet, időzítőt vagy jelet.

Egy rendelési folyamat például megvárhatja az ügyfél visszaigazoló üzenetét, mielőtt továbblép. Az esemény szimbóluma jelzi, mire vár a folyamat, vagy mit küld.

End Event

A Záró esemény jelöli egy folyamatág végét. Egy folyamatban több Záró esemény is lehet, amelyek különböző eredményeket mutatnak, például a rendelés teljesítését vagy elutasítását. Adjon mindegyik eredménynek egyértelmű nevet, hogy az olvasók meg tudják különböztetni őket.

Minden eredményhez külön Záró eseményt használjon, így az olvasó meg tudja különböztetni a teljesített és az elutasított rendelést.

Tevékenységek

A tevékenységek a folyamatban végzett munkát jelölik. Fő típusaik a feladatok és az alfolyamatok. A feladat egyetlen munkafázis, az alfolyamat pedig saját lépések sorozatából áll.

Feladattípusok

A BPMN feladattípusokkal jelöli, hogyan történik a munka. A típus a modellben szereplő tevékenységet írja le, nem azt jelenti, hogy a ProcessMind végrehajtja a munkát.

Feladat

A Task általános célú tevékenység. Kezdje általános Task elemmel, ha egy lépést szeretne rögzíteni, de még nem döntötte el, hogy illik-e rá egy konkrétabb típus.

Manual Task

A Manual Taskot egy személy végzi, a tevékenységet nem felügyeli folyamatmotor. Ilyen például a dokumentumok rendszerezése vagy egy számlával kapcsolatos probléma telefonos rendezése.

User Task

A folyamatmotor egy személyhez rendeli a User Taskot, aki elvégzi a feladatot, majd rögzíti az eredményt. Ilyen például egy számla ellenőrzése, egy szabadságkérelem jóváhagyása vagy egy ügyfélszolgálati jegy kezelése.

Receive Task

A Receive Task a folyamat különálló tevékenységeként ábrázolja az üzenetre való várakozást. Jele egy üres boríték.

Receive Task (Instantiating)

Az instantiating Receive Task üzenet fogadásakor indítja el a folyamatot. A szimbólum bal felső sarkában egy kis eseményjelölő látható.

Send Task

A Send Task a folyamat részeként küldött üzenetet jelöli.

Script Task

A Script Task olyan szkriptet jelöl, amelyet a folyamatmotor végre tud hajtani, és amely a motor által támogatott nyelven íródott.

Service Task

A Service Task szoftverszolgáltatás által végzett munkát jelöl, például egy webszolgáltatás meghívását. A modell a tevékenység típusát mutatja, a megvalósítás pedig a folyamatot futtató rendszertől függ.

Business Rule Task

A Business Rule Task üzleti szabályokat kiértékelő vagy alkalmazó tevékenységet jelöl.

Subprocess és tevékenységjelölők

A Subprocess saját folyamatmenetet tartalmaz. Kibonthatja a lépései megjelenítéséhez, vagy összecsukhatja, hogy a fő diagram a lényegre összpontosítson. A jelölők azt is mutathatják, ha egy tevékenység ismétlődik, több elemre vonatkozik vagy kompenzációt kezel.

Alfolyamat

Az összecsukott Subprocess a fő diagramon egyetlen tevékenység alá rendezi a lépéseket. Bontsa ki, ha az olvasóknak látniuk kell a belső folyamatmenetet.

AdHoc Subprocess

Az AdHoc Subprocess rögzített sorrend nélküli tevékenységeket jelöl. A modell azt mutatja, hogy a lépések rugalmas sorrendben végezhetők el.

Loop jelölő

A Loop jelölő azt mutatja, hogy a tevékenység a kilépési feltétel teljesüléséig ismétlődik.

Többpéldányos jelölő

A többpéldányos tevékenység egy meghatározott elemkészlet minden elemére ismétlődik. A függőleges vonalak párhuzamos, a vízszintesek egymást követő példányokat jelölnek.

Compensation jelölő

A Compensation tevékenység egy korábbi tevékenység hatását visszafordító vagy ellensúlyozó munkát jelöl. Az ábrához Association elemmel kapcsolja, ne Szekvenciafolyammal.

Kombinált jelölők

A Compensation jelölőt Loop vagy többpéldányos jelölővel is kombinálhatja, így megmutathatja, hogyan ismétlődik a tevékenység, vagy hogyan vonatkozik több elemre.

Gateway-ek

Az átjárók szabályozzák a folyamat elágazását és egyesítését. Jelölésük rombusz. A rombuszban lévő jel mutatja az átjáró típusát és azt, hogyan kezeli az útvonalakat.

Exclusive Gateway

Inclusive Gateway

Parallel Gateway

Event Gateway

Exclusive Gateway

A kizáró átjáró egyetlen kimenő útvonalat választ ki. A rombuszban lehet X jelölés, de üresen is maradhat.

Inclusive Gateway

Az inkluzív átjáró a feltételektől függően egy vagy több kimenő útvonalat aktiválhat. A folyamat későbbi, megfelelő átjárója összehangolhatja az aktivált útvonalakat.

Parallel Gateway

A párhuzamos átjáró az útvonalak szétválasztásakor minden kimenő útvonalat aktivál. Az útvonalak egyesítésekor megvárja, amíg minden bejövő ág befejeződik.

Event Gateway

Az eseményalapú átjáró aszerint irányítja tovább a folyamatot, hogy melyik esemény következik be először, például melyik üzenet érkezik meg előbb.

Kapcsolóelemek

A kapcsolóelemek mutatják meg, hogyan viszonyulnak egymáshoz a BPMN-elemek. A kapcsolat jellegének megfelelő összekötőt használja.

Sequence Flow

Message Flow

Association

Szekvenciafolyam

A Szekvenciafolyam a folyamaton belüli tevékenységek és események sorrendjét mutatja. Nyílhegyben végződő folytonos vonal jelöli, amely feltételes vagy alapértelmezett útvonalat is ábrázolhat.

Message Flow

A Message Flow különálló résztvevők közötti kommunikációt jelöl, akiket általában külön pool ábrázol. Szaggatott vonal jelzi, amelynek elején kör, a végén nyitott nyílhegy látható. Ne használja ugyanazon poolon belüli tevékenységek összekötésére.

Association

Az Association egy tevékenységet vagy eseményt kapcsol össze egy kiegészítő elemmel, például Data Objecttel vagy Text Annotationnel. Háttér-információt ad hozzá anélkül, hogy módosítaná a folyamat menetét.

Poolok és sávok

A poolok a folyamat résztvevőit jelölik, például szervezeteket, részlegeket vagy rendszereket. A lane-ek a poolon belüli felelősségi köröket mutatják.

A poolok választják el a résztvevőket, a lane-ek pedig egy résztvevőn belül jelölik a szerepköröket, csapatokat vagy rendszereket.

Használjon külön poolokat, ha különálló résztvevőket és a köztük zajló kommunikációt szeretné bemutatni. Lane-ekkel tegye egyértelművé, melyik szerepkör vagy rendszer felel az egyes tevékenységekért. További részletekért olvassa el a poolokról és sávokról szóló dokumentációt.

Összecsukott Pool

Az összecsukott Pool a résztvevőt a belső lépések megjelenítése nélkül mutatja.

Az összecsukott Pool a résztvevőt úgy jeleníti meg, hogy a belső tevékenységeit nem mutatja. Akkor hasznos, ha a diagramon jelezni kell egy külső szervezet vagy rendszer részvételét, de annak belső folyamata nem része a modellnek.

Kiegészítő elemek

Az elemek további információt és kontextust adnak a BPMN-diagramhoz, de nem módosítják a Szekvenciafolyamot. Fő típusaik az adatobjektumok, az adattárolók, a csoportok és a szöveges megjegyzések.

Data Object és Data Store

Data Object, Data Input és Data Output, valamint a folyamatpéldányon túl is megmaradó Data Store.

A Data Object egy tevékenység által használt vagy létrehozott információt jelöl. A Data Input és a Data Output a folyamatba érkező, illetve onnan távozó információt mutatja. A Data Store olyan információt jelöl, amely a folyamatpéldány befejeződése után is megmarad.

Group

A Group vizuálisan összefogja az összetartozó elemeket. Nem módosítja a folyamat menetét.

Szöveges megjegyzés

A Text Annotation magyarázatot vagy megjegyzést fűz a diagramhoz. Association kapcsolattal kösse össze a megfelelő elemmel.

Hogyan készítsen BPMN-diagramot?

Először határozza meg, milyen folyamatkérdésre kell választ adnia a diagramnak. Ezután építse fel a modellt a fő folyamatmenetből kiindulva:

1. Határozza meg a folyamat határait. Válassza ki a folyamatot, jelölje ki a kezdő- és végpontját, és döntse el, milyen részletességre van szükség.
2. Sorolja fel a tevékenységeket. Először egyszerűen, szavakkal írja le a fő lépéseket, és csak utána adja hozzá a jelöléseket.
3. Adja hozzá az eseményeket és a kimeneteket. Mutassa meg, mi indítja el a folyamatot, mi történhet közben, és hogyan ér véget az egyes útvonalak.
4. Modellezze a döntési pontokat. Ott használjon átjárókat, ahol az útvonalak elágaznak vagy egyesülnek.
5. Jelölje a résztvevőket és a felelősségi köröket. A poolok és sávok segítségével tegye egyértelművé, ki miért felel.
6. Adja hozzá az üzeneteket és a kontextust. A résztvevők között használjon Message Flow-t, az adatok és megjegyzések jelölésére pedig elemeket.
7. Ellenőrizze a modellt. Járja végig az összes útvonalat azokkal, akik ismerik a munkát. Ellenőrizze, hogy a diagram jól olvasható-e, és a jelölések a kívánt jelentést közvetítik-e.

Lépésről lépésre követhető útmutatóért olvassa el a BPMN-diagram készítéséről szóló dokumentációt. A dokumentációban BPMN 2.0-példákat is talál. Nézze meg a kész modelleket, és vegye át a folyamatához illő megoldásokat.

A jelölésrendszert úgy sajátíthatja el a leggyorsabban, ha rögtön használni kezdi. Válasszon egy ismert folyamatot, írja le egy mondatban, majd javítsa ki a modellező által készített vázlatot. Az automatikus elrendezés közben rendezi a diagramot, Ön pedig ellenőrizheti a fenti szimbólumokat.

Gyakorlatok, amelyekkel a BPMN-diagramok hasznosak maradnak

A modellt könnyebb áttekinteni és karbantartani, ha Ön:

• Először tisztázza a célt. Egy megbeszéléshez készülő modell kevesebb részletet igényelhet, mint egy megvalósításra szánt.
• Következetesen használja a szabványos szimbólumokat. Ne találjon ki olyan alakzatokat vagy jelentéseket, amelyeket más olvasók nem ismernek fel.
• Nevezze el egyértelműen az elemeket. Használja a folyamatot ismerő csapat számára érthető kifejezéseket, és tegye könnyen megkülönböztethetővé a különböző kimeneteleket.
• Tartsa a diagramot a lényegre összpontosítva. Subprocess elemekkel válassza külön a részleteket a fő folyamatmenettől.
• A felelősséget ott jelölje, ahol változik. A poolok és lane-ek a résztvevőket és a felelősségi köröket tisztázzák, ne üres szerkezetet adjanak a diagramhoz.
• Ellenőrizze a modellt a folyamat résztvevőivel. Járja végig az útvonalakat azokkal, akik végzik vagy irányítják a munkát.
• Változás után vizsgálja felül. A diagram egy adott időpontban mutatja be a folyamatot. Frissítse, amikor a folyamat megváltozik.

A ProcessMind BPMN 2.0 modellezője böngészőben működik, és leírásból AI-val modellt készít, automatikusan rendezi az elemeket, valamint ellenőrzi a modell minőségét. Ezeket a gyakorlatokat könnyebb követni, ha az eszköz leveszi a munka egy részét a válláról. Kezdje azzal a folyamattal, amelyet a legjobban ismer, így egy helyen dolgozhat a jelölésrendszerrel, a felülvizsgálattal és az első fejlesztési ötlettel. Ha többet szeretne megtudni arról, hogyan egészíti ki egymást a modellezés és a működési adatok elemzése, olvassa el a folyamatmodellezés és process mining együttes előnyeiről szóló cikket.

Mi változott a BPMN 1.x és a BPMN 2.0 között?

Ha egy régebbi BPMN-modellt tekint át, a szimbólumok ismerősek lesznek. A fő különbség a szabvány pontosabb meghatározásaiban és a modellek hordozhatóságában rejlik.

• Közös XML-formátum. A BPMN 2.0 meghatározza a modellek tárolására és cseréjére szolgáló formátumot. A BPMN 1.x nem rögzített közös fájlformátumot, ezért nehezebb volt a modelleket egyik eszközből a másikba átvinni.
• Pontosabb meghatározások. A BPMN 2.0 részletesebben írja le az elemeket és azok kapcsolatait.
• Futtatható modellek támogatása. A BPMN 2.0 elég pontos ahhoz, hogy egy workflow-motor végrehajtsa a modellt. Nem minden folyamatmodellnek kell futtathatónak lennie.

A legtöbb új modellhez a BPMN 2.0 a célszerű választás, mert ezt a jelenlegi verziót támogatják a modern modellezőeszközök.

Mit tartalmaz a BPMN 2.0 XML?

A BPMN 2.0 XML-fájl tárolja a modell elemeit, kapcsolatait, neveit és diagramelrendezését. Tartalmazhatja a poolok és sávok szerkezetét, a Szekvenciafolyamot és a Message Flow-t, az események és átjárók típusát, valamint az elemek vásznon elfoglalt helyét.

Az XML-támogatás lehetővé teszi a modellek cseréjét, de nem garantálja, hogy minden eszközspecifikus funkció átkerül. Egy másik eszköz eltérően jelenítheti meg az elrendezést, az egyéni mezők és a felülvizsgálati előzmények pedig nem feltétlenül részei a szabványos fájlnak.

A ProcessMind dokumentációja bemutatja, hogyan importálhat és exportálhat BPMN-fájlokat. Ha összehasonlítaná az eszközöket, olvassa el a Visio-alternatívákról szóló útmutatónkat BPMN-hez.

BPMN 2.0-poszter és szimbólumreferencia

Modellezés közben használja a posztert gyors referenciaként. A dokumentáció felsorolja a különböző nyelveken letölthető posztereket.

A poszter akkor hasznos, amikor már rajzol, ezért tartsa a megnyitott modell mellett: nyissa meg a modellezőt, és a lapon ellenőrizze a szimbólumokat, miközben előtte van a diagram.

Töltse le a BPMN 2.0-posztert a kívánt nyelven

Válasszon egy posztert az alábbiak közül a PDF megnyitásához. A letölthető változatok listáját a dokumentációs oldal tartalmazza, ez az oldal a letöltések hivatalos forrása.

AngolHollandNémetFranciaSpanyolOroszSvédOlaszPortugálLengyelHéberUkránKínaiMagyarPerzsaAngol

Köszönetnyilvánítás

A poszter 2010-ben készült, kutatók és szakemberek fordították le. Köszönjük mindazoknak és azoknak az intézményeknek, akik segítettek abban, hogy elérhetővé váljon.

Eredeti szerzők: Gero Decker, Jakob Freund, Alexander Lübbe, Jan Mendling, Frank Puhlmann, Torben Schreiter, Matthias Weidlich.

A fordításokat az alábbiak készítették: Trisotech (francia); Ildefonso Montero, Luciano García-Bañuelos és Marlon Dumas (spanyol); a Hasso-Plattner-Institute Business Process Technology Groupja (orosz); Birger Andersson és Petia Wohed (svéd); Thauris.nl (holland); Lucinéia Heloisa Thom és Cirano Iochpe (portugál); MGX Infoservice (lengyel); Ofir Nimitz és Iftah Peretz (héber); Zhang docens és Bai oktató a Beijing Jiaotong University Szoftvermérnöki Karáról (kínai); Istvan Gerecs (magyar); valamint Hamidreza Sarabadani (perzsa).

Forrás: a BPMN 2.0 poszter

Hogyan tovább?

Most már ismeri a jelöléseket. Készítsen egy modellt, majd ellenőrizze az egyes útvonalakat azokkal, akik ismerik a folyamatot.