> 持续流程改进 > 费用管理 > Brex > 数据模板

您的费用管理数据模板

Brex

← 返回改进指南

费用管理属性(22) 费用管理活动(14) 数据提取指南(2)

您的费用管理数据模板

此模板为收集费用管理流程分析所需数据提供清晰指引，列出关键属性和活动，并说明如何从源系统提取相关信息。借助此模板，您可以收集开展有效流程挖掘所需的数据。

建议用于分析的属性
流程中需要跟踪的关键活动
数据提取指南

刚接触事件日志？了解如何创建流程挖掘事件日志.

下载模板

费用管理属性

以下是建议纳入事件日志的数据字段，可用于全面分析费用管理。

3 必填 5 建议填写 14 选填

	名称	说明
	事件时间 EventTime	表示特定活动或事件发生时间的时间戳。
说明事件时间提供流程中每项活动的准确日期和时间，是流程挖掘的基础，可用于确定事件的先后顺序。此时间戳用于计算活动之间的周期时间、识别等待时间和延迟，并分析不同时段的流程表现。它支持“经理平均审核时间”和“报销执行延迟”等关键指标，可直接用于瓶颈分析和绩效监控。重要性时间戳对于计算周期时间和等待时间等所有基于时间的指标至关重要，而这些指标是识别延迟的关键。获取途径 Brex中的每条事件或交易记录都应包含相应的时间戳，可在费用报告的API响应或数据导出文件中找到。示例 2023-10-26T10:00:00Z2023-10-26T14:35:10Z2023-10-27T09:00:00Z
	活动名称 ActivityName	费用报告生命周期中发生的特定事件或任务的名称。
说明活动名称用于描述流程中的步骤，例如“提交费用报告”“经理已批准”或“已完成报销”。这些事件按顺序构成流程中的一系列操作。分析这些活动，可以直观呈现流程图、识别步骤之间的瓶颈，并计算批准或拒绝等不同结果的发生频率。这是了解费用管理流程实际运行情况的基础。重要性此属性对于构建流程图并了解每份费用报告经历的事件顺序至关重要。获取途径此信息来自Brex系统中的事件日志或交易状态。可能需要将状态代码或事件类型映射为易于理解的名称。示例创建费用报告经理已批准财务已拒绝已完成报销
	费用报告ID ExpenseReportId	费用报告的唯一标识符，用作跟踪其生命周期的主要案例标识符。
说明费用报告ID是费用管理流程的核心标识符。它将从创建、提交到审批和报销的所有相关活动归入同一个案例。在流程挖掘中，此ID可用于端到端分析每份费用报告的处理过程。它能还原报告经过的完整路径、衡量总周期时间、识别报告退回修改时产生的返工循环，并分析流程变体，了解常见和特殊的处理路径。重要性此ID对于跟踪费用报告的完整生命周期至关重要，可用于分析周期时间、瓶颈和流程偏差。获取途径这是Brex费用管理模块中的主要标识符，通常可在所有与费用报告相关的数据导出文件和API端点中找到。示例 ER-2023-08-1012ER-2023-09-2345ER-2023-10-5567
	事件用户 EventUser	执行活动的用户，例如批准报告的经理。
说明事件用户属性用于标识负责某项活动的具体人员，包括提交报告的员工、审核报告的经理，或处理报销的财务人员。此属性对于工作量分析和绩效跟踪至关重要，例如用于“审批人绩效与工作量”仪表板。它有助于识别哪些审批人处理的报告最多、谁的审批速度最快，以及是否有人成为流程瓶颈。借助这些信息，组织可以更均衡地分配工作，并为有需要的人员提供针对性支持。重要性识别负责某项操作的具体人员，以便按个人分析工作量、跟踪绩效并识别瓶颈。获取途径此数据通常记录在Brex费用报告的审计轨迹或事件历史记录中。示例 john.smith@example.comjane.doe@example.comfinance-bot
	员工部门 EmployeeDepartment	提交费用报告的员工所属部门。
说明此属性用于标识提交员工所属的业务部门，例如销售、工程或市场营销，是分析组织情况的重要维度。按部门分析数据，有助于识别特定组织部门中的流程差异、瓶颈或合规问题。例如，可以发现某个部门的拒绝率是否明显高于其他部门，或审批时间是否更长，从而判断是否需要开展针对性培训或调整流程。此属性对于部门预算跟踪和成本分摊也十分重要。重要性支持按不同业务单元筛选和比较流程表现，帮助识别部门特有的问题或趋势。获取途径此信息通常来自员工在Brex中的个人资料，而个人资料往往与人力资源信息系统同步。示例销售工程市场营销财务
	总金额 TotalAmount	费用报告的货币总额。
说明此属性表示费用报告申报的总金额，是了解支出模式和费用流程财务影响的重要指标。分析时，可按金额区间对费用报告进行分类，例如高金额和低金额报告，因为它们可能采用不同的审批路径或审核标准。此属性也适用于财务报告、预算分析，以及按部门或类别识别支出趋势。重要性此属性可用于财务分析，例如识别可能需要更严格审核或审批时间更长的高金额费用报告。获取途径这是Brex中每份费用报告的标准字段，可在API响应或导出文件的费用报告主对象中找到。示例 150.752500.0079.99
	报告状态 ReportStatus	费用报告在生命周期中的当前状态。
说明报告状态用于显示费用报告当前所处的流程阶段，例如“待经理审批”“已批准”“已付款”或“已拒绝”。此属性对于运营监控至关重要，尤其适用于“未结费用报告状态监控”仪表板。经理和财务团队可以快速查看当前工作量，识别停滞在某个状态的报告，并确定处理优先级。分析报告在各状态停留的时间，有助于找出流程延迟和效率问题。重要性显示费用报告在工作流中的当前进度，对于运营仪表板和状态监控至关重要。获取途径这是Brex费用报告对象中的关键状态字段。示例待审批已批准已拒绝已付款
	政策违规标记 PolicyViolationFlag	用于指示费用报告是否因政策违规而被标记的布尔标记。
说明此属性是一个简单的true或false标记。当Brex的自动政策引擎检测到潜在违规时，例如费用超出类别限额或缺少收据，就会设置此标记。此标记是合规分析的基础，也是计算“政策违规率”KPI的依据。通过筛选被标记的报告，可以快速了解其对处理时间和拒绝率的影响。分析这些报告有助于完善公司政策，并找出需要为员工提供更多指导的领域。重要性直接支持合规监控，并帮助量化违规对流程效率和返工的影响。获取途径这可能是费用报告数据中的布尔字段或状态标记，通常由Brex的政策引擎管理。示例 truefalse
	付款方式 PaymentMethod	指示费用的支付方式，例如公司卡或个人垫付。
说明此属性用于区分使用Brex公司卡支付的费用，以及员工个人垫付、需要报销的费用。支付方式不同，流程也可能有很大差异。公司卡交易可能需要核验和对账，而报销则涉及申请和付款。按支付方式分析有助于分别定位各类流程中的问题并进行优化。重要性公司卡费用与个人垫付报销的流程和所需步骤通常不同，因此该属性是分析流程变体的关键维度。获取途径此信息包含在Brex的交易数据中。示例 Brex公司卡报销账单支付
	员工姓名 EmployeeName	创建并提交费用报告的员工姓名。
说明此属性用于标明费用报告所对应的员工。事件用户用于识别执行操作的人，而员工姓名用于识别费用报告案例的所属人。分析时，可据此按员工跟踪费用情况，识别经常提交违反政策的报告或报告屡次被拒的员工，判断是否需要提供额外培训。此属性也有助于了解组织内不同员工或角色的支出模式。重要性识别费用报告的所属人，以便按员工分析提交质量和合规情况。获取途径这是每份费用报告中的基本信息，关联至Brex中创建者的用户资料。示例 Alice JohnsonRobert WilliamsMaria Garcia
	国家/地区 Country	与员工或费用交易相关的国家/地区。
说明此属性表示员工主要办公地点或成本中心所在的国家/地区。对于跨国企业，这是进行对比分析的重要维度。按国家/地区分析流程，有助于发现不同地区在流程绩效、合规率或支出行为方面的差异。例如，受当地法规或管理架构影响，某个国家/地区的审批时间可能更长。这些洞察有助于企业在满足本地需求的同时，推动全球流程标准化。重要性支持比较不同地区的流程绩效和合规情况，对跨国企业尤为重要。获取途径此信息来自Brex中的员工档案，通常由中央人力资源系统同步。示例 USACANGBRDEU
	币种 Currency	费用报告总金额所用的币种代码。
说明币种属性用于指定总金额的计价单位，例如USD、EUR或GBP。对于使用多种币种的跨国组织，此属性对准确开展财务分析至关重要。此属性可确保正确解读财务数据，并支持准确汇总和比较费用金额，通常需要先换算为统一的报告币种。这样可以避免将不同币种的金额直接相加所造成的分析错误。重要性确保多币种环境下的财务数据准确，并支持正确汇总和报告费用金额。获取途径此字段通常与金额字段一同出现在Brex费用报告数据中。示例 USDEURGBP
	拒绝原因 RejectionReason	经理或财务人员拒绝费用报告时填写的原因。
说明此属性记录费用报告被拒绝时填写的自由文本或预设原因。它不同于自动生成的政策标记，反映的是审批人的人工决定。分析拒绝原因有助于了解流程失败和返工的成因。您可以据此发现常见的提交错误、政策说明不清，或员工和经理存在的误解。这些信息可用于改进培训材料和常见问题解答，最终降低拒绝率和返工率。重要性说明人工拒绝的原因，为改进用户培训、减少后续错误提供直接反馈。获取途径审批人在Brex界面中执行“拒绝”操作时，通常可以填写此备注字段。示例选择了错误的费用类别。请提供更详细的业务理由。此项采购未经事先批准。
	政策违规详情 PolicyViolationDetails	对具体违规政策的文字说明。
说明政策违规标记用于指示是否发生违规，而此属性则说明违规原因。它包含被违反规则的具体信息，例如“餐费超过50美元上限”或“超过25美元的费用必须提供收据”。这些详细信息对“政策违规与返工分析”仪表板非常有用。您可以据此找出最常见的违规类型，分析根本原因，并采取有针对性的措施，例如澄清具体政策、向员工发送提醒，或调整自动化系统规则。重要性揭示政策违规的根本原因，帮助有针对性地改进政策、用户培训和系统配置。获取途径在Brex中，与被标记的费用相关的合规或审核备注中可能包含此信息。示例费用超出类别限额。缺少收据。发现重复费用。
	数据最后更新时间 LastDataUpdate	上次从源系统刷新数据的时间戳。
说明此属性用于表示所分析数据的新鲜度，记录上次从Brex成功提取数据的日期和时间。了解数据最后更新时间，有助于用户判断洞察的时效性，并确认仪表板反映的是最新运营情况还是较早的数据，从而合理预期分析结果的实时准确性。重要性告知用户数据的时效性，这对于及时、准确地制定运营决策至关重要。获取途径此时间戳由数据提取工具或流程在成功从Brex获取数据后生成。示例 2023-11-20T02:00:00Z2023-11-21T02:00:00Z
	是否及时附上收据 ReceiptsAttachedOnTime	用于指示收据是否在报告提交前附上。
说明此计算得出的布尔属性用于衡量一项常见流程最佳实践的执行情况：提交费用报告审核前附上所有必要收据。如果某个案例中的“已附上收据”活动早于“费用报告已提交”活动，则该属性设为“true”。此标记直接支持“收据遵循情况与影响”仪表板和“收据附件遵循率”KPI。分析此属性有助于量化收据延迟或缺失的发生频率，并了解这类情况与流程延误、拒绝和返工等结果之间的关系。重要性衡量收据提交政策的遵循情况，帮助发现流程延误和拒绝的常见根本原因。获取途径流程挖掘工具通过比较每个案例中“已附上收据”和“费用报告已提交”活动的时间戳计算此属性。示例 truefalse
	是否自动处理 IsAutomated	用于指示活动是否由系统用户或机器人执行的布尔标记。
说明此属性用于识别活动是由系统自动执行（例如自动政策检查），还是由人工用户执行（例如手动审批）。区分自动化活动和人工活动，有助于了解流程的自动化程度、评估基于规则的系统是否有效，并发现进一步自动化的机会。例如，您可以查看自动批准和需要人工介入的报告数量，从而确定如何扩大无人工介入的处理范围。重要性帮助衡量流程的自动化程度，并识别各步骤由人工还是系统执行。获取途径通常通过检查事件关联的用户来确定。系统生成的事件通常关联通用的“system”或“bot”用户。示例 truefalse
	是否返工 IsRework	如果报告至少被退回修改一次，则此标记为true。
说明此布尔属性根据流程中的活动顺序计算得出。如果某份费用报告的历史记录中包含“报告退回修改”活动，则该属性设为“true”。借助此标记，您可以轻松识别和分析发生过返工的案例。此标记用于计算“费用报告返工率”KPI，并支持“政策违规与返工分析”仪表板。您可以轻松比较顺利完成流程的案例与被退回的案例，量化返工所耗费的时间和成本。重要性识别需要额外处理和修正的费用报告，以便分析返工的原因和成本。获取途径源系统中没有此属性。它通过检查案例的活动顺序是否包含“报告退回修改”或类似返工活动计算得出。示例 truefalse
	源系统 SourceSystem	提取数据的系统。
说明此属性用于标识流程数据的来源，在此处为“Brex”。在数据治理和追溯方面，此属性十分重要，尤其是在需要整合多个系统的数据以全面了解流程的环境中。分析时，如果涉及多个源系统，可使用此属性筛选和细分数据，确保根据数据来源正确解读指标和流程图。对于单一系统视图，它可用于持续验证数据来源。重要性提供数据来源的重要信息，确保数据可追溯，并支持在多系统环境中正确筛选数据。获取途径这是一个静态值“Brex”，通常在数据提取和转换阶段添加。示例 BrexBrex-API-v2.1
	结束时间 EndTime	表示活动完成时间的时间戳。
说明 StartTime（EventTime）表示活动开始时间，EndTime则表示活动结束时间。对于有持续时间的活动，例如“经理审核开始”和“经理已批准”，结束时间尤其重要。同时记录活动的开始和结束时间，可以准确计算处理时间，并将其与之前的等待时间区分开来。这有助于准确衡量实际执行工作的耗时，是瓶颈分析的重要依据。重要性支持准确计算活动处理时间，并将其与等待时间区分开来，从而提高瓶颈分析的准确性。获取途径 EndTime通常是顺序流中下一项活动的StartTime。对于持续时间明确的活动，源数据中也可能有专门的字段记录结束时间。示例 2023-10-26T10:05:12Z2023-10-26T14:40:00Z2023-10-27T09:15:25Z
	费用类别 ExpenseCategory	为费用指定的类别，例如差旅、餐饮或软件。
说明费用类别是员工用于说明费用性质的分类，可用于会计核算、预算管理和政策执行。在流程挖掘中，按类别划分费用可以更细致地分析流程。例如，您可以判断某些费用类别（如国际差旅）是否审批周期更长或拒绝率更高。此类分析有助于针对不同支出类型完善政策和流程。重要性支持按支出类型分析流程，帮助发现不同费用类型对应的流程差异或瓶颈。获取途径这是费用明细项中的标准字段。如果一份报告包含多个类别，则需要汇总到费用报告层级。示例机票餐饮与娱乐软件订阅办公用品
	首次审批通过 FirstPassApproval	用于指示报告是否未经拒绝或退回修改便获批准的标记。
说明此计算得出的布尔属性用于识别效率最高的流程实例。只有当费用报告从提交到最终批准的整个过程中从未被拒绝或退回修改时，该属性才设为“true”。此属性是“首次审批通过率”KPI的计算依据，也是衡量流程质量和效率的重要指标。通过率高，说明员工提交的报告质量较高且符合政策要求，同时审批流程清晰顺畅。分析未能首次通过审批的报告特征，有助于找出流程中的阻碍和错误来源。重要性通过识别顺利完成流程、未遇到阻碍的报告，衡量初次提交质量和核心工作流效率。获取途径此属性由流程挖掘平台分析每个案例的活动顺序计算得出，用于检查其中是否没有拒绝或退回修改活动。示例 truefalse

必填建议填写选填

费用管理活动

以下是建议记录在事件日志中的关键流程步骤和里程碑，有助于准确发现费用管理流程。

7 建议填写 7 选填

	活动	说明
	创建费用报告	此活动表示员工开始创建费用报告。当系统生成新的费用报告记录时，即会记录此事件。报告可以处于草稿状态，也可以已添加初始费用项目。
重要性这是流程的主要开始事件。分析从此时到提交报告所需的时间，有助于了解员工行为以及费用报告提交延迟的潜在原因。获取途径此事件可能根据Brex数据库中费用报告对象或记录的创建时间戳捕获。它应对应与费用报告ID关联的最早时间戳。采集根据费用报告主记录的创建日期识别。事件类型 explicit
	已完成报销	此活动表示款项实际支付给员工的时刻。从员工的角度来看，这是最后一步，也标志着流程顺利结束。
重要性这是流程成功完成的主要终点。计算“端到端平均周期时间”和“报销执行延迟”KPI需要此数据，并且该指标会直接影响员工满意度。获取途径此事件应从付款交易日志或银行、支付处理商的API确认信息中获取，对应实际付款日期。采集从包含执行时间戳的付款交易日志获取。事件类型 explicit
	已记入会计账簿	表示费用数据已成功记入公司的总账或ERP系统，这是费用报告财务对账的最后一步。
重要性此活动确认从财务会计角度来看流程已完成。报销与记账之间的延迟可能表明系统集成或会计工作流存在问题。获取途径可能通过API确认信息或与会计系统成功同步后的状态更新获取。事件时间戳反映记账时间。采集 ERP或会计软件成功回调API或更新状态后记录。事件类型 explicit
	报告退回修改	经理或财务人员等审批人将报告退回员工修改。与直接拒绝不同，此操作会启动返工循环。
重要性此活动是返工的主要指标。跟踪其发生频率对于计算“费用报告返工率”KPI以及使用“政策违规与返工分析”仪表板至关重要。获取途径通常可根据状态变更为“需要修改”或“已退回”推断。系统应记录此状态更新的时间戳。采集根据状态变更为“需要修改”等状态推断，通常还会附有评论。事件类型 inferred
	提交费用报告	员工正式提交已完成的费用报告以供审批时，会发生此活动。这是由用户发起的关键操作，会将报告状态从“草稿”或“未完成”变更为“待审批”。
重要性这是一个重要里程碑，标志着审批工作流正式开始。从提交到最终批准的时间，是整体周期时间的重要组成部分。获取途径通常会在审计日志中明确记录此事件；也可以根据状态变更为“已提交”或“待经理审批”及相应时间戳推断。采集从事件日志或费用报告记录中的“提交时间戳”字段获取。事件类型 explicit
	经理已批准	第一层级经理审核并批准了费用报告，允许其进入后续处理阶段。这是一个关键决策点，通常会将报告转至财务审核或自动审批阶段。
重要性此里程碑标志着初步审批完成，对于跟踪审批周期时间、经理工作量和“首次审批通过率”至关重要。获取途径此事件可能会明确记录在审批历史表或审计轨迹中，其中包含审批人的ID和时间戳。采集从事件日志或状态变更为“经理已批准”及其对应时间戳获取。事件类型 explicit
	财务已批准	财务部门已完成审核，并最终批准费用报告。这是处理报销前的最后一个审批关口。
重要性这是授权付款的重要里程碑，也是衡量完整审批周期的终点，以及计算“报销执行延迟”KPI的起点。获取途径此事件应在审批历史或审计轨迹中明确记录，并包含最终审批人的ID和时间戳。采集从事件日志或状态变更为“财务已批准”或“已批准付款”获取。事件类型 explicit
	已安排报销	最终批准后，费用报告会进入待处理队列，等待在后续报销批次中付款。此活动表示流程从审批环节移交至付款系统。
重要性此步骤有助于发现最终批准与实际付款处理之间的延迟，并区分审批瓶颈与付款系统效率问题。获取途径可根据状态变更为“待付款”或“已安排”推断。如果系统连接了独立的付款系统或ERP系统，也可能会记录明确事件。采集根据状态变更为“待付款”或付款批次记录的创建情况推断。事件类型 inferred
	开始经理审核	此活动表示费用报告进入经理审批队列。通常可根据报告在提交后立即变更为“待经理审批”状态推断。
重要性这标志着第一阶段审批开始。衡量从此时到“经理已批准”或“经理已拒绝”的时长，是计算“经理平均审核时间”KPI的关键。获取途径根据费用报告状态变更为“待经理审批”或类似状态的时间戳推断。此事件通常与“提交费用报告”同时发生。采集根据状态变更为“待经理审批”的时间戳推断。事件类型 inferred
	开始财务审核	表示费用报告进入财务或会计部门的队列，等待最终审核。通常可根据经理批准后的状态变更推断。
重要性这标志着最后一个、往往也是最关键的审批阶段开始。分析此阶段的时长有助于识别财务部门的瓶颈。获取途径根据经理批准后报告状态变更为“待财务审批”或类似状态的时间戳推断。采集根据状态变更为“待财务审核”的时间戳推断。事件类型 inferred
	标记政策违规	此事件表示报告中的一个或多个费用项目违反公司政策，可由系统规则触发，也可由审核人员手动标记。
重要性此活动对“政策违规与返工分析”仪表板和“政策违规率”KPI至关重要，有助于识别常见的合规问题以及需要进一步说明的政策内容。获取途径当“政策违规标记”属性设为true时，即可据此推断。时间戳应为该标记状态最后一次更新的时间。采集根据表示政策违规的布尔标记或状态字段变更推断。事件类型 inferred
	经理已拒绝	第一层级经理审核后拒绝了费用报告。此操作通常会终止流程，或将报告退回员工修改。
重要性此活动代表负面结果和流程异常，对于计算“费用报告拒绝率”并找出首次审批未通过的原因至关重要。获取途径与批准操作类似，此操作应在审批历史表或审计轨迹中明确记录，并附上时间戳和原因代码。采集从事件日志或状态变更为“经理已拒绝”及其对应时间戳获取。事件类型 explicit
	财务已拒绝	财务部门拒绝了费用报告，通常是因为政策、合规或文档方面的问题。这是最终拒绝，流程到此终止。
重要性这是一个重要的异常事件。分析其发生频率和原因，对于了解合规问题并计算整体“费用报告拒绝率”至关重要。获取途径与其他审批决定一样，此操作应在审计轨迹中明确记录审批人的ID、时间戳和原因。采集从事件日志或状态变更为“财务已拒绝”获取。事件类型 explicit
	附上收据	表示用户将收据图片或文件上传或附加到费用明细项目的操作。通常会为每个附件记录一个带时间戳的明确事件。
重要性跟踪此活动对“收据遵循情况与影响”仪表板至关重要，有助于判断延迟或拒绝是否与收据缺失或提交过晚有关。获取途径此信息可能记录在关联附件与费用明细项目的表中。每条附件记录都应有自己的创建时间戳。采集用户成功上传与费用明细关联的文件时记录。事件类型 explicit

建议填写选填

数据提取指南

如何从Brex获取数据

步骤

登录Brex：使用具有管理员或簿记员权限的账户登录Brex仪表板。只有这些角色才能查看和导出全公司的费用数据。
前往费用：在左侧导航菜单中选择“费用”，进入费用管理仪表板。
查看公司费用：在“费用”部分中，打开显示全公司费用的视图，名称可能为“公司费用”或类似名称。
应用筛选条件：设置筛选条件以获取所需数据集。例如，选择最近6个月的日期范围，以便分析相关流程。请包含所有费用状态（如草稿、待处理、已批准、已拒绝、已支付），以覆盖每份报告的完整生命周期。
开始导出：找到并点击“导出”按钮，打开导出设置对话框或页面。
设置导出选项：选择“CSV”格式。在列选项中，确保包含所有可用的ID、金额、用户、部门、状态字段，尤其是所有可用的时间戳（如创建、提交、批准、支付和导出日期）。完整记录时间戳对于构建事件日志至关重要。
下载CSV文件：确认所选内容，并将生成的CSV文件下载到本地。文件中包含原始交易数据。
了解数据格式：导出的文件是基于状态的日志，每笔费用或每份报告占一行，其中包含多个日期列。若要用于流程挖掘，必须将其转换为事件日志，每行代表一项活动。
转换数据：使用Microsoft Excel、Google Sheets等电子表格程序打开CSV，也可以使用Python等脚本语言。对于原始导出文件中的每一行，都需要在最终事件日志中创建多行，每个相关活动时间戳对应一行。例如，某份费用报告包含提交、经理批准和付款时间戳，就需要转换为新文件中的三行。
将列映射到事件日志结构：转换数据时，将Brex导出文件中的列映射到所需的事件日志结构。Expense ID对应ExpenseReportId，每个时间戳列对应相关活动的EventTime，活动名称（如“费用报告已提交”）则填入ActivityName。
保存最终事件日志：转换完成后，确认表格采用长格式，并包含ExpenseReportId、ActivityName和EventTime列，然后另存为新的CSV文件。此文件现已符合流程挖掘工具的上传格式。

配置

用户权限：需要在Brex中具有管理员或簿记员角色，才能查看和导出所有员工的费用数据。
日期范围：建议导出3至6个月的数据，以便开展有效分析。导出超过一年的数据可能耗时较长，文件也会很大。
状态筛选：要覆盖从开始到结束的完整流程，请确保状态筛选条件包含所有状态，例如草稿、待审批、已批准、已拒绝和已支付。
导出列：导出时选择所有可用列。这对于获取EmployeeDepartment和TotalAmount等属性至关重要，尤其有助于收集重建流程时间线所需的全部时间戳。

查询示例 sql

/*
 This script represents the data transformation logic to be applied to the downloaded
 Brex CSV file. Treat the CSV as a source table named 'brex_export'.
 Column names like 'ExpenseReportId', 'CreatedAt', 'SubmittedAt', 'ManagerApprovedAt',
 'PolicyViolationReason', 'FinanceApprovedAt', 'RejectedAt', 'RevisionRequestedAt',
 'ReimbursementScheduledAt', 'ReimbursementExecutedAt', and 'PostedToLedgerAt' are
 representative and should be mapped to the actual column names in your export file.
*/

SELECT
  ExpenseReportId,
  'Expense Report Created' AS ActivityName,
  CreatedAt AS EventTime,
  TotalAmount,
  EmployeeDepartment,
  EventUser,
  ReportStatus,
  CASE WHEN PolicyViolationReason IS NOT NULL THEN 'true' ELSE 'false' END AS PolicyViolationFlag
FROM brex_export
WHERE CreatedAt IS NOT NULL

UNION ALL

SELECT
  ExpenseReportId,
  'Receipts Attached' AS ActivityName,
  ReceiptAttachedAt AS EventTime, -- Note: This timestamp may not be available and might need to be inferred.
  TotalAmount,
  EmployeeDepartment,
  EventUser,
  ReportStatus,
  CASE WHEN PolicyViolationReason IS NOT NULL THEN 'true' ELSE 'false' END AS PolicyViolationFlag
FROM brex_export
WHERE ReceiptAttachedAt IS NOT NULL

UNION ALL

SELECT
  ExpenseReportId,
  'Expense Report Submitted' AS ActivityName,
  SubmittedAt AS EventTime,
  TotalAmount,
  EmployeeDepartment,
  EventUser,
  ReportStatus,
  CASE WHEN PolicyViolationReason IS NOT NULL THEN 'true' ELSE 'false' END AS PolicyViolationFlag
FROM brex_export
WHERE SubmittedAt IS NOT NULL

UNION ALL

SELECT
  ExpenseReportId,
  'Policy Violation Flagged' AS ActivityName,
  PolicyViolationFlaggedAt AS EventTime, -- Note: This specific timestamp may need to be inferred from the submission or review time.
  TotalAmount,
  EmployeeDepartment,
  'System' AS EventUser,
  ReportStatus,
  'true' AS PolicyViolationFlag
FROM brex_export
WHERE PolicyViolationReason IS NOT NULL

UNION ALL

SELECT
  ExpenseReportId,
  'Manager Review Started' AS ActivityName,
  SubmittedAt AS EventTime, -- This event is inferred to start immediately upon submission.
  TotalAmount,
  EmployeeDepartment,
  ManagerName AS EventUser,
  ReportStatus,
  CASE WHEN PolicyViolationReason IS NOT NULL THEN 'true' ELSE 'false' END AS PolicyViolationFlag
FROM brex_export
WHERE SubmittedAt IS NOT NULL

UNION ALL

SELECT
  ExpenseReportId,
  'Manager Approved' AS ActivityName,
  ManagerApprovedAt AS EventTime,
  TotalAmount,
  EmployeeDepartment,
  ManagerName AS EventUser,
  ReportStatus,
  CASE WHEN PolicyViolationReason IS NOT NULL THEN 'true' ELSE 'false' END AS PolicyViolationFlag
FROM brex_export
WHERE ManagerApprovedAt IS NOT NULL

UNION ALL

SELECT
  ExpenseReportId,
  'Manager Rejected' AS ActivityName,
  RejectedAt AS EventTime,
  TotalAmount,
  EmployeeDepartment,
  ManagerName AS EventUser,
  'Rejected' AS ReportStatus,
  CASE WHEN PolicyViolationReason IS NOT NULL THEN 'true' ELSE 'false' END AS PolicyViolationFlag
FROM brex_export
WHERE RejectedAt IS NOT NULL AND FinanceApprovedAt IS NULL -- Assumes rejection before finance approval is a manager rejection.

UNION ALL

SELECT
  ExpenseReportId,
  'Report Sent For Revision' AS ActivityName,
  RevisionRequestedAt AS EventTime,
  TotalAmount,
  EmployeeDepartment,
  ApproverName AS EventUser,
  'Needs Revision' AS ReportStatus,
  CASE WHEN PolicyViolationReason IS NOT NULL THEN 'true' ELSE 'false' END AS PolicyViolationFlag
FROM brex_export
WHERE RevisionRequestedAt IS NOT NULL

UNION ALL

SELECT
  ExpenseReportId,
  'Finance Review Started' AS ActivityName,
  ManagerApprovedAt AS EventTime, -- This event is inferred to start immediately after manager approval.
  TotalAmount,
  EmployeeDepartment,
  '[Configure Finance Reviewer]' AS EventUser,
  ReportStatus,
  CASE WHEN PolicyViolationReason IS NOT NULL THEN 'true' ELSE 'false' END AS PolicyViolationFlag
FROM brex_export
WHERE ManagerApprovedAt IS NOT NULL

UNION ALL

SELECT
  ExpenseReportId,
  'Finance Approved' AS ActivityName,
  FinanceApprovedAt AS EventTime,
  TotalAmount,
  EmployeeDepartment,
  '[Configure Finance Reviewer]' AS EventUser,
  ReportStatus,
  CASE WHEN PolicyViolationReason IS NOT NULL THEN 'true' ELSE 'false' END AS PolicyViolationFlag
FROM brex_export
WHERE FinanceApprovedAt IS NOT NULL

UNION ALL

SELECT
  ExpenseReportId,
  'Finance Rejected' AS ActivityName,
  RejectedAt AS EventTime,
  TotalAmount,
  EmployeeDepartment,
  '[Configure Finance Reviewer]' AS EventUser,
  'Rejected' AS ReportStatus,
  CASE WHEN PolicyViolationReason IS NOT NULL THEN 'true' ELSE 'false' END AS PolicyViolationFlag
FROM brex_export
WHERE RejectedAt IS NOT NULL AND ManagerApprovedAt IS NOT NULL -- Assumes rejection after manager approval is a finance rejection.

UNION ALL

SELECT
  ExpenseReportId,
  'Reimbursement Scheduled' AS ActivityName,
  ReimbursementScheduledAt AS EventTime,
  TotalAmount,
  EmployeeDepartment,
  'System' AS EventUser,
  'Processing Payment' AS ReportStatus,
  CASE WHEN PolicyViolationReason IS NOT NULL THEN 'true' ELSE 'false' END AS PolicyViolationFlag
FROM brex_export
WHERE ReimbursementScheduledAt IS NOT NULL

UNION ALL

SELECT
  ExpenseReportId,
  'Reimbursement Executed' AS ActivityName,
  ReimbursementExecutedAt AS EventTime,
  TotalAmount,
  EmployeeDepartment,
  'System' AS EventUser,
  'Paid' AS ReportStatus,
  CASE WHEN PolicyViolationReason IS NOT NULL THEN 'true' ELSE 'false' END AS PolicyViolationFlag
FROM brex_export
WHERE ReimbursementExecutedAt IS NOT NULL

UNION ALL

SELECT
  ExpenseReportId,
  'Accounting Posted' AS ActivityName,
  PostedToLedgerAt AS EventTime,
  TotalAmount,
  EmployeeDepartment,
  'System' AS EventUser,
  'Closed' AS ReportStatus,
  CASE WHEN PolicyViolationReason IS NOT NULL THEN 'true' ELSE 'false' END AS PolicyViolationFlag
FROM brex_export
WHERE PostedToLedgerAt IS NOT NULL;

步骤

准备工作：确保系统已安装Python 3.6或更高版本。在终端运行以下命令，安装所需的pandas和requests库：pip install pandas requests。
生成Brex API令牌：登录Brex仪表板，前往Developer部分并生成新的User Token。创建令牌时，需授予以下权限范围，以便访问所需数据：team:read、transactions:read和expenses:read。请妥善保存生成的令牌。
设置Python脚本：新建名为extract_brex_expenses.py的文件，并将“Query”部分提供的完整Python脚本复制到该文件中。
配置脚本参数：打开extract_brex_expenses.py，更新文件顶部的占位变量。将API_TOKEN设为第2步生成的令牌，并调整START_DATE和END_DATE变量（格式为“YYYY-MM-DD”）以指定提取时间范围。
运行脚本：在终端中运行命令：python extract_brex_expenses.py。脚本将连接Brex API，获取指定日期范围内的费用数据，并自动处理分页。
数据处理与转换：脚本会处理API返回的原始JSON数据，遍历每份费用报告及其状态历史，为所需的14项流程活动分别生成记录，涵盖从创建到同步会计系统的过程。
生成事件日志：脚本运行完成后，会在同一目录下生成名为brex_expense_event_log.csv的CSV文件。该文件即为事件日志，每项活动占一行。
准备上传：生成的CSV文件符合ProcessMind的要求，无需进一步转换。您可以将文件直接上传到ProcessMind项目。

配置

API令牌：需要使用Brex Developer仪表板中的User Token，并启用team:read、transactions:read和expenses:read权限范围。
日期范围：脚本包含START_DATE和END_DATE变量。建议首次分析提取3至6个月的数据，以获得有代表性的数据集，同时避免负载过高。
分页限制：脚本将每次API请求的费用数量设为最多100条（limit=100），并使用API提供的next_cursor自动处理分页，以获取指定日期范围内的所有记录。
性能注意事项：提取超过一年的数据时，由于API速率限制和数据量较大，脚本可能需要数分钟才能运行完毕。建议在业务低峰时段进行大批量提取。
数据粒度：脚本根据费用对象及其状态历史提取事件，并假定使用标准工作流。如需处理自定义审批流程，可能需要调整脚本的数据处理逻辑。

查询示例 python

import requests
import pandas as pd
import os
from datetime import datetime, timezone

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your Brex User Token
API_TOKEN = class="hl-string">"[Your Brex API Token]"
class=class="hl-string">"hl-comment"># Set the desired date range for the extraction (YYYY-MM-DD)
START_DATE = class="hl-string">"2023-01-01"
END_DATE = class="hl-string">"2023-12-31"
OUTPUT_FILENAME = class="hl-string">"brex_expense_event_log.csv"

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- API and Headers ---
API_URL = class="hl-string">"https://platform.brex.com/v2/expenses"
HEADERS = {
    class="hl-string">"Authorization": fclass="hl-string">"Bearer {API_TOKEN}",
    class="hl-string">"Content-Type": class="hl-string">"application/json",
}

def fetch_expenses(start_date, end_date):
    class="hl-string">"""Fetches all expenses within a date range, handling pagination."""
    all_expenses = []
    cursor = None
    print(fclass="hl-string">"Fetching expenses from {start_date} to {end_date}...")

    while True:
        params = {
            class="hl-string">"limit": 100,
            class="hl-string">"updated_at_start": fclass="hl-string">"{start_date}T00:00:00Z",
        }
        if cursor:
            params[class="hl-string">'cursor'] = cursor

        response = requests.get(API_URL, headers=HEADERS, params=params)
        response.raise_for_status()  class=class="hl-string">"hl-comment"># Will raise an exception for HTTP error codes
        data = response.json()
        
        expenses = data.get(class="hl-string">'items', [])
        if not expenses:
            break

        for expense in expenses:
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Filter expenses to be within the specified end date
            updated_at = datetime.fromisoformat(expense[class="hl-string">'updated_at'].replace(class="hl-string">'Z', class="hl-string">'+00:00'))
            if updated_at.strftime(class="hl-string">'%Y-%m-%d') <= end_date:
                all_expenses.append(expense)
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Stop if we've gone past our end date or there are no more pages
        last_expense_date = datetime.fromisoformat(expenses[-1][class="hl-string">'updated_at'].replace(class="hl-string">'Z', class="hl-string">'+00:00')).strftime(class="hl-string">'%Y-%m-%d')
        if last_expense_date > end_date or not data.get(class="hl-string">'next_cursor'):
            break

        cursor = data.get(class="hl-string">'next_cursor')
        print(fclass="hl-string">"Fetched {len(all_expenses)} expenses so far...")

    print(fclass="hl-string">"Total expenses fetched: {len(all_expenses)}")
    return all_expenses

def process_expenses_to_events(expenses):
    class="hl-string">"""Transforms raw expense data into a structured event log."""
    event_log = []

    for expense in expenses:
        report_id = expense[class="hl-string">'id']
        total_amount = expense.get(class="hl-string">'original_amount', {}).get(class="hl-string">'amount', 0) / 100.0
        employee_department = expense.get(class="hl-string">'user', {}).get(class="hl-string">'department', {}).get(class="hl-string">'name')
        submitter_user = expense.get(class="hl-string">'user', {}).get(class="hl-string">'name')

        common_attributes = {
            class="hl-string">'ExpenseReportId': report_id,
            class="hl-string">'TotalAmount': total_amount,
            class="hl-string">'EmployeeDepartment': employee_department,
            class="hl-string">'ReportStatus': expense.get(class="hl-string">'status'),
            class="hl-string">'PolicyViolationFlag': bool(expense.get(class="hl-string">'policy_violations'))
        }

        class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Expense Report Created
        event_log.append({
            **common_attributes,
            class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Expense Report Created',
            class="hl-string">'EventTime': expense[class="hl-string">'created_at'],
            class="hl-string">'EventUser': submitter_user
        })

        class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. Receipts Attached
        if expense.get(class="hl-string">'receipts'):
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Use the memo_updated_at as a proxy for when receipts/memos were last touched
            event_time = expense.get(class="hl-string">'memo_updated_at') or expense[class="hl-string">'updated_at']
            event_log.append({
                **common_attributes,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Receipts Attached',
                class="hl-string">'EventTime': event_time,
                class="hl-string">'EventUser': submitter_user
            })

        class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Policy Violation Flagged
        if common_attributes[class="hl-string">'PolicyViolationFlag']:
            event_log.append({
                **common_attributes,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Policy Violation Flagged',
                class="hl-string">'EventTime': expense[class="hl-string">'updated_at'], class=class="hl-string">"hl-comment"># Inferred timestamp
                class="hl-string">'EventUser': class="hl-string">'System'
            })

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Process status history for workflow events
        if expense.get(class="hl-string">'status_history'):
            for history_item in sorted(expense[class="hl-string">'status_history'], key=lambda x: x[class="hl-string">'commented_at']):
                activity_name = None
                status = history_item[class="hl-string">'status']
                event_time = history_item[class="hl-string">'commented_at']
                event_user = history_item.get(class="hl-string">'user', {}).get(class="hl-string">'name', class="hl-string">'System')

                if status == class="hl-string">'PENDING_APPROVAL':
                    event_log.append({**common_attributes, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Expense Report Submitted', class="hl-string">'EventTime': event_time, class="hl-string">'EventUser': submitter_user})
                    event_log.append({**common_attributes, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Manager Review Started', class="hl-string">'EventTime': event_time, class="hl-string">'EventUser': event_user})
                elif status == class="hl-string">'APPROVED':
                    class=class="hl-string">"hl-comment"># Differentiate Manager vs Finance approval by sequence, a common simplification
                    manager_approved_exists = any(e[class="hl-string">'ActivityName'] == class="hl-string">'Manager Approved' and e[class="hl-string">'ExpenseReportId'] == report_id for e in event_log)
                    if not manager_approved_exists:
                        event_log.append({**common_attributes, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Manager Approved', class="hl-string">'EventTime': event_time, class="hl-string">'EventUser': event_user})
                        class=class="hl-string">"hl-comment"># Infer Finance Review Started right after manager approval
                        event_log.append({**common_attributes, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Finance Review Started', class="hl-string">'EventTime': event_time, class="hl-string">'EventUser': None})
                    else:
                        event_log.append({**common_attributes, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Finance Approved', class="hl-string">'EventTime': event_time, class="hl-string">'EventUser': event_user})
                elif status == class="hl-string">'REJECTED':
                    class=class="hl-string">"hl-comment"># Differentiate Manager vs Finance rejection by sequence
                    manager_approved_exists = any(e[class="hl-string">'ActivityName'] == class="hl-string">'Manager Approved' and e[class="hl-string">'ExpenseReportId'] == report_id for e in event_log)
                    if not manager_approved_exists:
                        event_log.append({**common_attributes, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Manager Rejected', class="hl-string">'EventTime': event_time, class="hl-string">'EventUser': event_user})
                    else:
                        event_log.append({**common_attributes, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Finance Rejected', class="hl-string">'EventTime': event_time, class="hl-string">'EventUser': event_user})
                elif status == class="hl-string">'NEEDS_REVIEW':
                    event_log.append({**common_attributes, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Report Sent For Revision', class="hl-string">'EventTime': event_time, class="hl-string">'EventUser': event_user})
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Reimbursement and Accounting Events
        payment_status = expense.get(class="hl-string">'payment_status')
        if payment_status in [class="hl-string">'PROCESSING', class="hl-string">'PAID']:
             event_log.append({**common_attributes, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Reimbursement Scheduled', class="hl-string">'EventTime': expense[class="hl-string">'updated_at'], class="hl-string">'EventUser': class="hl-string">'System'})
        if payment_status == class="hl-string">'PAID':
             event_log.append({**common_attributes, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Reimbursement Executed', class="hl-string">'EventTime': expense.get(class="hl-string">'payment_details',{}).get(class="hl-string">'paid_at') or expense[class="hl-string">'updated_at'], class="hl-string">'EventUser': class="hl-string">'System'})

        if expense.get(class="hl-string">'accounting_sync_status') == class="hl-string">'SYNCED':
            event_log.append({**common_attributes, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Accounting Posted', class="hl-string">'EventTime': expense.get(class="hl-string">'synced_at') or expense[class="hl-string">'updated_at'], class="hl-string">'EventUser': class="hl-string">'System'})

    return event_log

if __name__ == class="hl-string">"__main__":
    try:
        raw_expenses = fetch_expenses(START_DATE, END_DATE)
        if raw_expenses:
            event_data = process_expenses_to_events(raw_expenses)
            df = pd.DataFrame(event_data)
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Ensure required columns are present and ordered correctly
            df = df[[class="hl-string">'ExpenseReportId', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTime', class="hl-string">'TotalAmount', class="hl-string">'EmployeeDepartment', class="hl-string">'EventUser', class="hl-string">'ReportStatus', class="hl-string">'PolicyViolationFlag']]
            df.sort_values(by=[class="hl-string">'ExpenseReportId', class="hl-string">'EventTime'], inplace=True)
            df.to_csv(OUTPUT_FILENAME, index=False)
            print(fclass="hl-string">"Successfully created event log: {OUTPUT_FILENAME}")
        else:
            print(class="hl-string">"No expenses found for the given date range.")
    except requests.exceptions.HTTPError as e:
        print(fclass="hl-string">"An HTTP error occurred: {e}")
        print(fclass="hl-string">"Response body: {e.response.text}")
    except Exception as e:
        print(fclass="hl-string">"An unexpected error occurred: {e}")

准备好开始了吗？

使用此模板简化数据收集，加快优化费用管理的进程。立即开始发现流程洞察、提升效率。

返回改进指南

下载模板

立即优化Brex费用管理

将审批周期时间缩短30%，提升员工满意度。

开始免费试用

无需信用卡，几分钟即可完成设置。

您的费用管理数据模板

您的费用管理数据模板

费用管理属性

费用管理活动

数据提取指南

从Brex仪表板导出CSV交易数据

步骤

配置

查询示例 sql

使用Brex Team REST API的Python脚本

步骤

配置

查询示例 python

准备好开始了吗？

立即优化Brex费用管理