您的应付账款发票处理数据模板

SAP S/4HANA
您的应付账款发票处理数据模板

您的应付账款发票处理数据模板

该模板全面介绍了收集应付账款发票处理分析所需数据的方法,列出了创建完整事件日志所需的关键属性和活动,并提供从源系统提取数据的实用指导,帮助您顺利开启流程挖掘之旅。
  • 全面分析所需的推荐属性
  • 有效跟踪流程所需的关键活动
  • 分步数据提取指南
刚接触事件日志?了解 如何创建流程挖掘事件日志.

应付账款发票处理属性

以下是应纳入事件日志的关键数据字段,用于深入分析您的应付账款流程并获得有价值的洞察。
5 必需 6 建议 9 可选
名称 说明
事件时间
EventTime
活动发生的准确日期和时间。
说明

事件时间是与每项活动关联的时间戳,用于表示发票事件的时间顺序。这些数据对于理解流程和执行任何基于时间的分析都至关重要。

在分析中,事件时间用于正确排列活动、计算不同步骤之间的周期时间、识别等待时间,并分析不同时间段的流程绩效,例如逐月比较。它是所有基于持续时间的KPI的基础。

为什么重要

此时间戳对于按时间顺序排列事件以及计算周期时间和持续时间等所有时间指标至关重要,而这些指标是流程挖掘的基础。

获取位置

来源于SAP各表中的不同日期和时间字段,例如创建日期(BKPF-CPUDT)、过账日期(BKPF-BUDAT)、结算日期(BSAK-AUGDT)或更改日志时间戳(CDHDR-UDATE/UTIME)。

示例
2023-10-01T09:00:00Z2023-10-05T14:30:15Z2023-10-15T11:21:05Z
发票
Invoice
发票凭证的唯一标识符,作为应付账款流程的主要案例ID。
说明

发票是连接从接收至付款所有相关活动的核心对象。在SAP S/4HANA中,它通常由公司代码(BUKRS)、唯一凭证编号(BELNR)和会计年度(GJAHR)组成复合键。

按发票分析可以完整查看发票生命周期。这是计算总周期时间、识别单张发票的瓶颈以及了解发票在流程中可能采取的不同路径的基础。

为什么重要

它唯一标识每张发票的处理过程,从而可以追踪完整生命周期,并逐案分析流程绩效。

获取位置

这是根据BKPF(会计凭证抬头)或RBKP(凭证抬头:发票接收)表中的BUKRS、BELNR和GJAHR字段生成的复合键。

示例
1000-1900000001-20231710-1900000002-20232000-5100000003-2024
活动
ActivityName
发票处理生命周期中发生的特定业务事件或步骤的名称。
说明

活动表示应付账款流程中的一个独立阶段或操作,例如“已收到发票”“发票已过账”或“付款已执行”。这些活动是流程图的基本组成部分。

活动分析是流程挖掘的核心。它有助于可视化流程、识别常见路径、发现与标准流程的偏差,并衡量每个步骤的频率和持续时间。对于特定发票而言,这些活动的顺序构成其流程历程。

为什么重要

它定义流程步骤,用于可视化和分析流程、识别瓶颈以及发现返工循环。

获取位置

来源包括凭证状态变更(例如BKPF-BSTAT)、更改凭证(CDHDR/CDPOS表)或工作流日志,通常需要自定义提取逻辑。

示例
收到发票发票已审批已执行付款发票付款冻结
上次数据更新
LastDataUpdate
表示该记录数据最近一次从源系统刷新时间的时间戳。
说明

此属性提供最近一次从SAP S/4HANA提取或更新数据的日期和时间。它是重要的元数据字段,有助于了解当前分析数据的新鲜度。

用户需要通过此信息了解流程分析的时效性。它有助于管理对数据延迟的预期,也对安排数据刷新和维护数据完整性至关重要。

为什么重要

反映数据的新鲜度,确保用户了解流程分析数据的最新程度。

获取位置

该值在从源系统提取数据时生成,并写入每条记录。

示例
2024-05-20T04:00:00Z2024-05-21T04:00:00Z
源系统
SourceSystem
提取数据的系统。
说明

此属性标识流程数据的来源。在此视图中,该值通常为“SAP S/4HANA”。

在包含多个ERP或集成系统的环境中,此字段对于数据血缘和数据隔离至关重要。它确保分析使用正确的数据集,并通过追溯来源帮助诊断数据质量问题。

为什么重要

标识数据来源,对于数据治理、故障排查和多系统环境至关重要。

获取位置

通常是在数据提取过程中添加的静态值,用于标记数据集来源。

示例
SAP S/4HANASAP ECC 6.0S4H_PROD_100
供应商名称
VendorName
提交发票的供应商名称。
说明

此属性包含供应商的正式名称,通过发票凭证中的供应商编号关联。

供应商分析对于管理供应商关系和识别特定供应商的流程问题至关重要。它可以帮助回答“哪些供应商提交的发票差异最多?”或“我们是否始终按时向某些战略供应商付款?”等问题。该字段与发票编号和金额一样,也是识别潜在重复付款的关键。

为什么重要

支持按供应商分析流程绩效,帮助识别问题供应商并有效管理战略供应商关系。

获取位置

通过BKPF或RBKP中的供应商编号(LIFNR)关联,从供应商主数据表LFA1的NAME1字段获取。

示例
Office Supplies Inc.Global Consulting GroupMachine Parts GmbH
公司代码
CompanyCode
处理发票的组织单位。
说明

公司代码是能够编制完整、独立账户并进行外部报告的最小组织单位。在应付账款场景中,它代表欠供应商款项的法人实体。

按公司代码分析可以比较组织内不同法人实体的流程绩效,帮助识别哪些业务遵循标准流程,以及哪些业务效率较低、周期时间较长或返工率较高。

为什么重要

支持比较不同法人实体的流程绩效,帮助识别区域或业务单元特有的问题和最佳实践。

获取位置

位于凭证抬头表中,主要包括FI发票的BKPF-BUKRS和MM发票的RBKP-BUKRS。

示例
10001710US01DE01
发票到期日
InvoiceDueDate
供应商应收到发票付款的日期。
说明

发票到期日是向供应商付款的截止日期。按时付款可以避免滞纳金并维护良好的供应商关系。该日期根据发票基准日期和与供应商约定的付款条件计算。

此日期对于“Payment Compliance & Aging”仪表板和“On-Time Payment Rate”KPI至关重要。将到期日与实际付款日期比较,可以分析付款是否按时、提前或延迟完成,并了解其直接的财务和关系影响。

为什么重要

这是按时付款分析的主要依据,可衡量付款绩效及其对供应商关系和滞纳金的影响。

获取位置

该日期通常通过计算得出。净到期日在BSEG-NETDT字段中,也可以根据付款基准日期BSEG-ZFBDT和付款条件BSEG-ZTERM推导。

示例
2023-10-312023-11-152024-01-10
发票金额
InvoiceAmount
按原始凭证币种计算的发票总含税金额。
说明

这是供应商提交的发票总金额,包括商品或服务成本、税费及其他费用,未扣除任何减项或折扣。

发票金额是多种分析中使用的关键财务属性。它有助于优先处理高价值发票、了解流程延误的财务影响,例如大额发票产生的滞纳金,并对流程进行分段,例如“高价值发票是否遵循不同的审批路径?”。它对于识别潜在重复付款也至关重要。

为什么重要

为流程分析提供财务背景,支持基于金额的分析、高价值发票优先级排序以及财务影响量化。

获取位置

MM发票通常位于RBKP-RMWWR(发票总金额)等字段中;FI发票则根据BSEG行项目的WRBTR字段计算。

示例
1500.00250.7512345.50
用户名
UserName
执行活动人员的用户ID。
说明

此属性记录负责执行特定活动的SAP用户ID,例如过账、审批或结清发票,并将流程步骤关联到具体用户。

按用户名分析对于了解工作量分配、识别高绩效人员以及定位可能需要额外培训的用户至关重要。在仪表板中分析审批瓶颈时,该属性也很关键,因为它有助于识别导致流程延误的具体审批人。

为什么重要

将活动归属到具体人员,从而支持用户绩效、工作量以及职责分离政策合规性的分析。

获取位置

通常位于BKPF-USNAM(录入人)等抬头表字段中,或位于更改凭证表CDHDR-USERNAME(更改人)中。

示例
ABROWNJSMITHAP_AUTOMATION
采购订单编号
PurchaseOrderNumber
与发票关联的采购订单唯一标识符,如适用。
说明

此属性将发票关联到预先批准的采购订单(PO)。PO编号的存在是三方匹配流程(PO、发票、收货记录)的基础。

这是合规和效率分析的重要属性,用于计算“PO-Less Invoice Percentage”KPI,衡量采购政策的遵循情况,也是“3-Way Matching Performance”仪表板的基础,可用于分析有PO支持的发票匹配流程。

为什么重要

通过识别无PO处理的发票,对于分析三方匹配效率和衡量采购政策合规性至关重要。

获取位置

位于发票行项目表中,例如MM发票的RSEG-EBELN或FI发票的BSEG-EBELN。

示例
45000012344500005678
付款条件
PaymentTerms
与供应商约定的发票付款条件,通常包括折扣机会。
说明

付款条件规定付款到期日和提前付款折扣的规则。例如,Z001可能表示“30天内付款,10天内付款可享受2%折扣”。

此属性是“Early Payment Discount Capture Rate”仪表板的基础。通过分析付款条件,可以识别所有符合折扣条件的发票。将其与实际获得的折扣进行比较,可以发现错失的节省机会并衡量付款流程效率。

为什么重要

对于分析提前付款折扣机会、衡量付款流程的财务绩效以及识别错失的节省至关重要。

获取位置

位于供应商行项目表BSEG-ZTERM中,或位于发票抬头RBKP-ZTERM中。

示例
Z0010001NT30
供应商发票编号
VendorInvoiceNumber
供应商在其单据上提供的发票编号。
说明

这是供应商自有会计系统中的参考编号,印在纸质或电子发票上。收到发票时,该编号由人工录入或通过OCR识别。

该字段对运营管理和分析都非常重要,尤其适用于“潜在重复发票付款”仪表板。检测重复发票的一种常见方法,是查找供应商名称、供应商发票编号和发票金额均相同的多个内部发票单据。它是发票最主要的外部参考编号。

为什么重要

这是识别潜在重复付款的关键字段,也是与供应商沟通时最主要的外部参考编号。

获取位置

存储在单据抬头的“参考”字段中,通常对应BKPF-XBLNR。

示例
INV-2023-9876733401120231015-001
冻结原因
BlockingReason
发票被付款冻结的原因,表示存在差异。
说明

当发票在三方匹配或其他校验步骤中未通过验证时,会被付款冻结。冻结原因说明问题性质,例如数量差异、价格偏差或缺少收货记录。

此属性对于“Invoice Discrepancy Rework Analysis”仪表板至关重要。分析不同冻结原因的频率,有助于识别流程低效的根本原因。例如,如果“价格偏差”经常出现,可能说明采购系统中的主数据存在问题。

为什么重要

直接揭示发票差异和返工的根本原因,支持有针对性的流程改进。

获取位置

存储在RSEG等发票行项目表中,字段名以SPGR*开头,例如SPGRP、SPGRQ、SPGRT。也可在RBKP_BLOCKED中找到。

示例
价格差异数量差异缺少收货凭证
发票凭证类型
InvoiceDocumentType
发票凭证的分类,用于控制其在SAP中的处理方式。
说明

凭证类型是SAP中的关键配置要素,用于对会计凭证进行分类。例如,“KR”通常用于供应商发票,“RE”用于MM发票,“KG”用于供应商贷项通知单。该类型决定编号范围以及必填字段等内容。

在流程分析中,按凭证类型筛选可以比较不同发票类型的流程。例如,贷项通知单的审批流程可能不同于标准发票。这对“发票审批路由变体”仪表板很有帮助。

为什么重要

支持根据不同发票类型的处理方式对流程进行分段,揭示处理路径和周期时间的差异。

获取位置

直接来自凭证抬头表中的BKPF-BLART字段。

示例
KRREKG
发票币种
InvoiceCurrency
发票金额所使用的货币代码,例如USD、EUR。
说明

该属性说明发票金额采用的币种,为所有财务数值提供必要背景。

对于跨国组织,如果不考虑币种,发票分析可能产生误导。借助该字段,您可以将所有金额换算为统一的报告币种,或按币种拆分分析,以了解各地区的财务活动。

为什么重要

为发票金额提供必要背景,支持准确的财务分析和报告,尤其适用于跨国场景。

获取位置

可在单据抬头表中找到,主要对应BKPF-WAERS或RBKP-WAERS。

示例
USDEURGBPJPY
已享受折扣
DiscountTaken
表示是否成功应用提前付款折扣的布尔标记。
说明

该属性表示发票付款时是否实际享受了现金折扣,是衡量应付账款流程财务效率的重要指标。

该标记是“提前付款折扣获取率”KPI的核心。先根据付款条款筛选出具备折扣条件的发票,再分析该标记,企业即可准确计算节省的金额以及错失的节省机会,从而清晰、量化地评估应付账款绩效。

为什么重要

直接衡量可用提前付款折扣的获取成效,并直接影响公司的利润。

获取位置

通过检查付款单据中的折扣金额字段BSEG-SKNTO是否大于零得出。

示例
truefalse
是否自动执行
IsAutomated
用于标识活动是否由系统自动执行,而非由人工用户执行的标志。
说明

此布尔属性用于区分人工发起的活动与系统作业、工作流或机器人执行的活动。例如,自动付款运行或系统生成的发票过账会标记为自动执行。

分析此属性有助于了解应付账款流程的自动化程度,可用于衡量自动化计划的成效、比较自动步骤与人工步骤的效率,并识别进一步的自动化机会。

为什么重要

帮助衡量流程自动化程度,支持分析自动化效果并识别进一步改进机会。

获取位置

根据用户名(例如SAP_SYSTEM或BATCHUSER等系统用户ID)或与自动化作业关联的特定事务代码推导。

示例
truefalse
是否逾期付款
IsLatePayment
表示发票是否在到期日之后付款的布尔标记。
说明

该计算属性是一个简单的真/假标记,用于表示发票是否晚于正式到期日付款。它通过比较“清账日期”和“发票到期日”得出。

该标记简化了“付款合规与账龄”仪表板及“按时付款率”KPI的分析。您可以据此轻松筛选和汇总数据,统计逾期付款数量、计算按时付款比例,并识别逾期付款率较高的供应商或公司代码。

为什么重要

直接衡量付款条款的合规情况,简化按时付款KPI的计算,并帮助识别付款绩效较差的环节。

获取位置

计算属性。逻辑为:IF ClearingDate > InvoiceDueDate THEN true ELSE false。

示例
truefalse
清账日期
ClearingDate
付款完成且发票从未清项目中清账的日期。
说明

清账日期表示发票已完成财务结算,即“付款清账”活动发生的日期,通常也是发票流程成功完成的最后一步。

该日期用于计算实际付款日期,并与发票到期日进行比较。因此,它是计算“按时付款率”KPI及开展付款绩效分析的基础,也标志着端到端发票周期时间计算的终点。

为什么重要

标志着发票最终结算完成,是计算周期时间和分析按时付款情况的依据。

获取位置

可在已清账项目表中找到,例如供应商对应的BSAK-AUGDT。

示例
2023-10-282023-11-142024-01-09
必需 建议 可选

应付账款发票处理活动

以下是您应在事件日志中采集的关键流程步骤和里程碑,用于准确发现并优化流程。
7 建议 8 可选
活动 说明
付款已结清
此活动标志着发票最终关闭,付款与发票在明细账中完成核销,表示流程结束。
为什么重要

作为流程的明确终点,此活动对于准确计算端到端周期时间至关重要,并确认负债已结清。

获取位置

当发票凭证供应商行项目(表BSEG)的结算日期字段AUGDT被填入时,记录此明确事件。

采集

使用发票行项目中的结算日期BSEG-AUGDT。

事件类型 explicit
发票付款冻结
系统自动或人工对发票设置了冻结,导致发票无法付款。通常原因包括价格或数量差异,以及缺少审批。
为什么重要

这是问题和返工的重要指标。分析冻结原因及持续时间,有助于识别付款延误和流程低效的根本原因。

获取位置

这是会计凭证表BSEG中供应商行项目付款冻结码字段(ZLSPR)记录的明确状态。

采集

当BSEG-ZLSPR字段填入冻结原因时,通过更改凭证记录。

事件类型 explicit
发票已取消
发票凭证已冲销,其财务影响被有效抵消。这是流程的另一种终态,通常由错误录入或供应商争议导致。
为什么重要

跟踪取消情况有助于识别流程失败原因,例如重复提交或发票数据错误,并发现上游问题。

获取位置

创建冲销凭证时会明确记录此事件。原始凭证抬头BKPF中将填入冲销凭证编号STBLG和冲销原因。

采集

识别冲销凭证的过账日期,该凭证通过原始凭证抬头BKPF-STBLG关联。

事件类型 explicit
发票已审批
发票已在工作流系统中获得所有必要审批。这通常是发票过账或解除付款冻结前的最后一步。
为什么重要

这一关键里程碑标志着审批周期结束。从提交审批到完成审批之间的时间是衡量效率的重要指标。

获取位置

从SAP Business Workflow日志中的完成或最终释放步骤获取。也可以根据提交审批后付款冻结被移除进行推断。

采集

从SAP工作流日志中提取工作流完成事件,或识别最终的“release”事件。

事件类型 explicit
发票已过账
发票已正式记入总账,形成财务负债。暂存凭证转为已过账凭证,或直接完成过账。
为什么重要

这是重要的财务里程碑,确认公司承担付款义务,通常也是安排付款的前提。

获取位置

此事件通过凭证抬头BKPF中的过账日期BUDAT识别。已过账凭证的凭证状态BKPF-BSTAT为空白。

采集

对未暂存的凭证使用过账时间戳BKPF-BUDAT(BKPF-BSTAT为空白)。

事件类型 explicit
已执行付款
发票已完成付款。当付款运行完成并创建、过账付款凭证时记录此事件。
为什么重要

此活动对于现金流分析至关重要,也可通过将该日期与发票到期日比较,衡量“On-Time Payment Rate”KPI。

获取位置

从结清发票的付款凭证过账日期获取。付款凭证编号通过发票行项目BSEG中的结算凭证字段AUGBL关联。

采集

识别结清发票行项目的付款凭证过账日期BUDAT。

事件类型 explicit
收到发票
此活动表示发票凭证已在SAP中创建,可通过人工方式或OCR/VIM等自动化接口创建。该事件通常从会计凭证抬头的创建日期和时间中获取。
为什么重要

作为流程起点,此活动对于计算发票端到端周期时间和衡量整个应付账款流程的吞吐量至关重要。

获取位置

此事件从会计凭证抬头表BKPF中获取,使用凭证创建日期CPUDT和时间CPUTM。

采集

对发票凭证使用创建时间戳(BKPF-CPUDT、BKPF-CPUTM)。

事件类型 explicit
发票已提交审批
发票已根据业务规则提交至工作流,等待必要审批。这标志着审批子流程开始。
为什么重要

此活动是衡量“Average Invoice Approval Time”KPI和分析审批瓶颈的起点。

获取位置

可从SAP Business Workflow日志(SWW*表)中获取,这些日志记录与发票对象(例如BUS2081)关联的工作流实例启动。

采集

从与发票凭证关联的SAP工作流日志中提取工作流启动事件,例如表SWW_WIHEAD。

事件类型 explicit
发票已超过到期日
表示发票净到期日已过,但尚未完成付款结清的计算事件,说明付款已逾期。
为什么重要

此活动对于“Payment Compliance & Aging”仪表板至关重要,有助于主动识别和管理逾期发票,并分析延迟付款的根本原因。

获取位置

SAP中没有明确记录此事件。该事件通过将系统当前日期与净到期日比较计算得出,净到期日根据BSEG-ZFBDT或基准日期及付款条件计算。

采集

当事件时间戳晚于发票净到期日时触发的计算事件。

事件类型 calculated
发票暂存
表示发票已录入系统,但尚未过账至总账。这通常是有意保留未完成凭证,以便后续处理或审批。
为什么重要

跟踪暂存发票有助于识别正式过账前的延误,也能发现数据不完整或初始校验方面的问题。

获取位置

此状态根据会计凭证抬头中的凭证状态字段推断(BKPF-BSTAT='V'表示暂存)。事件在状态设置时发生。

采集

识别表BKPF中的更改凭证,其中BSTAT字段设置为'V'(Vor-erfasst/预录入)。

事件类型 inferred
发票被拒绝
审批人在审批工作流中拒绝了发票。此操作通常会将发票退回处理人员,以便更正或补充说明。
为什么重要

跟踪拒绝情况可以发现审批流程中的返工循环,也可能表明政策不合规或发票编码错误。

获取位置

此事件作为发票相关SAP Business Workflow日志中的特定结果事件记录。

采集

从SAP工作流日志中提取“rejected”状态事件。

事件类型 explicit
差异已解决
此活动表示此前发现的、可能导致付款冻结的问题已完成调查并得到解决。当发票上的付款冻结被移除时记录此事件。
为什么重要

跟踪这一返工循环对于“Invoice Discrepancy Rework Analysis”仪表板至关重要,有助于量化纠错所耗费的时间和精力。

获取位置

根据显示付款冻结被移除的更改凭证进行推断。BSEG-ZLSPR字段的更改日志是主要数据来源。

采集

识别表BSEG中的更改凭证,其中ZLSPR字段由某个值变为空白。

事件类型 inferred
已创建付款建议
发票已作为付款运行的一部分纳入付款建议,例如F110。当前已安排付款,等待付款运行最终执行。
为什么重要

此活动显示负债从未结状态转为正在准备付款的项目,有助于分析付款运营效率。

获取位置

此事件明确记录在付款运行数据表中,具体包括REGUP(付款程序处理项目)和REGUH(抬头)。

采集

识别发票何时出现在表REGUP中,并关联REGUH中确定的付款运行。

事件类型 explicit
收货匹配
此活动表示发票数量和金额已成功匹配对应的收货凭证。这是三方匹配场景中的最终校验。
为什么重要

跟踪此活动有助于定位三方匹配流程中的低效环节,并识别实际收货与供应商开票内容之间的差异。

获取位置

根据发票行项目中是否存在物料凭证引用(收货)进行推断,该引用通常通过采购订单项目历史关联。

采集

根据发票行项目中是否存在收货凭证引用进行推断,例如MIRO发票中的RSEG。

事件类型 inferred
采购订单匹配
此活动表示发票已成功匹配对应的采购订单。这是基于采购的发票执行三方匹配时的关键步骤。
为什么重要

分析此活动有助于衡量匹配流程的效率,也是“3-Way Matching Performance”和“PO-Less Invoice Percentage”KPI的基础。

获取位置

当表BSEG或ACDOCA中的发票行项目包含有效的采购订单号(EBELN)和项目号(EBELP)时,即可推断发生此事件。

采集

根据发票凭证创建时是否存在采购订单引用(BSEG-EBELN)进行推断。

事件类型 inferred
建议 可选

提取指南

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