应付账款发票处理数据模板

SAP S/4HANA
应付账款发票处理数据模板

应付账款发票处理数据模板

此模板为收集应付账款发票处理分析所需的数据提供完整指南,列出了构建可靠事件日志所需的关键属性和活动。您还可以了解如何从源系统提取这些数据,为流程挖掘做好准备。
  • 全面分析所需的推荐属性
  • 有效跟踪流程的关键活动
  • 分步数据提取指南
刚接触事件日志?了解 如何创建流程挖掘事件日志.

应付账款发票处理属性

这些是应纳入事件日志的关键数据字段,可用于全面、深入地分析应付账款流程。
5 必填 6 建议填写 9 选填
名称 说明
事件时间
EventTime
活动发生的准确日期和时间。
说明

事件时间是与每项活动关联的时间戳,用于确定发票事件的先后顺序。这些数据对于了解流程顺序和开展各类时间分析至关重要。

在分析中,事件时间用于正确排列活动、计算不同步骤之间的周期时间、识别等待时间,以及分析不同时段(如逐月)的流程绩效。它是所有基于时长的KPI的基础。

重要性

此时间戳对于按时间顺序排列事件和计算周期时间、持续时长等时间指标至关重要,也是流程挖掘的基础。

获取途径

数据取自SAP各表中的日期/时间字段,例如创建日期(BKPF-CPUDT)、过账日期(BKPF-BUDAT)、结清日期(BSAK-AUGDT)或更改日志时间戳(CDHDR-UDATE/UTIME)。

示例
2023-10-01T09:00:00Z2023-10-05T14:30:15Z2023-10-15T11:21:05Z
发票
Invoice
发票凭证的唯一标识符,也是应付账款流程的主要案例ID。
说明

发票是连接从接收到付款所有相关活动的核心对象。在SAP S/4HANA中,发票通常由公司代码(BUKRS)、唯一凭证编号(BELNR)和会计年度(GJAHR)组成复合键。

按发票分析可以完整了解发票的端到端生命周期。这是计算总周期时间、识别单张发票的瓶颈,以及了解发票在流程中可能经历的不同路径的基础。

重要性

此标识符可唯一标记每张发票的处理过程,从而追踪完整生命周期,并逐个案例分析流程绩效。

获取途径

此复合键取自BKPF(会计凭证抬头)或RBKP(发票收据凭证抬头)表中的BUKRS、BELNR和GJAHR字段。

示例
1000-1900000001-20231710-1900000002-20232000-5100000003-2024
活动
ActivityName
发票处理生命周期中发生的具体业务事件或步骤的名称。
说明

活动表示应付账款流程中的一个独立阶段或操作,例如“收到发票”“发票已过账”或“已执行付款”。这些活动构成流程图的基本要素。

活动分析是流程挖掘的核心。它有助于呈现流程顺序、识别常见路径、发现偏离标准流程的情况,并衡量每个步骤的频次和持续时间。特定发票的活动顺序构成其流程路径。

重要性

活动定义了流程步骤,可用于呈现和分析流程顺序、识别瓶颈并发现返工环节。

获取途径

数据可来自多个来源,包括凭证状态变更(如BKPF-BSTAT)、更改凭证(CDHDR/CDPOS表)或工作流日志。通常需要自定义提取逻辑。

示例
收到发票发票已批准已执行付款发票因付款被阻止
上次数据更新时间
LastDataUpdate
表示此记录的数据上次从源系统刷新时间的时间戳。
说明

此属性记录最近一次从SAP S/4HANA提取或更新数据的日期和时间。它是元数据字段,对于了解所分析数据的新鲜度至关重要。

用户可据此了解流程分析所用数据的时效性,从而合理预期数据延迟,并安排数据刷新、维护数据完整性。

重要性

显示数据的新鲜度,让用户了解流程分析所依据的数据是否为最新。

获取途径

此值在从源系统提取数据时生成,并写入每条记录。

示例
2024-05-20T04:00:00Z2024-05-21T04:00:00Z
源系统
SourceSystem
提取数据的系统。
说明

此属性标识流程数据的来源。对于此视图,该值通常为“SAP S/4HANA”。

在包含多个ERP或集成系统的环境中,此字段对于数据沿袭和隔离至关重要。它可确保分析使用正确的数据集,并帮助追溯数据质量问题的来源。

重要性

标识数据来源,对于数据治理、故障排查和多系统环境至关重要。

获取途径

通常在数据提取过程中添加一个固定值,用于标记数据集的来源。

示例
SAP S/4HANASAP ECC 6.0S4H_PROD_100
供应商名称
VendorName
提交发票的供应商名称。
说明

此属性包含供应商的正式名称,通过发票凭证中的供应商编号关联。

供应商分析对于管理供应商关系和发现特定供应商相关的流程问题至关重要。例如,可以分析“哪些供应商提交的发票差异最多?”或“我们是否始终按时向某些战略供应商付款?”。此外,供应商名称与发票编号和金额结合使用,也是识别潜在重复付款的重要字段。

重要性

支持按供应商分析流程绩效,帮助识别存在问题的供应商并有效管理战略供应商关系。

获取途径

通过BKPF或RBKP中的供应商编号(LIFNR)关联供应商主数据表LFA1,并读取NAME1字段。

示例
办公用品公司环球咨询集团Machine Parts GmbH
公司代码
CompanyCode
处理发票的组织单位。
说明

公司代码是能够编制完整、独立对外报告账目的最小组织单位。在应付账款场景中,它代表欠供应商款项的法律实体。

按公司代码分析,可以比较组织内不同法律实体的流程绩效,帮助识别哪些业务部门遵循标准流程,哪些部门效率较低、周期时间较长或返工率较高。

重要性

支持比较不同法律实体的流程绩效,帮助发现区域或业务单元特有的问题和最佳实践。

获取途径

位于凭证抬头表中,FI发票主要使用BKPF-BUKRS,MM发票使用RBKP-BUKRS。

示例
10001710US01DE01
发票到期日
InvoiceDueDate
应向供应商支付发票款项的截止日期。
说明

发票到期日是向供应商付款的截止日期。按时付款有助于避免逾期费用并维护良好的供应商关系。此日期根据发票基准日期和与供应商约定的付款条件计算。

此日期对于“Payment Compliance & Aging”仪表板和“On-Time Payment Rate”KPI至关重要。将到期日与实际付款日期进行比较,可以判断付款是否按时、提前或延迟,并了解其对财务和供应商关系的直接影响。

重要性

这是按时付款分析的主要依据,可用于衡量付款绩效及其对供应商关系和逾期费用的影响。

获取途径

此日期通常通过计算得出。净到期日位于BSEG-NETDT字段,也可根据付款基准日期(BSEG-ZFBDT)和付款条件(BSEG-ZTERM)推算。

示例
2023-10-312023-11-152024-01-10
发票金额
InvoiceAmount
发票原始凭证币种下的含税总金额。
说明

这是供应商提交的发票总金额,包括商品或服务费用、税费及其他费用,未扣除任何款项或折扣。

发票金额是多种分析所需的重要财务属性,可用于优先处理高金额发票、了解流程延误造成的财务影响(如大额发票产生的逾期费用),以及细分流程(如“高金额发票是否采用不同的审批路径?”)。它也是识别潜在重复付款的必要依据。

重要性

为流程分析提供财务背景,支持按金额分析、优先处理高金额发票并量化财务影响。

获取途径

MM发票的金额可从RBKP-RMWWR(发票含税总额)等表中获取;FI发票的金额可根据BSEG行项目的WRBTR字段计算。

示例
1500.00250.7512345.50
用户名
UserName
执行活动人员的用户ID。
说明

此属性记录负责执行特定活动(如过账、审批或结清发票)的SAP用户ID,将流程步骤与具体用户关联起来。

按用户名分析有助于了解工作量分配、识别表现突出的人员,并找出可能需要额外培训的用户。它也是仪表板分析审批瓶颈的关键字段,可帮助识别导致流程延误的具体审批人。

重要性

将活动关联到具体人员,以便分析用户绩效、工作量以及是否遵守职责分离政策。

获取途径

通常可在BKPF-USNAM(录入人)等抬头表字段,或更改凭证表CDHDR-USERNAME(更改人)中找到。

示例
ABROWNJSMITHAP_AUTOMATION
采购订单编号
PurchaseOrderNumber
与发票关联的采购订单唯一标识符(如适用)。
说明

此属性将发票与预先批准的采购订单(PO)关联。PO编号是三方匹配(PO-发票-收货记录)的基础。

此属性对于合规和效率分析至关重要,可用于计算衡量采购政策执行情况的“PO-Less Invoice Percentage”KPI,也是“3-Way Matching Performance”仪表板的基础,支持分析有PO支持的发票匹配流程。

重要性

对于分析三方匹配效率和衡量采购政策执行情况至关重要,可用于识别未关联PO的发票。

获取途径

位于发票行项目表中,例如MM发票的RSEG-EBELN或FI发票的BSEG-EBELN。

示例
45000012344500005678
付款冻结原因
BlockingReason
发票被冻结付款的原因,通常表示存在差异。
说明

发票在三方匹配或其他核验环节未通过检查时,会被冻结付款。付款冻结原因用于说明问题性质,例如数量差异、价格差异或缺少收货记录。

此属性对“发票差异返工分析”仪表板至关重要。分析各类冻结原因的出现频率,有助于找出流程低效的根本原因。例如,如果“价格差异”很常见,可能说明采购系统中的主数据存在问题。

重要性

直接揭示发票差异和返工的根本原因,帮助您有针对性地改进流程。

获取途径

存储在RSEG等发票行项目表中,字段通常以SPGR*开头(如SPGRP、SPGRQ、SPGRT),也可在RBKP_BLOCKED中找到。

示例
价格差异数量差异缺少收货记录
付款条件
PaymentTerms
与供应商约定的发票付款条件,通常包括折扣机会。
说明

付款条件规定了付款到期日和提前付款折扣等规则。例如,条件“Z001”可能表示“30天内付款,10天内付款可享受2%的折扣”。

此属性是“提前付款折扣获取率”仪表板的基础。分析付款条件后,可以找出所有符合折扣条件的发票。将这些发票与实际享受折扣的发票进行比较,即可发现错失的节省机会,并衡量付款流程的效率。

重要性

对于分析提前付款折扣机会、衡量付款流程的财务表现以及发现错失的节省机会,这一属性至关重要。

获取途径

可在供应商行项目表BSEG-ZTERM或发票抬头表RBKP-ZTERM中找到。

示例
Z0010001NT30
供应商发票编号
VendorInvoiceNumber
供应商在发票凭证上提供的发票编号。
说明

这是供应商自身会计系统中的参考编号,印在纸质或电子发票上。接收发票时,工作人员会手动录入该编号,或通过OCR识别获取。

此字段对日常运营和分析都非常重要,尤其适用于“潜在重复发票付款”仪表板。检测重复发票的一种常见方法,是查找供应商名称、供应商发票编号和发票金额均相同的多张内部发票。它是发票最主要的外部参考编号。

重要性

这是识别潜在重复付款的关键字段,也是与供应商沟通时最主要的外部参考编号。

获取途径

存储在凭证抬头的“参考”字段中,通常为BKPF-XBLNR。

示例
INV-2023-9876733401120231015-001
发票凭证类型
InvoiceDocumentType
发票凭证的分类,决定其在SAP中的处理方式。
说明

凭证类型是SAP中的关键配置项,用于对会计凭证分类。例如,KR通常用于供应商发票,RE用于MM发票,KG用于供应商贷项通知单。凭证类型决定编号范围和必填字段等设置。

在流程分析中,按凭证类型筛选可以比较不同发票类型的流程路径。例如,贷项通知单的审批流程可能与标准发票不同。这对于“Invoice Approval Routing Variants”仪表板很有帮助。

重要性

支持按发票类型细分流程,揭示不同处理路径和周期时间的差异。

获取途径

直接取自凭证抬头表的BKPF-BLART字段。

示例
KRREKG
发票币种
InvoiceCurrency
发票金额所用的币种代码(如USD、EUR)。
说明

此属性指定发票金额所用的币种,为所有财务数值提供必要背景信息。

对于跨国组织,如果不考虑币种就分析发票,结果可能产生误导。此字段支持正确处理财务数据,您可以将所有金额换算为统一的报告币种,也可以按币种划分数据,了解各地区的财务活动。

重要性

为发票金额提供必要背景信息,支持准确的财务分析和报告,尤其适用于跨国业务。

获取途径

可在凭证抬头表中找到,主要字段为BKPF-WAERS或RBKP-WAERS。

示例
USDEURGBPJPY
已享受折扣
DiscountTaken
用于标记是否成功享受了提前付款折扣的布尔值。
说明

此属性表示发票付款时是否实际享受了现金折扣,是衡量应付账款流程财务效率的重要组成部分。

此标记是“提前付款折扣获取率”KPI的核心。先根据付款条件筛选符合折扣条件的发票,再分析此标记,企业便可准确计算节省的金额和错失的节省机会。这为应付账款表现提供了清晰、可量化的衡量依据。

重要性

直接衡量企业成功获取可用提前付款折扣的情况,而这会直接影响公司的利润。

获取途径

检查付款凭证中的折扣金额字段BSEG-SKNTO是否大于零,即可得出此值。

示例
truefalse
是否自动执行
IsAutomated
用于标记活动是由系统自动执行,还是由人工用户执行。
说明

此布尔属性用于区分人工发起的活动与系统作业、工作流或机器人执行的活动。例如,自动付款运行或系统生成的发票过账会标记为自动执行。

分析此属性有助于了解应付账款流程的自动化程度,可用于衡量自动化项目的成效、比较自动步骤与人工步骤的效率,并发现进一步自动化的机会。

重要性

帮助衡量流程的自动化程度,分析自动化效果并发现进一步改进的机会。

获取途径

根据用户名(如SAP_SYSTEM或BATCHUSER等系统用户ID)或与自动化作业关联的特定事务代码推断。

示例
truefalse
是否逾期付款
IsLatePayment
用于标记发票是否在到期日之后付款的布尔值。
说明

此计算属性是一个简单的真/假标记,用于表示发票是否在正式到期日之后付款。系统通过比较“清账日期”和“发票到期日”得出该值。

此标记简化了“付款合规与账龄”仪表板和“按时付款率”KPI的分析。您可以轻松筛选和汇总数据,统计逾期付款数量、计算按时付款比例,并找出逾期付款率较高的供应商或公司代码。

重要性

直接衡量付款是否符合约定条件,简化按时付款KPI的计算,并帮助发现付款表现不佳的环节。

获取途径

计算属性。逻辑为:IF ClearingDate > InvoiceDueDate THEN true ELSE false。

示例
truefalse
清账日期
ClearingDate
付款完成且发票从未清项目中清账的日期。
说明

清账日期表示发票已完成财务结算。该日期对应“付款已清账”活动,通常标志着发票成功处理流程的最后一步。

此日期用于计算实际付款日期,并与发票到期日进行比较。因此,它是计算“按时付款率”KPI和分析付款表现的关键数据,也用于确定端到端发票周期时间的终点。

重要性

标志着发票最终结算,可作为周期时间计算的终点,也是分析按时付款情况的依据。

获取途径

可在已清账项目表中找到,例如供应商项目表BSAK-AUGDT。

示例
2023-10-282023-11-142024-01-09
必填 建议填写 选填

应付账款发票处理活动

这些是应记录在事件日志中的关键流程步骤和里程碑,有助于准确发现并优化流程。
7 建议填写 8 选填
活动 说明
付款已结清
此活动标志着发票最终结清,付款与发票在明细分类账中完成核销,流程至此结束。
重要性

作为流程的最终节点,此活动对于准确计算端到端周期时间至关重要,并确认负债已结清。

获取途径

当发票凭证供应商行项目(表BSEG)中的结清日期(AUGDT)字段有值时,即明确记录此事件。

采集

使用发票行项目中的结清日期(BSEG-AUGDT)。

事件类型 explicit
发票因付款被阻止
系统自动或人工为发票设置了付款冻结,因此无法付款。通常是由于价格或数量不符,或缺少审批。
重要性

这是问题和返工的重要指标。分析冻结原因和持续时间,有助于找出付款延误和流程低效的根本原因。

获取途径

此状态明确记录在会计凭证供应商行项目的付款冻结码字段(ZLSPR)中(表BSEG)。

采集

当BSEG-ZLSPR字段填入冻结原因时,系统会通过更改凭证记录此事件。

事件类型 explicit
发票已取消
发票凭证已冲销,其财务影响随之抵消。这是流程的另一种结束状态,通常由录入错误或供应商争议导致。
重要性

跟踪取消情况有助于发现流程失败的原因,例如重复提交或发票数据错误,并据此排查上游问题。

获取途径

创建冲销凭证时会明确记录此事件。原始凭证抬头(BKPF)中会填写冲销凭证编号(STBLG)和冲销原因。

采集

查找冲销凭证的过账日期,该凭证编号记录在原始凭证抬头(BKPF-STBLG)中。

事件类型 explicit
发票已批准
发票已在工作流系统中获得所有必要审批。这通常是发票过账或解除付款冻结前的最后一步。
重要性

这一关键里程碑标志着审批周期结束。从提交审批到获批所需的时间是衡量效率的重要指标。

获取途径

从SAP Business Workflow日志中获取完成或最终放行步骤。也可以根据提交审批后付款冻结被移除这一情况推断。

采集

从SAP工作流日志中提取工作流完成事件,或识别最终的“放行”事件。

事件类型 explicit
发票已过账
发票正式记入总账,形成财务负债。暂存凭证可以转为已过账凭证,也可以直接过账。
重要性

这是重要的财务里程碑,确认公司有付款义务,通常也是安排付款的前提。

获取途径

根据凭证抬头(BKPF)中的过账日期(BUDAT)识别此事件。已过账凭证的凭证状态(BKPF-BSTAT)为空白。

采集

对于未暂存的凭证(BKPF-BSTAT为空白),使用过账时间戳(BKPF-BUDAT)。

事件类型 explicit
已执行付款
发票款项已支付。付款运行完成并创建、过账付款凭证时会记录此事件。
重要性

此活动对于现金流分析和衡量“On-Time Payment Rate”KPI至关重要,可将此日期与发票到期日进行比较。

获取途径

根据结清发票的付款凭证过账日期获取此事件。付款凭证编号记录在发票行项目(BSEG)的结清凭证字段(AUGBL)中。

采集

查找结清发票行项目的付款凭证过账日期(BUDAT)。

事件类型 explicit
收到发票
此活动表示SAP中创建了发票凭证,可以由人工创建,也可以通过OCR/VIM等自动化接口创建。通常根据会计凭证抬头的创建日期和时间记录此事件。
重要性

作为流程的起点,此活动对于计算发票端到端周期时间和衡量整个应付账款流程的处理量至关重要。

获取途径

此事件取自会计凭证抬头表BKPF,使用凭证创建日期(CPUDT)和时间(CPUTM)。

采集

使用发票凭证的创建时间戳(BKPF-CPUDT、BKPF-CPUTM)。

事件类型 explicit
发票已拒绝
审批人在审批工作流中拒绝了发票。通常,系统会将发票退回给处理人员,以便更正或补充说明。
重要性

跟踪拒绝情况有助于发现审批流程中的返工环节,也可能揭示政策执行或发票编码方面的问题。

获取途径

此事件作为特定结果记录在与发票关联的SAP Business Workflow日志中。

采集

从SAP工作流日志中提取工作流“已拒绝”状态事件。

事件类型 explicit
发票已提交审批
发票已根据业务规则提交至工作流,等待必要审批。这标志着审批子流程开始。
重要性

此活动是衡量“Average Invoice Approval Time”KPI和分析审批瓶颈的起点。

获取途径

可从SAP Business Workflow日志(SWW*表)中获取,这些日志记录与发票对象(如BUS2081)关联的工作流实例启动时间。

采集

从与发票凭证关联的SAP工作流日志(如表SWW_WIHEAD)中提取工作流启动事件。

事件类型 explicit
发票已过到期日
此计算事件表示发票净到期日已过,但尚无付款结清记录,说明付款已逾期或延迟。
重要性

此活动对于“Payment Compliance & Aging”仪表板至关重要,有助于主动发现和管理逾期发票,并分析付款延迟的根本原因。

获取途径

SAP中没有明确记录此事件。系统通过将当前日期与净到期日进行比较来计算,净到期日根据BSEG-ZFBDT或基准日期及付款条件得出。

采集

当事件时间戳晚于发票净到期日时触发的计算事件。

事件类型 calculated
差异已解决
此活动表示先前发现的问题(可能导致付款冻结)已调查并解决。移除发票付款冻结时会记录此事件。
重要性

跟踪这一返工环节对于“Invoice Discrepancy Rework Analysis”仪表板至关重要,有助于量化纠错所花费的时间和精力。

获取途径

根据显示付款冻结已移除的更改凭证推断此事件。BSEG-ZLSPR字段的更改日志是主要数据来源。

采集

查找表BSEG的更改凭证,其中ZLSPR字段从某个值变为空白。

事件类型 inferred
已创建付款建议
发票已纳入付款运行(如F110)的付款建议中。待付款运行最终执行后,即可安排付款。
重要性

此活动显示未结负债转为正在准备付款的项目,有助于分析付款运营效率。

获取途径

此事件明确记录在付款运行数据表中,具体包括REGUP(付款程序处理项目)和REGUH(抬头)。

采集

查找发票出现在表REGUP中的时间,并关联REGUH中标识的付款运行。

事件类型 explicit
已匹配收货记录
此活动表示发票数量和金额已成功匹配到相应的收货凭证。这是三方匹配场景中的最终验证步骤。
重要性

跟踪此活动有助于找出三方匹配流程中的低效环节,并发现实际收货与供应商开票内容之间的差异。

获取途径

如果发票行项目中存在物料凭证(收货)引用,通常可通过采购订单项目历史记录关联,即可推断此事件。

采集

如果发票行项目中存在收货凭证引用,即可推断此事件,例如MIRO发票的RSEG表中。

事件类型 inferred
已匹配采购订单
此活动表示发票已成功匹配到相应的采购订单。这是采购类发票三方匹配流程中的关键步骤。
重要性

分析此活动有助于衡量匹配流程的效率,也是“3-Way Matching Performance”和“PO-Less Invoice Percentage”KPI的基础。

获取途径

当表BSEG或ACDOCA中的发票行项目包含有效的采购订单号(EBELN)和项目号(EBELP)时,可推断此事件。

采集

发票凭证创建时,如果存在采购订单引用(BSEG-EBELN),即可推断此事件。

事件类型 inferred
暂存发票
表示发票已录入系统,但尚未过账到总账。通常这是有意为之,以便先保存未完成的凭证,稍后再处理或审批。
重要性

跟踪暂存发票有助于发现正式过账前的延误,也能揭示数据不完整或初步验证方面的问题。

获取途径

根据会计凭证抬头中的凭证状态字段推断此状态(BKPF-BSTAT = 'V'表示暂存)。状态设置时即发生此事件。

采集

查找表BKPF的更改凭证,其中BSTAT字段设为'V'(Vor-erfasst/预录入)。

事件类型 inferred
建议填写 选填

数据提取指南

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